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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES / AVM
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
A GESTÃO DE PROJETOS AGREGANDO VALOR AS
ORGANIZAÇÕES
Barbara Kelly Guimarães Queiroz
ORIENTADOR: Prof. Nelsom de Magalhães
Rio de Janeiro 2017
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES / AVM
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
Apresentação de monografia à AVM como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em MBA Gestão de Projetos Por: Barbara Kelly Guimarães Queiroz
A GESTÃO DE PROJETOS AGREGANDO VALOR AS
ORGANIZAÇÕES
Rio de Janeiro 2017
3
AGRADECIMENTOS
A Deus e a minha família.
4
DEDICATÓRIA
Dedica-se aos meus pais, filha e cônjuge.
5
RESUMO
As organizações e seus profissionais estão em processo continuo de
evolução, onde se faz necessária uma adaptação aos novos tempos. Com uma
concorrência cada dia mais acirrada as organizações se veem impostas as
oferece um diferencial competitivo, para que possam permanecer no mercado.
O presente trabalho aborda a necessidade de aplicar à metodologia
de gerenciamento de projetos como ferramenta estratégica. Assim o estudo
aponta a importância que gerenciamento de projeto possui para as
organizações. Destacando-se os benefícios obtidos com a implementação das
melhores praticas do gerenciamento de projetos.
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METODOLOGIA
O estudo foi realizado através de consultas a internet, pesquisa
bibliográfica, leitura de livros, conteúdo aplicado em sala durante o curso de
gerenciamento de projetos e guia PMBOK.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I
Gerenciamento de Projetos 09
CAPÍTULO II
Importância do Gerenciamento de Projetos dentro das Organizações 17
CAPÍTULO III
Os Benefícios do Gerenciamento de Projetos 29
CONCLUSÃO 38
BIBLIOGRAFIA 39
WEBGRAFIA 41
INDICE 42
8
INTRODUÇÃO
O estudo tem como objetivo demonstrar como o gerenciamento de
projetos passou a ser ferramenta fundamental dentro das organizações, frente
a grande competividade do mercado. Além disso, demonstrar o valor que se
agrega a organização com a introdução das melhores práticas.
É importante relatar que inicialmente muitas organizações hesitaram,
sobre a importância de se aplicar a metodologia de gerenciamento de projetos,
contudo o reconhecimento sobre a necessidade de aplicabilidade desta
metodologia tornou-se valido no momento quem que as organizações
perceberam resultados cada vez mais surpreendentes.
Gerenciamento de projetos é cada dia mais utilizado dentro das
organizações, sejam elas de pequeno ou grande porte. A busca por melhores
resultados é uma tendência dentro das empresas. Com isto as organizações
reconhecem que o gerenciamento de projeto oferece um diferencial competitivo
e uma estrutura totalmente voltada ao alcance de seus objetivos.
Para tanto, e preciso compreender os diversos benefícios que o
gerenciamento de projetos traz, além de aumentar a probabilidade de sucesso
dos projetos, existe também melhorias nos resultados financeiros e a
satisfação do cliente.
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CAPÍTULO I
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Ao falarmos de Gerenciamento de Projetos, acreditamos se tratar de
algo que surgiu a cerca de 40 anos atrás. Porém não consideramos que
historicamente projetos vêm sendo realizados desde os primórdios da
civilização. As pirâmides do Egito, Muralha da China, o Coliseu de Roma, as
Catedrais da Europa, o Cristo Redentor, são exemplos de projetos. Todas
essas construções podem ser consideradas especiais porque tinham um
objetivo ou resultado exclusivo.
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A natureza temporária dos projetos indica que eles têm um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos do projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado porque os seus objetivos não serão ou não podem ser alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar de existir. (PMBOK®, 2013, p.3)
Os projetos resultam de necessidades ou objetivos indefinidos pela
organização, através de analises dos ambientes externo e interno. No ambiente
externo a analise se refere a oportunidades, ameaças ou competição no setor.
