dk brugervejledning rismacontrols 4 3

Brugervejledning RISMAcontrols Version 4.3

Risma Systems A/S

Lyskær 8

DK-2730 Herlev

Denmark

+45 70 25 47 00

[email protected]

Brugervejledning - RISMAcontrols December 2015

Copyright © 2015 Risma Systems A/S – All rights reserved

Indhold 1. Generel Administration - Brugerstyring (Administratorer) ................................................ 3

1.1 Oprettelse af nye brugere ................................................................................................................. 3

1.2 Ændring af brugerdata, herunder ændring af password .................................................... 4

1.3 De-aktivering og aktivering af brugere ....................................................................................... 4

1.4 Sletning af brugere .............................................................................................................................. 5

1.5 Udsendelse af mails til alle brugere ............................................................................................. 5

1.6 Organisationer ...................................................................................................................................... 5

1.7 Ferier ......................................................................................................................................................... 6

2. Administration for Risma Controls. (Administratorer og Superbrugere) ...................... 6

2.1 Regnskabsposter .................................................................................................................................. 6

2.2 Risici .......................................................................................................................................................... 7

2.3 Processer ................................................................................................................................................. 7

3. Kontrolkatalog (alle brugertyper) .................................................................................................. 7

3.1 Trafiklys ................................................................................................................................................... 8

3.2 Sortering .................................................................................................................................................. 8

3.3 Oprettelse af kontroller ..................................................................................................................... 9

4. Mine kontroller (Alle brugertyper) ............................................................................................. 12

4.1 Udførsel af kontrol ............................................................................................................................ 12

5. Rapporter (Administratorer, Superbrugere og privilegerede brugere) ...................... 13

5.1 Dannelse af rapporter ..................................................................................................................... 14

5.2 Rapport over udførte kontroller ................................................................................................. 14

5.3 Rapport over forestående kontroller ....................................................................................... 15

5.4 Revisionsrapport ............................................................................................................................... 15

5.5 Rapport over ændringer ................................................................................................................ 16

5.6 Korrektion af kontroller i rapporter ......................................................................................... 16

6. Dashboards ............................................................................................................................................. 16

6.1 Status overview ................................................................................................................................. 16

6.2 Type of controls ................................................................................................................................. 17

6.3 Number of controls .......................................................................................................................... 17

6.4 Number of risks ................................................................................................................................. 18



1. Generel Administration - Brugerstyring (Administratorer)

Kun administratorer har adgang til brugerstyring og organisationsopbygning, der er samlet under hovedmenupunktet General administration. I afsnittet General administration varetages følgende funktioner:

1.1 Oprettelse af nye brugere

En ny bruger oprettes ved at trykke på det lille + i øverste højre hjørne af feltet Brugere. Ved at klikke + kommer man til et indtastningsbillede, hvor man kan indtaste navn, password, brugernavn, Email, brugeradgange og organisation. Brugernavn: Indtast brugerens ønskede brugernavn. Her kan bruges store og

små bogstaver og tal, dog ikke mellemrum. Tegn kan ikke benyttes i brugernavn. Brugernavnet skal bestå af minimum 2 karakterer. (Obligatorisk felt)

Password: Indtast password. Dette password er midlertidig, da brugeren

bliver spurgt om at opdatere et nyt password, ved første login. Password skal bestå af minimum 8 tegn. (Obligatorisk felt)

Navn: Indtast brugerens fulde navn. (Obligatorisk E-mail: Indtast brugerens e-mail. Dette gør det muligt for systemet at sende

mails til brugeren. (Obligatorisk) Adgange: Tildel brugeren det ønskede adgangsniveau. De 4 brugertyper

beskrives nedenfor. Hvis virksomheden har flere Risma løsninger kan der oprettes differenceret adgang til de forskellige systemer.



