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Macroproceso de Gestión Estratégica Código SIG-DI-001

Proceso Sistema Integrado de GestiónVersión 4Consolidado

Políticas de Operación por Procesos

CONSOLIDADOPOLÍTICA DE OPERACIÓN POR PROCESOS

Bogotá, D.C., Noviembre de 2016

Carrera30 25-90 Piso 16 – CP: 111311Tel. 7470909 - Información: Línea 195 SIG-DI-001www.umv.gov.co Página 1 de 33




CONTENIDO

1. GENERALIDADES...................................................................................................................... 31.1. DEFINICIÓN:.................................................................................................................................. 31.2. OBJETIVO:..................................................................................................................................... 51.2.1. Objetivos de las Políticas de Operación:.................................................................................51.3. RESPONSABILIDADES PARA LA GESTIÓN DE POLÍTICAS DE OPERACIÓN........................51.4. ASPECTOS GENERALES DE LA UAERMV.................................................................................61.4.1. Objeto de la UAERMV:...........................................................................................................61.4.2. Misión:.................................................................................................................................... 61.4.3. Visión:..................................................................................................................................... 61.4.4. Funciones Institucionales:.......................................................................................................61.4.5. Estructura Interna de la Entidad:.............................................................................................71.5. MARCO NORMATIVO:.................................................................................................................. 81.5.1. MECI - Modelo Estándar de Control Interno:..........................................................................81.5.2 Norma Técnica de Calidad......................................................................................................81.5.3. Modelo de Operación por Procesos (Mapa de Procesos):....................................................101.6. FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE OPERACIÓN:...................................................................111.6.1. Aspectos Generales..............................................................................................................111.6.2. Metodología para Definir Políticas de Operación:.................................................................12

2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN POR PROCESOS:..........................................................132.1. PROCESOS ESTRATÉGICOS.....................................................................................................132.1.1. Macroproceso Gestión Estratégica...............................................................................132.2. PROCESOS MISIONALES..........................................................................................................162.2.1. Macroproceso Gestión Técnica de Mejoramiento de la Malla Vial................................162.2.2. Macroproceso gestión técnica de producción e intervención de la Malla Vial...............172.2.3. Macroproceso Gestión de Atención Al Ciudadano........................................................212.3. PROCESOS DE APOYO..............................................................................................................222.3.1. Macroproceso Gestión Administrativa...........................................................................222.3.2. Macroproceso Gestión Financiera................................................................................262.3.3. Macroproceso Gestión de la Información......................................................................272.3.4. Macroproceso gestión Jurídica y Contractual...............................................................312.4. PROCESOS DE EVALUACIÓN...................................................................................................332.4.1. Macroproceso Gestión del Control, el Seguimiento y la Evaluación.............................33





“CONSOLIDADO DEPOLÍTICAS DE OPERACIÓN POR PROCESOS”

1. GENERALIDADES

1.1. DEFINICIÓN:

Las Políticas de Operación representan el elemento de control de planeación y gestión, que establecen las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad; define los límites y parámetros necesarios para desarrollar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la Entidad.

En este sentido, las Políticas de Operación establecen las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permiten prever los riesgos que inhiben el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen parámetros de medición del desempeño de los procesos, para definir los flujos de trabajo establecidos por el Modelo de Operación por Procesos (Mapa de Procesos) y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad su ejecución.

Estas guías de acción son de carácter operativo, de aplicación cotidiana y dan seguridad y confianza a quien debe responder por la ejecución de procedimientos y actividades específicas.

Las Políticas de Operación constituyen las líneas de acción necesarias para hacer eficiente la operación de los componentes Direccionamiento Estratégico y la estructura organizacional, toda vez que facilita el control administrativo y reduce la cantidad de tiempo que los directivos ocupan en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios.

En su condición de Políticas, los siguientes postulados deben ser cumplidos a cabalidad y de manera permanente por todos los servidores públicos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, según su competencia e independientemente de su forma de vinculación.

De igual manera, se tendrá en cuenta en su contenido, lo consignado en el Decreto Ley 019/2012: “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” y en la Ley 1474/2011: “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

La definición de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN facilita el cumplimiento de los principios de:

1) Responsabilidad: al definir los Procesos de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales, la Misión y la Visión de la entidad en el desarrollo de la función administrativa.





2) Economía: al dotar a la entidad de los lineamientos necesarios para que la adquisición y mantenimiento de los recursos y capacidades requeridos para su gestión, se realice de acuerdo con las políticas de austeridad y mesura en el gasto público y transparencia.

3) Eficiencia: al establecer los parámetros bajo los cuales deben realizarse las actividades y tareas para la obtención de productos y servicios que satisfagan las necesidades de sus grupos de interés, mediante un uso racional de los recursos y capacidades institucionales, utilizando además las tecnologías de la información y las comunicaciones.

4) Eficacia: al establecer las condiciones bajo las cuales deben entregarse los productos y servicios requeridos por los públicos que atiende la entidad pública.

5) Celeridad: al determinar los tiempos y condiciones necesarias para la ejecución de las actividades y tareas.

6) Preservación del Medio Ambiente: al tener presente la protección de la vida y de las condiciones ambientales para su sostenibilidad.

Permiten definir dentro de los límites establecidos por la Constitución y la ley, las normas y directrices relativas a la operación de la entidad, dando paso a la Autorregulación; facilita la Autogestión institucional, en tanto se aprovechan las fortalezas y capacidades en procura del propósito institucional y promueve el Autocontrol, al procurar de cada servidor la disposición de sus capacidades y habilidades al servicio de la entidad.

PRINCIPIOS DEL MECI – Modelo Estándar de Control Interno

1.2. OBJETIVO:

Este documento de Políticas de Operación como guías que orientan la acción institucional en cada uno de los procesos de la entidad, tiene como objetivo:“Compilar y establecer las reglas y criterios para la operación y métodos de ejecución de las tareas, en cada uno de los procesos establecidos en la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, basados en la





normatividad vigente aplicable a la entidad, con el fin de dar cumplimiento a los Objetivos Institucionales ya la Misión de la entidad”; lo anterior,dando cumplimiento al Acuerdo No. 011 de 2010: "Por el cual se establece la estructura organizacional de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones".

1.2.1. Objetivos de las Políticas de Operación:

Establecer guías de acción que direccionen la operación y gestión de la entidad hacia la implementación de las estrategias institucionales, para la mejora continua.

Mantener la coherencia y armonía entre los lineamientos estratégicos y la operación de la entidad. Definir los parámetros de operación de cada proceso, sus actividades, tareas, responsables, flujo de

información y recursos requeridos o necesarios. Complementar las medidas de prevención o corrección que permitan minimizar el impacto de los

riesgos identificados y controlarlos. Establecer mecanismo de medición para cada uno de los procesos que permitan evaluar la gestión

de la entidad pública en cuanto a eficacia, eficiencia y efectividad. Facilitar el Control Administrativo.

1.3. RESPONSABILIDADESPARA LA GESTIÓN DE POLÍTICAS DE OPERACIÓN

ACCIÓN RESPONSABLE

RESPONSABILIDAD La divulgación e implementación de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN es responsabilidad del nivel directivo.

DESARROLLO METODOLÓGICO

La Oficina Asesora de Planeación, en su calidad de Representante de la Alta Dirección SIG, debe acompañar metodológicamente la construcción de las políticas de operación por procesos.

IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN

Corresponde a cada Proceso, en cabeza del Líder/Enlace del Equipo Operativo del proceso, con el aval del Responsable Directivo del proceso y los servidores públicos colaboradores del proceso.

AVAL Y APROBACIÓN

Corresponde al Responsable Directivo de cada proceso, validar las políticas de operación, las cuales deben relacionarse o referenciarse en la Caracterización de Proceso correspondiente. La aprobación de éstas corresponde al Representante de la Alta Dirección SIG.

APLICACIÓNDado que las políticas de operación se constituyen como guías de acción para la delimitación funcionalidad de cada proceso, su aplicación corresponde tanto a los procesos responsables como a los procesos que sean afectados directamente por la política de operación.

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

La correcta aplicación de la política de operación es del Proceso responsable que la expide, pero también es objeto de seguimiento de la Oficina de Control Interno, a través de las auditorías internas, en su calidad de Equipo Evaluador del Sistema Integrado de Gestión.





1.4. ASPECTOS GENERALES DE LA UAERMV

1.4.1. Objeto de la UAERMV:

Según el Acuerdo No.257 de noviembre 2006 Artículo 109: “Programar y ejecutar las obras necesarias para garantizar la rehabilitación y el mantenimiento periódico de la Malla Vial Local construida, así como la atención inmediata de todo el subsistema de la malla vial cuando se presenten situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en el Distrito Capital”.

1.4.2. Misión:

Mantener y rehabilitar preventiva y correctivamente la malla vial local, producir mezclas asfálticas, atender situaciones imprevistas y brindar apoyo interinstitucional para garantizar una mejor movilidad en beneficio de la ciudad.

1.4.3. Visión:

La UAERMV en el 2025 será reconocida a nivel distrital y nacional por un adecuado y eficiente mantenimiento y rehabilitación de la malla vial a cargo, contribuyendo al mejoramiento de la movilidad del Distrito Capital con talento humano y recurso logístico en la aplicación de tecnologías apropiadas.

1.4.4. Funciones Institucionales:

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial en desarrollo de su objeto institucional tendrá las siguientes funciones (Acuerdo No.257/2006 artículo 109):

a. Programar y ejecutar los planes y proyectos de rehabilitación y mantenimiento de la malla vial local.

b. Suministrar la información para mantener actualizado el Sistema de Gestión de la Malla Vial del Distrito Capital, con toda la información de las acciones que se ejecuten.

c. Programar y ejecutar las acciones de mantenimiento y aquellas que sean necesarias para atender las situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en la red vial de la ciudad.

d. Atender la construcción y desarrollo de obras específicas que se requieran para complementar la acción de otros organismos y entidades como la Secretaría de Ambiente y el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE o quienes hagan sus veces.

Parágrafo. Respecto de vías locales que soporten circuitos de transporte público colectivo y el resto de la malla vial se aplicará el literal c).

