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Documento descriptivo solución gestión de archivo HHCC HGU Página. 1/38

DOCUMENTO DESCRIPTIVO PARA LA CREACION DE

SOLUCIONES DE GESTION DEL ARCHIVO DE HISTORIAS

CLINICAS DEL HOSPITAL GALDAKAO -

USANSOLO TENDENTES AL OBJETIVO DE SER

UN HOSPITAL DIGITAL


INDICE DOCUMENTO DESCRIPTIVO SOLUCIÓN DE GESTIÓN DE ARCHIVO HHCC HGU

1.-INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 3

2.-DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ............................................................................................................. 3

2.1. Antecedentes ................................................................................................................................... 3

2.2. Estado actual .................................................................................................................................... 4

A/ GESTION INTERNA DEL ARCHIVO ..................................................................................................................... 4

B/ EXPURGO Y ESCANEO DE HHCC ...................................................................................................................... 7

C/ CUSTODIA EXTERNA DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 7

2.3. Propuesta de futuro ......................................................................................................................... 8

3.-OBJETO DEL CONTRATO ............................ ........................................................................................... 8

3.1. Finalidad ........................................................................................................................................... 8

3.2. Objetivos ........................................................................................................................................... 9

3.3. Desarrollo del servicio .................................................................................................................... 10

3.3.1. Proceso de digitalización ................................................................................................................................. 10

3.3.2. Proceso de integración .................................................................................................................................... 11

3.3.3. Recursos necesarios ........................................................................................................................................ 11

4.- OBLIGACIONES PARTICULARES DEL ADJUDICATARIO ... ................................................................ 12

5.- RESPONSABILIDAD ............................... ................................................................................................. 12

6.- PRESUPUESTO, PLAZO DE EJECUCIÓN Y FORMA DE PAGO .......................................................... 13

6.1. Presupuesto del contrato ................................................................................................................ 13

6.2. Plazo de ejecución ........................................................................................................................... 13

6.3. Forma de pago ................................................................................................................................. 13

7.- FASES Y ALCANCE DEL DIÁLOGO COMPETITIVO ....... ...................................................................... 13

7.1 Fase 1ª: Selección de los candidatos a particip ar en el Diálogo .................................................. 13

7.1.1. Solvencia económica, financiera y técnica.................................................................................................... 14

7.1.2. Proyecto ............................................................................................................................................................. 14

7.1.3. Documentación a presentar junto con el Proyecto ...................................................................................... 14

7.1.4. Selección de los candidatos. ........................................................................................................................... 15

7.2. Fase 2ª: Diálogo. .............................................................................................................................. 16

7.2.1. Respecto del proyecto: .................................................................................................................................... 16

7.2.2. Normas aplicables al Diálogo: ......................................................................................................................... 17

7.3. Fase 3ª: Presentación de la oferta final ......................................................................................... 17

7.3.1. Criterios basados en la emisión juicios de valor: 50 puntos ....................................................................... 17

7.3.2. Criterios basados en la aplicación de fórmulas: 50 puntos ......................................................................... 18

8.-CONFIDENCIALIDAD ............................... ................................................................................................ 19

9.-CONSULTAS AL DOCUMENTO ......................... ...................................................................................... 21

ANEXO I Relación del personal a subrogar .......... ..................................................................................... 22

ANEXO II Repositorio de Sistemas externos/Digitaliz ación ............................................. ........................ 23

ANEXO III. Relación de equipamientos a integrar ... .................................................................................. 38


DOCUMENTO DESCRIPTIVO PARA LA CREACION DE SOLUCIONE S DE GESTION DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS DEL HOSPITAL GALDAKAO -USANSOLO TENDENTES AL OBJETIVO DE SER UN HOSPITAL DIGITAL 1.-INTRODUCCIÓN

La intención de este documento es reflejar los diferentes aspectos que se han de contemplar en un proyecto que cubra las necesidades del Hospital Galdakao-Usansolo (en adelante HGU) en cuanto a la creación de soluciones de gestión del archivo de historias clínicas (en adelante HHCC) del HGU tendentes al objetivo de dirigirnos hacia un “hospital digital” asegurando el significado, la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información permitiendo el continuo asistencial electrónico interoperando con otros actores dentro y fuera del sistema.

Se analizarán con el detalle necesario, y en función de la información de que se dispone, los datos que permitan a los licitadores interesados en participar en este proceso analizar la viabilidad del proyecto, tanto en su aspecto económico como en el de la oportunidad del caso con el fin de que presenten su mejor solución y oferta para que, posteriormente, el HGU pueda proceder a definir con detalle y adjudicar la mejor propuesta que permita abordar con seguridad, las sucesivas tareas que conduzcan al éxito final de la iniciativa.

Otra circunstancia particular exigible, es la obligatoriedad de la incorporación de tecnologías en sistemas de información/formación; tecnologías que sean directamente aplicables al entorno de la Salud y que deben aportar una “interface rápida e intuitiva” a los usuarios.

2.-DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

2.1. Antecedentes

Desde el HGU se plantea la necesidad de desarrollar e implantar soluciones tecnológicamente avanzadas con el objetivo de dirigirnos hacia un “hospital digital”, y en definitiva, trabajar sobre la idea de un proyecto innovador, atractivo por su utilidad y económicamente rentable.

De esta primera idea, se piensa en un proyecto que conceptualmente desarrolle un sistema basado en tecnologías existentes en el mercado e incluso en otras que aún se están desarrollando. El escenario deseado pretende trabajar en una idea que abarque algo más que tecnologías, buscamos impulsar un cambio en el modelo tradicional, que más allá de acciones específicas de menor o mayor intensidad, contemple un enfoque global, que desde la generalidad dé respuesta a situaciones y necesidades concretas.


La conclusión es que se inicia este Dialogo Competitivo con el ánimo de definir no sólo un desarrollo técnico-informático, sino una amplia reflexión global que requiere una respuesta sistémica que supone un cambio profundo en los modelos actuales de gestión del archivo y utilización de las HHCC, así como del modelo de negocio sobre el que se sustentaría la relación en un futuro.

2.2. Estado actual

La gestión del Archivo de Historias Clínicas del HGU se realiza actualmente por una empresa externa en el propio centro existiendo asimismo custodia externa de documentación.

Los servicios que presta el actual adjudicatario y que deberá seguir prestando el nuevo adjudicatario de uno u otro modo, de acuerdo con el proyecto adjudicado, hasta la finalización del contrato se resumen en los siguientes puntos:

A. Gestión interna del archivo. A1/ Almacenamiento y custodia de las HHCC del HGU en el propio local del archivo actual con garantías de conservación, seguridad y confidencialidad. A2/ Préstamos de HHCC que se requieran. A3/ Transporte de las HHCC en el hospital (envío y recogida) excepto las urgentes.

B. Expurgo y escaneo de HHCC.

C. Custodia externa de documentación clínica pasiva y otro tipo de documentación: C1/ Placas radiográficas C2/ Episodios de urgencias en papel C3/ Otro tipo de documentación

Para prestar estos servicios, la empresa adjudicataria aporta los recursos humanos que, con las garantías que se especifican más adelante, considere oportunos teniendo en cuenta el personal a subrogar recogido en el Anexo I.

A/ GESTION INTERNA DEL ARCHIVO A1/ ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE HISTORIAS CLINICAS

La empresa adjudicataria custodia las HHCC con seguridad y confidencialidad en los locales actuales del archivo de HHCC del HGU. Para ello realiza:

- El registro de las HHCC que entran en el archivo y salen del mismo. - El archivado diario de las HHCC que entran en el archivo y el desarchivado de los préstamos de HHCC solicitados.


- El archivado diario de los episodios o documentos sueltos que llegan al archivo fuera de su HHCC (actualmente son alrededor de 50 al día). - La unificación física de las HHCC duplicadas que se detecten. La unificación a nivel informático la realizará el Servicio de Documentación Clínica. - Los controles de calidad necesarios para garantizar la exactitud del registro de entrada y el archivado de las HHCC.

