direktorat jenderal imigrasi -...

Direktorat Jenderal Imigrasi

Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 0



BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Direktorat Jenderal Imigrasi memiliki peran penting dan strategis

dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan Peraturan Menteri Hukum

Dan Hak Asasi Manusia, Nomor: M.09.PR.07-10 tahun 2007 tentang

Organisasi Dan Tata Kerja Departemen Hukum Dan HAM, Pasal 520

mengenai Direktorat Jenderal Imigrasi yang mempunyai tugas merumuskan

dan melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis dibidang imigrasi. Hal

tersebut akan terwujud secara optimal melalui kinerja yang tinggi dari

segenap jajarannya.

Untuk mewujudkan hal tersebut perlu dilakukan perhitungan Analisis

Beban Kerja (ABK) yang mengacu pada Keputusan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang

Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja

Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Dan analisis

beban kerja merupakan salah satu unsur penting dalam kaitannya dengan

reformasi birokrasi.

Hal ini dikarenakan tuntutan masyarakat terhadap pelayanan publik

semakin besar, namun profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya

terwujud. Salah satu penyebab utama adalah distribusi pegawai pada suatu

unit kerja atau satuan kerja belum mengacu pada kebutuhan organisasi

yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja yang ada.

Menumpuknya pegawai di satu unit kerja dan kurangnya pegawai di unit

kerja yang lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan

tersebut.

Kenyataan tersebut menuntut profesionalisme pegawai negeri sipil

dalam pelaksanaan urusan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan.

diperlukan perbaikan dan penataan ulang manajemen kepegawaian ke arah

yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta

berkesinambungan (sustainable).



Analisis beban kerja dapat dijadikan salah satu dasar untuk

menetapkan kebijakan di bidang kepegawaian sehingga formasi pegawai

yang telah disusun dapat memenuhi kebutuhan pegawai negeri sipil di

lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi untuk pelaksanaan tugas secara

profesional, efektif dan efisien. Hal tersebut sesuai dengan Undang-undang

Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang

menyatakan bahwa sebagai unsur aparatur negara Pegawai Negeri Sipil

harus memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional.

B. Tujuan Dan Manfaat

Analisis Beban Kerja merupakan suatu teknik manajemen yang

dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat

efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.

Pelaksanaan Analisis Beban Kerja bertujuan untuk menghasilkan suatu

standar pengukuran bagi pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan

kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat

efektivitas dan efisiensi kerja, standar beban kerja, prestasi kerja,

penyusunan formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur kerja

dan manajemen lainnya.

Hasil Analisis Beban Kerja juga dapat dijadikan alat ukur untuk

meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam

rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan

aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun

kepegawaian.

Tujuan dari hasil analisis beban kerja, antara lain sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi efisiensi dan efektifitas beban kerja yang

menggambarkan prinsip rasional, efektif, efisien, realistis dan

operasional secara nyata.

2. Memetakan kondisi riil pegawai baik kuantitatif maupun kualitatif beserta

kompetensi yang dibutuhkan pada suatu unit kerja sebagai bahan

perumusan formasi dan rasio kebutuhan pegawai untuk keperluan

penataan kelembagaan.



3. Memperjelas dan mempertegas penyusunan format kelembagaan yang

akan dibentuk secara lebih proporsional sehingga tercapai

keseimbangan antara kewenangan dan tujuan organisasi dengan

besaran organisasinya.

Manfaat dari hasil Analisis Beban Kerja antara lain sebagai berikut:

1. Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

2. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;

3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;

4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan;

5. Penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan

Daftar Susunan Pegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi

jabatan struktural;

6. Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan

beban kerja organisasi;

7. Program mutasi pegawai dari unit yang berkelebihan ke unit

yang kekurangan;

8. Program promosi pegawai;

9. Reward and punishment terhadap unit atau pejabat;

10.Bahan penyempurnaan program diklat.



BAB II

TEKNIS PELAKSANAAN

A. Pengertian

Dalam Analisis Beban Kerja, terdapat beberapa pengertian/ istilah

sebagai berikut:

Analisis Beban Kerja : Suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.

Volume kerja : Sekumpulan pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu 1 tahun.

Efektivitas dan efisiensi kerja

: Perbandingan antara beban kerja dan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi.

Beban kerja : Besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi, dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu.

Norma waktu

: Waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaa

Pengukuran kerja : Teknik yang dilakukan secara sistematis untuk menetapkan standar norma waktu kerja.

Jam kerja kantor : Jam kerja formal yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Jam kerja efektif : Jam kerja yang harus dipergunakan untuk berproduksi/ menjalankan tugas, yaitu jam kerja kantor dikurangi waktu luang.