1.4.5. Estructura Interna de la Entidad:

De conformidad con el Acuerdo No. 010 de 12 de octubre de 2010: “Por la cual se establece la estructura organizacional de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”, la siguiente es su conformación:





DEPENDENCIAResolución No. 529 de 17-

11-2010SIGLAS

Artículo 1°- Siglas de la Estructura Organizacional

Resolución No. 529 de 17-11-2010

CÓDIGOSArtículo 2°- Códigos de

cada Dependencia1. Dirección General DG 01001.1 Oficina Asesora de Planeación OAP 01501.2 Oficina Asesora de Jurídica OAJ 01401.3 Oficina de Control Interno OCI 01602. Secretaría General SG 01103.Subdirección Técnica de Mejoramiento Malla Vial Local SMVL 01204.Subdirección Técnica de Producción e Intervención SPI 01304.1 Gerencia de Producción GP 01314.2 Gerencia de Intervención GI 01324.3 Gerencia de Gestión Ambiental, Social y de Atención al Usuario GASA 0133





1.5. MARCO NORMATIVO:

1.5.1. MECI - Modelo Estándar de Control Interno:

Se establece para las entidades del Estado y proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. El Modelo Estándar de Control Interno (MECI: 2014)1 establece el Elemento 1.2.5: “POLÍTICAS DE OPERACIÓN”, como parte del Componente 1.2: “Direccionamiento Estratégico” del Módulo 1: “Control de Planeación y Gestión”, tal como se muestra en el siguiente esquema:

1De conformidad con los lineamientos establecidos en el “Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno 2014” (en cumplimiento del Decreto No. 943 de mayo 21 de 2014) sobre los elementos que lo conforman, con el fin de estandarizar las actividades necesarias para el cumplimiento de la misión y objetivos, para que la operación por procesos se realice de manera continua.





1.5.2. Norma Técnica de Calidad:

El Sistema de Integrado de Gestión de la UAERMV, en concordancia con el Decreto No. 176 de 2010 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. que define los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital, está implementado en todas las dependencias de la UAERMV y cumple con los requisitos establecidos en la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015 para el Sistema de Gestión de la Calidad; de igual manera, se sigue lo establecido en la NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para su implementación, así como en las normativas y metodologías específicas para el desarrollo de los sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental, gestión documental y archivo , gestión de seguridad y salud en el trabajo, gestión de responsabilidad social y gestión de seguridad en la información.

1.5.3. Política del Sistema Integrado de Gestión

En la entidad se estableció la nueva “POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN” de acuerdo con los lineamientos dados por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - Secretaría General de la Alcaldía Mayor y sus compromisos y objetivos:





POLÍTICA SIG UAERMV 2016Su texto es el siguiente:

POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNUnidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, como entidad competente para “programar y ejecutar las obras necesarias para garantizar rehabilitación y el mantenimiento periódico de la malla vial local, así como la atención inmediata de todo el subsistema de la malla vial cuando se presenten situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en el Distrito Capital”, se ha preocupado por llevar a cabo las actividades para la implementación integral de los subsistemas de gestión y lograr los objetivos estratégicos SIG.

Por esto, la UAERMV se compromete a:

1) Asegurar la disponibilidad y el uso racional de los recursos, para garantizar la continuidad de la operación, con el fin de contribuir en el mejoramiento de la Malla vial Local de Bogotá D.C. a través de obras duraderas con calidad.

2) Llevar a cabo la mejora continua como una práctica permanente en la entidad.3) Gestionar actividades para el mejoramiento continuo de la salud física, mental y social, y la seguridad

de sus Servidores Públicos, enfocados a la prestación de bienes y servicios.4) Promover la participación y satisfacción de clientes y partes interesadas, destinando los recursos

necesarios para consolidar una cultura de mejoramiento continuo y la sostenibilidad de nuestro Sistema Integrado de Gestión

5) Incorporar estrategias de prevención de la contaminación y la conservación del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la gestión integral y ambientalmente segura de residuos generados y la adquisición de productos y prestación de servicios amigables con el medio ambiente, de conformidad con la normatividad vigente.

6) Asegurar la protección, confidencialidad, disponibilidad, archivo y legalidad de los activos de información a través del establecimiento e implementación de políticas de seguridad y comunicaciones.

7) Cumplir con el marco legal y normativo vigente en lo que respecta al SIG.

Para lograr esto, se promueve la ejecución de actividades competitivas y transparentes, dentro de un marco ético, con el propósito de optimizar los recursos y favorecer la sostenibilidad de nuestro SIG, con la participación de todos servidores públicos, encaminados a una gestión “eficiente, efectiva y eficaz”, aportando al “Crecimiento, Sostenibilidad y Productividad” de la UAERMV y, de este modo, contribuir al mejoramiento de la movilidad del Distrito.

1.5.4. Política de Subsistemas de Gestión del SIG

a) Política de CALIDAD: (SGC)Aportar al mejoramiento de la movilidad de la Ciudad a través de intervenciones de alta calidad que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes,





respondiendo eficazmente con un equipo humano calificado y orientado a cumplir con los requerimientos de la comunidad en lo relacionado con la prestación de servicios.

b) Política de SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:(SG-SST)La Alta Dirección de la UAERMV está comprometida con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), respeta y acata todos los requisitos suscritos por la entidad, además de todas las disposiciones legales vigentes en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y de Riesgos Laborales, cuya finalidad primordial es la protección de la integridad física y mental de los Servidores Públicos, vigilando y controlando los posibles riesgos y lesiones que pueden causarse, diseñando e implementando actividades de promoción, prevención y reacción para los subprogramas de Higiene Industrial, Seguridad Industrial y Medicina Preventiva y del Trabajo.

c) Política de RESPONSABILIDAD SOCIAL:(SRS)Fortalecer la responsabilidad social de la entidad, a partir de la construcción de un modelo de participación ciudadana inclusivo, diferencial e incidente con todas sus partes interesadas; orientado hacia el respeto y protección de los Derechos Humanos, el cuidado del medio ambiente interno y externo, la probidad, transparencia y la ética, como elementos transversales en la gestión de políticas públicas que contribuyan a una mejor calidad de vida de la ciudadanía y la sostenibilidad del territorio.

d) Política de AMBIENTAL:(SGA) Mejorar continuamente el desempeño ambiental, controlando los impactos ambientales significativos derivados de las actividades diarias de la UAERMV, dando cumplimiento a la normatividad ambiental y sanitaria vigente en el marco de eco eficiencia, para alcanzar las metas establecidas en los planes ambientales.

e) Política de DOCUMENTAL Y ARCHIVO: (SIGA)Consolidar el modelo de gestión documental para la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, que propenda por la apropiación de la responsabilidad de los servidores públicos respecto de la generación, administración, conservación y disposición de archivos y de documentos, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

f) Política de SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: (SGSI)Proveer dirección, soporte y control para mantener la disponibilidad de la información de acuerdo a las necesidades de continuidad de negocio planeadas a nivel de los procesos, evitando riesgos potenciales de ataque, pérdida, robo, daño o uso indebido de los recursos informáticos de la UAERMV, de manera accidental o intencionada, que puedan ocasionar la interrupción total o parcial de las actividades, evitando comprometer directamente la integridad, la disponibilidad y la confidencialidad de la información.

g) Política de CONTROL INTERNO:(SCI)Implementar y mantener en cumplimiento de los requisitos legales y normativos, un sistema de control interno en la UAERMV, bajo los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, que proporcione una estructura o modelo de control que permita el mejoramiento continuo de la gestión y desempeño institucional, garantizando la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia en el desarrollo de los objetivos y misión, a través de la implementación de una cultura orientada hacia la calidad, lo cual contribuye al cumplimiento de la función administrativa, los fines esenciales del Estado y la satisfacción de las diferentes partes interesadas de





la entidad, fortaleciendo el buen uso de los recursos públicos, y de las herramientas y mecanismos para la prevención, investigación y sanción de actos de corrupción.

1.5.5. Otras Políticas en la UAERMV:

Política de GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN: Fortalecer la imagen institucional generando mayor reconocimiento por parte de la comunidad, permitiendo a su vez un fácil acceso a la información requerida por ciudadanos, usuarios y clientes, con el fin de mejorar continuamente la producción y prestación de productos y servicios de la Unidad.

Política de ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: Analizar las amenazas, debilidades y causas generadoras de vulnerabilidad para el cumplimiento de los objetivos institucionales y de los procesos, para lo cual implementará los mecanismos que permitan identificar, analizar, valorar y definir acciones para la administración de los riesgos de gestión y corrupción. Lo anterior, a fin de mitigar el impacto y la probabilidad de aquellos riesgos que, por su naturaleza, pueden afectar el cumplimiento de los objetivos propuestos, teniendo especial cuidado en cuanto a los riesgos de corrupción, es decir aquellos eventos en los que, por acción u omisión mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen o afecten los fines esenciales y en consecuencia del estado, para la obtención de un beneficio particular o privado.

Política de COMUNICACIONES: De acuerdo con el Manual de Comunicaciones de la UAERMV, su política de comunicaciones “pretende el mejoramiento de los procesos comunicativos de la Entidad con sus diferentes públicos, tanto internos como externos, con el ánimo de lograr una gestión enfocada en el servicio y el bienestar de nuestros usuarios”.

Política de GERENCIA DEL TALENTO HUMANO: se orienta hacia la mejora de la capacidad permanentemente de su capital humano y a gestionar conocimiento para crecer individual e institucionalmente, en función de los objetivos institucionales de la Entidad.

Política de TRANSPARENCIA: fortalecer la confianza de la ciudadanía en general reafirmando el compromiso de transparencia en la gestión, fomentando una buena gobernabilidad, que permita el acceso a la información pública de una manera ágil, oportuna, veraz y efectiva, a través de diferentes canales de comunicación, orientando los recursos requeridos, bajo los principios, lineamientos y demás normas concordantes con la Ley de Transparencia

Política de SEGURIDAD VIAL: La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, se compromete a cumplir con los requisitos, las metas y los objetivos propuestos en el Sistema de Seguridad Vial, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos de calidad para el mejoramiento continuo; por lo cual los conductores y en general todos los servidores públicos deben estar dispuestos a cumplir con la normatividad vigente en materia de Movilidad, Prevención y Seguridad Vial, a través de la disponibilidad de los recursos humanos, técnicos, informáticos, documentales, financieros y de infraestructura necesarios, que garanticen la ejecución y mejoramiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

Política de SERVICIO AL CIUDADANO: El Ciudadano es el eje de nuestra gestión y nuestra razón de ser.





