DÀO TAO UN HOC CHO SINH VIÉN NGÀNH LIAI TRÙf HOC VA QUÀN IR! VÀN PHÒNG

ThS. Le Tuàh Hùng*

Dào tao lin hoc là eung càp cho ngudi hpc nhimg kia'n ihire nhàl dinb ve kboa hoc xir ly ibóng tin bang may linh dièn tir; nhOmg nguyén tàc, phuong phàp va ky nang sir dung may tinh dién tir de thire hian mdt lae nghièp nào dd.

Trong xu the phat trién eiia kboa hpc va cdng nghe hian dai, tin hoc - kboa hpc ve xù ly tbdng tin nhanb ehdng va chinh xac dira Xxtn nén làng eiia may tinh dién tir dà, dang va ngày càng hd trp hiau qua mpi mal eiia ddi song xà bòi. Diéu này ddi bòi ddi ngù can bd làm cdng lae vàn ihu - luu irOf ndi riang va còng lae van pbdng nói chung (sau day gpi chung là eàn bd vàn pbdng) pbài dupe dào tao bài bàn ve tin hoc. dàm bào càc yau càu nhu biét sir dung may tinh va mang; sir dung thànb ihao cac ebuong trinh umg dung ve van pbdng. Bài via't tàp irung vào hai nói dung chinh sau day:

- Thiir nhàl là cac yau càu ve ky nàng sir dimg may linh ciia eàn bò vàn pbdng bièn nay va thue irang nói dung chuong irình dào tao lin hpc cho sinb vièn ngànb Luu trOr hpc va Quàn tri vàn pbdng.

- Tbu hai là nbùmg de xuàl ve ndi dung ehirong irinb dào tao che sinb vièn ngànb Luu trir hpc va Quàn tri vàn pbdng.

1. Cac yéu càu ve ky nàng sir dung may tinh ciìa can bó vdn phòng

Chung la déu biét ràng bién nay. tin hoc dà bò trp rat nbiéu trong càc tàc nghièp va quàn ly cita còng tàc vàn tbu - luu trOr ndi rièng va cdng tàc vàn pbdng ndi chung.

Truòng Dai hoc Khoa hoc Xà hói va Nhàn vàn. OHQGHN.

- Trong còng tàc vàn tbu, tin hpc bò trp trong viéc soan thào vàn bàn (tal càc càc vàn bàn ciia càc co quan, lo chiirc hièn nay déu dupe soan thào bang may linh dian tir); giài quyét càc vàn de lian quan dén quàn ly vàn bàn (quàn ly vàn bàn di, vàn bàn dén, vàn bàn luu bành nói bó); chuyén giao vàn bàn; xir ly vàn bàn....

- Trong cóng lae luu irQ', tin hpc dà bò trp tich euc trong vice quàn ly, thó'ng ka va tra lim lai liéu luu trir; làp càc pbóng bào biém lai liau luu iru"; phue vu kbai tbàc va sir dung lai lieu luu trir...

- Trong còng tàc vàn pbdng, tin hpc eung cap cho càc nhà quàn tri cóng cu de ed the theo ddi càc qua trinh giài quyét cdng viéc; tbu thàp, xir ly, eung càp va truyén dal tbdng lin mot càcb nhanb ehdng vàhièu qua...

Nhu vày, ed nghla là de làm td't còng tàc vàn pbdng ndi chung ddi hòi ngudi eàn bd pbài ed nhOmg kién tbiire nbat dinb ve tin hoc va nhimg ky nàng co bàn lian quan dén vice sir dung may tinh dién tir. Hian nay, ddi vdi càc co quan va càc tó chire, yau càu ve trinh dò tin hoc cùa eàn bó vàn phdng thudng tàp trung vào nbOmg nói dung co bàn nhu sau:

- Su dung thành thao ehuang trinh soan thào vàn bàn (MS Word). Còng viéc cùa eàn bó vàn pbdng trong càc ca quan va 16 chu'c hièn nay chù yéu là lian quan dén vàn bàn. Do dò, ngudi eàn bò vàn pbdng pbài biét sir dung may tinh kbòng chi de soan thào ma con phài biét trinh bay mpt vàn bàn sao cho diing theo càc yau càu ve the tbiire, ve ndi dung ma nhà nude dà quy dinh.

