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DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL

ISO 19011

CONTENIDO

Generalidades sobre las auditorias

Definiciones

Actividades de la auditoriaPreparación de las actividades de la auditoria en el sitio

Realización de las actividades en el sitio

Preparación, aprobación y distribución del informe

Terminación de la auditoria

Seguimiento de la auditoria

Programas de auditoriasResponsabilidades

Procedimientos

Implementación

Competencias de los auditoresAtributos personales

Conocimientos y habilidades

Buenas practicas de auditoria

Evaluación de auditores

GENERALIDADES

SITUACIO

N REAL

MARCO DE

REFERENCIA

Diferencias

Conformidad o No

Conformidad

QUE ES LA AUDITORIA

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de

determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

- Se está cumpliendo con los requisitos y la regulación

- Las políticas y los procedimientos de la organización están claramente

definidos y se conocen en la empresa

-Los procesos están controlados.

- La compañía ha asignado los recursos adecuados, estos se están

aplicando correctamente y la empresa controla su futuro

LA AUDITORIA ES UN COMPONENTE

DEL GERENCIAMIENTO

Cuando el Sistema de Gestión opera de manera eficaz, la

administración de la empresa tiene la seguridad de que:

PLANEACION

COMPROBACION

Y ACCION

CORRECTIVA

EJECUCIONREVISION

• Políticas

• Objetivos

• Procesos

•Procedimientos

•Planes y Programas

• $

• Estructura

• Roles y responsabilidades

• Conocimiento/competencia

• Comunicación

• Documentación

• Control operacional

• Control y medición

• Desempeño

• No conformidad y acción correctiva y preventiva

• Registros

AUDITORIA

Toma de decisiones

LA AUDITORIA ES UN COMPONENTE

DEL GERENCIAMIENTO

La auditoria eficaz INCLUYE:

• Planificación

• Ejecución de actividades de medición /

verificación de una forma competente y

objetiva

• Comunicación constructiva de resultados

• Comunicación de conclusiones

QUE ES LA AUDITORIA

NORMA ISO 19011

•Aplicable a todas las organizaciones que desarrollen auditorias internas o externas de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental

•Proporciona una orientación sobre los principios generales de auditoria, la gestión de programas de auditoria, la dirección de auditorias de sistemas de gestión de la calidad y ambiental y la calificación de los auditores de sistemas de gestión ambiental y de la calidad.

•Es posible aplicar la norma a otros tipos de auditorias, pero debe prestarse especial atención a las competencias del equipo auditor.

TIPOS DE AUDITORIA

Las AUDITORIAS INTERNAS o auditorias de primera parte son realizadas por, o en nombre de, la propia organización. En organizaciones pequeñas la independencia puede demostrarse si el auditor es libre de las responsabilidades por la actividad auditada.

Las AUDITORIAS EXTERNAS incluyen las auditorias de segunda y tercera parte:

Auditorias de segunda parte son realizadas a nombre de partes que tienen un interés en la organización, como los clientes.Auditorias de tercera parte son realizadas por organizaciones independientes y externas, tales como organismos de certificación.

TIPOS DE AUDITORIA

• Cuando los sistemas de gestión ambiental y de la calidad se auditan conjuntamente, se denomina auditoria combinada.

• Cuando dos o más organizaciones cooperan a fin de auditar a un solo auditado, se denomina auditoria conjunta.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA AUDITORÍA

• La auditoria es una herramienta de administraciónpara examinar y actuar sobre las actividades y los procesos.

• Los programas de auditoria y las auditorias son planeadas y autorizadas.

• Se desarrollan utilizando métodos y técnicas establecidas, de manera que aun si los auditores trabajan independientemente, se obtengan conclusiones similares.

• El alcance, objetivos y criterios de la auditoria son definidos y aprobados antes de su iniciación.

• La relación entre el equipo de auditoria, el auditado y el cliente de la auditoria es confidencial y discreta.

ISO 19011

TERMINOS RELATIVOS A LA AUDITORIA

Requisitos del auditor

Equipo auditor

Auditado

Auditor

Experto técnico

Cliente de la auditoria

Programa de la auditoria

Plan de la auditoria

Evidencia de la auditoria

Hallazgos de la auditoria

Conclusiones de la auditoria

Evidencia objetiva.

