diseño de entradas para sistemas de información

DISEÑO DE ENTRADAS

Junio de 2015

Profesora: Yaskelly Yedra

Sistemas de InformaciónI-2015

ENTRADAS. Las entradas son los ingresos del sistemaque pueden ser recursos materiales, recursos humanoso información. Constituyen la fuerza de arranque quesuministra al sistema de sus necesidades operativas.

DATOS SISTEMA INFORMACION

ENTRADA SALIDA

RETROALIMENTACIÓN

FRONTERA DEL

SISTEMA

MEDIO AMBIENTE

3

EntradasProblemas:

Datos

Información

Instrucciones

Oportunidades

ProcesamientoProgramas

Gente

Equipo

Almacenamiento

SalidasSoluciones

Reportes

Gráficas

Cálculos

Voces

Tácticas

ControlPersonas que

toman decisiones

Autocontrol

Retroalimentación

MEDIO AMBIENTE

ORGANIZACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN

SUBSISTEMAS

• Representa todos los datos, texto, voz eimágenes que entran al SI y los métodos y losmedios por los cuales se capturan e introducen.

• Generalmente la entrada sigue un protocolo yun formato para que el contenido, laidentificación, la autorización, el arreglo y elprocesamiento sean adecuados.

El diseño de entrada es el enlace que une alsistema de información con el mundo de losusuarios

En este diseño existen aspectos generales quetodos los analistas deben tener en cuentason:

1. Objetivo del diseño de entrada

2. Captura de datos para la entrada

Consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos

Formato básico de una Entrada

Los objetivos del diseño de entrada de interfaz…

Control de la calidad de información queentra al S.I. (Reducir costos de M.O. ytiempos)

Evitar los retrasos (cuello de botella)Evitar errores en los datos archivados.Evitar pasos adicionales.Mantener la sencillez del proceso.

Control de la calidad de información que entra al S.I.(Reducir costos de M.O. y tiempos)

Se debe controlar la cantidad de entradas en:

1. Las operaciones de preparación y entrada puesdependen de las personas dado que los costos demano de obra son altos y la preparación de ingreso delos datos también lo son.

2. La fase de entrada que puede ser un proceso lentoque toma mucho mas tiempo que el que necesitan lascomputadoras para realizar sus tareas.

Evitar los retrasos (cuello de botella)

También conocido con el nombre de cuello de

botella son siempre uno de los objetivos

que el analista evita al diseñar la entrada, una

forma de evitarle es utilizar los documentos

de retorno.

Evitar errores en los datos archivados.

Menor cantidad de

datos

Mayor cantidad de

datos

Menor posibilidad de

cometer errores

Mayor posibilidad de

cometer errores

Evitar pasos adicionales.

Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación es algo que no se puede controlar por ello el analista experimentado,

evitara diseños para la entrada que traigan una mayor cantidad de pasos a seguir. Ya sea añadir o quitar pasos

cuando se alimenta un proceso muchas veces al transcurso de un día.

Mantener la sencillez del proceso.

El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo proporcionarán métodos para el control de los errores, la simplicidad funciona y es aceptada por cualquier usuario.

Cuesta trabajo que los usuarios acepten sistemas complejos o confusos y que no exista ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo y que domine.

Captura de Datos para la Entrada

En una transacción existen datos importantes yotros que no, el analista debe saber cuálesutilizará y cuáles en realidad deben formar laentrada. Existen dos tipos de datos:

Datos Variables: Son aquellos que cambian para cadatransacción o toman de decisión.

Datos de Identificación: Estos son los que identificanen forma única el artículo que esta siendo procesado.


¿Qué datos SI se capturan?• Variables: cambian en cada transacción (Ej: nombre

del cliente, fecha de nacimiento, etc.)

• De identificación: Identifican en forma única lo que se esta ingresando (Ej: DNI, No de factura, etc.)

¿Qué datos NO se capturan?• Constantes: (Ej: fecha del día)

• Datos recuperables (Ej: Nombre de un DNI ingresado para una modificación)

• Datos calculables: (Ej: total de una factura)


1. DirectasSon las que nosotros como individuosusamos directamente sobre el procesode captura de datos.

Ejemplos Los GPS- estos los usamospara lo que lo vamos a usar ycapturamos su localización geográfica.Los Instrumentos: i. Total Station ii.Niveles Fotografías Áreas- Se consideracomo fuente directa.

La captura de datos en cartografía se dividen en dos aspectos (dos tipos de fuentes de datos)


2. Indirectas-Son fuentes secundarias que ya son existentes y la utilizamos para levantar la información. Ejemplos: Mapa de inundabilidad Reuniones técnicas para levantar información (estadísticas, información descriptiva sobre algún elemento geográfico. Estadísticas ya existentes (organización, identidad) para poder almacenar dentro del producto cartográfico.