- Su dung bang tinh dién tu (MS Excel). Bang tinh dièn tir là cdng cu rat bum bieu giùp cho eàn bd vàn phòng kbòng nhirng quàn ly, tinh toàn càc sd lieu ma edn ed thè irinb bay càc bang bièu, càc bào cào vdi dò chàn thue va chinh xàe cao.

- Su dung chumg trinh trinh ehiéh (MS PowerPoitU). MS PowerPoint là chuong trinh bini ieb khi trinh bay càc y tudng, càc dir àn boàe càc nói dung eàn dupe mò là cu thè trude mpt tap the. Là mot eàn bò vàn phòng, dòi khi ehiing la phài ho trp cho ihii trudng trong nbùrng cdng vièe nhu trinh bay mdt dir àn, bào cào cdng viéc boàe tbuyél trinh ve

191

mot vàn de nào dd. Diéu này ddi bdi eàn bó vàn phdng phài biét sir dung thànb thao chuong trinh MS PowerPoint.

- Biét su dung mot so càc mg dung cùa mang may tinh. Trong mdt xa bòi ihòng lin va dàc biét trong cóng cupe cài càcb hành chinh, budng idi Chinh pbii dién tir hièn nay, mang may tinh là còng cu quan irpng nhàl cho phép càc co quan, lo churc ed thè quàn ly, truyén dàn va eung càp, tbu thàp ihòng lin mot càcb nhanb ehóng. chinh xàe va biéu qua.

- Biét su dung mang Internet de khai thàe càc thóng tin. Internet bién nay dupe coi là mot kho thóng tin kbòng là vdi rat nhiéu càc thóng tin hiìii ieb kbòng ehi phue vu cho boat dòng hàng ngày cùa càc co quan. lo chiire ma con là cùa tìmg cà nhàn. Bón canb dd, mdt sd ung dung cùa Internet bién nay. vi du nhu tbu dièn tir (email) eung dang dàn dupe cóng nhàn nhu là nhimg giao dìcb chinh tbure cùa càc co quan. lo chiirc.

- Biét phòng ehóng va diét virus. Cùng vdi nbihig umg dung bién dai va hiau qua ma mày tinh dièn tir eung càp ibi vàn de bào mai dù liau va phdng ehdng virus cùng dang là vàn de gay dau dàu cho càc nhà quàn ly. Ngudi eàn bò vàn phdng eiing eàn phài ed kién tbùre ve phdng ehóng va dièl virus de dàm bào an toàn cho tbdng lin do mình quàn ly va cho cà he tbdng tbdng lin cùa co quan, tò ebùrc.

Cd thè ndi. day là nbùmg yau càu co bàn ddi vdi mòi mdt eàn bO vàn phdng trong dièu kién cùa xà bòi thóng tin va cóng cupe cài càch hành chinh hièn nay.

2. Thue trang chuong trinh dào tao tin hpc cho sinh vìén ngành Luu trù hpc va Quàn tri van phòng

Trong phàn vièì này, ebùng tòi chi de càp idi ehucmg trinh dào tao lin hoc cho sinh vian he chinh quy ngànb Luu trù hoc va Quàn tri vàn phòng. Theo khung chuong irinb dào tao (bao góm cà Kbung chuong trinh bién hành va Khung chuong trinh dào tao theo tin chi chuàn bi trièn khai), sinh vièn ngànb Luu trù hoc va Quàn tri vàn phdng phài trai qua hai giai doan dào tao ve lin hpc. Giai doan ihù nhàl dupe gpi là

192

'Tin hpc 90 bàn" vdi ihdi lupng là 4 don vi hoc trinh, tirorng duong 60 tiél (theo khung chuong trinh cu) va 3 lin ehi, tuong duong vói 45 lièi (theo khung chuong trinh mdi). Trong giai doan này, sinh vian àuge hpc nhung kién thùrc co bàn nhàl ve cbuomg trinh xir ly vàn bàn Microsoft Word, bang tinh Excel va kién thùrc trinh chiéu bang phàn mém Power Point. Tir càc con sd nau tran, ehi xét ve mal binh thùrc dà Ihà'y vdi sd gid hpc là 60 tiét (theo khung chuong trinh cu) va sàp idi day là 45 lièi, tuong duong vdi 3 tin chi (theo khung chuong trinh mdi) cho mot lugmg kién ibu-c dò so cùa Microsolf Office ihi vice hoc cùa sinh vian tran Idp chi nhu "cuoi ngua xem boa". Ban canh dd, do lupng sinh vian khà ddng, binh quàn khoàng 80 sinb vian mot Idp nan dàn dén linh trang sinh vian thiéu mày de hpc, ibuc hành va vièe kbòng dupe giao vian thue hành chi dàn mot càcb ky luòng là mot diéu rat de biéu.

