diseñar,planificar,desarrollar e innovar un sistema administrativo en el consejo comunal barrio la...
TRANSCRIPT
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
UNIVERSITARIAUNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DEL ESTADO PORTUGUESA
J.J MONTILLAUNIDAD DE PROYECTO FORMATIVO
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN ADMINISTRACION
DISEÑAR, PLANIFICAR, DESARROLLAR E INNOVAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO EN EL CONSEJO COMUNAL BARRIO
LA MANGA, MUNICIPIO SANTA ROSALÍAESTADO PORTUGUESA
Línea de Investigación Construcción de un Nuevo Modelo que facilite la Eficiencia de los Procesos
Administrativos en el Ámbito de la Gestión Pública
Participantes:Adarfio, Lisneida C.I.: 14.773.181
Alvarez, Sol C.I.: 19.715.480 Caldera, María C.I.: 23.298.764 Lucena, Henry C.I.: 14.426.286
López, María C.I.: 20.811.350Facilitador PNF: Torrealba Andry
Tutora Comunitaria: Liliana Mogollón
La Colonia, Junio 2013
DEDICATORIA
Durante todos estos años de lucha, esfuerzos y sacrificios, he logrado cumplir
una parte de la carrera de Administración de Empresas; por lo que, debo dedicar este
triunfo a mi Familia, mis padres Eliseo Adarfio y Deila de Adarfio, a mi hijo que es
mi vida Johan Vidal a quienes quiero mucho. A todos mis hermanos, por siempre
estar conmigo.
Adarfio Oliveros Lisneida Yohanna
DEDICATORIA
Son muchas las personas que me han apoyado y brindado su ayuda
incondicionalmente entre las que puedo mencionar, a mi mayor tesoro que son mis
padres Ambiles Álvarez e Ignacia de Álvarez, mis hermanas Amarilis, Maryelis,
Maryoris, Eglis y a mi sobrino Donovan, que de una u otra manera han estado
conmigo siempre en cada paso que he dado. A mi esposo lindo Henry Brandt, que
ha estado a mí lado en estos últimos meses y en especial le dedico este merito a mi
príncipe Matheus Alejandro.
Álvarez Valenzuela Sol María
DEDICATORIA
Doy gracias primeramente a dios por permitirme lograr cumplir la primera etapa
de mi carrera, A mis padres Rafael Caldera y Doris Yépez, por su apoyo
incondicional esperando que estén en cada momento de mi vida para continuar
logrando mis sueños. A mis hermanos que han estado conmigo en los buenos y malos
momentos, a mi Tío Juan Enrique Caldera, por haber tenido confianza en mí, a
todos los que me han brindado ese apoyo y motivación, para alcanzar y brindarle un
futuro mejor a mi familia y a mi misma demostrar que si puedo alcanzar mis metas
propuestas.
Caldera Yepez María Elena
DEDICATORIA
A mi padre, que en la actualidad se encuentra en el cielo por haber dado lo
mejor de su vida para sacar adelante a la familia, por ser un padre ejemplar.
A mi madre, por sus consejos (el que más sabe vive mejor)
A mi esposa y mis hijos, quienes me prestaron el tiempo que les pertenecía para
terminar este trabajo.
A todas aquellas personas, que de una u otra manera estuvieron involucrados
en este trabajo.
Lucena Rodríguez Henry José
DEDICATORIA
A mis Padres, por su apoyo y gran ayuda siempre.
A mi hija Valeria Camila, por ser mi luz y mi empuje a ser cada dia mejor.
A mi novio Cesar, que aunque lejos siempre esta apoyándome.
A todas aquellas personas, que de una u otra forma nos ayudan a realizar este
gran paso en nuestras vidas.
López González María Verónica
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR
UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DEL ESTADO PORTUGUESA J.J MONTILLA
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN ADMINISTRACION
DISEÑAR, PLANIFICAR, DESARROLLAR E INNOVAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO EN EL CONSEJO COMUNAL BARRIO
LA MANGA, MUNICIPIO SANTA ROSALÍAESTADO PORTUGUESA
Participantes:Adarfio, Lisneida C.I.: 14.773.181 Alvarez, Sol C.I.: 19.715.480 Caldera, María C.I.: 23.298.764 Lucena, Henry C.I.: 14.426.286 Lopez, Maria V. C.I.: 20.811.350 Facilitador PNF: Torrealba AndriTutora Comunitaria: Mogollón Liliana
RESUMEN
El presente proyecto se desarrolló a través de la modalidad Investigación Acción Participante (I.A.P.); es por ello, que para la recolección de información se utilizaron como técnicas la observación participativa, la entrevista. De allí, que el análisis se efectuó de forma cualitativa y se presentaron los datos o información en matrices de contenidos. Se concluye que el proyecto habilitó la integración de la universidad y comunidad fortaleciendo los Procesos Administrativos con la aplicación de las herramientas apropiadas. Por lo tanto, se recomienda como propuesta un Sistema Administrativo de Inventario de materiales por proyecto y de bienes muebles e inmuebles para así lograr Diseñar, Planificar, Desarrollar e Innovar la información de forma eficiente y confiable en el Consejo Comunal del Barrio la Manga.
ÍNDICE GENERAL
pp.
DEDICATORIA………………………………………………………………………ii
RESUMEN…………………………………………………………………………..vii
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….....1
PARTE I………………………………………………………………………………2
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL………………………………………………2
Descripción de Contexto………………………………………………………...2
Identificación de la familia u Organización (razón social)…………………..2
Características de la Estructura Familiar u Organizacional………………….2
Localización Geográfica y Dirección de la Familia u Organización……….11
Historia de Vida de la Familia u Organización: Reseña Histórica…………12
Nombres de las Organizaciones Vinculadas al Proyecto Familiar u
Organizacional……………………………………………………………...13
Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto Familiar u Organizacional…..13
Descripción del Diagnóstico Situacional…………………………………...13
Jerarquización e Identificación de las Necesidades Familiares u
Organizacionales…………………………………………………………...18
Selección del Problema o Necesidad Prioritaria……………………………18
Alternativas de Solución……………………………………………………18
JUSTIFICACIÓN E IMPACTO SOCIAL……………………………………18
Razones que llevaron a realizar el proyecto……………………………………18
Teóricas (aportes al área de conocimiento del PNF)……………………….19
Técnicas en el Ámbito de Acción…………………………………………..23
Legales……………………………………………………………………...24
De Participación Comunitaria……………………………………………...25
De Pertinencia con el Proyecto Socio Integrador con el Plan de
Desarrollo Económico, Líneas de Investigación de los PNF y la
Transversalidad del Proyecto Patria 2013-2019……………………………………..25
Población Beneficiada………………………………………………………….26
OBJETIVOS DEL PROYECTO………………………………………………27
General…………………………………………………………………………27
Específicos…………………………………………………………………..…27
PARTE II……………………………………………………………………………28
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO……………………………………..…28
Plan de Acción…………………………………………………………………31
Cronograma de Actividades……………………………………………………32
PARTE III…………………………………………………………………………..35
RESULTADOS Y LOGROS DEL PLAN DE ACCIÓN DEL PROYECTO 35
Conclusiones………………………………………………………………...…35
Recomendaciones…………………………………………………………...….36
PARTE IV………………………………………………………………………...…37
PRODUCTO O SERVICIO LOGRADO POR EL PROYECTO EJECUTADO
Proceso de Elaboración del Producto Tangible o Intangible…………………...37
Conclusiones…………………………………………………………………...75
Recomendaciones………………………………………………………………76
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………….…77
ANEXOS………………………………………………………………………….…78
A. Descripción………………………………………………………………...79
B. Matriz FODA………………………………………………………………80
C. Evidencias………………………………………………………………….81
INTRODUCCION
En este informe damos a conocer que el Consejo Comunal del Barrio La Manga,
ubicado en la ciudad de El Playón, Municipio Santa Rosalía del Estado Portuguesa, es
una instancia de participación conformada por todos los residentes de dicho barrio; de
igual forma, mostrar la importancia del Consejo Comunal como organización,
además en este proceso de transformación por el cual está pasando Venezuela se ve la
necesidad del fortalecimiento e integración de las comunidades.
Asimismo, es necesario conocer los aspectos fundamentales del proceso de
cambio; de allí, que los participantes del PNF Administración de la Universidad
Politécnica Territorial del Estado Portuguesa Juan de Jesús Montilla brindan apoyo,
asesoría e impulsan a la organización para el desarrollo de comunidades, asegurando
la participación de los mismos. Por otra parte, el proyecto se desglosa de la siguiente
manera:
Parte I, donde se hará la descripción del proyecto, en la que se presentará el
diagnóstico situacional, justificación e impacto social y objetivos (generales y
específicos del proyecto) en función de los resultados del mismo.
Parte II, en la cual se realizará un bosquejo de la planificación del proyecto, en
la que se presentará el plan de acción reflejando los conocimientos tecnológicos,
estrategias metodológicas (métodos, técnicas, actividades, recursos, y responsables),
así como el cronograma de actividades desarrolladas durante todo el trayecto.
Parte III, se mostraran los resultados y logros del proyecto, constituida así por
las conclusiones y recomendaciones preliminares sobre el plan de acción que será
ejecutado.
Parte IV, está relacionado con el desarrollo de la alternativa de solución al
problema, que puede presentarse mediante un producto tangible o intangible. Por
último el Consejo Comunal del Barrio La Manga debe mantener una vinculación
permanente con la Universidad Politécnica Territorial del Estado Portuguesa Juan de
Jesús Montilla y otras organizaciones públicas y privadas, para así crear una red de
apoyo socio-educativa en beneficio de la comunidad y del desarrollo socialista de
nuestra región y país.
PARTE I
1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
1.1 Descripción del Contexto:
Identificación de la Organización:
En primer lugar se puede decir, que nuevamente se ejecuta el Proyecto III del
PNF Administración en el Consejo Comunal Barrio la Manga de El Playón Municipio
Santa Rosalía del Estado Portuguesa,puesto que es una instancia de participación,
articulación e integración entre sus ciudadanos y ciudadanas,lasdiversas
organizaciones comunitarias, movimientos sociales y populares, que le permite a su
pueblo organizado ejercer el gobierno comunitario, así como también su gestión
directa, orientados a responder a las necesidades existente, en la construcción del
nuevo modelo de sociedad socialista de igualdad, equidad y justicia social.
Características de la Estructura Organizacional
Según la Ley Orgánica de los Consejos Comunales en su Artículo 19, establece
que la estructura de los Consejos Comunales es la siguiente:
A los fines de su funcionamiento el Consejo Comunal, está constituido por una
Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas conformada por todos los residentes, en este
caso, del Barrio La Manga; El Colectivo de Coordinación Comunitaria integrada por
los voceros y voceras de la Unidad Ejecutiva, Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria y la Unidad de Contraloría Social, una Unidad Ejecutiva integrada por
diez (10) voceros, Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria integrada por
diez (10) voceros; la Unidad de Contraloría Social integrada por diez (10) voceros,
todos previamente elegidos por la asamblea de ciudadanos y ciudadanas. En total son
treinta (30) personas quienes integran la Junta Directiva del Consejo Comunal,
dieciocho (18) venezolanas y doce (12) venezolanos, entre ellos amas de casa,
profesionales y estudiantes. Actualmente no cuentan con sede propia ni con recursos
tecnológicos como un computador.
2
La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas: Según la Ley Orgánica de los
Consejos Comunales en su Artículo 20 establece que:
La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas es la máxima instancia de
deliberación y decisión para el ejercicio del poder comunitario, la participación y el
protagonismo popular, sus decisiones son de carácter vinculante para el Consejo
Comunal en el marco de esta Ley. (Pág. 10)
Funciones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas: Según la Ley
Orgánica de los Consejos Comunales en Artículo 23establece que:
1. Aprobar el ámbito geográfico del Consejo Comunal.
2. Aprobar la creación de comités de trabajo u otras formas de organización
comunitaria, con carácter permanente o temporal.
3. Elegir y revocar a los voceros y voceras del Consejo Comunal a través de un
proceso de elección popular comunitaria, conforme a lo que establezca la
presente Ley.
4. Elegir y revocar los integrantes de la comisión electoral.
5. Aprobar el Plan Comunitario de Desarrollo Integral y demás planes, de
acuerdo a los aspectos esenciales de la vida comunitaria, a los fines de
contribuir a la transformación integral de la comunidad.
6. Garantizar el funcionamiento del clico comunal.
7. Aprobar los proyectos comunitarios, de comunicación alternativa,
educación, salud, cultura, recreación, actividad física y deporte,
socioproductivos de vivienda y hábitat, de infraestructura, de
funcionamiento, entre otros, y la creación de organizaciones
socioproductivas a ser propuestos ante distintos órganos y entes del Poder
Público o instituciones privadas.
3
8. Evaluar la gestión de cada una de las unidades que conforman el Consejo
Comunal.
9. Aprobar las normas de convivencia de la comunidad, sin menoscabo de lo
dispuesto en el ordenamiento jurídico vigente.
10. Designar a los voceros o voceras del Consejo Comunal para las distintas
instancias de participación popular y de gestión de políticas publicas.
11. Aprobar la solicitud de transferencias de servicios.
12. Designar a los y las miembros de la comisión de contratación, conforme a
la ley que regula la materia.