Para ello, la empresa adjudicataria cuenta con los locales, estanterías, software de gestión del archivo eOsabide y otros medios materiales del archivo actual del HGU.

1.-Locales y estanterías: El Archivo de HHCC del HGU está ubicado en la planta –1 y consta de un local de unos 300 m2 para el activo y pasivo y para el archivo de urgencias. Posee estanterías metálicas fijas y móviles con 1.200 m lineales de 7 alturas para carpetas de HHCC.

2.-Descripción de la documentación a almacenar y custodiar: En el HGU la información clínica de los pacientes en los documentos en papel se guarda en una carpeta de HHCC y en los episodios de urgencias. Los episodios de urgencias contienen la documentación de los pacientes atendidos en esta área que no ingresan. Las HHCC contienen la documentación de los pacientes que ingresan en hospitalización, hospital de día y consultas externas. Hasta 2009, cada HHCC se componía de dos partes que se archivan de forma separada: la carpeta de historia clínica con los documentos papel y uno o varios sobres de radiografía. Desde 2010 la radiología es digital y no se generan placas radiográficas por lo que actualmente ya no hay sobre de radiografías excepto las anteriores a 2010. - Carpetas de Historias Clínicas: en el momento actual (Septiembre de 2013) el número de HHCC del HGU es 330.000, de las cuales hay 130.000 en formato papel y 200.000 en formato digital (escaneadas y papel destruido). Las 130.000 carpetas que están en el hospital ocupan 1.200 m lineales de estantería. Todas las carpetas de HHCC tienen su número de Historia en código de barras. Asimismo están pendientes de escanear aproximadamente unas 200.000 historias pertenecientes a los Ambulatorios de Basauri, Galdakao y Llodio. - Episodios de Urgencias: Los pacientes que acuden a Urgencias y no ingresan generan una documentación en papel que forma el Episodio de Urgencias. A los 5 años de antigüedad se destruyen por lo que únicamente se conservan los episodios de los 5 últimos años. No se custodian las radiografías de urgencias. - Sobres de radiografías: Desde 2010 la radiología es digital y no se generan placas radiográficas. Las radiografías previas a 2010 están en custodia externa y ocupan 300 m de estantería. Se solicitan desde el archivo del hospital para que se sirvan en 24 horas en un número aproximado de 15 al mes.


Por tanto, el archivo de HHCC del HGU consta de: - Archivo de HHCC en papel con 130.000 carpetas de HHCC (1.200 m lineales de estantería). Durante los últimos 4 años se han creado unas 10.500 HHCC nuevas por año y se han escaneado unas 20.000 HHCC al año que se pasan a un pasivo virtual. - Archivo de Urgencias con los episodios de urgencias de menos de 2 años de antigüedad (en papel) que ocupan actualmente 70 m lineales de estantería con una disminución prevista del 25% anual . A los 5 años de antigüedad se destruyen cumpliendo la legislación vigente. - No existen placas radiográficas. A2/ PRÉSTAMO DE HHCC:

La empresa adjudicataria realiza el préstamo diario de las HHCC solicitadas por los usuarios debidamente autorizados con precisión y prontitud en el marco del servicio actual del archivo. Para ello realiza: - La edición diaria de los listados de petición de HHCC. - El desarchivado de las HHCC solicitadas. - El registro de la salida de las HHCC que diariamente se prestan y su transporte. - El registro de la entrada cuando vuelva la HHCC al archivo. - El archivado de la HHCC

Las condiciones y la cantidad de préstamos de HHCC que actualmente realiza el archivo de HHCC es: - Horario: El archivo permanece abierto de 8 a 22 horas de lunes a viernes excepto festivos. Durante la noche y los sábados, domingos y festivos existe un procedimiento de obtención de HHCC urgentes por parte del encargado de turno del personal subalterno. - Informatización: las peticiones de HHCC al archivo están mecanizadas de forma que el 82% salen por la impresora (ingresos, consultas externas y estudios). Hay un 18% de peticiones “añadidas” o urgentes que se realizan por ordenador, interfono, teléfono o personalmente en el archivo. - Número de préstamos: Se realizan alrededor de 250.000 préstamos de carpetas de HHCC en el año con una disminución prevista mínima del 25% anual . A3/ TRANSPORTE DE HISTORIAS CLINICAS

El transporte de HHCC entre el archivo y las diversas consultas y servicios del hospital se realiza en horario de 8 a 15 horas de lunes a viernes en condiciones de seguridad y confidencialidad.


A las Consultas Externas se sirven las HHCC programadas con 24 horas de

antelación a la fecha de la consulta en un reparto diario. Las HHCC añadidas o urgentes se trasladan en sucesivos repartos cada hora durante el periodo de 8 a 15 horas. La recogida de HHCC del área de Consultas Externas se realiza una vez al día una vez terminadas las consultas.

A las plantas de Hospitalización y Hospital de Día se sirven y recogen, al menos, una vez al día.

Al Servicio de Admisión se sirven las HHCC de los ingresos programados con la antelación que se precise que, en principio es con 24 horas de anticipación.

El transporte de HHCC al servicio de Urgencias no es objeto de este concurso aunque sí se hace una recogida diaria de las HHCC del mismo. La empresa adjudicataria tampoco realiza el transporte de HHCC a los usuarios en el momento de solicitarlas salvo una urgencia vital. Es decir, las peticiones de HHCC añadidas (mal llamadas urgentes) se entregan en el reparto siguiente.

B/ EXPURGO Y ESCANEO DE HHCC

La empresa adjudicataria disminuye el volumen de las HHCC cumpliendo los criterios de perdurabilidad de las HHCC que fija la legislación autonómica (Decreto 38/2012 del BOPV) y la estatal (Ley 41 /2002 del BOE de 15 de noviembre de 2002) mediante: - La depuración periódica de HHCC de fallecidos u otras HHCC inactivas pasándolas al pasivo. - El escaneo de unas 20.000 HHCC al año, correspondientes al HGU, con las especificaciones hechas por Osakidetza para poder consultarlas a través del programa Clinic y Osabide Global. - El escaneo de 40.000 HHCC, correspondientes a los ambulatorios de referencia del Hospital, facilitando la integración por episodios/especialidades en la HHCC electrónica del paciente. - La empresa adjudicataria realiza el proceso de expurgo, escaneo y entrega en menos de un mes desde la obtención de las HHCC.

C/ CUSTODIA EXTERNA DE DOCUMENTOS

Se llevan a cabo las tareas de revisión, identificación, preparación, recogida, traslado, y etiquetado si procede de las HHCC, episodios de urgencias y sobres con radiografías u otra documentación, así como la elaboración del inventario que las describa e identifique rápidamente.


El traslado a los depósitos de custodia se realiza por los propios medios de transporte del adjudicatario.

Para la documentación cedida en custodia se elabora un inventario informatizado con la descripción de los artículos recogidos. Este inventario, actualizado, se envía con periodicidad semestral y a la finalización del contrato al Archivo del HGU en soporte papel e informático.

La documentación es custodiada en los depósitos que la empresa adjudicataria especifica.

Los depósitos de custodia cuentan con elementos de seguridad tales como vigilancia, detectores de humo, bocas de incendio, extintores, alarmas antirrobo, etc.

Se dispone de servicios diarios de entrega en un plazo no superior a 24 horas y de un servicio Express con el que los expedientes urgentes puedan ser consignados físicamente en menos de 2 horas. En custodia externa no existen HHCC en papel pues las HHCC pasivas se escanearon y se destruyó el papel. Sí existe la siguiente documentación: C1/ Episodios de Urgencias. Se custodian los episodios de más de dos años y menos de 6 años de antigüedad almacenados en 159 cajas con alrededor de 250 episodios cada una. Se van destruyendo conforme cumplen 5 años. C2/ Radiografías anteriores a 2010. 300 metros lineales de estantería, almacenadas en 2.494 cajas. C3/ Otro tipo de documentación: Documentación de farmacovigilancia almacenada en 36 cajas. Documentación variada almacenada en 56 cajas.

