dirección de proyectos ti - parte 1
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI TI – – Parte 1 Parte 1 Sistemas de Información Sistemas de Información INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTO DE SISTEMAS OBTENER UNA VISIÓN BÁSICA DE LOS TEMAS FUNDAMENTALES A TRATAR EN ESTE MÓDULO EVITAR ASOCIAR DIRECCIÓN DE PROYECTO DE TI A GESTIÓN DEL Dirección de Proyectos TI Dirección de Proyectos TI Sistemas de Información Sistemas de InformaciónTRANSCRIPT
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
DIRECCIÓN DE PROYECTOS DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI TI –– Parte 1Parte 1
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TISistemas de InformaciónSistemas de Información
Objetivo: OBTENER UNA VISIÓN BÁSICA DE LOS TEMAS FUNDAMENTALES A
TRATAR EN ESTE MÓDULO
Finalidad:EVITAR ASOCIAR DIRECCIÓN DE PROYECTO DE TI A GESTIÓN DEL
CRONOGRAMA DE PROYECTO
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTO DE SISTEMAS
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TISistemas de InformaciónSistemas de Información
En el año 2008 se sigue
estimando que sólo entre el15%
Y el 25% de los proyectos
finaliza satisfactoriamente
(desviaciones inferiores al 10%),
que un 50% finaliza con
desviaciones significativas
(+10%) o muy significativas
(+50%), y que entre un 35% y un
25% de los proyectos son
cancelados.
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTO DE SISTEMAS
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TISistemas de InformaciónSistemas de Información
LA REALIZACIÓN DE UN PROYECTO IMPLICA EMPRENDER UN ESFUERZO TEMPORAL PARA CREAR UN PRODUCTO O SERVICIO ÚNICO, O SEA, NO EXISTENTE HASTA LA FECHA (PMBOK-2003 PÁGINA 5)
• ESFUERZO TEMPORAL:
• Todo proyecto tiene una fecha inicio y una fecha final claramente definida, aunque pueden variar en el tiempo
• SE CREA UN EQUIPO NUEVO Y ÚNICO PARA EL PROYECTO, Y CUANDO FINALIZA ESTE EQUIPO ES REASIGNADO A OTROS PROYECTOS
• PRODUCTO O SERVICIO NO EXISTENTE:
• Por ejemplo, la construcción de un estadio olímpico, o la puesta en marcha de los procesos operativos de una empresa aunque ya hayamos construido estadios olímpicos, uno más implica nuevos propietarios, nuevo presupuesto, nuevo diseño, etc
• ELABORACION GRADUAL
DEFINICIÓN DE PROYECTO: ¿Qué es un Proyecto?
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Temporal:• Inicio y final definidos
• El final se alcanza cuando:
• Se han logrado los objetivos
• Cuando queda claro que los objetivos no podrán ser alcanzados
• Cuando ya no exista la necesidad del proyecto
• Al acabar el proyecto suele disolverse el equipo de trabajo
Los proyectos requieren una Elaboración gradual:
• Elaboración Trabajo cuidadoso y con integración de muchos elementos
• Gradual Paso a Paso, menos elaborado al principio y más elaborado
al final
DEFINICIÓN DE PROYECTO: Temporal y Elaboración Gradual
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Se engloban en el término "proyecto" aquellas peticiones que no pueden
satisfacerse mediante la operatoria normal de la empresa
No identifican al proyecto
• Su duración pequeña o grande
• El número de recursos asignados
• Los departamentos u organizaciones implicados
• Si el promotor es interno o externo
DEFINICIÓN DE PROYECTO
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIOBJETIVO DE LA GESTIÓN : Proyectos vs. Operaciones
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Aunque los proyectos y las operaciones tienen realmente elementos en común como son
la participación de las personas, la restricciones en tiempo y coste, y que suelen ser
planificados, ejecutados y controlados, no hay que confundir ambos conceptos ya que:
• LOS PROYECTOS: • Tienen una duración acotada en el tiempo, generan un resultado único, y el equipo
técnico ha de crearse y deshacerse con el proyecto
• Su objetivo es conseguir los objetivos fijados y finalizar
• LAS OPERACIONES: • Son procesos repetitivos y el equipo técnico puede mantenerse constante en el
tiempo
• Su objetivo es mantenerse en funcionamiento
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIDIRECCION DE PROYECTOS
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto (PMBOK®)
• La Dirección de Proyectos ofrece un conjunto de técnicas y herramientas quepermiten describir, organizar y monitorizar el trabajo de las actividades del proyecto
La Dirección de Proyectos incluye :
• Identificar los requisitos
• Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes
• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes yexpectativas de los diferentes interesados
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIDIRECCION DE PROYECTOS II
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Dirigir un proyecto es un conjunto de iteraciones de progresiva elaboración en las
