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PARTE III MTODOS
CAPTULO 10TCNICAS DE REPRESENTAO GRFICA
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FLUXOGRAMA CONCEITO E VANTAGENS CONCEITO: REPRESENTAO GRFICA QUE APRESENTA A SEQNCIA DE UM TRABALHO DE FORMA ANALTICA, CARACTERIZANDO AS OPERAES, OS RESPONSVEIS E/OU AS UNIDADES ORGANIZACIONAIS ENVOLVIDOS NO PROCESSO. VANTAGENS: APRESENTAO REAL DO FUNCIONAMENTO DOS MTODOS. FILOSOFIA DE ADMINISTRAO. VISUALIZAO INTEGRADA. ADEQUADOS LEVANTAMENTO E ANLISE. LEITURA MAIS SIMPLES E LGICA. IDENTIFICAO MAIS FCIL DOS PONTOS FORTES E FRACOS. MELHOR ATUALIZAO E MANUTENO DOS MTODOS.Djalma de Pinho Rebouas de Oliveira Sistemas, Organizao e Mtodos
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FLUXOGRAMA INFORMAES BSICAS
TIPOS DE OPERAES DO CIRCUITO DE INFORMAES. SENTIDO DO FLUXO DE INFORMAES. UNIDADES ORGANIZACIONAIS ENVOLVIDAS. VOLUMES DAS OPERAES. NVEIS HIERRQUICOS ENVOLVIDOS.
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ANLISE PELO FLUXOGRAMA PERGUNTAS BSICAS
O QUE FEITO NESTA FASE? PARA QUE SERVE? POR QUE ESTA FASE NECESSRIA? ONDE ESTA FASE DEVE SER FEITA? QUANDO DEVE SER FEITA? A SEQNCIA EST CORRETA? QUEM DEVE EXECUTAR? COMO A FASE EST SENDO EXECUTADA?
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FLUXOGRAMA VERTICAL VANTAGENS E CONSTITUIO VANTAGENS: FORMULRIO PADRONIZADO. RAPIDEZ DE PREENCHIMENTO. MAIOR CLAREZA DE APRESENTAO. FACILIDADE DE LEITURA.
CONSTITUIO (COLUNAS): 1 SMBOLOS CONVENCIONAIS. 2 DESCRIO DO MTODO ATUAL. 3 PROFISSIONAL OU UNIDADE RESPONSVEL.
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FLUXOGRAMA VERTICAL SIMBOLOGIA Smbolo Significado Smbolo Significado
Anlise ou operao
Execuo ou inspeo
Transporte
Permanncia temporria ou passagem Arquivo provisrio
Arquivo definitivo
Demora ou atraso
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FLUXOGRAMA VERTICAL EXEMPLO Anlise ou operao Execuo ou inspeo 3 2 Rotina Atual Proposta X De recepo de material
Smbolos
Arquivo provisrio Arquivo definitivo Transporte
Totais
Demora ou atraso
2 3 9
Unidade organizacional: Suprimentos Estudado por: Em Assinatura Descrio dos Passos Recebe do fornecedor Nota Fiscal (NF) e Material Emite Aviso de Recebimento (AR) em quatro vias Arquiva 4 via do AR em ordem numrica crescente Remete NF e 1 via do AR para o Setor de Contas a Pagar Remete 2 via do AR para o Setor de Compras Remete 3 via do AR e material para o Almoxarifado de de 20
Ordem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Smbolos
Unidades Organizacionais Recepo
Contas a Pagar
Recebe NF e 1 via do AR Confere NF com AR Arquiva 1 via do AR por ordem numrica crescente, aguardando pagamento Arquiva NF em ordem alfabtica de fornecedor, aguardando fatura
Compras
Recebe 2 via do AR Registra entrega de material pela 2 via do AR Remete 3 via do AR para o Setor de Contabilidade Controle de Estoques
Controle de Estoque
Recebe 2 via do AR Registra entrada de material na ficha de estoque correspondente Arquiva 2 via do AR em ordem cronolgica data de lanamento
Almoxarifado
Recebe 3 via do AR e material Verifica exatido do AR pelo material recebido Arquiva 3 via do AR em ordem cronolgica