13. Aprobar el acta constitutiva y estatutos del Consejo Comunal.
14. Las demás establecidas en la presente Ley. (Pág. 11,12)
Colectivo de Coordinación Comunitaria: Según la Ley Orgánica de los
Consejos Comunales en su Artículo 24 establece que:
El Colectivo de Coordinación Comunitaria es la instancia de articulación,
trabajo conjunto y funcionamiento, conformado por los voceros y voceros de la
Unidad Ejecutiva, Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria y Unidad de
Contraloría Social del Consejo Comunal. (Pág. 12)
Funciones del Colectivo de Coordinación Comunitaria: Según la Ley Orgánica de
los Consejos Comunales en su Artículo 25establece que:
1. Realizar seguimiento de las decisiones aprobadas en la Asamblea de
Ciudadanos y Ciudadanas.
2. Coordinar la elaboración, ejecución y del Plan Comunitario de Desarrollo
integral articulado con los planes de desarrollo municipal y estadal de
conformidad con las líneas generales del Proyecto Nacional Simón bolívar.
3. Conocer previa ejecución, la gestión de la Unidad Administrativa y 4
Financiera Comunitaria del Consejo Comunal.
4. Presentar propuestas aprobadas por la Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas, para la formulación de políticas públicas.
5. Garantizar información permanente y oportuna sobre las actuaciones de las
Unidades del Consejo Comunal a la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas.
6. Convocar para los asuntos de interés común a las demás Unidades de
Consejo Comunal.
7. Coordinar la aplicación del ciclo comunal para la elaboración del Plan
Comunitario de Desarrollo Integral.
8. Coordinar con la Milicia Bolivariana lo referente a la defensa integral de la
Nación.
9. Coordinar acciones estratégicas que impulsen el modelo socioproductivo
comunitario y redes socioproductivas vinculadas al Plan Comunitario de
Desarrollo Integral.
10. Promover la formación y la capacitación comunitaria en los voceros y
voceras del Consejo Comunal y en la comunidad en general.
11. Elaborar propuestas de informe sobre la solicitud de transferencia de
servicios y presentarlo ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas.
12. Coordinar acciones con los distintos comités que integran la Unidad
Ejecutiva en sus relaciones con los órganos y entes de la Administración
Pública para el cumplimiento de sus fines.
13. Elaborar los estatus del Consejo Comunal.
14. Las demás que establezca la presente Ley, los estatus del Consejo Comunal
y las que sean aprobadas por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas.
(Pág. 12,13)
5
La Unidad Ejecutiva: Según la Ley Orgánica de los Consejos Comunales en su
Artículo 27 establece que:
La Unidad Ejecutiva es la instancia del Consejo Comunal encargada de
promover y articular la participación organizada de los habitantes de la comunidad,
organizaciones comunitarias, los movimientos sociales y populares en los diferentes
comités de trabajo; se reunirá a fin de planificar la ejecución de las decisiones de la
Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, así como conocer las actividades de cada uno
de los comités y de las áreas de trabajo. (Pág. 14)
La Conformación de la unidad Ejecutiva: Según la Ley Orgánica de los
Consejos Comunales en su Artículo 28establece que:
La Asamblea de Ciudadanos Ciudadanas elige el número de voceros postulados
o voceras postuladas de acuerdo a la cantidad de comités de trabajo u otras
organizaciones comunitarias que existan o se conformen en la comunidad, tales
como:
1. Comité de salud.
2. Comité de tierra urbana.
3. Comité de vivienda y hábitat.
4. Comité de economía comunal.
5. Comité de seguridad y defensa integral.
6. Comité de recreación y deportes.
7. Comité de mesa técnica de agua.
8. Comité de mesa técnica de energía y gas.
9. Comité de educación, cultura y formación ciudadana
Según la ley Orgánica de los Consejos Comunales en su Artículo 28, numeral 15
6
expresa lo siguiente; los demás comité que la comunidad estime necesario. Cabe
resaltar que en esta oportunidad el Consejo Comunal Barrio la Manga creo los
siguientes comités.
10.Comité de protección e igualdad social.
11. Comité de Comunicación e Información.
12. Comité de Servicios
13. Comité de Infraestructura.
14. Comité de Tecnología.
15. Comité de Ambiente.
16. Comité de Asuntos Civiles. (Pág. 14,15)
Funciones de la Unidad Ejecutiva: Según la Ley Orgánica de los Consejos
Comunales en su Artículo 29 establece que:
1. Ejecutar las decisiones de la asamblea de ciudadanos y ciudadanas en el
área de su competencia.
2. Crear y organizar el sistema de información comunitario interno.
3. Coordinar y articular todo lo referido a la organización, funcionamiento y
ejecución de los planes de trabajo de los comités y su relación con la Unidad
de Contraloría Social, la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria y
las demás organizaciones de la comunidad.
4. Promover la creación de nuevas organizaciones con la aprobación de la
Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanos en defensa del interés colectivo y el
desarrollo integral de la comunidad.
5. Organizar el voluntariado social como escuela generadora de conciencia y
activador del deber social en cada comité de trabajo.
7
6. Promover la participación de los comités de trabajo u otras formas de
organización comunitaria en la elaboración y ejecución de políticas públicas,
mediante la presentación de propuestas a los órganos y entes del poder
público.
7. Promover, participar y contribuir conjuntamente con la Milicia Bolivariana
en la seguridad y defensa integral de la Nación.
8. Coadyuvar con los órganos y entes del Poder Público en el levantamiento de
información relaciona con la comunidad, conforme al ordenamiento jurídico
vigente.
9. Impulsar y promover la formulación de proyectos comunitarios que busquen
satisfacer las necesidades, aspiraciones y potencialidades de la comunidad.
10.Conocer las solicitudes y emitir las constancias de residencias de los
habitantes de la comunidad a los efectos de las actividades inherentes del
consejo comunal, sin menos cabo del ordenamiento jurídico vigente.
11.Las demás que establezca la presente Ley, los estatutos del Consejo Comunal
y las que sean aprobadas por la Asamblea de Ciudadanos y ciudadanas. (Pág.
15,16)
La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria: Según la Ley
Orgánica de los Consejos Comunales en su Artículo 30 establece que:
La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria es la Instancia del Consejo
Comunal que funciona como un ente de administración, ejecución, inversión, crédito,
ahorro e intermediación financiera de los recursos y fondos de los consejos
comunales, de acuerdo a las decisiones y aprobaciones de la Asamblea de Ciudadanos
y Ciudadanas, privilegiando el interés social sobre la acumulación de capital. Estará
integrada por cinco habitantes de la comunidad, electos o electas a través de un
proceso de elección popular. (Pág. 16)
8
Funciones de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria: Según la Ley
Orgánica de los Consejos Comunales en su Artículo 31 establece que:
1. Ejecutar las decisiones de la Asamblea de Ciudadanas y Ciudadanos de su
competencia.
2. Elaborar los registros contables con los soportes que demuestren los ingresos
y egresos efectuados.
3. Presentar trimestralmente el informe de gestión y rendición de cuenta
pública cuando le sean requeridos por la Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas, por el colectivo de coordinación comunitaria o por cualquier
otro órgano o ente del Poder Público que le haya otorgado recursos.
4. Prestar servicios financieros y no financieros en el área de su competencia.
5. Realizar la intermediación financiera comunitaria, privilegiando el interés
social sobre la acumulación de capital.
6. Apoyar las políticas de fomento, desarrollo y fortalecimiento de la economía
social popular y alternativa.
7. Promover formas alternativas de intercambio de bienes y servicios para
lograr la satisfacción de las necesidades y fortalecimiento de la economía
social.
8. Promover el ahorro familiar.
9. Facilitar herramientas que permitan el proceso de evaluación y análisis de
los créditos de las organizaciones previstas en el Decreto No. 6.129 con
rango, Valor y Fuerza de la Ley para el Fomento y Desarrollo de la
Economía Popular.
10.Consignar ante la unidad Contraloría Social del Consejo Comunal, el
comprobante de la declara jurada de patrimonio de los voceros y voceras de
la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria al inicio y cese de sus
funciones.
11.Administrar los fondos del Consejo Comunal con la consideración del
9
colectivo de coordinación comunitaria y la aprobación de la Asamblea de
Ciudadanos y Ciudadanas.
12.Elaborar y presentar el proyecto anual de gastos de los fondos del Consejo
Comunal.
13.Presentar y gestionar el proyecto anual de gastos de los fondos del Consejo
Comunal.
14.Las demás que establezca la presente Ley, los estatutos del Consejo
Comunal y las demás que sean aprobadas por la Asambleas de Ciudadanos y
Ciudadanas. (Pág. 17,18)
La Unidad de la Contraloría Social: Según la Ley Orgánica de los Consejos
Comunales en su Artículo 33establece que:
La Unidad de Contraloría Social es la instancia del Consejo Comunal para
realizar la evaluación de la gestión comunitaria y la vigilancia de las actividades,
recursos y administración de los fondos del Consejo Comunal. Estará integrada por
cinco habitantes de la comunidad, electos o electas, a través de un proceso de
elección popular.
Esta unidad realizara sus funciones sin menoscabo del control social que ejerza
la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas y otras organizaciones comunitarias, de
conformidad con el ordenamiento jurídico. (Pág. 18)
Funciones de la Unidad de Contraloría Social: Según la Ley Orgánica de los
Consejos Comunales en su Artículo 34establece que:
1. Ejecutar las decisiones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas que
correspondan a sus funciones.
2. Ejercer seguimiento, vigilancia, supervisión y control de la ejecución de los
planes, proyectos comunitarios y socioproductivos, organizaciones
socioproductivas, fases del ciclo comunal y gasto anual generado con los
fondos y los recursos financieros y no financieros asignados por órganos y
entes del Poder Público o instituciones privadas al Consejo Comunal.
10
3. Rendir anualmente cuenta pública de sus actuaciones.
4. Presentar informes de sus actuaciones cuando les sean solicitados por la
Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, por el colectivo de coordinación
comunitaria o cuando le considere pertinente.
5. Cooperar con los órganos y entes del Poder Público en la función de control,
conforme a la legislación y demás instrumentos normativos vigentes.
6. Conocer y procesar los planteamientos presentados por los ciudadanos y
ciudadanas con la relación a la gestión de las unidades del Consejo Comunal
e informar de manera oportuna a la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas.
7. Remitir ante el Ministerio del Poder Popular con competencia en materia de
participación ciudadana, las declaraciones juradas de patrimonio de los
voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del
Consejo Comunal.
8. Las demás que establezca la presente Ley, los estatutos del Consejo
Comunal y las que sean aprobadas por la Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas. (Pág. 18,19)
Localización Geográfica:
El Consejo Comunal Barrio La Manga, está ubicado en el barrio antes señalado
de la ciudad de El Playón, Sector Centro del Municipio Santa Rosalía, Parroquia El
Playón. NORTE: Canal de desagüe y límite urbano; en sentido NORTE-SUR, la
avenida Andrés Bello; SUR: En línea imaginaria con el sector centro II y centro III;
ESTE: Carretera “O”; OESTE: En línea imaginaria con el sector Barrio 19 de Marzo.
El sector Barrio La Manga queda circunscripto dentro de las siguientes coordenadas:
V1.) (N:1.006.418/E.494.775)
V2.) (N:1.006.534/E.495.520)
V3.) (N:1.006.330/E.495.492)
V4.) (N:1.006.120/E.495.220)
V5.) (N:1.006.052/E.494.872)11
V6.) (N:1.006.082/E.494.864)
V7.) (N:1.006.078/E.494.835)
Historia de Vida de La Familia u Organización:
El Consejo Comunal Barrio La Manga, fue fundado el día 19/11/2006 y
debidamente registrado en la Oficina Inmobiliaria de Registro Público de los
municipios Turén y Santa Rosalía del Estado Portuguesa, según consta en Acta
Constitutiva bajo el número 18, folios 1 al 6, Protocolo Primero, Tomo 1°, Cuarto
Trimestre del 2007, de fecha 16 de octubre del año 2007 y estando presentes los
miembros de la comunidad, según cuaderno de votación.
La primera Junta Directiva de este Consejo Comunal, estuvo integrada por un
Presidente representado por el ciudadano Oliver Arriechi; un Tesorero de nombre
Franklin Castillo y una Secretaria llamada Mileidys Escobar, venezolanos, mayores
de edad, quienes gestionaron los recursos destinados a diversos proyectos que, fueron
ejecutados, pero no así justificados los gastos a la comunidad.
En tal sentido, la comunidad decidió participar en la elección de una nueva Junta
Directiva del Banco Comunal, quedando elegidos los ciudadanos Liliana Mogollón
de Salazar, Rafael Santelíz, Leoncio Marín, Luz Juárez y Raúl Gómez. De ellos,
quedaron conformando la Unidad de Gestión Financiera Liliana Mogollón de Salazar,
Rafael Santelíz y Leoncio Marín. El Acta Constitutiva de esta asamblea de
ciudadanos quedó registrada bajo el número 33, Protocolo Primero, Tomo 3°, tercer
trimestre de fecha 08 de septiembre del año 2009.
