docflow hrdocs: crocevia di processi strategici e operativi per la direzione del personale

w w w . d o c f l o w . c o m

MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 DocFlow e Microsoft

www.docflow.com

Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza

DOCFLOW HRDOCSCROCEVIA DI PROCESSI OPERATIVI E STRATEGICI PER LA DIREZIONE DEL PERSONALE

Maurizio Savoca – Partner

DocFlow e Microsoft Milano, 19 maggio 2010

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

www.docflow.com



www.docflow.com


SAP VERSUS SHAREPOINT



www.docflow.com


ALTA COMPLESSITA’

PROCESSITRANSAZIONALI

PROCESSICOLLABORATIVI

Il Contesto HR

PROCESSI HR

PROCESSI AFC CICLO ATTIVOPROCESSI AFC CICLO PASSIVO

PROCESSI CRM

PROCESSI COMPLIANCE

PROCESSI COMMESSA

PROCESSI PLM

PROCESSI ACQUISTI

BASSA COMPLESSITA’

PROCESSI DECISIONALI



www.docflow.com


HR

PROCESSICOLLABORATIVI

DATI DOCUMENTI

RIGIDITA’ FLESSIBILITA’

CENTRALIZZAZIONE DISTRIBUZIONE

POCHI UTENTI MOLTI UTENTI

TRANSAZIONE REAL TIME RISPOSTE DIFFERIBILI

Il Contesto HR



www.docflow.com


Amministrazione

Cedolini, CUD, TFR,

Libro Unico,…

Gestione O

perativa

Richieste Ferie, Contratti,

Viaggi, Dimissioni…

QualitàFormazione, Skill assessment,Valutazione del personale, …

Direzione HR



www.docflow.com


Disposizioni Normative

Disposizioni Strategiche

Richieste di efficienza



www.docflow.com


Complessità crescenti

Molteplicità• Di utenti• Documenti• Comunicazioni bi‐direzionali• Varianti periodiche

Normativa• Regolamentazioni amministrative• Procedure interne• Privacy e sicurezza• Conservazione perpetua

Responsabilità• Garantire la conformitàdi legge

•Assicurare la salute negli ambienti di lavoro

•Mantenere aggiornate le Basi di conoscenza sui lavoratori

•Cautelare il Datore di Lavoro da contenziosi

Il Contesto HR



www.docflow.com


I Documenti HR



www.docflow.com


Cartellino orologioPRESENZE

CedoliniCOMPENSATION&BENEFIT

CUD

TFRAnticipo TFRScelta destinazione TFRSanzioni amministrative

Lettera di dimissioniDIMISSIONI

Lettera di accettazione dimissioni

Ultime competenze

Giustificativi assenzeRELAZIONE

Lettere di richiamo

Procedure disciplinari

Richieste di part time / maternità

Congedi GMF / per studio

Permessi sindacali

Iscrizione al sindacato Categoria Protetta

Foglio presenzaNota spese

Certificati visite mediche aziendaliSALUTE

Polizza vita a favore dell’Azienda

Attestati di idoneità

CUD

COMUNICAZIONI AL DIPENDENTE

Cedolino

Lettera di encomio

Obiettivi e valutazioni

Percorso formativo

Mansioni

Contratto di assunzione

Stato di famigliaCopia documento identità

Copia patente di guidaCoordinate bancarie

ASSUNZIONE

Proposta di assunzioneCurriculum vitae (dipendenti)

Figure ricercateSELEZIONE

CV candidati

CV catalogatiCV invalidati

Candidati in iter

Proposte di assunzione

DOSSIER DEL

DIPENDENTE



www.docflow.com


Sicurezza e riservatezza

Libreria OrganizzazioneLimiti di accesso per tipologia(Organigramma, Ordini di servizio,Procedure sicurezza…)

Libreria PersonaleLimiti di accesso per department e/o singolo dipendente. Archiviazione in chiaro o crittografata.(Cedolini, Lettere di promozione,Lettere di assunzione, CUD,..)