No ambiente interno se refere aos recursos, capacidades e competências
essenciais da organização. (TORRES e LÉLIS, 2008 p. 7)
Ainda segundo (TORRES e LÉLIS, 2008 p.7) o conjunto de
necessidade e/ou objetivos compõe o planejamento da organização e os
consequentes planos dos níveis estratégico, tático e operacional.
Exemplos de necessidades relativos ao ambiente externo:
• Novos produtos e serviços;
• Qualidade;
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• Aumento de produção;
• Funções e aquisições;
• Atendimento às exigências legais;
Exemplos de necessidades de necessidades relativos ao ambiente
interno:
• Novas competências;
• Nova tecnologias
• Reformas;
• Melhorias operacionais;
• Reengenharia
Figura 1 – O ciclo de vida de um projeto. (SOLER, 2015, p.15)
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O surgimento de novos negócios mudou a forma como as
organizações eram geridas, com o mercado cada vez mais competitivo onde o
cliente era quem determinava o sucesso das organizações surgiu então a
necessidade de se sistematizar e formalizar as políticas organizacionais.
A resposta a este desafio ocorreu em 1969 quando profissionais de
Gerenciamento de Projetos se reuniriam para discutir as melhores práticas
fundando assim o Project Management Institute (PMI), que passou a possuir
influência mundial no gerenciamento de projetos.
Nas últimas décadas as organizações passaram a reconhecer a
importância do gerenciamento de projetos, frente à competitividade no
mercado. O avanço tecnológico, concorrência acirrada, mídias sociais em foco,
obrigaram as organizações a oferecer cada vez mais produtos e serviços de
qualidade em pouco tempo.
Para isso as organizações iniciaram processo de implantação do
gerenciamento de projetos, em busca de uma melhora continua bem como o
alcance do sucesso em seus projetos.
De acordo com PMBOK® (2013, p. 5) gerenciamento de projetos é a
aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades
do projeto para atender aos seus requisitos. A aplicação do conhecimento
requer o gerenciamento eficaz dos processos de gerenciamento do projeto.
Para VARGAS (2016 p. 7) o gerenciamento de projetos é um
conjunto de ferramentas que permitem que a empresa desenvolva um conjunto
de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinado ao
controle de eventos não repetitivos, únicos e muitas vezes complexos,
dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade predeterminados.
Após reconhecimento das melhores práticas no processo evolutivo
das organizações, pode se afirmar que o gerenciamento de projetos não é uma
moda passageira e tem se consolidado com o passar do tempo, onde as
organizações reconhecem ser imprescindível o uso desta ferramenta.
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De acordo com LOPES (2010, p. 19) a gestão de projetos é uma
experiência única, uma vez que envolve uma dinâmica diferente em relação ao
que estamos acostumados na operação diária. Em termos de forma de
pensamento e estruturação, também requer uma reorganização de conceitos
para apresentar uma forma de trabalho diferenciada de rotina do dia a dia, com
características bem específicas e desafiadoras.
Diante deste fato as organizações têm buscado profissionais
qualificados, o que justifica o aumento de profissionais com a certificação em
PMP. Pois a certificação comprova a capacidade que o mesmo possui para
gerir o projeto.
Figura 2 – Evolução mundial dos profissionais com Project Management Professional (PMP) no Mundo.
(VARGAS, 2016, p. 4).
13
Hoje, por mais que tenhamos evoluído tecnicamente, deparamos
com um ambiente que evolui muitas vezes mais, ou seja, hoje somos muito
mais capazes que no passado; porém, esse nosso aumento de capacidade é
cada vez menor se comparado com o aumento na dinâmica do ambiente.
(VARGAS, 2016 p. 4)
Figura 3 - Evolução comparativa homem-ambiente. (VARGAS, 2016 p. 5)
Diante da pressão desse contexto de mudança, é preciso que
nossas empresas consigam resultados com menos recursos, tempo e cada vez
mais qualidade, ou seja, fazer mais que os concorrentes gastando menos. A
competição irá continuar a pressionar para que melhores ideias e processos
sejam implementados. (VARGAS, 2016 p. 5)
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Figura 4 – Evolução da dinâmica do ambiente e da complexidde no tempo. (VERAS, 2016, p.6)
O sucesso, porém, não está em seguir cegamente as modernas
teorias de administração apresentadas. É preciso que se tenha habilidade para
gerenciar aquilo que se conhece muito pouco, ou até mesmo, aquilo que não
se conhece nada. (VARGAS, 2016 p. 5)
15
O grande desafio, no entanto, para o mundo organizacional e
entregar os resultados dentro do prazo, no custo do escopo e tempo
estipulado.
