diseño de proyectos culturales · asignación presupuestal es el plan de actividades y no la idea...

Diseño de proyectos culturales Pablo Montiel

FLACSO - Posgrado Internacional Gestión y Política en Cultura y Comunicación –

24/8/2013

Cómo comenzar…

Estudio del territorio / entorno

Detección, resolución y transformación de necesidades culturales.

Diagnóstico > Síntesis F.O.D.A.

Planificación > para que la acción no se quede en actitudes voluntaristas o en actividades desordenadas.

>Planear las acciones a realizar a partir de propuestas claras que conduzcan

a solucionar los problemas revelados por el diagnostico como necesidades

sentidas por la comunidad.

>De esta manera se puede priorizar, dividir los esfuerzos en distintos frentes de

acción como así también los recursos.

>Los proyectos deben responder a situaciones concretas, vividas y sentidas

en el orden social y cultural.

>La formulación de proyectos culturales en términos generales consiste en:

redactar propuestas en forma ordenada con el objeto de solucionar problemas.

Técnica de proyecto | Portada

Primer nivel del proyecto > Portada / Venta

1. ???


Primer nivel del proyecto > Portada / Venta

1. Título - (marca)

Técnica de proyecto | Título

Redacción clara, sencilla, directa;

Debe reunir las características básicas identificadas en el proyecto;

Su objetivo es identificar el proyecto y caracterizar lo que quiere hacerse

concretamente.

Cuando se redacta un proyecto para su financiamiento, el nombre debe

corresponder a una acción.

No confundir título con el enunciado del problema;

No considerarlo como equivalente a la solución del problema;

No poner sólo nombres de fantasía;

Importancia de la marca.

Se define al final del desarrollo.


2. RESUMEN EJECUTIVO (no más de 5 líneas)

> Breve análisis de los aspectos más importantes del proyecto,

> Es lo primero o a veces lo único que lee el receptor del proyecto.

> Busca captar por sí mismo la atención del lector y motivarlo a leer el

proyecto íntegro.

> Entre el nombre y el resumen ejecutivo no deben quedar dudas

acerca de que se trata el proyecto. A veces es la única oportunidad

que tenemos para venderlo.


3. ENTIDAD SOLICITANTE

> Persona física, jurídica, institución, grupo, etc.

> “Ver Anexo”

> Datos de contacto

Técnica de proyecto | Desarrollo

El núcleo central del proceso de formulación de

un proyecto consiste en dar respuesta a los

siguientes interrogantes:

4. POR QUÉ?

> Es necesario explicar el porqué de un

proyecto y ello conlleva explicar lo siguiente:


4.a) Antecedentes

4.b) Marco Institucional

4.c) Alineamiento Referencial

4.d) Referencias bibliográficas y/o de experiencias

4.e) Identificación del problema

4.f) Justificación del proyecto

4.g) Factores Multiplicadores


5. QUÉ? / Objetivos

>Indican lo que se va a realizar > enunciado claro y preciso

de las metas, los fines y los logros a los cuales se aspira a

llegar con el proyecto;

> Diferenciar la finalidad del proyecto (impacto) y el objetivo

o los objetivos (efectos).

> En cultura suele hablarse de “Propósitos”;

> Propósitos generales y específicos;

> No confundir con objetivos organizacionales


6- ¿DÓNDE?

> Delimitación del espacio

> Necesario determinar ubicación geográfica e infraestructura física

de la zona donde se va a llevar a cabo.

>Localización en dos sentidos:

1. Macro-localización

2. Micro-localización

> Anexos > croquis, mapas, planos, etc.


7. QUIÉN / QUIÉNES?

> Para el buen diseño de un proyecto, es necesario identificar con

precisión:

Destinatarios

Participantes

> Ideal que confluyan;

> Deseable diferenciar niveles de participantes/ beneficiarios

(directos, indirectos, potenciales, etc.);

> Conviene indicar: situación general, ocupación, acceso a

los servicios.


8. CÓMO?

> Tareas y actividades específicas que conducen a la realización del

proyecto y, en consecuencia, a solucionar el problema planteado.

> Especificar las diversas etapas a seguir, así como las estrategias, los

métodos y las técnicas que conducen a lograr las metas propuestas.

> En síntesis, se debe formular el plan de actividades o puesta en marcha

del proyecto, describiendo los siguientes puntos:


Opciones o alternativas de acción que se han tenido en cuenta.

Criterios utilizados para seleccionar las actividades.

Tiempo que requiere cada actividad.

La manera como cada una de las actividades aporta a la

solución.

La forma como los beneficiarios y las instituciones participan en

la construcción de cada actividad.

