dirección normativa de contrataciones y adquisiciones del ...establecido en el artículo 46 bis del...

Plantilla 2.1

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Guatemala, mayo 2018

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 2

Índice

Índice ___________________________________________________________________________ 2

Introducción _____________________________________________________________________ 4

Propósito del manual ______________________________________________________________ 4

1. PROCESO DE GESTIÓN DE CONTRATO ABIERTO _____________________________________________5

1.1 PREPARACIÓN, ADJUDICACIÓN Y CONTRATACIÓN ____________________________________________ 5

1.2 GENERACIÓN DE FORMULARIO DE OFERTA _________________________________________________ 11

1.3. GENERACIÓN DE REPORTE DE CONSOLIDADO DE PRECIOS_____________________________________ 12

1.4. CATALOGACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS EN EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE BASES DE CONTRATO

ABIERTO ____________________________________________________________________________________ 12

1.5. MODIFICACIÓN DE BASES O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN UN EVENTO DE CONTRATO ABIERTO ___ 14

1.6. CONTRATACIÓN DEL SUBSIGUIENTE CALIFICADO ____________________________________________ 15

2. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ABIERTO ______________________________________________ 42

2.1. PRÓRROGAS CONTRACTUALES ______________________________________________________________ 42

2.2. GENERACIÓN DE ANEXOS _______________________________________________________________ 44

2.3. GENERACIÓN DE LISTADO DE PRODUCTOS ADJUDICADOS O PRORROGADOS _____________________ 44

2.4. FLUCTUACIÓN DE PRECIOS ______________________________________________________________ 45

2.5. AUTORIZACIÓN DE PERÍODO DE REABASTECIMIENTO ________________________________________ 46

2.6. INFORME DE PERÍODO DE REABASTECIMIENTOS DE PRODUCTOS _______________________________ 47

2.7. EJECUCIÓN DE SEGURO DE CAUCIÓN DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA ___________________________ 47

2.8. EJECUCIÓN DE SEGURO DE CAUCIÓN DE CUMPLIMIENTO _____________________________________ 48

2.9. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE CALIDAD EN EVENTO DE CONTRATO ABIERTO ______________ 49

2.10. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA EN EVENTO DE CONTRATO _____________________ 50

ABIERTO ____________________________________________________________________________________ 50

2.11. CÁLCULO DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA _________________________________ 51

2.12. VERIFICACIÓN DE CANTIDADES ESTIMADAS ________________________________________________ 52

2.13. AUTORIZACIÓN DE FINIQUITO ___________________________________________________________ 52

2.14. ACTUALIZACIÓN DE INSUMOS EN EL MANUAL DE CÓDIGOS DE ADQUISICIONES DE CONTRATO ABIERTO

53

3. CAPACITACIÓN _____________________________________________________________________ 84

CAPACITACIÓN ______________________________________________________________________________ 84

4. PROCESO DE NORMATIVIDAD _________________________________________________________ 87

GESTIÓN DE NORMATIVIDAD ___________________________________________________________________ 87

5. ASESORÍA _________________________________________________________________________ 90

5.1 ASESORÍA LEGAL ______________________________________________________________________ 90

5.2 ASESORÍA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA GUATECOMPRAS _________________________ 91

6. ADMINISTRACIÓN DE GUATECOMPRAS _________________________________________________ 95

6.1 GENERACIÓN DE USUARIOS _____________________________________________________________ 95

6.2 EMISIÓN DE CONSTANCIAS A PROVEEDORES _______________________________________________ 95

7. CONCEPTUALIZACIÓN DE SISTEMAS ____________________________________________________ 99

8. ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA- ______________________________________ 101

9. SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA- ______________________________________ 104


10. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES _____________________ 107

11. SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC- ______________________ 110

12. ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ________________________________ 112

13. RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES INDIVIDUALES

PRESTADO __________________________________________________________________________ 114

13.1. Reconocimiento de Gastos Anticipo ________________________________________________________ 114

13.2. Reconocimiento de gastos liquidación ______________________________________________________ 115


Introducción El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir

y estandarizar los criterios y procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado

por las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.

Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal

sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el

logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales

que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.

Propósito del manual Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna

institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección Normativa de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado. Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la

institución y otras partes interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y

normatividad aplicable a los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su

competencia y funciones.


1. PROCESO DE GESTIÓN DE CONTRATO ABIERTO

NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Gestión de Contrato Abierto 02 1 de 37

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO DE GESTIÓN DE CONTRATO ABIERTO

PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar los lineamientos necesarios para preparar, adjudicar y contratar bienes, suministros y servicios de uso constante, solicitados por las instituciones contempladas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en la modalidad de compra por Contrato Abierto, realizando los procedimientos y actividades necesarias para la elaboración de los eventos, en cumplimiento a la normativa legal vigente. Inicia: Con la solicitud de dos o más instituciones de las contempladas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, a excepción de los Ministerios de Salud Pública y Asistencia Social, Educación, Gobernación y el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, que lo podrán hacer de manera individual. Finaliza: Contratación de proveedores de Contrato Abierto.

NORMATIVA APLICABLE: a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas

b) Decreto No. 119-96 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de lo Contencioso Administrativo

c) Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Judicial

d) Decreto No. 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo

e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas

f) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas

g) Resolución No. 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras.

DISPOSICIONES INTERNAS:

No existen disposiciones internas para este procedimiento.

1.1 PREPARACIÓN, ADJUDICACIÓN Y CONTRATACIÓN

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1.

La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -DNCAE-, recibe solicitud de la entidad requirente para la elaboración de un evento en la modalidad de Contrato Abierto. Nota: En el caso sea una entidad requirente deberá cumplir con lo establecido en el artículo 46 Bis del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Director

2. Emite nombramiento para designar al Asistente del Evento, de conformidad con el Artículo 46 bis literal e) de la Ley de Contrataciones del Estado -LCE-.

Director

3.

Solicita a la Entidad Requirente lo siguiente: a. Nombramiento de servidor(es) público(s) que representarán a la entidad y conformarán la Comisión para la Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas, b. Informe que le permita establecer que existe en el mercado más de un proveedor de los insumos adquirir. c. Listado preliminar de insumos a adquirir en el evento.

Asistente del Evento

4. Convoca a reuniones de trabajo a los miembros de la Comisión para la elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas.




5. Elabora el Proyecto de Bases y Especificaciones Técnicas. Comisión para la Elaboración de

Bases y Especificaciones Técnicas

6. Verifica en el Manual de Códigos de Adquisiciones de Contrato Abierto vigente, el número de renglón y área, de los insumos a requerir en el concurso.

Comisión para Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas

7. Traslada a Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios, el archivo con las especificaciones técnicas de los productos a solicitar.


8.

Asigna número de correlativo y verifica en el Catálogo de Insumos los códigos asignados a los productos por la Comisión Técnica, sí alguno de ellos no existe, solicita su creación por medio de ticket a la Dirección Técnica de Presupuesto, quien es la entidad responsable de acuerdo a los lineamientos de Catalogación de definir el código de insumos, que después de su creación se traslada a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Supervisor de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios

9. Traslada al Asistente del Evento, el listado de insumos codificados. Supervisor del Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios

10. Recibe listado de insumos codificados y traslada a la Comisión para la Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas.


11. Solicita número que identificará el Evento de Contrato Abierto a la Subdirección de Normas Técnicas y Control.

Comisión para la Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas

12. Asigna número de evento y notifica por medio de oficio a la Comisión Técnica.

Subdirección de Normas Técnicas y Control

13.

Revisa el cumplimiento de la normativa vigente, redacción y ortografía a los documentos que contienen las Bases y Especificaciones Técnicas. Separa por carpetas las áreas de los insumos, para la respectiva publicación del proyecto de bases en Guatecompras.


14. Traslada el Proyecto de Bases a la Subdirección de Normas Técnicas y Control, para su revisión.

Comisión de Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas

15. Revisa proyecto de bases y traslada por escrito el documento que contiene las observaciones en caso aplique, para que la Comisión considere su incorporación.


16.

Solicita nombramiento del personal técnico (uno por cada entidad en caso aplique), que integrará la Comisión que emitirá opinión sobre el contenido de los documentos (Bases y Especificaciones Técnicas), la que en adelante se denominará "Comisión Técnica".


17. Convoca a reunión de trabajo a las personas nombradas para integrar la Comisión Técnica para la emisión de Opinión, así como a la Comisión para la Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas.


18. Emite opinión sobre el contenido de los documentos. Comisión Técnica

19. Publica en el Sistema Guatecompras, el proyecto de bases e imprime constancia de la publicación para ser incluida en el expediente.


20.

Verifica diaria y constantemente en el número de operación Guatecompras -NOG- del evento, si han presentado preguntas, observaciones o inconformidades. En caso de existir pronunciamientos, inmediatamente traslada por escrito a la Comisión Técnica lo concerniente.




21. Elabora respuestas a las preguntas u observaciones si las hubiera; y realizan cambios a las bases del evento en caso proceda, para lo cual debe atender el contenido del numeral 18 de éste documento.

Comisión Técnica

22.

Integra el expediente del evento, revisa el orden cronológico de las fechas de los documentos (fechas recientes al final del expediente), la pertinencia de los documentos originales dentro del expediente y proyecto de contrato. Al finalizar la revisión procede a foliar cada hoja del expediente y elabora informe circunstanciado.


23. Elabora providencia para trasladar el expediente a Dirección de Asesoría Jurídica de éste Ministerio para que emita la opinión jurídica correspondiente.


24. Emite opinión jurídica sobre el contenido de los documentos. Dirección de Asesoría Jurídica del

MINFIN.

25. Realiza modificaciones (si aplica), derivado de la Opinión Jurídica. Comisión Técnica

26. Elaboran cronograma del evento. Asistente del Evento, Subdirector de

Normas Técnicas y Control y Subdirector de Contrato Abierto.

27.

Solicita al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, generar Programa de Formulario de Oferta de los insumos a adquirir en el evento, indicando las características propias que dicho formulario debe cumplir.


28. Genera formulario de oferta de los insumos a adquirir en el evento y traslada Programa de Formulario de Oferta al Asistente del Evento. (Ver procedimiento 1.2 Generación del Formulario de Oferta).

Jefe Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.

29. Solicita a entidades requirentes las anuencias por escrito respecto al contenido de las bases y especificaciones técnicas. Convoca a las autoridades de cada entidad para firmar y sellar los documentos.

Asistente del Evento / Comisión Técnica

30. Envían por escrito a DNCAE, anuencia sobre el contenido de las Bases y Especificaciones Técnicas.

Entidades Requirentes

31. Realiza informe técnico del evento, mismo que se anexa al expediente. Asistente del Evento

32. Traslada oficio a la Dirección -DNCAE- para la aprobación de la publicación de la convocatoria a recepción de ofertas. Literal c), numeral 4 del Artículo 46 Bis.


33. Emite resolución de aprobación de bases. Director

34. Solicita precios de referencia al Instituto Nacional de Estadística, adjunta cronograma del evento que contiene la fecha de recepción de plicas.


35. Registra la convocatoria del evento en el Sistema Guatecompras, adjuntando los documentos de soporte.


36. Publica los documentos del concurso en el Sistema Guatecompras e imprime la convocatoria, misma que se anexa al expediente.

Asistente del Evento / Subdirector de Normas Técnicas y Control

37. Elabora oficio a la Contraloría General de Cuentas informando la publicación, adjunta impresión de la convocatoria.




38. Solicita a la Dirección de Comunicación Social MINFIN, la publicación del evento en el Diario de Centroamérica.


39. Publica la convocatoria en el Diario de Centroamérica. Dirección de Comunicación Social,

MINFIN.

40. Recorta la publicación de la convocatoria en el Diario de Centroamérica, misma que se anexa al expediente.


41.

Verifica el NOG durante el plazo de 40 días, mismo que corresponde al período de preguntas u observaciones. En caso de existir pronunciamientos, inmediatamente traslada por escrito a la Comisión Técnica lo concerniente. Si procede se realizarán modificaciones a los documentos, (ver numeral 17 de éste documento) y procede a elaborar nuevo cronograma en conjunto con la Subdirección de Contrato Abierto.


42. Elabora informe circunstanciado del evento y traslada por medio de providencia el expediente a la Subdirección de Contrato Abierto, para la prosecución del evento.


43. Recibe el expediente del Evento de Contrato Abierto para iniciar las gestiones correspondientes según el orden cronológico indicado en el cronograma de actividades.

Subdirector de Contrato Abierto

44. Nombra a Asistente de Contrato Abierto para diligenciar el nuevo concurso.

Director

45.

Solicita el nombramiento de los miembros que integrarán la Junta de Calificación a entidades requirentes. Solicita al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones la publicación de la invitación a observadores de entidades del sector público y privado de acuerdo a lo estipulado en las bases del concurso.

Asistente de Contrato Abierto

46. Recibe nombramientos de los integrantes de la Junta de Calificación por parte de las entidades requirentes y de los observadores del Sector Público y Privado (si hubieren).


47.

Verifica constantemente dentro del plazo estipulado en el Sistema Guatecompras, si han efectuado preguntas relacionadas al evento de contrato abierto. ¿Efectuaron preguntas? Sí: informa por escrito al Asistente del Evento en la Subdirección de Normas Técnicas y Control sobre las preguntas efectuadas en el Sistema Guatecompras, y continúa con el paso No.48. No: ver paso No.52.


48.

Convoca las veces que sean necesarias, a la Comisión Técnica para analizar, responder y determinar si procede realizar modificaciones en las bases de Evento de Contrato Abierto, de acuerdo a las preguntas planteadas y continúa con el paso No. 49. ¿Procede realizar cambios? Si: solicita expediente al Asistente de Contrato Abierto y realiza la modificación a las bases del Evento de Contrato Abierto y continúa con el paso No. 50. No: ver paso 52.


49. Publica respuestas efectuadas por la Comisión Técnica en el Sistema Guatecompras, archivándolas en el expediente del Concurso.