No Conformidad

Acción Correctiva

Acción Preventiva

TERMINOS RELATIVOS A LA

AUDITORIA

ISO 9000

Auditor: Persona con los atributos personales y la

competencia demostrados para llevar a cabo una auditoria.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo

una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos

técnicos .

Experto técnico: persona que aporta experiencia o

conocimientos específicos al equipo auditor.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar

conocimientos y aptitudes.


AUDITORIA

ISO 9000

Alcance de la auditoria: extensión y límites de unaauditoria.

Cliente de la auditoria: Organización o persona quesolicita una auditoria.

Auditado: Organización que es auditada.

Plan de auditoria: descripción de las actividades y de losdetalles acordados de una auditoria.

Programa de la auditoria: Conjunto de una o másauditorias planificadas para un periodo de tiempodeterminado y dirigidas hacia un propósito específico.


AUDITORIA

ISO 9000

Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoriaque proporciona el equipo auditor tras considerar losobjetivos de la auditoria y todos los hallazgos de laauditoria.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones dehechos o cualquier otra información que son pertinentespara los criterios de auditoria y que son verificables.

Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

TERMINOS RELATIVOS AL

EXAMEN

ISO 9000

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad

de algo.

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación

y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición,

ensayo prueba o comparación con patrones.

Ensayo prueba: Determinación de una o más características de

acuerdo con un procedimiento.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación indeseable.

Independiente de los objetivos, la mayoría de losprogramas de auditoria tienen unos elementos comunes.Todo programa tiene:

• Un equipo de auditores.

• Una evaluación de campo.

• La búsqueda de información.

• El análisis de la información recolectada.

• Los juicios acerca del desempeño del sistema de

gestión.

• Un informe sobre los hallazgos de la auditoria.

QUE INVOLUCRA UNA AUDITORIA

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA

Martha Ines Trejos P.

ETAPAS DE LA AUDITORIA

INICIO

REVISION DE DOCUMENTOS

PLAN DE AUDITORIA

REUNIONDE APERTURA

ELABORAR Y ENTREGARINFORME

TRABAJO DE CAMPO

REUNION DECIERRE

FINALIZACION

Preparación “In Situ” Informe

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA

PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA IN SITU

⬧Preparación del plan de auditoria⬧Asignación de trabajo al equipo auditor⬧Preparación de los documentos de trabajo

INICIO DE LA AUDITORÍA⬧Designación del auditor jefe⬧Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoria.⬧Determinación de la viabilidad de la auditoria⬧Establecimiento del equipo auditor⬧Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA IN SITU⬧Reunión de apertura⬧Comunicación durante la auditoria⬧Funciones y responsabilidades de guías yobservadores⬧Recopilación y verificación de lainformación⬧Generación de hallazgos de auditoria⬧Preparación de las conclusiones de laauditoria⬧Realización de la reunión de cierre

INFORME DE AUDITORÍA⬧Preparación del informe de auditoria⬧Aprobación y distribución del informede auditoria

TERMINACIÓN DE LA AUDITORÍA⬧Conservación de los documentos⬧Finalización de la auditoria

DESIGNACIÓN DEL AUDITOR JEFE

• El responsable del programa de auditoria deben designar el auditor jefe.

• En las auditorias conjuntas, las organizaciones auditoras deben acordar las responsabilidades específicas de cada organización, particularmente la autoridad del auditor jefe designado.

INICIO DE LA AUDITORIA

• Determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado, o parte de él, con los criterios de auditoria;

• Evaluar la capacidad del sistemas de gestión para asegurarse del cumplimiento con requerimientos legales o contractuales;

• Evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos especificados, o

• Identificar áreas potenciales de mejora del sistema de gestión.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA


CRITERIOS DE AUDITORÍA

Los criterios de auditoria y los documentos dereferencia pueden incluir:

Normas

Regulaciones

Requisitos

Legislación

Procedimientos aplicables

Documentación del sistema de gestión.


• La independencia del equipo auditor • La capacidad de los miembros del equipo

auditor para trabajar juntos, y lograr la combinación de conocimiento, capacidades y atributos personales que se necesitan para desarrollar la auditoria.

• El idioma de la auditoria y la comprensión de las características particulares del auditado

SELECCION DEL EQUIPO AUDITOR


Establecida entre los responsables del programa de auditoria o el auditor jefe de manera informal o formal.