En Administrator har adgang til alle funktioner i alle systemer, og som den eneste bruger med adgang til det generelle administrationsafsnit, hvor brugerstyring varetages. En administrator er vist med et symbol med A i midten En superbruger har adgang til alle funktioner i det pågældende system, men har ikke adgang til brugerstyring. Det er muligt at være superbruger i det ene system, men almindelig bruger i et andet system. En superbruger er vist med et symbol med S i midten. En privilegeret bruger har adgang til Kontrolkataloget, Mine kontroller samt Rapporter i menulinjen. I rapporter har privilegerede brugere adgang til kontroller inden for brugerens organisatoriske enhed. En privilegeret bruger er vist med et symbol med P i midten. En almindelig bruger har adgang til Kontrolkataloget og Mine kontroller, inkluderende de kontroller, som den pågældende almindelige bruger har adgang til. En almindelig bruger er vist med et symbol af en person.

Hvis en bruger i oversigtsbilledet over brugere ikke har noget symbol, betyder dette, at brugeren ikke er blevet tildelt adgang til noget system. Organisation: Tilføj den/de organisatoriske enhed brugeren skal have adgang til. Aktiviteter fra: Hvis en person har brug for at se andre personers aktiviteter, kan

brugernavnet tilføjes under denne kategori. Når et brugernavn er tilføjet her, får den person, som oprettes i systemet, adgang til den brugers aktiviteter på forsiden af RISMAbusiness, under hovedmenupunktet Andres aktiviteter.

Efter afsluttet indtastning klikkes der på Opret, hvorefter brugeren er oprettet.

1.2 Ændring af brugerdata, herunder ændring af password

I den generelle administration, ses en oversigt over samtlige brugere. Ved at klikke på en brugers brugernavn kommer man ind i en oversigt over den pågældende brugers brugerdata. Man kan her ændre brugerens data. Husk at klikke på Opdatér, for at ændringerne gemmes.

1.3 De-aktivering og aktivering af brugere

I det generelle administrationsafsnit findes en liste over samtlige brugere. Ud for hver bruger er et rødt X. Klikker man på det røde X, bliver den pågældende bruger de-aktiveret og har ikke længere adgang til systemet. Dette kan ses ved, at brugernummeret bliver overstreget. For at aktivere brugeren igen klikker man på



det samme røde X og den pågældende bruger er nu aktiveret. Dette kan ses ved, at brugernummeret ikke længere er overstreget.

1.4 Sletning af brugere

Man sletter en bruger ved at overskrive brugerens data. Man skal først trykke på brugernavnet, hvorefter man får mulighed for at overskrive dataene med en ny persons data.

1.5 Udsendelse af mails til alle brugere

I det generelle administrationsafsnit, ovenover listen over samtlige brugere, findes en funktionsknap benævnt Send E-mail til alle brugere. Når man klikker på Send E-mail til alle brugere, kommer en liste over e-mails på samtlige aktive brugere, i et pop-up vindue. Kopier adresserne og sæt dem ind i dit E-mailprogram, hvor det er muligt at sende mails. Denne funktion kan eksempelvis anvendes, når administrator ønsker at give en generel besked til alle brugere.

1.6 Organisationer

Billedet er et eksempel på hvordan en organisation kan se ud. Der er i alt tre niveauer, som vist på billedet: (1) Europe, (2) Denmark og (3) Departments.

En organisation oprettes ved at trykke på det lille + i øverste højre hjørne af feltet Organisation. Et pop-up vindue kommer frem, hvor man skriver navnet på den organisatoriske enhed. For at oprette underliggende organisatoriske enheder, klik på den overordnede Organisatorisk enhed hvor den underliggende enhed skal placeres. I bunden af pop-up billedet er der mulighed for Opret underliggende organisation. Ved at klikke på Opret underliggende organisation, oprettes en organisation på et niveau under det valgte. Det er i alt muligt at oprette organisatoriske enheder på i alt 3 niveauer. Under knappen Opret underliggende organisation findes



valgmuligheden Slet Organisation. Brug denne funktion, hvis du ønsker at slette organisationen fra systemet. Når en organisation slettes, fjernes den automatisk fra tilknyttede kontroller. En kontrol skal være tilknyttet en organisation, hvilket betyder at når en bruger åbner en kontrol uden en organisation, skal organisationen tilføjes inden kontrollen kan opdateres.