Libreria ConfidenzialeLimiti di accesso per autorizzazione.Archiviazione crittografata.(Procedimenti disciplinari o penali, Certificati Medici, Skill assessment,… )



www.docflow.com


Accesso ai solo autorizzati

Audit rigoroso

Disaccopiamento dati anagrafici dai

dati sensibili

Gestione degli omissis

Crittografia

Legge 196/2003 Privacy



www.docflow.com


Conservazione a norma

La legge 133 del 6 agosto 2008 ha introdotto il nuovo Libro Unico del Lavoro che sostituisce i precedenti:•Libro paga•Libro matricola•Registro d’impresa•Registro e libretto di controllo del lavoro a domicilio



www.docflow.com


Il Processo

1

RepositoryDocumenti

Operatore

Conservazione

AipaDocs.AipaDocs.

CD o DVD

Consultabilevia Web Browser

Selezione Processi di Conservazione Controllo e recupero documenti Firma e Marcatura temporale

3

4

Kit (lettore e smart‐card) per la Firma Digitale

Poste Italiane

2



www.docflow.com


HRDocs non si sostituisce ai sistemi transazionali quali SAP/HR, anzi si integra con essi per sincronizzare i fatti analitici ai documenti destrutturati

• Gestione elettronica dei documenti del personale

(Dossier Dipendenti), dell’Organizzazione e quelli

Riservati.

• Composizione, archiviazione, conservazione e

distribuzione elettronica del Cedolino e di altri

documenti in modo “sicuro”

• Gestione del “Libro Unico del Lavoro”

I Documenti in HRDocs



www.docflow.com


Docflow HRDocs



www.docflow.com


HRDocs

I documenti in ingresso ed uscita vengono protocollati con un BarCode stampato “al momento” e acquisiti con scanner multi‐funzione o dedicato

I documenti direttamente generati dagli utenti con applicazioni di produttività personale come Office vengono automaticamente archiviati e protocollati in HRDocs direttamente nella pratica relativa

Le eMail ed I documenti allegati vengono archiviati e protocollati in Synergy direttamente dal client Outlook/Notes e posti nella pratica relativa

GestionaleI documenti emessi dal gestionale (SAP via messaggi di stampa o spool di stampa per altri) vengono archiviati in PDF




www.docflow.com


Archiviazione di documenti firmati

HRDocs


1. Il template viene scaricato

2. Una volta riempito viene salvato

3. Una apposita funzionalità di stampa genera una copia per ogni dipendente

4. I documenti vengono fatti firmare/approvare dai dipendenti

5. I documenti firmati vengono inviati alla scansione

6. Lo scanner legge automaticamente il barcode ed archia il documento nella cartella corretta



www.docflow.com


Utenti Ufficio HR

Dipendenti

Dipendenti“mobili” o HEP

Fax carta

PostaOrdinariao Interna

eMail

Utenti Ufficio HR




www.docflow.com


SAP DOVE SEI?



www.docflow.com


• Selezione del personale,• Assunzione e dimissioni,• Valutazione del personale, incentivi ed MBO,• Assegnazione beni aziendali• Formazione alle procedure di qualità e istruzioni

operative,• Report Note spese, • Gestione Straordinari e Turni,• Giustificazioni assenze e certificati di malattia, • Cambi organizzativi• Self-service (richiesta ferie, cambio coordinate

bancarie, variazioni residenza o composizione nucleo familiare, dichiarazioni per pratiche mutuo, ecc.)

• …

I processi collaborativi in HRDocs



www.docflow.com


Richiesta Ferie



www.docflow.com


Gestione Straordinari



www.docflow.com


Gestione Nota spese



www.docflow.com


• Conversione PDF

• Firma “forte”

• Time Stamping

• Crittografia

• DRM

• Merge

• Cover

• Watermark

• …

•Registrazione automatica su SAP

•Creazione di un work item

•Chiamate RFC

I processi collaborativi in HRDocs



www.docflow.com




www.docflow.com


I processi di valutazione competenze



www.docflow.com


www.docflow.com

Maurizio Savoca – PARTNERgrazie

DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |[email protected]

EMAIL: [email protected]: 02 57 50 33 66

docflow hrdocs: crocevia di processi strategici e operativi per la direzione del personale

Education