Con el propósito de:

• establecer la comunicación con el auditado;• confirmar la aprobación para la auditoria;• información la agenda propuesta y la

composición del equipo auditor;• solicitar acceso a documentos • definir las reglas aplicables al lugar;• preparar la auditoria• acordar la necesidad de acompañantes

CONTACTOS INICIALES CON EL AUDITADO


• Previo a la preparación del plan de auditoria.

• Permite determinar la conformidad de la documentación del sistema, según documentación, con los criterios de auditoria.

• La documentación incluye documentos y registros relevantes del sistema de gestión e informes de auditorias previas.

REVISION DE LA DOCUMENTACION

RESULTADO DE LA REVISION DE LA DOCUMENTACION:

ENTENDER EL SISTEMA DE GESTION

TEMAS PARA DESARROLLAR EL TRABAJO DE CAMPO

Si la documentación es inadecuada no se deben asignar nuevos recursos hasta que estos problemas se resuelvan.

IDENTIFICAR

NECESIDADES Y

REQUISITOS LEGALES

IDENTIFICAR LOS

PROCESOS

ENTENDER

LOS PROCESOS

ENTENDER LA GESTION

DE LOS PROCESOS

◆ OBJETIVOS DE LOS PROCESOS

◆ PRODUCTOS

◆ ASPECTOS AMBIENTALES

◆ RIESGOS

◆ PLANES

◆ CONTROLES EN LAS:

◆Operaciones

◆Entradas al proceso

◆ DOCUMENTOS

◆ REGISTOS

◆ CICLO DE PRODUCTO

◆ PRODUCTOS

◆ SOPORTE

◆ RECURSOS

◆ CONTROLES

REVISION DE LA DOCUMENTACION

TIPOS DE DOCUMENTOS

• Documentación acerca del sistema de gestión de lacalidad. Manuales de calidad.

• Documentación acerca de la aplicación del sistema degestión de calidad. Planes de calidad.

• Documentos que establecen requisitos. Especificaciones.

• Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias. Guías.

• Documentación acerca de cómo desempeñar lasactividades o procesos. Procedimientos,Instrucciones, Planos.

• Documentación que proporciona evidencia objetiva de lasactividades realizadas o de los resultados logrados.Registros.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

DEL SISTEMA DE CALIDAD

MANUAL

DE

CALIDAD

PROCEDIMIENTOS

DEL SISTEMA

INSTRUCTIVOS

REGISTROS DE CALIDAD

• POLITICA

• ESTRUCTURA

• DESCRIPCION DEL

SISTEMA

•CLIENTES

•GERENCIA

•AUDITORES

PROCESOS RESPONSABLES

DEL PROCESO

TAREASOPERADORES

PLAN DE LA AUDITORIA

Planeación

Recolección de evidencias

Entrevistas:• Responsables de los

procesos• Personal operativo y

administrativo

Revisión de documentos

Consolidación y análisisde la información

Criterios de laAuditoria

Hallazgos de laauditoria

• CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

• RECOMENDACIONES

ConformidadesHallazgos de la

auditoria

PREPARACIÓN ACTIVIDADES DE AUDITORÍA EN SITIO

El plan de la auditoria es preparado por el auditor jefe yproporciona la información necesaria para el equipo deauditoria, al auditado y al cliente de la auditoria. Describe:

• Objetivos, alcance de la auditoria, criterios ydocumentos de referencia

• Fechas y lugares, incluyendo agenda de la auditoria en campo con actividades, hora y duración estimadas

• Ubicación, unidades organizacionales y funcionales, actividades o procesos del sistema de administración a ser auditados para el logro de los objetivos de auditoria

• Las responsabilidades del equipo auditor y losacompañantes.

• La asignación de los recursos necesarios a las áreascríticas de la auditoria.


PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA

ASIGNACION DEL EQUIPO AUDITOR Y SU ORGANIZACION

• Establecer las responsabilidades de:

el auditor líderlos auditores calificadoslos auditores en formaciónel custodio de los documentos

• La distribución del trabajo• Las reuniones de intercambio y análisis de

información• La elaboración del informe• Los observadores


PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

• Procedimientos de auditoria.

• Listas de chequeo

• Planes de muestreo.