1.7 Fridage Nederst til højre i det generelle administrationsafsnit er det muligt at indtaste ”ugyldige” dage i kalenderen. Dette gøres ved at klikke på (+) i boksen kaldet Fridage. Det er nu muligt at skrive titlen på dagen og finde datoen i kalenderen. Efter at have klikket Opret listes dagene i datorækkefølge nedenfor. Når en dag er defineret her som en ”ugyldig” dag falder kontroller ikke på denne dag, såfremt man har valgt muligheden ”Udregn deadline fra månedens sidste dag”. Ligeledes falder kontroller heller ikke i weekenden, hvis denne frekvens er valgt.

2. Administration for Risma Controls. (Administratorer og Superbrugere)

I administrationsafsnittet for Risma Controls er følgende 3 dele. Regnskabsposter, Risici og Processer. Disse tre kategorier bruges til at kategorisere risici. Det er i rapportafsnittet muligt at trække rapporter på de forskellige kategorier.

2.1 Regnskabsposter For at oprette en regnskabspost klik + i højre hjørne af boksen. Indtast titel i pop-up vinduet, og klik på Opret for at oprette. For et ændre titlen, klik på overskriften i oversigtsbilledet. Her vil det være muligt at ændre titlen på regnskabsposten. For



at slette en regnskabspost, klik på det røde x ud for den titel, som skal slettes. Det er kun muligt at slette regnskabsposter, som ikke er tilknyttet en kontrol. Se hvordan regnskabsposter er tilknyttet en kontrol i afsnit ”3.3 Oprettelse af kontroller”.

2.2 Risici For at oprette en risiko, klik + i højre hjørne af boksen. Indtast titel og vælg risikotype i pop-up vinduet. Ved at klikke + i den grå boks kaldet Type, kommer en liste over allerede oprettede risikotyper frem. Vælg en risikotype fra listen eller opret en ny. For at oprette en ny risikotype, indtast navn på risikotype nederst i boksen, med allerede oprettede risikotyper, klik herefter på plusset. Den indtastede risikotype ses nu som den sidste risikotype på listen over allerede oprettede risikotyper. Vælg en risikotype ved at klikke på den pågældende risikotype. Hvis der, efter en risikotype er valgt, klikkes på typenavnet i boksen Type vil typen fjernes fra den pågældende risiko. Der kan maksimalt vælges en risikotype til hver risiko. Hvis virksomheden har RISMArisk, er det muligt at linke en risiko i RISMArisk til en risiko i RISMAcontrols. Dette gøres ved at vælge en risiko under Link til RISMArisk. Klik herefter på Gem for at gemme risikoen. Risikoen vil nu fremkomme af listen over risici i administrationsafsnittet for RISMAcontrols. For at ændre titel eller risikotype, klik på overskriften i oversigtsbilledet. Her vil det være muligt at ændre titler og typenavne på risici. For at slette en risiko, klik på det røde x ud for den titel, som skal slettes. Det er kun muligt at slette risici, der ikke er tilknyttet en kontrol.

2.3 Processer For at oprette en proces klik på plusset i højre hjørne af boksen. Indtast titel i pop-up vinduet, og klik på opret for at oprette. For et ændre titel, klik på overskriften i oversigtsbilledet. Her vil det være muligt at ændre titlen på processen. For at slette en proces, klik på det røde x ud for den titel som skal slettes. Det er kun muligt at slette processer, som ikke er tilknyttet en kontrol.