El Consejo Comunal Barrio la Manga queda registrado en Ministerio del Poder
Popular para las Comunas y Protección Social de conformidad con lo dispuesto en el
Articulo 17 de la Ley Orgánica de los Consejos Comunales publicado en la Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.335 en fecha 28 de diciembre
del 2009 según Nº MPPCPS/021995. Luego de cumplir con el procedimiento de ley
para tales efectos hace constar el Registro de Consejo Comunal al Consejo Comunal
12
Barrio la Manga, ubicado en el Municipio Santa Rosalía del Estado Portuguesa bajo
el Numero 18-12-01-001-0004, en el sistema de Taquilla Única de Registro de Poder
Popular del Estado Portuguesa el 22 de junio del año 2010.
Es de señalar que el Consejo Comunal Barrio la Manga ha ejecutado dos (02)
proyectos, la Electrificación de un (01) sector del Consejo Comunal y la Construcción
de once (11) Viviendas, es importante mencionar que las rendiciones de cuentas de
ambos proyectos fueron realizadas en colaboración con los estudiantes del segundo
año del PNF Administración del Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Portuguesa (IUTEP) con el objetivo de confirmar que el Consejo Comunal Barrio la
Manga cumplió con todos los requisitos exigidos por la Ley y por los Organismos por
los cuales fueron financiados, y así presentar cuentas claras a la Asamblea de
Ciudadanos y Ciudadanas.
En la actualidad, este Consejo Comunal Barrio la Manga tiene como objetivos,
promover los principios de corresponsabilidad, protagonismo y participación
ciudadana en la gestión pública comunitaria. Diseñar, ejecutar, controlar y evaluar los
proyectos sociales destinados a mejorar la salud, educación, trabajo, deporte y medio
ambiente de la comunidad, así como también integrar a la comunidad garantizando su
participación en la formulación de propuestas y proyecto, para de esta manera cubrir
con las necesidades existentes.
Nombre de las Organizaciones vinculadas al Proyecto
Las organizaciones vinculadas a la investigación en el Consejo Comunal Barrio
La Manga son: Alcaldía del Municipio Santa Rosalía, Universidad Politécnica
Territorial del Estado Portuguesa J.J Montilla, Fundación para el Desarrollo y Poder
Comunal (FUNDACOMUNAL).
1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto Organizacional:
Descripción del Diagnóstico Situacional
El diagnóstico situacional es un proceso a través de cual se profundiza en el
13
objetivo estudiado, para con acciones de intervención y en el marco de una etapa del
proceso que se denomina seguimiento y o transformación de igual manera se le
denomina como el proceso que se realiza en un objetivo determinado, generalmente
para solucionar un problema. En el proceso del diagnostico situacional el problema
experimenta cambio cuantitativos y cualitativos los que tienden a la solución del
problema.
En una primera fase, el diagnóstico identifica las variables que conforman o
afectan la organización. La mirada tanto al sistema como a su entorno ha de ser una
mirada espacial y temporal simultáneamente, en el reconocimiento que la situación
actual ha sido provocada por hechos y variables de efectos anteriores, y que el
desempeño futuro dependerá de las circunstancias que las tendencias y el devenir
ofrezcan. Escenarios posibles, probables y deseables deberán ser considerados.
Dentro de este proceso secuencial “conocer-actuar-transformar”, la
investigación es tan sólo una parte de la “acción transformadora global”, pero hay
que tener en cuenta que se trata ya de una forma de intervención, al sensibilizar a la
población sobre sus propios problemas, profundizar en el análisis de su propia
situación u organizar y movilizar a los participantes. Asimismo, se decidió aplicar
como técnica la entrevista directa con una serie de preguntas, a informantes claves de
la comunidad donde están incluidos los integrantes del consejo comunal.
La totalidad de los sujetos participantes es de veinte (20) personas a quienes se
les hizo la entrevista para determinar y jerarquizar las necesidades, la cual se pudo
evidenciar que existen coincidencia entre las respuestas, que planifican sus
actividades por medio de reuniones internas, es decir registran en una agenda sus
actividades con orden y propósito, resaltando las necesidades más evidentes de la
comunidad para ser abordados y realizar proyectos los cuales presentan a la
Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas para su aprobación y ejecución.
Los tipos de proyectos que elabora el Consejo Comunal Barrio la Manga son los
de Proyectos Ordinarios los cuales no pasan de más de ciento veinte mil bolívares
14
(120.000,00), Proyectos Extraordinarios por un monto de ciento veintiún mil
bolívares en adelante (121.000,00), Proyectos de Bajos Costos y Alto Impacto por un
monto de sesenta mil bolívares (60.000,00), así como otros proyectos que no se
encuentre entre los antes mencionados y que muestre una necesidad sentida son
presentados a la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas.
En información obtenida de la Unidad de la Gestión Administrativa y Financiera
Comunitaria del Consejo Comunal Barrio La Manga, ellos han puesto en práctica el
uso de los formatos de ingresos y egresos para justificar con real exactitud los
recursos asignados para dichos proyectos, los cuales servirán como herramientas de
fácil acceso a la información al momento que la comunidad lo requiera, así como
también para la organización de los documentos, como recomendación por parte de
los estudiantes del primer I trayecto del IUTEP en el proyecto de Análisis y Ejecución
de los Procesos Administrativos en el año 2010.
Es importante resaltar que los miembros de los Comités de trabajo del Consejo
Comunal Barrio la Manga no cuentan con un registro de las actividades socio-
comunitarias que realizan durante un año. En la relación a la planificación en la
Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria les ha servido de base puesto que,
con ella han logrado una buena organización, dirección y control de los recursos
asignados al Consejo Comunal Barrio la Manga, es por ello que han ejecutado dos
(02) proyectos, la electrificación de un (01) sector y la construcción de once (11)
viviendas siendo financiados por el Ministerio para el Poder Popular para las
Comunas al cual les rindieron cuentas de los recursos asignados por medio de una
memoria y cuenta o acta de asamblea, avalada por la asamblea de ciudadanos y
ciudadanas.
La planificación para los demás Comités les ha servido como herramienta para
logar la realización de sus actividades en el Consejo Comunal Barrio la Manga y así
satisfacer las necesidades más resaltantes existentes en dicha comunidad.
Cabe destacar que el control de los recursos los plasman en los libros contables
15
(Libro Diario, Mayor y de Inventario) los cuales se encuentran legalmente registrados
(sellados) en la oficina de Taquilla Única del Registro del Poder Popular. En dichos
libros se llevan asentados todos los movimientos de ingresos y gastos realizados por
los miembros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo
Comunal Barrio la Manga con los respectivos soportes, es importante señalar que
dichos soportes (facturas), cumplen con las normativas de la Providencia 007 el cual
establece las normas generales de emisión de facturas y otros documentos exigido por
el SENIAT.
Al mismo tiempo la supervisión y control del manejo de los recursos asignados
los ejecutaran por medio de los voceros de la contraloría social puesto que es la
instancia que realiza la evaluación de la gestión comunitaria, vigilancia de las
actividades, recursos obtenidos y la administración de los fondos del consejo
comunal, igualmente son supervisados por otras organizaciones comunitarias. Siendo
la Unidad de Contraloría Social encargada de la supervisión y control de la gestión
comunitaria, han adquirido los conocimientos de los procesos administrativos que
realiza la unidad de Gestión Administrativa y Financiera (uso de los formatos de
ingresos y gastos, registros en los libros contables, organización de los documentos),
para comprobar si los gastos efectuados cumplen con las normativas legales, para
lograr la suprema felicidad de todos los habitantes del Barrio La Manga por medio de
su Consejo Comunal ubicado en El Playón Municipio Santa Rosalía.
De la información antes mencionadas podemos identificar que uno de los
problemas prioritarios que presenta el Consejo Comunal Barrio La Manga es que no
poseen equipo tecnológico(computador), debido a que se encontraba en malas
condiciones al momento que fue entregado a los nuevos miembros de la Unidad
Administrativa Financiera y Comunitaria, por lo tanto carecen de un sistema
administrativo que les sirva de herramienta para los procesos administrativos y un
control de los recursos en forma digital, a lo antes expuesto es necesario que el
Consejo Comunal Barrio la Manga cuente con un sistema administrativo.
16
Es importante señalar que los procesos que llevan de forma digital ha sido por la
colaboración de un computador perteneciente a la señora Liliana Mogollón miembro
principal de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo
Comunal Barrio la Manga, en la actualidad se encuentran gestionando la posibilidad
de que el Consejo Comunal adquiera un computador considerando que es de vital
importancia para conocer otros programas que les sean de utilidad para la supervisión
y control de los recursos financieros, así como también al momento de adquirir
bienes materiales.
En la actualidad el Consejo Comunal Barrio la Manga no cuenta con un almacén
o deposito adecuado para el resguardo de los materiales adquiridos para la ejecución
de un proyecto, por lo tanto llevan un registro manual de las entradas y salidas de
dichos materiales, el cual se les hace algo delicado porque se presta a no saber con
real exactitud la cantidad de materiales en existencia en el depósito ni su valor en
bolívares. También puede existir excedente de material de un proyecto el cual el
Consejo Comunal Barrio la Manga convoca a una Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas, en donde se decide qué hacer con dicho material.
Cabe destacar que en la Ley Orgánica de los Consejos Comunales en su artículo
32, los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria
incurrirán en responsabilidad civil, penal, administrativa, según sea el caso, por los
actos u omisiones que alteren el destino de los recursos del consejo comunal, por lo
cual serán sancionados conforme a las leyes que regulen la materia.
De igual manera, se usó la matriz FODA con el objeto de analizar en qué
situación se encuentra la organización y qué factores externos la están afectando. La
utilización de este instrumento permitió determinar cuáles serían las estrategias más
relevantes para aumentar las fortalezas, aprovechar las oportunidades, disminuir las
debilidades y neutralizar las amenazas.
17
Jerarquización y Selección de Necesidades:
Cabe destacar que, en visitas realizadas al Consejo Comunal del Barrio la
Manga, y a los integrantes de la Unidad de Gestión Administrativa y Financiera
Comunitaria, y la Unidad de la Contraloría Social se pudo detectar mediante la
técnica de observación directa las siguientes necesidades como, no dispone de equipo
tecnológico (computador), el desconocimiento de un sistema administrativo, el
desconocimiento de un sistema de inventario que sirva de apoyo al Consejo Comunal
Barrio la Manga.
Selección del Problema o necesidad:
En la fase de diagnóstico de la investigación se indica la necesidad que presenta
la Unidad de Gestión Administrativa y Financiera Comunitaria, y en la Unidad de
Contraloría Social del Consejo Comunal Barrio La Manga, con respecto al
desconocimiento y manejo de de un sistema de inventario.
Alternativas de Solución:
La aplicación de esta entrevista directa, arrojó como resultado la urgente
necesidad que tiene el Consejo Comunal Barrio La Manga, a través de su Unidad de
Gestión Administrativa y Financiera Comunitaria así como también la Unidad de
Contraloría Social, de conocer y manejar un Sistema de Inventario, como apoyo a la
labor administrativa y de sus actividades socio-comunitarias.
Realizar actividades, talleres teóricos-prácticos sobre los Procesos
Administrativos para la ejecución de un Sistema de Inventario a los integrantes de la
Unidad de Gestión Administrativa y Financiera Comunitaria, y a la Unidad de
Contraloría Social del Consejo Comunal Barrio La Manga.
2.- JUSTIFICACION E IMPACTO SOCIAL
2.1- Razones que llevaron a realizar el Proyecto:
Es un proyecto socio-integrador que, en su concepción básica, constituye una 18
herramienta valiosa para el mejoramiento del recurso humano del Consejo Comunal
Barrio La Manga, asimismo a la comunidad o área de influencia de dicho consejo,
puesto que representa un aporte que permite mejorar los procesos administrativos,
específicamente lo concerniente a la organización, dirección y control del plan de
acción del consejo comunal, para el manejo correcto de los recursos asignados y de
sus actividades socio-comunitarias, de manera que se puedan satisfacer las
necesidades sociales de las familias del barrio La Manga, así como también,
organizar el trabajo que desempeñan los miembros de la Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria, y la Unidad de Contraloría Social del Consejo Comunal,
para que, moral y éticamente, puedan contribuir eficazmente en el otorgamiento de
mayor felicidad social a su comunidad, a través de una gestión de inclusión,
participación, valoración de capacidades y potencialidades, y de reconocimiento al
trabajo creador.
a. Desde el punto de vista teórico y sus aportes al conocimiento:
Sistema Administrativo: Es una serie de procedimientos integrados, diseñados para
cumplir una actividad principal con el propósito de reunir, planificar, registrar,
procesar y proporcionar la información que sea originada por las distintas
transacciones que faciliten la ejecución de las tareas, operaciones de dichas
organizaciones, según lo expresa Terry (1986).
Elementos de los Sistemas Administrativos:
Conjunto de personas y equipos en los niveles medios e inferiores dedicadas a
captar, procesar, transmitir y conservar la información.
Conjunto de soportes de sustentos de datos, que documentan decisiones
específicas. Formularios, Registros, Archivos, entre otros.
Red de canales o rutinas típicas que vinculan personas y por lo que fluyen los
soportes de información.