• Formatos para registrar información.

• Registros de reuniones.

• Registros de hallazgos de auditoria.


El uso de documentos de trabajo, tales como listas de chequeo y

formatos, no debe restringir el alcance de las actividades de

auditoria.

El Auditor Líder junto con su equipo de trabajo debepreparar las listas de verificación a utilizar durante eltrabajo de campo.

El propósito de una lista de verificación es recordar alauditor la información que debe ser obtenida y loshechos que deben ser verificados.

El tipo de lista de chequeo depende de la auditoria y las competencias de los auditores. Pueden ser:

• un Resumen de Temas, • una Guía detallada, • Preguntas abiertas.

LISTAS DE CHEQUEO


ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO

• Áreas que serán auditadas de acuerdo con el alcance de la auditoria.

• Puntos específicos y temas a evaluar.

• Para cada tema a evaluar revisar la regulación o normas corporativas existentes e identificar los requisitos que se deben evaluar.

• Determinar las técnicas de auditoria para recoger la información.

• Preparar borrador de la lista de chequeo.

Para elaborar listas de chequeo siempre recuerde los siete amigos del Auditor:

COMO? PORQUE? DONDE?CUANDO? QIUIEN? QUE ?MUESTREME?

ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO


Fecha de Auditoría:Proceso y Area

Auditada:

Auditor Principal: Auditores:

Item

No.

Numera

l de la

Norma

Criterio Aspectos a Verificar

Cump

l.

S / N

Comentarios

Aspectos adicionales a verificar:

EJEMPLO – FORMATO LISTAS DE CHEQUEO

ETAPAS DE LA AUDITORIA OBSERVACIONES

1. Permisos para:

Vertimiento de aguas residuales industriales sobre cuerpos de agua superficiales

Disposición de residuos en el sitio de la planta

Descarga a un sistema de alcantarillado

2. Concepto técnico del Ministerio del Medio Ambiente sobre la expansión

de las instalación, el incremento de la producción y los cambios de

proceso

3. Manejo de las aguas de escorrentía

4. Agua de enfriamiento; purgas de agua de enfriamiento

5. Mantenimiento y calibración de::

Muestreadores compuestos

Medidores de flujo de los vertimientos

Equipos de monitoreo en línea

Equipos de control

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO POR TEMASAUDITORIA DE RESIDUOS PELIGROSOS

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEOPREGUNTAS ABIERTAS

P-H-V-A Pregunta Respuesta

H De cual proceso (s) es usted responsable? Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/

H ¿Quién es el responsable en la organización del proceso que usted participa?

Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/

H Cómo aporta su proceso(s) al cumplimiento de la política de Calidad?

Cada área debe determinar está participación.

H Cuál el objetivo de su proceso? Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/

H Cuales son las entradas de su proceso? Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/

H Cuales son los criterios y métodos para garantizar que la operación y control de su proceso es eficaz?

Se debe tener claro los escenarios en los cuales se hace seguimiento para el control de los planes de acción de cada área (Son las mismas ECG´s que se manejan en cada área) ejm: Reunión de Operaciones Reuniones de Departamento etc..

V Cómo realiza usted el control de su proceso? Se debe tener claro los indicadores que maneja cada área y que están descritos en el manual por procesos (Ver tabla de anexa de indicadores: L/HSEQ/Manual por procesos/

V ¿Cómo hace seguimiento a sus indicadores? Idem al anterior

A Que acciones realiza cuando el indicador no esta dentro de los rangos establecidos?

Tener a la mano registro de las acciones tomadas cuando esto sucede. Ejm. Compromisos en la Intranet, Informes de indicadores (Planeación del Negocio y Planeación de la Producción) ....