Fuentes consultadas sobre los aspectos técnicos que conlleva

cada actividad.


9. CUÁNDO?

> Las actividades con relación al tiempo en que se van a desarrollar.

> No solamente la duración total del proyecto, sino también cada una de

las acciones programadas.

> Elaborar un cronograma de cada uno de los pasos a seguir durante la

elaboración del proyecto para determinar la duración total del mismo.

> Permite juzgar factibilidad, distribución uniforme del trabajo, plazos,

tiempos e insumos, límites asignados, etc;

> Existen diferentes técnicas gráficas de apoyo a la programación

temporal > Diagramas de Pertt y Gant; Software Project de M.O.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Es aconsejable mostrar gráficamente el conjunto de actividades y su

estimación temporal (por mes, por año), a fin de brindar claridad

respecto a los momentos de inicio, terminación y encadenamiento de

cada actividad;

Verlo graficamente puede permitir la corrección de su duración y

agregar aquellas actividades no previstas;

Es un esquema de ejecución ideal que se irá ajustando con la ejecución;

Aún así, sirve de guía para la acción y también para definir el flujo

financiero.



10. CON QUÉ?

Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos

(bienes, medios, servicios, etc.) para lograr sus objetivos.

Suelen distinguirse cinco tipos de recursos: humanos, materiales,

técnicos, económicos y financieros.

Es importante anotar que en un proyecto lo que requiere de cálculo y

asignación presupuestal es el plan de actividades y no la idea o la

necesidad.

El presupuesto es hacer un cálculo anticipado de los ingresos y los

gastos del proyecto y, de esta manera, mostrar su viabilidad.

La asignación presupuestal suele estar dividida en: presupuesto

económico y presupuesto financiero.


Presupuesto Económico

Previsión de gastos e ingresos para un determinado lapso (por lo general un año);

plan de acción de gasto para un período futuro.

Permite establecer prioridades y evaluar la consecución de los objetivos.

Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos

superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el

presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

Sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del

tiempo, coordinando así las distintas actividades, su consecución, evitar costos

innecesarios y mala utilización de recursos.

Permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de

la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas

y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la

actuación organizacional.

• RECURSOS HUMANOS.

Son todos los gastos relacionados con los servicios personales que

requiera el proyecto. Es importante ponderar la totalidad de los recursos ya

sea que impliquen o no erogación de dinero.

• EQUIPAMIENTO / INFRAESTRUCTURA / INSTRUMENTOS. Gastos para la

adquisición acondicionamiento y mantenimiento de maquinarias,

herramientas, equipamiento técnico, instrumentos e inmuebles necesarios

para el objetivo principal del proyecto.

• MATERIALES O GASTOS DE PRODUCCIÓN.

Gastos “periódicos” relacionados con cada una de las tareas del proyecto.


Presupuesto por rubros

• TRANSPORTE / COMUNICACIÓN: todos los gastos necesarios para el

traslado de las personas, equipamientos y materiales en cada una de las

actividades del proyecto.

• DERECHOS: gastos en derechos y servicios necesarios para las distintas

tareas del proyecto como derechos de autor, propiedad intelectual.

• GASTOS DE ADMINISTRACIÓN y VARIOS: gastos que ayudan a la

organización del proyecto y aquellos que no han sido contemplados en la

tipificación anterior.

• IMPREVISTOS: representa el importe que consideramos para los gastos

eventuales. Dependiendo de la magnitud y características del proyecto,

generalmente se estima el 5% de la sumatoria de los gastos

presupuestados.


Presupuesto por rubros

Concepto Descripción Proveedor Cant Unidad Medida Costo Unitario

Subtotal Subtotal Rubro

Planificación y Desarrollo de Contenidos

sub total RUBRO

$ 12.000

Coordinación y desarrollo de contenidos

Honorarios servicios de asesoramiento, diseño, seguimiento y testing del proyecto

Diego NNNN 12 meses 1.000 12.000 12.000

Desarrollo técnico $ 57.500

Project leader Honorarios mensuales Martin Leader 4 meses 6.400 25.600 25.600 Productor Honorarios mensuales Martín Productor 4 meses 1.375 5.500 5.500 Programación Honorarios mensuales fulltime Martín

Programador 2 meses / 2

personas 5.600 22.400 22.400

Desarrollo de identidad gráfica del software

Identidad gráfica para distintas aplicaciones del software

Mac Diseño 1 meses 4.000 4.000 4.000

Comunicación $ 11.500

Programa de difusión y promoción

Estrategia de difusión en medios; piezas promocionales y distribución del proyecto