50. Publica la modificación de las bases del Evento de Contrato Abierto, en el Sistema Guatecompras.

Subdirector de Normas Técnicas y Control



51. Traslada expediente a Subdirector de Contrato Abierto. Asistente del evento

52. Convoca a la Junta de Calificación y coordina la capacitación sobre sus responsabilidades como miembros de la junta previo a la apertura de plicas.


53. Imparte capacitación a la Junta de Calificación sobre Evento de Contrato Abierto en la Modalidad de compra por Contrato Abierto.

Asistente de Contrato Abierto Jefe de Departamento de

Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto

54. Coordina la logística para la recepción de las ofertas del evento de Contrato Abierto.


55. Recibe plicas de ofertas de acuerdo al cronograma de actividades del concurso y extiende recibo para constancia del oferente.

Junta de Calificación

56. Entrega Precios de Referencia a la Junta de Calificación en sobre cerrado. Subdirector de Contrato Abierto

57. Publica precios de referencia en el Sistema Guatecompras. Asistente de Contrato Abierto

58. Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando: Oferente, monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta así como datos que la Junta de Calificación considere necesarios.


59. Rubrica ofertas, verifica folios, elabora acta de recepción. Junta de Calificación

60. Publica acta de recepción y apertura, adjuntando copias de los formularios de ofertas en el Sistema Guatecompras.


61. Revisa y verifica que el Programa de Formulario de Oferta se encuentre incluido en medio electrónico y lo envía al Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.

Junta de Calificación Asistente de Contrato Abierto

62. Recibe, genera y consolida la totalidad de precios ofertados por renglón y traslada el consolidado de precios a la Junta de Calificación. (Ver procedimiento 1.3 Generación de Reporte de Consolidado de Precios)

Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones

63.

Revisa ofertas y verifican la siguiente información:

Aspectos legales de acuerdo a las Bases

Especificaciones técnicas

Formularios de ofertas recibidos


64.

Determina cumplimiento de requisitos de acuerdo a las Bases del Concurso. ¿Las ofertas recibidas cumplen los requisitos? Sí: ver paso No.64. No: solicita aclaraciones, muestras, documentos no fundamentales no incluidos en las ofertas y si lo considera conveniente solicita asesores especializados de las entidades requirentes y realiza visitas a las instalaciones de los oferentes para calificar y adjudicar.


65. Califica y adjudica los productos. Junta de Calificación

66. Elabora acta de adjudicación y Resolución de Adjudicación. Junta de Calificación

67. Firma Acta y Resolución de Adjudicación. Junta de Calificación

68. Publica el Acta y Resolución de Adjudicación en el Sistema Guatecompras. Asistente de Contrato Abierto

69.

Consulta en el Sistema Guatecompras, si existen inconformidades derivadas de la adjudicación. ¿Existen inconformidades? Sí: Ver paso No.70. No: Ver paso No.73.


70. Convoca a la Junta de Calificación para que responda las inconformidades.


71.

Delibera si son procedentes las inconformidades presentadas para aceptar o rechazar las mismas en Guatecompras y determinar si es necesario modificar la adjudicación. ¿Es necesario modificar la adjudicación? Sí: elabora Acta y Resolución de Modificación de la adjudicación y publica en el Sistema Guatecompras, continúa con el paso No.72.




No: continúa con el paso No.72.

72. Publica respuestas a inconformidades e imprime constancia. Asistente de Contrato Abierto

73.

Revisa la documentación incluida en el expediente, numera los folios y elabora informe circunstanciado del evento, así mismo gestiona que la Junta de Calificación firme la providencia para su traslado al Despacho del Ministerio de Finanzas Públicas para aprobación de la adjudicación.


74. Aprueba o imprueba lo actuado por la Junta y devuelve el expediente a ésta por medio de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas

75.

Recibe y verifica si la Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas aprobó o improbó lo actuado por la Junta de Calificación. ¿Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas aprobó lo actuado por la Junta de Calificación? Sí: espera el plazo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado para la interposición de Recursos de Reposición y continúa con el paso No.76. No: revisa nuevamente la adjudicación rectificando o ratificando su decisión y emite Acta y Resolución de Revisión, la cual es publicada en el Sistema Guatecompras. Nuevamente traslada el expediente al Despacho del Ministerio de Finanzas Públicas, para que se apruebe, impruebe o prescinda de la negociación. Devuelve expediente a la DNCAE y espera el plazo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado para la interposición de Recursos de Reposición y continúa con el paso 76.


76.

Solicita a Secretaría General información de la existencia de Recursos de Reposición por parte de los oferentes. ¿Existen Recursos de Reposición? Si: Publica información recibida de Secretaría General en el Sistema Guatecompras, deja en espera los renglones afectados hasta que sean resueltos los Recursos de Reposición y continúa con el paso No.77. No: Para los renglones adjudicados que no fueron afectados por los Recursos de Reposición, solicita se emitan los anexos de los contratos, al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones y continúa con el paso No. 78.

Asistente de Contrato Abierto Jefe del Departamento de

Coordinación de Licitación y

Adjudicación de Contrato Abierto

77.

Convoca a la Junta de Calificación para que evacúe audiencia. Posteriormente la Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas resuelve los Recursos de Reposición interpuestos por medio de Resolución Ministerial, de conformidad con las evacuaciones de audiencia recibidas.

Asistente de Contrato Abierto Jefe del Departamento de


78. Emite y entrega anexos de los contratos y traslada al Jefe del Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto.

Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico

de Contrataciones y Adquisiciones

79. Elabora contratos y verifica que en los anexos estén incluidos los renglones adjudicados y aprobados.

Asistente de Contrato Abierto Jefe del Departamento de Coordinación Licitación y


80. Solicita a los proveedores adjudicados firma de contrato, anexos, presentación de seguro de caución de cumplimiento y Declaración Jurada de Calidad, si aplica.


81. Coordina la firma de contratos por parte de las entidades requirentes y del funcionario público que delegue el Ministro de Finanzas Públicas.


82. Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para la aprobación de los contratos.


83. Revisa y aprueba proyecto de Acuerdo Ministerial para la aprobación de los contratos.

Jefe del Departamento de Coordinación Licitación y




Subdirector de Contrato Abierto Director

84. Traslada al Despacho Superior el Acuerdo Ministerial. Subdirector de Contrato Abierto

Director

85. Firma Acuerdo Ministerial y traslada al Director de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Ministro de Finanzas Públicas

86. Publica en el Sistema Guatecompras, carátulas, listados de empresas y productos, bienes o servicios adjudicados.


87. Solicita que incluyan productos adjudicados al catálogo de productos de Contrato Abierto al Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.


88. Envía listados de empresas y productos, bienes o servicios adjudicados a los Jefes de los departamentos de abastecimiento, compras y/o adquisiciones de las entidades requirentes.


89. Envía por medio del Portal en línea de la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos suscritos.


90. Publica en el Sistema Guatecompras, copia de los contratos, acuerdo ministerial de aprobación de contratos, envío a la Contraloría General de Cuentas e imprime constancia de publicación en Guatecompras.


91. Finaliza el concurso en el Sistema Guatecompras, para publicar los montos contratados por proveedor.


92.

¿Existen Resoluciones de Recursos de Reposición pendientes de notificar? Si: Notifica las Resoluciones de los Recursos de Reposición a la Junta de Calificación y a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y continúa con el paso No. 93. No: Continúa con el paso No. 94.

Secretaría General

93.

Publica las Resoluciones Ministeriales de los Recursos de Reposición en el Sistema Guatecompras, y procede según lo resuelto: Con lugar: Verifica si el oferente adjudicado, con el reglón recurrido tiene contrato. ¿Tiene contrato con renglones adjudicados no recurridos? Si: solicita al Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones la emisión de los anexos y requiere que los proveedores firmen dichos anexos y continúa con los pasos del No. 78 al 94. No: solicita al Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones la emisión de los anexos y realiza las actividades de los puntos del No.78 al No. 94. Si el renglón no está adjudicado ni aprobado, se convoca a la Junta de Calificación para que realice los pasos del No. 65 al No. 94. Sin lugar: Si el renglón recurrido estaba adjudicado y aprobado a otro oferente, se contrata, en caso contrario el renglón continúa en el estado original de adjudicación.


94. Custodia el expediente hasta la finalización de la vigencia del contrato y posteriormente se archiva.


1.2 GENERACIÓN DE FORMULARIO DE OFERTA


1. Recibe solicitud de dictamen de aprobación que contiene las especificaciones técnicas que se utilizarán en el evento de Contrato Abierto, por parte del Asistente del Departamento de Normas Técnicas,




Control y Asesoría.

2.

Verifica la existencia de un evento que tenga similares características. ¿Existe evento con características similares? Sí: selecciona como referencia y adapta la plantilla a las nuevas especificaciones. No: crea una nueva plantilla con las necesidades del evento.

Jefe del Departamento de

Administración y Control Estadístico


3. Realiza pruebas para verificar que los cálculos que se generen en los reportes estén correctos.




4. Elabora reporte e imprime.




5. Entrega la base de datos al Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría.


1.3. GENERACIÓN DE REPORTE DE CONSOLIDADO DE PRECIOS


1.

Recibe ofertas presentadas por cada proveedor en medio magnético, y los precios de referencia a utilizar para el consolidado, mismos que fueron trasladados por la Junta de Calificación por medio del Asistente de Contrato Abierto encargado del evento.


2. Descarga el contenido de la información recibida en medio magnético en una base de datos (Access).

Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones

3. Verifica el precio menor ofertado por renglón para generar el reporte con el rango del 3% de precios.


4. Verifica y genera estatus de precios ofertados menores al precio de referencia, por renglón.


5. Imprime el reporte consolidado de precios por renglón. Asistente del Departamento de

Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones

6. Elabora respuesta y entrega a Jefatura para su aprobación. Asistente del Departamento de


7. Verifica la respuesta elaborada, aprueba y traslada a la Junta de Calificación por medio del Asistente de Contrato Abierto, la impresión del reporte consolidado de precios.


1.4. CATALOGACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS EN EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE BASES DE

CONTRATO ABIERTO




1.

Recibe oficio que envía el Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, solicitando participación del Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios para el nuevo evento que se iniciará.


2. Nombra Asistente que será el encargado de acudir a las reuniones necesarias relacionadas con las especificaciones técnicas.

Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y

Servicios

3. Traslada vía correo electrónico el archivo con las especificaciones técnicas de los productos a solicitar.

Asistente del Departamento de Normas, Técnicas Control y Asesoría

4. Analiza las especificaciones técnicas de lo solicitado verificando en el Manual de Códigos de Adquisiciones para establecer los nuevos insumos.

Supervisor y Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación

de Bienes y Servicios

5. Verifica en el catálogo de insumos si ya existen o si hay productos similares y traslada al Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría.


de Bienes y Servicios

6. Convoca a Comisión nombrada para la elaboración de bases y especificaciones técnicas para consensuar las observaciones de los puntos anteriores y mejorar las descripciones de los productos a ofertar.

Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría

7. Corrige las descripciones, completándolas o suprimiendo renglones y traslada al Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, para continuar con la codificación que falte.

Comisión de elaboración de bases y especificaciones técnicas

8.

¿Es necesario modificar o crear insumos? Si: Crea ticket de solicitud conforme al formato proporcionado por la Dirección Técnica del Presupuesto. No: Traslada el archivo a Supervisor y Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios para que solicite mediante oficio a la Dirección Técnica del Presupuesto que emitan opinión por escrito.


9. Analiza, revisa, ratifica o rectifica el código presupuestario y el código de insumo que no haya sido aplicado correctamente.

Dirección Técnica del Presupuesto

10. Solicita vía correo electrónico a la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios, que mejore características o aclare dudas si es necesario.


11. Traslada información al Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, para hacer las correcciones necesarias en los casos que corresponda.


de Bienes y Servicios.

12.

Convoca a Comisión para elaborar bases y especificaciones técnicas para hacer las correcciones necesarias en los casos que corresponda y se traslada nuevamente vía correo electrónico a la Dirección Técnica del Presupuesto.


13. Ratifica o rectifica los códigos presupuestarios y traslada a Supervisor y Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios, la versión corregida.


14. Traslada a Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, las especificaciones técnicas con los códigos correspondientes.

Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y

Servicios

15.

Emite listado final de especificaciones técnicas, incluyendo los códigos de insumo correspondientes, ordenado y clasificado de menor a mayor por código presupuestario, área y correlativo y traslada al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones para generar el archivo en Access que se publicará en el Sistema Guatecompras.



1.5. MODIFICACIÓN DE BASES O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN UN EVENTO DE CONTRATO

ABIERTO


1.

Verifica en el número de operación Guatecompras -NOG- del evento, si han realizado preguntas, observaciones o inconformidades. En caso de existir pronunciamientos, inmediatamente traslada por escrito a la Comisión Técnica lo concerniente.


2. Convoca a la Comisión Técnica para analizar, responder y determinar si es procedente realizar modificaciones en las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas del evento de Contrato Abierto.


3. Publica respuestas efectuadas por la Comisión Técnica en el Sistema Guatecompras e imprime constancia para adjuntar al expediente.


4.

Verifica ¿Procede realizar cambios a las Bases o Listado de Especificaciones Técnicas? Si: Elabora opinión técnica sobre las modificaciones a las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas, una por cada una y continua con el Paso No. 5. No: Continúa con el Paso No. 15.

Comisión Técnica

5. Solicita a entidades requirentes las anuencias por escrito respecto al contenido de las modificaciones a las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas.

Asistente del Evento/Comisión Técnica

6.

Verifica ¿Entidades requirentes envían anuencias sobre las modificaciones de las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas? Si: Continúa con el paso No. 7. No: Se imprueba modificación.


7. Realiza opinión técnica de la modificación de las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas y traslada a Director para Visto Bueno.


8. Aprueba modificaciones a las Bases o Listado de Especificaciones Técnicas. Director

9.

Verifica si es necesario trasladar expediente a Dirección de Asesoría Jurídica de este Ministerio. ¿La modificación se realizó a las Bases del evento? Elabora providencia para trasladar el expediente a Dirección de Asesoría Jurídica de este Ministerio para que emita opinión jurídica sobre las modificaciones realizadas. ¿La modificación se realizó al Listado de Especificaciones Técnicas? Continúa con el Paso No. 12.