que a medida que se avanza en el conocimiento del propio proyecto, mejores
decisiones se pueden tomar
• Tomar decisiones es propio de la Dirección no de la Gestión
La Dirección de Proyectos se encarga de llevar a término el trabajo con
independencia de la metodología utilizada y asegurando el éxito
• Se considera que un proyecto ha tenido éxito cuando se alcanzan o superan lasnecesidades y expectativas de los interesados en el proyecto
• La metodología dice cómo hacer el trabajo
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIDIRECCION DE PROYECTOS III
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Para dirigir correctamente un proyecto es necesario tener los
conocimientos suficientes sobre todas aquellos factores que
pueden influir en el éxito o fracaso del mismo
• Exigencias (constraints) fundamentales de un proyecto
• Plazos
• Coste
• Alcance (El contenido del proyecto)
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIAREAS DE CONOCIMIENTO
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La triple restricción (triangulo fundamental de un Proyecto)
• Alcance, tiempos y costes
• La calidad se ve afectada por el equilibrio entre las tres restricciones
Costo
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIDEFINICIÓN DE PROYECTO: ¿Cuál ?
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COSTO
COSTO
REQUISITOS (Alcance)
OBJETIVO
TIEMPO
TIEMPO
OBJETIVO
REQUISITOS (Alcance)
COSTO
OBJETIVO
TIEMPOREQUISITOS
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIAREAS DE CONOCIMIENTO
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Recursos que intervienen en la ejecución del proyecto
• RRHH internos
• Suministros y aprovisionamientos externos
• Integración y coordinación
SuministrosRRHH
Integración
Costo
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIAREAS DE CONOCIMIENTO
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Consideraciones a tener en cuenta a lo largo de todo el proyecto
• La calidad
• La comunicación
• Los riesgos
RRHH Suministros
Integración
Costo
Calidad
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TILAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
La Dirección de proyectos incluye en mayor o menor medida nueve disciplinas o áreas de conocimiento
• Integración o coordinación global del proyecto
• Gestión del alcance
• Gestión del tiempo
• Gestión del coste
• Gestión de la calidad
• Gestión de los recursos internos
• Gestión de las comunicaciones
• Gestión de los riesgos
• Gestión de los recursos externos
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TILAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripción de las mismas
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Gestión de la Integración del Proyecto
• Describe los procesos requeridos para asegurar que los diversos elementos del
proyecto sean coordinados apropiadamente
Gestión del Alcance del Proyecto
• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido y solo el trabajo requerido para completar el proyecto con
éxito
Gestión del Tiempo del Proyecto
• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete a
tiempo
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TILAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripción de las mismas
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Gestión de Costes del Proyecto
• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete
dentro del presupuesto aprobado
Gestión de la Calidad del Proyecto
• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer
las necesidades por las que se ha llevado a término
Gestión de la Comunicación del Proyecto
• Describe los procesos requeridos para asegurar que la información se genera,
almacena y distribuye en el tiempo y forma adecuada
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TILAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripción de las mismas
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Gestión del Riesgo del Proyecto
• Describe los procesos relativos a la identificación, análisis y respuesta a los
riesgos del proyecto
Gestión de los RRHH del Proyecto
• Describe los procesos requeridos para hacer el uso más efectivo de las
personas involucradas en el proyecto
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
• Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la
organización ejecutante
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIELEMENTOS DE LA GESTIÓN
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TILAS TAREAS DE EXPERIENCIA DEL DIRECTOR DE PROYECTOS
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Fundamentos de la Dirección de proyectos