1.5.6. Modelo de Operación por Procesos (Mapa de Procesos):

Consiste en determinar y gestionar de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre sí, proporcionando un control continúo sobre los vínculos entre los procesos individuales, así como su combinación e interacción.

Contiene los macro procesos y procesos generales que se desarrollan en la entidad, debidamente clasificados según correspondan a los niveles directivo (procesos estratégicos), ejecutor (procesos misionales) o al apoyo y control (procesos de apoyo y evaluación); dicho mapa se muestra a continuación:

MAPA DE PROCESOS UAERMV - CIRCULAR No.002 de 26-06-2016

1.6. FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE OPERACIÓN:





1.6.1. Aspectos Generales

Necesariamente se deben tener como referentes los componentes:

a) 1.2. Direccionamiento Estratégico: establece el curso que la entidad pretende seguir, en cumplimiento de su misión y visión

b) 1.3. Administración del Riesgo: determina lineamientos para el manejo de riesgos previamente identificados en cada uno de los procesos

El enunciado de la política debe expresar el ¿QUÉ? (objetivo) y el ¿CÓMO? (estrategia) que oriente la actuación de la entidad en el respectivo proceso o aspecto específico que sea requiera.

1.6.2. Metodología para definir Políticas de Operación:

a) Identificar aquellos procesos generadores de productos o servicios directamente relacionados con el quehacer de la entidad

b) Analizar los objetivos y las especificaciones de estos productos o servicios, de acuerdo con las necesidades y expectativas de los usuarios

c) Analizar los riesgos identificados en cada uno de estos procesosd) Determinar guías de acción (políticas de operación) de aplicabilidad general o particular.e) Analizar y aprobar las políticas de operaciónf) Proyectar y aprobar un documento que las contenga de acuerdo con cada uno de los procesos y

parámetros definidos para cada uno (Caracterización).g) Divulgar las políticas de operaciónh) Revisar y generar mejora continua

Igualmente, se debe tomar como referencia en los procesos, los siguientes aspectos: Función de la dependencia donde se encuentre el proceso. Contexto en que se desarrolla el proceso. Objetivo del proceso. Productos o servicios que genera. Riesgos de gestión y de corrupción identificados en el proceso. Normatividad general que rige para la entidad y aquella específica para el proceso (normograma

y caracterización de proceso). Tener en cuenta las políticas o estrategias definidas en el plan Estratégicode la UAERMV. Se deben construir colectivamente, con la participación de los servidores públicos que conozcan

a profundidad el proceso (líderes operativos y demás integrantes del proceso). Se deben establecerse mecanismos de difusión, seguimiento y evaluación permanentes.





2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN POR PROCESOS:

A continuación, se presenta el despliegue de las políticas de operación, agrupadas por tipo de procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación):

PROCESOS ESTRATÉGICOS1 SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIÓN Toda la información documentada de los procesos se revisará una vez por año o

cuando se requiera bajo el enfoque de mejora continua. El Proceso SIG debe analizar el impacto de las solicitudes de

elaboración/modificación/anulación de documentos del proceso, garantizando que no haya interferencias, duplicidades, ni que afecte la funcionalidad del mismo ni de la otra información documentada.

Cada actualización aprobada para el SIG deberá ser informada y comunicada a todos los servidores públicos de la Unidad, por los medios y con las herramientas especificadas.

El(la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación en su calidad de Administrador del SIG, será el único responsable de la aprobación final de la documentación generada por cualquiera de los procesos.

La Oficina Asesora de Planeación deberá coordinar en conjunto con el Proceso Talento Humano, las jornadas de reinducción que se requieran para los servidores públicos de la entidad.

En todos los casos en que sea requerida la asesoría para la optimización de la información documentada de los procesos, la Oficina Asesora de Planeación deberá brindar el acompañamiento para realizar las mejoras detectadas e identificadas, y éstas deberán ser actualizadas en el SISGESTION, previo cumplimiento de lo requerido por el SIG-PR-001 “Procedimiento de Control de Documentos” y aprobadas con el formato SIG correspondiente para la Aprobación Documental.

El(la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación en su papel de Representante de la Alta Dirección para el SIG, será único responsable de recolectar la información necesaria para la coordinación y realización de los ejercicios de Revisión por la Dirección. Para ello todas las demás dependencias de la entidad serán responsables de suministrar oportunamente dicha información de entrada.

La Oficina Asesora de Planeación brindará acompañamiento a los demás procesos, por medio del Equipo Técnico SIG; en caso de ser requerido, para la construcción de los Planes de Mejoramiento derivados de las auditorías. Así mismo apoyará los ejercicios de Autoevaluación de la calidad de procesos.

El Equipo Operativo: Enlaces de Procesos y Responsables Directivos, acompañados por el Equipo Técnico SIG y la OCI, para la realización e implementación de las técnicas y metodologías para administrar el riesgo, elaborarán y/o actualizarán los mapas de riesgos en sus dependencias/procesos,





los cuales se revisarán y ajustarán anualmente (antes del primer trimestre de cada año). Los demás servidores públicos vinculados a cada proceso, participarán en la realización e implementación del Mapa de Riesgos de procesos frente a los cuales interactúen, poniendo en práctica los principios y valores éticos de la Entidad, en materia de manejo de recursos y de autocontrol.

Las actividades de mejoramiento se orientarán permanentemente hacia la implementación de lineamientos y actualización del Sistema Integrado de Gestión, procurando la funcionalidad del mismo.

Los Objetivos Estratégicos del Sistema Integrado de Gestión son coherentes con la Política SIG UAERMV.

El Mapa de Procesos identifica y caracteriza procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación determinando la interrelación entre ellos.

Las auditorías Internas de Calidad (SIG) deberán ser debidamente planeadas y ejecutadas de acuerdo con lo programado por funcionarios certificados como Auditores Internos por parte de organismos competentes o profesionales idóneos para dicho fin.

La consolidación de la medición de la satisfacción de partes interesadas será realizada por el Proceso SIG, para la toma de decisiones por parte del Equipo Directivo SIG en Revisión por la Dirección.

El Plan Gerencial SIG es la herramienta de toma de decisiones para medir avances en recursos y objetivos para la implementación del SIG en la entidad.

2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Los planes de acción por proceso deben ser reportados mensualmente por el (la) Responsable Directivo o el (la) servidor(a) público(a) Designado(a) del Proceso, a la Oficina Asesora de Planeación a través de la pestaña de plan estratégico ubicada en SISGESTION.

Los indicadores por proceso deben ser reportados por su Responsable Directivo o el (la) servidor(a) público(a) Designado(a) del Proceso, en los 10 primeros días hábiles del mes según la periodicidad definida para cada uno.

Mensualmente se debe reportar en el módulo Producto, Metas y Resultados - PMR del PREDIS de la Secretaría Distrital de Hacienda, los avances realizados en el proyecto de inversión misional; así mismo, como también se debe reportar trimestralmente el avance físico de metas de los proyectos de inversión en el sistema SEGPLAN de la Secretaría Distrital de Planeación.

El Plan Estratégico debe estar alineado al Plan de Desarrollo Distrital vigente y será ajustado de acuerdo a los lineamientos y directrices que establezca la Alta Dirección de la UMV.

En la formulación de los Planes de acción por proceso, se debe verificar la alineación con el Plan Estratégico vigente de la UAERMV.

Trimestralmente se debe realizar análisis de los resultados de Indicadores y de planes de Acción reportados por los procesos de la Entidad.

Los planes de acción por proceso de la siguiente vigencia, deben ser formulados por los Responsables Directivos de cada proceso antes de que termine la vigencia actual, con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación.

Los proyectos de inversión deben ser reformulados por los Gerentes de Proyectos, con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación, en el evento que se presenten modificaciones presupuestales, cambio de actividades o variación en la anualización de metas.

Mensualmente, el Gerente de cada proyecto de inversión debe remitir la plantilla de seguimiento en medio magnético; así mismo, debe remitir impreso el reporte de avance del proyecto. El reporte de la información se debe realizar en los primeros siete (7) días hábiles de cada mes.

Garantizar la Publicación de la información y los datos abiertos en cumplimiento de la normatividad respectiva a la ley de Transparencia.

Mantener actualizada la información que se debe publicar en la página web de la entidad, respecto a la ley de Transparencia.

Se deben formular los acuerdos de gestión para la vigencia y se debe hacer seguimiento trimestralmente.





Para conocer y mantener la información actualizada del resultado de los diferentes comités intersectoriales, mesas y/o reuniones, entre otros, que los Servidores Públicos asistentes (autorizados y/o delegados por las instancias superiores) participan; deben informar durante los primeros siete (7) días hábiles de cada mes, los resultados de los temas allí tratados, que servirá como referente para el seguimiento de metas.

3 COMUNICACIONES Aplicación del Decreto Ley 019/2012 “LEY ANTITRÁMITES” en todos los procedimientos del proceso: ARTÍCULO 232. PUBLICIDAD OFICIAL: "En ningún caso las entidades objeto de esta reglamentación podrán patrocinar, contratar o realizar directamente publicidad oficial que no esté relacionada con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o patrocinar la impresión de ediciones de lujo.

" La divulgación de la información de carácter corporativo como memorandos, circulas, directivas, resoluciones, entre otras, serán socializadas exclusivamente a través Proceso de Comunicaciones, mediante el correo [email protected], creado para tal fin.

Las solicitudes que se realicen en las diferentes dependencias al Proceso de Comunicaciones, deberán estar soportadas mediante el formato COM-FM-001 o por medio de un correo institucional que permitan dar garantía de ello.

Para la difusión de la información interna el Proceso de Comunicaciones tiene el uso exclusivo del correo [email protected]; por su parte, para la divulgación de la información externa tiene a su disposición el correo [email protected]

Las solicitudes que realizan los medios de comunicación se atenderán mediante el formato COM-FM-001, o por medio de los correos institucionales de los profesionales que tengan a cargo el manejo de las comunicaciones.

En los manejos de crisis, la Entidad cuenta con el documento COM-MA-002 Manual de Crisis de Comunicaciones, cuyo objetivo es poner a disposición de la Dirección General y las diferentes dependencias de la UAERMV, una guía que entregue parámetros claros de gestión comunicacional para enfrentar eventuales crisis, que permitan a la Entidad y a sus responsables directivos o Vocero designado por la Dirección General, estar mejor preparados para manejar este tipo de situaciones y proteger, tanto en el ámbito interno como externo, los activos de imagen pública y de reputación corporativa de la UAERMV.