10. Emite opinión jurídica sobre la modificación a las Bases del evento. Dirección de Asesoría Jurídica del

MINFIN

11. Realiza modificaciones (si aplica), derivado de la opinión jurídica y repite Pasos del No. 5 en adelante.

Comisión Técnica

12. Elaboran cronograma del evento, derivado de las modificaciones realizadas.

Asistente del Evento, Subdirector de Normas Técnicas y Control y


13. Emite Resolución de Aprobación de modificación a Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas.

Director

14. Publica la modificación de las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas del Evento de Contrato Abierto, en el Sistema Guatecompras e imprime constancia para adjuntar al expediente.


15. Traslada por medio de providencia, el expediente a Subdirector de Contrato Abierto para la prosecución del expediente.



1.6. CONTRATACIÓN DEL SUBSIGUIENTE CALIFICADO


1.

Informa a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado la no suscripción del contrato abierto, o bien si un contrato suscrito se rescindiere total o parcialmente y verifica la existencia de subsiguiente calificado.

Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de

Contrato Abierto

2.

¿Es procedente la contratación del subsiguiente calificado? Sí: consulta por escrito al proveedor subsiguiente calificado si desea proveer al Estado. No: archiva el expediente.


3. Responde por escrito sobre solicitud de ser proveedor del Estado. Proveedor Subsiguiente Calificado

4.

Recibe respuesta del proveedor subsiguiente calificado. ¿La respuesta es afirmativa? Si: verifica si el proveedor subsiguiente calificado tiene contrato firmado en el Concurso Nacional de Precios correspondiente. No: archiva el expediente. ¿Tiene Contrato firmado? Si: continúa con el paso No.5 al No. 8 y continúa con el paso No. 19 No: continúa con el paso No.10.


5. Solicita anexo de contrato correspondiente, al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.


6. Genera anexos del contrato y traslada al Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto

Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones

7. Firma anexos, para adjuntar al contrato ya existente. Proveedor Subsiguiente Calificado

8. Entrega a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones, endoso de Seguro de Caución de Cumplimiento por el nuevo valor del contrato.

Proveedor Subsiguiente Calificado

9.

Elabora contrato y gestiona la firma del nuevo contrato con las entidades involucradas (Proveedor, Entidades Requirentes y DNCAE) y el Seguro de Caución de cumplimiento del subsiguiente calificado, debiendo cumplir con los pasos del 5 al 8.


10. Solicita anexo de contrato correspondiente al Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones


11. Genera anexos del contrato y traslada a Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.


12. Firma anexos para adjuntar al nuevo contrato del proveedor subsiguiente calificado.


13. Entrega endoso de Fianza de Cumplimiento por el nuevo valor del contrato.


14. Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para aprobación de contrato y traslada a Director.


Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto

15. Aprueba y traslada al Ministro de Finanzas Públicas el Acuerdo Ministerial. Director

16. Firma Acuerdo Ministerial y traslada a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para continuar con el trámite.


17. Solicita listado de productos al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.


18. Genera y entrega el listado de productos adjudicados al Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto


19. Publica en el Sistema Guatecompras el listado de productos contratados con sus respectivas carátulas y listados de empresas y luego lo envía a las




entidades requirentes.



21. Publica en el Sistema Guatecompras, copia de los contratos, acuerdo ministerial de aprobación de contratos, envío a la Contraloría General de Cuentas e imprime constancia de publicación en Guatecompras.


22. Archiva el expediente. Asistente de Contrato Abierto


Preparación, adjudicación y contratación (1 de 13)

Director Asistente del EventoComisión para la elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas

Supervisor de Registro de Precios y Catalogación de

Bienes y Servicios


INICIO

Recibe solicitud para realizar un

evento de Contrato Abierto

Emite nombramiento para

designar al Asistente del Evento

Convoca a reuniones de trabajo a los

miembros de la Comisión para la elaboración de

Bases y Especificaciones

Técnicas

Inicia con la elaboración del

Proyecto de Bases y Especificaciones

Técnicas

Verifica en el Manual de Códigos de Adquisiciones de Contrato Abierto, el número de renglón

y área de los insumos a requerir

Traslada archivo con las especificaciones

técnicas de los productos a solicitar

Verifica en el Catálogo de

Insumos, los códigos asignados a los

productos por la Comisión Técnica

Solicita número que identificará el

Concurso

Asigna número que identificará el

Concurso

Revisa en los documentos el

cumplimiento de la normativa vigente y

ortografía

Traslada proyecto de bases a

Subdirección de Normas Técnicas y

Control

Revisa proyecto de bases y traslada por

escrito sus observaciones a la

Comisión

1

Traslada listado de insumos codificados

Solicita a la entidad requirente

nombramiento de servidor público, informe de que

existe mas de un proveedor en el

mercado y listado preliminar de

insumos a adquirir

Recibe listado de insumos codificados

y traslada a la Comisón para la elaboración de

Bases y Especificaciones

Técnicas



Dirección de Asesoría JurídicaSubdirector de Normas Técnicas

y ControlAsistente del Evento Comisión Técnica

1

Solicita nombramiento del personal técnico que integrará la Comisión que

emitirá opinión sobre el contenido de los documentos

Convoca a reunión de trabajo a la

Comisión Técnica para que emita

opinión así como a la Comisión para la

elaboración de documentos y

especificaciones técnicas

Emite opinión sobre el contenido de los

documentos

Publica en Guatecompras

proyecto de bases e imprime constancia

de publicación

Verifica diariamente en Guatecompras si

han realizado preguntas u

observaciones

Responde a las preguntas u

observaciones si las hubiera

Integra expediente del evento, en

orden cronológico, verificando

documentos originales y agrega números de folio

cada hoja del mismo

Elabora providencia para traslado del

expediente a Asesoría Jurídica de

éste Ministerio

Emite opinión jurídica sobre el contenido de los

documentos

2



Comisión Técnica

Asistente del evento, Subdirector de Normas Técnicas

y Control y Subdirector de Contrato Abierto.

Departamento de Administración y Control

Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones

Asistente del Evento/Comisión Técnica

Entidades Requirentes Asistente del Evento

2

3

Realiza modificaciones (si

aplica), derivado de la opinión jurídica

Elaboran cronograma del

evento

Solicita generar Programa de

Formulario de Oferta de los

insumos a adquirir en el evento

Traslada oficio a DNCAE para la

aprobación de la publicación de la

convocatoria

Genera formulario de oferta de los

insumos a adquirir en el evento y

traslada Programa de Formulario de

Oferta

Solicita a entidades requirentes las anuencias por

escrito respecto al contenido de las

bases y especificaciones

técnicas. Convoca a las autoridades de

cada entidad a firmar y sellar documentos

Envían por escrito a la DNCAE, anuencia sobre el contenido

de las bases y especificaciones

técnicas

Realiza informe técnico del evento,

mismo que se anexa al expediente



Asistente del EventoDirectorAsistente del Evento /


Dirección de Comunicación Social Ministerio de Finanzas Públicas

3

Emite resolución de aprobación de bases

Registra la convocatoria del

evento en Guatecompras, adjuntando los documentos de

soporte

Publica los documentos del

evento en Guatecompras e

imprime la convocatoria

Solicita precios de referencia al

Instituto Nacional de Estadística,

adjunta cronograma del evento que

contiene la fecha de recepción de plicas

Solicita la publicación del

evento en el Diario de Centroamerica

Publica la convocatoria en el

Diario de Centroamerica

Verifica el NOG si han realizado preguntas u

observaciones en el evento

Recorta la publicación de la

convocatoria en el Diario de

Centroamérica y anexa al expediente

Elabora informe circunstanciado del evento y traslada

por medio de providencia a la Subdirección de Contrato Abierto

4

Elabora oficio a la Contraloría General

de Cuentas informando de la

publicación, adjunta impresión de la

convocatoria



Subdirector de Contrato Abierto Director Asistente de Contrato Abierto

4

Recibe expediente del nuevo concurso

para iniciar las gestiones según el

cronograma de actividades

Nombra a asistente de contrato abierto para diligenciar el nuevo concurso

Solicita el nombramiento de los miembros que integrarán la Junta

de Calificación a entidades

requirentes

Solicita al Jefe del Departamento de Control Estadístico

de Contrataciones y Adquisiciones la publicación de la

invitación a observadores de

entidades del sector público y privado

Recibe nombramientos de los integrantes de la Junta de Calificación

de las entidades reqirentes y de los observadores del sector público y

privado si hubieren

Verifica dentro del plazo estipulado en Guatecompras, si

han efectuado preguntas

relacionadas al concurso

¿Efectuaron preguntas?

SI Informa al Asistente del Evento

5

No

6



Asistente del EventoAsistente de Contrato AbiertoSubdirector de Normas Técnicas y

Control

5

7

Convoca a la Comisión Técnica para responder,

analizar y determinar si

procede realizar cambios en las

bases

¿Procede realizar cambios

en las bases?SI

Realiza modificación a las bases

NO

Convoca a la Junta de Calificación y

coordina la capacitación sobre

sus responsabilidades


respuestas efectuadas por la Comisión Técnica

Publica la modificación de las bases del concurso en Guatecompras

6



Subdirector de Contrato AbiertoAsistente de Contrato Abierto

Asistente de Contrato Abierto/Jefe de Departamento de

Coordinación y Licitación y Adjudicación de Contrato

Abierto

Junta de CalificaciónJunta de Calificación/Asistente

de Contrato Abierto


7

8

Imparten capacitación a la


Coordina logística para la recepción de

las ofertas del evento

Recibe plicas de acuerdo a

cronograma y extiende constancia

al oferente

Publica precios de referencia en

Guatecompras

Apertura plicas en presencia de los

oferentes

Rubrica ofertas, verifica folios,

elabora acta de apertura

Publica acta de recepción y apertura,

adjuntando formularios de

oferta en Guatecompras

Revisa y verifica que el Programa de Formulario de

Oferta se encuentre incluido en medio

electrónico

Recibe, genera y consolida la

totalidad de los precios ofertados

por renglónRevisan ofertas y verifican aspectos

legales, especificaciones

técnicas y formularios de oferta recibidos




8

¿Las ofertas recibidas cumplen

los requisitos?

Elabora y firma acta de adjudicación y

resolución de adjudicación

Publica acta y resolución de

adjudicación en el Sistema

Guatecompras

Consulta en Guatecompras si

existen inconformidades derivadas de la

adjudicación

9

NO

Solicita aclaraciones,

muestras, documentos no

fundamentales no incluidos en las

ofertas

SI

Califica y adjudica los productos



Asistente de Contrato AbiertoJunta de Calificación/Asistente de

Contrato AbiertoAutoridad Superior del Ministerio de

Finanzas Públicas

9

10

¿Existen inconformidades?

Convoca a la Junta de Calificación para

que responda las inconformidades

NO

Revisa la documentación

incluida en el expediente, numera

folios y elabora informa

circunstanciado

Elabora providencia para su traslado al

Despacho del Ministerio de

Finanzas Públicas

Delibera si son procedentes las inconformidades presentadas para

aceptar o rechazar las mismas en Guatecompras

Elabora acta y resolución de

modificación de la adjudicación

Determina si es necesario modificar

la adjudicación

¿Es necesario modificar la

adjudicación?

SI

Publica respuestas a inconformidades e imprime constancia

SI

NO

SI

Aprueba o imprueba lo

actuado por la Junta de Calificación

Verifica si la Autoridad

Superiordel Ministerio de

Finanzas Públicas aprobó o improbó lo actuado por la




Junta de CalificaciónAsistente de Contrato Abierto

Jefe del Departamento de y Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto

Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas


10

¿Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas

Públicas aprobó lo actuado por la Junta de Calificación?

Espera el plazo establecido en la

Ley de Contrataciones del

Estado para la interposición de

Recursos de Reposición

Ratifica o rectifica su decisión y emite Acta y Resolución de Revisión, nuevamente traslada el expediente al Despacho

del Ministerio de Finanzas Públicas

Solicita a Secretaría General de la existencia de Recursos de

Reposición por parte de los oferentes

¿Existen recursos de reposición?

SI

Publica información recibida de

Secretaría General en Guatecompras, deja en espera los

renglones afectados hasta que sean

resueltos los Recursos de Reposición.

NO

Solicita se emitan los anexos de los contratos de los

renglones adjudicados.

NO

Emite y entrega anexos de los

contratos

11

Convoca a la Junta de Calificación para

que evacue audiencia

Aprueba, imprueba o prescinde de la

negociación.

Resuelve Recursos de Reposición por

medio de Resolución Ministerial

Si




Asistente de Contrato AbiertoJefe del Departamento de Coordinación Licitación y Adjudicación de Contrato

Abierto

Jefe del Departamento de Coordinación, Licitación y

Adjudicación de Contrato Abierto/Subdirector de Contrato Abierto

Subdirector de Contrato Abierto/Director


11

12

Elabora contrato y verifica que en los

anexos estén incluidos los

renglones adjudicados y

aprobados

Solicita a proveedores

adjudicados firma de contrato, anexos,

presentación de garantías de

cumplimiento y declaración jurada

de calidad

Coordina la firma de contratos por parte

de las entidades requirentes y el

funcionario público que el Ministro de Finanzas Públicas

delegue

Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para la aprobación

de los contratos

Revisa y aprueba proyecto de

Acuerdo Ministerial para la aprobación

de los contratos

Traslada al Despacho Superior

el Acuerdo Ministerial

Firma Acuerdo Ministerial

Publica en Guatecompras,

carátulas, listados de empresas y

productos, bienes o servicios

adjudicados



Asistente de Contrato Abierto Secretaría General

12

Envía listados de empresas y

productos, bienes o servicios

adjudicados a los Jefes de los

departamentos de abastecimiento,

compras y/o adquisiciones de las

entidades requirentes

Solicita al Jefe de Departamento de Administración y

Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones que incluyan productos

adjudicados al catálogo de

productos de Contrato Abierto

Envía por medio del Portal en línea de la Contraloría General de Cuentas copia de

los contratos suscritos


copia de los contratos, acuerdo

ministerial de aprobación de

contratos, envío a la Contraloría General

de Cuentas e imprime constancia

de publicación

Finaliza el concurso en el Sistema

Guatecompras, para publicar los montos

contratados por proveedor.

