Finansų sektorius

Dokumentų valdymo sistema „DocLogix“ naudojasi daugiau nei 35 000 vartotojų. Iš viso turime daugiau nei 300 klientų. Produk-tas platinamas 13-oje šalių. Sistema yra plėtojama daugiau nei 10 metų, todėl galime pasiūlyti geriausius sprendimus rinkoje. Pirmau-janti Europos IT rinką tirianti ir informaciją teikianti institucija „IT Europa“ apdovanojo „DocLogix“ kaip geriausią dokumentų valdymo sprendimą Europoje.

DocLogix Diegimo istorija

KL

ie

nt

as

www.doclogix.lt

Įdiegtas sprendimas padeda užtikrinti sklandų ir efektyvų personalo valdymo skyriaus darbą.

Apie klientą

„Nasdaq“ – didžiausia vertybinių popierių prekybos technologijų,

vertybinių popierių kotiravimo ir informacijos paslaugų tiekėja

visuose šešiuose žemynuose. „Nasdaq“ technologijos yra

nepamainomas skaidrumą ir supratimą šiuolaikinėse pasaulio

kapitalo rinkose užtikrinantis instrumentas. Technologijų ir verslo

kompetencijų centre „Nasdaq Vilnius Services“ yra kuriamos

pasaulio finansų rinkoms skirtos šiuolaikinės technologijos ir

sprendimai, valdomos vertybinių popierių rinkų, finansų apskaitos,

IT sistemų administravimo ir kitos operacijos. Šiuo metu „Nasdaq

Vilnius Services“ dirba 141 įvairių sričių profesionalai, teikiantys

paslaugas „Nasdaq“ grupės įmonėms bei klientams Europoje, JAV

ir Azijoje.

trumpAi Apie projektą

Klientas siekė efektyvumo per veiklos procesų automatizaciją, todėl

pasirinko dokumentų ir procesų valdymo sistemą „DocLogix“. Be to,

„Nasdaq Vilnius Services“ yra sparčiai auganti įmonė. Suprantama,

kad tokios situacijos pasekmė – milžiniškas darbo krūvis personalo

valdymo skyriui. O artimiausiuose kliento planuose yra tikslas toliau

plėstis ir per ateinančius 2-3 metus įdarbinti apie 200 naujų žmonių.

Todėl su personalo valdymu susijusių procesų automatizacija ir

optimizacija yra strategiškai svarbus žingsnis, padedantis užtikrinti

efektyvų ir sklandų įmonės darbą.

Nasdaq Vilnius Services, UAB

ĮDiegti sprenDimai ir pasieKti rezuLtatai

Dokumentų ir procesų valdymo sistema „DocLogix“ pagreitina darbuotojų įtraukimo į įmonės veiklą procesus, palengvina darbo laiko apskaitą, padeda sutaupyti lai-ko automatizuojant galybę kitų su personalu susijusių procesų. Įdiegus „DocLogix“ sumažėjo veiklos kaštai, nes rankiniam darbui imlias užduotis galima atlikti daug greičiau ir efekty-viau. Dokumentai valdomi skaidriai ir struktūruotai, o tai padeda išvengti vėlavimų.

Стандартизация рабочих процессов.

Doclogix uABŽirmūnų g. 139, lt-09120 Vilniustel. 8 5 2745853, el.paštas info@doclogix.lt

UAB „DocLogix“ yra dokumentų ir procesų valdymo sistemų lyderė Baltijos šalyse. Lietuvoje produktas platinamas ir diegiamas tiesiogiai. Jungtinėse Amerikos Valstijose, Jungtinėje Karalystėje, Danijoje, Kanadoje, Meksikoje, Latvijoje, Estijoje, Lenkijoje, Ukrainoje, Kazachstane, Azerbaidžane ir Turkmėnistane produktas platinamas ir diegiamas per partnerių tinklą. Pagrindiniai įmonės klientai yra didžiosios valstybinės įstaigos, stambieji ban-kai, komunalinių paslaugų įmonės ir kitos organizacijos.

www.doclogix.lt

ĮDiegti sprenDimAi ir pAsiekti rezultAtAi

tikslesnė ir efektyVesnė DArBuotojų DArBo lAiko ApskAitA

Kliento pageidavimu buvo sukurtas darbuotojų darbo laiko apskaitos sprendimas. Taip pat „Nasdaq“ poreikiams buvo pritaikytas „DocLogix“ kalendorius.