Objetivos de los sistemas administrativos:Proporcionar datos que faciliten la
ejecución de tareas, operacionesy funciones de una organización, esta información
19
que es requerida por lagerencia es sólo una parte de todo el elector que el sistema
puedesuministrar por lo tanto los sistemas administrativos deben deproporcionar
informes para todos los niveles a personas autorizadasdentro y alrededor de la
organización.
Es importante también mencionar los siguientes objetivos de un sistema
Administrativo el cual logra que:
Las operaciones se ejecuten en el momento óptimo en que se las necesitan.
Se gaste la menor cantidad de recursos posibles.
Se produzca la información necesaria para los diversos niveles decisorios de
la organización.
Cada individuo intente formar su propio entorno.
El Inventario: Es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes
de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios
para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la
venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y
los inventarios en tránsito.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta
y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas.
20
Control de Inventario: Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado
de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los
distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el
procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción
hasta la operación de un sistema de costo pero el departamento de contabilidad para
la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno
de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención,
recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Recepción del Inventario: Debe ser responsable de lo siguiente:
La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una
copia aprobada de la orden de compra.
La anticipación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y
aceptación de los materiales.
La entrega o envío de las planillas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros
lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.
Tipos de Inventarios: Los inventarios son importantes para los fabricantes en
general, varían ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición
de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
Inventarios de Materia Prima: Comprende los elementos básicos o principales
que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una
variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un
21
proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que
intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya
que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto
acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de
fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.
Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso
consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de
producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un
grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos
indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.
Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos, los artículos
transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados
por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma
física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no
han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender
directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.
Inventarios de Materiales y Suministros: En el inventario de materiales y
suministros se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de
industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria,
dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las
operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las
industria tiene gran relevancia.
22
• Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser
controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus
necesidades.
Sistema de inventario computarizado: Un sistema de inventario computarizado
permite tener registros precisos y actualizados del número de unidades compradas y
de unidades vendidas, así como de las cantidades en existencia. Es frecuente que los
sistemas de inventario estén integrados con las cuentas por cobrar y ventas. Por
ejemplo, las computadoras de Target tienen registros actualizados al minuto, de modo
que los administradores pueden obtener información de inventario actualizada en
cualquier momento.
Cabe señalar, que este proyecto se justifica por las razones que a continuación se
especifican:
Desde el punto de vista teórico, el proyecto es relevante en el área de
inventarios, por cuanto un sistema automatizado que ayude a llevar el control del
inventario sería la solución viable para los futuros proyectos, y de igual manera llevar
un control y supervisión de los recursos asignados (materiales), para así presentar la
rendición de cuentas de manera efectiva. Como lo indica la Ley de los Consejos
Comunales en el Artículo 31 parágrafo 3.
b. Desde el punto de vista técnico- ámbito de acción:
Por otra parte, desde la perspectiva técnica, el proyecto aporta a la comunidad
del Consejo Comunal Barrio la Manga la información necesaria que permita
garantizar los registros de entradas y salidas de los materiales existentes de un
proyecto. De igual manera La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria debe
registrar la información que maneja de forma exacta cumpliendo los deberes formales
que establece la Ley. Esto va a permitir que esta Unidad pueda tener su propio 23
control interno, el cual comprende todas las medidas que una organización toma con
el fin de:
Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude, la ineficiencia y poder
rendir cuentas claras a la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas y Órganos
Contralores.
Asegurar exactitud y confiabilidad a la información de un proyecto.
Evaluar el nivel de rendimiento en la gestión de la Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Barrio la Manga.
El sistema de inventario incluye todas las medidas diseñadas para asegurar a la
Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, y a la Unidad de Contraloría Social
que su gestión opere en su totalidad de acuerdo con el plan trazado por la asamblea de
ciudadanos y ciudadanas.
c. Desde la razón legal:
Este proyecto se fundamenta en la Ley Orgánica de los Consejos Comunales, en
sus artículos 30, 31, 32, 33 y 34, referentes a la unidad administrativa y financiera
comunitaria, unidad de contraloría social en relación a sus funciones y
responsabilidades. Según esta ley, la unidad administrativa y financiera es la instancia
del Consejo Comunal que funciona como un ente de administración, ejecución de los
recursos asignados, privilegiando el interés social sobre la acumulación de capital.
Entre sus funciones más resaltantes se menciona la elaboración de los registros
contables con los soportes que demuestren los ingresos y egresos efectuados, cabe
resaltar que los voceros o voceras que incurran con estas normas serán sancionados
de carácter civil, penal y administrativo.
La unidad de Contraloría Social, es la instancia del consejo comunal encargado
de la vigilancia de las actividades, recursos y administración de los fondos, entre sus
funciones está vinculada con el control social.
De igual manera en su artículo 49, referente a los Recursos no financieros: El
24
Consejo Comunal manejara recursos no financieros, entendidos como los que no
tienen expresión monetaria y son necesarios para concretar la ejecución de las
políticas, planes y proyectos comunitarios. (Pág. 27)
En tal sentido, el proyecto se justifica al ser en sí mismo, un asesoramiento
administrativo, organizacional, e institucional, para el óptimo ejercicio de la Unidad
de Gestión Administrativa y Financiera, de igual forma la Unidad de Contraloría
Social del Barrio La Manga.
d. Desde el Contexto Participante-Comunidad:
Asimismo, el proyecto representa una forma de inclusión y corresponsabilidad
social, en donde la universidad sirve y apoya a diversas comunidades en las áreas que
lo requieran y, al mismo tiempo, los estudiantes universitarios ponen en práctica sus
conocimientos, conocen y se involucran activamente con la realidad socioeconómica
de los habitantes del Consejo Comunal Barrio La Manga, mejorando su desempeño
como futuros profesionales.
e. Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico, Líneas de
Investigación de los PNF y la Transversalidad
Finalmente, es un proyecto enmarcado en el Proyecto Patria para continuar
construyendo el socialismo bolivariano del siglo XXI en Venezuela como alternativa
al gobierno salvaje del capitalismo y con ello asegurar la mayor suma de seguridad
social, mayor suma de estabilidad política y la mayor suma de felicidad, para nuestro
pueblo para el período 2013-2019, y se presenta con el fin de promover al ser social
colectivo que se desarrolla en los consejos comunales. Un ser social que trasciende lo
individual por valores como la solidaridad y la corresponsabilidad moral y principios
humanistas fundamentales en el enfoque de la nueva ética socialista.
De igual manera la Línea de Investigación se basa en la Construcción de un
Nuevo Modelo que facilite la eficiencia de los Procesos Administrativos en el ámbito
25
de la gestión pública, es decir certificar la correcta administración de los recursos.
2.2. Población Beneficiada:
La población beneficiada en esta oportunidad será, de forma directa la Unidad
de Gestión Administrativa y Financiera Comunitaria integrada por diez (10)
miembros y la Unidad de Contraloría Social integrada por diez (10) miembros, los
cuales fueron elegidos por elección popular del Barrio la Manga, y de forma indirecta
a la comunidad en general integrada por un total de quinientas veinticinco personas
(525). Es de señalar que dicha comunidad tuvo una participación e integración
importante en la realización del proyecto.
26
3. OBJETIVOS DEL PROYECTO
General:
Diseñar, Planificar, Desarrollar e Innovar un Sistema Administrativo en el
Consejo Comunal Barrio La Manga, Municipio Santa Rosalía, Estado Portuguesa.
Específicos:
1) Diagnosticar la situación actual de los Sistemas Administrativos que se
efectúan en el Consejo Comunal Barrio la Manga, Municipio Santa Rosalía,
Estado Portuguesa.
2) Elaborar un Plan de Acción que describa las actividades que se llevaran a cabo
en el Consejo Comunal Barrio la Manga, Municipio Santa Rosalía, Estado
Portuguesa.
3) Diseñar el Sistema Administrativo de Inventario que se llevara a cabo en la
Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria del Consejo Comunal Barrio
La Manga, Municipio Santa Rosalía, Estado Portuguesa.
4) Dar a conocer a los miembros de Unidad Administrativa Financiera y
Comunitaria del Consejo Comunal Barrio La Manga Municipio Santa Rosalía,
Estado Portuguesa sobre el diseño del Sistema Administrativo de Inventario.
27
PARTE II
PLANIFICACION DEL PROYECTO
Se realizó un plan de acción para diagnosticar la situación actual de los procesos
administrativos del Consejo Comunal Barrio La Manga a través de reuniones
periódicas entre estudiantes responsables del proyecto, comunidad y asesores, en la
cual se logro obtener la documentación teórica y revisión de los mismos, de igual
manera se decidió aplicar como técnica la entrevista directa, todo esto con la
finalidad de ver, palpar de cómo se desenvuelven en el área administrativa.
Es de señalar que los planes de acción son instrumentos gerenciales de
programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que
deben llevar a cabo las organizaciones para dar cumplimiento a las estrategias y
proyectos establecidos en el plan estratégico.
Una vez analizada la información de las entrevistas realizadas a los integrantes
de la Unidad administrativa y Financiera Comunitaria se elaboro la matriz FODA
(Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) que presenta el Consejo
Comunal Barrio la Manga de El Playón Municipio Santa Rosalía con la finalidad de
jerarquizar las necesidades más resaltantes para poder seleccionar el problema o
necesidad prioritaria y así formular el diagnostico situacional.
Todas estas actividades fueron ejecutadas en la comunidad del Barrio la Manga
de El Playón Municipio Santa Rosalía, durante el periodo de 15 de mayo del año
2012 hasta el 22 de julio del año 2012 contando con los siguientes recursos como; el
recurso humano, lápices, computador, impresora, documentación legal del Consejo
Comunal Barrio la Manga, Ley Orgánica de los Consejos Comunales. La meta fue
determinar las principales necesidades del Consejo Comunal Barrio la Manga,
propiciar la integración del Universidad Politécnica Territorial del Estado Portuguesa
Juan de Jesús Montilla- comunidad-Consejo Comunal.
Asimismo se procedió a investigar por parte de los estudiantes responsables del
proyecto, la documentación teórica para la elaboración de la posible propuesta de 28
solución al Consejo Comunal Barrio la Manga, reunión con voceros y voceras de la
Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria y voceros y voceras de la Unidad de
Contraloría Social del Consejo Comunal Barrio la Manga en compañía del Tutor
Académico con la finalidad de socializar.
Las actividades fueron ejecutadas en los siguientes lugares, Universidad
Politécnica Territorial del Estado Portuguesa Juan de Jesús Montilla, en la comunidad
del Barrio la Manga de El Playón Municipio Santa Rosalía durante el siguiente
periodo desde 05 de Noviembre del año 2012 hasta 22 de Noviembre del año 2012 y
31 de enero del año 2013 contando con los siguientes recursos; tecnológicos como la
Internet, Computador, Video Bean, Recursos Humanos, Cuadernos, Bolígrafos,
Cámara Digital.
Logrando alcanzar las siguientes metas como obtener la información necesaria
para la elaboración de un sistema administrativo de inventario, socialización del tutor
académico y estudiantes con representantes del Consejo Comunal Barrio la Manga.
De igual manera se realizo la revisión y documentación teórica para la
elaboración del sistema administrativo de inventario que será propuesto al Consejo
Comunal Barrio la Manga por medio de asesorías de los tutores académicos en
relación a como elaborar un sistema de inventario.
Dichas actividades fueron ejecutadas en la Universidad Politécnica Territorial
del Estado Portuguesa Juan de Jesús Montilla, en la comunidad del Barrio la Manga
de El Playón Municipio Santa Rosalía durante el siguiente periodo desde 18 de marzo
del año 2013 hasta 19 de abril del año 2013 contando con los siguientes recursos;
tecnológicos como la Internet, Computador, Impresora, lápices, Recursos Humanos.
Se puede mencionar que las metas obtenidas en estas actividades fueron cumplir
con las normas establecidas con la Universidad Politécnica Territorial del Estado
Portuguesa Juan de Jesús Montilla, adquirir conocimientos en relación al sistema
administrativo por parte de los estudiantes del proyecto III trimestre II.29
Presentación de la propuesta acerca del Diseño, Planificación, Desarrollo,
Innovación de un sistema Administrativo de Inventario en el Consejo Comunal Barrio
la Manga, quedando de parte de los estudiantes hacer un seguimiento al Consejo
Comunal Barrio la Manga para verificar si ejecutaran la propuesta que será
presentada. El periodo de las actividades serán desde 24 de mayo del 2013 hasta el
día 12 de junio del 2013, la presentación de la propuesta será en Salón de Sesiones
del Concejo Municipal de Santa Rosalía El Playón.
Los recursos utilizados para la presentación de la propuesta serán la
computadora, Video bean, refrigerio, material de apoyo, cámara digital y recursos
humanos, donde las metas serán exponer la importancia de un sistema administrativo
de inventario para mejorar los procesos administrativos del Consejo Comunal Barrio
la Manga, lograr la aplicación del sistema administrativo de inventario de materiales
por proyecto y de bienes muebles e inmuebles por parte de los integrantes de la
Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria del Consejo Comunal Barrio la
Manga.
30
Diagnosticar la situación actual de los Sistemas Administrativos llevados a cabo en el Consejo Comunal Barrio La Manga, ubicado en el Municipio Santa Rosalía del Estado Portuguesa.