Comunicación SA 1 campaña 8.000 8.000 8.000

Desarrollo de identidad gráfica promocional

Diseño gráfico de portal web y piezas promocionales

Mac Diseño 1 servicio 3.500 3.500 3.500

Gastos administrativos $ 9.053

Gastos administrativos gastos mensuales estimados de viaticos, movilidad, papeleria, impresiones, etc

varios 15 meses 150 2.250 2.250

Costos de conexión a internet

servicio mensual Movistar 15 meses 127 1.905 1.905

Materiales para soporte 1000 dvs vírgenes + replicación Promedium insumos SRL

1 replicación 2.275 2.275 2.275

Imprevistos estimación gastos imprevistos 3 % 2.623

PRESUPUESTO TOTAL $ 90.053

Debemos tratar de pensar en los todos los detalles para detectar

cada una de las necesidades dentro de cada actividad, tratando de

minimizar los gastos no previstos a la hora de llevar a cabo el

proyecto.

Hacer el cálculo lo más aproximado posible sobre las cantidades

necesarias, teniendo en cuenta los tiempos de cada actividad.

Tratar de averiguar el precio de mercado vigente de los bienes y

servicios y no hacer estimaciones.

Tener la precaución de saber si donde voy a adquirir los bienes o

servicios tienen comprobantes para luego poder rendir el gasto.

Exponer aquellos gastos bonificados: voluntariado, hs de

coordinación y planificación, canjes, recursos que no implican valor

económico.


Tips Presupuesto


El Presupuesto Económico hace un cálculo anticipado de los ingresos

y los gastos del proyecto y, de esta manera, mostrar su viabilidad:

es rentable en términos absolutos?

El Presupuesto Financiero se representa en 2 curvas de tiempo: la

que mide los ingresos y la que mide los pagos. Puedo observar la

capacidad o no de hacer frente a los compromisos, o deudas. Es

decir si tengo o no el dinero suficiente para operar en el momento

oportuno.

Comprende:

Costos y gastos

Desembolsos

Ingresos

Flujo de fondos

Moneda

Inflación

11. MODALIDAD ORGANIZATIVA Y DE GESTIÓN

Explicar el modelo de gerenciamiento previsto, con su esquema de

responsabilidades, roles y funciones;

Coherencia con el resto de los componentes y actividades del proyecto;

Si las hay, mencionar al resto de las organizaciones implicadas, aclarando los roles

de cada una;

Carácter participativo: qué participación tendrán los diferentes actores implicados,

sobre todo la población destinataria y la comunidad local;

Carácter asociativo: destacar si existen coordinaciones o articulaciones con otros

proyectos u organizaciones.

Técnica de proyecto | Sustentabilidad


12. PLAN DE COMUNICACIÓN Objetivos propios / Detalle de espectadores proyectados, medios, pautas, soportes

de gráfica, comunicación, prensa, publicidad, etc.

Aquí es preciso evaluar:

A quién queremos llegar? (no sólo en términos de espectadores sino de referentes en los

medios de comunicación);

El medio elegido soporta el mensaje elegido?;

Nuestro público objetivo posee acceso a dicho medio?;

Cómo definir la mejor relación costo vs beneficio?

Tenemos capacidad y recursos para administrar el medio elegido?

Es armónica la relación entre los medios elegidos y el resto de los aspectos del evento

(MKT, producción, organización, localización, etc.)?;

Conocemos y entendemos las lógicas y necesidades de nuestros interlocutores en los medios

de comunicación seleccionados?;

13. REGISTRO, DISEMINACIÓN

• Es importante tanto el éxito del proyecto en sí, como su

experiencia y replicación en otros contextos;

• Por ello, deberá incluir acciones de sistematización, registro,

difusión y diseminación de la experiencia;

• Colaboran a dotar de transparencia a la gestión;

• Pueden concitar otras adhesiones con actores potenciales.



14. NECESIDADES

Dejar en claro cuáles son las necesidades reales y como se cubrirán.

Cuáles son los recursos con que contamos, quiénes son los otros

actores intervinientes y cuál es su aporte.

Pero sobre todo dejar en claro qué le estamos solicitando a la

entidad a la cual le presentamos el proyecto.

Cuando se trata de proyectos culturales, hablamos de transferencias

de valor entre organizaciones.

Desarrollar el mapa de recursos de nuestro proyecto.

Tendencia actual > solicitar un esquema de financiamiento múltiple.


15. CONTRAPRESTACIONES

Uno de los puntos donde se suele hacer mayor hincapié.

Servicios que transfiere nuestro proyecto a la institución a la que

requerimos recursos.