3. AsistidaEn este se complementan los dos anteriores esto lo que hace es queel programa empieza a sectorizar pero tiene predefinidos unasposibles en donde el programa se va a detener y va a pedir laasistencia del usuario. Estándares y Calidad de datos

Dispositivos de captura de datos para la entrada

Los dispositivos permiten al usuario del computadorintroducir datos, comandos y programas en la CPU.

El dispositivo de entrada más común es el teclado.

La información introducida con el mismo estransformada por el ordenador en modelosreconocibles.


Exploradores OCR (Scanners)

Aplicaciones de los exploradores ópticos. Códigos de barras. Exploradores en forma de varilla. Pluma óptica. Tableta y pluma digitalizadora. Documentos retornables OCR. Recopilación de datos de una fuente original.

Dispositivos Ópticos


Formularios sensibles a marcas. Formas perforadas Códigos de barras. Cintas de datos. El uso de terminales inteligentes.

Dispositivos de reconocimiento de caracteres en tinta magnética


Las formas deben ser fáciles de llenar.

Las formas deben satisfacer el propósito para lo que fueron diseñadas.

Las formas deben ser diseñadas para asegurar su llenado preciso.

Las formas deben ser atractivas.

Lineamientos para el diseño de pantallas

En relación al diseño de las entradas alcomputador (pantallas de ingreso), existenalgunos aspectos que deben considerarse,tales como:CodificaciónValidación de las entradasOtras consideraciones para captura efectiva

La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida.



Codificación • Una de las maneras mediante las cuales pueden introducirse los

datos, con mayor precisión y eficacia es utilizando diversos códigos previamente establecidos.

• Al proceso de expresar datos ambiguos o complicados en dígitos o letras que se capturan con facilidad se le denomina codificación.

Significa que utilizaremos códigos para representar diferentes cosas en el sistema.

Tipos de codificación

Código de secuencia simple

Código de derivación alfabética

Código de clasificaciones

Código nemotécnicos

Código de secuencia en bloque

Códigos de función

Ocultado de información


Reglas para el uso de códigos

Los códigos no deben ser largos

Los códigos deben ser estables

Los códigos deben ser únicos

Los códigos deben poderse ordenar

Los códigos debe ser claros



Durante el proceso de entrada de datos pueden ocurrirerrores que tienen que ser detectados y corregidosantes de guardar los datos o procesarlos. Para realizaresto existen tres categorías principales de métodos:

1. Verificación de la transacción.

2. Verificación de los datos de la transacción.

3. Cambio de ellos.

Validación de la Entrada


1. Verificación de la transacción• Cuando se trabaja por lotes, puede ocurrir que las transacciones se

acumulen y no se procesen justo en el momento en que se ejecutan,esto trae como consecuencia un alto riesgo de que alguna de ellas nose procese correctamente o que sea olvidada.

• Un método de control de lotes es asignar una cantidad limitada delotes, las transacciones se van acumulando por ejemplo en grupos de50 registros. Cada uno de estos grupos forma un lote, los lotesindudablemente se van a acumular y es posible que el analistaespecifique un número de serie para cada lote de manera deidentificarlos con facilidad para que ninguno de ellos pase por alto yno sea procesado.

Validación de la Entrada


2. Verificación de los datos de la transacción

Las transacciones validas pueden contener datos inválidos,entonces los analistas deben establecer métodos de validaciónde datos cuando se desarrollan los procedimientos de entrada.

Verificación de los Datos

1. Pruebas de existenciaEstas pruebas examinan los campos que son necesarios que contengandatos, para que no sean dejados en blanco o vacíos.

Tipos de prueba

2. Pruebas de límites y rangosValidan el mínimo y el máximo de caracteres aceptables para undato.


3. Pruebas de combinación

Cuando un solo dato afecta a los demás, por ejemplo al introduciruna categoría no se puede colocar en los otros campos datos queno tengan que ver con esa categoría, por ello se valida si todosesos campos tienen relación.

4. Procesamiento duplicado

Es procesar lo mismo varias veces y comparar los resultadosobtenidos para conocer la veracidad de los mismos.

Verificación de los Datos

Tipos de prueba

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en

blanco para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la

cual pertenezca, existen también el ingreso de datos

por pantalla en forma de formularios similares a las

formas en papel.

Formularios

Objetivos Específicos

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos.

Imprimir uniformidad en los procedimientos

Sintetizar y relacionar información.

Dar valor legal a determinadas transacciones.