Realizar una visita informal al consejo comunal barrio la manga.Indagar acerca que son sistemas administrativos y la importancia de su uso para las organizaciones.Realizar una serie de preguntas para la elaboración de la entrevista que será aplicada en el consejo comunal.Elaborar la entrevista que será utilizada en el levantamiento de la información.Aplicar la entrevista a varios miembros del consejo comunal barrio la manga.Elaboración de la matriz FODAJerarquización e identificación del problema o necesidadSelección del problema o necesidad prioritariaRealizar el informe del Diagnostico
EL PLAYON
TUREN
15-05-2012
AL
22-07-2012
lápices, borrador, computador, Computador, impresora, Cuadernos, Documentos legales del Consejo Comunal (Ley Orgánica de los Consejos Comunales) Recursos Humanos.
EstudiantesTutoresInstituciones y Consejo Comunal Barrio La Manga
Determinar las principales necesidades del consejo comunal barrio la manga. Propiciar la integración del UPTP-Comunidad-Consejo Comunal. Conocer las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que posee el Consejo Comunal Barrio la Manga.
Elaborar el plan de acción que describa las actividades a ejecutar para el desarrollo del sistema administrativo a utilizar en el Consejo Comunal Barrio La Manga, ubicado en el Municipio Santa Rosalía del Estado Portuguesa.
Documentación teórica para la elaboración del sistema administrativo que será propuesto al consejo comunal barrio la manga.Reunión con los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria y la Unidad de Contraloría Social para describir la finalidad que se busca con la realización de posible propuesta..Reunión con voceros y voceras de Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria y la Unidad de Contraloría Social en compañía del Licenciado Andry Torrealba, tutor académico del Proyecto.
TUREN
EL PLAYON
05-11-2012
22-11-2012
31-01-2013
Recurso Tecnológicos como la internet, Computador, Video Vean, material de apoyo, cuadernos, bolígrafos, cámara digital.
EstudiantesTutoresInstituciones y Consejo Comunal Barrio La Manga
Obtener la información necesaria para la elaboración de un sistema administrativo de inventario. socialización del tutor académico y estudiantes con representantes del consejo comunal barrio la manga
Diseñar el Sistema Administrativo a ejecutar en la Unidad Administrativa, Financiera y Comunitaria del Consejo Comunal Barrio La Manga, ubicado en el Municipio Santa Rosalía del Estado Portuguesa.
Revisión y Documentación teórica para la elaboración del Sistema Administrativo de Inventario que será propuesto al Consejo Comunal Barrio La MangaBuscar asesoría con los tutores académicos en relación a como elaborar un sistema de inventario
TUREN
EL PLAYON
18-03-2013
AL
19-04-2013
Recursos Tecnológicos como la Internet, Computadora, Impresora, Lápices, y cuadernos, Recursos Humanos.
EstudiantesTutoresInstituciones y Consejo Comunal Barrio La Manga
Cumplir con las normas establecidas con la Universidad Politécnica
Territorial del Estado Portuguesa Juan de Jesús Montilla.
Adquirir conocimientos en relación al sistema administrativo por parte de los estudiantes del Proyecto III
trimestre II. Dar a conocer a los miembros de la organización la propuesta sobre el sistema administrativo a implantar en la Unidad Administrativa, Financiera y Comunitaria del Consejo Comunal Barrio La Manga, ubicado en el Municipio Santa Rosalía del Estado Portuguesa.
Presentación de la Propuesta acerca del Diseño, Planificación, Desarrollo Innovación de un Sistema Administrativo de Inventario en el Consejo Comunal Barrio La MangaSeguimiento al consejo comunal barrio la manga para verificar si están ejecutando la propuesta presentada por pate de los estudiantes del PNF Administración.
EL PLAYON
SALON DE SESIONES
DEL CONCEJO
MUNICIPAL DE
SANTA ROSALIA
24-05-2013
12-06-2013
Computadora, video bean, refrigerios, material de apoyo, cámara digital, recursos humanos
EstudiantesTutoresInstituciones y Consejo Comunal Barrio La Manga
Exponer la importancia de un sistema administrativo de inventario
para mejoras los procesos administrativos del Consejo Comunal Barrio la Manga.
Lograr la aplicación del Sistema Administrativo de inventario de materiales y bienes muebles e
inmuebles por parte de los integrantes de la Unidad
Administrativa Financiera y Comunitaria del Consejo Comunal
Barrio la Manga
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DEL ESTADO PORTUGUESAJUAN DE JESUS MONTILLA
PROGRAMA ESTELLER-TURÉN-SANTA ROSALÍAADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PNF NOMBRE DEL PNF: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TRAYECTO: III TRIMESTRE: I FECHA: 15-05-2012
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES LUGAR PERIODO RECURSOS RESPONSABLES METAS
31
OBJETIVO GENERAL: Diseñar, Planificar, Desarrollar, e Innovar un Sistema Administrativo en el Consejo Comunal Barrio la Manga El Playón Municipio Santa Rosalía.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROYECTO SOCIOINTEGRADOR
Fuente: Estudiantes PNF Administración UPTEP
TRAYECTO III TRIMESTRE IDIAGNOSTICO
MESES Y SEMANAS MAYO JUNIO JULIO
ACTIVIDADES1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Abordaje Socio comunitario: precisar familias u organizaciones potencialmente productivasVisita a la comunidad para realizar la entrevista y observación directa.
Elaboración de la Matriz FODA.
Análisis: jerarquización e identificación del problema o necesidad.Selección del problema o necesidad prioritaria Realizar el informe del diagnostico
Entrega del informe al facilitador del Proyecto Formativo.
32
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROYECTO SOCIOINTEGRADOR
TRAYECTO III TRIMESTRE II
PLAN DE ACCION
MESES Y SEMANAS OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBERO
ACTIVIDADES1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Documentación teórica para la elaboración del sistema administrativo que será propuesto al Consejo Comunal Barrio la MangaReunión con los Voceros y Voceras de la Unidad Administrativa Financiera Comunitaria y la Unidad de Contraloría Social para describir la finalidad que se busca con la realización de la posible propuestaReunión con los Voceros y Voceras de la Unidad Administrativa Financiera Comunitaria y la Unidad de Contraloría Social en compañía del Licenciado Andri Torrealba tutor académico del proyecto.Entrega del Informe al Tutor Académico del Proyecto.
Fuente: Estudiantes PNF Administración UPTEPSemanas colocadas en azul (Vacaciones en el UPTEP)
33
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROYECTO SOCIOINTEGRADOR
TRAYECTO III TRIMESTRE III
EJECUCION , SOCIALIZACION E INTEGRACION DE SABERES
MESES Y SEMANAS MARZO ABRTIL MAYO JUNIO
ACTIVIDADES1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Revisión y documentación teórica para la elaboración del sistema Administrativo de Inventario que será propuesto al Consejo Comunal Barrio La MangaBuscar asesoría con los tutores académicos en relación a como elaborar un sistema de inventario.Presentación de la propuesta acerca del Diseño, Planificación, Desarrollo, e Innovación de un Sistema Administrativo de Inventario en el Consejo Comunal Barrio La Manga.Seguimiento al Consejo Comunal Barrio La Manga para verificar si están ejecutando la propuesta presentada por parte de los estudiantes del PNF Administración.Entrega del Proyecto al Tutor Académico.
Fuente: Estudiantes PNF Administración UPTPNota: Los meses de Marzo, Abril, Mayo y junio corresponden al año 2013 y la sección en azul Vacaciones
34
PARTE III
RESULTADOS Y LOGROS DEL PLAN DE ACCION DEL PROYECTO
6. Conclusiones y Recomendaciones.
6.1 Conclusiones:
Una vez realizado el levantamiento de la información se puede mencionar que se
utilizo como técnica la entrevista directa donde se pudo determinar que el Consejo
Comunal Barrio la Manga, específicamente la Unidad Administrativa Financiera y
Comunitaria planifican sus actividades administrativas por medio de reuniones
internas, así como también han puesto en práctica el uso de los formatos de ingresos y
egresos, donde plasman el control de los recursos en los libros contables (diario,
mayor y de inventario) con sus respectivos soportes (facturas, recibos de caja, entre
otros) los cuales cumplen con la providencia 007 del SENIAT.
Posteriormente se procedió a elaborar un plan de acción que describe el objetivo
general del proyecto, los objetivos específicos y todas las actividades que se
ejecutaran para lograr alcanzar las metas propuestas, mencionando de igual marera
los lugares, periodos, recursos y responsables.
Al mismo tiempo se diseño el Sistema Administrativo que se llevara a cabo por la
Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria del Consejo Comunal Barrio la
Manga.
Finalmente una vez diseñado el Sistema Administrativo se dará a conocer a los
miembros de la Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria, así como también
al resto de los integrantes del Consejo Comunal Barrio la Manga.
Se puede mencionar que obtuvimos de la comunidad del Barrio la Manga todo el
apoyo necesario para realizar todas las actividades como lo fue en la ejecución del
proyecto I y proyecto II para lograr desarrollar la propuesta, así mismo a nivel del
equipo de estudiantes existe una buena comunicación y entusiasmo para cumplir con
todas las actividades y desarrollar la propuesta, de esta manera culminar con la carga
35
académica correspondiente a este año.
6.2 Recomendaciones:
Para comenzar se recomienda por parte de los estudiantes del PNF Administración
de la Universidad Politécnica Territorial del Estado Portuguesa Juan de Jesús
Montilla al Consejo Comunal del Barrio la Manga de El Playón Municipio Santa
Rosalía, que deben conocer todo lo relacionado a lo que significa un sistema
administrativo para llevar un mejor control de sus actividades tanto administrativas
como sociales.
Evaluar el plan de acción para verificar el alcance del mismo y de realizar los
cambios y ajustes que sean necesarios en función de los objetivos planteados.
Al mismo tiempo se recomienda que el Consejo Comunal del Barrio la Manga
termine de ejecutar la adquisición de un computador, puesto que es de vital
importancia para la posible instalación del sistema administrativo.
El Consejo Comunal Barrio La Manga debe mantener una vinculación
permanente con la Universidad Politécnica Territorial del Estado Portuguesa Juan de
Jesús Montilla y otras organizaciones públicas y privadas, para así crear una red de
apoyo socio-educativa en beneficio de la comunidad y del desarrollo económico
socialista de nuestra región y país.
36
V PARTE
7. PRODUCTO O SERVICIO FINAL LOGRADO POR EL PROYECTO EJECUTADO
DISEÑAR, PLANIFICAR, DESARROLLAR E INNOVAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO EN EL CONSEJO COMUNAL
BARRIO LA MANGA, MUNICIPIO SANTA ROSALÍAESTADO PORTUGUESA
1. Objetivo de la Propuesta (Producto o Servicio)GeneralProporcionar la información de los inventarios de forma eficiente y confiable al Consejo Comunal Barrio la Manga.EspecificoPermitir el buen funcionamiento de la organización del Consejo Comunal Ba-rrio La Manga.
2. Metodología Empleada
La metodología utilizada como técnica fue la lluvia de ideas, integrada por los
miembros del Consejo Comunal Barrio la Manga, específicamente los voceros de la
unidad Ejecutiva, la unidad administrativa y financiera comunitaria, los voceros de la
unidad de contraloría social, de igual forma los profesores Licenciado Andri
Torrealba como tutor del proyecto, el profesor Licenciado Ernesto Pérez como asesor
en el área de Creatividad e Innovación, la profesora Ingeniera Lisett Aguero como
asesora en el área de las Tecnología de Información y Comunicación (TIC) y los
estudiantes del III Trayecto del II Trimestre del PNF Administración, todo esto con la
finalidad de aportar ideas y conocimientos para la elaboración del Sistema
Administrativo de Inventario para el Consejo Comunal Barrio la Manga.
3. Memoria Descriptiva
3.1 Descripción del Producto o Servicio
El Sistema Administrativo de inventario como innovación permitirá de manera
37
clara y precisa la elaboración de los procesos administrativos, ya que consiste
primeramente en la codificación de la Unidad Administrativa Financiera y
Comunitaria, la Unidad de Contraloría Social y la Unidad Ejecutiva conjuntamente
con todos los Comités de trabajo del Consejo Comunal Barrio la Manga. Así como
también l la descripción del Proyecto que abarca una serie de pasos que identifican
todo lo relacionado a dicho proyecto. La elaboración de los documentos fuentes como
lo son los recibos de ingresos y egresos abalados por la ley Orgánica de los
procedimientos Administrativos según el Articulo 18, debidamente soportados con los
documentos legales (facturas o recibos de caja) los cuales deben cumplir con las
normas vigentes como lo establece la providencia 007 emitida por el SENIAT
(Servicio Nacional Integrado de Administración Aduana y Tributaria) como lo fue
sugerido por los estudiantes del Proyecto II trimestre III titulado Supervisión y
Conducción Técnica de los Procesos Administrativos del PNF Administración.
Seguidamente el registro del Inventario de materiales por proyectos y el Inventario
de Bienes Muebles e Inmueble que posea o que adquiera en un momento determinado
el Consejo Comunal Barrio la Manga.