Figura 5 - A Restrição tripla. (KERZNER e SALADIS 2011, p.16)
16
Com a evolução do gerenciamento de projetos, ficou claro que, em
vez de poder e autoridade, o segredo de sua eficácia era a comunicação
eficiente, a cooperação, o trabalho em equipe e a confiança. Verificou-se que
ele podia funcionar eficientemente dentro de qualquer estrutura organizacional,
sendo a reestruturação considerada desnecessária. (KERZNER e SALADIS,
2011 p. 29)
Figura 6 – Velocidade da mudança. (KERZNER e SALADIS 2011, p.28)
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CAPÍTULO II
IMPORTÂNCIA DO GERENCIMENTO DE PROJETOS
DENTRO DAS ORGANIZAÇÕES
O aumento da competitividade no mercado, consequência do
processo de globalização, obrigaram as organizações a oferecer produtos e
serviços de qualidade para alcançar posição de destaque, essas necessidades
potencializaram o desenvolvimento de novos projetos, consequentemente
enfatizando a importância do gerenciamento de projetos dentro das
organizações.
As organizações que adotam as práticas do gerenciamento de
projetos estão habilitadas ao sucesso, ao contrário das organizações que
permanecem presas a velhos conceitos.
O gerenciamento de projetos possibilita controlar os custos e prazos
do projeto, preservando a concorrência, superando as expectativas do cliente,
obtendo desta forma um alto índice de aprovação.
De acordo com VERAS (2014, pag. 8) vincular negócios a projetos é
um aspecto essencial para entender a importância do gerenciamento de
projetos. Negócios bem-sucedidos, de melhor desempenho, quase sempre
dependem de boas estratégias e de bons projetos.
Figura 7 – Relação de desempenho e gestão. (VERAS, 2016, p. 8)
18
Ainda segundo VERAS (2014, p. 9) a gestão de projetos acaba por
ajuda a traduzir, implementar e gerenciar estratégia empresarial. Os projetos
(atividades não recorrentes), junto com os processos (atividades recorrentes),
respondem às demandas da organização. A grande questão hoje é alinhar os
projetos e os processos com os objetivos da organização, o que se
convencionou chamar de governança. Cada projeto ou processo
individualmente deve contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos. O
sucesso dos projetos e o alcance dos objetivos estratégicos permitem obter
êxito com a estratégia, trazendo, por consequência, a melhoria do desempenho
da organização.
Figura 8 - Estratégia e gestão de projetos. (VERAS, 2016, p. 9)
19
A maturidade em gestão de projetos possibilita saber o nível de
sofisticação, intimidade e utilização de ferramentas para o gerenciamento dos
projetos organizacionais e indica a evolução na utilização de mecanismos que
aperfeiçoem o gerenciamento de projetos na organização. (VERAS, 2016,
p.88)
Figura 9 – Plataforma para avaliar a maturidade. (VERAS, 2016, p.90)
Para KERZNER (2016, p. 1) a medida em que a relativa importância
da gestão de projetos passa a permear cada faceta do negócio, acumula-se
conhecimento sobre suas melhores práticas.
De acordo com KERZNER e SALADIS (2011, p. 17) o
gerenciamento de projetos competente constitui uma tentativa de melhorar a
eficiência e a eficácia de uma empresa, possibilitando que o trabalho flua de
uma forma multidirecional na organização. O gerenciamento de projetos foi
desenvolvido tendo em vista atividades organizacionais com as seguintes
características:
• Resultados finais únicos e singulares
• Um objetivo bem definido
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• Restrições predeterminadas com relação a tempo, custo e
desempenho/tecnologia/qualidade
• Uso obrigatório de recursos humanos e não humanos
• Um fluxo de trabalho multidirecional
As metodologias para o gerenciamento de projetos existem para dar
suporte aos mais diversos modelos e estratégias de gerenciamento de projeto.
