IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS EN EL COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO (CEDE) BAJO METODOLOGÍA BPM.

DIRECTOR: ING. JAIME CADENA

OPONENTE: ING. VÍCTOR PUMISACHO

AUTOR: CAPT. ORLANDO ZALDUMBIDE

“LA PRIMERA REGLA DE CUALQUIER TECNOLOGÍA UTILIZADA EN LOS NEGOCIOS ES QUE LA AUTOMATIZACIÓN APLICADA A UNA OPERACIÓN EFICIENTE MAGNIFICARÁ LA EFICIENCIA. LA SEGUNDA ES QUE SI LA AUTOMATIZACIÓN SE APLICA A UNA OPERACIÓN INEFICIENTE, MAGNIFICARÁ LA INEFICIENCIA” BILL GATES

EL COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO

SE CREA MEDIANTE O.C Nº 12-SGFT-IX-2005 RCG-00-02 2004, REGLAMENTO DE EDUCACIÓN. (FUNCIONES DEL CEDE)

MISIÓN: “GESTIONAR LA EDUCACIÓN MILITAR, EDUCACIÓN REGULAR Y LA GENERACIÓN DE DOCTRINA, CON ESTÁNDARES DE CALIDAD Y EXCELENCIA, A FIN DE PREPARAR AL PERSONAL, DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES Y NACIONALES.”

PROBLEMAEl CEDE, actualmente consume indiscriminadamente recursos, por la presencia de varias herramientas que no estaban ajustadas a la normativa de la SNAP y que permitían la interpretación del lector, apoyado por la falta de personal capacitado, ha permitido que no se implementen los procesos.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Implementar los procesos en el CEDE, con enfoque BPM.

Modelar los procesos con enfoque BPM y alinearlos a la normativa de la SNAP

Diseñar los procesos bajo notación BPMN

Realizar la simulación piloto de los procesos en el CEDE

GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO-BPM

MARCO TEÓRICO

EUROPA MODELO DE

GESTIÓN

EEUU PROCESO HACIA LA

AUTOMATIZACIÓN

BPM CLUB BPM METODOLOGÍA EMPRESARIAL

MEJORAR EFICIENCI

AGPP

MODELAN

INTEGRAN

AUTOMATIZAN

MONITORIZAN

MARCO TEÓRICO

PROCESOS OPERACIONALES

BPM GARIMELA 2008

MARCO TEÓRICO

CONJUNTO DE MÉTODOS, TÉCNICAS Y

HERRAMIENTAS

REPRESENTAR

ANALIZAR

CONTROLAR

DISEÑAR

BPM METODOLOGÍA

SE ENFOCA EN LOS PROCESOS PRODUCTIVOS

SIGUE PASOS SECUENCIALES

ENFOQUE SISTÉMICO

BUSCA LA MEJORA CONTINUA

BAJO LAS NTIC´S

MARCO TEÓRICO

MARCO TEÓRICO BPMN GARIMELA

• NOTACIÓN GRÁFICA (USA - SÍMBOLOS)• DESCRIBE LA SECUENCIA LÓGICA DE LOS

PROCESOS DE NEGOCIO

• ESTÁNDAR INTERNACIONAL• INDEPENDIENTE DE CUALQUIER METODOLOGÍA DE

MODELADO

• DISMINUYE LA BRECHA ENTRE DISPONER DE UN MANUAL E IMPLEMENTAR

• MEJORA EL ENTENDIMIENTO

MARCO TEÓRICO BPMN Elementos

MARCO TEÓRICO BPMS - SOFTWARE QUE SOPORTA BPM

MARCO TEÓRICO AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

HITPASS, 2012SUSTITUYEN TAREAS MANUALES

SOPORTADO EN UN APLICATIVO

MEJORA COSTOS

OPTIMIZA USO RECURSOS

SELECCIONAR PROCESOS

CRÍTICOS

MARCO TEÓRICO BIZAGI

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL VARIAS HERRAMIENTAS

Plan de contribución del CEDE

DPTO. DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

COMANDO/ SUB COMANDO

EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO

INICIO

FIN

ELABORAR PLAN DE TRABAJO

SE APRUEBA? SÍREMITIR EL PLAN

A LA DDIE Y ESCUELAS

REVISAR Y APROBAR EL

PLAN

3

ELABORAR ACTAS

1

2

IDENTIFICAR LA MISIÓN, VISIÓN,

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

ANALIZAR EL AMBIENTE INTERNO Y

EXTERNO (PEST)