Formularios

Importancia de los FormularioSu importancia radica en que sirven de soporte

a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además

cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Uso de los FormulariosSe utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la

necesidad de copiar a mano

Formularios

Extremo superior o cabezaSe utiliza para los datos iníciales del

formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la

forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que

se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Partes de un Formulario

Cuerpo del formularioContiene el mayor grupo de datos del

formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan,

de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca

de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.

Partes de un Formulario

Extremo inferior o pieContiene los datos de cierre o

conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar

la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se

asienta el código de registro

El término "estilo de interacción" se utiliza para agrupar las diferentes maneras en que los usuarios interaccionan con el

ordenador.

La clasificación de estilos de interacción más aceptada es la de Ben Shneiderman quien en terminología anglosajona

denomina "Form Fillin" al estilo de interacción con formularios.

Un dato importante para quienes deseen buscar información relativa a formularios ya que las búsquedas con el término

"Form Fillin" obtendrán resultados mucho más relevantes que las que se hagan con el término "Formulario".

Estilo de interacción Form Fillin

http://www.cs.umd.edu/~ben/

Directrices de usabilidad para el diseño de formularios

Shneiderman proporciona la siguiente lista de directrices de diseño:

Dar un título al formulario que exprese claramente su función.

Las instrucciones han de ser breves y comprensibles.Hacer grupos lógicos de campos y separarlos con blancos.

Por ejemplo: nombre, primer apellido y segundo apellido es un grupo lógico.

Aspecto ordenado alineando los campos y las etiquetas.Las etiquetas de los campos deben usar terminología familiar.

Ser consistente en el uso de los términos, es decir, usar siempre las mimas palabras para los mismos conceptos.


El tamaño visible del campo debe corresponderse con la longitud del contenido que ha de introducir el usuario.

Permitir el movimiento del cursor por medio del teclado y no solo con el mouse.

Permitir que el usuario pueda corregir con libertad los caracteres que ha introducido en los campos.

En donde sea posible, impedir que el usuario introduzca valores incorrectos. Por ejemplo, impedir que introduzca caracteres alfabéticos en campos que solo admiten valores numéricos.


Si introduce valores incorrectos, indicar en un mensaje cuales son los correctos.

Avisar cuanto antes al usuario si ha introducido valores incorrectos. Si es posible, no esperar a que haya rellenado el formulario totalmente.

Marcar claramente los campos opcionales.Si es posible, colocar explicaciones o la lista de los

valores válidos al lado de los campos.Dejar clara la acción que debe hacer el usuario al

terminar de rellenar el formulario.

Se pueden clasificar según su uso como breves,

eventuales, pilotos y definitivos; según su

aspecto funcional pueden presentarse como

convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones,

quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de

renta, entre otros.

Según su diseño pueden ser:

• Líneas,

• Recuadros

• Columnas.

Clasificación de los Formularios

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para

el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del:

• Pre-diseño,

• Diseño

• Post-diseño

Diseño de Formularios

Fases para el diseño de FormulariosEn esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar

con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para

comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carácter, para las entradas que se

van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de

los datos.

Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el

caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.

dis

eño

pre

-dis

eño

po

st-d

iseñ

o

Composición Visual de los Formularios

Espacio en blanco Los formularios han de dar sensación de claridad evitando lo que podríamos llamar el exceso de tinta (texto, líneas, recuadros, iconos, etc.)

Para ello las principales recomendaciones son:

• Sustituir líneas y recuadros de separación por espacio en blanco.

• Eliminar grafismos innecesarios. Por ejemplo, no abusar de los recuadros de grupo y sobretodo nunca poner un recuadro de grupo dentro de otro.

• El espacio ocupado por texto y grafismos no debe sobrepasar el 40% del total.

Diseño de formularios :

Composición Visual de los Formularios

Cuando están bien diseñados los formularios de entrada, laspantallas y los formularios interactivos para contestar en la webdeben satisfacer los objetivos de:

Calidad en el diseño de entradas

Todos estos objetivos se pueden lograr siguiendo principiosbásicos de diseño, sabiendo que necesita el sistema como entraday entendiendo como responden los usuarios a los diversoselementos de los formularios y las pantallas.

efectividad precisión facilidad de uso Consistencia simplicidad atractivo

ConclusionesConclusiones El analista de sistemas debe contar con la capacidad

para diseñar formularios completos y útiles.

Analizamos como se debe diseñar formularios de entrada funcionales para los sistemas de información.

Estudiamos como diseñar pantallas de entrada atractivas para los sistemas de información.

Aprendimos que los formularios bien diseñados tienen siete secciones

diseño de entradas para sistemas de información

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