Não existe um método melhor ou pior de gerenciar projetos; existe, sim, a
abordagem mais adequada e aderente para essa ou aquela organização no
momento oportuno de gerenciar projetos. (TORRES, 2014, p. 1).
Para XAVIER et al. (2014, p. 2) para que uma empresa desenvolva a
capacidade de gerenciar projetos de forma efetiva, é fundamental que ela
defina um procedimento padronizado, ou seja uma metodologia de
gerenciamento de projetos. Essa metodologia deve levar ao uso de boas
práticas em gerenciamento de projetos, para obter:
• Apropriada estrutura de governança.
• Planejamento adequado de projetos, portfólio e programas.
• Padronização e integração de processos.
• Métricas de desempenho.
• Processos de controle e melhoria continua.
• Compromisso com o gerenciamento de projetos.
• Priorização de projetos e seu alinhamento com a estratégia
organizacional.
• Competências organizacionais no gerenciamento de projetos, programas
e portfólio
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• Alocação adequada de recursos.
• Trabalho em equipe.
Para VARGAS (2016, p. 13) antes de optar pela realização de um
determinado projeto, toda a organização deve realizar uma análise e
priorização dos projetos e programas para que os projetos certos sejam
escolhidos e executados. Esse processo e chamado de priorização de projetos
no portfólio. A seguir, destacam-se alguns critérios relevantes:
• Capacidade de execução;
• Retorno do investimento;
• Complexidade;
• Riscos;
• Flexibilidade;
• Recursos disponíveis;
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Considerando que projetos fazem parte da existência da
organização. O gerenciamento desses projetos deve ser adotado com base em
alguns critérios. (VARGAS, 2016)
Figura 10 – Necessidade de gerenciamento de projetos (Cleland). (VARGAS, 2016, p. 13)
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É preciso dominar algumas habilidades para que se obtenha
sucesso no gerenciamento de projetos. Para isso o gerente de projetos e peça
fundamental deste quebra cabeça em busca dos melhores resultados. Por esse
motivo e de suma importância à qualificação deste profissional. O sucesso do
projeto está atrelado a forma que mesmo ira conduzi-lo.
Figura 11 – Habilidades mais valorizadas pelas organizações no gerenciamento FONTE:
<http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1739> Acesso em: 26.03.2017
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Quanto mais experiência, melhores serão os resultados.
Entendemos que um bom gestor de projetos tem a visão de um todo. O gerente
tem que ter a capacidade de montar uma equipe com profissionais dotados de
habilidades técnicas, sociais e extremamente comprometidos. É importante que
o gerente saiba liderar e motivar toda equipe visando o resultado positivo do
projeto.
Tabela:1-Atributos desejáveis no Gerente de projetos.
Fonte:<Http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1063> Acesso em: 23.03.2017
A forma com que se conduz um projeto e de responsabilidade do
gestor, e ele que determina as ações a serem tomadas. Ter conhecimento
sobre as políticas da organização. Administrar as expectativas das partes
interessadas também faz parte da responsabilidade do gerente de projetos,
pois geralmente a áreas possuem objetivos diferentes.
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Figura 12 - Perfil Gerente de projetos.
Fonte:<http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1063> Acesso em: 23.03.2017
Para KERZNER e SALADIS (2011, p. 287) os executivos e os
patrocinadores têm certas expectativas em relação aos gerentes de projetos.