La identidad o imagen corporativa de la UAERMV estará a cargo del Proceso de Comunicaciones y deberá estar en concordancia del Manual de Identidad vigente de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Las dependencias que requieran construcción de piezas gráficas, estructuración de la información, entro otros servicios, deberán hacer la solicitud con cinco días de anticipación para el análisis y el estudio de la misma.

El Proceso de Comunicaciones desempeñará el papel de garante ante el Proceso de Sistemas, en lo relacionado al funcionamiento y actualización del módulo de Trasparencia.

El Proceso de Comunicaciones es el encargado de proporcionar información rápida y oportuna al público externo en temas relacionado a la gestión de la UAERMV, por lo anterior, se trabajará de la mano con la Subdirección Técnica de Producción e Intervención y la Subdirección Técnica de Mejoramiento de la Malla Vial Local, quienes serán los encargados de suministrar dicha información.

El Proceso de Comunicaciones apoyará y atenderá los temas relacionados con actividades que impulsen y desarrollen Políticas Distritales.

El Proceso de Comunicaciones desarrollará la información referente a la planeación estratégica, con el fin de generar un sentido de pertenecía con los servidores públicos y para mejorar el clima laboral en la entidad.

El Proceso de Comunicaciones será el encargado del manejo de las redes sociales que posibilitan la comunicación digital, como: Facebook, YouTube, Twitter y Blogs, la cual está dirigida al público externo.





para garantizar un flujo de información actualizada y oportuna al público interno. El Proceso de Comunicaciones apoyará a las diferentes áreas de la UAERMV en el

suministro del material visual (fotos, videos, entre otros) que serán utilizados en presentaciones y/o reuniones externas.

El Proceso de Comunicaciones a través de la Cartilla de Identidad Visual en Obra (COM-IN-001), será vigilante que la identidad corporativa en los puntos de obra y demás escenarios se cumpla a cabalidad.

El Proceso de Comunicaciones mediante su Manual de Gestión de Comunicaciones (COM-MA-001), será el encargado de diseñar, implementar y estructurar toda la información de la UAERMV tanto interna como externa.

En los recorridos de obra, el Proceso de Comunicaciones determinarán el sitio a realizarse las entrevistas con los medios de comunicación. El Director General y el área técnica asesorarán en el tema.

PROCESOS MISIONALES

4PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO VIAL

LOCAL

Actualización periódica de los diagnósticos por cuadrantes de la malla vial de competencia de la Entidad.

Antes de realizar una evaluación técnica de vías, se debe consultar el consolidado de visitas realizadas por la Entidad y el Sistema de Información Geográfica del Instituto de Desarrollo Urbano -IDU (SIGIDU) con el fin de verificar que el segmento vial no esté reservado por otras entidades, que no tenga pólizas vigentes ni restricciones, lo anterior en razón a que el IDU es el responsable del inventario de la malla vial del Distrito Capital.

Verificar la viabilidad técnica de intervención con base en las consultas y filtros de información efectuados para la inclusión de los segmentos viales en los programas de recuperación de malla vial de competencia de la Entidad.

Mantener la malla vial local que se encuentra en buen estado y mejorar el porcentaje que se encuentra en regular o mal estado a buen estado.

Teniendo en cuenta el diagnóstico realizado por cuadrantes o visitas técnicas, priorizar todos los segmentos viales que requieren acciones de movilidad puntuales con el fin de mejorar la movilidad y la seguridad vial.

En la evaluación técnica, se debe aplicar el modelo de priorización de vías. Su criterio técnico y calificación hace parte de la priorización.

Los criterios de priorización de vías son: Accesibilidad Integral (AI) Cercanía a áreas Prioritarias de Intervención (API), Accesibilidad con Áreas de Actividad (AAA) y Factor de Conectividad (FC) o Factor de Continuidad (CO).

La base para la aplicación del modelo de priorización de vías a cargo de la UAERMV son el resultado de los diagnósticos de las localidades y las necesidades y expectativas de los usuarios y/o grupos de interés, a través de las solicitudes de intervención que realicen en casos de acciones de movilidad para atender situaciones imprevistas que afecten la movilidad, y/o la disponibilidad de recursos de inversión para cada localidad.

La responsabilidad de la aplicación del modelo de priorización de vías deberá recaer únicamente en el profesional designado por la Subdirección Técnica de Mejoramiento de la Malla Vial Local.

Los resultados de la aplicación del modelo de priorización de vías sirve como insumo para: La programación de intervenciones directas (principalmente) o La determinación de atención indirecta de requerimientos (contratos con terceros), la programación de producción de mezcla asfáltica en la planta, la programación de compra de insumos para la producción de mezcla asfáltica , la determinación de la capacidad instalada de la UMV, en cuanto a los requerimientos de atención o la determinación de las necesidades de recursos para las intervenciones directas e indirectas: Operativa (maquinaria, personal, equipos, ETC.), Financiera y de Producción.

La asistencia técnica a grupos de interés se realizará a través de los Comités Interinstitucionales vigentes en el momento, en representación del (la) Subdirector(a) de Mejoramiento de la Malla vial.





Una fuente de consulta de información vial utilizada para realizar la priorización y programación de intervenciones de la malla vial local, será el aplicativo SIGIDU.

5 COMERCIALIZACIÓN DE SERVICIOS

La comercialización de Productos y Servicios UAERMV solo estará a cargo de este proceso

Solo se comercializará lo indicado en el Portafolio de Productos y/o Servicios En cumplimiento de la Ley 1474 Artículo 1°. Inhabilidad para contratar de quienes

incurran en actos de corrupción, no se podrá realizar negociación (contrato o convenio) con quien incurra de inhabilidades.

El alcance del proceso llega hasta evaluar la efectividad de las estrategias de comercialización aplicadas y el servicio y/o producto entregado.

Solo se harán estudios de mercados de los productos y/o servicios enmarcados dentro de CSE-IN-001 “Portafolio de Productos y/o Servicios UAERMV”

Todas las Negociaciones estarán conceptuadas dentro del marco legal vigente. Ofrecimiento de productos y/o servicios con precios vigentes o actualizados.

6 APOYO INTERINSTITUCIONAL

De acuerdo con las solicitudes de emergencia reportadas a través del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – SDGRCC coordinada por el Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER, se clasificó como situaciones imprevistas que dificultan la movilidad en las que se requiriere establecer la movilidad en la ciudad y los responsables de su ejecución.

Mecanismo de atención: El IDIGER realizará directamente la solicitud a la UAERMV a través del Subdirector de Producción e Intervención o quien delegue

El Profesional SST y/o Ambiental de la Gerencia de Gestión Ambiental, Social y Atención al Usuario debe verificar que todo el personal que interviene en la atención de emergencias cuente con elementos de protección personal antes de ingresar al sitio de la emergencia.

Se tendrá una programación trimestral de personal que estará disponible para la atención de emergencias durante las 24 horas del día los 7 días de la semana. Esta programación se dará a conocer al iniciar cada trimestre y estará compuesta por turnos que incluyan operarios de todas las máquinas y personal de cuadrilla.

El equipo de atención de emergencias o situaciones imprevistas debe estar conformado por un Profesional de la SPI o GI o GASA o SMVL o un Contratista, un Coordinador (Técnico de la Gerencia de Intervención o Trabajador Oficial “Maestro General de Obra” o Contratista), un Delegado de la Gerencia de Producción (Profesional, Técnico o Contratista) y conductores, operarios de maquinaria y una cuadrilla dependiendo de la magnitud de la emergencia.

En caso de ser necesario en el momento de la evaluación se deberán tomar registros fotográficos e incluirlos en el Formato Informe de Apoyo de Emergencias AII-FM-002.

7 PRODUCCIÓN

Se deberán alistar las cantidades de materias primas (Arena triturada de río, arena triturada de cantera, grava de 1/2., grava de ¾, grava de 1”), de acuerdo al tipo de mezcla asfáltica a producir (MD-10, MD-12 y MD-20), teniendo como base inicial los porcentajes establecidos en el diseño de la misma. (tener en cuenta que se cambiaron nomenclaturas).

Las propiedades físicas de la mezcla asfáltica deben cumplir con los parámetros técnicos establecidos por las especificaciones IDU vigentes a la fecha.

Antes de autorizar cualquier despacho al contratista que suministra materiales para mezcla asfáltica y mezcla de concreto, se debe haber realizado muestreo de la fuente y así realizar los ensayos respectivos para comparar los resultados de los ensayos del material con lo solicitado por la especificación IDU e INVIAS.

Para solicitar la realización de cualquier ensayo a cualquier material o cualquier actividad que se ejecute en un frente de obra se debe realizar la solicitud por intermedio del diligenciamiento del formato PRO-FM-009 requerimiento servicio de laboratorio.

8 INTERVENCIÓN DE LA MALLA VIAL LOCAL

Referentes a la Programación Las fuentes por medio de las cuales se realiza la programación de intervenciones de





la malla vial local, son el Listado General de Priorizaciones Actualizado (producto de la Priorización realizada en el Proceso de Planificación del Desarrollo Vial Local, las solicitudes de Acciones de movilidad inmediatas y los que por necesidad de apoyo interinstitucional (atención de situaciones imprevistas) sea necesario atender.

Los lineamientos sobre la programación de obras son formalizados semanalmente en el Comité de Obra que realiza la Subdirección Técnica de Producción e Intervención Vial.

Los criterios de priorización de vías, no podrán ser alterados o modificados al momento de realizar la programación.

El único tipo de intervención que afectan imparcialmente la programación periódica de intervenciones, es la atención de situaciones imprevistas.

Para realizar una programación eficiente, es necesario que siempre sea considerada la disponibilidad de los recursos necesarios para la realización de las intervenciones. Tener en cuenta los datos de la visita técnica realizada.

Referentes a la Ejecución El Comité de Obra será el único escenario en el cual se expongan los

inconvenientes y aciertos obtenidos en la ejecución de las intervenciones. Se debe dar cumplimiento a la señalización obligatoria en las intervenciones, según

lo establecido en el Plan de Manejo de Tránsito de la Secretaría de Movilidad, y/o Esquemas Típicos de Planes de Manejo de Tránsito de la SDM.