Waktu luang : Jam kerja yang diperkenankan untuk dipergunakan secara tidak produktif seperti ke kamar kecil.

Produk : Output yang dihasilkan oleh unit kerja sebagai hasil dari suatu proses input dengan proses tertentu dan dirumuskan dalam kata benda atau yang dibendakan.



Hasil Analisis Beban Kerja : Data dan informasi dalam pelaksanaan Analisis Beban Kerja yang dicantumkan dalam Form A, Form B, Form C, Form D, Form E.

Laporan Analisis Beban Kerja

: Naskah yang berisi hasil Analisis Beban Kerja disertai penjelasan kuantitatif dan kualititatif dari hasil Analisis Beban Kerja tersebut.

Efisiensi : Adalah kemampuan Sumber Daya Manusia Aparatur Negara untuk melaksanakan kegiatan umum pemerintahan dan pembangunan, dengan memperhatikan usaha panghematan atas sumber daya, untuk mengoptimalkan produk, atau kombinasi keduanya, yang dapat dilakukan balk melalui peningkatan metode kerja, penggunaan teknologi maupun peningkatan efektivitas manajemen.

B. Jam Kerja Efektif

Untuk dapat melakukan Analisis Beban Kerja secara baik dan benar

terlebih dahulu perlu ditetapkan alat ukur sedemikian rupa, sehingga

pelaksanaannya dapat dilakukan secara transparan dan obyektif. Alat ukur

yang dimaksud adalah jam kerja efektif, yaitu jam kerja yang harus diisi

dengan kerja untuk menghasilkan suatu produk baik bersifat konkrit atau

abstrak (benda atau jasa).

Kemudian menurut Surat Edaran Nomor IMI-710-GR.01.01 tahun

2013 tentang Penerbitan Paspor Republik Indonesia dalam waktu

paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak dilakukan foto dan wawancara.

Maksud ditetapkannya surat edaran ini untuk meningkatkan kualitas

pelayanan dan memberikan kepastian waktu penerbitan paspor kepada

masyarakat sebagai pelaksanaan amanat Instruksi Presiden Nomor 1

tahun 2013 tentang Aksi Pencegahan Dan Pemberantasan Korupsi

tahun 2013.



Selanjutnya menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor: PER/87/M.PAN/8/2005 tentang Pedoman Peningkatan

Pelaksanaan Efisiensi, Penghematan Dan Disiplin Kerja Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara yang mengacu pada Keputusan

Presiden Nomor 68 tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan

Lembaga Pemerintah telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah

sebanyak 37,5 jam per minggu.

Sesuai dengan Instruksi Direktur Jenderal Imigrasi Nomor IMI-

143.KP.06.10 tahun 2012 tentang Tertib Kerja Dilingkungan Kantor

Direktorat Jenderal Imigrasi atas ketentuan tersebut, perhitungan jam

kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan

analisis beban kerja adalah:

Jam kerja formal perminggu:

Senin s/d kamis : 07.30-12.00 4 jam 30 menit X 4 = 1080 menit

13.00-16.00 3 jam X 4 = 720 menit

Jumat : 07.30-11.30 4 jam = 240 menit

13.00-16.30 3 jam 30 menit = 210 menit

Total = 2250 menit

Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) sebesar 25% dari jam:

75/100 X 2250 menit = 1687,5 menit = 28 jam 7,5 menit



Jam Kerja Efektif Perhari:

5 hari kerja = 1687,5 menit : 5 = 337,5 menit = 5 jam 37,5 menit

Jam Kerja Efektif Pertahun:

Hari Libur Nasional Tahun 2013

1 Januari (Tahun Baru Masehi)

24 Januari (Maulid Nabi Muhammad SAW)

10 Februari (Tahun Baru Imlek 2564)

12 Maret (Hari Raya Nyepi Tahun Baru Saka 1935)

29 Maret (Wafat Yesus Kristus)

9 Mei (Kenaikan Yesus Kristus)

25 Mei (Hari Raya Waisak Tahun 2557)

6 Juni (Isra Mi’raj Nabi Muhammad SAW)

8-9 Agustus (Idul Fitri 1 Syawal 1434 Hijriah)

17 Agustus (Hari Kemerdekaan RI)

15 Oktober (Idul Adha 1434 Hijriah)

5 November (Tahun Baru Hijriah 1435 Hijriah)

25 Desember (Hari Raya Natal)

Jadwal Cuti Bersama Tahun 2013

5,6, dan 7 Agustus cuti bersama Idul Fitri

14 Oktober cuti bersama Idul Adha 1434 Hijriah

26 Desember cuti bersama Hari Raya Natal



Jumlah hari kerja per tahun 365 hari

Libur sabtu-minggu 104 hari

Libur resmi 17 hari

Hak cuti 12 hari

133 hari

Jadi 365 hari – 133 hari = 232 hari

337,5 menit x 232 hari = 78300 menit = 1305 jam.