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FLUXOGRAMA VERTICAL FORMULRIO PARA ANLISE Sistema: Unidades usurias Principal: Formulrios: Envolvidos: Eliminados: Resumo da situao do sistema Rotina Anlise ou operaes Execuo ou inspees Transportes Permanncia temporria Arquivamentos definitivos Demoras ou atrasos Totais Sistema atual % Proposta % Diferena % Observaes Secundrias:
Operaes Execues Transportes Permanncias Arquivamentos Demoras Funcionrio Funcionrio Demoras Arquivamentos Permanncias Transportes Execues Operaes
Descrio da rotina atual
Descrio da rotina proposta
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FLUXOGRAMA PARCIAL OU DESCRITIVO SIMBOLOGIA Smbolo Significado Smbolo Significado Terminal Operao
Executante ou responsvel
Documento
Arquivo
Deciso
Conferncia
Conector de pgina Sentido de circulao: Documentos Informaes orais
Conector de rotina
Material
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FLUXOGRAMA PARCIAL OU DESCRITIVO EXEMPLO Incio Fornecedor Material NF
Recepo Material NF Emite AE em 4 vias 4
Material NF 2 3
1Contas a Pagar AE 1
2 2Almoxarifado Material
AE
1
2
N
1
NF Confere NF e AE OK
1
Compras3 AE 2 Confere material e AE Registra entrada material OK Controle de material AE 1 No
Controle de material AE 1
NF
Sim AE
Material 3
NAguarda fatura FCE
Controle de estoque AE 2
CEscaninho prateleira Trmino
Abreviaturas AE NF A N C FCE Aviso de Entrega Nota Fi scal Orde m Alfabtica Orde m Numrica Ordem Cronolgica Ficha Controle de Estoque
Registra entrada na FCE AE FCE
C
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA SIMBOLOGIA Smbolo Significado Smbolo Significado Terminal Documento
Conector
Informao oral
Arquivo
Operao
Deciso
Conferncia
Inutilizao ou destruio do documento
Sentido de circulao: Documentos Informaes orais
Demora ou atraso
Material
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (1/10) TERMINAIS:Incio
Fim
DOCUMENTO:
Nota Fiscal
EMISSO DE DOCUMENTO:
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (2/10) APARECIMENTO DE DOCUMENTO NOVO:
DOCUMENTAO COM MLTIPLAS VIAS:ou 1 2 n
n 2 1
ou ainda
DESTINO NICO DA DOCUMENTAO COM MLTIPLAS VIAS:
3
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (3/10) EMISSO OU RECEBIMENTO SIMULTNEO:Ordem de Pagamento Aviso de Vencimento Duplicata
QUANTIDADE INDEFINIDA DE VIAS:
Proposta de Trabalho
QUANTIDADE INDEFINIDA DE UMA MESMA VIA:1as Vias das Ordem de Servio
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (4/10) REGISTRO EM LIVROS OU FICHRIOS:Cadastro de itens de estoque
CPIA ADICIONAL:
Proposta
CONECTOR:
A
A
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (5/10) CONECTOR COM INDICAO DE PGINA DE CONTINUIDADE:
B/6
OPERAO:
1
1 Carimba o documento
OPERAO (SMBOLO ALTERNATIVO):Efetuar clculos
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (6/10) ARQUIVOS (ORDENS DIVERSAS):A Ordem Alfabtica C Ordem Cronolgica N Ordem Numrica
ARQUIVOS PROVISRIO E DEFINITIVO:
Arquivo Provisrio
Arquivo Definitivo
ARQUIVOS PROVISRIO E DEFINITIVO (ALTERNATIVA):
Arquivo Provisrio
Arquivo Definitivo
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (7/10) ARQUIVO (GERAL):