Notifica las resoluciones de

recursos de reposición a la Junta de Calificación y a la

DNCAE

Publica en Guatecompras Resoluciones

Ministeriales de los Recursos de Reposición

¿Existen resoluciones de

recursos de reposición

pendientes de notificar?

Si

14

13




13

¿Cómo fue la Resolución de la Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas

Públicas en relación a los Recursos de Reposición?

CON LUGAR

Verifica si el oferente adjudicado

con el renglón recurrido tiene contrato con

renglones adjudicados no

recurrdios

Si el renglón recurrido estaba

adjudicado y aprobado a otro

oferente, se contrata, en caso

contrario el renglón continúa en el

estado original de adjudicación

SIN LUGAR

¿Tiene contrato?

SI

Solicita la emisión de los anexos y

elabora proceso de firma de contratos hasta finalizar el

concurso en Guatecompras. Si el

renglón no está adjudicado ni

aprobado realiza proceso de

adjudicación hasta finalizar el concurso en Guatecompras

NO

Solicita la emisión de los anexos y

realiza proceso de elaboración y firma de contratos hasta

finalizar el concurso en Guatecompras

FIN

Custodia el expediente hasta la

finalización de la vigencia del contrato y

posteriormente se archiva

14


Generación del formulario de oferta (1 de 2)


Inicio

Recibe solicitud de dictamen de

aprobación que contiene las

especificaciones técnicas que se utilizarán en el

evento de Contrato Abierto

Verifica la existencia de un evento que

tenga similares caracteristicas

¿Existe evento con

carácteristicas similarees?

Realiza pruebas para verificar que los cálculos que se

generen en los reportes estén

correctos

Selecciona como referencia y adapta

la plantilla a las nuevas

especificaciones

Sí

Crea una nueva plantilla con las necesidades del

evento

No

1


Generación del formulario de oferta (2 de 2)


Elabora reporte e imprime

Entrega la base de datos al

Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría

Fin

1


Generación de reporte de consolidado de precios (1 de 1)



Recibe ofertas presentadas por cada proveedor en medio

magnético, y los precios de referencia a utilizar para el

consolidado

Descarga el contenido de la información recibida en medio magnético en una

base de datos (Acces)

Verifica el precio menor ofertado por

renglón para generar el reporte

con el rango del 3% de precios

INICIO

Verifica y genera estatus de precios ofertados menores

al precio de referencia, por

renglón

Imprime el reporte consolidado de

precios por renglón

Elabora respuesta y entrega a Jefatura para su aprobación

Verifica la respuesta elaborada, aprueba y traslada a la Junta de

Calificación por medio del Asistente de Contrato Abierto, la impresión

del reporte consolidado de precios

FIN


Catalogación de nuevos productos en el proceso de elaboración de bases de Contrato Abierto (1 de 3)

Jefe del Departamento de Administración y Control


Supervisor de la Sección de Registro de Precios y

Catalogación de Bienes y Servicios

Asistente del Departamento de Normas, Técnicas Control y

Asesoría

Asistente y Supervisor de la Sección de Registro de Precios y


Inicio

Recibe oficio solicitando

participación del Asistente de la

Sección de Registro de Precios y


para el nuevo evento de contrato

abierto que se iniciará

Nombra Asistente que será el

encargado de acudir a las reuniones

necesarias relacionadas con las

especificaciones técnicas

Traslada vía correo electrónico el

archivo con las especificaciones técnicas de los

productos a solicitar

Analiza las especificaciones

técnicas de lo solicitado

verificando en el Manual de Códigos

de Adquisiciones para establecer los

nuevos insumos

Verifica en el catálogo de insumos si ya existen o si hay productos similares.

Convoca a Comisión para elaborar bases y especificaciones

técnicas para mejorar las

descripciones de los productos a ofertar

1



Comisión para la elaboración de bases y especificaciones técnicas

Asistente y Supervisor de la Sección de Registro de Precios y




1

Corrige las descripciones,

completándolas o suprimiendo

renglones

Solicita que emita opinión por escrito

Solicita vía correo electrónico a la

Sección de Registro de Precios y

Catalogación de Bienes y Servicios,

que mejore características o

aclare dudas

¿Es necesario modificar o

crear insumos?

NO

SI

Crea ticket de solicitud conforme

al formato proporcionado por la Dirección Técnica

del Presupuesto

Analiza, revisa, ratifica o rectifica el

código presupuestario y el código de insumo que no haya sido

aplicado correctamente

2



Asistente y Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de

Bienes y Servicios



Jefe Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones

Traslada información al Asistente del

Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría

Convoca a la comisión para

elaborar bases y especificaciones

técnicas para hacer las correcciones

necesarias

Ratifica o rectifica los códigos

presupuestarios y traslada archivo con

versión corregida

FIN

2

Traslada especificaciones técnicas con los

códigos correspondientes

Emite listado final de especificaciones

técnicas

Genera archivo en Access que se publicará en el

Sistema Guatecompras


Modificación de bases o especificaciones técnicas en un evento de Contrato Abierto (1 de 3)


INICIO

Verifica en el Número de Operación

Guatecompras, si han realizado

preguntas

Informa por escrito a la Comisión

Técnica lo concerniente

Convoca a la Comisión Técnica

para analizar, responder y

determinar si es procedente realizar

modificaciones

Publica respuestas efectuadas por la

Comisión Técnica en el Sistema

Guatecompras

Imprime constancia para adjuntar al

expediente

1



Comisión TécnicaAsistente del Evento/Comisión

TécnicaAsistente del Evento Director

¿Procede realizar cambios a las Bases o

Listado de Especificaciones

Técnicas?

SI

Elabora opinión técnica sobre las

modificaciones a las Bases o Listado de Especificaciones

Solicita a entidades requirentes,

anuencias por escrito respecto a las modificaciones

¿Entidades requirentes

envían anuencias?

SI

Realiza opinión técnica de la

modificación de las Bases o Listado de Especificaciones

Técnicas

Se imprueba modificación

Aprueba modificaciones a las Bases o Listado de Especificaciones

Técnicas

Verifica si es necesario trasladar

expediente a Dirección de

Asesoría Jurídica de este Ministerio

¿La modificación se realizó a las Bases o al Listado de Especificaciones Técnicas?

BASES DEL EVENTO

Elabora providencia para trasladar expediente a Dirección de

Asesoría Jurídica

4

1

2No

3



Dirección de Asesoría Jurídica Comisión Técnica

Asistente del Evento, Subdirector de Normas Técnicas

y Control y Subdirector de Contrato Abierto

DirectorSubdirector de Normas Técnicas y

Control

4

Emite opinión jurídica

¿Necesita realizar

modificaciones?NO

Elaboran cronograma del

evento

Emite Resolución de Aprobación de

modificación a las Bases o Listado de Especificaciones

Técnicas

Publica la modificación en el


Traslada por medio de providencia, el

expediente a Subdirector de

Contrato Abierto para la prosecución

del expediente

FIN

2

3


Contratación del subsiguiente calificado (1 de 3)

Asistente de Contrato AbiertoJefe del Departamento de

Administración de Ejecución de Contrato Abierto


INICIO

Informa a la DNCAE la no suscripción del Contrato Abierto, o bien si un contrato

suscrito se rescindiere total o

parcialmente

Verifica la existencia de subsiguiente

calificado del producto

adjudicado

¿Es procedente la contratación del

subsiguiente calificado?

Consulta por escrito al proveedor subsiguiente

calificado si desea proveer al Estado

SI

Archiva el expediente

NO

¿La respuesta es afirmativa?

Archiva ExpedienteNO

Verifica si el proveedor

subsiguiente calificado tiene

contrato firmado en el Concurso

Nacional de Precios correspondiente

SI

3

Responde por escrito sobre

solicitud de ser proveedor del

Estado

A

A

2

2



Asistente de Contrato AbiertoJefe de Departamento de Administración y

Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones


3

¿Tiene contrato firmado?

Solicita anexo de contrato

correspondiente

SI

Elabora contrato y gestiona la firma del nuevo contrato con

las entidades involucradas (Proveedor, Entidades

Requirentes y DNCAE) y la garantía

de cumplimiento del subsiguiente

calificado

NO

Genera anexos del contrato

Firma anexos, para adjuntar al contrato

ya existente

Entrega a la Dirección Normativa de Contrataciones y

Adquisiciones, endoso de Fianza de Cumplimiento por el

nuevo valor del contrato

4



Asistente de Contrato AbiertoJefe de Departamento de Administración y

Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones

Jefe del Depto. de Administración de Ejecución de Contrato Abierto/

Asistente del EventoDirector Ministro de Finanzas Públicas

Genera y entrega al listado de productos

adjudicados

Publica en el Sistema

Guatecompras el listado de productos

contratados con carátulas y listados

de empresas

Envía por medio del portal en línea de la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos

suscritos

Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial

Aprueba y traslada al Ministro de

Finanzas Públicas el Acuerdo Ministerial


Solicita listado de productos


Guatecompras, copia de los

contratos, Acuerdo Ministerial de aprobación de

contratos, envío a la Contraloría General

de Cuentas

FIN

4

2

Archiva el expediente


2. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ABIERTO


ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ABIERTO 03 1 de 42


ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ABIERTO


Gestionar las solicitudes de prórroga contractual que las entidades requirentes soliciten a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, de conformidad con los plazos establecidos en las bases del evento de Contrato Abierto, trasladando a los proveedores para que remitan su aceptación por escrito. En el caso que el proveedor solicite la prórroga será enviada a las entidades requirentes para su respectivo análisis y determinar si la prórroga puede ser autorizada, garantizando el abastecimiento a las entidades compradoras en Contrato Abierto.

Inicia: Solicitud de la parte interesada (Proveedor o Entidad Requirente).

Finaliza: Publica Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos de prórroga.

NORMATIVA APLICABLE:

a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.


c) Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Judicial Decreto No. 2-89







2.1. PRÓRROGAS CONTRACTUALES


1. Recibe, revisa y analiza la solicitud de prórroga contractual y la traslada al Asistente de Contrato Abierto para su diligenciamiento.

Jefe de Departamento de Administración de Ejecución

de Contrato Abieto

2.

¿La solicitud de prórroga contractual es del proveedor adjudicado o de la entidad requirente? Proveedor Adjudicado: Informa a DNCAE sobre los renglones que serán objeto de prórroga, así como la justificación de los que no prorrogará y continua con el paso No. 3. Entidad Requirente: DNCAE solicita al proveedor adjudicado su aceptación por escrito de la prórroga y continúa con el paso No. 5.

Jefe de Departamento de Administración de Ejecución

de Contrato Abierto Asistente de Contrato Abierto

3.

Solicita anuencia de prórroga con el aval de la Subdirección de Contrato Abierto y la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado a las entidades requirentes del concurso a prorrogar, adjuntando los documentos que para el efecto, se le soliciten y continua con el paso No. 4

Jefe del Departamento de Administración de Ejecución

de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto

4. Emiten y trasladan a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado las anuencias de prorroga solicitadas, con los documentos de soporte que se consideren.

Entidades Requirentes

5. Envía su aceptación por escrito de la prórroga. Proveedor adjudicado

6. Emite Proyecto de Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga y traslada para su revisión al Jefe del Departamento de Administración y Ejecución de Contrato




Abierto.

7. Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga y traslada al Subdirector de Contrato Abierto y Director para su revisión y aprobación.

Jefe del Departamento de Administración y Ejecución de

Contrato Abierto

8. Avala el proyecto de Acuerdo Ministerial y lo traslada conjuntamente con el expediente al Despacho Superior para firma.

Director o Subdirector de Contrato Abierto

9. Firma Acuerdo Ministerial de prórroga y devuelve a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para continuar con el procedimiento.


10. Publica el Acuerdo Ministerial en el Sistema Guatecompras y solicita al Director de Comunicación Social la publicación del Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga en el Diario de Centroamérica.



11. Gestiona publicación del Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga en el Diario de Centroamérica.

Director de Comunicación Social

12. Elabora contratos abiertos de prórroga. Asistente de Contrato Abierto

13. Solicita la emisión de anexos de los contratos abiertos al Jefe de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.



14. Emite anexos de los contratos abiertos y traslada al Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.

Jefe de Administración y Control Estadístico de

Contrataciones y Adquisiciones

15. Gestiona firma de los contratos por parte de las entidades requirentes, proveedores y del funcionario público que delegue el Ministro de Finanzas Públicas, así mismo solicita seguro de caución de cumplimiento a los proveedores.



16. Solicita el listado de productos al Jefe de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.



17. Genera y revisa listado de productos y traslada al Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.

Jefe de Administración y Control Estadístico de


18. Emite proyecto de Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos de prórroga y traslada para su revisión al Jefe del Departamento de Administración y Ejecución de Contrato Abierto; y emite carátulas y listado de empresas contratadas.


19. Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos de prórroga y traslada al Subdirector y Director para su revisión y aprobación.


de Contrato Abierto

20. Avala el proyecto de Acuerdo Ministerial y lo traslada conjuntamente con los contratos y el expediente respectivo, al Despacho Superior para firma.

Director o Subdirector

21. Firma Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos de prórroga y devuelve a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para continuar con el procedimiento.


22. Publica en el Sistema Guatecompras el listado de productos contratados con sus respectivas carátulas y listados de empresas.



23. Actualiza los montos prorrogados a los proveedores, en el Sistema Guatecompras. Asistente de Contrato Abierto

24. Solicita al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, que los productos prorrogados sean incluidos en




el catálogo para efectos de compra.




26. Publica en el Sistema Guatecompras, Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos e imprime constancia de publicación en el Sistema Guatecompras.



27. Archiva el expediente. Asistente de Contrato Abierto

2.2. GENERACIÓN DE ANEXOS


1. Recibe solicitud emitida por el Jefe del Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto para generar anexos del evento, por proveedor.

Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.

2.

Actualiza los números de contrato asignados por el Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto a cada proveedor en la base de datos consolidada del evento, así como la vigencia del mismo.

Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.

3. Genera el anexo por proveedor, revisa que tenga incluidos los renglones, y verifica e informa si los proveedores se encuentran habilitados para poder suscribir los anexos.

Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.

4. Elabora respuesta, imprime y entrega los anexos al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, para su validación y Visto Bueno.


5. Revisa, valida y entrega los anexos al Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto.


2.3. GENERACIÓN DE LISTADO DE PRODUCTOS ADJUDICADOS O PRORROGADOS


1. Recibe solicitud de Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto con información de los anexos firmados por el proveedor.


2. Verifica que toda la información requerida se incluya en la solicitud enviada.


3. Ingresa a la base de datos, correspondiente al evento solicitado, para generar el listado de base a los anexos proporcionados.


4. Imprime el reporte que genera el sistema con los datos ingresados. Asistente del Departamento de


5. Verifica el informe generado, conforme a los anexos del proveedor y lo Jefe del Departamento de



aprueba. Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones

6. Entrega la información generada al Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.


2.4. FLUCTUACIÓN DE PRECIOS


1.

Recibe del Proveedor solicitud por escrito de fluctuación de precios en más (incremento) o en menos (decremento) y traslada a Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría.


2.

Verifica la documentación de acuerdo al Artículo 9 del Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. ¿Es procedente el trámite?: Si: Ver paso No.4. No: Ver paso No.3.

Asesor

3. Notifica al proveedor indicando las razones por las cuales no es procedente la solicitud realizada y regresa al paso No. 1 (inicia el proceso).

Asesor

4.

¿La solicitud es en más (incremento) o en menos (decremento)? Mas (incremento): Remite a entidades requirentes, la solicitud de fluctuación de precio realizada por el proveedor adjudicado, para que elabore informe detallado que justifique dicho ajuste y continúa con el paso No. 5. Menos (decremento): Emite opinión técnica y traslada a Director/Subdirector para su aprobación.

Asesor

5. Recibe informes de la totalidad de las entidades requirentes para continuar con el trámite.

Asesor

6.

Verifica si las entidades requirentes enviaron informe detallado que justifique la fluctuación de precios. ¿Entidades requirentes enviaron informe detallado justificando la fluctuación de precios? Si: traslada el expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas para que se emita la opinión jurídica respectiva y continúa con el paso No.7. No: notifica al proveedor indicando que la Dirección se vio imposibilitada de continuar con el proceso y archiva expediente.

Asesor

7. Emite opinión jurídica. Asesor Jurídico Ministerio de

Finanzas Públicas

8.

Recibe de la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas, el expediente de la fluctuación solicitado y elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para la aprobación del incremento o decremento de precio.

Asesor

9. Solicita validación del proyecto del Acuerdo Ministerial a las Autoridades de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y traslada el expediente al Despacho Ministerial.

Asesor

10.

Firma el Acuerdo Ministerial de aprobación de incremento o decremento de precio y lo traslada a la Secretaría General para continuar con el trámite respectivo. De no aprobar el incremento o decremento se procede a archivar el expediente.


11. Recibe de la Secretaría General del Ministerio de Finanzas Públicas, certificación del Acuerdo Ministerial.

Asesor



12. Registra en el Sistema Guatecompras el Acuerdo Ministerial. Asesor

13. Solicita a la Dirección de Comunicación Social MINFIN, la publicación del Acuerdo Ministerial en el Diario de Centroamérica.

Asesor

14. Publica Acuerdo Ministerial en el Diario de Centroamérica. Dirección de Comunicación Social

MINFIN

15. Anexa al expediente la publicación del Diario de Centroamérica. Asesor

16. Elabora oficio de traslado del expediente, debidamente foliado, de la fluctuación de precios, al Subdirector de Contrato Abierto.

Asesor

17. Recibe y rubrica el expediente y traslada al Jefe de Departamento de Administración y Ejecución de Contrato Abierto.


18. Traslada al Asistente de Contrato Abierto para que se encargue de diligenciar el expediente.

Jefe de Departamento de Administración y Ejecución de

Contrato Abierto

19. Solicita generación de anexos al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.


20. Emite anexos con el nuevo precio autorizado y traslada al Asistente de

Contrato Abierto.


21. Elabora y envía notificación al proveedor y gestiona firmas de los anexos. Asistente de Contrato Abierto

22. Si la fluctuación es en más (incremento) solicita al proveedor el seguro de caución de cumplimiento por la diferencia del valor actual y el nuevo valor. Si la fluctuación es en menos (decremento) continua con el paso No. 26.


23. Solicita emisión de listados de productos adjudicados al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.


24. Genera el listado de productos adjudicados con los nuevos precios y traslada Asistente de Contrato Abierto.


25. Recibe listado de productos adjudicados y anexos. Asistente de Contrato Abierto

26. Firma anexos y entrega el seguro de caución de cumplimiento. Proveedor

27. Traslada al Director de la Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado los anexos y listado de productos adjudicados para firma.


28. Firma los anexos y listado de productos adjudicados. Director

29. Publica en el Sistema de Guatecompras, informes detallados de las entidades requirentes que justifican la fluctuación de precios, anexos y listado de productos adjudicados con nuevos precios.


30. Solicita actualización de fluctuación de precios en los archivos Guatecompras al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.


Contrato Abierto

31. Archiva y cierra el expediente en el sistema de Expedientes Web. Asistente de Contrato Abierto

2.5. AUTORIZACIÓN DE PERÍODO DE REABASTECIMIENTO


1. Recibe solicitud de autorización de período de reabastecimiento por parte del proveedor y traslada al Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.

Secretaria de Subdirección de Contrato Abierto


2.

Verifica los puntos siguientes: ¿Está completo el expediente? Sí: Margina solicitud, asigna y traslada expediente al Asistente de Contrato Abierto para que continúe con el paso 4. No: Margina al Asistente de Contrato Abierto para que continúe con el


Contrato Abierto



paso 3.

3. Elabora oficio para solicitar información documental que justifique la autorización del período de reabastecimiento.


4. Solicita al Jefe de Departamento Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones información del proveedor en relación a si ha tenido reabastecimientos con anterioridad.



5. Determina el número de reabastecimientos previos solicitados por el proveedor y traslada a Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.


6.

Elabora: Informe de actuaciones (reabastecimiento), Nota técnica, Oficio de confirmación al proveedor y oficios de notificación a entidades requirentes de Contrato Abierto, (otorgamiento de período de reabastecimiento en los términos que especifica la nota técnica de mérito).


7. Traslada para aprobación los documentos elaborados y gestiona firmas con: Director, Subdirector de Contrato Abierto y Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.


8. Publica en Sistema Guatecompras los documentos elaborados con las firmas correspondientes.


9. Notifica por medio de oficio a proveedores y entidades requirentes, la autorización de período de reabastecimiento.



10. Archiva y cierra el expediente en el sistema de Expedientes Web. Asistente de Contrato Abierto

2.6. INFORME DE PERÍODO DE REABASTECIMIENTOS DE PRODUCTOS


1. Recibe solicitud de verificación de reabastecimientos previos del proveedor, emitida por el Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.


2. Revisa documentación y realiza la validación de la descripción del producto solicitado.


3. Verifica en el Sistema Guatecompras si existen publicadas notas técnicas de reabastecimiento, sobre el producto adjudicado y proveedor indicado en la solicitud, durante la vigencia del Contrato Abierto.


4. Verifica si existen otros proveedores adjudicados al producto en la vigencia actual del evento de Contrato Abierto.


5. Elabora respuesta y traslada a Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico para su Visto Bueno.


6. Valida y entrega el informe de respuesta al Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.


2.7. EJECUCIÓN DE SEGURO DE CAUCIÓN DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA


1. Recibe la solicitud del proveedor para retiro de producto adjudicado en Jefe de Departamento de



Contrato Abierto antes de ser contratado, el proveedor no se presenta a firmar el contrato, o no presenta Seguro de Caución de Cumplimiento dentro del plazo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado (cualquiera de los tres escenarios anteriores da lugar a la Ejecución del Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta) y asigna expediente al Asistente de Contrato Abierto para trámite del mismo.


2. Solicita el cálculo del monto para la Ejecución del Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta al Jefe del Departamento Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.

Asistente de Contrato Abierto Jefe de Departamento de


3. Realiza el cálculo del monto para la ejecución del Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta y traslada al Jefe de Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto.


4. Elabora Resolución de Ejecución de Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta y traslada al Subdirector de Contrato Abierto y Director, para su aprobación.


5. Revisa, aprueba y firma la Resolución de Ejecución de Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta.

Director

6. Solicita notificación de la Resolución de Ejecución de Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta al proveedor.


7. Recibe notificación de la Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta.

Proveedor

8.

Verifica depósito del monto correspondiente al Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta por parte del Proveedor en el Banco Crédito Hipotecario Nacional ¿Proveedor realiza depósito? Sí: presenta copia de la boleta a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y continua con la actividad No.10. No: continúa con el paso No.9.


9. Envía recordatorio de pago al proveedor hasta que realice el depósito Asistente de Contrato Abierto

10. Traslada la copia de la boleta de pago a la Dirección Financiera Asistente de Contrato Abierto

11.

¿Tiene el producto subsiguiente calificado? Si: Traslada expediente al Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto para su trámite No: Archiva el expediente.


2.8. EJECUCIÓN DE SEGURO DE CAUCIÓN DE CUMPLIMIENTO


1. Recibe y analiza la solicitud para retirar el producto adjudicado en contrato abierto y asigna expediente a Asistente de Contrato Abierto para trámite del mismo.

Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de

Contrato Abierto

2. Solicita el cálculo del monto para la ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento, al Jefe de Departamento Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.


3. Recibida la información del cálculo del monto, elabora Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento y traslada a Subdirector y Director para su aprobación.



4. Revisa y aprueba la Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento.

Director Subdirector de Contrato Abierto



5. Firma Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento. Director

6. Notifica al Proveedor la Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento.


7.

Verifica que el proveedor haya realizado el depósito en el Banco Crédito Hipotecario Nacional, por el monto correspondiente al Seguro de Caución de Cumplimiento. ¿Proveedor realiza depósito? Sí: continúa con el paso No.10. No: continúa con el paso No.8.


8. Envía al proveedor recordatorio de pago. Asistente de Contrato Abierto

9. Realiza el depósito en el Banco Crédito Hipotecario Nacional. Proveedor

10. Traslada copia de boleta de pago a Dirección Financiera y archiva expediente.


11. Elabora nota técnica y publica en el Sistema Guatecompras. Asistente de Contrato Abierto

2.9. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE CALIDAD EN EVENTO DE CONTRATO ABIERTO


1. Recibe de la unidad compradora afectada, el expediente de denuncia por sospecha de incumplimiento de calidad, debidamente documentado.

Director DNCAE

2.

Solicita los nombramientos de la Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo de Contrato Abierto, la cual está integrada por un titular y un suplente de las entidades requirentes del producto del concurso afectado. (De conformidad con lo que establece las Bases del Evento de Contrato Abierto del producto objeto de investigación).

Director DNCAE

3.

Convoca y traslada el expediente a la Comisión de Vigilancia Seguimiento y Monitoreo de Contrato Abierto, para que se analice cada uno de los documentos que contiene la misma, una vez recibido el requerimiento de opinión técnica, la Comisión contará con un plazo de diez días hábiles para remitir dicha opinión. (El plazo lo determina las bases del evento del producto objeto de investigación).

Director DNCAE

4. Conoce el caso de incumplimiento de calidad, revisa la documentación y verifica los documentos que contiene la misma, para que cumpla con el procedimiento establecido en las Bases del Concurso que corresponda.

Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo

5.

Corre audiencia al proveedor denunciado para que presente las pruebas de descargo, a efecto de cumplir con el principio de debido proceso y derecho de defensa, regulado en la Constitución Política de la República de Guatemala.


6. Inicia un expediente con los antecedentes y constancias que prueben el incumplimiento de entrega y/o de calidad que se trate.


7. Da seguimiento y monitoreo a la denuncia respectiva, diligenciándolo con las instancias respectivas de cada institución afectada y/o requirente del producto objeto de denuncia.


8.

Levanta actas de lo resuelto en cada reunión y elabora los documentos que se estime pertinentes, así como las investigaciones correspondientes, derivado de las deliberaciones y conclusiones, a la que la Comisión haya acordado en cuanto a la denuncia respectiva.


9. Acompaña opinión técnica de la Comisión al expediente, con las recomendaciones y/o sanciones propuestas, si procediera, después de




agotadas las instancias pertinentes.

10.

Eleva las actuaciones al Director, para que si procede, aplique las sanciones correspondientes conforme lo regulado en los artículos 85, 86, 87 y 88 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas.


11. Analiza Opinión Técnica con las recomendaciones y/o sanciones propuestas por la Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo.

Director DNCAE

12.

¿Procede sanción al Proveedor? Si: Realiza las gestiones respectivas en base a la Opinión Técnica de la Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo. No: Notifica lo procedente en la Opinión Técnica emitida, a las autoridades superiores de las entidades requirentes y denunciantes.

Director DNCAE

13. Traslada a Encargado de Archivo el expediente concluido para su resguardo, en la bodega de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Director DNCAE

2.10. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA EN EVENTO DE CONTRATO

ABIERTO


1. Recibe expediente emitido por la entidad denunciante y traslada al Subdirector de Contrato Abierto.

Director

2. Asigna al Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto, para el respectivo análisis.


3. Revisa expediente y verifica si el producto denunciado se encuentra adjudicado y vigente en Contrato Abierto aprobado del año 2005 hacia atrás.

Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de

Contrato Abierto

4. ¿El Contrato Abierto fue aprobado en el año 2005? Si: Continúa con el paso No. 5. No: Continúa con el paso No. 12.


Contrato Abierto

5. Elabora providencia para que el proveedor se pronuncie en relación a la denuncia presentada y traslada a Subdirector de Contrato Abierto para firma.


Contrato Abierto

6. Realiza notificación al proveedor y devuelve la cédula de notificación y copia de la providencia firmada y sellada por el proveedor, al Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.