Conocimientos, normas Conocimientos, normas y regulaciones del área y regulaciones del área de aplicación de aplicación
Comprensión del Comprensión del entorno del entorno del proyectoproyecto
Conocimientos y Conocimientos y habilidades de habilidades de
dirección generaldirección general
Habilidades Habilidades interpersonalesinterpersonales
Guía de PMBOK®
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIFUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
• Definición del ciclo de vida del proyecto
• Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del
trabajo que se está desarrollando
• El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse "Ciclo de vida
del proyecto"
• Cinco grupos de procesos de la Dirección de Proyectos • Iniciar el proceso
• Planificar el proceso
• Ejecutar el proceso
• Controlar el proceso
• Cerrar el proceso
• Nueve áreas de Conocimiento
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICONOCIMIENTOS, NORMAS Y REGULACIONES DEL AREA DEAPLICACION
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
• Una norma es un documento establecido por consenso y aprobado por un
cuerpo reconocido, y que proporciona reglas, pautas, con el propósito de
lograr el óptimo grado de orden en un contexto
• No son de obligado cumplimiento
• Cada organización establecerá el grado de cumplimiento
• Una regulación es un requisito impuesto por el gobierno, que especifica las
características de productos, procesos o servicios
• Son de obligado cumplimiento
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICOMPRENSIÓN DEL ENTORNO DEL PROYECTO
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
• Entorno cultural y social
• Económico, demográfico, educativo, ético, étnicos, religiosos,
• Entorno internacional y político
• Leyes, costumbres, clima político
• Nacionales, regionales y locales
• Horarios, festivos, ..
• Entorno físico
• Si el proyecto va a afectar o puede ser afectado por el entorno geográfico,
ecológico , ..
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE DIRECCIÓN GENERAL
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
• Gestión financiera y contabilidad
• Compras y adquisiciones
• Ventas y comercialización
• Contratos y derecho mercantil
• Fabricación y distribución
• Logística y cadena de suministro
• Planificación estratégica, táctica y operativa
• RRHH
• Tecnología de la información..
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIHABILIDADES INTERPERSONALES
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• Comunicación efectiva
• Influencia en la organización
• Capacidad para "logra que las cosas se hagan"
• Liderazgo
• Motivación
• Negociación y gestión de conflictos
• Resolución de problemas
• Definición de problemas
• Identificación y análisis de alternativas
• Toma de decisiones
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICONTEXTO DE LA DIRECCION DE PROYECTOS
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Programa • Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para
obtener beneficios y control que no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual
Dirección de Programas • La Dirección de Programas es la dirección centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr
los objetivos y beneficios estratégicos del programa
Portafolios • Las organizaciones gestionan sus portafolios sobre la base de metas específica para maximizar el valor del
portafolio Usar los recursos de forma eficiente
Oficina de Gestión de Proyectos
• Una oficina de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección
de proyectos a su cargo ,pueden operar en funciones de respaldo O tomar la dirección y responsabilidad
directa de los proyectos
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del trabajo que se está desarrollando
El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse "Ciclo de vida del proyecto"
El cierre de una fase proporciona los elementos para iniciar la siguiente
Iniciar Planificar
Controlar Ejecutar
Cerrar
Iniciar Planificar
Controlar Ejecutar
Cerrar
Fase de construcción
Fase de Diseño
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Cada fase del proyecto se caracteriza por la finalización y entrega de unos resultados previamente definidos: "entregables"
• Los entregables deben ser tangibles y verificables
La finalización de cada fase del proyecto suele darse cuando se han verificado y aceptado los entregables de aquella fase
• Suele coincidir con una revisión de la marcha del proyecto en cuanto a costes y plazos
• La conclusión formal de una fase no incluye la autorización de la fase posterior
Las fases de un proyecto suelen tomar el nombre de los entregables principales de aquella fases y que son los que marcarán el nivel de calidad del resultado obtenido.