ARQUIVOS QUANTO AO CONTROLE:N Arquivo numrico controlado N Arquivo numrico sem controle
CONFERNCIA:1 Revisar e Carimbar o documento
1
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (8/10) DECISO:OK Sim Continua
No
Retorna
ALTERNATIVAS SIMULTNEAS DE DECISO:
1 No
Sim
2 No
Sim
3 No
Sim
SENTIDO DE CIRCULAO DE DOCUMENTOS:Cobrana Cliente Aviso de Vencimento 1 2 Aviso de Vencimento 1
C
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (9/10) SENTIDO DE CONSULTA VERBAL:Cobrana Cliente
INDICADOR DE FLUXO E DE UNIDADE ORGANIZACIONAL:
Sistema Oramentrio
DEMORA OU ATRASO:
3
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA USO DOS SMBOLOS (10/10) MATERIAL:
DESTRUIO DE DOCUMENTO:
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA REAS DE RESPONSABILIDADE
Compras
Almoxarifado
Controle de Qualidade
Caixa
1 2 3
1
2
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA TCNICAS DE DESENHO (1/3) INFORMAES BSICAS:Instruo de Servio Data Preparador Fluxograma Cdigo ABC Chefe responsvel Companhia Alfa Rotina: Recepo de materiais
AGRUPAMENTO DAS REAS:Contabilidade Setor Fiscal Escriturao Caixa Tesouraria Acionistas
CRUZAMENTO DE LINHAS:Primeira
Segunda
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA TCNICAS DE DESENHO (2/3) ROTINAS E SUB-ROTINAS:No Rotinas Bsicas Faturamento Recepo de materiais Cdigo A M
ROTINAS
1 .. 11 .. n
SUB-ROTINAS
11 11.1 11.2 11.3
Recepo de materiais Controle de aviso de entrada Contabilizao de entrada em estoque Arranjo dos itens entrados em estoque
M M1 M2 M3
NOTAS EXPLICATIVAS:Recebimento de materiais Almoxarifado Notas Operaes: 1. 2. Notas Explicativas: A) B)
A
1 2
1
2 B 1
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA TCNICAS DE DESENHO (3/3) REA DE DEFICINCIAS E PROBLEMAS:Compras Tesouraria Caixa
1 2
1
1
1
INDICAO CONJUNTA DE SMBOLOS:3 Recibo 2 1
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FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA EXEMPLO Unidade RequisitanteIncio UV UV 1 2 3Aprovao OK Sim H Veculo Disponvel ? No Sim
Diviso de Transporte3 UVC 2 UV
Motorista
1
2
33 UV 1 2
7 32UVC
12 3
No
2UV 1 Fim
UV
4UV 2Abrir mais de 1 Jornada de Trabalho?
UVNo
UV
2Legenda das Operaes 1 Solicita aprovao nvel superior 2 Comunica unidade eminente 3 Visitar 4 Programao de atividades 5 Suprir motorista com documentos 6 Dar baixa 7 Preencher dados necessrios Legenda de Documentos UV Utilizao de Veculos UVC Utilizao de Veculos Complementares
UV
3
Sim
51 2UVC
UVC
UV
UV
6UVC
UV
1
UV
2
Fluxograma
Fl. 01 Cdigo
PCP Transportes
Norma Utilizao de veculo da empresa
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TCNICAS DE REPRESENTAO GRFICA QUESTES PARA DEBATE
1 Tendo em vista o sistema principal em que voc est envolvido em sua empresa, desenvolva trs fluxogramas, considerando os tipos apresentados neste captulo. 2 Complementar o fluxograma apresentado na Figura 10.36 com outras situaes inerentes utilizao de veculos de uma empresa.
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ANLISE, DEBATE E APRESENTAO DE CASO
ESTUDO DO SISTEMA DE CONTAS A RECEBER DA MARINA INDUSTRIAL LTDA.
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