RECIBIR CAMBIOS EN LA PLANIFICACIÓN DEL

EJÉRCITO

ORGANIZAR EQUIPOS MULTIDICIPLINARIOS

IDENTIFICAR LAS FODA

REFORMULAR LA MISIÓN, VISIÓN,

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

CONSOLIDAR EL PLAN

5

DESPLEGAR LAS ESTRATEGIAS EN

PROYECTOS

4

DOCUMENTOS1. MEMOS2. PLAN DE TRABAJO3. PORTAFOLIO DE PROYECTOS4. ACTAS DE REUNIÓN5. PLAN DE CONTRIBUCIÓN DEL CEDE6. OFICIOS

NO

6

USE D AT : AUT HOR: Orlando Zaldumbide DAT E:REV :PROJECT : Desarrol lo Organizacional CEDE

27/08/201215/03/2013

NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

WORKING

DRA FT

RECOMMENDE D

PUB LICATION

READER DAT E CONTEXT :

A-0

NODE: T ITLE: NUMBER:GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN MILITAR,REGULAR Y DOCTRINAA0

Cons ti tuc ión de laRepública delEcuador

RR.HH

Ley de Personal delas FF.AA y sureglamento

Materiales ysuminis tros

Plan general deenseñanza

T IC´S

Reglamentode CarreraProfesional

RR. Financieros

Requerimientos Insti tuc ionales

Requerimientos deInsti tutos, Escuelas yColegios

Plan y ac c iones demejora

Plan Quinquenal y anual de Educac ión Mi litar y Regular.Plan de DoctrinaPGE Aprobado

Aprobac ión de act. planif y no planif.

Informe de evaluacióna la gestión EM, ER, Doctrina

Acc iones preventivas y correctivas

Aprobación de act.plani f y no planif.

P lan de s eg y eval EM, ER, Doc trina

Plan y ac c iones de mejora

Lineamientos,Normativas eInstructivos

Lineamientos, Normativas e Instructivos

T rámite de certificacion de notas

T rámtes emisión de diplomas y certi ficados

Mapa doc trinario

Certi ficados de notas

Diplomas y certificados, títulos refrendados

Informe de investigac ión

Matrices y parámetros de evaluac ión

Proyectos Educativos1$ 0

PLA NIFICACIÓN DE LA EDUCACIÓN Y DOCTRINA

2$ 0

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓNDE LA EDUCACIÓN Y DOCTRINA

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA DOCUMENTAL

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

CONTROL INTERNOMACROPROCESO APOYO ADMINISTRATIVO DEPENDENCIA : ADMINISTRATIVODPTO. ADMINISTRATIVOPROCESO GESTION DOCUMENTAL RESPONSABLE :JEFE DEL DPTO. ADMINISTRATIVOSUB PROCESO FECHA:

N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C CACTIVIDAD 1 1,0 0ACTIVIDAD 2 1,0 0ACTIVIDAD 3 1,0 0ACTIVIDAD 4 1,0 0ACTIVIDAD 5 1,0 0ACTIVIDAD 6 1,0 0ACTIVIDAD 7 1,0 0ACTIVIDAD 8 0ACTIVIDAD 9 0ACTIVIDAD 10ACTIVIDAD 11ACTIVIDAD 12ACTIVIDAD 13ACTIVIDAD 14ACTIVIDAD 15