• Reunión de apertura

• Comunicación con el auditado

• Recolección y verificación de la información

• Hallazgos de la auditoria

• Preparación de las conclusiones de la auditoria

• Reunión de cierre con el auditado

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA EN SITIO

Reunión inicial para formalizar la visita de campo y la manera como se desarrollara:

REUNION DE APERTURA

• revisar el plan de auditoria;• proporcionar un pequeño resumen de cómo se

llevaran a cabo las actividades de auditoria;• conformar los canales de comunicación; y• proporcionar la oportunidad al auditado de

realizar preguntas


AYUDA PRACTICA- REUNION DE APERTURA


• Confirmación de la durante la auditoria, el auditado será informado del progreso de la auditoria;

• Confirmación de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor, que necesita tener disponibles;

• Confirmación de los asuntos relacionados con la confidencialidad;

• Confirmación de los procedimientos relevantes de seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor;

• Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidades de los guías;

• Método de presentación del informe incluyendo la clasificación de las no conformidades;

FUENTES DE INFORMACION:

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. Entrevistas con el personal;2. Observación de actividades, condiciones

y puestos de trabajo;3. Revisión de documentos y datos4. Pruebas


LA ENTREVISTA EFECTIVA

• El éxito de cualquier auditoria depende de la comunicación.

• La meta de la entrevista es obtener informaciónválida.

• La información que se recibe dependerá de la forma como el auditor haga preguntas.

• Cuando se comunique durante una auditoria asegúrese de:

• Conocer la audiencia.• Mantener el mensaje sencillo.• Que la comunicación alcance su objetivo.• Considerar el lugar y el tiempo.• Usar el método más efectivo.

RECOLECCION DE INFORMACION Y EVIDENCIAS:

LAS ENTREVISTAS

• Explicar la razón de la entrevista• Personas de diferentes niveles y funciones • En el sitio de trabajo normal• Se sienta a gusto durante la entrevista• La primera pregunta• Preguntas abiertas• Analizar significado• Resumir lo dicho• Administrar el tiempo• Agradecer la cooperación

DURANTE LA ENTREVISTA, PROVOQUE RESPUESTAS

Presentando una situación “Supongamos ...” “Qué pasaría si ...””

hipotética

Pidiendo una explicación “Lo siento, no entiendo. Pudiera explicarme eso de

nuevo ?”

Quedándose callado A veces el silencio es oro. Después de una breve

respuesta, asienta con la cabeza y cállese un

momento. Seguramente el entrevistado le dará más

información.

Haciendo preguntas obvias Convierte al empleado en el experto y le da

confianza para discutir el proceso o procedimiento

en cuestión. También sirve como un recordatorio al

auditor para no hacer suposiciones.

OBSERVACION

La observación, o el examen físico, es uno de los

métodos más confiables para conseguir

evidencias.

Se aplica a todo lo que sea observable (supone la

existencia física del objeto de la observación).

Sin embargo, la inspección establece o confirma

la existencia física, pero no el funcionamiento

adecuado.

Actividades de verificación que se utilizan para incrementar la

confianza en la evidencia de la auditoría y en los sistemas de

control que posee o diseñados para la instalación.

Puede ser una herramienta fundamental para ayudar al auditor a

lograr los objetivos de la auditoría.

Métodos de prueba: análisis de muestras representativas, es

decir apropiadas al tamaño o naturaleza de la población.

PRUEBAS

GENERACION DE HALLAZGOS DE LA

AUDITORÍA

• Evaluar la evidencia recolectada contra los criteriosde auditoria.

• Generar los hallazgos:

– Conformidades y No Conformidades.

• Las Conformidades deben ser resumidas de forma tal que se indique cuando menos, las ubicaciones, funciones o requisitos auditados, cuando no se hayan observado no conformidades.

• Las No Conformidades deben ser revisadas con unrepresentante del auditado para obtener elreconocimiento.

• Las No Conformidades deben estar basadas en lasevidencias de la auditoria.

• Responsabilidades y autoridades

• Competencia del personal

• Suficiencia de los recursos y ambientes de trabajo

• Adecuación de la documentación que describe losmétodos operacionales

• Aplicación de acciones correctivas y preventivas

• Evidencia del mejoramiento continuo

• Disponibilidad de registros

• Identificar oportunidades de mejoramiento yfortalezas

EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA

PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES

Revisar y elaborar lista de los hallazgos y otra información

recolecta en la auditoria;

Acordar papeles y tareas para la reunión de cierre;

Preparar recomendaciones, si son requeridas y el

seguimiento de la auditoria, si es aplicable;

Las conclusiones de la auditoria deben señalar aspectos

tales como:

• la extensión del grado de conformidad con los criterios;

• la efectiva implementación y mantenimiento del SG

• la capacidad del proceso de revisión del sistema

REUNIÓN DE CIERRE

El propósito de la reunión es presentar las conclusiones de la

auditoria y acordar las las fechas para la terminación de las

acciones correctivas y entrega del informe. Durante la reunión se

debe:

Hacer un breve resumen del alcance de la auditoria

Presentar los hallazgos encontrados

Discutir y resolver de ser posible cualquier divergencia notable

entre el equipo de auditoria y el auditado.