7. Se pronuncia respecto a la denuncia presentada dentro del plazo de tres días hábiles después de la notificación.

Proveedor

8. Verifica la respuesta del Proveedor. Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de

Contrato Abierto

9. ¿Procede autorizar Nota de No Objeción? Si: Elabora Nota de No Objeción y continúa con el paso No. 10. No: Informa por escrito a la entidad denunciante y proveedor.


Contrato Abierto

10. Aprueba y firma Nota de No Objeción. Subdirector de Contrato Abierto

11. Envía Nota de No Objeción a entidad denunciante. Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de

Contrato Abierto

12. Verifica la documentación que evidencia el incumplimiento del proveedor. ¿El incumplimiento es procedente?


Contrato Abierto



Si: Realiza sanción con base al análisis de los documentos de respaldo incluidos en el expediente, donde consta que no entregó el producto a tiempo o sigue sin entregarse. No: Solicita a la entidad denunciante ampliar los documentos que justifiquen el incumplimiento.

13.

Determina los días de incumplimiento. ¿Procede realizar sanción? Si: Traslada expediente para cálculo de monto de la sanción al Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones y continúa con el paso No.14. No: elabora Resolución de Archivo, la cual debe contar con el Visto Bueno del Subdirector de Contrato Abierto y la firma de Dirección, notificando a los interesados.


Contrato Abierto

14. Emite cálculo del monto a sancionar y devuelve a Secretaria de Subdirección de Contrato Abierto.


15. Asigna número y elabora Resolución de Sanción y traslada para el Visto Bueno y firmas de las autoridades correspondientes.


16. Revisa y aprueba la Resolución de Sanción y traslada a Director para firma.


17. Firma Resolución de Sanción y traslada a Subdirección de Contrato Abierto para su notificación.

Director

18. Elabora cédula de notificación y envía al proveedor. Secretaria de Subdirección Contrato

Abierto

19.

Verifica si el Proveedor realizó el pago por el monto de la sanción. ¿Proveedor realizó pago por el monto de la sanción? Si: recibe boleta de depósito del Banco de Crédito Hipotecario Nacional, realiza informe de boletas de pago y continúa con el paso No.22. No: Envía oficio de recordatorio de pago.

Secretaria de Departamento de Contrato Abierto

20. Interpone Recurso de Revocatoria o se manifiesta al respecto. Proveedor

21.

Verifica si existe Recurso de Revocatoria interpuesto. ¿Procede Recurso de Revocatoria? Si: Elabora providencia de Resolución de trámite, se adjunta informe circunstanciado y se traslada para Secretaria General para lo que corresponde. No: Se emite Resolución rechazando el Recurso de Revocatoria y se traslada a la Secretaria General para que notifique.


22. Traslada la copia amarilla de boletas de pago a Dirección Financiera por medio de un memo, para el control global de ingresos de la Tesorería Nacional por concepto de incumplimiento de entrega de producto.

Secretaria de Departamento de Normas, Técnicas Control y Asesoría

23. Traslada a Encargada de Archivo el expediente concluido para su resguardo, en la bodega de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Secretaria de Departamento de Normas, Técnicas Control y Asesoría

2.11. CÁLCULO DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA


1.

Recibe solicitud emitida por el Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, para él cálculo de sanción, adjuntando la siguiente información: Nombre del producto, período a sancionar, días a sancionar, unidad compradora, cantidad de unidades a sancionar, código del producto, NIT, nombre del proveedor y No. de Evento de Contrato Abierto.

Asistente del Departamento de




2. Verifica la información presentada y obtiene el precio del producto del listado de adjudicaciones del evento.


3. Ingresa la información presentada en la base de datos del evento correspondiente para calcular el monto de la sanción.


4. Genera e imprime el informe de la sanción y valida los cálculos efectuados.


5. Entrega el informe a Secretaria del Departamento de Normas Técnicas Control y Asesoría.


2.12. VERIFICACIÓN DE CANTIDADES ESTIMADAS


1.

Recepción de solicitud del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto, para la determinación de cantidades estimadas, acompañado de los documentos que respaldan dicha solicitud (facturas y reportes de cantidades vendidas por factura).


2. Revisa los documentos y realiza el conteo de las cantidades vendidas por cada factura y determina el total de unidades vendidas por producto.


3. Compara el total de unidades vendidas contra la cantidad de unidades estimadas y/o solicitadas de ese producto en el evento de contrato abierto.


4.

Elabora informe de respuesta para indicar si el proveedor cumplió o no con la distribución de las cantidades solicitadas en el evento y traslada a Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico, para aprobación.


5. Aprueba y entrega informe de respuesta al Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto para elaboración de Finiquito.


2.13. AUTORIZACIÓN DE FINIQUITO


1. Recibe solicitud de finiquito del proveedor, revisa la documentación y la traslada al Asistente de Contrato Abierto.


Contrato Abierto

2.

Solicita al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, la cantidad despachada por parte de la entidad solicitante, adjuntando copia de facturas (certificadas) proporcionadas por el Proveedor, para verificar el cumplimiento de la entrega de cantidades estimadas y definidas en las bases y también si existe otro proveedor adjudicado.



3. Traslada la información en relación al cumplimiento de entrega de cantidades estimadas.


4. Verifica cumplimiento de la cantidad estimada. Jefe del Departamento de



¿Cumplió con la entrega de la cantidad estimada? Sí: Elabora certificación de Finiquito, Nota Técnica, Oficios para proveedor y entidades requirentes informando del finiquito y solicita retiro del producto del Catálogo. No: Emite oficio informando al proveedor la cantidad que falta por entregar.

Administración de Ejecución de Contrato Abierto y


5. Revisa y aprueba documentos de Finiquito.


Contrato Abierto Subdirector de Contrato Abierto

Director

6. Autoriza finiquito y finalización de relación con la entidad para el producto determinado.

Director

7. Publica en el Sistema Guatecompras, los documentos emitidos para la autorización del Finiquito.


8. Notifica al proveedor y archiva el expediente. Asistente de Contrato Abierto

2.14. ACTUALIZACIÓN DE INSUMOS EN EL MANUAL DE CÓDIGOS DE ADQUISICIONES DE

CONTRATO ABIERTO


1.

Recibe el oficio solicitando verificar en el catálogo de insumos de la Dirección Técnica del Presupuesto el código presupuestario y asigna el diligenciamiento a la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios.


2.

Verifica el nombre del producto en el manual de códigos de adquisiciones, para corroborar si existe el insumo, área y correlativo vigentes, así como en el catálogo de insumos de la Dirección Técnica del Presupuesto y solicita vía correo electrónico rectificar o ratificar código presupuestario.

Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios

3. Asigna código presupuestario y código de insumo y envía oficio de respuesta a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Dirección Técnica del Presupuesto.

4. Recibe respuesta de la Dirección Técnica del Presupuesto si hubo cambio de código presupuestario asigna correlativo según área que le corresponda.

Supervisor Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y

Servicios

5.

¿El insumo está adjudicado en contrato abierto vigente y cambió de renglón presupuestario? Si: Emite oficio donde informa el cambio y traslada a Subdirección de Contrato Abierto. No: continua con el paso No. 7

Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y

Servicios

6. Da Visto Bueno al oficio de respuesta y traslada a Asistente de Contrato Abierto.

Director/Subdirector

7. Notifica el informe de respuesta al solicitante, elabora Nota Técnica y publica en el NOG correspondiente el cambio de código presupuestario.



Prórrogas contractuales (1 de 4)

Jefe Depto de Administración de Ejecución

de Contrato Abierto


de Contrato Abierto y Asistente de Contrato

Abierto

Entidades RequirentesProveedor Adjudicado Asistente de Contrato Abierto

INICIO

Recibe, revisa y analiza solicitud de

prórroga

Informa a DNCAE sobre los renglones que serán objeto de prórroga, así como la justificación de

los que no prorrogará

¿La solicitud de prórroga es del proveedor

adjudicado o de la entidad requirente?

PROVEEDORADJUDICADO

ENTIDAD REQUIRENTE

Solicita al proveedor adjudicado su aceptación por

escrito de la prórroga

Emite por escrito su aceptación de la

prórroga

Solicita anuencia de prórroga a las


Emiten y trasladan a la DNCAE las anuencias de

prórroga con los documentos de

soporte

1

Emite proyecto de Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga y traslada

para su revisión




de Contrato Abierto


de Contrato Abierto y Asistente de Contrato

Abierto

Director/Subdirector de Contrato Abierto


2

Revisa el proyecto de Acuerdo

Ministerial de autorización de

prórroga

Avala el proyecto de Acuerdo Ministerial

y lo traslada conjuntamente al

expediente al Despacho Superior

para firma

Firma Acuerdo Ministerial de

prórroga y devuelve a la DNCAE

Publica Acuerdo Ministerial en

Guatecompras y solicita publicación

en el Diario de Centroamérica

1





de Contrato Abierto

Jefe Depto de Administración de Ejecución de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto

Jefe Depto. de Administración y Control

Estadístico de Contrataciones y

Adquisiciones

Dirección de Comunicación Social

2

3

Elabora contratos de prórroga

Solicita la emisión de anexos de los

contratos.

Emite anexos de los contratos

Gestiona firma de los contratos por

parte de las entidades

requirentes, proveedores y

Director

Solicita la garantía de cumplimiento de

contrato a proveedores

Solicita listado de productos

Genera y revisa listado de productos

Emite proyecto de Acuerdo Ministerial

de aprovación de contratos de

prórroga

Emite carátulas y listado de empresas

contratadas

Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de aprobación de

contratos de prórroga

Gestiona publicación del

Acuerdo Ministerial en el Diario de Centroamérica




Jefe Depto de Administración de Ejecución de Contrato

Abierto y Asistente de Contrato Abierto

Director/Subdirector de Contrato Abierto


3

Actualiza los montos prorrogados a los Proveedores, en Guatecompras

Solicita que los productos

prorrogados sean subidos al catálogo

para efectos de compra

Publica en Guatecompras notificación a la

Contraloría General de Cuentas y

Acuerdo Ministerial de Aprobación de

contratos

Imprime constancia de publicación en

Guatecompras

FIN

Archiva expediente

Avala proyecto de Acuerdo Ministerial


aprobación de contratos de

prórroga


listado de productos contratados con sus

respectivas carátulas y listados

de empresas y envía a entidades requirentes

Envía por medio del Portal en línea de la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos

suscritos


Generación de Anexos (1 de 1)



INICIO

Recibe solicitud emitida por la Jefatura del Departamento de

Coordinación y Adjudicación de Contrato

Abierto para generar anexos del evento por

proveedor

Actualiza números de contrato a cada

proveedor en la base de datos

consolidada del evento, así como la vigencia del mismo

Genera el anexo por proveedor, revisa

que estén incluidos los renglones e informa a los proveedores

habilitados para suscribir anexos

Elabora respuesta, imprime y entrega anexos al Jefe del Departamento de Administración y

Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones para

su validación

Revisa, valida y entrega los anexos

al Departamento de Coordinación de

Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto

FIN


Generación de listado de productos adjudicados o prorrogados (1 de 1)




INICIO

Recibe solicitud de Jefe de

Departamento de Administración de

Ejecución de Contrato Abierto

con información de los anexos firmados

por el proveedor

Verifica que toda la información

requerida se incluya en la solicitud

enviada

Ingresa a la base de datos,

correspondiente al evento solicitado,

para generar el listado de base a los

anexos proporcionados

Imprime el reporte que genera el

sistema con los datos ingresados.

Verifica el informe generado, conforme

a los anexos del proveedor y lo

aprueba

Entrega la información

generada al Jefe de Departamento de Administración de


FIN


Fluctuación de precios (1 de 4)


Asesor Asesoría Jurídica

INICIO

Recibe del Proveedor solicitud

por escrito de fluctuación de

precios

Verifica la documentación

¿Es procedente el trámite?

SI

¿La solicitud es incremento o en

decremento?

NO

Notifica al proveedor

indicando las razones por la cual no es procedente la solicitud realizada

INCREMENTO

Solicita informe detallado que

justifique dicho ajuste

DECREMENTO

Emite opinión técnica y traslada a

Director/Subdirector para su

aprobación¿Entidades requirentes

enviaron informe?

SIEmite opinión

jurídica

NO

Notifica al proveedor y archiva

3

A

A

Recibe informes de la totalidad de las


Verifica si las entidades

requirentes enviaron informe

detallado que justifique la

fluctuación de precios

B

1

1

2



Asesor Ministro Secretaría General

2

Recibe de la Secretaria General

Certificación de Acuerdo Ministerial

Registra en el Sistema

Guatecompras Acuerdo Ministerial

Solicita validación del proyecto del

Acuerdo a las Autoridades de la DNCAE y traslada

expediente al Despacho Ministerial


Certifica Acuerdo Ministerial

Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para aprobación de

la fluctuación de precios

3

Solicita a la Dirección de

Comunicación Social, la

publicación en el Diario de

Centroamérica

Recibe expediente de fluctuación de

precios



Jefe Departamento de Administración y Control


Asistente de Contrato AbiertoJefe Departamento de

Administración y Ejecución de Contrato Abierto

Subdirector de Contrato AbiertoAsesor Dirección de Comunicación Social

Elabora y envía notificación al proveedor y

gestiona firmas de los anexos

Verifica si el nuevo precio sufrió incremento o decremento

3

Emite anexos con el nuevo precio autorizado y

traslada al Asistente de Contrato Abierto

Solicita generación de anexos

4

Recibe y rubrica el expediente y

traslada al Jefe de Departamento de Administración y


Traslada al Asistente de

Contrato Abierto

Anexa al expediente la publicación del

Diario de Centroamérica

Publica Acuerdo Ministerial en el

Diario de Centroamérica

Elabora oficio de traslado del expediente,

debidamente foliado, de la

fluctuación de precios, al




Jefe Departamento de Administración y Control


Asistente de Contrato Abierto Proveedor Director

¿La fluctuación de precios es en incremento o decremento?