PARCIAL 0,0 7,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0EJETOTAL 50,00%REGISTRO 1 1,0 1REGISTRO 2 1,0 1REGISTRO 3REGISTRO 4REGISTRO 5

PARCIAL 0 2 0 2 0 0 0 0EJETOTAL 100,00%

CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS CEDE 2013

P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13

7 9 0 0100% 0%

2 2 0 0100% 100%

SOCIALIZARCONCIENTIZ

AR

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

DESPERDICIOS: TIEMPO Y $$$$

INSTITUTO Fecha que remite el Instituto

Fecha que el CEDE aprueba

Tiempo transcurrido

Fecha de inicio del curso

1 25-JUN-2011 29-JUN-2011 4 días 3-OCT-20112 22-AGO-2011 26-AGO-2011 4 días 15-AGO-2011

315-FEB-2011 30-MAR-2011 45 días 27-JUN-201110-ENE-2011 23-SEP-2011 253 días 31-ENE-201124-FEB-2011 10-MAR-2011 16 días 10-MAR-2011

4        1 5-OCT-2012 6-NOV-2012 29 días 1-OCT-20122 31-OCT-2012 1-ABR-2013 180 días 13-AGO-20124        

22-JUL-2013 HASTA HOY NO

SE APRUEBA60 días 2-SEP-2013

1-FEB-2013 3-ABR-013 62 días 11-MAR-2013

3

29-OCT-2012 27-MAR-2013 148 días 7-ENE-20135-OCT-2012 6-MAY-2013 209 días 3-ENE-2013

29-OCT-2012 20-MAR-2013 141 días 18-FEB-201313-MAR-2013 1-ABR-2013 18 días 18-FEB-2013

4        

¿INCUMPLIMIEN

TO?

METODOLOGÍADiseño y modelamiento

Simulación

Monitorización

Mejoramiento

Automatización

Mejora continua

METODOLOGÍADiagramar (importar)

Crear datos

Crear formas

Reglas de negocio

Asignar recursos

Ejecución

TRABAJO REALIZADOSe tomo como base el proyecto de diagnóstico y estandarización

Se identificó los procesos de negocio

Se relacionó la jerarquía de procesos BPM y Ejército

Se identificó y priorizó los procesos que tienen relación directa con el cliente

TRABAJO REALIZADO

(Elaborado: Orlando P. Zaldumbide M.)

TRABAJO REALIZADO SIMULACIÓN

TRABAJO REALIZADO IMPLEMENTACIÓN

(Elaborado: Orlando P. Zaldumbide M.)

RESULTADOS DOS ESCENARIOS

1º 1 PLANIFICADOR 2º 2 PLANIFICADORES

RESULTADOSResource Escenario 1 Escenario 2 Mejorado

PLANIFICADOR ACADÉMICO 14.629,51 28.057,44 14.483,49

JEFE DE PLANIFICACIÓN 3.473,40 3.326,18 2.311,07

SEGUNDO COMANDANTE 2.881,38 2.784,97 2.641,60

COMANDANTE 1.313,48 1.225,91 1.225,91

AUXILIAR DE PLANIFICACIÓN 1.163,57

COSTO TOTAL 22.297,77 35.394,50 21.825,64

$ 472,13

RESULTADOS* % utilizado Escenario 1 Escenario 2 Mejorado

PLANIFICADOR ACADÉMICO 95,61% 92,08% 96,50%

JEFE DE PLANIFICACIÓN 2,02% 3,77% 1,46%

SEGUNDO COMANDANTE 1,82% 3,25% 0,90%

COMANDANTE 0,54% 0,91% 0,50%

AUXILIAR DE PLANIFICACIÓN 0,63%

COSTO TOTAL 100,00% 100,00% 100,00%

RESULTADOS

Name Scenario Min. time

Total time

Max. time

waiting

resource

Avg. time waiting for

resource

Standard deviation waiting

resource

s

Total time

waiting

resource

REVISIÓN DE PLANES GENERALES DE ENSEÑANZA

1 planif - Replication 1

42 h 711.33 h

REVISIÓN DE PLANES GENERALES DE ENSEÑANZA

2 planif - Replication 1

40.67 h 710 h

REVISAR PLANES SEGÚN LISTA DE CHEQUEO

1 planif - Replication 1

40 h 812.8 h 15.55 h 7.81 h 4.78 h 132.8 h

REVISAR PLANES SEGÚN LISTA DE CHEQUEO

2 planif - Replication 1

40 h 680 h 0 0 0 0

RESULTADOS

Name Scenario Total time

Min.