Sinh vian sau khi hoàn tal nói dung hpc phàn ve tin hoc co bàn chi co the sir dung dupe d mure trung binh chuong trinh soan thào vàn bàn (MS Word) va bau hét kbòng the dànb mày vàn bàn mot càcb thành thao (gd vàn bàn theo yèu càu 10 ngdn). Vdi càc noi dung kbàc, ky nàng thue bành edn han che hon.

Giai doan Ihu hai, sinb vian dupe liép can vdi chuong trinh tin hoc ling dung (bay edn gpi là lin hoc nàng cao). Trong vài nàm ird lai day, dupe HU cho phép cùa Trudng Dai hoc Khoa hpc Xà bòi va Nhàn vàn. Dai hpc Qude già Ha Nói, Kboa Luu trù hpc va Quàn tri vàn phòng dà tién hành cài dal chuong trinh umg dung tin hpc trong còng càc vàn tbu - luu trù" chay trón nén Lotus Note de giàng day cho sinh vièn nàm cuòi. Day là mot chuong trinh ma vào thdi diém dd dang dugc Cuc Vàn tbu - Luu trù Nhà nude trién khai cài dàt cho càc co quan va lo chirc ed nhu càu. Cd thè ndi, vào thdi diém dd, dà'y là mot chù truong rat dung dàn cùa lànb dao Trudng va Khoa. Sinh vian càc khoà dupe dào tao ve tin hpc umg dung, khi ra trudng dà khdng con bd ngò vdi càc chuong trinh ùmg dung cùa co quan noi hp ve còng làc. Tuy nhién, qua thdi gian, chuong trinh ùmg dung này dà bòc lo nhiéu ban che va cho dén nay, nhiéu co quan dà kbòng edn sir dung nùa.

Càn cùr vào nbùmg yau càu ve ky nàng va trinh dd sir dung mày tinh dà nau tran, qua thue tién dào tao tin hpc hièn nay, ed the nhàn xét

193

ràng bau hét sinh vièn Khoa Luu trù hpc va Quàn tri vàn phdng khi ra trudng déu ed thè nhanb ehdng tiép eàn dupe vdi cóng viéc thue té nhung mot trong nbùmg diém yéu cùa hp là trinh dp lin hpc. Chi nhùng sinh vian ed diéu kién va y thire hpc iham lin hpc d càc co so dào tao ban ngoài trudng boàe tu hoc tòt d nhà ibi ed Ihé dàp ùng dupe càc yau càu nau tran. Tham chi con dàp ùng idi bdi hp dà dupe irang bi nhùng kién thùe khà hoàn chinh ve cdng làc vàn ihu, luu trù va còng tàc vàn phdng. Ddi vdi nhimg sinh vièn ndi trèn, lin hoc là thue su irò thành cdng cu giùp hp thue hièn ed biéu qua càc còng viac cùa minh. Ngoài nhùng sinh vièn dd ra, bau bèi càc sinh vièn cùa Khoa khi ra trudng déu gap khd khan néu d nhirng co quan noi hp mudn ve còng tàc ed tò ebùc ibi tuyén ve lin hpc (vi du: Cuc Luu trù va Vàn phòng Trung uong Dàng).

3. De xuàt ve nói dung chuong trinh dào tao chu sinh vièn ngành Luu trù hpc va Quàn trj vàn phòng

3.1. Dèi vài hpc phàn tin hpc cahàn

Dira trèn càc yèu càu ve trinh dò tin hpc nhu dà nèu d tran, eàn eù vào nói dung ebuong trinh dào tao tin hoc vàn phòng hian nay, chung tòi da xuàl nói dung chuong trinh dào tao tin hpc co bàn cho sinh vièn ngành Luu trù hpc va Quàn tri vàn phòng bao gòm nhùng kién tbiire va ky nàng nhu sau:

- Cac khai nìém co ban ve tin hpc bao g ^ :

+ Kbài nièm ve co .sd mày linh;

+ Chùc nàng, boat ddng cùa càc thànb phàn phàn eumg;

+ Chùc nàng, boat dòng cùa càc phàn mém;

+ Kbài nièm. mò binh mang mày linh;

+ Mòi trudng làm vièe va sir dung mày tinh an toàn;

+ Vàn de bào mal trong cóng ngbé thóng lin.