Por ejemplo: si le solicitamos dinero a la Secretaría de Cultura de la

Ciudad para realizar un programa de capacitaciones, otorgarle a la

misma dependencia que financia una cantidad x de cupos para que ellos

puedan invitar a quien deseen.

Importante > ser creativos a la hora de maximizar nuestro recurso

Generar espacios e instancias de trabajo conjunto.

Fortaleza a futuro > fidelizar nuestros socios.


16. CONTINUIDAD

Es una proyección en función de las expectativas de la

organización.

En un punto es una expresión de deseos.

Si se piensa en una continuidad el proyecto, describirla

someramente. Si no, explicar por qué.

Como el proyecto se basa en la solución de problemas, vacios o

carencias detectados en el territorio, anclados en objetivos

generales de difícil resolución social, es necesario analizar la

continuidad en base a los deseos y necesidades de la

organización.


17. Resultados Proyectados (de máxima)

> Una vez realizado el proyecto y analizados en profundidad

todos sus aspectos es posible realizar una proyección de

resultados de máxima;

> Es decir: cuáles son los resultados potenciales del proyecto

dándose absolutamente todas las condiciones para lograr el

máximo rendimiento de las variables analizadas.

18. Resultados reales (de mínima)

> Marca “el piso” de los logros proyectados.

> Estos resultados son determinantes, marcan el éxito o el fracaso

absoluto del proyecto realizado.

19. VIABILIDAD Y RIESGOS

• Identificar los riesgos potenciales y cómo se prevee sortearlos;

• Algunas instituciones pueden solicitar avales o cartas de adhesión

para corroborar su viabilidad;

• Explicitar los mecanismos para la sustentabilidad o

institucionalización una vez finalizado la etapa de apoyo

económico;

• Asimismo, señalar qué nivel de capacidades instaladas se proyecta

dejar una vez concluido el mismo.



20. EVALUACIÓN Son los instrumentos que permiten comprobar con cierta objetividad la progresión hacia las

metas propuestas / Cómo, cuándo y con qué medios; para qué se evalúa?

Se deben definir con antelación criterios e indicadores de seguimiento y evaluación;

Si los indicadores no se establecen durante la fase de diseño del proyecto, habrá que

construirlos posteriormente y serán menos confiables.

Algunos criterios:

Evaluación cuantitativa;

Evaluación de la eficacia;

Evaluación de eficiencia;

Evaluación de impacto;

Evaluación de la equidad;

Evaluación de la sensibilidad;

Evaluación de la sostenibilidad.


21. ANEXOS

Espacio donde se colocan todos aquellos documentos que puedan

distraer la atención del proyecto en sí; por ejemplo:

Recortes de prensa

Fotografías y materiales gráficos

Presupuestos e informes técnicos

Curriculums vitae

Antecedentes y proyectos anteriores

Documentos societarios y fundacionales

Materiales de apoyo (dvds, cds, libros, revistas, etc).

> Es necesario que tengan su propio orden según su agrupamiento.

Técnica de proyecto

CUESTIONES DE FORMA

Lenguaje claro, concreto, conciso;

Utilizar poca variedad tipográfica;

Estilo de escritura unificado (cuidado al copiar/pegar!!!);

Coherencia general (más allá de desarrollarse por etapas);

Lenguaje coloquial y amable, aunque serio y profesional;

Un proyecto no es literatura, no es poesía, es un proyecto y como tal debe ser

coherente y concreto;

Atender a las formas de escritura, que se legible e invite a su lectura;

Letra de tamaño 11 o 12 con un interlineado de 1,5 y texto justificado;

Las páginas deben estar numeradas/foliadas; debe contener un índice;

No abrumar con colores, fotografías, logos y distintas tipografías;

No recargar sobre aspectos de contenido y evitar “golpes bajos”.

Técnica de proyecto

10 CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN PC

1. NECESIDAD

2. CLARIDAD

3. CONCRECIÓN

4. PERTINENCIA

5. CONGRUENCIA

6. VIABILIDAD

7. POTENCIALIDAD

8. VISIBILIDAD

9. PASIÓN

10. SENTIDO ÉTICO

Consignas 3 | Tips para desarrollar proyectos

Desglosar los distintos puntos de la técnica de proyecto, al

menos una vez;

Incorporarlo como matriz de planeamiento a la hora de

pensar los proyectos, más allá de no necesitar redactarlos en

forma exhaustiva;

Tomarlo como esquema de evaluación previa para analizar y

juzgar cada uno de los aspectos del proyecto;

diseño de proyectos culturales · asignación presupuestal es el plan de actividades y no la idea...

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