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¿QUE ES UNA REUNIÓN EFECTIVA?
• UNA REUNIÓN ES UNA TECNICA MEDIANTE LA CUAL UNA SERIE
DE PERSONAS CON UNOS OBJETIVOS COMUNES INTERCAMBIAN
INFORMACION SOBRE UNO O VARIOS TEMAS, PARA LOGRAR
UNOS RESULTADOS A TRAVÉS DE UNOS COMPROMISOS
COMUNES.
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TIPOS DE REUNIONES
• SEGÚN SU ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO:
– REUNIONES FORMALES
– REUNIONES INFORMALES
• URGENCIA
• ESPONTANEIDAD
• FALTA DE PREVISION
• SEGÚN SU OBJETIVO:
– INFORMATIVAS
– FORMATIVAS
– ANALISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES
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ASPECTOS CLAVE DE LAS REUNIONES (ORGANIZACIÓN LOGISTICA)
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REUNIÓNREUNIÓN
TIEMPOTIEMPO MATERIALMATERIAL
MEDIOS MEDIOS DE APOYODE APOYO
ESPACIO ESPACIO FISICOFISICO
ASISTENTESASISTENTES
CONDUCTORCONDUCTOR
Dirección de Reuniones
LAS FASES DE LA REUNION
• PLANIFICACIÓN (Objetivos)
• INFORMACIÓN
• PREPARACIÓN (Cuadro de prioridad de gestión del tiempo)
• ESTRUCTURACION Y CONTROL
• RESUMEN Y REGISTRO
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PLANIFICACIÓN
• LA PLANIFICACIÓN IMPLICA:
– FIJAR LOS OBJETIVOS
– BUSCAR EL TITULO GENERAL
– ELABORAR UN PRIMER ORDEN DEL DÍA
– Y…REFLEXIONAR SI ESTA ES LA TECNICA DE COMUNICACIÓN
MÁS ADECUADA
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INFORMACIÓN
• DURANTE LA FASE DE INFORMACIÓN SE DEBE:
– INFORMAR A LOS PARTICIPANTES DE LOS MOTIVOS DE LA
REUNIÓN, LOS OBJETIVOS, EL PLAN DE TRABAJO, EL
CONDUCTOR DE LA REUNIÓN, EL MOTIVO DE SU ASISTENCIA Y
LA INFORMACIÓN QUE NECESITARÁ PARA ASISTIR
– LOS PARTICIPANTES INFORMARÁN DE CUALES SON LOS TEMAS
QUE QUIEREN APORTAR Y LA INFORMACIÓN NECESARIA
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PREPARACIÓN
• EN ESTA FASE EL CONDUCTOR DEBE:
– ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA DEFINITIVO BUSCANDO LAS
CONEXIONES LOGICAS ENTRE LOS TEMAS Y…
– ORDENÁNDOLOS EN FUNCIÓN DE SU IMPORTANCIA SU
URGENCIA.
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PRIODIDAD 1 PRIORIDAD 2
PRIORIDAD 3 PRIORIDAD 4
Alta Urgencia Baja Urgencia
Alta Importancia
Baja Importancia
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ESTRUCTURACIÓN Y CONTROL
• DURANTE ESTA FASE EL CONDUCTOR HA DE PROCURAR
QUE LA CONVERSACIÓN SIGA LOS SIGUIENTES PASOS:
– PRUEBAS
– INTERPRETACIÓN
– DECISIÓN FINAL
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RESUMEN Y REGISTRO
• ESTA FASE SUPONE:
– RESUMIR LAS DECISIONES
– REGISTRARLAS CON EL NOMBRE DEL RESPONSABLE
– FIJAR EL PLAZO
– MOTIVAR A LOS ASISTENTES PARA UNA PROXIMA REUNIÓN
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LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : UNIR AL GRUPO
• OBJETIVO:
ORIENTAR A TODOS LOS PARTICIPANTES HACIA UN OBJETIVO
COMÚN
• RIESGO: AGRESIVIDAD
• TÉCNICAS:
– INTERTAR QUE TODOS EXPRESEN SUS PROBLEMAS
– RECURRIR AL RESTO DE PARTICIPANTES
– ATENERSE A HECHOS REALES
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LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : CENTRAR AL GRUPO
• OBJETIVO: MANTENER A LOS PARTICIPANTES DENTRO DEL
TEMA DEL ORDEN DEL DÍA
• RIESGO: ALEJARSE DE LA CUESTIÓN
• TÉCNICAS:
– ESTAR ALERTA CONSTANTEMENTE
– RECONDUCIR A LOS QUE SE ALEJEN
– RATIFICAR LA COMPRENSIÓN
– ASEGURARSE DE QUE CADA EXPOSICIÓN ES RELEVANTE
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LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : MOVILIZAR AL GRUPO
• OBJETIVO: AYUDAR AL GRUPO A TOMAR UNA DECISIÓN
• RIESGO: INTERRUPCIONES, PARALIZACIÓN
• TÉCNICAS:
– PROTEGER AL DÉBIL Y CONTROLAR AL FUERTE
– SONDEAR PARA BUSCAR SOLUCIONES
– TOMAR NOTA DE LAS SUGERENCIAS
– CONSTRUIR IDEAS, NO DESTRUIRLAS
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HABILIDADES DEL CONDUCTOR
• ESCUCHAR ACTIVAMENTE A LOS PARTICIPANTES
• REACCIONAR ANTE SITUACIONES IMPREVISTAS
• ADAPTAR EL ESTILO DE DIRECCION QUE REQUIERE LA
SITUACIÓN
• PONERSE AL MISMO NIVEL DE LOS PARTICIPANTES
• EMPATIZAR
• PRESENTAR LOS TEMAS DE FORMA SIMPLE Y CONCISA
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TÁCTICAS DEL CONDUCTOR
• ABRIR LA REUNIÓN CON CAPACIDAD DE MOTIVACIÓN
• PROMOVER LA PARTICIPACIÓN
• CONTROLAR EL RITMO
• ASEGURAR EL RENDIMIENTO DE TODOS LOS PARTICIPANTES
• AJUSTARSE A LOS HORARIOS PREVISTOS
• CERRAR POSITIVAMENTE LA REUNIÓN
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CÓMO TRATAR A LOS PARTICIPANTES PROBLEMATICOS:
• EL PRESUNTUOSO
• EL MANIPULADOR
• EL OPONENTE SISTEMATICO
• EL HABLADOR
• EL INDIFERENTE
• EL DESCUBRIDOR
• EL INEXPRESIVO
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