- Sii dung he diéu hành va quàn ly mang may tinh, bao góm:

+ Cidi thièu ve he diéu hành va he diéu hành Windows;

+ Quàn ly giao dian desktop va càc thanb cóng età;

194

+ Quan ly càc chùc nàng cùa ha diéu bành trong Control Panel;

+ Quàn ly tep, tbu miie trong Windows;

+ Quàn ly càc thiél bi phàn cùmg, cài dàt driver;

+ Quàn ly càc chuong trinh phàn mém ùng dung;

+ Virus va càc bièn phàp pbdng trành.

- Soan thào vàn bàn (MS Word), bao góm:

+ Chùc nàng va giao dièn Winword;

+ Soan thào tiéng Viat trong Winword;

+ Khai thàe càc chùc nàng soan thào, dinb dang trong Winword;

+ Chèn va xù ly càc ddi tuong dò boa, biéu dò, bang biéu...;

+ Xù ly va dinb dang càc vàn bàn dai: chù tbich, muc lue header and footer, autotext,...;

+ Tròn tài lieu (Mail Merge);

+ Quàn ly in àn va dinb dang trang.

- Su dung bang tinh dién tu (MS Excel), bao góm:

+ Chùc nàng va giao dien Excel;

+ Xù ly va dinh dang 6 (cells), so bang tinh (Workseets);

+ Cóng thùe va barn trong Excel;

+ Chèn va xù ly càc ddi tuong do boa, biéu do... trong Excel;

+ Quàn ly dù lieu trong Excel: Ipc, tim kiém...;

+ Quàn ly in àn va dinb dang trang.

- Ky nàng trinh dién (MS PowerPoint), bao góm:

+ Chùc nàng va giao dién PowerPoint;

+ Phài trién mot phièn trinh dièn theo màu ed san (Tempiale);

+ Tbié'l kémòt phièn trinh dién vdi Slide Master;

+ Xù ly va dinh dang càc ddi tupng lext, binh ành, biéu dò, do hoa. .;

+ Tao càc biéu ùmg chuyén dói va biéu ùmg dòng;

+ Ky thuàt trinh dién.

195

- Cu so dùr liéu (MS Access), bao góm:

+ Cìiùe nàng va giao dién Access;

+ Xày dimg bang co sd dù liéu;

+ Truy vàn dù liéu Query;

+ Tbié'l ké giao dién Form va Subform;

+ Thiél ké bào cào va in àn.

- Càc ùmg dung mang LAN va Internet, bao góm:

+ Tóng quan mang Internet;

+ Su dung biéu qua dich vu Web;

+ Khai thàe, tim kiém thóng lin biéu qua trèn Internet;

+ Ky nàng su dung dich vu email: Webmail va trinh duyèt thu

dién tu;

+ Khai thàe càc ùmg dung cùa mang LAN: chia sé tài nguyèn phàn

cirng. phàn mém...;

+ Bào mài va an toàn tran mang.

Nèu dupe trang bi nhùng kién thùe va ky nàng néu trèn, chàc chàn sinb vièn sé rat de dàng trong vice tiép eàn vdi càc ebuong trinh tin hpc ùng dung trong còng làc vàn thu - luu trù ndi riang va trong càc còng tàc kbàc nói chung. Tuy nhian, ed mpt vàn de dal ra là vdi nói dung dào tao nhu Iran, thdi lupng dànb cho sé khdng pbài là 60 tiét (theo khung chwong trinh cu) boàe 2 tin chi (theo khung chuong trinh mdi) nùa ma rò ràng là phài làng lan tuong ùng. Day cùng là vàn de ma Nhà trudng va Kboa Luu trù hpc va Quàn tri vàn phòng eàn phài nghicn eùu va chinh sua cho phù bop.