2.3. Propuesta de futuro

El HGU pretende por tanto determinar, de entre todas las soluciones posibles, aquélla que, con las capacidades que el sistema ya tiene a día de hoy, nos traslade del sistema de gestión interna del archivo actual a otro tendente hacia un “hospital digital”. 3.-OBJETO DEL CONTRATO

3.1. Finalidad

La solución que se espera, y que no se puede calificar como puramente tecnológica, estará dirigida al diseño, implantación, desarrollo y gestión durante el periodo de ejecución


del contrato de un proyecto tendente a la desaparición del archivo de HHCC actual integrándose toda la documentación existente y la que hoy en día se genera en papel en los diferentes sistemas de información.

El objeto del presente proyecto es la informatización/digitalización de la documentación clínica utilizada en el HGU, ya sea la antigua existente en formato papel, la generada por los diferentes aparatos (electrocardiógrafos, espirómetros, etc.) y la aportada por los pacientes, teniendo en cuenta que los trabajos de digitalización y la gestión física de las historias deberán convivir mientras sea necesario.

El proyecto deberá contar para su ejecución con los recursos humanos recogidos en el Anexo I, teniendo en cuenta que además este personal deberá continuar con la gestión diaria física de las historias del HGU. El adjudicatario deberá formar al personal del archivo del HGU, así como aportar todas las herramientas hardware y software necesarios para que la información de los documentos que configuran la historia clínica quede recogida digitalmente.

El profesional sanitario dispondrá de una solución integrada para que la información digitalizada se visualice en los sistemas Osabide Global y Clinic adaptada a su perfil profesional, lo que facilitará el seguimiento de las HHCC a través de estos sistemas. La digitalización de la documentación deberá ser segura, garantizando su no alteración desde el momento de su captura.

Para ello se seguirán las especificaciones técnicas definidas por Osakidetza para servicios externos recogida en el Anexo II. La indexación es por número de HHCC, episodio-servicio y tipo de documento de acuerdo con los criterios del programa “Sistemas Externos” desarrollado por Osakidetza.

Siguiendo las indicaciones recogidas en el Plan de Gestión de Residuos del HGU las historias clínicas que deban ser objeto de expurgo y escaneo y los episodios de urgencias a destruir serán sometidas a procesos de reciclaje incluyendo las radiografías convencionales existentes. En todo caso, se dará cumplimiento a la normativa sobre protección de datos exigiéndose un proceso de destrucción previo y la emisión del correspondiente certificado que garantice la debida confidencialidad

3.2. Objetivos

Los objetivos que se pretenden son: - Disminución progresiva de las HHCC existentes en papel hasta su total desaparición. - Integración de las mismas en los sistemas Osabide Global y Clinic. - Soluciones para la integración de los diferentes equipamientos recogidos en el Anexo III no conectados a los sistemas de información.


- Sistematización del ingreso de los documentos generados en papel en los sistemas de información. - Aprovechamiento racional de los recursos. - Desarrollo de un modelo innovador y de referencia exportable a otras organizaciones de Osakidetza. - Desarrollo y aplicación de una solución integrada con una “interface rápida e intuitiva” que permita el acceso a toda la documentación de la HHCC.

3.3. Desarrollo del servicio La prestación de los servicios de gestión documental deberá incluir por parte del

adjudicatario todas aquellas que se realizan actualmente y que vienen recogidas en el Punto 2.2., así como la integración de la documentación para que pueda ser visualizada desde las aplicaciones Osabide Global y Clinic.

3.3.1. Proceso de digitalización

El proceso de digitalización deberá comprender: - Extracción selectiva de las historias a digitalizar. - Preparación de la documentación: extraer grapas, alisar los documentos, etc. - Expurgo: la documentación a expurgar de cada una de las historias clínicas será toda la documentación del HGU o de centros Osakidetza ya informatizada, las duplicidades y las etiquetas. - Digitalización: la empresa adjudicataria dimensionará y pondrá a disposición del hospital los recursos necesarios para la correcta ejecución de los procesos de digitalización de las HHCC - Además la empresa adjudicataria deberá de hacerse cargo del escaneo diario de cualquier documento a integrar en la historia clínica no digitalizado.

La empresa deberá aportar los escáneres necesarios para la digitalización de la documentación, los cuales deberán garantizar la mejor calidad en las imágenes, utilizando escáneres con la posibilidad de digitalizar en color, en escala de grises, mediante tecnología de optimización de imágenes y teniendo en cuenta que los documentos son heterogéneos y pueden contar con papel de distinto tamaño y gramaje. La resolución mínima requerida de escaneo será de 200 ppp.

Además, la empresa adjudicataria deberá ampliar los equipos de almacenamientos corporativos HDS VSP: 16 discos SAS 300GB a 10k rpm. Tanto el equipamiento como la ampliación de equipos de almacenamiento pasarán a ser propiedad del HGU.

Serán a cargo de la empresa adjudicataria todas las herramientas necesarias para el proceso, tanto hardware como software incluyendo el programa de captura de imágenes/digitalización e indexación. El adjudicatario será el único responsable del buen funcionamiento del proceso de digitalización en su globalidad.


El adjudicatario deberá describir los controles de calidad que realizará sobre los

procesos de digitalización e indexación con el fin de detectar posibles errores y poder proceder a su corrección.

Además de los controles de calidad previstos por la propia empresa, el HGU se reserva el derecho a realizar las comprobaciones que considere oportunas para la correcta supervisión de los trabajos ejecutados por la empresa adjudicataria.

3.3.2. Proceso de integración

El objetivo de la integración es cortar la fuente de entrada de papel al archivo, almacenando en la Historia Clínica Electrónica la información de aquellos aparatos electrotécnicos con salida digital. El método de conexión deseado es a través de WS de Grabación.

El proceso de integración deberá cumplir lo establecido en el Anexos II para el equipamiento recogido en el Anexo III.

3.3.3. Recursos necesarios

La empresa adjudicataria dispondrá de la infraestructura y equipamiento preciso para la correcta organización y gestión del servicio. La empresa deberá aportar, detalle del espacio físico propio y del HGU necesario para la ejecución del contrato y propuesta de acondicionamiento de los espacios. La empresa adjudicataria dispondrá de todos los medios, procedimientos y sistemas de seguridad, que resulten precisos en cumplimiento de la normativa legal vigente y de la prudencia debida en consideración de las especiales características del material y la trascendencia de la información contenida en la documentación clínica. Estará incluido el material que aporte la empresa adjudicataria y que sea necesario para la correcta ejecución de los trabajos. Será responsabilidad del adjudicatario el mantenimiento y control de calidad de todas las herramientas que se utilicen en las diversas fases de los servicios contratados. El licitador deberá anexar una relación detallada de todo el material necesario para llevar a cabo el servicio, así como el sistema de digitalización, teniendo en cuenta la vigencia del contrato. Una vez finalizada la vigencia del contrato, los medios técnicos pasarán a ser propiedad del HGU.

La empresa adjudicataria dispondrá de un plan de formación para el personal recogido en el Anexo I y para el personal del archivo del HGU, detallando el contenido, cronograma y duración de la misma, así como la metodología y recursos a emplear, con la finalidad de formar al personal de las siguientes fases del proceso: - Funcionamiento software de digitalización e indexación. - Funcionamiento escáneres y mantenimiento de los mismos.


- Selección y expurgo de la documentación. - Parametrización y clasificación de los lotes documentales. - Escaneo de los documentos según las características técnicas del escáner. - Indexación de las imágenes digitalizadas. - Revisión de la indexación. - Devolución de los originales al archivo.