Se debe velar por el óptimo mantenimiento de la maquinaria y los equipos necesarios para la realización de las intervenciones

Es necesario que cada supervisor de obra tenga ubicados los botaderos en los cuales debe hacerse la disposición de residuos de obra (escombros).

Las condiciones físicas y químicas de la mezcla asfáltica deben cumplir con las condiciones técnicas establecidas por las normas IDU e INVÍAS.

Para el caso de intervenciones realizadas por terceros, se debe velar a través de los contratos vigentes, que el personal que atiende las intervenciones sea competente e idóneo para realizar las mismas, con el fin de no afectar la calidad de las intervenciones realizadas por la UMV.

Una fuente de consulta de información vial utilizada para realizar la priorización y programación de intervenciones de la malla vial local, será el aplicativo SIGIDU.

Referentes Control de Calidad La Supervisión realizada a las intervenciones directas e indirectas, basan su labor

en el cumplimiento del Procedimiento de Control de Producto No Conforme. Para ello deben estar claramente especificados los requisitos en cada tipo de intervención. Entre otros se pueden encontrar: el control social, la señalización, las especificaciones de calidad de la obra por cada tipo de intervención, la calidad de materiales, los residuos generados).

Gestión Social en obra El grupo de gestores sociales (Gerencia GASA) es el encargado de realizar la labor

social con la comunidad del entorno de la intervención. En los casos en que las intervenciones se realicen en barrios subnormales, se

deben firmar Actas de Vecindad (inventario) en donde se describan los principales riesgos

9 GESTIÓN AMBIENTAL

Permisos y Licencias Ambientales: Se debe presentar Licencias y/o permisos ambientales de las fuentes de extracción

de materias primas y/o salvoconductos para la movilización de madera que serán utilizadas en las intervenciones, de conformidad con las resoluciones de la autoridad ambiental competente.

Se debe solicitar el permiso o autorización de tala, trasplante o reubicación de arbolado urbano ante la Autoridad Ambiental competente por ejecución directa (UAERMV) y/o por Tercerización (contratista responsable de la Obra).

Se debe solicitar el permiso o autorización de Ocupación del Cauce y/o posible afectación a estructuras ecológicas principales por ejecución directa ((UAERMV) y/o por Tercerización (contratista responsable de la Obra).





Referente a la Intervención: Dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente. Se debe dar cumplimiento a la Resolución 991 de 2001 (Julio 25) “Por la cual se

adopta para el Distrito Capital de Bogotá, la “guía de manejo ambiental”, para el desarrollo de proyectos de infraestructura urbana que causen mínimo impacto ambiental" (D.A.M.A. hoy SDA) (Programa de Implementación del Plan de Manejo Ambiental PIPMA)

Antes de la intervención se debe realizar inventario de individuos arbóreos, sumideros y fuentes de agua presentes en el frente de obra.

Se debe contar previamente con un sitio de disposición de Residuos de Construcción y Demolición (RCD) con licencia vigente expedida por la autoridad ambiental competente.

Se debe realizar cerramiento y protección de materiales pétreos y RCD en el frente de obra con el fin de controlar el arrastre de material particulado.

Se debe realizar en lo posible aprovechamiento y llevar registro de RCD de conformidad a lo establecido en la Resolución 1115 de 2012 “Por medio de la cual se adoptan los lineamientos Técnico - Ambientales para las actividades de aprovechamiento y tratamiento de los residuos de construcción y demolición en el Distrito Capital”. (Pasta de asfalto, fresado, concreto, recebo, entre otros).

Está prohibido depositar RCD en zonas verdes, o zonas de ronda hidráulica de ríos, quebradas, humedales, chucuas, sus cauces y sus lechos.

Los vehículos destinados al transporte de RCD, no deben ser llenados por encima de su capacidad; la carga debe ir cubierta en toda su extensión.

Se debe dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el DECRETO 442 de 09 de noviembre de 2015 “Por medio del cual se crea el Programa de aprovechamiento y/o valorización de llantas usadas en el Distrito Capital y se adoptan otras disposiciones.” (el cual deroga y deja sin efectos la Resolución 6981 de 2012 "Por la cual se dictan lineamientos para el aprovechamiento de llantas y neumáticos usados, y llantas no conforme en el Distrito Capital"), en cuanto a la aplicación de mezcla asfáltica modificada con Grano de Caucho Reciclado (GCR).

Se debe realizar sensibilización permanente a los trabajadores en los frentes de obra, en temas de prevención y control de los impactos ambientales dados por las actividades constructivas.

Se debe mantener en orden y aseo permanente el frente de obra, realizando la disposición adecuada de los residuos ordinarios, reciclables y peligrosos, en el Punto Ecológico (bolsas plásticas de color amarillo, verde y rojo).

Al finalizar la intervención, se debe realizar el Cierre Ambiental verificando el estado de las condiciones ambientales actuales del frente de obra.

Se debe realizar la limpieza de llantas de todos los vehículos que salgan del frente de obra - Resolución 541 de 1994 “Por medio de la cual se regula el cargue, descargue, transporte, almacenamiento y disposición final de escombros, materiales, elementos, concretos y agregados sueltos, de construcción, de demolición y capa orgánica, suelo y subsuelo de excavación” y mantener limpias las vías de acceso garantizando la no aportación de material particulado a redes del alcantarillado y partículas suspendidas a la atmósfera.

Se debe realizar humectación en tiempo seco con el fin de controlar la emisión de material particulado a la atmósfera en el segmento vial intervenido.

Está prohibido el lavado de mezcladoras de concreto en los frentes de obra y/o zonas aledañas a este.

10 GESTIÓN SOCIAL Y DE ATENCIÓN A

PARTES INTERESADAS

Los servidores públicos que sean Residentes Sociales de la Gerencia GASA, serán los encargados de realizar las labores de Gestión Social y Atención a Partes Interesadas con la comunidad del entorno de la intervención.

La realización de la Gestión Social debe ser solicitada con tres (3) días de anticipación a la Gerencia GASA por parte del responsable de la Obra





presupuesto asignado. Aplicar las políticas y normas establecidas para articular el derecho a la

participación ciudadana incidente con otras entidades y organismos distritales y del nivel local.

Previo a la ejecución técnica se realiza: 1. Se socializa con lenguaje claro a través de volantes o en reunión general con la

comunidad, la intervención, proporcionando información sobre aspectos generales de la obra a desarrollar.

2. El levantamiento del Acta de Vecindad de Fachada o Interna, estará de acuerdo al tipo de intervención.

3. La instalación de puntos satélites de información se realiza en caso de obras de rehabilitación, en donde se fija un afiche medio pliego con la información de inicio y duración de la obra con el nombre de la entidad: UAERMV.

4. El Acta de Compromiso se realizará en caso de verse afectado la parte interesada por la intervención de la obra, o de verse afectada la obra por factores externos implementados por la comunidad; por ejemplo: la no canalización de bajantes de aguas lluvias, en el desarrollo de esta actividad está limitada a la disponibilidad del propietario o representante del predio. Se diligencia acta de compromiso en donde se sugiere la aplicación del código de policía al respecto para la adecuación de las bajantes.

Durante la ejecución: 5. Las charlas informativas deben contener temáticas de gestión social.6. Se reciben los PQRSFD, es decir, todos los eventos que generen manifestación

de la parte interesada, en relación con la intervención de la UAERMV, se diligencia el formato de requerimiento PQRSFD, que se enviará para su gestión a Atención al Ciudadano para su trámite y distribución.

Al finalizar la intervención técnica :7. Las Encuestas de Satisfacción a Partes Interesadas, solamente se diligencian de

acuerdo a la misma cantidad de actas de vecindad levantadas (tabular mínimo 80% de la comunidad con acta de vecindad).

8. Al finalizar la obra y anexo a la aplicación de encuestas de satisfacción, se distribuye el material didáctico sobre sostenibilidad de la obra para su cuidado y conservación.

9. Gestionar el cierre de las PQRSF que estaban pendientes de respuesta por parte de la parte técnica.

10.Para la entrega de la obra, se convoca y realiza reunión con la comunidad beneficiada por las obras, se les informa sobre la terminación de la obra y los cuidados que deben mantener para su duración (en caso de rehabilitación).





11 ATENCIÓN AL CIUDADANO

Aplicar la Política Distrital de Servicio al Ciudadano Los aspectos generales de la entidad, deben estar publicados en la página web

institucional: www.umv.gov.co, información que debe estar actualizada ante cualquier cambio importante generado por la Alta Dirección.

El alcance de la atención al ciudadano es exclusivamente del proceso ACI, donde ingresan los distintos requerimientos por la página web institucional, canal de atención telefónico, personal y el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, se responden o son direccionados por el proceso en términos de competencia y se hace seguimiento a la respuesta de los mismos.

Los mecanismos para la protección de los derechos ciudadanos son consignados en la página web institucional y publicados en cartelera del proceso bajo el direccionamiento del proceso ACI

Llevar a cabo el trámite para la recepción de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones, aplicando la Ley Antitrámites

Transparencia en la atención ciudadana y aplicando la Ley anticorrupción Los canales de atención ciudadana, en caso de fallar se advierten al proceso de

Sistemas de Información y Tecnología El Defensor Ciudadano estará en cabeza de la Secretaría General o por quien

delegue, y tomará las decisiones pertinentes cuando los ciudadanos se sientan vulnerables, en caso de no recibir la atención adecuada.

Elaboración de informe según la directrices de la Veeduría Distrital para la toma de decisiones en función de la totalidad de los requerimientos que ingresan mensualmente a la Unidad

PROCESOS DE APOYO

12 JURÍDICA

Cumplir con la normatividad vigente aplicable al proceso en cada una de sus actividades.

Todos los actos administrativos a través de los cuales se pagan sentencias judiciales, contestación de Tutelas y agotamiento de vía gubernativa deben llevar el visto bueno del(a) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

Cumplimiento de las políticas de defensa judicial aprobadas por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y por la UAERMV.

Cada Seis (6) meses mínimos se debe actualizar el normograma de la entidad (o cuando se requiera)

El Comité de Conciliación debe reunirse mínimo dos (2) veces al mes (o cuando se requiera).