Jam kerja efektif tersebut akan menjadi alat pengukur dari beban kerja yang

dihasilkan setiap unit kerja.

C. Waktu Pelaksanaan

Analisis Beban Kerja pada setiap unit kerja di lingkungan Direktorat

Jenderal Imigrasi dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan

setiap tahun sekali. Apabila dipandang perlu, Analisis Beban Kerja pada unit

kerja dapat dilaksanakan sewaktu waktu, misalnya karena terjadi perubahan

kebijakan yang mengakibatkan perubahan system dan prosedur,

penyempurnaan organisasi, atau alasan lain sesuai dengan kebijakan

pimpinan.

D. Pelaksanaan Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan tahapan

sebagai berikut:

I. Pengumpulan data

II. Pengolahan data

III. Penyusunan laporan



D.I. Pengumpulan Data

Pengumpulan Data Beban Kerja dilakukan secara online, melalui

tautan yang disematkan di website resmi Ditjen Imigrasi yaitu

http://www.imigrasi.go.id. Adapun teknis pengisian form online survei beban

kerja Ditjen Imigrasi tahun 2013 adalah sebagai berikut:

a. Buka laman http://www.imigrasi.go.id kemudian klik tautan “Form Pengisian

Survey Beban Kerja”

b. Setelah tautan tersebut diklik maka responden akan secara otomatis menuju

ke form survey sebagaimana berikut:

Klik

http://www.imigrasi.go.id/

http://www.imigrasi.go.id/



c. Kemudian pilihlah unit kerja yang sesuai dengan jabatan responden,

d. Kemudian silahkan mengisi data awal dengan pilihan yang telah tersedia,

lalu klik next, sebagaimana berikut ini:

Klik Next

Klik Next

Pilih

centang



e. Bila jabatan atau uraian jabatan telah tersedia, maka silahkan mengisi

sesuai jabatan responden sebagaimana petunjuk berikut:

Klik Next



Kemudian isilah tabel yang tersedia sesuai dengan jabatan responden, contohnya

dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Pilihan unit

organisasi



f. Selanjutnya Apabila jabatan/uraian jabatan Responden belum tercantum

ataupun terdapat uraian jabatan yang belum tertera pada tabel-tabel di atas,

maka Responden dapat mengisinya atau melengkapinya pada halaman berikut:

Uraian

tugas

Kata yg menggabarkan

ouput pekerjaan

Banyaknya volume kerja selama satu

tahun

Waktu rata-rata

menyelesaikan

tugas

Peralatan yang

digunakan

Jenis media kerja (manual,

semi otomatis,

otomatis)

Bila memerlukan

keterangan

lebih lanjut



sesuai

Uraian jabatan



g. Setelah itu pilihlah kategori jabatan responden sebagai structural atau

fungsional. Kemudian jelaskan apakah responden mengerti mengenai kondisi

unit kerja seperti jumlah pegawai, golongan, kepangkatan, dlsb. Bila “Ya” maka

responden akan menuju pengisian form berikutnya.

kategori

jabatan

pilihan

Klik next



h. Selanjutnya responden akan tiba pada akhir survei

Klik next



Setelah melengkapi data-data responden, silahkan klik submit.

Data-data yang telah diisi oleh responden akan masuk ke dalam sistem dan

kemudian akan diolah.

Klik submit



LAMPIRAN PERATURAN

1. Instruksi Direktur Jenderal Imigrasi Nomor IMI- 143.KP.06.10 Tahun 2012

tentang Tertib Jam Kerja Dilingkungan Kantor Direktorat Jenderal Imigrasi.



2. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 68 Tahun 1995 Tentang

Hari Kerja Dilingkungan Lembaga Pemerintah Presiden Republik Indonesia.

KEPUTUSAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 68 TAHUN 1995

TENTANG HARI KERJA DI LINGKUNGAN LEMBAGA PEMERINTAH

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang:

a. bahwa berdasarkan penilaian pelaksanaan uji coba penerapan 5 (lima) hari kerja dalam satu Minggu yang dilaksanakan selama satu tahun terakhir, penerapan hari dan jam kerja yang baru perlu dilaksanakan secara bertahap di lingkungan Lembaga Pemerintah baik Tingkat Pusat maupun di lingkungan Pemerintah Daerah; b. bahwa untuk memberi landasan hukum yang cukup baik pelaksanaan hari dan jam kerja yang baru tersebut, dipandang perlu menetapkan dengan Keputusan Presiden.