Isso inclui:
• Assumir total responsabilidade pelo sucesso ou fracasso dos
resultados parciais e finais
• Fornecer relatórios e informações completas e precisas
• Minimizar a desordem organizacional durante a execução de
um projeto
• Apresentar recomentados, e não apenas alternativas
• Administrar a maioria dos problemas interpessoais
relacionados ao projeto
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• Demonstrar iniciativa e capacidade
• Demonstrar crescimento a cada novo projeto que assuma
Para o PMBOK® (2013, p. 17) de maneira geral, os gerentes de
projetos são responsáveis pelo atendimento de necessidades: de tarefas,
necessidades de equipe, e necessidades individuais. Como o gerenciamento
de projetos é uma disciplina estratégica crítica, o gerente de projetos torna-se o
elo entre a estratégia e a equipe. Os projetos são essenciais para o
crescimento e sobrevivência das organizações. Os projetos criam valor na
forma de processos de negócios melhorados, são indispensáveis no
desenvolvimento de novos produtos e serviços, e tornam mais fácil para a
companhia responder às mudanças relativas ao ambiente, à concorrência, e de
mercado. Assim sendo, o papel do gerente de projetos torna-se cada vez mais
estratégico. Entretanto, a compreensão e aplicação do conhecimento, das
ferramentas e técnicas reconhecidas como boas práticas não são suficientes
para o gerenciamento de projetos eficaz.
Ainda segundo PMBOK® (2013, p. 17) além das habilidades
específicas a qualquer área e das proficiências de gerenciamento geral
exigidas pelo projeto, o gerenciamento de projetos eficaz exige que o gerente
de projetos possua as seguintes competências:
• Conhecimento. Refere-se ao que o gerente de projetos sabe sobre
gerenciamento de projetos.
• Desempenho. Refere-se ao que o gerente de projetos é capaz de
fazer ou realizar quando aplica seu conhecimento em gerenciamento de
projetos.
• Pessoal. Refere-se ao comportamento do gerente de projetos na
execução do projeto ou atividade relacionada. A efetividade pessoal abrange
atitudes, principais características de personalidade, e liderança, que fornecem
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a habilidade de guiar a equipe do projeto ao mesmo tempo em que atinge
objetivos e equilibra as restrições do mesmo.
Além disso, fatores como a estrutura da organização, cultura, estilo,
são característica que possuí grande influência sobre a forma que os projetos
são executados. Esse comportamento institucional pode ser aprendido e
compartilhado e influenciar fortemente para que os objetivos do projeto sejam
atingidos.
De acordo com VARGAS (2016, p. 18) o sucesso dos projetos está
diretamente ligado à capacidade que a organização tem de criar um ambiente
favorável, pois muitas vezes o gerente/coordenador do projeto não dispõe de
autoridade suficiente para influenciar isoladamente os resultados.
Ainda segundo VARGAS (2016, p. 18) para estimular o sucesso,
várias ações podem ser tomadas pelo gerente e pelo time do projeto nos
âmbitos técnico, comportamental etc.
Essas ações incluem:
• Selecionar corretamente os membros-chave do time do projeto;
• Desenvolver um senso de comprometimento em toda a equipe;
• Buscar autoridade suficiente para conduzir o projeto;
• Coordenar e manter uma relação de respeito e cordialidade com o
cliente, os fornecedores e outras partes interessadas;
• Determinar quais processos precisam de melhorias, especialmente os
mais importantes;
• Desenvolver estimativas de custos, prazos e qualidade realistas;
• Desenvolver alternativas de backup em antecedência aos problemas;
• Manter as modificações sob controle;
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• Dar prioridade a missão ou meta do projeto;
• Evitar o otimismo ou o pessimismo exagerado;
• Desenvolver e manter estreitas linhas de comunicação informal;
• Evitar um número excessivo de relatórios e análises;
• Evitar excessiva pressão sobre o time durante períodos críticos.
As organizações estão aplicando o gerenciamento de projetos,
buscando atender a todos os requisitos, minimizando os riscos do projeto e
visando a sobrevivência em um mercado cada vez mais competitivo. A
eficiência no gerenciamento de projetos tem como meta o reconhecimento da
organização agregando valor. Isso faz com que haja também reconhecimento
por parte do cliente.
Com o gerenciamento de projetos, as organizações estão habilitadas
a aplicar conhecimentos, processos, habilidades, ferramentas e técnicas que
aumentam a probabilidade de sucesso em uma vasta gama de projetos. O
gerenciamento de projetos se concentra na entrega bem-sucedida dos
produtos, serviços ou resultados. Os projetos, em programas ou portfólios, são
um meio de atingir metas e objetivos organizacionais. PMBOK® (2013, p. 16).