La empresa licitadora especificará en su oferta la experiencia en el tratamiento, expurgo y digitalización de documentación clínica. La empresa adjudicataria garantizará, por lo que respecta a su propio personal, el cumplimiento de las normativas aplicables en materia de recursos humanos, seguridad social, minusvalía, salud y prevención de riesgos laborales, así como otros de general aplicación. Será obligación del adjudicatario uniformar por su cuenta a todo el personal durante las horas en que realice el servicio, debiendo ir provisto de una placa de identificación colocada en lugar visible. En todo caso, la Dirección del HGU podrá convenir modificaciones de uniformidad con la empresa adjudicataria. 4.- OBLIGACIONES PARTICULARES DEL ADJUDICATARIO

El adjudicatario será el responsable de la calidad técnica de los trabajos que desarrolle, de las prestaciones y servicios realizados, así como de las consecuencias que se deriven por las omisiones, errores y métodos inadecuados. El servicio a prestar por la empresa adjudicataria se desarrollará con la suficiente infraestructura técnica, material y humana para desarrollar los servicios contratados sin la mínima alteración en la gestión. El adjudicatario elaborará y planificará el servicio teniendo en cuenta que el servicio diario de gestión de las historias en el hospital debe continuar sin ninguna alteración.

Mensualmente se dará información en soporte electrónico de los servicios efectuados (préstamos con indicación del servicio solicitante, digitalizaciones por servicio e integraciones de equipos realizadas) de acuerdo con el programa de trabajo.

Una vez finalizado el contrato la empresa adjudicataria deberá poner en la puerta de sus instalaciones, la documentación custodiada externamente debidamente clasificada, y sin coste alguno, a disposición de la nueva adjudicataria para que esta se haga cargo de la misma en la fecha acordada 5.- RESPONSABILIDAD

La responsabilidad empresarial de los trabajadores que presten el servicio objeto del contrato, será en todos los órdenes, jurídico-legales, de la empresa que resulte adjudicataria. Por ello, la relación de los mismos con el HGU será intermediada por la empresa adjudicataria que los tenga contratados y sin que, en ningún caso, pueda deducirse para dicho hospital obligación alguna de tipo laboral, civil, administrativa, frente a los mismos. El adjudicatario se obligará al cumplimiento, bajo su exclusiva responsabilidad, de


las disposiciones vigentes sobre relaciones laborales, seguridad social y cualquier otra de carácter general.

La empresa adjudicataria asumirá exclusivamente para sí, la responsabilidad civil que pueda derivarse de los daños corporales o materiales causados al HGU o a terceros por acción y omisión en la prestación del servicio, para lo cual formalizará una póliza de seguros como garantía de responsabilidad civil por importe de 1.000.000 de euros. 6.- PRESUPUESTO, PLAZO DE EJECUCIÓN Y FORMA DE PAGO

6.1. Presupuesto del contrato

El importe asciende a 1.010.000 euros con unas modificaciones previstas por nuevas integraciones de hasta 200.000 euros y que deberá comprender.

- Implantación, desarrollo y ejecución del programa de trabajo establecida en el proyecto. - Herramientas hardware y software necesarias. - Ampliación equipos almacenamiento corporativos HDS VSP. - Seguimiento y supervisión del proyecto durante la vigencia del contrato. - Digitalización de 130.000 HHCC del HGU y unas 200.000 correspondientes a los Ambulatorios - Integración de la documentación para que pueda ser visualizada desde las aplicaciones Osabide Global y Clinic

6.2. Plazo de ejecución El plazo de ejecución del contrato será de 4 años a contar su vigencia desde la

formalización del documento contractual.

6.3. Forma de pago Independientemente de los costes de inversión de la empresa adjudicataria así como

de los servicios a realizar, la forma de pago será mensual y acorde con la superación de las diferentes fases del proyecto y servicios realizados. 7.- FASES Y ALCANCE DEL DIÁLOGO COMPETITIVO

7.1 Fase 1ª: Selección de los candidatos a particip ar en el Diálogo

Las empresas solicitantes a participar en el diálogo competitivo deberán de acreditar su capacidad para contratar con la Administración aportando la documentación que se relaciona en el Pliego de Clausulas Administrativas Particulares.


7.1.1. Solvencia económica, financiera y técnica

Los licitadores deberán presentar certificado acreditativo del volumen de facturación realizado en el último año (2012) mediante certificación expedida o visada por el órgano o persona competente. En la certificación deberán especificarse, año e importe. Volumen de facturación anual mínimo a acreditar: 200.000 €, resultando excluidas de la licitación las empresas que no acrediten este extremo.

Los licitadores deberán aportar certificados acreditativos de la realización de servicios para el sector sanitario en los tres últimos años (2010-2012), mediante certificación expedida o visada por el órgano competente, resultando excluidos de la licitación, los licitadores que no acrediten este extremo. En la certificación deberán especificarse, fechas, administración destinataria, e importes.

Para la acreditación de estos dos apartados las empresas licitadoras deberán aportar su experiencia y su solvencia conforme a lo establecido, bien concurriendo individualmente o bien concurriendo con formalización de una UTE (Unión Temporal de Empresas).En este último caso, cada una de las empresas que conforman la UTE deberá acreditar su capacidad y solvencia conforme a lo establecido, acumulándose a efectos de la determinación de la solvencia y de la experiencia de la unión temporal las características acreditadas para cada uno de los integrantes de la misma.

7.1.2. Proyecto

El licitador deberá aportar un Proyecto en el que se especifiquen los contenidos o tareas a realizar y su distribución en el tiempo de forma suficientemente clara y desarrollada que permita evaluar la viabilidad de su instalación y puesta en marcha. Este cronograma incluirá, asimismo, los diferentes hitos de objetivos y el plan de implantación, que garantice la disponibilidad de las historias clínicas digitalizadas. La documentación del proyecto a aportar por los licitadores para la valoración de l os criterios recogidos en la tabla establecida en el punto 7.1.4 deberá estar clasific ada y se desarrollará en un máximo de extensión de 30 páginas a una sola cara para el conjunto de todos los criterios .

7.1.3. Documentación a presentar junto con el Proye cto

Las empresas licitadoras deberán aportar junto con el Proyecto a presentar como parte de su oferta, cuantos datos, información y documentación estimen oportunos a efectos aclaratorios de su capacidad material y técnica y expresamente lo siguiente: Documentación concerniente al proceso de gestión, objeto del contrato, expresando por escrito sus compromisos de cumplimiento del Servicio en los términos descritos en el presente documento:


- Recursos humanos: Estructura orgánica de la empresa y relación detallada de los efectivos que destinará en el HGU y Plan de Formación que la empresa se propone realizar durante la ejecución del contrato. - Recursos materiales y técnicos: Relación detallada de los recursos materiales, auxiliares y técnicos de que dispone la empresa y aquellos que se compromete a poner a disposición del HGU para la ejecución del contrato. - Documento firmado por la empresa licitadora certificando el cumplimiento de todas las medidas de seguridad y la normativa legal vigente, en especial en materia de seguridad, concretando las medidas de seguridad (físicas, informáticas o de cualquier otra índole) a aplicar en cada fase del proceso, en especial aquellas destinadas a prevenir la materialización de amenazas para la información o a reducir el impacto de las mismas en caso de realización. - Memoria descriptiva, de las medidas que adoptarán para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. - Acreditaciones y Certificaciones: a) Sistema de Gestión de Calidad, según Norma UNE EN ISO 9001:2008 (o equivalente aplicable al servicio de custodia, organización y gestión de archivos). b) Sistema de Gestión Medioambiental: Norma UNE EN ISO 14001:2004 (o equivalente).

7.1.4. Selección de los candidatos.

Los candidatos que serán admitidos a participar en el diálogo serán los tres que obtengan la mayor puntuación en la suma de los criterios de selección que valoran el proyecto de diseño, implantación, desarrollo y gestión de un proyecto de “Hospital Digital” que deben de presentar los licitadores.

DESCRIPCIÓN CRITERIOS SELECCIÓN CANDIDATOS PUNTUACIÓN

Plan de gestión de la documentación. Almacenamiento, custodia interna, préstamos, transporte, manipulación y expurgo. Así como la custodia externa de la documentación.

40 Puntos

Propuesta de digitalización e indexación de la documentación. 20 Puntos

Herramientas de software y hardware en la digitalización. 5 Puntos

Propuesta para la integración de nueva información generada a partir de la digitalización inicial para que pueda ser visualizada desde las aplicaciones Osabide Global y Clinic.

15 Puntos


Capacidad de integración con las aplicaciones informáticas existentes en Osakidetza. 10 Puntos

Personal técnico o de las unidades técnicas. 5 Puntos

Plan de formación. 5 Puntos

Para justificar y acreditar cada uno de los extremos recogidos en este apartado las

empresas licitadoras deberán referir las partes del contrato que tienen previsto subcontratar, especificando la identidad de los subcontratistas, y justificando suficientemente la aptitud de estos para ejecutarla por referencia a los elementos técnicos y humanos de que disponen, y su experiencia. En este sentido describirán por cada uno de estos apartados, los medios, instalaciones, equipos técnicos, personal técnico, o unidades técnicas, integradas o no en la empresa, participantes en el contrato, incluyendo tanto los medios propios como los correspondientes a las empresas que tienen previsto subcontratar. En todo caso deberán acreditar que las empresas subcontratistas no están incursas en las prohibiciones de contratar del artículo 60 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Nota importante: una vez cerrada la Fase 1ª y selec cionados los candidatos a participar en el dialogo, no se admitirá la subcont ratación con empresas que no se hubieran referido y valorado previamente en la Fase 1ª.

7.2. Fase 2ª: Diálogo.

Los tres candidatos seleccionados como máximo serán aquellos que habiendo acreditado el volumen de facturación anual mínimo exigido (200.000 €) y la realización de servicios para el sector sanitario en los tres últimos años, obtengan las tres mejores puntuaciones en los criterios establecidos anteriormente.

Se remitirá a los candidatos seleccionados en la Fase 1ª, la invitación a tomar parte en el diálogo. En el plazo que se indique en la invitación, los candidatos deberán aportar la documentación siguiente:

7.2.1. Respecto del proyecto:

Básicamente se precisará por parte de los candidatos seleccionados, el detalle de sus aproximaciones a los apartados recogidos anteriormente en el Proyecto valorándose por parte del HGU: - El modelo funcional y metodología propuesta. - La solución técnica: diseño funcional, técnico y de desarrollo.


- Plan de ejecución del proyecto y pruebas. - Definición del contenido de un documento de resumen de conclusiones técnicas y metodológicas que permitan evaluar la fase de despliegue en el HGU. - Regulación de los derechos de propiedad intelectual e industrial de las diferentes soluciones de integración si las hubiere y análisis para su posterior comercialización. - Otros aspectos que el ofertante considere adecuados para la mejora de las necesidades y requerimiento apuntados anteriormente (Personal técnico o de las unidades técnicas y plan de formación), que podrán ser considerados como tales por el HGU.

7.2.2. Normas aplicables al Diálogo:

El órgano de contratación desarrollará, con los candidatos seleccionados, un diálogo cuyo fin será determinar y definir el proyecto más adecuado para satisfacer sus necesidades. En el transcurso de este diálogo, podrán debatirse todos los aspectos del contrato con los candidatos seleccionados. Durante el diálogo, el órgano de contratación dará un trato igual a todos los licitadores y, en particular, no facilitará, de forma discriminatoria, información que pueda dar ventajas a determinados licitadores con respecto al resto. El órgano de contratación no podrá revelar a los demás participantes las soluciones propuestas por un participante. Según esto, en esta fase se negociarán y concretarán los términos de las subcontrataciones que las empresas seleccionadas tengan previsto celebrar para la ejecución de las diferentes partes del contrato, pero ajustándose en todo caso a las empresas subcontratistas referidas y valoradas previamente en la Fase 1ª

7.3. Fase 3ª: Presentación de la oferta final Una vez cerrado el dialogo y seleccionadas las solución o soluciones técnicas más adecuadas conforme a los criterios establecidos, se les comunica a los candidatos y se les invita a presentar la oferta final, basada en la solución o soluciones definidas y especificadas durante la fase de diálogo.

7.3.1. Criterios basados en la emisión juicios de v alor: 50 puntos

Los candidatos seleccionados deberán introducir en su oferta técnica la documentación necesaria para la valoración de los siguientes criterios:

DESCRIPCIÓN CRITERIO DE ADJUDICACIÓN JUICIO DE VALO R PUNTUACIÓN

Plan de gestión de la documentación. Adecuación a las necesidades actuales y proyecto de futuro. 20 Puntos


Propuesta de digitalización e indexación de la documentación por áreas y/o, servicios: estrategia de digitalización, planificación logística, modelo de preparación, indexación, destrucción, herramientas de software y hardware etc.

15 Puntos

Propuesta para la integración de nueva información generada a partir de la digitalización inicial (documentos aportados por el paciente, documentos generados por aparatos, etc.) y capacidad de integración con las aplicaciones informáticas existentes en Osakidetza.

15 Puntos

En los tres criterios deberán aportarse aquellos indicadores de calidad a medir en la

prestación del servicio y su repercusión económica en la ejecución del contrato a modo de penalización.

7.3.2. Criterios basados en la aplicación de fórmul as: 50 puntos

Los candidatos seleccionados deberán introducir en su oferta económica la documentación necesaria para la valoración de los siguientes criterios:

DESCRIPCIÓN CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN POR FÓRMULA PUNTUACIÓN

1. Precios por préstamo. 23 Puntos

2. Precios por custodia externa. 2 Puntos

3. Precios por digitalización. 13 Puntos

4. Precios por integración. 12 Puntos

Los candidatos seleccionados deberán introducir en su oferta los siguientes precios:

1. Precio por préstamo de HC incluido el transporte de las mismas en el hospital en

las condiciones especificadas (envío y recogida) y su almacenamiento y custodia en el HGU en el propio archivo.

2. Custodia externa de documentación clínica y de otro tipo de documentación haciendo constar un precio único por contenedor/mes en el que se incluya la extracción, transporte, alta y baja de la codificación, almacenamiento, así como el precio del contenedor. Deberá hacerse constar asimismo un precio por entrega, devolución y portes en caso de petición individualizada aunque éste no será objeto de valoración.

3. Precio por extracción, expurgo, escaneo, y destrucción de HHCC por documento. Se podrán ofertar dos precios diferenciados en función de que el escaneado se realice por historia y episodio, o bien, por historia, episodio y documento.


Se asignará 1 punto por cada 1% de disminución respecto al precio unitario máximo

establecido, hasta el máximo de los puntos establecidos en cada uno de los criterios.

Concepto Unidades estimadas

Precio unitario máximo

1. Préstamos. 640.000 0,91 €

2. Unidades en custodia externa. 2.745 1,15 € mes

3. Digitalizaciones. 2.600.000 Hospital y 800.000 Ambulatorios 3.400.000 0,10 €

4. La fórmula matemática a aplicar en el criterio de precios por integración se

determinará en función de las soluciones ofertadas y elegidas en la fase de diálogo aplicando 1 punto por cada 1% de disminución respecto al precio unitario máximo o global establecido tras el diálogo con los candidatos y hasta el máximo de los puntos establecidos en el criterio. 8.-CONFIDENCIALIDAD

Los licitadores deberán aportar una memoria descriptiva, de las medidas que adoptarán para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada.

En consideración al tipo de información procesada, el adjudicatario está obligado a

mantener la más absoluta confidencialidad sobre todos aquellos datos y documentos a que tengan acceso con motivo de esta adjudicación. A ellos accederán, exclusivamente, las personas estrictamente imprescindibles para el desarrollo de las tareas inherentes a la misma. Todas ellas serán advertidas del carácter confidencial y reservado de la información a la que tendrán acceso.

Todos los ficheros que se pongan a disposición del adjudicatario para la ejecución del contrato son propiedad Osakidetza y están registrados y sometidos a la salvaguarda que establece la legislación vigente, en especial la relativa a la protección de datos personales. Toda cesión a terceros será perseguida en los tribunales. Osakidetza se reserva el derecho de establecer cualquier tipo de marcaje de los ficheros que se dejaran al adjudicatario, de manera que sus características puedan constituirse como prueba que posibilite localizar el origen y los responsables de las eventuales cesiones. Bajo ningún caso ni circunstancia, el adjudicatario podrá suministrar a terceros, ni utilizar para sí ni para otros, datos facilitados por Osakidetza, para fines distintos a los contemplados en el objeto del presente contrato.

El adjudicatario estará obligado a poner en conocimiento de Osakidetza, inmediatamente después de ser detectada, cualquier sospecha de eventuales errores que


se puedan producir en el sistema de seguridad de la información. El adjudicatario faculta a Osakidetza para que, al terminar el proyecto, pueda responsabilizarlo y/o repercutirle los costes derivados de posibles reclamaciones ocasionadas por negligencia y/o falta de confidencialidad del mismo.

La empresa adjudicataria será la responsable de dotar de todas las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de la legislación vigente en cada momento, en materia de Protección de Datos de Carácter Personal y será asimismo responsable de su cumplimiento en todos sus extremos. El adjudicatario como encargado del tratamiento, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante LOPD), declara expresamente que conoce quedar obligado al cumplimiento de los dispuesto en la citada LOPD y especialmente en lo indicado en sus artículos 9, 10 y 12, adoptando las medidas de seguridad que le correspondan según el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, Reglamento de desarrollo de la LOPD. Igualmente serán de aplicación las disposiciones de desarrollo de las normas anteriores que se encuentren en vigor a la adjudicación de este contrato o que puedan estarlo durante su vigencia, y aquellas normas del Reglamento de desarrollo de la LOPD. La empresa adjudicataria declara expresamente que conoce quedar obligada al cumplimiento de lo dispuesto en LOPD y, expresamente en lo indicado en su artículo 10 en cuanto al deber de secreto. Se deberá de cumplir la normativa de la legislación de la CAPV, de la legislación española y comunitaria, entre otros la Ley de Sanidad 14/86; Ley 41/02 de 14 de noviembre de 2002; Decreto 175/89 de la CAPV; Decreto 303/92 de la CAPV; y Decreto 38/2012 de la CAPV.

La empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de las tareas guardará secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tenga acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligados a no hacer públicos o enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución, incluso después de finalizar el plazo contractual.

Asimismo, la empresa adjudicataria deberá comunicar al órgano de contratación, la persona o persona que serán directamente responsables de la puesta en práctica y de la inspección de dichas medidas de seguridad, adjuntando su perfil profesional.

Si la empresa adjudicataria aporta equipos informáticos, una vez finalizadas las tareas, el adjudicatario, previamente a retirar los equipos informáticos, deberá borrar toda la información utilizada o que se derive de la ejecución del contrato, mediante el procedimiento técnico adecuado.

La destrucción de la documentación de apoyo, si no se considera indispensable, se

efectuará mediante máquina destructora de papel o cualquier otro medio que garantice la ilegibilidad, efectuándose ésta operación en el lugar donde se realicen los trabajos.


El adjudicatario se compromete a no dar información y datos proporcionados por el organismo contratante para cualquier otro uso no previsto en el presente documento. En particular, no proporcionará, sin autorización escrita del organismo contratante, copia de los documentos o datos a terceras personas.

Todos los productos entregados y/o resultantes del alcance de este proyecto quedarán en exclusiva propiedad de Osakidetza, quedando el adjudicatario obligado a renunciar a cualquier derecho sobre estos conceptos. El resultado de las tareas realizadas, así como el soporte utilizado serán propiedad de Osakidetza. 9.-CONSULTAS AL DOCUMENTO

Durante el periodo de licitación y diálogo, y ante cualquier necesidad de aclaración sobre cuestiones referidas a las especificaciones recogidas en el presente documento descriptivo, los licitadores y/o candidatos deberán remitir por correo electrónico las preguntas e información que consideren necesarias. Los licitadores y/o candidatos podrán dirigir sus consultas o aclaraciones a la dirección de correo electrónico de [email protected] que las vehiculizará a quien corresponda, especificando en el asunto: “Procedimiento de diálogo competitivo para la creación de soluciones de gestión del archivo de historias clínicas del Hospital Galdakao-Usansolo tendentes al objetivo de ser un Hospital Digital” cumplimentando los siguientes datos: - Nº. Pregunta - Capítulo/Apartado - Página - Párrafo - Descripción de la Consulta

Los licitadores y/o candidatos deberán identificar, a un único responsable de la oferta, que será durante al periodo de licitación y diálogo, el interlocutor válido y único con Osakidetza para cualquier tipo de consulta o aclaración sobre los términos expuestos en el presente documento, no admitiéndose ninguna consulta o aclaración por parte de persona distinta, y/o de forma diferente a la indicada.


ANEXO I

Relación de personal a subrogar

ANTIGÜEDAD TIPO CONTRATO CATEGORIA JORNADA COSTE AÑO

22/01/2009 401 OFIC 2 OFV 40 H/ S 25.186,20 €

22/01/2009 401 OFIC 2 OFV 40 H/ S 25.182,12 €

16/08/2005 401 AUX ADM 40 H/ S 26.381,16 €

04/05/2007 401 AUX ADM 40 H/ S 26.381,16 €

22/08/2005 401 OFIZ 2 OFV 40 H/ S 26.381,16 €

26/05/2009 401 OFIC 2 OFV 40 H/ S 25.182,12 €

30/10/2002 401 AUX ADM 40 H/ S 31.069,68 €

Convenio aplicable: Oficinas y despachos de Bizkaia


ANEXO II

B61- Repositorio de Sistemas externos/Digitalizació n

Guía de integración para el centro y proveedor

Versión: v.2.1.8

Fecha: 27/11/2012


ÍNDICE

1 Introducción .................................... .......................................................................... 25 1.1 Definición de Sistema Externo ......................................................................... 25 1.2 Tipos de Sistemas Externos ............................................................................ 25 1.3 Requisitos para los Sistemas Externos ............................................................ 25 1.4 Niveles a los que asociar un informe ............................................................... 27

2 Descripción de la Aplicación Sistemas Externos .. ................................................. 28 2.1 Arquitectura de Desarrollo ............................................................................... 28 2.2 Catálogo de Servicios Web ............................................................................. 31 2.3 Conector SFTP ................................................................................................ 33

3 Proceso ......................................... ............................................................................ 35 3.1 Sistemas Externos con integración total .......................................................... 35 3.2 Sistemas Externos con integración nula .......................................................... 36

4 Documentación a facilitar por Sistema Externo ... .................................................. 377


Introducción

Definición de Sistema Externo

Un Sistema Externo será denominado a cualquier Sistema bien de telemedicina, bien de digitalización, que sea capaz de generar informes por un mecanismo diferente a las herramientas corporativas de informes o digitalización de Osakidetza.

Tipos de Sistemas Externos

Existirán diferentes tipos de Sistemas Externos y en función de la tipología, el mecanismo de la integración será diferente.

• Integración Total : Sistemas Externos que serán capaces de integrarse con el HIS de Osakidetza (eOsabide) a través de servicios web y hacer uso del conector de grabación (dll desarrollada en .NET).

• Integración Nula : Sistemas Externos que no serán capaces de integrarse con el HIS. Además no serán capaces de integrarse con servicios web y/o con el conector de grabación.

Requisitos para los Sistemas Externos

Requisitos mínimos (obligatorios):

• El Sistema Externo tiene que ser capaz de generar el informe en formato pdf.

• El Sistema Externo tiene que ser capaz de generar el pdf con una nomenclatura concreta. Sólo para los Sistemas Externos con integración nul a.

• El Sistema Externo tiene que ser capaz de almacenar el informe en una ruta concreta que le será facilitada. Cada centro que lo necesite, contará con un servidor de ficheros donde se almacenarán temporalmente los informes de aquellos Sistemas Externos con integración nula. Además en este mismo servidor se montará el servicio a la escucha, el cual llevará a cabo la integración para los Sistemas Externos con integración nula. Sólo para los Sistemas Externos con integración nul a.

• Los Sistemas Externos con integración total, también deberán guardar temporalmente el informe pdf en alguna ubicación, pero dicha ubicación podrá ser elegida por el proveedor del Sistema Externo y no será impuesta por Osakidetza. Los Sistemas Externos con integración total, deberán conocer la ruta exacta de donde tienen que almacenar el informe en el FTP. Esta ruta la determinará el Web Service de grabación Sólo para los Sistemas Externos con integración to tal.

• El informe deberá poder ligarse a un paciente bien identificado y/o a un episodio concreto.

• El Sistema Externo dará un nombre único a cada informe.


• Los informes deben ser definitivos, o sea, que no sufrirán variaciones. Podrá existir alguna excepción para algún caso muy particular.

Requisitos deseables (estos requisitos deberán ser obligatorios para aquellos Sistemas Externos que aún no hayan sido contratados):

• El Sistema Externo tendrá integración con el HIS. Los datos identificativos de los pacientes o de los episodios a informar o digitalizar serán obtenidos a través de eOsabide.

• El Sistema Externo se podrá integrar con el Servicio Web de grabación de metadatos.

• El Sistema Externo se podrá integrar con el conector de grabación del informe (dll desarrollada en .NET)

Requisitos y comprobación del funcionamiento en el puesto que se integre con Sistemas Externos:

• El equipo tiene que tener acceso al bus de datos donde están albergados y publicados los web services de Sistemas Externos.

Para probar este acceso, sólo habrá que ver que se obtiene respuesta (mediante un ping) del bus de datos (osb.osasunet).

• Una vez generados los certificados requeridos (publico / privado) tal como se indica en esta documentación habrá que realizar una prueba pare ver que el puesto accede al servidor SFTP.

Para ello, desde la ubicación de los certificados habrá que ejecutar el siguiente comando:


psftp usuarioFTP @sftp-aplic.osakidetza.svs.local –i certificado_privado.ppk

• El puesto debe tener instalado el MS Framework .NET 3.5.

Niveles a los que asociar un informe

Actualmente se puede asociar informes a dos niveles diferentes:

• A nivel de paciente: El informe estará asociado a un paciente concreto.

• A nivel de episodio: El informe estará asociado a un episodio concreto.

A futuro y si es necesario para algún Sistema Externo, se podrá desarrollar un tercer nivel, en el que los informes o digitalizaciones puedan ser asociadas a una prueba o cita.


Descripción de la Aplicación Sistemas Externos

Sistemas Externos tiene como misión recoger los informes generados por los Sistemas de Telemedicina, así como las historias que sean digitalizadas. Se almacenará el metadata asociado al informe en una BBDD centralizada y se guardará el informe en un repositorio de informes centralizado. Por último, se ofrecerá un servicio para la consulta de dichos informes por las aplicaciones que se quieran subscribir a la consulta de los informes de los Sistemas Externos.

Para este fin se han desarrollado los siguientes componentes:

- Repositorio del metadata: repositorio físico de datos que contendrá el metadata del informe. Será una base de datos centralizada. Para grabar la información, será necesario hacer uso del WS de grabación contenido dentro del BUS SOA.

- Repositorio del Informe: repositorio físico de ficheros que contendrá los informes generados por los Sistemas Externos (pdfs). Es un servidor de tipo SFTP. Para grabar el informe (archivo con formato pdf), será necesario hacer uso del conector de grabación.

- Plataforma de servicios universales de grabación y consulta: aglutinará todas las funcionalidades necesarias para grabar el metadato de los informes generados por los Sistemas Externos, así como las necesarias para su consulta. Además proporcionarán las rutas únicas donde se alojarán los informes dentro del repositorio de informes.

- Servicio a la escucha: Para aquellos Sistemas Externos con integración nula, existirá un servicio que se encargará de realizar la integración por ellos con el WS de grabación y con el conector de grabación. Para ello será necesario que el Sistema Externo genere los informes en pdf en una ruta concreta y con una nomenclatura concreta.

Arquitectura de Desarrollo

Sistemas Externos presenta la siguiente arquitectura:

• Sistema Externo: Sistema de telemedicina que genera informes o sistema de digitalización que digitaliza informes en papel.

• Servicio a la escucha: Servicio que facilita la labor de grabación de los informes y los metadata asociados al informe para aquellos Sistemas Externos incapaces de integrarse con servicios web y con la plataforma centralizada de almacenamiento de informes.

• Base de Datos: Soportarán los metadata de los informes generados por los Sistemas externos. El servidor será Oracle 11g Release 2.


• Repositorio de informes centralizado: Servidor con protocolo SFTP. Se almacenarán los informes en dicho servidor a través de un protocolo SFTP. Para facilitar la grabación de los informes en el Servidor SFTP, se facilita un conector que hace toda la labor.

• Plataforma Servicios de grabación y consulta: Plataforma que expone una serie de servicios y operaciones para llevar a cabo las operaciones de grabar y consultar. Los servicios web serán alojados en el Service Bus y estarán disponibles tanto para los Sistemas Externos que puedan hacer uso de ellos, como para el servicio a la escucha.

• Aplicaciones de consulta: Las aplicaciones que necesiten consultar los informes generados por los diferentes Sistemas Externos, podrán hacerlo a través del WS de consulta. Actualmente están identificadas Clinic y OsabideGlobal como aplicaciones que consultarán estos informes pudiéndose ampliar el abanico


Para obtener este dibujo en formato png acceda al siguiente enlace

Sistemas Externos.png


Catálogo de Servicios Web

SistExtConsultaWS Consulta de los informes originados por cualquier Sistema Externo

Descripción Parámetros:

XML en formato string representado por un esquema XSD (SistExtConsultaPet)

Métodos:

- ExisteInformePaciente

- GetInformesPaciente

- ExisteInformeEpisodio

- GetInformesEpisodio

Resultado:

XML en formato string representado por un esquema XSD (SistExtConsultaRes)

SistExtRegistroWS Graba el metadata de los informes originados por cualquier Sistema Externo

Descripción Parámetros:

XML en formato string representado por un esquema XSD (SistExtRegistroPet)

Métodos:

- RegistroInformePaciente

- RegistroInformeDatosPaciente

- ActualizarInformePaciente

- RegistroInformeEpisodio

- RegistroInformeDatosEpisodio

- ActualizarInformeEpisodio

Resultado:

XML en formato string representado por un esquema XSD (SistExtRegistroRes)


Para más información se puede consultar los siguientes anexos.

Sistemas Externos.DSI.DFS_Definición WS Consulta_2012.10.16_v02.00.doc

Sistemas Externos.DSI.DFS_Definición WS Grabación_2012.10.23_v07.00.doc


Conector SFTP

ConectorFTP Graba el informe facilitado en el destino indicado

Descripción Parámetros que se obtienen del fichero de configuración:

- IP del SFTP

- Usuario del SFTP

- Ruta Temporal Sin Procesar , ruta donde se tienen que ubicar los informes sin procesar.