Si es requerido por la auditoria, el auditor líder puede presentar

las recomendaciones del equipo para el mejoramiento,

enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias.

Se deben mantener registros de las reuniones de cierre.

INFORME DE AUDITORIA


INFORME DE LA AUDITORÍA

Contenido del informe:

• Identificación de la organización auditada y sus representantes del auditado, cliente de la auditoria, equipo de auditores, objetivos, alcance, y criterios de la auditoria.

• El plan acordado de auditoria, con las fechas y lugares donde se realizó las actividades de auditoria de campo;

• La identificación de las unidades organizacionales y unidades funcionales o procesos auditados y el período de tiempo cubierto;

• Los hallazgos de la auditoria;

• Las conclusiones de la auditoria.

INFORME FINAL DE AUDITORIAS

INTERNAS DE CALIDAD

PRI-F-005 Fecha de

Rev:11/06/04 Página 1 de 2

FECHA DEL INFORME:

FECHA DE LA AUDITORÍA:

CRITERIOS DE LA AUDITORIA:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

PROCESO(S) AUDITADO( S):

REPRESENTANTE(S) DEPENDENCIA(S) O PROCESOS AUDITADO(S):

OBJETO DE LA AUDITORÍA:

ALCANCE DE LA AUDITORÍA:

AUDITOR LIDER:

COAUDITORES:

BALANCE DE NO CONFORMIDADES

NÚMEROS DE NO CONFORMIDADES

MAYORES

NÚMERO DE NO

CONFORMIDADES MENORES

TOTAL DE NO CONFORMIDADES

OBSERVACIONES:

PLANEAR:.

HACER:

VERIFICAR:

ACTUAR:

EFICACIA DEL SISTEMA :

ANEXOS:

FIRMA AUDITOR LIDER:

FIRMA AUDITADO:

EJEMPLO – INFORME DE AUDITORIA

LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD

Los Reportes de No Conformidad son una manera deregistrar el no cumplimiento de un requisito.

Cada No Conformidad debe generar un RNC e indicarel criterio que lo origina.

Los RNC deben incluir:

• Un encabezamiento que referencie los detalles de la auditoria.

• Un numero único.

• Una sección para registrar los detalles de la No Conformidad.

• Una sección para que el auditado registre la acción a tomar.

• Una sección para confirmar que la acción ha sido tomada y fue efectiva.

EJEMPLO – FORMATO RNC

REPORTE DE NO CONFORMIDAD

F-006 Página 1 de 1

FECHA:

NO CONFORMIDAD No.

PROCESO:

MAYOR

MENOR

DEPENDENCIA(S) AUDITADA(S):

ACTIVIDAD REVISADA:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

AUDITOR PRINCIPAL: COAUDITORES:

DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD: (Describa lo que debería haber sucedido y luego lo que realmente sucedió).

Firma del Auditor:

Fecha : Firma del Auditado:

CAUSA DE LA NO CONFORMIDAD:

ACCIONES PROPUESTAS C / P FECHA DE IMPLEMENTACION

Firma del Auditado :

Fecha :

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS: (Evalúe la eficacia de las acciones tomadas)

Firma auditor responsable del cierre : Fecha de Cierre :

CALIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD

No Conformidad Mayor:• Falla contra una cláusula de la norma que

atente contra la integridad del sistema.• Ausencia del cumplimiento de un requisito.

No Conformidad Menor:• Una falta simple del cumplimiento de un

requisito.

El auditor puede generar una matriz de NC para el análisis de las mismas.

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

Los documentos que pertenecen a la auditoria debenconservarse o destruirse de común acuerdo entre laspartes participantes y de acuerdo con los procedimientosdel programa de auditoria y con los requisitos legales ocontractuales aplicables.

Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsablesde la gestión del programa de auditoria, no deben revelarel contenido de los documentos, cualquier otrainformación obtenida durante la auditoria, o el informe dela auditoria, a ninguna otra parte sin la aprobaciónexplícita del cliente de la auditoria y, cuando seaapropiado, del auditado. Si se requiere revelar loscontenidos de un documento de la auditoria, el cliente dela auditoria y el auditado deben ser informados tan prontocomo sea posible.