Solicita al Proveedor la garantía de

cumplimiento por la diferencia del valor

actual y el nuevo valor

4

Genera listado de productos

adjudicados con los nuevos precios

Firma anexos y entrega seguro de

caución de cumplimiento

Firma anexos y listado de productos

adjudicados


Guatecompras anexos y listado de

productos adjudicados con nuevos precios

Actualiza en los archivos de

Guatecompras, la fluctuación de

precios

Archiva y cierra expediente en el

sistema de Expedientes Web

FIN

INCREMENTO

DECREMENTO

5

Solicita emisión de listados de productos

adjudicados

Recibe listado de productos

adjudicados y anexos

Traslada al Director la Normativa, los

anexos y listado de productos

adjudicados para firma

1


Autorización de período de reabastecimiento (1 de 2)

Jefe Departamento de Administración de Ejecución Contrato Abierto

Secretaria Subdirección de Contrato Abierto

Asistente de Contrato AbiertoJefe Departamento de


INICIO

Recibe y traslada solicitud de

Reabastecimiento

Verifica si el expediente está

completo

¿Está completo el expediente?

Solicita información de reabastecimientos aprobados para el

Proveedor

SI

Solicita información documental que

justifique la autorización del

período de reabastecimiento

NO

Determina número de reabastecimientos

previos solicitados por el proveedor

1


Autorización de período de reabastecimiento (2 de 2)

Jefe Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones


INICIO

Elabora: Informe de actuaciones, Nota Técnica Oficio de confirmación al

proveedor y notificación a


1

Traslada para aprobación los documentos

elaborados y gestiona firmas

Publica en Sistema Guatecompras los

documentos elaborados con las

firmas

Notifica por medio de oficio a proveedores y entidades requirentes

la autorización de período de

reabastecimiento

Publica en Sistema Guatecompras los

documentos elaborados con las

firmas


Informe de período de reabastecimientos de productos (1 de 1)


Asistente del Departamento de Administración y Control


INICIO

Recibe solicitud de verificación de

reabastecimientos previos del

proveedor, emitida por el Jefe de



Revisa documentación y

realiza la validación de la descripción del producto solicitado

Verifica en el Sistema

Guatecompras si existen publicadas notas técnicas de reabastecimiento, sobre el producto

adjudicado y proveedor indicado

en la solicitud, durante la vigencia

del Contrato Abierto

Verifica si existen otros proveedores

adjudicados al producto en la

vigencia actual del evento de Contrato

Abierto

Elabora respuesta y traslada a Jefe de Departamento de Administración y

Control Estadístico para su Visto Bueno

Valida y entrega el informe de

respuesta al Jefe de Departamento de Administración de


FIN


Ejecución de seguro de caución de sostenimiento de oferta (1 de 2)

Jefe de Departamento de Coordinación de Licitación y


Asistente de Contrato Abierto Jefe de Departamento de Coordinación de

Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto




INICIO

Recibe solicitud del proveedor para

retiro de producto adjudicado en

Contrato Abierto

Solicita el cálculo del monto para la Ejecución de

la Garantía de Sostenimiento

Realiza el cálculo del monto para la ejecución de

Garantía

Elabora Resolución de Ejecución de

Garantía de Sostenimiento y

traslada al Subdirector de

Contrato Abierto y Director, para su

aprobación

1


Ejecución de seguro de caución de sostenimiento de oferta (2 de 2)

Asistente de Contrato Abierto Proveedor

Director Jefe de Departamento de Coordinación de Licitación



1

¿Proveedor realiza

depósito?

Verifica depósito del monto

correspondiente a la garantía por parte del Proveedor en el

Banco Crédito Hipotecario

Nacional

Presenta copia de la boleta de depósito a

la DNCAE

Envía recordatorio de pago al proveedor

No

Traslada la copia de la boleta de pago a

la Dirección Financiera

SI

¿Tiene el producto

proveedor subsiguiente calificado?

SI

Traslada expediente al Departamento de

Ejecución de Contrato Abierto para su trámite

NO

Archiva Expediente

FIN

Revisa, aprueba y firma la Resolución de

Ejecución de Garantía de Sostenimiento

Solicita notificación de la Resolución de

Ejecución de Garantía de

sostenimiento al proveedor


Ejecución de Seguro de Caución de Cumplimiento (1 de 2)

Asistente de Contrato AbiertoJefe de Departamento de

Administración de Ejecución de Contrato Abierto


Contrato Abierto yAsistente de Contrato Abierto

DirectorSubdirector de Contrato Abierto

Director

INICIO

Analiza la solicitud para retirar el

producto adjudicado en

contrato abierto y asigna expediente a


Solicita el cálculo del monto para la

ejecución del seguro de caución de cumplimiento

Elabora Resolución de Ejecución del

seguro de caución de cumplimiento

Revisa y aprueba la Resolución de

seguro de caución de cumplimiento

Firma Resolución de Ejecución del seguro

de caución de cumplimiento

1


Ejecución de Seguro de Caución de Cumplimiento (2 de 2)

Asistente de Contrato Abierto Proveedor

¿Proveedor realiza depósito?

Traslada copia de boleta de pago a

Dirección Financiera archiva expediente

FIN

Notifica al Proveedor la

Resolución de seguro de caución de cumplimiento

Verifica que el proveedor haya

realizado el depósito en el Banco Crédito

Hipotecario Nacional, por el

monto correspondiente al seguro de caución de cumplimiento

NOEnvía al proveedor

recordatorio de pago

SI

Realiza depósito en el Banco Crédito

Hipotecario Nacional

Elabora nota técnica y publica en el


1


Sanciones por incumplimiento de calidad en evento de Contrato Abierto (1 de 2)

Comisión de Vigilancia Seguimiento y Monitoreo

Director DNCAE

INICIO

Recibe de la unidad compradora afectada, el

expediente de denuncia por sospecha de

incumplimiento de calidad,

debidamente documentado

Solicita los nombramientos de

la Comisión de Vigilancia,

Seguimiento y Monitoreo de

Contrato Abierto

Conoce el caso de incumplimiento de calidad y revisa la documentación

Corre audiencia al proveedor

denunciado para que presente las

pruebas de descargo

Inicia un expediente con los

antecedentes y constancias que

prueben el incumplimiento de

entrega y/o de calidad que se trate

Da seguimiento y monitoreo a la

denuncia respectiva,

diligenciándolo con las instancias

respectivas de cada institución afectada y/o requirente del producto objeto de

denuncia

Levanta actas de lo resuelto en cada reunión y elabora

documentos pertienentes, así

como las investigaciones

correspondientes

1

Convoca y traslada el expediente a la Comisión para que

analice los documentos


Sanciones por incumplimiento de calidad en evento de Contrato Abierto (2 de 2)

Comisión de Vigilancia Seguimiento y Monitoreo

Director DNCAE

1

Acompaña opinión técnica de la Comisión al

expediente, con las recomendaciones y/

o sanciones propuestas, si

procediera, después de agotadas las

instancias pertinentes

Eleva las actuaciones al

Director

Analiza opinión técnica con las

recomendaciones y/o sanciones

propuestas por la Comisión de Vigilancia,

Seguimiento y Monitoreo

Notifica lo procedente en la Opinión Técnica

emitida, a las Autoridades

Superiores de las entidades

requirentes y denunciantes

Traslada a Encargado de

Archivo el expediente

concluido para su resguardo

FIN

¿Procede sanción al

Proveedor?SI

Realiza las gestiones respectivas en base a la opinión técnica de la Comisión de

Vigilancia, Seguimiento y

monitoreo

No


Sanciones por incumplimiento de entrega en evento de contrato abierto (1 de 5)

Director Subdirector de Contrato AbiertoAsistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato

Abierto

INICIO

Recibe expediente emitido por la

entidad denunciante y

traslada al Subdirector de

Contrato Abierto

Asigna al Asistente del Departamento De Administración

de Ejecución de Contrato Abierto,

para análisis

Revisa expediente y verifica si el

producto denunciado se

encuentra adjudicado y

vigente en Contrato Abierto aprobado del año 2005 hacia

atrás

Elabora providencia para que el

proveedor se pronuncie en relación a la

denuncia preentada y traslada a

Subdirector de Normas Técnicas y Control para firma

2

¿El Contrato Abierto fue aprobado en el

año 2005?

SI

NO1



Subdirector de Contrato AbiertoAsistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato

Abierto

Secretaria de Subdirección de

Contrato AbiertoProveedor

¿Procede autorizar Nota de No Objeción?

Elabora Nota de No Objeción

Informa por escrito a la entidad

denunciante y proveedor

NO

Aprueba y firma Nota de No

Objeción

Envía Nota de No Objeción a entidad

denunciante

2

Realiza notificación al proveedor y

devuelve la cédula de notificación y

copia de providencia firmada

y sellada por el proveedor, al

asistente

Se pronuncia respecto a la

denuncia presentada dentro del plazo de tres

días hábiles después de la notificación

Verifica la respuesta del proveedor

SI

SI

Verifica la información que

evidencia el incumplimiento del

proveedor

3



Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto

¿El incumplimiento es procedente?

Solicita a entidad denunciante ampliar los

documentos que justifiquen el

incumplimiento

NO

Realiza la sanción con base al análisis de los documentos

de respaldo incluidos en el

expediente, donde consta que no

entregó el producto a tiempo o sigue sin

entregarse

SI

¿Procede la sanción?

Elabora Resolución de Archivo, la cual debe contar con el

Visto Bueno y la firma de dirección

NO

Notifica a los interesados

Traslada expediente para cálculo de

monto de la sanción

SI

5

Determina los días de incumplimiento

3

1

4



Director Subdirector de Contrato Abierto




5

Emite cálculo del monto a sancionar

Asigna número y elabora Resolución

de Sanción

Revisa y aprueba Resolución de

Sanción

Firma Resolución de Sanción

Elabora cédula de notificación

Verifica si el Proveedor realizó el pago por el monto

de la sanción.

¿Proveedor realizó pago por el monto de

la sanción?

Recibe boleta de depósito del Bando

de Crédito Hipotecario

Nacional y realiza informe de boleta

de pago

Envía oficio de recordatorio de

pago

6

SI

Traslada copia amarilla de boletas de pago a Dirección

Financiera del Ministerio

Traslada a Archivo para su resguardo

NO

4



Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato AbiertoProveedor

6

Verifica si procede Recurso de Revocatoria

impuesto

¿Procede Recurso de Revocatoria

impuesto?

Elabora providencia de Resolución de

Trámite y se traslada a Secretaría General para lo que

corresponde

Se emite Resolución rechazando el

recurso de revocatoria y se

traslada a la Secretaria General para que notifique

NO

FIN

Interpone Recurso de Revocatoria o se

manifiesta al respecto

SI

4


Cálculo de sanciones por incumplimiento de entrega(1 de 1)

Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y

Adquisiciones

INICIO

Recibe solicitud emitida por el

Departamento de Normas Técnicas,

Control y Asesoría, para él cálculo de

sanción, adjuntando la siguiente información

Verifica la información presentada y

obtiene el precio del producto del listado de adjudicaciones

del evento

Ingresa la información

presentada en la base de datos del

evento correspondiente para calcular el

monto de la sanción

Genera e imprime el informe de la

sanción y valida los cálculos efectuados.

Entrega el informe a Secretaria del

Departamento de Normas Técnicas

Control y Asesoría

FIN


Verificación de cantidades estimadas(1 de 1)




INICIO

Recepción de solicitud del


Ejecución de Contrato Abierto,

para la determinación de

cantidades estimadas

Revisa los documentos y

realiza el conteo de las cantidades

vendidas por cada factura y determina el total de unidades

vendidas por producto.

Compara el total de unidades vendidas contra la cantidad

de unidades estimadas y/o

solicitadas de ese producto en el

evento de contrato abierto.

Elabora informe de respuesta para

indicar si el proveedor cumplió

o no con la distribución de las

cantidades solicitadas en el

evento

Aprueba y entrega informe de respuesta al



para elaboración de Finiquito.

FIN


Autorización de finiquito (1 de 2)


Contrato Abierto

Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto



Inicio

Recibe solicitud de finiquito del

proveedor, revisa la documentación y la traslada al Asistente de Contrato Abierto

Solicita la cantidad despachada por parte de

la entidad solicitante, adjuntando copia de facturas (certificadas) proporcionadas por el

proveedor

Traslada la información en

relación al cumplimiento de

entrega de cantidades estimadas

Verifica el cumplimiento de la cantidad estimada

Cumplió con la entrega de la cantidad estimada

Emite oficio informando al proveedor la

cantidad que falta por entregar

No

Elabora certificación de Finiquito, Nota

Técnica, Oficios para proveedor y


informando del finiquito y solicita

retiro del producto del Catálogo

Sí

2

A1


Autorización de Finiquito (2 de 2)


Contrato Abierto, Subdirector de Contrato Abierto, Director

Director Asistente de Contrato Abierto

Revisa y aprueba documentos de

Finiquito

Autoriza finiquito y finalización de relación con la entidad para el

producto determinado

Pública en el Sistema

Guatecompras, los documentos

emitidos para la autorización del

Finiquito

Notifica al proveedor y archiva

el expediente

Fin

2

1


Actualización de insumos en el manual de códigos de adquisiciones de Contrato Abierto (1 de 2)

Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios



Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación

de Bienes y ServiciosDirección Técnica del Presupuesto

INICIO

Recibe oficio solicitando verificar

en el catálogo de insumos código presupuestario

Verifica el nombre del producto en el manual de códigos de adquisiciones y en el catálogo de

insumos

Solicita a la Dirección Técnica del Presupuesto

rectificar o ratificar código

presupuestario

Recibe respuesta de la Dirección Técnica del Presupuesto si hubo cambio de

código presupuestario

asigna correlativo según área que le

corresponda

Asigna código presupuestario y

código de insumo y envía oficio de respuesta a la

DNCAE

1


Actualización de insumos en el manual de códigos de adquisiciones de Contrato Abierto (2 de 2)

Asistente de Contrato AbiertoSupervisor de la Sección de Registro de Precios

y Catalogación de Bienes y ServiciosDirector/Subdirector

Notifica informe de respuesta al solicitante

1

¿El insumo está adjudicado en contrato abierto vigente

y cambió de renglón presupuestario?