Cabe destacar que este sistema administrativo de inventario será utilizado no solo
para el registro de los materiales por proyectos, de los bienes muebles e inmuebles
del Consejo Comunal Barrio la Manga sino también para realizar el registro o control
de las actividades sociales que aporta el Consejo Comunal Barrio la Manga a la
mencionada comunidad donde en esta oportunidad serán todos los Comités que
integran dicha organización.
Es de señalar que dichos inventarios podrán ser adaptados o modificados para los
diferentes comités de trabajo, donde podrá ser utilizado una vez obtengan la
necesidad de registrar un bien o servicio comunitario. Todo esto con la finalidad de
simplificar la información de manera clara, precisa y confiable de todas las
actividades del Consejo Comunal Barrio la Manga por medio de un reporte que podrá
ser solicitado por la comunidad en general o por cualquier Organismo Gubernamental
38
vinculado a la misma de forma mensual, trimestral, anual o al termino del proyecto.
De igual manera servirá para el proceso de fortalecer más la comunicación puesto
que el proceso del sistema administrativo de inventario será un trabajo en equipo y
también para logar presentar la rendición de memoria y cuentas legal y confiable
ante los ciudadanos y ciudadanas del Consejo Comunal Barrio la Manga y así dar
cumplimiento al Plan Proyecto Patria 2013-2019.
3.2 Presentación del producto o servicio:
39
40
INDICE
Consejo Comunal Barrio la Manga……………………………………………..........2 Propósito…………………………………………………………………………..2 Misión……………………………………………………………………………..2 Visión……………………………………………………………………………2,3 Justificación del Proyecto……………………………….Diseñar, Planificar, Desarrollar, e Innovar un Sistema Administrativo de Inventario en el Consejo Comunal Barrio la Manga, Municipio Santa Rosalía Estado Portuguesa…………………………………………………………………………….4Conceptos Teóricos Sistema Administrativo……………………………………………………………4 Elementos del Sistema Administrativo……………………………………………4 Objetivo del Sistema Administrativo……………………………………………...4 Libro Auxiliar Banco……………………………………………………………...5 Conciliación Bancaria……………………………………………………………..5 Requisitos para efectuar la Conciliación Bancaria………………………………..5 Procedimientos para efectuar la Conciliación Bancaria………………………...5,6 Bienes……………………………………………………………………………..6 Bienes Muebles……………………………………………………………………6 Inventario………………………………………………………………………..6,7 Control de Inventario……………………………………………………………...7 Recepción del Inventario………………………………………………………..7,8Procedimientos de la Propuesta del Sistema Administrativo de Inventario en el Consejo Comunal Barrio la Manga…………………………………………………..9 Descripción del Proyecto………………………………………………………….9 Ejemplo……………………………………………………………………….10 Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria……………………………….11 Descripción del Recibo de Ingreso…………………………………………...11 Ejemplo……………………………………………………………………12 Descripción del Recibo de Egreso……………………………………………13 Ejemplo……………………………………………………………………14 Descripción del Libro Auxiliar Banco………………………………………..15 Ejemplo……………………………………………………………………16 Descripción del formato de la Conciliación Bancaria………………………..17 Ejemplo……………………………………………………………………18 Informe de gestión de la unidad administrativa financiera y comunitaria……19 Ejemplo……………………………………………………………………20 Unidad de Contraloría Social…………………………………………………….21 Ejemplo……………………………………………………………………….22 Unidad Ejecutiva………………………………………………………………...23 Ejemplo……………………………………………………………………….24
41
Inventario de materiales por Proyecto……….………………………………….25 Ejemplo……………………………………………………………………….27 Inventario de Bienes muebles e inmuebles………………………………………28 Ejemplo……………………………………………………………………….29 Rendición de Memoria y Cuenta………………………………………………...30 Ejemplo……………………………………………………………………….32 Flujograma……………………………………………………………………….33
Conclusiones y Recomendaciones……………………………………………….34
42
“Sigan organizando los Consejos Comunales en cada barrio, para hacer un diagnostico de los problemas e ir buscando las soluciones; ¡El Compromiso Social
es de todos!”
Hugo Rafael Chávez Frías10 de Junio del 2006
43
PROPOSITO: Permitir al pueblo organizado ejercer de manera directa la
gestión de las políticas públicas y proyectos orientados a responder a las necesidades
y aspiraciones de la comunidad, buscando así la integración participativa y
protagónica.
MISION: Promover los principios de corresponsabilidad, protagonismo y
participación ciudadana en la gestión pública comunitaria para el desarrollo integral
de nuestra comunidad, diseñar, realizar, controlar y elevar la clasificación final del
proyectos sociales destinados a solucionar los problemas de la comunidad,
garantizando su participación en la formulación de propuestas y o proyectos para así
lograr una mejor calidad de vida de todos los habitantes de la comunidad.
VISION: Emprender un trabajo en colectivo para mejorar la calidad de vida de
los ciudadanos y ciudadanos de la comunidad y progresivamente en la medida de lo
posible de los habitantes del Municipio, generando propuestas que vayan acorde al
planteamiento social, así mismo contribuir de manera pertinente con el desarrollo
social del Municipio, del Estado y del País, aportando los conocimientos del pueblo
quienes son los verdaderos conocedores de las debilidades y fortalezas en cada una de
las área que se requieran abordar.
JUSTIFICACION: El presente Sistema de Inventario como innovación para el
registro de los materiales por proyectos y los bienes muebles e inmuebles del
Consejo Comunal Barrio la Manga le permitirá presentar la información de forma
clara y precisa y así como también presentar la información de las actividades de los
diferentes Comités de Trabajo. Es importante también señalar que este sistema
administrativo de inventario esta propuesto para ser utilizado de marera fácil y
sencilla para los voceros responsables escogidos por la Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas, para que al momento de solicitar la información sea eficiente para la
toma de decisiones. 44
Y de esta manera la rendición de memoria y cuenta de los voceros responsables de
alguna actividad o de algún proyecto se presente sin errores u omisiones y así dar
cumplimiento a la Ley Orgánica de los Consejos Comunales en su artículo 31
numeral 3 y a la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas del Consejo Comunal Barrio
la Manga de el Playón Municipio Santa Rosalía.
DISEÑAR, PLANIFICAR, DESARROLLAR E INNOVAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO EN EL CONSEJO COMUNAL
BARRIO LA MANGA, MUNICIPIO SANTA ROSALÍA
45
ESTADO PORTUGUESA
Sistema Administrativo: Es una serie de procedimientos integrados, diseñados para
cumplir una actividad principal con el propósito de reunir, planificar, registrar, proce-
sar y proporcionar la información que sea originada por las distintas transacciones
que faciliten la ejecución de las tareas, operaciones de dichas organizaciones, según
lo expresa Terry (1986).
Elementos de los Sistemas Administrativos:
Conjunto de personas y equipos en los niveles medios e inferiores dedicadas a
captar, procesar, transmitir y conservar la información.
Conjunto de soportes de sustentos de datos, que documentan decisiones
específicas. Formularios, Registros, Archivos, entre otros.
Red de canales o rutinas típicas que vinculan personas y por lo que fluyen los
soportes de información.
Objetivos de los sistemas administrativos: Proporcionar datos que faciliten la
ejecución de tareas, operaciones y funciones de una organización, esta información
que es requerida por la gerencia es sólo una parte de todo el elector que el sistema
puede suministrar por lo tanto los sistemas administrativos deben de proporcionar
informes para todos los niveles a personas autorizadas dentro y alrededor de la
organización.
Es importante también mencionar los siguientes objetivos de un sistema
Administrativo el cual logra que:
Las operaciones se ejecuten en el momento óptimo en que se las necesitan.
Se gaste la menor cantidad de recursos posibles.
Se produzca la información necesaria para los diversos niveles decisorios.
Cada individuo intente formar su propio entorno.
46
Libro Auxiliar Banco: Es un libro de rayado especial, en el cual se debe anotar todas
las operaciones que realiza la empresa, con la entidad bancaria en la cual se mantiene
la cuenta corriente. Desde el punto de vista legal es un libro voluntario y desde el
punto de vista técnico-contable se le considera como un libro auxiliar.
Su importancia radica, en que mediante este libro, se ejerce un mejor control de las
operaciones bancarias en lo referente a entregas o depósitos, retiros, emisión de notas
de cargo, notas de abono o cualquier otra operación que signifique aumentar o dismi-
nuir el saldo de la cuenta corriente de la empresa.
El mejor control ejercido sobre las operaciones bancarias, es un elemento que faci-
lita la optimización de los recursos financieros de la empresa y por ende facilitan el
gerenciamiento eficaz que viene a ser el objetivo final.
Conciliación Bancaria Es un procedimiento mediante el cual se verifica el movi-
miento de las operaciones efectuadas con la institución bancaria, permitiendo com-
probar la exactitud de nuestro saldo y el obtenido por el banco.
Requisitos para efectuar la conciliación:
a) El Libro bancos de la empresa
b) Estado de cuenta corriente o Extracto bancario
c) Talón de cheques
d) Papeletas de depósitos.
Procedimiento para efectuar la Conciliación:
a) Se revisan los cheques girados (talón de cheques)
b) Se revisan los comprobantes de depósitos efectuados en cuenta corriente
(papeletas de depósito)
c) Se chequea los registros de ambos documentos (Libro de bancos y Extracto
de cuenta corriente).
47
d) Se suma o se restan el total de las partidas no registradas en uno de los li -
bros con la finalidad de igualar ambos saldos.
El Consejo Comunal Barrio la Manga tendrá para los registros de las transac-
ciones el siguiente formato de su libro auxiliar banco.
Bienes: De todas las cosas que existen, hay algunas que pueden ser objeto de
apropiación, es decir que pueden ser propiedad de alguien, por ejemplo un mueble,
pudiendo ser éste un libro, mercancías, un automóvil; o bien, un inmueble, como un
terreno, un edificio. Tenemos pues, que todas aquellas cosas cuya propiedad pueda
ser adquirida por alguien, ya sea el poder público o particulares, reciben el nombre de
bienes, pues existen algunas cosas que por disposición de la ley o por su naturaleza,
no pueden ser objeto de apropiación y por lo tanto, se encuentran fuera del comercio.
Bienes inmuebles: Son los apartamentos, terrenos, casas, edificios, etc. Que no
pueden desplazarse de un lugar a otro, por estar íntimamente ligado a la tierra, a
excepción de los bienes inmuebles por destilación, como por ejemplo: las
maquinarias
Inventario: Es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes
de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios
para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la
venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y
48
los inventarios en tránsito.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta
y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo
determinado.
Control de Inventario: Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado
de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los
distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el
procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción
hasta la operación de un sistema de costo pero el departamento de contabilidad para
la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno
de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención,
recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Recepción del Inventario: Debe ser responsable de lo siguiente:
La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una
copia aprobada de la orden de compra.
La anticipación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y
aceptación de los materiales.
La entrega o envío de las planillas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros
lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.
49
PROCEDIMIENTOS DE LA PROPUESTA DEL SITEMA ADMINISTRATIVO
DE INVENTARIO DE MATERIALES POR PROYECTO Y
DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.
Es donde se describe cada uno de los pasos a seguir del Sistema Administrativo de
Inventario de materiales por proyecto y de bienes muebles e inmuebles del Consejo
Comunal Barrio La Manga identificando lo siguiente:
Descripción del Proyecto: En él se identifica todo lo relacionado con el proyecto el
cual nos servirá como base de datos.
Nombre del Proyecto: Sera el nombre que tendrá el proyecto a ejecutar en el
Barrio la Manga, el cual se recomienda llevar un nombre significativo a lo
que se piensa realizar.
Monto del Proyecto: Es la cantidad en bolívares del monto total del proyecto.
Comité encargado: El nombre del comité que presento el proyecto y que de
igual manera será el responsable del mismo.
Nombre del vocero encargado: Es el nombre del vocero principal encargado
del comité, el cual fue elegido por los ciudadanos y ciudadanas.
Cedula de Identidad: Numero de la cedula de identidad del vocero del comité
encargado del proyecto.
Número de teléfono: Número del teléfono celular o fijo del vocero del comi-
té.
Objetivo del Proyecto: Es el objetivo principal en el cual se basa la ejecución
del proyecto y lo que se piensa lograr para satisfacer una necesidad existente
en la comunidad del barrio la Manga.
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS COMUNAS
50
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA
EL PLAYON SANTA ROSALIA
Descripción del Proyecto:
Nombre de Proyecto: Salud y Bienestar para los Hab. Del Consejo Comunal barrio la Manga.
Monto del Proyecto: 100.000,00
Comité Encargado: Comité de Salud
Nombre del Vocero Encargado: Johan Vidal
Cedula de Identidad: 14.825.888
Numero de Teléfono: 0424-5258701 02563384125
Objetivo del Proyecto: Lograr bajar el índice de enfermedades existente en el Barrio la
Manga de El Playón Municipio Santa Rosalía.
Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria: Es la unidad al cual le corres-
ponde realizar los siguientes actos administrativos:
51
Recibos de ingresos
Recibo de egresos
Libro Auxiliar Banco ( Conciliaciones)
Informe de Gestión de los recursos del Proyecto
Descripción del recibo de ingresos:
El logo de la organización
Dirección: Sera la ubicación geográfica del Consejo Comunal Barrio La Man-
ga.