„Nasdaq“ darbuotojai nuolatos keliauja į komandiruotes, skiriasi jų darbo laiko apskaita (vieni darbuotojai turi suminę darbo apskaitą, o kiti – naktines pamainas) personalo valdymo skyriui tampa sudėtinga kontroliuoti situaciją, be klaidų apskaičiuoti jų darbo laiką ir užmokestį.

Įdiegus „DocLogix“, „Nasdaq“ darbuotojai patys pildo tabelius: žymisi darbo laiką, atostogas, komandiruotes ir kt. Mėnesio pabaigoje iš šių duomenų yra automatiškai sugeneruojamas žiniaraštis, kurį gauna personalo valdymo skyrius. Šis sprendimas taupo personalo valdymo skyriaus darbuotojų laiką. papildomai jis padeda valdyti darbo laiko apskaitą kaip tai įprasta tarptautinėse korporacijose, kur kiekvienas darbuotojas yra atsakingas už savo laiko suvedimą.

greitesnis ir pAprAstesnis Atostogų prAŠymų teikimAs Bei ApDorojimAs

Kitas sprendimas, pagreitinantis su personalo valdymu susijusius procesus, yra atostogų prašymų pildymas „DocLogix“ sistemoje. Šis sprendimas buvo pritaikytas 3 įmonėms, įsikūrusioms Technologijų ir verslo kompetencijų centre („Nasdaq Vilnius Services“, vertybinių popierių biržoje „Nasdaq Vilnius“ bei Lietuvos centriniame vertybinių popierių depozitoriume). Pirmasis šio sprendimo privalumas – unifikuota ir visiems darbuotojams lengvai prieinama atostogų prašymo forma. Antrasis privalumas yra proceso automatizacija. Darbuotojui užpildžius prašymą, jis yra automatiškai siunčiamas patvirtinti vadovui, o tada – personalo valdymo specialistui. Pastarasis sukuria įsakymą, pagal kurio duomenis yra automatiškai atnaujinamas darbuotojo tabelis. tai vienas pirmųjų automatizuotų „nasdaq“ procesų, kurio dėka supaprastėjo atostogų prašymų teikimas bei sumažėjo popierinių dokumentų skaičius.

efektyVesnis sutArčių VAlDymAs

Didelį gautų ir siunčiamų sutarčių srautą padeda suvaldyti „DocLogix“ sutarčių valdymo sprendimas. „DocLogix“ sistemoje buvo sukurta standartizuota sutarčių duomenų įvedimo forma, kurioje „Nasdaq“ darbuotojai gali greitai bei patogiai suvesti sutarčių rekvizitus, pavadinimus, terminus ir prisegti atskenuotas sutartis. Tokiu būdu buvo išspręsta sutarčių saugojimo problema. Efektyviai valdyti sutartis padeda galimybė filtruoti sutartis pagal jų tipą, galiojimo laiką ir pan., automatiniai priminimai apie artėjančią sutarties galiojimo laiko pabaigą. struktūrizuotas sutarčių valdymas leidžia užtikrinti, kad svarbūs dokumentai nepasimes, laiku pasieks gavėjus.

141

7

30 %

Projektas įgyvendintas per 7 mėnesius.

„nAsDAq“ pAsiekti rezultAtAi

Efektyviau paskirstomas personalo valdymo skyriaus darbuotojų laikas;

Sumažėjo įmonės veiklos kaštai;

Supaprastėjo darbuotojų darbo laiko apskaita;

Pagreitėjo atostogų prašymų teikimas;

Dokumentai valdomi skaidriai ir struktūruotai.

gAlimyBės keisti sistemą Be progrAmAVimo

Mūsų klientai džiaugiasi nedideliais sistemos palaikymo kaštais bei galimybėmis plėsti sistemos funkcionalumą savo jėgomis. Klientas, net neturėdamas programavimo žinių, gali kurti naujus procesus, dokumentų formas ar netgi atskirus sprendimus, pasinaudodamas vien tik „DocLogix“ konfigūravimo įrankiais. „Doclogix“ įgalina „nasdaq“ tobulinti jau esamus sprendimus (pvz.: dar labiau automatizuoti tabelių pildymo procesą) ir kurti naujus, leidžiančius optimizuoti daugybę skirtingų procesų.

pAgrinDiniAi projekto skAičiAi

Sistema naudojasi 141 vartotojai.

Apie 30 % sumažėjo personalo valdymo skyriaus darbo krūvis, susijęs su darbuotojų darbo laiko apskaita.