3. Kontrolkatalog (alle brugertyper) I kontrolkataloget kan den respektive bruger se en oversigt over de kontroller, som den pågældende bruger har adgang til information om. Administratorer og Superbrugere kan se alle kontroller i RISMAcontrols. Privilegerede brugere kan se en oversigt over de kontroller, som er tilknyttet de organisatoriske enheder, som den privilegerede bruger er tilknyttet. Almindelige brugere kan alene se en oversigt over de kontroller, som brugeren er involveret i. En bruger er involveret i en kontrol, ved at være tilføjet som ansvarlig, under eskalering eller klar til review. Kontrollerne er oplistet i nummerorden.



3.1 Trafiklys Trafiklysets farver giver en indikation af hvor lang tid der er til kontrollens udførsel. Det er muligt at indstille dette individuelt for hver kontrol, i inddateringsbilledet for kontrollen. Læs mere i afsnit ”3.3 oprettelse af kontroller”. Grøn: kontrollen viser grøn frem til det angivet tidpunkt.

Gul: kontrollen viser gul når der er under fx 5 dage til deadline, og frem til deadline. Det er muligt at ændre det til 1-7 dage. (se evt. nedenstående billed)

Rød kontrollen viser rød når deadline er overskredet.

3.2 Sortering I øverste højre hjørne er der mulighed for at sortere kontrolrækkefølgen. Default er ”Nummerrækkefølge”. Alternativerne hertil er ”Deadline” og ”Organisatorisk enhed”. Hvis ”Organisatorisk enhed” er valgt, vil kontroller oplistes efter den



organisatoriske enheds navn i alfabetisk rækkefælge og sekundært efter kontrolnummer.

3.3 Oprettelse af kontroller Nye kontroller kan oprettes ved at bruge funktionsknappen Opret kontrol i øverste venstre hjørne. I givet fald oprettes et tomt inddateringsbillede på det først ledige nummer. Obligatoriske felter ved oprettelse af kontroller er titel, tilføj en eller flere ansvarlige, tilføj en organisatorisk enhed samt deadline og frekvens af kontrollen. Inddatering I inddateringsbilledet ses følgende nedenstående elementer. Titel, ansvarlig, deadline samt organisation er obligatoriske felter, ved oprettelse af en kontrol.

Nummer: Nummeret generes automatisk ved oprettelse af kontrollen. Det er

ikke muligt at ændre nummeret på kontrollen. Titel: Udfyld titel i linjen ud for nummeret. Det er muligt at ændre titlen

på kontrollen efter oprettelsen. Dette gøres ved at klikke på titlen i inddateringsbilledet.

Beskrivelse: Udfyld beskrivelsen ved at klikke på Klik for at rette. Her er det

muligt at udfylde op til 2.000 tegn. Hvis dette antal overskrides dukker en fejlmeddelelse op. Ret teksten, så der er maximalt 2.000 tegn, og klik derefter på Opdater kontrol for at gemme.

Tilknytning: Her kan du tilføje risici, regnskabsposter og processer. Tilføj den

ønskede tilknytning ved at klikke på pilen, hvor en rullemenu kommer frem. Her kan alle oprettede, risici, regnskabsposter og



processer ses. Det er kun muligt at oprette nye regnskabsposter, risici og processer i administrationsafsnittet for RISMAcontrols. Det er muligt at tilføje en tilknytning i hver kategori til kontrollen.

Type: Her klassificeres risikoer ud fra fire parametre: Automatisk

(Ja/Nej), Manuel/Automatisk, Forebyggende/Opdagende og Udførende/Reviewende. Ved oprettelsen vil den første kolonne automatisk være valgt.

Ansvarlige: Vælg den/de personer, som er ansvarlig for kontrollen. Ved at

klikke + ud for ”Ansvarlig” kommer en liste med alle brugernavne frem. Vælg her den/de ansvarlige for kontrollen. For at fjerne brugeren fra kontrollen klik på brugernavnet igen, hvorefter brugeren vil blive flyttet fra kontrollen og tilbage til listen over alle brugere.