El Sistema de Información de Procesos Judiciales – SIPROJ- debe actualizarse en la plataforma virtual (http://www.alcaldiabogota.gov.co/siprojweb2/index.html) continuamente, cuyos usuarios son: el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, el (la) Director(a) General, la profesional especializada de OAJ, la profesional especializada de THU, la profesional especializada de FIN, auxiliar administrativa de FIN-Presupuesto y los contratistas que realicen actividades de defensa judicial.

La OAJ hará el seguimiento de los Derechos de Petición de la Entidad y consolidará los que se remitan del Concejo de Bogotá D.C., según lo dispuesto en el Acuerdo 011 de 2006, como parte de las funciones de la dependencia.

• Decreto Ley 019/2012 ARTICULO 16. Se aplicará la EXTENSION APLICACIÓN LEY 962 DE 2005. Aplicables a los particulares que cumplen funciones administrativas No se podrán hacer cobros no autorizados: valor alguno por concepto de tasas, contribuciones, formularios o precios de servicios que no estén expresamente autorizados mediante norma con fuerza de ley o mediante norma expedida por autoridad competente, que determine los recursos con los cuales contará la entidad u organismo para cumplir su objeto.

13 CONTRATACIÓN Cumplir con la normatividad vigente aplicable al proceso en cada una de sus

actividades Todos los actos administrativos de apertura y adjudicación del proceso deben llevar

el visto bueno de la Secretaría General y Asesor(a) del Despacho





Dar cumplimiento a lo estipulado del Estatuto de Contratación y sus decretos reglamentarios y del Manual de Contratación y del Manual de Interventoría y Supervisión de la entidad.

El Comité de Contratación deberá reunirse extraordinariamente cada vez que se requiera, y mínimo cuatro (4) veces al año.

El Portal Único de Contratación debe actualizarse permanentemente a diario y/o dependiendo de los procesos contractuales que se adelanten en la entidad y de las modificaciones que se les hagan a los contratos

La UAERMV acoge el Estatuto de Contratación y sus normas reglamentarias. Los Manuales de “Contratación” y de “Interventoría & Supervisión” de la UAERMV

son la guía práctica para desarrollar las actividades contractuales al interior de la Entidad.

La Secretaría General – Proceso de Contratación, establece quince (15) días hábiles como término máximo para dar respuesta a las solicitudes de cualquier tipo o la elaboración de las minutas a que haya lugar, requeridas por las demás dependencias de la Entidad. Este término SOLO APLICARÁ si la documentación entregada está completa y no se requiere de documentos o decisiones de otras dependencias o de agentes externos, para generar la respuesta o la minuta referida. Si para este evento se requiere dar aplicación a términos de ley, siempre aplicarán estos últimos antes que los establecidos por la Entidad.

Sin perjuicio de las funciones dadas a través del Acuerdo No. 011 de 2010 a la Secretaría General al respecto de la dirección de las etapas precontractual, contractual y pos-contractual, las distintas dependencias que tienen la necesidad y requieren cualquier proceso de contratación, no podrán en ningún momento desligarse de los deberes y responsabilidades que les caben dentro del desarrollo de todas las etapas del proceso contractual, como generadoras directas de los insumos necesarios para la ejecución de los procesos referidos.

Se tendrá en cuenta lo consignado en el Decreto Ley 019/2012 “Antitrámites”: por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública; y las “Disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública” consignadas en el Capítulo 4 de la LEY 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Los Estudios del Sector, siendo etapa precontractual que sigue lo consignado y requerido en el Plan de Adquisiciones vigente, serán la base para dar inicio a los procesos contractuales, y serán responsabilidad de la Secretaría General.

Solo se recibirán solicitudes para la elaboración de estudios del Sector, con un (1) mes de anticipación a la fecha programada en el plan de adquisiciones vigente para la publicación del proceso en SECOP.

14 GESTIÓN DOCUMENTAL

Correspondencia: Actividades enmarcadas en función de las Comunicaciones oficiales externas e

internas recibidas como generadas por la entidad deben quedar registradas en el aplicativo de Información ORFEO y los correspondientes responsables deben realizar su seguimiento y trámite pertinente.

Elaboración de Documentos: Las comunicaciones expedidas por la UAERMV deben estar acordes con los

formatos establecidos para tal fin, deben contener en el asunto el número de radicado a que se le da respuesta, deben contener los anexos y las copias a que se refiere el comunicado, además deben contener la dirección correcta del destino, de acuerdo con el Manual de Calidad.

Procedimiento de Archivo: Las dependencias, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con

su Tabla de Retención Documental y en concordancia con los procesos, procedimientos, instructivos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión.

Se debe llevar a cabo la Consulta y Préstamo de Documentos acorde a la normatividad vigente y en función de la preservación del documento.





Políticas de Manera General: Cumplir la normatividad expedida a nivel nacional por el Archivo General de la

Nación y a nivel distrital por el Archivo de Bogotá. Realizar la formulación, seguimiento y evaluación al proceso de gestión documental

de la entidad estableciendo metas y compromisos a nivel interno y externo.

Transferencias Documentales: Generar un programa anual para llevar a cabo las transferencias y por parte de los

procesos verificar que las series documentales y subseries documentales que van a ser transferidas al Archivo Central estén debidamente relacionadas en el Inventario Documental y cumplan con todas las actividades en la organización de la

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA

El Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESTIC) establece la orientación estratégica de la UMV, relacionada con tecnología e información por tal razón todo proyecto relacionado con sistemas de información y tecnología debe estar relacionado en este. Este documento es actualizado por Sistemas de Información y Tecnología, de acuerdo con los lineamientos de la Comisión Distrital Sistemas.

Los planes de adquisición de nuevos equipos y software deben ser definidos, de acuerdo con los requerimientos de uso de infraestructura tecnológica, de suministro de software y hardware, de donaciones de entidades oficiales, públicas o privadas, las necesidades de renovación tecnológica de la organización y las estrategias definidas en el Plan Estratégico de la organización.

Sin excepción todo equipo o software adquirido por el proceso de compra o donación, antes de iniciar su funcionamiento debe ser debidamente registrado en el inventario, para asegurar su control y contabilización por las áreas encargadas de esta función.

Es responsabilidad de Sistemas de la Información y Tecnología, controlar y llevar el inventario detallado del software instalado en los equipos de la UMV, igualmente de informar a Administración de Bienes e Infraestructura todo movimiento relacionado con hardware y equipos de comunicaciones.

Anualmente, Sistemas de la Información y Tecnología debe obtener el reporte del inventario de hardware y software, a través de la consulta definida en el módulo Administración del aplicativo implementado para la administración de los inventarios, de acuerdo a la estructura definida por las entidades de control para su reporte.

Todo software instalado en la Unidad de Mantenimiento Vial debe estar legalmente licenciado. No está permitido la instalación de software que no cuente con la respectiva licencia de uso.

Las actividades para el desarrollo e implementación de los sistemas de información en la entidad deben seguir los lineamientos establecidos por Sistemas de Información y Tecnología.

Las actividades planeadas para mantenimientos preventivos y correctivos en los equipos de la UMV, se realizarán en la medida de lo posible en horarios no laborables, salvo aquellos casos en que el uso del equipo es imprescindible para la labor asignada.

Periódicamente se realizan Backup automáticos a la base de datos, de acuerdo con los mecanismos establecidos y la criticidad de la información almacenada.

Tanto los equipos como la red de información de la UMV deben contar con sistemas de protección antivirus, firewalls y anti-spyware para preservar y proteger la





información que se genera en la entidad.

15

Cada funcionario y contratista de la UMV debe acatar, practicar e interiorizar las políticas de seguridad informática desarrolladas por Sistemas de Información y Tecnología, para asegurar el buen uso, la protección y manejo eficiente de la información que genera la entidad.

Los funcionarios y contratistas de la entidad tienen la responsabilidad de hacer buen uso de los recursos tecnológicos que la Unidad dispone para su gestión; por tal motivo, deben acatar las instrucciones de uso y recomendaciones impartidas por Sistemas de Información y Tecnología. Recuerde remover las grapas o ganchos de las hojas cuando utilice los equipos de escáner o fotocopiado y realizar impresiones relacionadas únicamente con su trabajo.

Los funcionarios con cuenta de correo electrónico y sistemas de comunicación interna, por las cuales pueden enviar y recibir información indispensable para sus actividades, es su responsabilidad la remisión de información únicamente a los funcionarios asignados, así como, evitar abrir mensajes de destinatarios desconocidos que puedan contener virus o programas perniciosos para la entidad.

El uso de internet es específicamente para actividades de trabajo, está prohibido descargar música, películas u otros archivos no legales que puedancontener información que ocasione daños a los sistemas de la organización.

Las solicitudes o requerimientos de lunes a viernes de 7 a.m. a 4:30 p.m., que pueden realizar personalmente a nuestros colaboradores o telefónicamente a las extensiones de asignadas a sistemas, o de manera escrita por medio de correo electrónico ([email protected]) oficio, memorando o WhatsApp a un teléfono perteneciente a la entidad.

Los tiempos de respuesta a la solicitud dependerá del tipo de requerimiento instaurado, así:

Las políticas de atención a los usuarios es prestar un servicio eficiente que colme las expectativas de los usuarios, ofreciendo tiempos de respuesta oportunos y velando porque no se registren retrasos en los procesos.

16 FINANCIERA

SUBPROCESOS: CONTABILIDADPRESUPUESTO

TESORERÍA

Cumplir con la normatividad vigente aplicable al proceso de Gestión Financiera en cada una de sus actividades

Aplicación del Plan General de la Contabilidad Pública adoptado mediante Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007

Cumplimiento del Acuerdo No. 011 de 2010 a la Secretaría General al respecto de la dirección de las etapas precontractual, contractual y pos-contractual, las distintas dependencias que tienen la necesidad y requieren cualquier proceso de contratación, no podrán en ningún momento desligarse de los deberes y responsabilidades que les caben dentro del desarrollo de todas las etapas del proceso contractual, como generadoras directas de los insumos necesarios para la ejecución de los procesos referidos.

Cumplir con el objeto de la ley 80 de 1993 de disponer de las reglas y principios que rigen los contratos de las Entidades Estatales.

Aplicación de la Ley 1474/2011 “Estatuto Anticorrupción” en la gestión financiera de la entidad.