• Definición de requerimientos
• Diseño
• Construcción
• Documentación ,etc.
Cerrar
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICARACTERISTICAS DEL CICLO DE VIDA
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La secuencia de fases definida en la mayoría de ciclos de vida, comporta una transferencia de tecnología
• Requerimientos a Diseño
• Diseño a Construcción
• Esta característica obliga a que se apruebe una fase antes de que pueda empezar la siguiente
Se denomina "fast tracking" al hecho de empezar una fase antes de que se haya terminado la anterior y por tanto, de que se haya aprobado
• Esta práctica acorta los plazos pero entraña un considerable riesgo
Fast tracking = Ejecución rápida
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGENERALMENTE EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DEFINE:
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Qué trabajo técnico debe hacerse en cada fase y en que fase debe hacerse cada trabajo
• En que fase se realiza la documentación de usuario
Quién estará involucrado en cada fase
• Si los usuarios participarán o no de la especificación funcional detallada (operatoria)
Cuándo se deben generar los productos entregables
• Y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable
Cómo controlar y aprobar cada fase
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICARACTERISTICAS COMUNES DE LA MAYORIA DE CICLOS DE VIDA
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• Al comenzar el proyecto, el riesgo y la incertidumbre son altos
• A medida que el proyecto avanza, aumenta la probabilidad de completarlo con éxito
• El nivel de costo y de personal son bajos al comienzo, crecen al avanzar el proyecto y caen rápidamente al final
• El poder de los interesados para influir en las características finales del producto y en el coste del proyecto
• Es muy alto al comienzo
• Decrece a medida que el proyecto avanza
• La razón es que el coste de los cambios y la corrección de errores aumenta a medida que avanza el proyecto
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TINO DEBE CONFUNDIRSE
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• El ciclo de vida de la gestión del proyecto
• El ciclo de vida del proyecto
• El ciclo de vida del producto
• El proyecto de lanzamiento de un producto al mercado suele ser una fase del
ciclo de vida del producto
Reflexión final
• El descomponer un proyecto en fases permite al Director de Proyecto
• Centrar la atención en la fase actual,
• Dirigiendo cada una de las fases como si fuera un proyecto completo
PMI trata cada fase como un subproyecto, desde su inicio hasta su cierre
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIINTERESADOS EN EL PROYECTO
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
En la Dirección de Proyectos se utiliza frecuentemente el término "Interesados en el Proyecto" o "Stakeholders"
• Son y están interesados en el proyecto
• los individuos y organizaciones que están activamente involucrados en él
• o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución o conclusión del proyecto
El Director del Proyecto debe
• identificar a los Interesados en el proyecto,
• determinar sus requerimientos
• gestionar e influir sobre estos requerimientos para asegurar el éxito del proyecto
A veces, la identificación de todos los interesados es especialmente difícil
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIFORMAN PARTE DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO :
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• El Director del Proyecto y la Oficina de Proyectos
• Los usuarios
• La organización que ejecuta el proyecto
• El equipo de proyecto
• El patrocinador (Sponsor)
• Clientes actuales y potenciales
• Proveedores
• Administración y otros influyentes
• Etc.
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIINTERESADOS EN EL PROYECTO
Sistemas de InformaciónSistemas de Información
Patrocinador del
proyecto
Director del
proyecto
Equipo de Dirección del proyecto
Equipo del proyecto
Interesados en el proyecto
Proyecto
Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTION DE EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO
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La gestión de expectativas de los interesados puede ser difícil
• Con frecuencia tienen objetivos distintos que pueden entrar en conflicto
• El poder de los interesados en el proyecto para influir en las características y coste del producto final
• Son altas al principio
• Y disminuyen paulatinamente a medida que el proyecto avanza
Los conflictos entre los interesados en el proyecto debe resolverse siempre a favor del cliente
• Este hecho pone de manifiesto la importancia de identificar rápidamente a todos los interesados en el proyecto, sus necesidades y expectativas
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MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS