DOCUMENT NAVIGATOR ESSENTIALS

Kategori Egenskaper

– Dokumentdigitalisering– Dokumentbearbetning– Dokumentdistribution– Innehållshantering

Dokument-digitalisering och hantering

Document Navigator Essentials är en smidig och lättanvänd digitaliseringslösning som sparar tid och pengar genom automatisering av dokumenthanteringsrutiner. Programmet sammanställer och bearbetar dokument från olika källor och levererar dem i önskat format till den angivna destinationen. Genom att sköta den vardagliga dokumenthantering-en med Document Navigator Essentials får användarna tid över till andra arbetsuppgifter.

DOKUMENTAUTOMATISERING FÖR VANLIGA ARBETSUPPGIFTER

Kontorsarbete kännetecknas oftast av repetitiva arbets­uppgifter – i synnerhet när det gäller dokument hantering. Stora mängder pappersdokument måste skannas och distribueras digitalt varje dag. Ofta behöver mottagarna sammanställa dokumenten på nytt innan de kan användas. Före eller efter bearbetning måste dokumenten lagras elektroniskt för smidig åtkomst utan tidsödande sökningar. Detta innebär i regel registrering av metadata och manuell lagring. I regel består hanteringsprocessen för ett enda dokument av många delmoment.

Document Navigator Essentials eliminerar dessa invecklade och tidsödande arbetsflöden. Efter skanning av alla

inkommande dokument – i ett och samma moment – separeras dokumenten automatiskt vilket innebär att varje dokument inte behöver skannas separat. Programmet konverterar dokument till redigerbara format som Microsoft Word och Excel så att användarna inte behöver mata in eller sammanställa innehållet på nytt. Dokumentet sänds sedan vidare för lagring, varvid metadata läggs till beroende på dokumentinnehållet. Detsamma gäller även namngivning av dokumentet.

Denna effektivisering av dokumenthanteringsrutinerna vad gäller digitalisering, elektronisk bearbetning och distribution ger stora tidsbesparingar och ger de anställda mer tid över till kärnverksamheten.

DATABLAD DOCUMENT NAVIGATOR ESSENTIALS

HUVUDFUNKTIONER Dokumentdigitalisering

– Inbyggt i multifunktionsmaskin: Arbetsflödet

startar på bizhub­maskinens kontrollpanel. På så vis får användarna ett praktiskt verktyg för att ange kompletterande information i arbetsflödet, t.ex. dokument namn, val av destinationer och registrering av metadata.

– Begränsad åtkomst till skanningsinställningar: Administratören kan tilldela skanningsinställningar för specifika arbetsflöden för att styra egenskaper som maximal filstorlek. Administratören kan exempelvis enbart tillåta högre upplösning för viktiga grafiska dokument och ange svartvit skanning för dokument och arbetsflöden som inte kräver färg.

– Windows mappstruktur: Dokument digitaliseras från bevakade Windows­mappar. När ett dokument placeras i den specificerade mappen hämtas det och bearbetas enligt arbetsflödets specifikationer.

– Säker åtkomst: Det är möjligt att begränsa åtkomsten till Document Navigator Essentials från bizhub­maskinen till de användare som loggar in med sina Windows­ eller Active Directory­konton.

Dokumentbearbetning – Tillförlitlig optisk teckenigenkänning – OCR: Tack

vare OCR­motorn ABBYY detekteras och tolkas text i elektroniska dokument och skannade pappersdokument och omvandlas till redigerbart, kopierbart och sökbart innehåll.

– Vanliga filformat: Automatisk konvertering till en mängd olika vanliga elektroniska format inklusive Word, Excel, PDF, sPDF, JPEG, TIFF, XML och PDF/A.

– Igenkänning av streckkoder: Med den integrerade streckkodsläsaren kan 1D­streckkoder läsas och användas för dokumentbearbetning. Dokument kan även separeras genom att infoga blad med streckkoder innan skanning. Användarna kan på så vis sammanställa dokument utifrån flera olika skannade dokument. Streckkodsseparatorerna säkerställer individuell bearbetning.

– Igenkänning av zoner: Detta möjliggör igenkänning baserad på definierade zoner. Denna funktion är perfekt för automatisering eftersom dokumentuppgifter kan tolkas och användas i metadata eller läggas till i dokumentnamnet.

– Bildförbättring: Tomma sidor detekteras och tas bort automatiskt. Om en skannad sida inte är helt rak korrigeras avvikelsen automatiskt genom rotation.

Dokumentdistribution – Nätverksplatser: Skannade dokument skickas direkt

till önskad nätverksmapp som användaren anger på kontrollpanelen eller som anges i arbetsflödets inställningar.

– Kopplingsmoduler till vanliga systemlösningar: Dokument kan lagras i olika system, bland annat SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Google Drive, Telekom Cloud, Digital Cabinet, Evernote med flera. I programvaran ingår XML­generering som stöds av de flesta elektroniska system.

– E-postadresser: Digitala dokument kan smidigt skickas till förvalda eller manuellt valbara interna eller externa e­postmottagare via kontrollpanelen. I Document Navigator Essentials kan även små adressböcker konfigureras.

DATABLAD DOCUMENT NAVIGATOR ESSENTIALS

01/2

013Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Box 9060 171 09 Solna business@konicaminolta.se www.konicaminolta.se

Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Europaallee 17 30855 Langenhagen Tyskland www.konicaminolta.eu

ARBETSFLÖDENDIGITALISERING PROCESS LEVERANS

Variabel-datautskrifter

Säkerhet

Enhets-hantering

Automati-sering

Anslutbarhet

Moln- och mobil-utskrift

Färg-hantering

Tillriktning

Användar- och kostnads-hantering

Webb till tryck

Dokument-digitalisering och hantering

Utskrifts-hantering

Bevakad mapp

Multi-funktionsklient

Streckkods-igenkänning

Windows-fi lsystem

E-post

SharePoint, SharePoint Online, Google Drive, Telekom Cloud,Digital Cabinet, Evernote, XML

Textigen-känning

Dokument konverteringExcel, Word, PDF/A,sökbara PDF:er

Igenkänning av zoner