Para KERZNER e SALADIS (2011, p. 17) há empresas que
dependem de uma consistente metodologia de gerenciamento de projetos para
atingir seus objetivos. Algumas dessas metodologias baseiam – se em políticas
e procedimentos, enquanto outras se desenvolvem em torno de formulários,
diretrizes, modelos e listas de verificação (checklists).
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CAPÍTULO III
OS BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
De acordo com VARGAS (2016, p. 20) o gerenciamento de projetos
proporciona inúmeras vantagens sobre as demais formas de gestão, tendo se
mostrado eficaz em conseguir os resultados desejados dentro do prazo e do
orçamento definidos pela organização.
A excelência em gerenciamento de projetos e resultante de um fluxo
continuo de sucessos em projetos, programas e portfólio. (VARGAS, 2016,
p.19).
Para VARGAS (2016, p. 20) a principal vantagem do gerenciamento
de projetos é que ele não é restrito a projetos gigantescos, de muita
complexidade e alto custo. Ele pode ser aplicado em empreendimentos de
qualquer complexidade, orçamento e tamanho em qualquer linha de negócios.
Dentre os principais benefícios, pode se destacar os seguintes:
• Evita surpresas durante a execução dos trabalhos;
• Permite desenvolver diferenciais competitivos e novas técnicas, uma vez
que toda a metodologia está sendo estruturada;
• Antecipa as situações desfavoráveis que poderão ser encontradas, para
que ações preventivas e corretivas possam ser tomadas antes que
essas situações se consolidem como problemas;
• Disponibiliza os orçamentos antes do início dos gastos;
• Agiliza as decisões, já que as informações estão estruturadas e
disponibilizadas;
• Aumenta o controle gerencial de todas as fases a serem implementadas
devido ao detalhamento ter sido realizado;
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• Facilita e orienta as revisões da estrutura do projeto que forem
decorrentes de modificações no mercado ou no ambiente competitivo,
melhorando a capacidade de adaptação do projeto;
• Otimiza a alocação de pessoas, equipamentos e materiais necessários;
• Documenta e facilita as estimativas para futuros projetos.
Segundo KERZNER (2006, p. 29) a diferença entre a empresa
comum e a que obtém excelência em gestão de projetos está na maneira pela
qual as etapas de crescimento e maturidade do ciclo de vida da gestão de
projetos são implementadas. É neste ponto que a aplicação pratica dos
conceitos tem seu maior impacto na excelência gestão de projetos.
Figura 13 - Os seis componentes da excelência. (KERZNER,2006 p. 29).
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É possível afirmar que o gerenciamento de projetos dentro da
organização, atrai benefícios financeiros, proporciona o crescimento da
organização, mas principalmente possibilita a permanência da empresa no
mercado competitivo.
Figura 14 – Benefícios Obtidos com o Gerenciamento de Projetos.
Fonte:<http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1739> Acesso em: 26.03.2017
Para KERZNER e SALADIS (2011, p. 49) com o tempo, as
empresas descobriram que o gerenciamento de projetos e a produtividade
estão relacionados. Entretanto, os benefícios desse relacionamento não
aparecem de repente. Algumas empresas precisam de cinco anos, ou ainda
mais, para desenvolver e instaurar processos e metodologias que mensurem a
verdadeira produtividade. A produtividade pode aparecer sob várias formas, a
saber:
• Redução do período de execução do projeto
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• Redução dos custos do projeto
• Maiores níveis de qualidade sem aumento adicional de custos
• Menos reuniões
• Menos conflitos que exijam o envolvimento da alta administração
• Menos formulários, diretrizes, listas de verificação e processos
burocráticos
• Melhor relacionamento profissional entre as equipes do projeto e os
gerentes funcionais
• Novos pedidos de um grande número de clientes
• Níveis mais altos de satisfação do cliente.
Ainda segundo KERZNER e SALADIS (2011, p. 53) a
implementação do gerenciamento de projetos pode oferecer oportunidades
significativas de aprimoramento em diferentes áreas da empresa:
• Eficiência organizacional. Podem ser desenvolvidos
processos que tornem o fluxo de trabalho organizacional mais
eficiente e eficaz. Isso pode aumentar as margens de lucro.
• Relações com o cliente. O gerenciamento de projetos nos
permite trabalhar mais estreitamente com os nossos clientes
e possivelmente fechar contratos de exclusividade. Ele
também aumenta nossas chances de trabalhos subsequentes
com o mesmo cliente.
• Designações. Designar pessoas para equipes de projetos
torna-se um processo mais eficiente, e podem ser
desenvolvidos modelos de planejamento de capacidade de
recursos.
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• Controles financeiros. Melhores controles financeiros estarão
em vigor, tanto horizontal como verticalmente. Isso talvez
exija a implementação de um sistema de medida de valor
auferido.
• Tecnologia. A utilização da tecnologia é observada no âmbito
de toda a empresa, e não apenas do ponto de vista de um
departamento individual.
Segundo KEELING, citado por VALLE et al (2014, n.p.) considera
que os benefícios da gestão de projetos estão relacionados as principais
características da pratica, das quais se destaca as seguintes:
• Simplicidade de proposito: o projeto necessita de objetivos e
metas claramente definidos e fáceis de compreender;
• Clareza de propósitos e escopo: o projeto pode ser descrito
claramente em poucos termos, como por exemplo com
relação a seus objetivos, escopo, limitações, recursos,
administração, qualidade de resultados e assim
sucessivamente;
• Controle independente: o projeto pode ser protegido do
mercado ou de outras flutuações que afetam operações
rotineiras;
• Facilidade de medição: o andamento do projeto pode ser
medido por meio de sua comparação com metas e padrões
de desempenho;
• Flexibilidade de emprego: a administração do projeto pode
empregar ou cooptar especialistas e peritos de alto padrão
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por períodos limitados sem prejudicar os arranjos de longo
prazo na lotação de cargos;
• Conduz motivação e moral da equipe: a novidade e o
interesse especifico do trabalho do projeto é atraente às
pessoas e leva à formação de equipes entusiásticas e
motivadas;
• Sensibilidade ao estilo de administração e liderança: equipes
de especialistas automotivadas reagem criticamente a alguns
estilos de liderança;
• Útil ao desenvolvimento individual: trabalhar com uma equipe
de projetos eficiente favorece o desenvolvimento acelerado e
a capacitação pessoal;
• Favorece a discrição e a segurança: os projetos podem ser
protegidos de ação hostil ou atividade de informação para
defesa, pesquisa, desenvolvimento de produtos sensíveis ao
mercado ou de alto valor;
• Mobilidade: como entidades independentes, os projetos
podem ser executados em locais remotos, países
estrangeiros etc.;
• Facilidade de distribuição: a administração ou a condução de
um projeto inteiro pode ficar livre de contrato;
Em síntese, a finalidade do gerenciamento de projetos é pôr em
prática o plano de projeto, o que ocorre por meio da aplicação e da integração
dos seguintes grupos de processos de gerenciamento: iniciação, planejamento,
execução, monitoramento e controle, e encerramento. (VALLE, 2014, n.p.)