- Indicador de Borrado (Indica si se debe borrar o no el informe de la ruta temporal o ruta origen)

- Número de Reintentos .

- Organización de Servicios Código de la OS (Organización de Servicios) a la cual pertenece el centro donde se ha generado el informe.

- Centro Código de centro donde se ha generado el informe

Parámetros que recibe el conector:

- RutaTemporal donde se ha ubicado el pdf en local. La ruta donde el conector obtendrá el pdf original para subir al servidor. Esta ruta tendrá que determinar el path y el nombre del fichero.

- RutaEnFTP , donde se almacenará el informe. La ruta, con el nombre del fichero incluido donde se almacenará el pdf en el FTP. Esta ruta se obtendrá del web service de registro y contendrá el path y el nombre del fichero.

Métodos:

- guardarEnFTP

Resultado:

El método devolverá un string con el mensaje correspondiente si ha ido correctamente o si ha ocurrido algún problema.


Para más información se puede consultar el siguiente anexo.

Sistemas Externos.DSI.DFS_ConectorFTP_2012.09.27_v03.00.doc


Proceso

A continuación se describe el flujo de trabajo por cada tipo de Sistema Externo

Sistemas Externos con integración total

1. El Sistema Externo dispondrá al usuario final de un aplicativo integrado con el HIS de Osakidetza (eOsabide).

2. El usuario final, será capaz de buscar pacientes o episodios a través de dicho aplicativo.

3. Una vez seleccionado el paciente o episodio, el usuario final podrá realizar informes asociados o digitalizar información asociada al elemento buscado y seleccionado.

4. El Sistema Externo, generará un informe definitivo (A excepción del algún caso muy particular).

5. El Sistema Externo invocará el WS de grabación, llamando a uno de los siguientes métodos en función de la situación que se esté dando (insertar o actualizar el informe que está ligado a nivel de paciente o de episodio):

a. RegistroInformeDatosPaciente : Este método registra los metadatos de un informe en la BBDD de los SSEE a nivel de paciente, los datos del paciente son facilitados por el Origen (Sistema Externo integrado con eOsabide y/o el catalogo corporativo pacientes).

b. ActualizarInformePaciente : Este método devuelve la ruta donde actualizar un informe que en la BBDD está como no definitivo y que está a nivel de paciente. No actualiza ningún campo exceptuando el estado pudiendo ser definitivo o no definitivo. No se podrán actualizar informes que estén marcados en BBDD como definitivos. Sólo podrán hacer uso de este método aquellos Sistemas Externos, previo validación, puedan generar y almacenar informes no definitivos.

c. RegistroInformeDatosEpisodio : Este método registra un informe en la BBDD de los SSEE a nivel de episodio, los datos del paciente y del episodio son facilitados por el Origen (Sistema Externo integrado con eOsabide y/o el catalogo corporativo pacientes).

d. ActualizarInformeEpisodio : Este método devuelve la ruta donde actualizar un informe que en la BBDD está como no definitivo y que está a nivel de episodio. No actualiza ningún campo exceptuando el estado pudiendo ser definitivo o no definitivo. No se podrán actualizar informes que estén marcados en BBDD como definitivos. Sólo podrán hacer uso de este método aquellos Sistemas Externos, previo validación, puedan generar y almacenar informes no definitivos.

6. Cualquiera de los anteriores métodos devolverá una ruta donde almacenar el informe físico. El Sistema Externo deberá hacer uso del conector de grabación para almacenar el informe en un servidor de tipo SFTP facilitando al conector varios parámetros, entre ellos, la ruta temporal con el fichero pdf.


Sistemas Externos con integración nula

1. El Sistema Externo, generará un informe definitivo (a excepción del algún caso muy particular) desde su aplicativo, el cual, no estará integrado con eOsabide.

2. El Sistema Externo almacenará dicho informe en un servidor de ficheros del centro con formato pdf.

3. El Sistema Externo deberá generar el pdf con una nomenclatura concreta, siguiendo los pasos indicados en el siguiente anexo.

Sistemas Externos.DSI.DFS_Requisitos_de_Nomenclatura_y_Formato_2012.09.27_V2.1.3.doc

4. En el servidor de ficheros se deberá configurar el servicio a la escucha. Esta labor la realizará el departamento de informática con ayuda de los técnicos de la UTE. A continuación se ofrece una guía de los cómo configurar el servicio.

Sistemas Externos.DSI.DFS_Configuración Servicio Escucha_2012.11.27_v02.00.doc

5. En el servidor de ficheros se deberá programar el servicio a la escucha. Esta labor la realizará el departamento de informática con ayuda de los técnicos de la UTE. A continuación se ofrece una guía de los cómo programar el servicio.

Sistemas Externos.DSI.DFS_Programar Servicio Escucha_2012.11.27_v02.00.doc

6. Una vez que el servicio a la escucha está configurado y programado, los informes generados y almacenados por el Sistema Externo en el servidor de ficheros del centro, serán procesados por este servicio. Este servicio se integrará con el WS de grabación y posteriormente con el conector de grabación. Además eliminará del servidor de ficheros aquellos informes que hayan sido correctamente procesados (dependiendo del parámetro del fichero de configuración). Comentar que el servicio a la escucha, elabora un log cada vez que es disparado, en el que relata que informes han sido subidos a la BBDD y al repositorio de informes y cuales permanecen en el servidor de ficheros porque ha sucedido algún error. Estos log deben ser revisados, por si hubiera incidencias, por el responsable de la ap licación en el centro / informático del centro, así mismo deberá dar soluci ón a las mismas revisando a su vez la carpeta de informes no proces ados.


Documentación a facilitar por Sistema Externo

Todo Sistema Externo debe estar perfectamente documentado. Para ello se ha elaborado una ficha que deberá ser rellenada por el departamento de informática del centro de donde se ubique el Sistema Externo con ayuda del proveedor del Sistema Externo.

Entre la documentación se deberán recoger los siguientes datos:

• Centro

• Sistema Externo

• Proveedor

• Descripción / funcionalidad

• Tipología de informes

• Responsables

• Comunicaciones

• Recursos Hardware

• Recursos Software

• Integración con el HIS

• Volumetría

• Observaciones

La plantilla a rellenar será la siguiente, una por cada Sistema Externo:

CPD22-XXX-CENTRO-SISTEMA_EXTERNO-ANEXO_FICHA_DE_APLICACION.doc

Para facilitar la labor de recogida de información, puede consultar los siguientes ejemplos, uno con integración total, y otro con integración nula

CPD22-001-Digitalizacion Amb Gernika-SISTEMA_EXTERNO-ANEXO_FICHA_DE_APLICACION.doc

CPD22-003-Digitalizacion RSM Gipuzkoa-SISTEMA_EXTERNO-ANEXO_FICHA_DE_APLICACION.doc


ANEXO III

Relación de equipamientos a integrar

ELECTROCARDIOGRAFOS

ESPIROMETROS

ELECTROMIOGRAFOS

AUDIOMETROS

IMPEDANCIOMETROS

TOMOGRAFOS

TONOMETROS

CAMPIMETROS

CAPNOGRAFO

ANGIOGRAFOS

OFTALMOSCOPIOS BINOCULARES

RETINOSCOPIOS

BIOMETROS

LAMPARAS DE HENDIDURA

DERMATOSCOPIOS DIGITALES

RINOFIBROSCOPIOS

*Dicha relación incluye por orden de preferencia los equipos que el HGU de forma descriptiva y no limitativa pretende integrar. Se valorarán positivamente soluciones de integración en el sistema de los consentimientos informados.

documento descriptivo para la creacion de soluciones de … · 1.-locales y estanterías: el...

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