Hvis den pågældende bruger ikke findes i menuen, er det fordi den pågældende person ikke er oprettet som bruger af systemet. Henvendelse må da ske til administrator eller superbruger. Nye brugere kan kun oprettes i det generelle administrationsafsnit.

Eskalering: Vælg den/de personer, som skal have besked, hvis deadline

overskrides, på samme måde som ansvarlige vælges. Brugere, tilføjet til denne kategori vil automatisk få en reminder E-mail, hvis deadline overskrides. E-mails sendes ud hver morgen kl. 05.00.

Klar til review: Tilføj den/de personer som skal kontrollere kontrollen, på samme

måde som ansvarlige vælges. Brugere tilføjet til denne kontrol vil automatisk få en E-mail når kontrollen er udført og er klar til review.

Organisation: Tilføj den organisatoriske enhed, som kontrollen tilhører. Det er

muligt at tilføje en organisatorisk enhed til hver kontrol. Oprettelse af nye organisatoriske enheder kan kun ske af Administrator i det generelle administrationsafsnit.

Link: Link (Kræver RISMAexecution) Hvis virksomheden har både

RISMAexecution og RISMAcontrols er det muligt at lave link mellem en specifik kontrol og et specifikt initiativ. Linket laves ved at klikke på (+) ud for Link. Herefter kommer en pop-up boks, hvor det er muligt at søge på et initiativ. Skriv teksten i feltet, klik herefter på knappen med forstørrelsesglasset. Søgeresultaterne vises nu nedenfor. For at lave linket, klik på titlen, så det står under overskriften links.

Når der klikkes på titlen leder den direkte hen til initiativet. Der vil på initiativet automatisk blive oprettet et link tilbage til kontrollen. For at fjerne linket igen klikkes på krydset ud for kontroltitlen.



Daglig team: Tilføj her brugere som arbejder på dette kontrol. Brugere tilknyttet det daglige team får en e-mail når der bliver opdateret en besked i Risma Board. I e-mailen ses beskeden, der er opdateret i Risma Board, samt et direkte link til kontrollen. Dette gør det muligt at sende en besked ud til det team, som arbejder sammen. Når en bruger er tilføjet et dagligt team ses kontrollen automatisk under mine initiativer, under en separat overskrift.

Risma Board: Risma Board giver mulighed for at dele ideer mv. internt mellem de

brugere, der har adgang til i kontrollen, uden at dette medtages i rapporter. Hver gang en kontrol er udført vil Risma Board blive visket ren til næste kontrol. For at tilføje tekst i Risma Board, indtast teksten i feltet og klik på pilen. Teksen er nu opdateret i Risma Board. For at se den fulde chat, klik på Vis alle hvor en pop-up boks kommer frem med alt tekst skrevet i Risma Board under den pågældende kontrol. Det er ikke muligt at rette i Risma Board.

Deadline: I højre hjørne, ved siden af titlen, skal deadline indtastes. Hvis ingen

deadline er valgt, vælges tidspunktet for oprettelse af kontrollen automatisk. For at redigere en deadline klik her på datoen, hvorefter en kalender kommer frem. Her vælges dato og dernæst tidspunkt. Ved siden af datoen vælges den relevante tidszone. Ved at klikke på tidszonenavnet kommer en boks med en rullemenu frem, med alle tidszoner. Klik på den ønskede tidszone for at vælge den.

Frekvens: Nederst i inddateringsbilledet skal interval vælges. Kontrollens

interval er automatisk sat til daglig. Ændre dette ved at klikke på daglig, hvorefter en rullemenu med alle muligheder kommer frem. Det er muligt at indstille det til daglig gentagelse, ugentlig gentagelse, hver 14. dag, månedlig gentagelse, kvartalvis gentagelse, halvårlig gentagelse eller årlig gentagelse.