Mengingat: 1. Pasal 4 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945; 2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaga Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 1980 Nomor 50, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3176).

Memutuskan: Menetapkan: KEPUTUSAN PRESIDEN TENTANG HARI KERJA DI LINGKUNGAN LEMBAGA PEMERINTAH

(1) Hari kerja bagi seluruh lembaga Pemerintah Tingkat Pusat dan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya ditetapkan lima hari kerja mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat. (2) Jumlah jam kerja efektif dalam lima hari kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) adalah 37,5 jam, dan ditetapkan sebagai berikut: a. Hari Senin sampai dengan Hari Kamis: Jam 07.30 - 16.00 Waktu istirahat: Jam 12.00 - 13.00 b. Hari Jumat:Jam 07.30 - 16.30 Waktu istirahat:Jam 11.30 - 13.00.

Pasal 2

Ketentuan tentang hari dan jam kerja bagi Angkatan Bersenjata Republik Indonesia termasuk Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di lingkungan Angkatan Bersenjata Republik Indonesia ditetapkan tersendiri oleh Menteri Pertahanan dan Keamanan setelah mendengar pertimbangan Panglima Angkatan Bersenjata Republik Indonesia.



Pasal 3

(1) Dikecualikan dari ketentuan tentang hari dan jam kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 adalah: a. Unit-unit di lingkungan lembaga Pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 yang tugasnya bersifat pemberian pelayanan kepada masyarakat; b. Lembaga pendidikan mulai dari Sekolah Dasar (SD), Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP), dan Sekolah Lanjutan Atas (SLTA); (2) Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditetapkan lebih lanjut oleh Menteri atau Pimpinan Lembaga Pemerintah dengan koordinasi dan setelah mendapat persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.

Pasal 4

(1) Penerapan ketentuan tentang hari dan jam kerja di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I selain Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya, lembaga Pemerintah tingkat Pusat yang berada di Daerah serta Pemerintah Daerah Tingkat II,dilakukan secara bertahap sesuai dengan kesiapan dan kebutuhan masing-masing daerah. (2) Pelaksanaan penerapan ketentuan tentang hari dan jam kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat(1) ditetapkan lebih lanjut oleh Menteri Dalam Negeri atau Menteri Teknis yang bersangkutan dengan koordinasi dan setelah mendapat persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.

Pasal 5 Menteri atau Pimpinan Lembaga yang menerapkan lima hari kerja dapat mengatur penugasan siaga tugas pada hari Sabtu di lingkungan lembaga masing-masing.

Pasal 6

Bagi Lembaga Pemerintah yang melaksanakan ketentuan tentang hari dan jam kerja sebagaimana diatur dalam Keputusan Presiden ini tidak berlaku ketentuan serupa yang ditetapkan dalam Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 tentang Jam Kerja Pada Kantor-kantor Pemerintah Republik Indonesia dan Keputusan Presiden Nomor 24 Tahun 1972tentang Jam Kerja Dalam Daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya.

Pasal 7 Keputusan Presiden ini mulai berlaku pada tanggal 1 Oktober 1995.

Ditetapkan Di Jakarta, Pada Tanggal 27 September 1995

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA



3. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian

4. Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan

Lembaga Pemerintah telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah

sebanyak 37,5 jam per minggu.

5. Instruksi Presiden Nomor 1 tahun 2013 tentang Aksi Pencegahan Dan

Pemberantasan Korupsi tahun 2013.

6. Peraturan Menteri pendayagunaan aparatur Negara Republik Indonesia

nomor : PER/87/M.PAN/8/2005 tentang Pedoman Peningkatan Pelaksanaan

Efisiensi, Penghematan Dan Disiplin Kerja Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara.

7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:

PER/87/M.PAN/8/2005 tentang Pedoman Peningkatan Pelaksanaan

Efisiensi, Penghematan Dan Disiplin Kerja Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara

8. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:

KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai

Berdasarkan Beban Kerja

9. Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia, Nomor: M.09.PR.07-10

tahun 2007 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Departemen Hukum Dan

HAM

10. Surat Edaran Nomor IMI-710-GR.01.01 tahun 2013 tentang Penerbitan

Paspor Republik Indonesia dalam waktu paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak

dilakukan foto dan wawancara.

direktorat jenderal imigrasi -...

Documents