3.2. Dói vài hpc phàn tin hpc ùng dung trong cóng tàc vàn thu-hni trù

Tu trude dén nay, ndi dung dào tao tin hpc ùmg dung cho sinh vién ngành luu trù hpc va quàn tri vàn pbdng vàn tàp trung nhiéu vào phàn ihirc hành chuong trinh quàn ly vàn bàn va ho so luu trù chay irén nén Lotus note. Theo quan diém cùa ebùng lói, vdi hoc phàn lin hpc ihng

196

dijng này, càn dàu tu nhiéu hon nùa cho phàn ly luàn. Cu thè phài làm ró cho ngudi hoc nhùng nói dung co bàn sau:

- Vai trd cùa cdng nghe tbdng tin trong cdng làc vàn tbu - luu trù.

- Lich su ùng diing cdng ngbé thóng tin trong còng tàc vàn thu -Iiru trù va nbihig bài hoc kinh nghiém.

- Quy trinh trién khai ùng dung còng nghe thóng tin trong cóng tàc vàn tbu- luu trù.

Chùng la déu biét ràng thue té bién nay, ebuong trinh ùmg dung cóng nghe thóng lin trong còng tàc vàn thu - luu trù lai càc ca quan déu khóng ddng nhàt. Mòi mot co quan, tuy theo khà nàng lai chinh, iihu càu quàn ly va thue trang tò chùc cùa mình ed thè trién khai nhihig chuong trinh ùng dung kbàc nhau. Vi vày, néu de ngudi hpc chi hoc mot chuong trinh ùng dung cu the ma khòng trang bi ve mal ly luàn ihi rat ed the sé gay khd khan cho hp sau này khi ra trudng ve còng tàc lai nhùng co quan khòng trién khai chuong trinh gidng nhu vày; boàe sé rat bd ngo néu co quan chua ed chuong trinh ùng dung va ihù trudng co quan yéu càu hp phài trién khai thue bién.

Co the ndi, nhùmg vàn de néu irén là nhùng noi dung rat càn thiél de mot sinh vièn sau khi tot nghièp ve còng tàc lai càc co quan, lo chùc hoàn toàn ed the tu vàn cho lànb dao va tu mình trién khai dupe mot chuong trinh ùng dung còng ngbé thóng tin trong cóng tàc vàn thu - luu trù phù hpp vdi thue tién cùa co quan.

Mal kbàc, lién quan dén viéc giàng day tin hpc ùng dung va gàn ly thuyé't vdi thue tién, chùng tòi manb dan de xuàt phuong àn: Nhà trudng làm chù dàu tu va giao cho Khoa Luu trù hpc va Quàn tri vàn phòng nghièn eùu, xay dung mot Vàn phòng kiéu màu, trong dd tin hoc dugc xem là thànb phàn co bàn vdi day dù càc trang thiél bi hièn dai lièn quan dén còng nghé thóng tin nhu: mày tinh dién tu; he thdng mang LAN; càc phàn mém ùmg dung dupe su dung phó bién phue vu cho còng tàc vàn phòng (he thdng thóng tin vàn phdng). quàn ly còng tàc vàn thu va phàn mém quàn ly tài liéu luu trù. Day se là mò binh vàn phòng theo dùng nhu ly thuyét cùa tó chùc vàn phòng bién dai. Néu thành còng, dd se là mò binh de Nhà trudng chuàn hoà cóng tàc

197

vàn phòng cùa càc Khoa va Bó món trong trudng; ben canh dd, chùng Idi cùng de xuàl su dung md binh này làm co sd de sinh vién co diéu kién thue tàp nhùng gì hp dà hpc ve ùng dung lin hpc trong cóng tàc vàn phòng.

Tom lai, vdi nhùng npi dung néu trèn, chùng Idi hy vong ràng trong tuong lai, Khoa Luu irù hoc va Quàn tri vàn phòng, Truòng Dai hpc Khoa hpc Xà bòi va Nhàn vàn. Dai hpc Qude già Ha Nói se dào tao dupe dpi ngù eàn bò khóng chi eó trinh dò chuyén món giòi ma con biét su dung lin hpc de giài quyét càc vàn de thue té cùa nghé nghièp dal ra, gdp phàn vào cdng cupe cài càcb hành chinh va thue bién muc tièu tién Idi Chinh phù dièn tu cùa Dàng va Nhà nude dà de ra.

198