Aplicación del Decreto Ley 019/2012 “Ley Antitrámites”:


mailto:[email protected]




ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación Artículo 11. DE LOS ERRORES DE CITAS, DE ORTOGRAFÍA, DE

MECANOGRAFÍA O DE ARITMÉTICA: Ninguna autoridad administrativa podrá devolver o rechazar solicitudes contenidas en formularios por errores de citas, de ortografía, de mecanografía, de aritmética o similares, salvo que la utilización del idioma o de los resultados aritméticos resulte relevante para definir el fondo del asunto de que se trate y exista duda sobre el querer del solicitante.

Artículo 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS: Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.

Artículo 36. PRESUNCIÓN DE VALIDEZ DE FIRMAS: Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación

Artículo 93. SUPRESIÓN DEL CERTIFICADO JUDICIAL. A partir de la vigencia del presente Decreto-Ley, suprímase el documento certificado judicial. En consecuencia, ninguna persona está obligada a presentar un documento que certifique sus antecedentes judiciales para trámites con entidades de derecho público o privado.

Artículo 94. CONSULTA EN LÍNEA DE LOS ANTECEDENTES JUDICIALES: Las entidades públicas o los particulares que requieran conocer los antecedentes judiciales de cualquier persona nacional o extranjera podrán consultarlos en línea en los registros de las bases de datos a que se refiere

Artículo 145. NO OBLIGATORIEDAD DE MANTENER SALDO EN LAS CUENTAS DE AHORRO DE LOS PENSIONADOS: Los pensionados cuya mesada no exceda de dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, a los que se le abone su mesada pensional en cuenta de ahorro, no están obligados a mantener saldo alguno en dicha cuenta

ARTICULO 193. TRANSFERENCIA DE CESANTIAS: En todas las entidades públicas será obligatorio incluir en sus presupuestos las partidas necesarias para atender las cesantías de la respectiva vigencia, como requisito indispensable para su presentación, trámite y aprobación por parte de la autoridad correspondiente.

ARTICULO 231. REPORTES: "Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en ejercicio de sus funciones

17 TALENTO HUMANO

SUBPROCESO: SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO

Cumplir con la normatividad exigida por entidades superiores y entes de control, aplicable al proceso de Talento Humano para cada una de sus actividades.

PERSONAL: El programa de capacitación se orientará al fortalecimiento de las competencias del

personal. Las evaluaciones de desempeño se realizarán de conformidad con los lineamientos

de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Levar a cabo la vinculación y desvinculación de personal, ya sea en nombramiento

en periodo de prueba, nombramiento definitivo, nombramiento provisional, nombramiento en un empleo de libre nombramiento y remoción además del otorgamiento de encargos

CAPACITACIÓN: En el “Plan de Capacitación” se incluirá la inducción y/o re-inducción de los

servidores públicos de la UMV, dando cumplimiento a lo establecidos en el Decreto 1567 de 1998 literal e numeral 2 del Artículo 2; Artículo 35, parágrafo del artículo 73, Artículo 75 del Decreto 1227 de 2005 y demás normatividad relacionada.

NÓMINA: Por política del Distrito la nómina deberá ser pagada en un periodo mensual con el

fin de evitar mayor cantidad de gastos administrativos y será pagada cinco (5) días hábiles antes de finalizar el mes.

El cierre de todas novedades (incluye presentación de novedades de vinculación de personal) debe realizarse los primeros diez (10) días del mes: Esto no siempre se cumple debido a que en ocasiones se hacen nombramientos por fuera de estos 10





días. Se pueden identificar como novedades las siguientes: Vacaciones, quinquenios,

auxilios, horas extras, prima técnica, encargo, ingresos, desvinculación de personal, licencias, suspensiones, embargos, incapacidades, pagos de pensión, cooperativas, sanciones disciplinarias pecuniarias. incentivos y demás situaciones administrativas (FONCEP).

Enviar los documentos correspondientes a relaciones de aportes, provisión de cesantías causadas, vacaciones, demás documentos exigidos por el FONCEP, deben ser enviados para los trámites correspondientes en el Proceso de Financiera:

CESANTÍAS:Recibir y tramitar solicitudes para el pago de cesantías de acuerdo a las condiciones previstas en la normatividad vigente en la materia

La liquidación del Quinquenio se tiene en cuenta lo establecido en la Convención de Colectiva de Trabajo Vigente.

18CONTROL

DISCIPLINARIO INTERNO

Control interno disciplinario está en la obligación “de conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios” de conformidad con el CDU. Constitución política, Código penal y de procedimiento penal, garantizando así la doble instancia. Recayendo la competencia de la segunda y definitiva instancia administrativa en la Dirección General

Podrá igualmente exigir, obediencia, disciplina y acatamiento normativo en todo el proceso de la actividad estatal, de los funcionarios públicos y trabajadores oficiales, para salvaguarda del objeto social, misional, económico y legal de la UAERMV.

El proceso debe iniciar de oficio investigaciones sobre presuntos actos que se presenten en el marco de las funciones públicas, ya sea a mutuo propio o por queja o denuncia debidamente fundamentada.

A partir de la recepción de un requerimiento se realizará un análisis para determinar si corresponde a un posible acto de corrupción. En el caso que no lo sea, deberá cambiar el tipo de petición y devolverla al Proceso Atención al Ciudadano para su clasificación y posterior radicación.

Remitir semestralmente antes del 15 de abril y el 15 de octubre de cada año a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría General un breve informe acerca de las denuncias y/o quejas por posibles actos de corrupción que llegan a través del SDQS y las acciones adelantadas sobre las mismas

19Administración de

Bienes e Infraestructura

1. POLÍTICAS DE SERVICIO GENERALES 1.1 La atención para solicitud de elementos en Almacén se puede realizar de 7

a.m. a 5 p.m, en jornada continua.1.2 La solicitud de elementos a Almacén se realiza, teniendo en cuenta la siguiente

clasificación:a) Elementos de consumo. Aquellos bienes que se consumen cuando se hace

uso de ellos, es decir, se extinguen o terminan con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros elementos desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes. Ej.: Arena, azúcar, pegantes, etc.

b) Elementos de Consumo Controlado. Aquellos bienes que a su ingreso al almacén se registran directamente como de consumo, que de acuerdo con el valor de dicho elemento, la entidad a través del comité de inventarios y con base en concepto de expertos al igual que por lo previsto en el





programa de austeridad en el gasto, decide que deben ser controlados administrativamente. Ej.: Kit de alturas, aglomerados.

c) Elementos Devolutivos. Aquellos bienes, que se registran como de propiedad de la Unidad, los cuales se encuentran en uso por las dependencias, funcionarios, y/o terceros, para el desarrollo de su función administrativa o labor estatal. Ej.: muebles de oficina, vehículos.

1.3 El tiempo de entrega estimado de los bienes es de 48 horas, posterior a la solicitud; siempre y cuando estén confirmadas las existencias en bodega.

1.4 La solicitud de los elementos detallados a continuación, debe cumplir con los requerimientos señalados según la Resolución 2400 de 1979 y la Resolución 1409 de 2012.

1.5 Sin excepción, todo elemento, equipo de cómputo, equipo de comunicaciones (celulares), maquinaria, partes individuales o equipos para ensamblar que sean adquiridos por la UMV, deben ser recibidos inicialmente por Almacén, para ser debidamente inventariados y asignarles la plaqueta de serial, respectiva.

1.6 Para la entrega de Paz y salvo de Almacén el funcionario debe acreditar la entrega o traslado de los elementos que se encuentren asignados o están bajo su responsabilidad.

1.7 Solo se atenderán los pedidos de papelería que realicen la solicitud con las cantidades exactas de elementos, es primordial para la entidad que los funcionarios realicen un uso austero de los elementos.

1.8 Toda reincorporación de elementos a Almacén, debe realizarse directamente con los técnicos de Almacén, quienes darán el visto bueno a la entrega y descargarán del sistema los elementos del responsable a quién se encuentran cargados. Aquellos elementos que sólo sean dejados en el área de Almacén sin realizar la entrega no serán reintegrados, ni se descargará la responsabilidad de los mismos.

1.9 El recibo de los elementos de Ferretería se debe realizar con el personal enviado por el supervisor o usuario responsable, quienes realizaran el cargue de los elementos solicitados.

1.10 La Unidad de Mantenimiento Vial no acepta donaciones de elementos sin el debido procedimiento y el concepto técnico favorable por el área encargada y el Almacenista.

1.11 El trato cordial y amable, genera una mejor atención de todos nuestros colaboradores (Almacén, Vigilancia, Aseo y Cafetería, Arreglos locativos y Dotación).

2. POLITICAS DE SERVICIO SOBRE PROVEEDORES .2.1 Cada proveedor al momento de tramitar la autorización de pago debe remitir

via correo electronico dicha solicitud en una hoja de calculo, de acuerdo a los requerimientos establecidos por Almacén.

2.2 El horario para la entrega en las bodegas y recibo de elementos se establece hasta las 4.00 pm, tpara realizar la verificación, el descargue y conteo de los elementos, según las fichas técnicas definidas para cada elemento.

2.3 La entrega de productos químicos, debe estar acompañada por la entrega de la respectiva ficha de Seguridad, por parte del proveedor.

2.4 La recepción de elementos, que involucren el descargue de materiales, debe realizarse por parte del proveedor. Por tal razón, al momento de realizar dicha





labor debe contar con el personal necesario, dotados de los elementos de seguridad requeridos para la labor conforme al siguiente decálogo:

1) Uso obligatorio del casco de seguridad mientras permanezca en las instalaciones del Almacén General.

2) Uso de botas en material preferiblemente con punta de acero.3) Uso de guantes en vaqueta o carnaza.4) Utilice los elementos de protección personal.5) Debe estar afiliado a una EPS y una ARL.6) La velocidad dentro de las instalaciones del Almacén no puede excer los 10

K/Hora.7) El vehículo solo puede estar parqueado en el sitio definido por el Almacén.8) Debe permanecer dentro del vehículo mientras es autorizado para el cargue

o descargue.9) Para el levantamiento de carga evalue los riesgos innecesarios para su

salud, no se exceda.10) En caso de emergencia atienda las indicaciones del personal brigadista de

la UMV.11) En caso de no atender las recomendaciones descritas el conductor o

ayudante no podrá pemanecer en las instalaciones de la planta de la Unidad de Mantenimiento Vial.

3. POLITICAS SOBRE EL SERVICIO DE VIGILANCIA .3.1 La solicitud del servicio de vigilancia de la zona de intervención,se realiza

unicamente a través del formulario en línea “Servicios de vigilancia”, las condiciones del servicio, son:

3.2 Solamente se realiza la autorización de la prestación de vigilancia, con las personas designadas oficialmente para solicitar el servicio.