Ud over de ovenstående muligheder er det også muligt at sætte

flueben i ”Udregn deadline fra månedens sidste dag”. Når denne frekvens vælges vises to kasser nedenfor: antal hverdage og før/efter. Denne frekvens tillader dig at vælge antal hverdage før/efter sidste dag i måneden. Deadline udregnes automatisk. Systemet vælger automatisk weekender fra. Det er muligt at oprette ”ugyldige” dage, som ferier og helligdage i det generelle administrationsafsnit.

Knapper: I bunden af inddateringen er en Opdater knap, som skal bruges

hver gang der er lavet ændringer i en kontrol. Hvis der ikke klikkes ”Opdater”, vil ændringerne ikke blive gemt.



Ved siden af ”Opdater” knappen ses en Afbryd knap. (Denne knap er kun synlig ved oprettelse af kontrol). Ved at klikke på denne knap navigeres tilbage til forrige side, uden nogen opdateringer eller ændringer er blevet gemt.

I bunden ses en Kopier kontrol knap, samt en Slet kontrol knap.

Ved at klikke på kopier kontrol knappen, oprettes en identisk kontrol på det næste ledige kontrolnummer. Informationer i Risma Board bliver ikke kopieret.

Klik på Slet kontrol for at slette kontroller permanent i systemet.

Når knappen Slet kontrol klikkes på kommer en advarselsboks frem. Klik på OK for at bekræfte en permanent sletning af kontrollen. Dette kan man dog kun gøre når man opretter en kontrol. Når man har lavet en kontrol, laves knappen om til luk kontrol.

4. Mine kontroller (Alle brugertyper)

Under menupunktet Mine kontroller, får brugeren en oplistning over op til ni forestående kontroller, som brugeren er ansvarlig for at udføre. Disse kommer altid i datorækkefølge, hvor den kontrol, der skal udføres først kommer først, øverst i venstre hjørne.

4.1 Udførsel af kontrol Når en kontrol er udført, klik på knappen Kontrol udført, på den pågældende kontrol. Kontrollen kan kun udføres under Mine kontroller, hvilket betyder at brugere skal være direkte tilknyttet kontrollen, for at kunne udføre den. I pop-up billede er det muligt at vedhæfte filer, linke til et dokument-håndteringssystem, samt skrive en kommentarer. Vedhæft filer ved at klikke Vedhæft fil, hvor det er muligt at vælge filer på computeren. Det er muligt at vedhæfte dokumenter af følgende filtyper: Word, Excel, PowerPoint og PDF-filer. Dokumentstørrelsen kan være op til 25 MB per dokument.



Tilføj en kommentar ved at klikke på Klik for at rette, under Tilføj kommentar. Når de ønskede dokumenter er vedhæftet, og kommentaren skrevet, klikkes på Udfør kontrol. Nu er kontrollen udført og en ny kontrol, med samme kontrolnummer, men ny deadline er oprettet. Den nye deadline afhænger af hvilken gentagelsesfrekvens kontrollen har. Det er ikke muligt at rette i kommentarerne efter, at kontrollen er udført.

5. Rapporter (Administratorer, Superbrugere og privilegerede brugere)

Administratorer, superbrugere og privilegerede brugere kan trække rapporter over kontroller. Udtrækning af data sker i funktioner samlet under hovedmenupunktet Rapporter.



5.1 Dannelse af rapporter

Når brugeren går til hovedmenupunktet Rapporter, fremkommer et skærmbillede, hvor man kan vælge, hvilke parametre en kontrol skal opfylde for at fremgå af den dannede rapport. Se billede ovenfor. I skærmbilledet kan brugere filtrere rapporter efter følgende parametre: Personer:

• Ansvarlig • Eskalering • Reviewende

Organisation: • Organisation

Tilknytninger: • Risiko • Risikotype • Regnskabspost • Proces

Type • Nøglekontrol ja/nej • Manuel/automatisk • Forebyggende/opdagende • Udførende/reviewende

Deadline • Periode fra og til • Trafiklys

Når man har valgt de kriterier, man ønsker at sortere efter, klikkes på Opret liste. Man kan endvidere vælge mellem fire rapporttyper: 1 Udførte 2 Forestående 3 Revisionsrapport 4 Ændringer De fire forskellige rapporttyper gennemgås nedenfor.