time

waiting

resource

Max. time

waiting

resource

Avg. time waiting for

resource

Total time

waiting

resource

INFORMAR ÍTEMS QUE NO CUMPLE

1 planif - Replication 1

80.33 h 40 h 40 h 40 h 80 h

INFORMAR ÍTEMS QUE NO CUMPLE

2 planif - Replication 1

0.5 h 0 0 0 0

RESULTADOS

RESULTADOS

RESULTADOS

RESULTADOS

RESULTADOS

RESULTADOS

PROPUESTA DE MEJORAIMPLEMENTAR

CONCLUSIONESMODELAMIENTOEl Ejército hasta la presente fecha no ha

adoptado en su totalidad la Norma Técnica de Administración por Procesos

En el Ejército existe una mala conceptualización de lo que es implementar procesos y lo que es cumplir lo que indica el manual de procesos

CONCLUSIONES DISEÑO BPMN Se determinó que no existe en el manual de

descripción, clasificación, valoración de puestos, cargos y funciones del Ministerio de Defensa Nacional las funciones relacionadas con la educación.

El diseño en una sola herramienta facilitó el entendimiento y ahorro de recursos

Se adaptó los niveles o jerarquía de procesos, ya que de acuerdo a cada software esta varía, en este caso Bizagi reconoce 3 niveles: proceso, subproceso y actividad o tarea

CONCLUSIONES DISEÑO BPMN El diseño bajo una herramienta que dispone de

menor cantidad de símbolos facilitó la lectura y ayudó a que el lector comprenda lo que quiso diagramar quien ha elaborado el flujo

Un modelador de estas características se los puede considerar como todo en uno ya que permite diagramar, simular, ejecutar y documentar sus procesos, soportando varios formatos y disponible en varios idiomas

CONCLUSIONES SIMULACIÓN Se determinó la carga laboral necesaria para el

proceso y la más óptima Existen muchos niveles jerárquicos, lo que vuelve

burocrático al proceso, teniendo un documento que pasar por 4 filtros: revisión, supervisión, aprobación y legalización para poder pasar al siguiente proceso o salir de la organización, por tal motivo las funciones de: Comandante y Segundo Comandante se las puede fusionar ya que existen muy pocas actividades que en esas funciones se realizan y no agregan valor al proceso

CONCLUSIONES SIMULACIÓN El software que dispone de un diagramador y

un simulador, permitió ahorrar tiempo En las actividades/tareas ejecutadas por el

Planificador Académico, se evidencia mediante la simulación un ahorro de $472,13

El ahorro en tiempo de las 41 horas 55 minutos iniciales pasó a 16 horas 7 minutos, lo que corresponde a un 40% del tiempo y en costos de $ 21.825,64 a $ 8.700,00 aproximadamente que representaría también el 40% de ahorro

RECOMENDACIONES Realizar los proyectos necesarios para la

implementación de los demás procesos en el CEDE, especialmente aquellos críticos que tienen relación directa con el cliente

Realizar las coordinaciones o gestiones con la DDIE para que a nivel Ejército se implementen los procesos en base a lo que indica la SNAP respecto a: diagramas en BPMN, fichas de procesos, niveles y jerarquías de procesos, que permitirá cumplir con la norma legal vigente.

Capacitar al personal que usará el aplicativo Medir, controlar y mejorar el proceso, para que se lo

pueda optimizar Realizar un solo proyecto