Rif : Corresponde al Número de Registro de Información Fiscal del Consejo
Comunal
El número del recibo: Se debe tener precaución al momento de realizar los re-
cibos, puesto que debe tener un orden consecutivo.
Fecha de elaboración del recibo: Es decir el día, mes y ano de elaboración
Nombre del beneficiario, en este corresponderá el nombre del Consejo Comu-
nal Barrio La Manga.
Cantidad del monto asignado (en letras).
Cantidad del monto asignado (en número).
Concepto del recibo, es decir, una breve explicación del motivo por el cual se
le asigno los recursos.
Número del cheque
En caso de ser una trasferencia electrónica, se coloca el número de la referen-
cia de la transacción.
Número de la cuenta bancaria del Consejo Comunal, que puede ser corriente
o ahorro.
Firma y cedula del vocero responsable y sello de consejo comunal.
52
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA RECIBO DE INGRESO CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA Nº CCBM EL PLAYON- MUNICIPIO SANTA ROSALIA RIF-J31585931-9 FECHA
DIA MES AÑO
Beneficiario:
Cantidad:
Bs.f ( )
Concepto:
Pagado Según Cheque Nº :
BANCO:
Nº de Cuenta
Recibi Conforme:
Firma y Sello Cedula de Identidad
53
De igual manera el vocero principal de la Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria realizara los recibos de egresos para representar los gastos incurridos en la ejecución del proyecto
Descripción del recibo de egresos:
El logo de la organización
Dirección.
Rif.
El número del recibo: se debe tener precaución al momento de realizar los re-
cibos, puesto que debe tener un orden consecutivo.
Fecha de elaboración del recibo.
Nombre del beneficiario, en este corresponderá al nombre de la persona la
cual está prestando el servicio al Consejo Comunal
Cantidad del monto asignado (en letras).
Cantidad del monto asignado (en número).
Concepto del recibo, es decir, el motivo por el cual se está cancelando a dicha
persona o empresa.
Número del cheque perteneciente al Consejo Comunal.
Número de la cuenta bancaria del Consejo Comunal, que puede ser corriente o
ahorro.
Firma, cedula de Identidad y sello del beneficiario.
Firmas autorizadas de los voceros principales del Consejo Comunal Barrio la
Manga (la Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria, la Unidad de
Contraloría Social y la Unidad Ejecutiva) es decir, la firma de Elaborado, Au-
torizado y Revisado
54
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA RECIBO DE EGRESO CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA Nº CCBM EL PLAYON- MUNICIPIO SANTA ROSALIA RIF-J31585931-9 FECHA
DIA MES AÑO
Beneficiario: Cantidad: Bs.f ( )
Concepto:
Pagado Según Cheque Nº :
BANCO:
Nº de Cuenta
Recibí Conforme:
Firma y Sello Cedula de Identidad
FIRMAS AUTORIZADAS
ELABORADO AUTORIZADO REVISADO
Descripción del Libro Auxiliar Banco:55
Membrete del Consejo Comunal Barrio la Manga
Libro Auxiliar Banco
Número de la Cuenta Corriente o de Ahorro.
Fecha del inicio de las operaciones
Fecha de la realización del Cheque
Descripción, anotación de forma clara y precisa del concepto del gasto.
Debe, donde se registraran todos los créditos del Consejo Comunal del
Barrio la Manga (Ingresos (+) ).
Haber, donde se registraran todos los Débitos del Consejo Comunal
Barrio la Manga (Egresos (-) ).
Saldo, es el resultado de la resta de los Créditos menos los Débitos, el
cual será el monto real en bolívares que posera el Consejo Comunal
Barrio la Manga.
Es importante señalar que este formato deberá ser procesado de forma digital para
facilitar el registro de los cheques (gastos) y los ingresos que obtenga el Consejo Co-
munal Barrio la Manga.
A continuación se presenta un ejemplo de un libro auxiliar de banco en formato digi-
tal:
FORMATO EN DIGITAL DEL LIBRO AUXILIAR DE BANCO
56
CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA
LIBRO AUXILIAR BANCO BICENTENARIO
CUENTA CORRIENTE 123654897158
AL 01 DE MARZO DE 2013
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER SALDO
01/03/13 Ingreso # 01 Proyecto X 500.000,00 500.000,00
02/03/13 Comp.Cabillas Ch# 01 1.200,00 498.800,00
05/03/13 Comp.Cemento Ch# 02 1.200,00 497.600,00
VAN
Descripción del formato de la Conciliación Bancaria:
57
Al finalizar el registro del Libro Banco nos vamos al formato de la conciliación ban-
caria en el cual primeramente debemos indicar el nombre de la Organización así mis-
mo indicar el nombre de la entidad bancaria, el Nº de la cuenta Bancaria de la organi-
zación.
En el 1er recuadro del formato nos indica que debemos colocar el monto final se-
gún el estado de cuenta, es decir según el libro banco, en el paso Nº 2 colocar el
monto de cheque si existen en tránsito, es decir, cheques pagados y no cobrados, du-
rante el periodo del mes. Paso nº3 colocar el total de los montos de cheques en tránsi-
to en el recuadro que se indica. Paso Nº 4 restarle el monto total de los cheques en
transito
Al monto final según banco. Así mismo colocar la cantidad restante en el recua-
dro que se indica. Paso Nº 5 Indicar el monto final del libro banco antes de la comi-
siones e intereses en el cuadro indicado. Paso Nº 6 colocar el monto de los intereses
bancarios obtenidos durante el mes paso Nº 7 colocar el monto de las Comisiones,
paso Nº 8 en el cual debemos colocar el monto que quedo al restarles las comisiones e
intereses Bancarios.
Finalmente el monto debe coincidir con la disponibilidad del Banco.
CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA CONCILIACIÓN : BANCO BICENTENARIO AGENCIA EL PLA-
58
YONCUENTA CORRIENTE N°. 0175-0165-89-0000000100
30/01/2013 SALDO SEGÚN BANCO AL30-01-2013........................................ - (1 )
CHEQUES EN TRANSITOS:
FECHA CHEQUE N° BENEFICIARIOMONTO
Bs. (2)
TOTAL CHEQUES EN TRANSITOS…………….….... - (3) SALDO AL 30-01-2013……………………………… - (4) SALDO SEGÚN LIBRO BANCO AL 31/01/2013. (5) Intereses Bancarios del mes de ENERO. (6) Comision Banc. mes de ENERO. (7) SALDO AL 31-01-2013………………………. - (8) ELABORADO POR: REVISADO POR:
59
Informe de Gestión de la Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria: Este
informe será realizado por el vocero principal de la unidad administrativa financiera y
comunitaria del Consejo Comunal Barrio la Manga, puesto que es el responsable de
la Administración de los recursos asignados a dicho Consejo Comunal.
La estructura del informe de gestión será de la siguiente manera:
Nombre del Proyecto: Sera el nombre del proyecto y de igual manera las ca-
racterísticas que presenta dicho proyecto.
Cantidad de recibos de ingresos: será la cantidad en número de los recibos
realizados por el vocero principal.
Cantidad de recibos de egresos: será la cantidad en números de los recibos
realizados por el vocero principal responsable.
Conciliación bancaria: serán la cantidad en número todas las conciliaciones
bancarias realizadas por el vocero principal durante la duración del proyecto
con sus respectivos estados de cuenta.
Adquisición de un bien o material: esta opción será para registrar los posibles
bienes o materiales que se adquiera durante la ejecución del proyecto y será
representado por la opción (SI O NO).
Conclusiones: el vocero principal de la unidad administrativa financiera y co-
munitaria deberán indicar en esta parte todas las observaciones resaltantes
que transcurrieron durante la ejecución del proyecto en relación a los recur-
sos administrados.
60
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MIISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS COMUNAS
CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA
EL PLAYON SANTA ROSALIA
INFORME DE GESTION DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y COMU-
NITARIA DEL CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MAGA
Nombre de Proyecto: Salud y Bienestar para los Hab. Del Consejo Comunal Barrio la Manga.
Monto del Proyecto: 100.000,00
Comité Encargado: Comité de Salud
Nombre del Vocero Encargado: Johan Vidal
Cedula de Identidad: 14.825.888
Número de Teléfono: 0424-5258701
Objetivo del Proyecto: Logar bajar el índice de enfermedades en el Barrio la Manga.
Cantidad de Recibos de Ingresos: 02
Cantidad de Recibos de Egresos: 150
Conciliaciones Bancarias: 03
Adquisiciones de Bienes o Materiales: SI
Conclusiones: Se logro evidenciar que debido a las diferentes actividades realizadas para pre-venir las enfermedades en nuestra comunidad del barrio la manga, ha bajado el índice de en-fermedades debido a la supervisión constante del comité de salud conjuntamente con la partici-pación de otros organismos.
61
Unidad de Contraloría Social: Este informe será realizado por los voceros principa-
les de la unidad de contraloría social del Consejo Comunal Barrio la Manga, puesto
que son los responsables de la supervisión y control de los recursos asignados a dicho
Consejo Comunal.
La estructura del informe de gestión será de la siguiente manera:
Nombre del Proyecto: Sera el nombre del proyecto y de igual manera las ca-
racterísticas que presenta dicho proyecto.
Resultados de la supervisión y control de la ejecución del proyecto: se regis-
traran todas las observaciones realizadas por la Unidad de Contraloría Social
puesto que es la instancia del Consejo Comunal para realizar la evaluación de
la gestión comunitaria y la vigilancia de las actividades, recursos y adminis-
tración de los fondos del Consejo Comunal.
Recomendaciones: en esta oportunidad los voceros de la unidad de contralo-
ría social plasmaran todas las recomendaciones necesarias para que la gestión
de la unidad administrativa financiera y comunitaria sea más eficiente y efec-
tiva con el objetivo de salvaguardar los recursos asignados al Consejo Comu-
nal Barrio la Manga y de esta manera lograr la aprobación de otros proyectos
a futuro.
62
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MIISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS COMUNAS
CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA
EL PLAYON SANTA ROSALIA
INFORME DE GESTION DE LA UNIDAD DE CONTRALORIA SOCIAL DEL CONSEJO
COMUNAL BARRIO LA MAGA
Nombre de Proyecto: Salud y Bienestar para los Hab. Del Consejo Comunal Barrio la Manga.
Monto del Proyecto: 100.000,00
Comité Encargado: Comité de Salud
Nombre del Vocero Encargado: Johan Vidal
Cedula de Identidad: 14.825.888
Número de Teléfono: 0424-5258701
Objetivo del Proyecto: Logar bajar el índice de enfermedades en el Barrio la Manga.
Resultados de la Supervisión y Control de la Ejecución del Proyecto: En cuanto a la
Supervisión realizada el proyecto se ejecuto sin ningún inconveniente, donde el control de
Lo recursos (materiales) fueron utilizados adecuadamente cumpliendo con el objetivo.
Recomendaciones: Se recomienda mas proyectos de esta misma naturaleza para el
Beneficio de nuestra comunidad.
63
Unidad Ejecutiva: Es la instancia del Consejo Comunal encargada de promover y
articular la participación organizada de los habitantes de la comunidad, organizacio-
nes comunitarias, los movimientos sociales y populares en los diferentes comités de
trabajo; se reunirá a fin de planificar la ejecución de las decisiones de la Asamblea de
Ciudadanos y Ciudadanas, así como conocer las actividades de cada uno de los comi-
tés y de las áreas de trabajo.
La estructura del informe de gestión será de la siguiente manera:
Nombre del Proyecto: Sera el nombre del proyecto y de igual manera las ca-
racterísticas que presenta dicho proyecto
Resultados de las Actividades realizadas. Es donde se planifican y ejecutan
todas la actividades propuestas por el comité encargado para la ejecución del
proyecto, es decir donde se tomaran en cuenta los objetivos del proyecto, los
recursos, y registrar las metas alcanzadas.
64
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MIISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS COMUNAS
CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA
EL PLAYON SANTA ROSALIA
INFORME DE GESTION DE LA UNIDAD DE UNIDAD EJECUTIVA DEL CONSEJO
COMUNAL BARRIO LA MAGA
Nombre de Proyecto: Salud y Bienestar para los Hab. Del Consejo Comunal Barrio la Manga.
Monto del Proyecto: 100.000,00
Comité Encargado: Comité de Salud
Nombre del Vocero Encargado: Johan Vidal
Cedula de Identidad: 14.825.888
Número de Teléfono: 0424-5258701
Objetivo del Proyecto: Logar bajar el índice de enfermedades en el Barrio la Manga.
Resultados de las Actividades realizadas: Se puede decir que en relación a las actividades del
Comité de Salud logro alcanzar los objetivos propuestos para alcanzar bajar el índice de
Enfermedades existentes en nuestra comunidad, específicamente en los niños y niñas.
65
Inventario de Materiales por Proyecto: Es el conjunto de bienes, mercancías o
artículos que podrá obtener el consejo comunal en un periodo económico
determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
La estructura del inventario de Materiales por proyecto será de la siguiente manera:
Logo del Consejo Comunal
Membrete del Consejo Comunal
Unidad Encargada: Donde se describe la unidad encargada de registrar los
materiales adquiridos durante la ejecución del proyecto.
