ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II

ACTIVIDAD DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DOCENTE: LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIOBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

2013

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II

ACTIVIDAD DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DOCENTE: LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO

Análisis y Diseño de Sistemas de Información II

OLGA LUCIA URIBE MÁRQUEZ GRUPO 2 – 6° SEMESTRE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

2013

INTRODUCCION

Podemos decir que el diseño de un sistema de información es el que se ocupa de desarrollar propuestas para determinar los requerimientos de información y de acuerdo a un análisis de las necesidades, se sigue un proceso de diseño que sea adaptable, sencillo y funcional.

El diseño es el proceso creativo de transformación del problema en una solución para cumplir un objetivo específico.

El siguiente trabajo tiene 3 fases a desarrollar cómo: Diseño de salida, diseño de entradas y controles y diseño de archivos.

OBJETIVOS

GENERAL: Conocer el sistema de información de la Biblioteca “Enrique Mejía Ruiz” de la Universidad de Caldas, para realizar los procesos que se llevan a cabo, mediante la utilización del sistema ALEPH 500.

ESPECÍFICOS:

Se formula ALEPH como un sistema, que tiene la flexibilidad y la capacidad de combinar sus módulos para prestar determinados servicios.

Establecer estándares de trabajo para ofrecer una gran capacidad de compartir recursos.

Informar cómo se da la conectividad y la interacción con los servicios que presta el sistema ALEPH a sus usuarios, analizando su base de datos

Aleph es un sistema que permite la gestión de los procesos en las bibliotecas a través de una serie de módulos que permiten dar solución a dichos procesos, haciendo uso de una arquitectura cliente-servidor donde encontramos los módulos de circulación o préstamo, catalogación, adquisiciones, historial de multas, búsqueda de material bibliográfico, prestamos interbibliotecario, además de la administración de usuarios.

En este trabajo daremos a conocer uno de los módulos de ALEPH, el cual es el de préstamo que contiene un diseño basado en los requerimientos que este proceso exige. En este módulo tenemos implicados dos actores importantes:

- Usuario: Persona que necesita prestar libros, realizar búsquedas de material bibliográfico, realizar renovaciones y hacer reservas.

- Bibliotecario: Personal Administrativo encargado de realizar el préstamo de libros, ingresar, actualizar, modificar y eliminar información en el sistema.

Este diseño se compone de 3 fases importantes:

- Diseño de Entradas

- Diseño de Control y Salidas

- Diseño de Archivos

Para definir estos diseños se dará a conocer como se realiza el proceso de préstamo mediante la utilización del sistema para ambos actores, de tal forma que se tenga claridad con respecto a las variables que este maneja y clasificarlos en los 3 tipos de diseño

Proceso de Préstamo

Este corresponde desde el momento en que el usuario necesita prestar cualquier material bibliográfico (libros, revistas, tesis, CD’s), en donde realiza una búsqueda a través de una interfaz web en donde se le da a conocer si el material está disponible, se conoce el número de ejemplares, su clasificación DEWEY y en que satélite se encuentra ubicado; de la siguiente forma:

Luego de que el sistema realiza las búsquedas referentes a la información que ingresa el usuario, este selecciona el material de su interés para conocer si está disponible y solicitar el préstamo.

Si el usuario desea prestar dicho material se acerca donde el bibliotecario para realizar dicho proceso, en donde el sistema se comporta de la siguiente forma:

Se le solicita al estudiante que muestre su carnet de la Universidad donde aparece el código que lo identifica como estudiante activo y usuario del sistema

Luego este al acceder no arroja la información del estudiante como lo son sus datos básicos, material que tiene en préstamo, multas, bitácora de circulación, entre otras.

Luego podemos realizar dos tipos de préstamo, los cuales son: Préstamo en la sala:

Préstamo regular o a domicilio:

También se tiene en cuenta el historial de préstamo el cual es suministrado por la información alojada en la base de datos del sistema, ya que este guarda todos los comportamientos de los usuarios.

La devolución de libros también hace parte del módulo de préstamo, el cual puede llegar a tener dos estados, el material se entrega a tiempo o después de la fecha limite generando una multa dependiendo el número de días posterior al plazo estipulado.

En el sistema de Aleph también encontramos el módulo de renovación para el material bibliográfico que ha sido prestado con anterioridad y se desea establecer una nueva fecha límite, como se muestra en la gráfica

Ya teniendo en cuenta como se realiza el proceso de préstamo en el sistema ALEPH, estableceremos los 3 diseños mencionados anteriormente

Diseño de Entradas: A este diseño corresponde las el código del estudiante (usuario) que solicita el material, o desea realizar una renovación de este, además del código de barras del ítem el cual se encuentra físicamente junto con el material.

Diseño de Control: Este diseño tiene que ver con todas las reglas del negocio que son aplicadas en el sistema en cuestión validar los comportamientos que se pueden presentar para prevenir errores y anomalías que se pudiesen presentar, en este diseño tenemos:

- Control de material de préstamo: Se encarga de revisar que el ítem que se prestara estará disponible, esto aplica para el préstamo regular o domiciliario y el préstamo en sala, además de revisar la categoría (reserva, colección general, colección de referencia) para establecer el límite del préstamo.

- Control de multas: Se encarga de impedir el préstamo de cualquier ítem mientras el estudiante tenga multas a causa de entregar el material luego del plazo establecido o la no entrega de este.

- Control de renovaciones: Este se encarga de que a un ítem solo se le pueda realizar un máximo de renovaciones permitidas.

- Control de la información del usuario: Este permite que al momento de ingresar el código del usuario, compruebe si este está registrado en el sistema, si lo está muestra su información básica e incluso el periodo de validez de su membresía de las cuales podrá hacer uso de las funcionalidades que ofrece el sistema.

Diseño de Salidas: En este diseño se tiene en cuenta el resultado de los mecanismos de control dependiendo de las variables de entrada que recibe el sistema (Código del usuario, código de barras del libro) lo cual corresponde a mostrar la información de que material se está prestando en cuestión de nombre del libro, revista, tesis, el autor, la clasificación Dewey, cuando se debe devolver, si existe el caso de que no se pueda prestar debido a multas también mostrara las notificaciones al respecto, la información del usuario, las consultas respecto a los temas que se le dan como búsqueda.

Diseño de Archivos

El diseño de archivos corresponde al modelo relacional implementado en la base de datos, la cual soporta los requerimientos del negocio, en este caso a través de este modelo se permite realizar el préstamo del material bibliográfico.

Para ver de una forma real el funcionamiento de ALEPH, se hizo una entrevista al administrador de esta plataforma para mostrar los módulos que este tiene y como se deben utilizar. La entrevista la podemos encontrar en: http://www.youtube.com/watch?v=ae8uku5IWYM&feature=youtu.be