3.3 La prestación de un servicio nuevo se programa con un mínimo de 48 horas de anticipación (No hay excepciones).

3.4 El reporte de Novedades asociadas al servicio, tales como la suspensión, cambio de modalidad y traslado del mismo guarda de seguridad a otro frente, se programa con un mínimo de 24 horas de anticipación. (No hay excepciones).

3.5 El reporte de novedades asociadas al cumplimiento del servicio de vigilancia se debe hacer de forma inmediata (tales como robo de elementos en custodia, llegadas tarde del personal de vigilancia, etc.).

4. POLITICAS SOBRE EL SERVICIO DE POLIZAS4.1 Los conductores de vehículos de propiedad de la UMV deben reportar los

choques o novedades, el día mismo de sucedido el siniestro al Almacenista General, para proceder a realizar el reporte del siniestro ante la compañía de Seguros. Esto permitirá que la situación se resuelva favorablemente y los tiempos cesantes o de paro sean mínimos.

5. POLÍTICAS DE USO PRENDAS DE DOTACIÓN INSTITUCIONAL5.1 El uso de los elementos de protección personal asignados, es para la proteger la

salud de cada funcionario de la UMV en el desarrollo de sus labores diarias, su uso le asegura preservar su bienestar y el de su familia. Asegúrese de solicitarlos, mantenerlos en buen estado y utilizarlos de acuerdo con las indicaciones de cada uno de estos elementos.

5.2 La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, garantiza la entrega de la dotación de calzado y vestido de labor, tanto a las personas que por ley tienen derecho, como también a quienes lo requieran, de acuerdo a sus obligaciones y/o funciones y de la imagen corporativa, en cumplimiento de la legislación laboral colombiana y a los estándares de seguridad industrial de la Entidad.

5.3 El uso de la dotación institucional, es obligatorio para adelantar las labores diarias asignadas, con especial énfasis en el trabajo extramural donde la imagen institucional es representada por todos y cada uno de los miembros de la





Entidad.5.4 Mediante el Decreto 208 del 11 de mayo 2016 se adopta el Manual de Imagen

Institucional de la Administración Distrital y el eslogan o lema institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para el período 2016-2019 “Bogotá mejor para todos”, el uso de una imagen institucional diferente no está autorizado.

5.5 5.5 No está permitida ningún tipo de venta, comercialización o lucro de la dotación entregada por Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, a sus colaboradores, en caso de incurrir en dicha falta se ejecutarán las acciones pertinentes.

5.6 5.6 Es un deber de los trabajadores y empleados públicos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, llevar con decoro las prendas de dotación entregadas las cuales se deben conservar, siempre en el mejor estado posible de limpieza e higiene.

20 Operación de Maquinaria

Plan de Mantenimiento Preventivo de Maquinaria, equipos y vehículos será elaborado por el Profesional Especializado líder del proceso ODM, junto con el Profesional Universitario y Técnico Operativo que se encuentran con funciones dentro del proceso ODM.

El Plan de Mantenimiento Preventivo de Maquinaria, equipos y vehículos será aprobado por el Gerente de Producción.

Los conductores deberán realizar los Reportes de falla de maquinaria, equipos y vehículos, los cuales serán verificados y aprobados por los profesionales o técnicos de la Gerencia de Producción de operación de maquinaria.

El Plan de tanqueo de vehículos y maquinaria, será aprobado por el Gerente de Producción con el visto bueno del Profesional Universitario ODM

La disponibilidad de los vehículos para el traslado de personal de la UAERMV la determina el Gerente de Producción.

La disponibilidad de los vehículos pesados y maquinaria para el desarrollo de las obras, asignados para funciones misionales, lo determina el Gerente de Producción.

El Control diario de operación de maquinaria, lo supervisa el Técnico Operativo ODM

El suministro de combustible para los vehículos se realizará de acuerdo al plan de tanqueo en las estaciones de servicio autorizadas y será supervisado por la persona designada por la Gerencia de Producción.

Se debe velar por el óptimo mantenimiento de la maquinaria y los equipos necesarios para la realización de las intervenciones

Política de Seguridad Vial: La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, se compromete a cumplir con los requisitos, las metas y los objetivos propuestos en el Sistema de Seguridad Vial, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos de calidad para el mejoramiento continuo; por lo cual los conductores y en general todos los servidores públicos deben estar dispuestos a cumplir con la normatividad vigente en materia de Movilidad, Prevención y Seguridad Vial, a través de la disponibilidad de los recursos humanos, técnicos, informáticos, documentales, financieros y de infraestructura necesarios, que garanticen la ejecución y mejoramiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

Política de Horas de conducción: Todo empleado y/o contratista que sea conductor de vehículo automotor y no automotor, no debe exceder un tiempo diario de 4.5 horas de conducción continuas, con paradas de 15 minutos después de cada 2 horas de recorrido, donde podrán realizar ejercicios de estiramiento y consumir líquidos para hidratarse, lo anterior pensando en el bienestar físico y mental del conductor y los demás usuarios de la vía.

Política de velocidad: Los empleados y/o contratistas que realicen labores de conducción deberán respetar y acatar los límites de velocidad de sus vehículos de la siguiente manera:

Carreteras nacionales y departamentales: 80 km/h., Carreteras urbanas: 60 km/h., Vías rurales, residenciales o escolares: 30 km/h. y Vías internas: 10 km/h y de acuerdo a la señalización que presenten las rutas por donde se encuentra transitando.





El conductor deberá ajustar la velocidad a las condiciones del viaje y de la vía. Política de Obligatoriedad del uso del Cinturón de Seguridad: Los empleados y/o

contratistas que realicen labores de conducción y sus acompañantes, deberán hacer uso del cinturón de seguridad del vehículo en todos los desplazamientos sin importar la distancia del viaje. Además, todos los vehículos propios, arrendados y/o contratados deberán tener cinturones de seguridad de acuerdo a la reglamentación vigente.

Prohibición uso de Móviles: Los empleados y/o contratistas que realicen labores de podrán hacer uso de sus equipos de comunicación con los accesorios pertinentes (manos libres) solamente para fines de su actividad. El conductor deberá estacionar el vehículo en un lugar seguro para poder hacer uso de su equipo de comunicaciones. Se prohíbe el uso de los equipos de comunicaciones para mensajes de texto y chat al momento de la conducción.

PROCESOS DE EVALUACIÓN

21Control para el Mejoramiento

Continuo de la Gestión

El procedimiento de auditoria se aplicará teniendo en cuenta las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, la Guía de Auditoria de la Función Pública y la ISO 19011 y atendiendo a los principios de independencia, objetividad, transparencia y oportunidad.

Auditar la totalidad de los procesos en un ciclo de dos (2) años, establecido acorde a la disponibilidad de auditores internos y al Plan Operativo aprobado.

Es responsabilidad de los Directivos a cargo de los procesos, así como de todo su equipo de trabajo, dar respuesta oportuna, veraz y con calidad a los requerimientos realizados por la Oficina de Control Interno. Del mismo modo para las solicitudes que haga la Contraloría de Bogotá y los demás entes de control.

En el marco del fomento de la cultura del autocontrol, realizar periódicamente socializaciones sobre las herramientas del Sistema de Control Interno - MECI y el Sistema Integrado de Gestión.

Realizar trimestralmente verificación y evaluación de la eficacia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora propuestas en los Planes de Mejoramiento; el Directivo a cargo del proceso, es el responsable de la formulación ejecución y seguimiento permanente del Plan de Mejoramiento de su proceso.

Todos los procesos deben realizar seguimiento al Mapa de Riesgos de su proceso y a las acciones propuestas para la mitigación de los mismos.

El Directivo a cargo de cada proceso debe velar por que se documenten en el formato de Plan de Mejoramiento y se les realice el correspondiente seguimiento y reporte de ejecución a las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se generan de todas las herramientas de seguimiento y medición con las que cuenta la Entidad (Auditoria Interna, Satisfacción del Cliente, Seguimiento a Proyectos de Inversión, Comportamiento de los Indicadores de Gestión, Revisión por la Dirección, Auditorías Externas, Mapa de Riesgos, Control de Calidad, Seguimiento a los Planes de Acción, Autoevaluación del control, PQRSF)

Aplicación del Decreto Ley 019/2012 “LEY ANTITRÁMITES” en todos los procedimientos del proceso: ARTÍCULO 230. FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO: “Las funciones, competencias o responsabilidades de las Oficinas de Control Interno y de los Jefes de Control Interno o quienes hagan sus veces son las definidas en la Ley 87 de 1993, o las leyes que las sustituyan o modifiquen. Los Jefes de Control Interno solo estarán obligados a presentar los informes y realizar los seguimientos previstos en la Ley, normas con fuerza de Ley y las que le asigne el Presidente de la República para los Jefes de Control Interno de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, y los solicitados por los organismos de control, la Contaduría General de la Nación y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno”.





REVISIÓN Y APROBACIÓN:Elaborado y/o Actualizado por

EQUIPO OPERATIVO del Proceso:Validado por

RESPONSABLE DIRECTIVO del Proceso: Aprobado:

ANGELA MARÍA CORREA COVELLIProfesional Especializada / Líder Proceso SIG

Firma: Firma:Acompañamiento EQUIPO TÉCNICO SIG:

N/A MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETEJefe OAP

MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETERepresentante de la Alta Dirección SIG

CONTROL DE CAMBIOS:VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBADO

Representante de la Alta Dirección

001Versión inicial de consolidación de las políticas de operación por procesos, a partir de la información de las Caracterizaciones de procesos.

Septiembre 2011

MONICA RUBIO ARENAS

002

Actualización a la normatividad vigente, donde se incluyeron procesos faltantes de la anterior versión, y aplicación del Estatuto Anticorrupción y ley Antitrámites en los procesos que apliquen

Diciembre 2013

JUAN HERNANDO LIZARAZO JARA

003Actualización y validación de las políticas de operación, de conformidad con los procedimientos vigentes de todos los procesos, enviadas por los Líderes Operativos

Julio 2015 MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE

4 Actualizadas por los Enlaces de Procesos Noviembre

2016MARTHA PATRICIA AGUILAR

COPETE


doctor - unidad de mantenimiento vial – umv –...

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