La auditoria finaliza cuando todas las actividades incluidasen el plan de auditoria se han ejecutado y el informe de laauditoria ha sido aprobado y distribuido.

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA

Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad deacciones preventivas, correctivas y de mejora, según seaaplicable.

Las acciones no se consideran parte de la auditoria y sonemprendidas por el auditado en un período de tiempo acordado.

El auditado debe mantener informado al cliente de la auditoriasobre el estado de estas acciones

La finalización y efectividad de la acción correctiva y/opreventiva debe verificarse de acuerdo con el procedimiento.Esta verificación puede ser parte de una auditoria posterior.

El programa de auditoria puede incluir el seguimiento por partedel equipo auditor, actividad que puede aportar valor al haceruso de la pericia de los miembros del equipo auditor. En estoscasos, se debe tener cuidado para mantener la independencia enlas actividades de auditoria posteriores.

PROGRAMAS DE AUDITORIA


GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS

La gestión de un programa de auditoria incluye:

• El establecimiento de la autoridad, los objetivos y el alcance del programa de auditoria;

• El establecimiento de responsabilidades, recursos y procedimientos para el programa de auditoria;

• La implementación de programas de auditoria;

• El monitoreo y la revisión del programa de auditoria para mejorar su eficacia;

• El mantenimiento de registros.

OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

• Cumplir los requisitos para la certificación deun sistema de gestión estándar;

• Asegurar la conformidad con los requisitoscontractuales;

• Obtener y mantener la confianza en lacapacidad de un proveedor.

• Contribuir a la mejora del sistema de gestión

PROGRAMAS DE AUDITORIA

La gestión de un programa de auditoria incluye laplanificación, la provisión de recursos y elestablecimiento de procedimientos apropiados pararealizar las auditorias dentro del programa.

Ejemplos:

• una serie de auditorias internas para cubrir un sistema de gestión de la calidad en toda la organización para el año en curso;

• las auditorias de certificación/registro y de seguimiento llevadas a cabo por un organismo de certificación/registro por tercera parte sobre un sistema de gestión dentro de un periodo de tiempo acordado contractualmente entre el organismo de certificación y el cliente;

• las auditorias del sistema de gestión de segunda parte de los proveedores potenciales de productos críticos para ser realizadas en un período de seis meses.

APLICACIÓN DEL PHVA EN LA GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE

AUDITORÍAAutoridad para el programa de

auditoria (5.1)

Establecimiento del programa de auditoria (5.2, 5.3)

- Objetivos/extensión- Responsabilidades- Recursos- Procedimientos

Implementación del programa de auditoria (5.4, 5.5)

- Evaluación de auditores- Asignación de los equipos auditores- Dirección de actividades de auditoria- Registros

Competencia y

Evaluación de los

auditores (7)

Actividades de

auditoria (6)

PLANIFICAR

HACER

Verificar

Mejora del

programa de

auditoria (5.6)

Seguimiento y revisión del

programa de auditoria

(5.6)

- Identificación de oportunidades de

mejora

IMPLEMENTACIÓN PROGRAMAS DE AUDITORÍA

La implementación de un programa de auditoria debeestablecer:

• La documentación y comunicación del programa.• La coordinación y programación de actividades.• La asignación de auditores y equipos de

auditoria.• El suministro de los recursos requeridos.• El desarrollo del programa.• La recolección y revisión de registros de

auditoria.• La distribución de los informes de auditoria al

cliente y otros grupos interesados.• El seguimiento a las auditorías.

LAS COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES


COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

La competencia del auditor se basa en la demostración de:

• Atributos personales• Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades en:

• Sistemas de gestión, • Principios, procedimientos y técnicas de auditoria,• Documentos de referencia y del sistema de gestión,• Situaciones de la organización para permitir al auditor

entender el contexto de sus operaciones,• Legislación aplicable, reglamentos y otros requisitos

relevantes

Las competencias de los auditores deben ser evaluadas. Losauditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia através del continúo desarrollo profesional y de la participaciónregular en auditorias.

La confiabilidad del proceso de auditoria depende de la competencia de los auditores.