5.2 Rapport over udførte kontroller I rapporten indgår allerede udførte kontroller, der opfylder de valgte kriterier, og som havde deadline i den valgte periode. Hvis der ikke er anført en periode, fremkommer udførte kontroller, der opfylder de øvrige kriterier, og som er udført inden for de seneste 12 måneder. Hvis kontrollen mindst en af disse gange har været udført for sent, fremgår kontrollen med rød tekst. I modsat fald fremgår kontrollen med normal tekst.



I nederste højre hjørne på hver kontrol findes en Se kommentar knap. Ved at klikke på denne kan vedhæftede filer, samt kommentarer til kontrollen med det pågældende kontrolnummer ses. Kun kommentarer til kontroller udført i den valgte periode fremkommer af listen. Når knappen Se bemærkninger, påvirkes kommer der et pop-up vindue med en liste over alle kommentarer samt vedhæftede filer. Øverst på listen er det muligt at Printe liste eller Eksporter liste til Excel. Når listen printes, kan en overskrift eller forklarende tekst tilføjes, inden listen printes. Dette sker ved at skrive overskriften eller den forklarende tekst i det hvide tekstfelt, der findes øverst i pop-up billedet. Når rapporten har den udformning, man ønsker, klikkes på Print. Nederst på hver kontrol til venstre ses en knap med antal gange kontrollen er udført i perioden. Ved at klikke på knappen Se alle kommer der et nyt skærmbillede med en liste over de udførte kontroller med det pågældende kontrolnummer. I dette skærmbillede fremgår information om deadline og udført dato for hver gang kontroller har været udført. I de tilfælde, hvor kontrollen har været udført for sent, fremgår kontrollen med rød tekst. I nederste højre hjørne på hver kontrol findes en Se kommentar knap. Ved at klikke på denne, kan vedhæftede filer, samt kommentarer til den enkelte kontrol ses.

5.3 Rapport over forestående kontroller Denne rapport giver et overblik over de kommende kontroller i den valgt periode. I rapporten indgår de kontroller, der opfylder de valgte kriterier, som endnu ikke er udført, og som har deadline i den valgte periode. Kontrollerne oplistes i datorækkefølge, med den kontrol, der skal udføres først i øverste venstre hjørne. Dette er den eneste rapport, hvor oplistning ikke sker i nummerrækkefølge. Hvis der ikke er anført en periode, fremkommer udførte kontroller, der opfylder de øvrige kriterier, og som har deadline inden for den kommende måned.

5.4 Revisionsrapport Denne rapport giver et oversigt over alle oprettede kontroller. I rapporten indgår de kontroller, der opfylder de valgte kriterier, og som har deadline i den valgte periode. Det er uden betydning om kontrollen allerede er udført. En kontrol kan kun indgå en gang, uanset om den har haft deadline to eller flere gange i den valgte periode. Kontrollerne oplistes i nummerrækkefølge. Hvis der ikke er anført en periode kommer alle kontroller, der opfylder de øvrige kriterier - uanset deadline.



5.5 Rapport over ændringer Rapporten indeholder en simpel oplistning over alle de kontroller, hvor der er sket en ændring i inddatabilledet i den valgte periode. Kontrollerne oplistes i nummerrækkefølge. Nederst i boksen ses dato for ændringen, samt en Se ændringer knap. Når denne knap påvirkes, fremkommer et pop-up billede, hvor en specifikation af ændringerne kan ses. Klik på det røde kryds i øverste højre hjørne af pop-up vinduet for at komme tilbage til rapporten.