Número del Inventario: Corresponde al número del inventario que se está re-
gistrando.
Nombre y Apellido del Vocero o Responsable encargado de registrar los
bienes.
Nombre del Proyecto: Corresponde el nombre del proyecto en ejecución.
Nombre del material: Sera el nombre del material adquirido.
Titulo de Inventario de Materiales por proyecto.
Fecha: Día, mes, año.
Descripción: En esta opción se plasma las características más resaltantes del
bien o material adquirido.
Entradas: En ellas se registraran la cantidad del bien adquirido, su costo
unitario y su monto en bolívares.
Salidas: En ellas se registraran la cantidad del bien utilizado, su costo unitario
y su monto en bolívares. Es importante señalar que en el primer registro de
los bienes adquiridos en la opción de la salida no se registrara ningún asiento,
puesto que las entradas serán igual que la existencia.
Existencia: El primer registro en la opción de la existencia será igual a la
cantidad del bien de la entrada. Y posteriormente al realizarse otro asiento es 66
allí donde disminuye la opción de la existencia.
Totales: En el total de la cantidad en existencia si se utilizaron todos los
bienes o materiales que se adquirieron su valor siempre será cero. Y de igual
manera en el monto de la existencia.
Nombre y firma del vocero o responsable de elaborar el inventario.
Nombre y firma de un vocero de la Contraloría Social.
67
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS COMUNAS
CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGAEL PLAYON SANTA ROSALIA
UNIDAD ENCARGADA: Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria. N° Inventario: 1/1 Nombre y Apellido del Vocero o Responsable: Liliana Mogollón.Nombre del Proyecto: Salud y Bienestar para los Hab. Del Consejo Comunal Barrio la Manga.Nombre del Material: Inyectadoras
INVENTARIO DE MATERIALES POR PROYECTO
FECHA DESCRIPCIÓN N° DE LA FACTURA
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIACantidad Costo Un. Monto Cantidad Costo Un. Monto Cantidad Costo Un. Monto
01-01-13 Comp. De Inyectadoras 12589 50 5,00 250,00 50 5,00 250,0008-01-13 Retiros de Inyectadoras - 15 5,00 75,00 15 5,00 75,00 35 5,00 175,0015-01-13 Retiros de Inyectadoras 15 5,00 75,00 15 5,00 75,00 20 5,00 100,00
TOTAL
Elaborado por: Revisado por:__________________________ _________________________
68
Inventario de bienes muebles e inmuebles: En este inventario registraran los bienes
muebles e inmuebles que posea el consejo comunal, y su estructura será asi:
Logo del consejo comunal
Membrete del Consejo Comunal
Unidad de trabajo: Es la unidad encargada de registrar los bienes en el inven-
tario, como por ejemplo un vocero principal de la unidad administrativa finan-
ciera y comunitaria, un vocero de la contraloría social o una persona electa
por la asamblea de ciudadanos y ciudadanas.
Numero del Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles.
Estado: En esta oportunidad será el estado Portuguesa.
Municipio: En esta oportunidad será el municipio Santa Rosalía.
Dirección o lugar
Fecha
Título de inventario de bienes muebles e inmuebles
Clasificación (código): Sera la clasificación o código que se le asigne a cada
bien adquirido, como por ejemplo de forma numérica o alfanumérica.
Cantidad
Número de Identificación: Numérense los bienes muebles en orden
consecutivo, aplicando un número a cada artículo. Si se tratare de varios de la
misma especie y precio, a cada uno le corresponderá un número. Por ejemplo:
Si hubiere siete (7) escritorios iguales, se registraran así: 1/7. Con este mismo
se marcara, mediante una etiqueta, el correspondiente artículo.
Nombre y descripción de los elementos: Sera una breve descripción de las
características del bien adquirido.
Valor unitario
Valor total
Nombre y firma del responsable de elaborar el inventario.
69
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS COMUNAS
CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGAEL PLAYON SANTA ROSALIA
UNIDAD DE TRABAJO: Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria Nº de Inventario Bienes: 1/1 ESTADO: PortuguesaMUNICIPIO: Santa RosalíaDIRECCION O LUGAR: Barrio la Manga El PlayónFECHA: 01 de Enero del 2013
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
CLASIFICACION(CODIGO)
CANTIDAD NUMERO DE IDENTIFICACION
NOMBRE Y DESCRIPCION DE LOS ELEMENTOS VALOR UNITARIO
BS
VALOR TOTAL
BSCOMP1 1 1/1 COMPUTADORA SAMSUNS SyncMaster 540N 8.500,00 8.500,00TROMP1 1 1/1 TROMPO MARCA ZAMURAY
10.000,00 10.000,00
CAMD1 1 1/1 CAMARA DIGITAL SAMSUNG 4 MEGA PIXEL 1.500,00 1.500,00ESCR7 7 1/7 ESCRITORIOS DE FORMICA TRES GAVETAS
500,00 3.500,00
VAN…………………………………………………………………
23.500,00
Elaborado por: Revisado por:_____________________ _______________________
70
Rendición de Memoria y Cuenta: Donde se guardaran todos los informes realizados
por la Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria, la Unidad de Contraloría So-
cial y la Unidad Ejecutiva teniendo como referencia el nombre del proyecto. Así
como también se guardaran todos los inventarios, los de materiales por proyectos que
se identificara con el nombre de proyecto y el de bienes muebles e inmuebles serán
identificados con el número del inventario.
Para este informe es importante anexar los siguientes documentos:
1. Documentos legales del Consejo Comunal:
Copia del Acta Constitutiva del Consejo Comunal Articulo 16 de la
ley Orgánica de los Consejos Comunales.
Copia del Rif del Consejo Comunal.
Comprobante de la declaración Jurada articulo 31 de la ley Orgáni-
ca de los Consejos Comunales.
Acta de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas en la cual se aprobó
el proyecto.
2. Proyecto de la Obra:
Justificación de la necesidad Articulo 45 numeral 1 de la ley Orgá-
nica de los Consejos Comunales.
Presupuesto articulo 45 numeral 3 de la ley Orgánica de los Conse-
jos Comunales.
Memoria Descriptiva
Croquis del lugar de la obra.
Memoria fotográfica del lugar donde se ejecutara el proyecto
Aprobación del proyecto por parte del ente financiador.
Aprobación de los recursos (Transferencias o cheque)
Depósitos en cuenta ( Estados de Cuentas)
3. Documentos del Contratista:
71
Acta de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas del Consejo Comu-
nal selección de los miembros de la Comisión Comunal de Contra-
taciones Articulo 18 de la Ley de Contrataciones Publicas.
Documentos legales de la empresa Contratista.
72
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS COMUNAS
CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA
EL PLAYON SANTA ROSALIA
RENDICION DE MEMORIA Y CUENTA
SOLICITUD DE INFORMES
UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y COMUNITARIA
UNIDAD DE CONTRALORÍA SOCIAL
UINDAD EJECUTIVA
INVENTARIO DE MATERIALES POR PROYECTO
INVENTARIO BIENES MUEBLES E INMUEBLES
OTROS DOCUMENTOS
73
DISEÑAR, PLANIFICAR, DESARROLLAR E INNOVAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO EN EL CONSEJO COMUNAL
BARRIO LA MANGA, MUNICIPIO SANTA ROSALÍAESTADO PORTUGUESA
DESCRIPCION DEL PROYECTO
UNIDAD DE CONTRALORÍA
SOCIAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FINANCIERA Y COMUNITARIA
UNIDAD EJECUTIVA
INVENTARIO DE MATERILAES POR
PROYECTO
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
RENDICION DE MEMORIA Y CUENTA
74
4. Conclusiones y Recomendaciones:
4.1 Conclusiones:
La realización de este proyecto, permitió elaborar una Propuesta de un Sistema
Administrativo para el del Inventario de los proyectos y el inventario de los bienes
muebles e inmuebles pertenecientes al Consejo Comunal Barrio la Manga de El
playón Municipio Santa Rosalía, el cual fue desarrollado como una manera de darle
solución al control del inventario, cuyo planteamiento del problema se originó de la
observación directa.
Se determino que para llevar a cabo la propuesta del diseño del sistema
administrativo, se tomo como base su orientación al proceso de la información
involucrada a lo largo de la recepción y entrega de materiales de un proyecto así
como también las actividades realizadas, y por ende que permita un manejo más
óptimo del tiempo destinado a la búsqueda de información y materiales todo ello con
la finalidad de la rendición de memoria y cuenta.
De implementarse la propuesta, esta puede llegar a convertirse en una herramienta
esencial que permitirá de una manera eficiente y confiable incrementar la continuidad
de los Proyectos existentes y a futuro para el Consejo Comunal Barrio la Manga al
tener la contabilidad al día, actualizada se estará dando cumplimiento tanto a la Ley
Orgánica de los Consejos Comunales y a la Constitución, además de mostrar
transparencia en el manejo de los dineros públicos.
4.2 Recomendaciones:
Entre las principales recomendaciones derivadas de la investigación emprendida y
la propuesta presentada, se establecen las siguientes:
La implantación del sistema Administrativo para el control de Inventario de un
proyecto y el inventario de bienes muebles e inmuebles deberá ser de forma
automatizada para poder agilizar los procesos manuales.
Adquisición de un equipo de computación el cual tenga como característica 75
principal un software y hardware actualizado que permite un buen desenvolvimiento
del sistema administrativo.
Es recomendable diseñar un plan de seguridad y respaldo, que permita rescatar los
datos en caso de cualquier eventualidad.
Asesoramiento a los usuarios en el manejo del sistema administrativo para el
control de inventario.
Adiestramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema, para un mejor
funcionamiento del mismo.
Se debe llevar un registro de los recibos de ingresos y de egresos en un libro de
acta del Consejo Comunal Barrio la Manga para llevar un control de forma manual.
Aprovechar los recursos que se les presenta, así mismo guardar todo el material
digitalizado que fue proporcionado por los estudiantes del PNF administración.
76
BIBLIOGRAFIA
Farías, E (2010) Ley Orgánica de los Consejos Comunales. Caracas, Venezuela
http://www.Sistemadmi3511.blogspot.com
http://html.rincondelvago.com/bienes_1.html
Chávez, H (2012) Plan Nacional de Gobierno Proyecto Patria 2013-2019
http://www.monografias.com/trabajo 74/control-transacciones financieras/control-
transaciones-financieras4-shtml/#ixzz2MLzlWDaR
Republica de Venezuela, Contraloría General de la Republica (1980) Publicación N°
21Gaceta Oficial N° 2.681 31 de Octubre del 1980.
Rangel, J (2010) Ley de Contrataciones Públicas. Caracas, Venezuela, Gaceta N°
39.503 lunes 06 de Septiembre de 2010.
77
ANEXOS
78
ANEXO ACORRESPONDENCIAS – ORGANIGRAMA – ACTA
CONSTITUTIVA DEL CONSEJO COMUNAL BARRIO LA MANGA
79
ANEXO BMATRIZ FODA
80
MATRIZ FODA
FORTATEZAS
1.-Cuenta con el apoyo técnico y financiero por parte del Gobierno.2.- Equipo de personas comprometidas con el mejoramiento de la comunidad.3.-Es un Ente Protagónico. 4.- Existencia de comunicación entre los integrantes del Consejo comunal.
DEBILIDADES
1.- No cuentan con un almacén o deposito para el resguardo de los materiales adquiridos para la ejecución de un proyecto.2.-Desconocimiento de un sistema administrativoDe inventario.3.-Deficiencia en cuanto a recursos tecnológicos.4.-Inexistencia de herramientas organizacionales.
OPORTUNIDADES
1.- Presencia de Instituciones de Educación Superior. 2.-Capacitacion de los miembros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria. 3.-Adecuacion rápida en la organización y ejecución de un sistema de inventario.4.- Posible propuesta de solución por parte de estudiantes de administración.
AMENAZAS
1.- Sanciones por incumplimiento de las normativas legales. 2.- Solicitud sorpresiva de rendición de cuentas publica por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. 3.-Campaña de descredito por parte de comunidades cercanas por el mal uso de los recursos asignados. 4.- No asignación de recursos financieros.
MATRIZ FODA
81
ANEXO CEVIDENCIAS – FOTOS
82
Visita realizada a integrantes del Consejo Comunal Barrio la Maga, se decidió aplicar como técnica la entrevista y la observación directa. El día 18/05/2012
83
Socialización del Tutor Académico Licenciado Torrealba Andri con el Consejo Comunal Barrio la Manga conjuntamente con los estudiantes del PNF
Administración. El día 31de Enero del año 2013.
84
Presentación de la Propuesta Diseñar, Planificar, Desarrollar, e Innovar un Sistema Administrativo de Inventario en el Consejo Comunal Barrio la Manga, el día 12 de Junio del 2013 en el Salón de Sesiones del Concejo Municipal de Santa Rosalía.
85
Presentación de la Propuesta Diseñar, Planificar, Desarrollar, e Innovar un Sistema Administrativo de Inventario en el Consejo Comunal Barrio la Manga, el día 12 de Junio del 2013 en el Salón de Sesiones del Concejo Municipal de Santa Rosalía.
86