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Figura 15 – Planejamento do projeto. (XAVIER, 2014, p. 31)
De acordo com (VALLE, 2014, n.p.) o gerenciamento de projetos
possibilita vários benefícios, entre os quais destacamos:
• Permite obter melhores resultados com relação ao escopo,
prazo, custos e qualidade;
• Contribui para a melhoria do processo decisório, para a
otimização da alocação de recursos e a minimização de
riscos;
• Aumenta a possibilidade de conclusão do projeto com
sucesso, ou seja, atendendo ao planejamento para prazos,
orçamento e qualidade requerida pelo cliente;
• Aumenta a segurança das partes interessadas ao antecipar
situações desfavoráveis;
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• Favorece a elaboração de estimativas para futuros projetos;
Para VALLE (2014, n.p.) embora o aprendizado das melhores
práticas em muito facilite a melhoria das ações de gerenciamento de projetos,
olhar para o passado e resgatar experiências malsucedidas também pode ser
muito importante para o planejamento dos futuros empreendimentos. Entre os
erros comuns no gerenciamento de projetos destacam-se:
• O não entendimento do alinhamento do projeto com a
organização;
• A falta de gerenciamento das expectativas dos stakeholders
(intervenientes ou partes interessadas) em relação ao projeto;
• A falta de acordo dos stakeholders em relação aos fatores de
sucesso do projeto;
• A falta de um cronograma realista, em fatores como qualidade
de trabalho, dependências obrigatórias, estimativas de custo
e nivelamento de recursos tenham sido previstos;
• A falta de definição e comunicação sobre a responsabilidade
da equipe do projeto;
• A falta de aceitação formal do cronograma do projeto;
• A falta de identificação preliminar de riscos para o projeto;
• A falta de recursos humanos capacitados e disponíveis para
trabalhar no projeto;
• A falta de definição de requerimentos e escopo do projeto;
• A inadequação do gerenciamento e liderança da equipe de
projeto;
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Ainda segundo VALLE (2014, n.p.) um benefício importante de boas
práticas em gerenciamento de projetos é que elas também são fonte de
informação para os novos empreendimentos, pois engloba:
• O registro das melhores práticas, por meio do qual é possível
resgatar os aspectos positivos de cada projeto e os
instrumentos utilizados para alcança-los;
• O registro das “piores praticas”, por meio do qual é possível
resgatar os aspectos negativos de cada projeto (problemas
oriundos de erros cometidos) e os instrumentos utilizados
para resolvê-los;
Muitos benefícios podem ser atingidos quando o gerenciamento de
projetos e realizado de forma coerente, o gerenciamento busca a solução para
problemas que são definidos através de tomadas de decisão, quando
identificadas as causas e efeitos antecipadamente. E possível obter uma visão
abrangente do futuro aplicando estratégias, tendo como resultado a motivação
e inspiração da equipe.
O gerenciamento de projetos oferece inúmeras vantagens as
organizações que utilização desta metodologia, sendo possível alcançar níveis
relevantes de excelência.
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CONCLUSÃO
Este trabalho aborda a importância do gerenciamento de projetos
dentro das organizações. De forma que o uso desta metodologia vem atraindo
os olhares de diversas empresas, que tem como principal objetivo manter-se
mercado. No mundo empresarial moderno, cada vez mais competitivo,
destacam-se as organizações que adotam as melhores práticas de
gerenciamento de projetos. As organizações que buscam concorrer fortemente
no mercado compreendem o quanto é significativo o uso desta ferramenta.
Entendemos que o gerenciamento de projetos e fonte para que as
organizações consigam o atingimento de suas metas, fator crucial para o
sucesso e também para a permanência da organização no mercado
competitivo. Dado a grande necessidade de se gerenciar projetos.
Por isso tudo, as organizações precisam compreender que não se
trata apenas de gerenciar, é preciso que haja uma busca por profissionais com
a qualificação necessária. Sendo fundamental que o gerente de projetos
possua habilidades e competências capazes de motivar e liderar a equipe do
projeto.
Percebemos que ao aplicar à metodologia de gerenciamento de
projetos as organizações acabam por minimiza os atrasos, controlam as
mudanças, tem uma percepção de valor maior por parte do cliente e se
antecipam aos problemas através de uma comunicação mais eficaz, trazendo
maior satisfação com relação aos resultados obtidos.
Em vista dos argumentos apresentados, concluímos que o
gerenciamento de projetos agrega valor e traz inúmeros benefícios às
organizações tais como minimização dos riscos através de estratégias bem
elaboradas. Portanto num mundo altamente competitivo a permanência no
mercado está atrelada a capacidade das organizações de gerenciar seus
projetos com maturidade.
39
BIBLIOGRAFIA
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em 23 de mar. 2017
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ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 01 AGRADECIMENTOS 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 METODOLOGIA 06 SUMÁRIO 07 INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I
Gerenciamento de Projetos 09
CAPÍTULO II
Importância do Gerenciamento de Projetos dentro das Organizações 17
CAPÍTULO III
Os Benefícios do Gerenciamento de Projetos 29
CONCLUSÃO 38 BIBLIOGRAFIA 39 WEBGRAFIA 41 INDICE 42