5.6 Korrektion af kontroller i rapporter

Når man har fremkaldt den dannede rapport på sin skærm, kan det forekomme, at man beslutter, at data i rapporten skal korrigeres, eller at der skal tilføjes data til nogle af de valgte kontroller. Dette kan fx ske, når man under et møde har kaldt en rapport frem, og dernæst ønsker at ændre eller tilføje information til kontroller. Man kan få adgang til inddateringssiden for den enkelte kontrol, direkte fra rapporten, ved at klikke på titlen på den kontrol, hvor man ønsker at korrigere data. Når man i inddateringsbilledet har tilføjet eller korrigeret data som ønsket, skal man klikke på Opdatér kontrol, før man klikker på Tilbage til rapport. Rapportbilledet er nu opdateret med de nye data.

6. Dashboards I menupunktet Dashboards gives et grafisk billede basseret på processer oprettet i systemet. I dette menupunkt er der fire forskellige muligheder: Status Overblik, Type af kontrol, Antal kontroller og Antal risici. Hvert punkt vil blive gennemgået nedenfor. Fælles for alle fire dashboards er, at der øverst på skærmen skal vælges organisationer og processer. Der er ingen begrænsning i antallet af organisationer og processer, som kan vælges. Alle grafer kan downloades som billedfiler, png, jpg, svg og pdf eller gemmes i filformater csv, excel og json. Derudover kan alle grafer printes direkte fra systemet via knappen print. Disse funktioner findes ved at klikke på pilen til højre for grafen.

6.1 Status overblik Status overblik inkluderer tre grafer, som beskrives i dette afsnit. Overordnet status Overordnet status giver et billede på alle forestående kontroller. Det anføres, hvor stor en andelen af kontrollerne, der har mere end 7 dage til deadline, hvor stor en



andel det har mindre end 7 dage til deadline, og hvor stor en andel, der har overskredet deadline. Status per proces Status per proces viser hvor mange kontroller har mere end 7 dage til deadline, mindre end 7 dage til deadline, eller har overskredet deadline, fordelt på de valgte processer. Forfaldne kontroller per medarbejder Forfaldne kontroller per medarbejder viser antallet af kontroller, der er gået over deadline for den pågældende medarbejder. I grafen skelnes mellem om medarbejderen er ansvarlig eller reviewer.

6.2 Type af kontrol Type af kontrol inkluderer fire grafer, som beskrives i dette afsnit. Forebyggende vs. Opklarende Forebyggende vs. opklarende viser andelen i procent og antallet af kontroller, inden for de valgte organisationer og processer, som er henholdsvis forbyggende og opklarende. Forebyggende vs. Opklarende pr. proces Forebyggende vs. opklarende pr. proces viser antallet af kontroller, der er henholdsvis opklarende eller forebyggende, fordelt på processerne. Manuel vs. Automatisk Manuel vs. automatisk viser andelen i procent og antallet af kontroller, inden for de valgte organisationer og processer, som er henholdsvis manuelle og automatiske. Manuel vs. Automatisk kontrol pr. proces Manuel vs. automatisk kontroller pr. proces viser antallet af kontroller, der er henholdsvis manuel eller automatisk, fordelt på processerne.

6.3 Antal kontroller Antal kontroller viser antallet af kontroller fordelt på organisatoriske enheder og processer. Grafen viser på Y aksen de valgte organisatoriske enheder, mens antal kontroller vises i bjælken ud fra hver enkel organisatorisk enhed. Hver farve repræsenterer en proces, som kan ses i bunden af grafen.



6.4 Antal risici Antal risici viser antallet af forskellige risici tilknyttet kontroller fordelt på organisatoriske enheder og processer. Grafen viser de valgte organisatoriske enheder horisontalt, mens antal kontroller vises i bjælken ud fra hver enkel organisatorisk enhed. Hver farve repræsenterer en proces, som kan ses i bunden af grafen.

dk brugervejledning rismacontrols 4 3

Documents