dms, midoffice en oss open text - unisys gebruikersdag 19 november 2007
TRANSCRIPT
![Page 1: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/1.jpg)
DMS, Midoffice en Oss
Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007
![Page 2: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/2.jpg)
Voorstellen
Harm van der Toolen
Adviseur InformatievoorzieningAfdeling BICT
![Page 3: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/3.jpg)
Voorgeschiedenis
PrOSSessor 2002
Oss gaat klantgericht en bedrijfsmatig werken
ICT beleid
– Klant bepaalt kanaal– Inzage in afhandeling– 7 x 24 beschikbaar– Plaatsonafhankelijk
![Page 4: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/4.jpg)
Realisatie
Klantgericht
– Organisatie– Telefonische dienstverlening– Digitale dienstverlening
Bedrijfsmatig
– Digitalisering bedrijfsvoering
![Page 5: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/5.jpg)
Digitale dienstverlening
Nieuwe website
– Bestuurlijke informatie– Productencatalogus– Digitaal loket– eFormulieren
![Page 6: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/6.jpg)
Digitale dienstverlening
eFormulieren
– Elektronisch betalen– DigID– Prefill
![Page 7: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/7.jpg)
![Page 8: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/8.jpg)
Digitalisering bedrijfsvoering
Het ontwikkelen, implementeren en in gebruik nemenvan een document management systeem
– voor het digitaal registreren, opslaan en ontsluiten van alle procesgebonden documenten binnen de gemeente Oss
– ter verbetering en ondersteuning van de interne processen en externe (elektronische) dienstverlening.
![Page 9: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/9.jpg)
Document management systeem
Realisatie
– Procesgewijze inrichting– Volledige digitale dossiervorming– Digitale archivering– Substitutie
![Page 10: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/10.jpg)
Document management systeem
Niet
– vervangen bestaande backoffice- systemen / WFM– digitaliseren van “de post”– digitaliseren van het bestaande archief
![Page 11: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/11.jpg)
Invoering DMS
– Europese aanbesteding– Implementatie– 3 pilot-processen– Evaluatie– Afgeleide processen– Vervanging Post&Archiefsysteem– Inrichting overige processen
![Page 12: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/12.jpg)
Procesgewijze aanpak
– Beschrijving procesgang– Documenttypes– Registratiekenmerken en -scherm– Autorisaties– Koppelingen met subjectgegevens– Koppelingen met backoffice-systemen– Dossier- en archiefopbouw
![Page 13: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/13.jpg)
Aanvullendeinformatie
enmutaties
Aanvullendeinformatie
enmutaties
Aanvullendeinformatie
enmutaties
Via GHS4all
Scannen
Mede-werker
Mede-werker
Mede-werker
Bezwaarvia
Post / Fax
Bezwaarvia
Balie /spreekkamer
Via DIV
“Inbox”Belastingen
Registratie
Bezwaarvia
E-mail ofWOZ-loket
Via BL“team Bezwaar”
Controle nieuw/bestaandbezwaar
Ontvangstbevestiging
Regi-stratie
Ontvangstbevestiging
+Werkpakket
Regi-stratie
VerzoekaanvullendeinformatieRegi-
stratie
Uitspraak
Regi-stratie
MutatiesWerkpakket,
foto's, schetsen,
etc.
Raadplegendossiers
Naarbel.pl.
Naarbel.pl.
Naarbel.pl.
DMS
“Inbox”mede-werker
Subjectentabel
![Page 14: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/14.jpg)
![Page 15: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/15.jpg)
Evaluatie
Positief
verbeterde structuur en volledigheid dossiers afname fysiek archiefbeheer (op termijn) verbeterde beschikbaarheid documenten en dossiers gelijktijdig gebruik in meerdere processen
![Page 16: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/16.jpg)
Evaluatie
Leerpunten
! lastiger te doorzoeken / vergelijken! (daardoor) nog geen afnemend papierverbruik! capaciteit voor registratie door procesafdelingen
![Page 17: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/17.jpg)
En toen . . .
![Page 18: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/18.jpg)
![Page 19: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/19.jpg)
. . . de Midoffice
Schakel tussen Digitaal Loket en backoffice systemen
– Automatisch routeren van gegevens en documenten– 7 x 24 beschikbaar stellen van relevante
– referentiegegevens– zaakgegevens– documenten
– Voor klanten en medewerkers
![Page 20: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/20.jpg)
De Midoffice
Realisatie
– Procesgewijze invoering– Volledige dienstverleningsproces– Generieke statussen met documenten– WFM voor eenvoudige processen
![Page 21: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/21.jpg)
De Midoffice
Niet
– Vervanging huidige WFM in de backoffice
![Page 22: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/22.jpg)
Invoering Midoffice
– Europese aanbesteding (voorjaar 2007)– Implementatie (najaar 2007)– Pilot-proces
![Page 23: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/23.jpg)
De Midoffice volgens Oss
![Page 24: DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070315/5551a0f14979591f3c8bbc48/html5/thumbnails/24.jpg)
Midoffice
MyOssPiP
Post BalieMyOss
PiPElektronisch
formulierE-mail Telefoon
AuthenticatieDigiD
Elektronischbetalen
B a c k o f f i c es y s t e m e n
D o c u m e n tM a n a g e m e n t
S y s t e e mS c a n n e n
D a t a d i s t r i b u t i e
Basisregistraties
O D S
P r o c e s b e s t u r i n g
B r o k e r
K l a n t - c o n t a c t -
c e n t r u m
Z a k e n m a g a z ij n
Frontoffice kanalen Functionaliteit
(Vak-) applicatiesDigitalisering Basisgegevens
Referentie
Pre-fill en Routering
Status- en Contactinformatie