docflow: soluzioni agili per la gestione dei documenti e dei processi aziendali
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DOCFLOW DOCFLOW SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILISOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
Vincenzo Cocciolo – Sales Director
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 [email protected] www.docflow.com
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Fatti e numeri
99% Progetti andati in produzione95% Clientela che effettua riordini75% Clientela cha affida a DocFlow la manutenzione50% Clientela che ha applicazioni in produzione da oltre 3 anni
Indicatori di efficienza ed efficacia
€ 6,5m Esercizio 2008Fatturato
30.000 postazioni di lavoroBase Installato
150 Imprese clienti attivi, per i 40% circa quotate in borsa in Italia e/o all’estero
Portafoglio clienti
1995Anno di fondazione
ISO 9001 Vision 2000Certificazione
Soluzione, servizi ed applicazioni per la gestione dei flussi documentali e dei processi ad elevato scambio di conoscenza
Settore di attività
DocFlow Italia Spa - Milano (Roma, Torino e Padova)Denominazione e Sede
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Dare alle imprese applicazioni agili e soluzioni innovative per snellire i processi operativi ad elevato scambio di Conoscenza, documenti, contenuti e informazioni non strutturate
Agilità diBusinessAgilità diBusiness
Visibilitàe Controllo
Visibilitàe Controllo
EfficienzaOperativaEfficienzaOperativa
Document & Process Management
Document & Process Management Mitigazione del rischio
Regulatory & ComplianceSupporto ad audit e misurazioni
Maggior vantaggio competitivoStabilire leadership di mercatoAdattabilità a condizioni mutevoli
Riduzione CostiAumento ProfittabilitàAumento Produttività
La nostra missione
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DocFlowDocFlow
TECNOLOGIE
PROGETTI
NORMATIVA
• Enterprise Content Management• Business Project Management• Imaging & Text Mining• Enterprise Application Integration• …
• Supporto ai processi collaborativi• Archiviazione e conservazione• Gestione della conoscenza• Workflow industriali• …
• Documento Informatico• Governance & Compliance• Conservazione a norma• Dossier elettronici• …
Le tre specializzazioni
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Business & Technology Partners
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I nostri pilastri tecnologici
Docflow sviluppa le proprie soluzioni sulle tecnologie di leader mondiali con i quali ha instaurato una relazione strategica di lungo termine.
Su queste tecnologie Docflow ha una profonda conoscenza e autonomia attraverso una struttura tecnica fra le più numerose e qualificate in assoluto
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DocFlow fa parte del “ SAP Ecosystem & Partner Catalog”
DocFlow è SAP Technology Partner dal 2002 ed ha sviluppato una interfaccia CERTIFICATA
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Gartner
DocFlow è menzionata da Gartnertra le aziende “ECM Vendor” per la regione EMEA
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La proposta DocFlow
• Tendenze• CEVA: Content Enabled Vertical
Applications• Docflow Framework
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Un mare di opportunità
Allora esiste una straordinaria opportunità di innovare le nostre Imprese, introducendo soluzioni a supporto dei processi collaborativi e (dis) organizzati per:
•Facilitare la trasmissione della conoscenza•Aumentare l’efficienza operativa•Semplificare il rispetto delle procedure•Introdurre un “cruscotto operativo” a salvaguardia delle Regole (Compliance)
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Contenuti e Processi
•Oggi tutti concordano sul fatto che l’80% delle informazioni utilizzate nei processi aziendali sono destrutturate e scarsamente gestite dai sistemi legacy
•Tuttavia pochi realizzano che anche i processi che trattano informazioni destrutturate sono scarsamente sostenuti dalle applicazioni legacy
•Questi processi sono organizzati su base collaborativa e non possono essere “irrigiditi”come richiesto dalle applicazioni transazionali
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Architettura Funzionale del FrameWork
Enterprise Content ManagementOrganizzazioneProcessoCompliance
Integrazione e supporto a processi esterni
Cattura e Trasformazione
Accesso e Distribuzione
Archiviazione e Conservazione
DB ServerWeb Services
J2EE/COM/.NET
ERP and LegacySystems
Crittografy& DRM Conservazione
Sostitutiva
Archiving &RecordManagement
eDocuments
Paper/ Fax
Office & ProductivityTools
Dispatcher
ERP/Legacy Clients
Web Application
Collaborative Systems
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Le soluzioni Docflow
•Docflow Synergy•Docflow eProcs•Docflow Improve•Docflow ShareDocs•Docflow Cryptodocs•Docflow HRdm•Docflow CRdm•Docflow PLdm
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Soluzioni Verticali
• Nate dall’esperienza diretta sui progetti condotti
• Collaudate in ambienti di produzione eterogenei