ATRIBUTOS PERSONALES DEL AUDITOR

• Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto;

• De actitud abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos devista alternativos;

• Diplomático – de mucho tacto en las relaciones con la gente;

• Observador – constante y activamente consciente de losentornos físicos y las actividades;

• Perspicaz - instintivamente consciente y capaz de entender yadaptarse a las situaciones;

• Versátil - capaz de adaptarse a diferentes situaciones;

• Tenaz - persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;

• Decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en elrazonamiento lógico y el análisis;

• Seguro de sí mismo - actúa y funciona independientemente ala vez que se relaciona eficazmente con otros.

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

Un auditor debe ser capaz de:

• Aplicar los sistemas de gestión a diferentes organizaciones;

• Entender la interacción entre los componentes del sistema de gestión;

• Entender las normas de sistemas de gestión de la calidad o ambiental, los procedimientos u otros documentos del sistema de gestión utilizados como criterios de auditoria;

• Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia;

• Aplicar los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditorias;

• Conocer los sistemas de información y tecnología para la gestión, autorización, seguridad, distribución y control de documentos, datos y registros.

COMPETENCIA DE LOS AUDITORESAPLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS Y

HABILIDADES

COMPETENCIA

CALIDAD

Conocimientos

y habilidades

específicos de

calidad

MEDIO AMBIENTE

Conocimientos y

habilidades

ambientales

específicos

Conocimientos

y habilidades

genéricos

Atributos personales

Formación

académica

Experiencia

laboral

Formación

como auditor

Experiencia

en auditorias

Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambiental y algunos son específicos para los auditores de cada una de las disciplinas.

ILUSTRACION DE INDICADORES DECOMPETENCIA DE AUDITORES

Auditor Auditor en ambas

disciplinas Auditor jefe

Formación académica

Formación académica secundaria (véase nota 1)

Nada adicional Nada adicional

Experiencia laboral total

5 años (véase nota 2) Nada adicional Nada adicional

Experiencia laboral en el campo de la

gestión de la calidad y ambiental

Al menos 2 de los 5 años

2 años en la segunda disciplina (véase nota 3)

Nada adicional

Formación del auditor

40 horas de formación en auditoría

24 horas de formación en la segunda disciplina (véase nota 4)

Nada adicional

Experiencia en auditorías

4 auditorías completas y no menos de 20 días de experiencia en auditoría como auditor en prácticas

Las auditorías deberán ser realizadas dentro de los 3 últimos años consecutivos

3 auditorías completas y no menos de 15 días de experiencia en auditoría en la segunda disciplina


3 auditorías completas y no menos de 15 días de experiencia en auditoría actuando como auditor jefe


NOTA 1 La formación académica secundaria es aquella parte del sistema de formación académica nacional que viene a continuación del grado primario o elemental, pero que se completa antes de la entrada a la universidad o institución educacional similar. NOTA 2 El número de años de experiencia laboral pude reducirse en un año si la persona ha completado una formación académica postsecundaria apropiada. NOTA 3 La experiencia laboral en la segunda disciplina puede ser simultánea a la experiencia laboral en la primera disciplina. NOTA 4 La formación en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos de las normas relevantes, leyes, reglamentos, principios, métodos y técnicas.

MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

• Desarrollo profesional continuo: para elmantenimiento y la mejora de losconocimientos, habilidades y atributospersonales.

• Mantenimiento de la capacidad auditora: através de la continua participación enauditorias de sistemas de gestión de la calidady/o ambiental.

• Evaluación del auditor: para identificar lasnecesidades de formación y de mejora deotras habilidades.

MONITOREO Y REVISION DEL PROGRAMA

DE AUDITORÍA

En el monitoreo se utilizan indicadores de desempeño talescomo:

• Desempeño del auditor y del equipo de auditoria;• Cumplimiento del programa• Retroalimentación del cliente de la auditoria, el

auditado y los auditores.

La revisión debe ser realizada, teniendo en consideraciónaspectos como:

• Resultados del monitoreo;• Los procedimientos y la eficacia del programa de

auditoria;• Conformidad con los requisitos;• Requisitos desarrollados y expectativas de los grupos

interesados;• Los registros de auditoria;• Prácticas nuevas o alternativas.

directrices para la auditorÍa de los sistemas de …

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