• Di dimostrata affidabilità prestazionale• Realizzate su framework standard• Scalabili in modo nativo• Ciascuna pre-configurata
sul processo di riferimento• Di integrabilità immediata con
sistemi terzi
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Gestione dei documenti e dei processi amministrativiAmbiente web specializzato nella gestione dei documenti amministrativiArchiviazione documenti in ingresso: cartacei ed elettroniciArchiviazione documenti emessi dal gestionaleGestione dei processi amministrativi e collaborativiRegistrazione automatica delle fatture passiveIntegrazione con il client gestionale (Host, SAP, OracleApplication ed altriGestione della “fattura elettronica”Conservazione sostitutiva a norme “CNIPA”
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Protocollazione dei documenti in ingresso ed uscita multi-societarioClient specializzato di Protocollazione con gestione scanner e penne stampantiGestione eMail, PEC, firma elettronica e crittografiaDistribuzione automatica con notifica e traccia degli accessiGestione tassonomia e organigramma aziendaleIntegrabile con applicazioni di terze parti per la gestione del processo di lavoro (ERP, CRM, …)
Gestione del Protocollo e Correspondence Tracking
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Gestione Collaborativa dei documenti aziendali
Gestione dei documenti e dei loro processi organizzativiStrutturabile secondo differenti “piani di classificazione” dei documentiFornito con i più comuni processi collaborativi: QuickRoute, Notifica, Remainder, alla Firma.Processi specifici configurabile tramite “designer”Integrato con tutte le applicazioni client: Windows, Outlook, Office…
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Gestione dei Documenti Riservati
Crittografia dei documenti archiviati con certificati digitaliInibisce l’utilizzo del documento all’esterno dell’aziendaControlla il salvataggio e la stampaGestione della data del documentoTraccia tutti gli accessi ai documenti sensibili
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Gestione dei Documenti di Commessa
Creazione dell’albero della documentazione (documentlist)Flusso di produzione dei documenti con tracciatura delle scadenze, delle revisioniPubblicazione automatica in PDF e ciclo di approvazione del documentoDistribuzione automatica agli utenti Gestione dei flussi di revisione ed annullamento dei documentiGestione della disposizione nell’archivio storico
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Gestione dei Documenti della Direzione del Personale
Archiviazione automatica dei cedolini direttamente dal gestionaleDistribuzione elettronica del documento crittografatoGestione Certification Authority del personaleStampa elettronica dei libri paga e matricolaGestione elettronica dei documenti del personale (Dossier Dipendenti)Archiviazione dei documenti secondo norme Welfare e Privacy
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Gestione dei processi aziendali sensibili
Personale e Organizzazione
Compliance, GovernanceCorrespondence trackingAffari Societari e LegaliSegreteria di direzioneDocumenti riservatiProcedure della formazione
Area IT User MangementChange MangementHelp DeskControllo SLAPrenotazioni risorse
Comunicazione, Marketing e CommercialeDigital Asset ManagementInvestor RelationsRassegna stampa
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Gestione dei Documenti Clientela
Archiviazione e cattura di tutti i documenti provenienti ed indirizzati alla propria clientelaModulo di distribuzione automatica dei documentiOrganizzazione dei documenti per Folder Cliente e Sub-folder Activity.Gestione del processo di lavorazione all’esterno del CRMGenerazione automatica della “Business Activity” nel CRM all’atto dell’archivia-zione.Integrazione con SAP CRM e Siebel
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Conclusioni
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Tendenza
• Negli ultimi anni si è arenato il processo innovativo nelle aziende per effetto di unacrescente “inflazione tecnologica” e di una offerta focalizzata nella gestione delle transazioni
• Spesso a pilotare i nuovi progetti non sono i bisogni espressi dagli utenti ma la necessità di seguire “mode” tecnologiche o nuove release di scarso o nullo impatto funzionale percepito
• Con i budget informatici drenati da questa tendenza, le aziende non possono fruire dei notevoli vantaggi possibili innovando i processi collaborativi
• In questa area la sola tecnologia non può pilotare il cambiamento perché mancano consolidati modelli di riferimento. La tecnica del prototipo incrementale è la piùefficace in queste circostanze
• Il problema non è tanto definire il COME fare bensì identificare COSA fare con le tecnologie disponibili
DocFlow si occupa da sempre e solo di informazioni destrutturate e di processi collaborativi con una consistente esperienza di implementazione
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DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 [email protected]
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