Elabora nota técnica y publica en el


FIN

SI

Emite oficio donde informa el cambio

de código presupuestario

Da Visto Bueno al oficio de respuesta

y traslada a Asistente de

Contrato Abierto

NO


3. CAPACITACIÓN


CAPACITACIÓN 02 1 de 3


CAPACITACIÓN


Atender solicitudes de capacitación sobre temas relacionados con la Ley de Contrataciones del Estado para facilitar la correcta aplicación de la normativa y el uso del Sistema Guatecompras. Inicia: Solicitud de capacitación. Finaliza: Base de registro de capacitaciones actualizada con los datos estadísticos de los participantes.



b) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.

c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI-.

d) Resolución No. 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras.




1. Margina solicitud de capacitación emitida por la entidad interesada al Subdirector de Normas Técnicas y Control.

Director

2.

Recibe, revisa y verifica que la solicitud cumpla con los requisitos indicados en Guatecompras y se comunica con las entidades para coordinar la asistencia del personal. ¿Solicitud cumple con los requisitos? Sí: Coordina con las entidades solicitantes la asistencia del personal. No: Informa a la entidad que debe completar los requisitos.

Coordinador de Capacitación

3. Elabora programa semanal de capacitación comunicando a los capacitadores el desarrollo de la misma, traslada a Subdirección para revisión y firma.


4. Revisa, aprueba, y firma el programa semanal de capacitación. Director o Subdirector

5. Notifica por medio de correo electrónico respuesta para la entidad solicitante, con fechas de asignación.


6.

Traslada programa por correo electrónico a Secretaria del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, Capacitadores, Subdirector de Normas Técnicas y Control, Jefe Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones y a Supervisor de Servicios Administrativos.


7.

Imparte capacitación conforme a lo establecido en el programa y a lo solicitado por la entidad, entrega a los participantes para firma el listado de asistencia, mismo que traslada al Coordinador de Capacitación.

Capacitador

8. Actualiza la base de registro de capacitaciones con los datos estadísticos de los participantes.



Capacitación (1 de 2)

Director Coordinador de Capacitación Director o Subdirector

Inicio

Margina solicitud de capacitación

emitida por la entidad interesada al Subdirector de

Normas Técnicas y Control

Recibe, revisa y verifica que la

solicitud cumpla con los requisitos indicados en

Guatecompras y se comunica con las entidades para

coordinar la asistencia del

personal

¿Solicitud cumple con los requisitos?

Coordina con las entidades

solicitantes la asistencia del

personal

Sí

Informa a la entidad que debe completar

los requisitos

No

Elabora programa semanal de capacitación

Revisa, aprueba y firma el programa

semanal de capacitación

2

1


Capacitación (2 de 2)

Coordinador de Capacitación Capacitador

Notifica por medio de correo electrónico respuesta para la

entidad solicitante, con fechas de

asignación

Traslada programa de capacitaciones al

Departamento de Normas Técnicas, Capacitadores y Supervisor de

Servicios Administrativos

Imparte capacitación conforme a lo establecido

en el programa y a lo solicitado por la entidad.

Entrega a los participantes listado de asistencia para

firma

Actualiza la base de registro de

capacitaciones con los datos

estadísticos de los participantes

FIN

2

1


4. PROCESO DE NORMATIVIDAD


Normatividad 02 1 de 3


GESTIÓN DE NORMATIVIDAD


Establecer los lineamientos que sugieren modificar o adicionar de acuerdo al ámbito de competencia de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, la normativa vigente relacionada a las contrataciones y adquisiciones del Estado.

Inicia: Identifica necesidad de reforma a la legislación y traslada solicitud a la autoridad superior o a quien corresponde.

Finaliza: Divulgación, socialización y publicación de normativa, y posterior archivo de la documentación.












1. Identifica la necesidad o recibe solicitud por medio de oficio para reformar la ley vigente, reglamentos, procedimientos, o normas internas de la DNCAE en materia de contrataciones y adquisiciones del Estado.

Director

2.

Designa a la persona o equipo técnico en materia de reglamentos, procedimientos o normas internas en materia de contrataciones y adquisiciones del Estado para que estudien el objeto y viabilidad de la propuesta.

Director

3. Evalúa la necesidad y factibilidad de la propuesta identificada, el tipo de proyecto y la posible vía para gestionarse.

Coordinador designado

4. Genera proyecto de modificación a la ley, reglamentos, procedimientos, manuales o guías, según corresponda.


5. Traslada el proyecto que contiene la propuesta de modificación (según corresponda) para su revisión a la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.


6.

Emite opinión y devuelve al Coordinador designado. ¿La opinión contiene comentarios y/o modificaciones? Sí: Ver paso No. 7 No: Ver paso No. 9

Dirección de Asesoría Jurídica o Especialista

7. Analiza la opinión y adecúa el proyecto de la propuesta de modificación y traslada a Subdirector de Normas Técnicas y Control y/o Director para su visto bueno.


8. Valida el proyecto de la propuesta de modificación. Director y/o Subdirector de Normas

Técnicas y Control



9. Elabora documento legal que respaldará la propuesta de modificación y lo traslada al Despacho Superior.

Director

10. Gestiona aprobación del proyecto o propuesta ante autoridades según corresponda de acuerdo a la ley.

Despacho Superior

11. Gestiona publicación de la normativa aprobada según indique la ley, de acuerdo a su competencia.

Director

12. Divulgación y socialización de normativa, de acuerdo a su competencia. Director / Dirección de Comunicación

Social


Gestión de Normatividad (1 de 1)

Coordinador designadoDirector/SubdirectorDirección de Asesoría Jurídica o

EspecialistaDespacho Superior

Dirección de Comunicación Social

INICIO

Identifica la necesidad solicitud

por escrito para reforma a ley

vigente, reglamentos,

procedimientos o normas internas

Evalúa la necesidad y factibilidad de la

propuesta

Emite opinión jurídica.

¿La opinión contiene comentarios y/o modificaciones?

Analiza opinión y adecúa el proyecto

de modificaciónSi

Valida el proyecto de modificación

Gestiona aprobación del

proyecto o propuesta ante

autoridades, según corresponda de acuerdo a la ley

Divulga y socializa la normatuva

FIN

Elabora documento legal de respaldo a

la propuesta de modificación

Designa a persona o equipo técnico para

estudiar objeto y viabilidad de la

propuesta

NO

Genera proyecto de modificación a la ley, reglamentos, procedimientos, manuales o guías

Traslada el proyecto que contiene la propuesta de

modificación para revisión

Gestiona publicación de la

normativa aprobada, según

indique la ley


5. ASESORÍA


Asesoría 02 1 de 6


ASESORÍA


Atender consultas sobre temas relacionados con la Ley de Contrataciones del Estado, para facilitar la correcta aplicación de la normativa y el uso del Sistema Guatecompras. Inicia: Solicitud de asesoría de entidades o personas del sector público o privado. Finaliza: Notifica la respuesta a la parte interesada.


a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas




e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.





5.1 ASESORÍA LEGAL


1.

Recibe consultas o solicitudes físicas de asesoría de entidades o personas del sector público o privado.

Cuando estas consultas son por vía telefónica o por correo electrónico las mismas son atendidas de forma inmediata.

Director


Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría

2.

Analiza el expediente y determina si la consulta es competencia de la Dirección o si debe responderse conjuntamente con otra Dirección del Ministerio de Finanzas Públicas.

¿Debe responderse en conjunto con otra Dirección?

Si: continúa con el paso No.3.

No: margina y traslada dicho expediente al Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría y continúa con el paso No.4.

Director


3.

Remite copia del expediente a la Dirección del Ministerio de Finanzas Públicas que responderá la consulta en conjunto con la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, a través de una providencia, para la emisión de opinión.

Asesor del Departamento Normas Técnicas, Control y Asesoría

4. Emite proyecto de respuesta y traslada para su análisis, validación y aprobación correspondiente, al Subdirector de Normas Técnicas y Control.

Asesor del Departamento Normas Técnicas, Control y Asesoría

5. Revisa y aprueba la respuesta u opinión emitida y traslada a Director. Subdirector de Normas Técnicas y

Control

6. Revisa, aprueba y firma la respuesta u opinión emitida y traslada a Asesor del Departamento Normas Técnicas, Control y Asesoría.

Director

7. Notifica la respuesta u opinión emitida y archiva el expediente. Asesor del Departamento Normas



Técnicas, Control y Asesoría

5.2 ASESORÍA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA GUATECOMPRAS


1. 11

Recibe solicitud emitida por la parte interesada, verifica el contenido y la traslada al Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.



2. Analiza e investiga diferentes fuentes del tema.



3. Elabora propuesta y la traslada a Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones para la aprobación.



4. Revisa la propuesta emitida.


Administración y Control Estadístico de


5.

Determina si la propuesta necesita correcciones. ¿Necesita corregir propuesta? Sí: devuelve al Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, para realizar los cambios necesarios. No: aprueba respuesta y lo traslada a Director para Visto Bueno.


Administración y Control Estadístico de


6. Revisa y da Visto Bueno a la respuesta emitida. Director

7. . Notifica la respuesta a la parte interesada. Secretaria de Subdirección de



Asesoría Legal (1 de 2)

Director, Subdirector de Normas Técnicas y Control,

Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y

Asesoría

Director, Subdirector de Normas Técnicas y Control

Asesor del Departamento Normas Técnicas, Control y

Asesoría

Inicio

Recibe consultas o solicitudes físicas de

asesoría legal de entidades o

personas del sector público o privado

Analiza el expediente y

determina si la consulta es

competencia de la Dirección o si debe

responderse conjuntamente con otra Dirección del

Ministerio de Finanzas Públicas

¿Debe responderse en conjunto con otra

Dirección?

Remite copia del expediente a la Dirección del Ministerio de

Finanzas Públicas que responderá la

consulta en conjunto con la

Dirección Normativa de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado, para la

emisión de opinión

Sí

Emite proyecto de respuesta y traslada

para su análisis, validación y aprobación

correspondiente, al Subdirector de


Margina y traslada dicho expediente al

Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría

No

1


Asesoría Legal (2 de 2)

Subdirector de Normas Técnicas y Control DirectorAsesor del Departamento de

Normas Técnicas, Control y Asesoría

Revisa, aprueba y firma la respuesta u

opinión emitida y traslada a Asesor

del Departamento de Normas

Técnicas, Control Y Asesoría

Revisa y aprueba la respuesta u opinión

emitida

1

Notifica la respuesta u

opinión remitida y archiva el

expediente

Fin


Asesoría sobre el funcionamiento del Sistema Guatecompras (1 de 1)



DirectorSecretaria de Subdirección de


INICIO

Recibe solicitud emitida por la parte interesada, verifica

el contenido y la traslada

Analiza e investiga diferentes fuentes

del tema

Elabora propuestaRevisa la propuesta

emitida

¿La propuesta necesita correciónes?

Realiza los cambios necesarios

SI

Aprueba respuesta

NO

Revisa y da visto bueno a la

respuesta emitida

Notifica la respuesta a la parte

interesada

FIN

A

A


6. ADMINISTRACIÓN DE GUATECOMPRAS


Administración de Guatecompras 02 1 de 4


ADMINISTRACIÓN DE GUATECOMPRAS

PROPÓSITO Y ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

Atender las solicitudes de los usuarios del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para optimizar la utilización del Sistema Guatecompras.

Inicia: Solicitud de usuario para entidades compradoras para el uso del Sistema Guatecompras. Solicitud de una constancia de inscripción del proveedor.

Finaliza: Notificación al interesado sobre requerimiento relacionado al uso del Sistema Guatecompras.



b) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas

c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas




6.1 GENERACIÓN DE USUARIOS


1. Recepción de solicitud emitida por la entidad, con la información de la persona que será responsable del acceso solicitado.


2. Verifica que la información requerida esté completa en la solicitud enviada, si estuviera incompleta, se solicita que la misma sea completada por el solicitante.


3. Ingresa al portal para registrar los datos del usuario a generar, en el perfil de la entidad solicitante.


4. Imprime la confirmación que genera el sistema con los datos del usuario creado.


5. Entrega los datos del usuario creado al solicitante vía correo electrónico o en forma personal.


6. Confirma que el solicitante recibió el usuario. Asistente del Departamento de


6.2 EMISIÓN DE CONSTANCIAS A PROVEEDORES


1. Recepción y revisión de solicitud de constancia de parte del proveedor. Asistente del Departamento de




2. Ingresa al Sistema Guatecompras para verificar la información del solicitante ingresando el número de identificación tributaria, e imprime constancia.


3. Se entrega constancia de inscripción de proveedor. Asistente del Departamento de



Generación de usuarios (1 de 1)

Jefe del Departamento de Admiistración y Control



Inicio

Recepción de solicitud emitida

por la entidad, con la información de la

persona que será responsable del acceso solicitado

Verifica que la información

requerida esté completa en la

solicitud enviada, si estuviera incompleta,

se solicita que la misma sea

completada por el solicitante

Ingresa al portal para registrar los

datos del usuario a generar, en el perfil

de la entidad solicitante

Imprime la confirmación que genera el sistema con los datos del usuario creado

Entrega los datos del usuario creado

al solicitante vía correo electrónico o en forma personal

Confirma que el solicitante recibió el

usuario

Fin


Emisión de constancias a proveedores(1 de 1)


INICIO

Recepción y revisión de solicitud de

constancia de parte del proveedor

Ingresa al Sistema Guatecompras para

verificar la información del

solicitante ingresando el

número de identificación tributaria, e

imprime constancia

Se entrega constancia de inscripción de

proveedor

FIN


7. CONCEPTUALIZACIÓN DE SISTEMAS


Administración y Control 02 1 de 3


CONCEPTUALIZACIÓN DE SISTEMAS

PROPÓSITO Y ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

Desarrollar los documentos de respaldo para describir nuevas funcionalidades para ser incorporadas al portal del Sistema Guatecompras. Inicia: Necesidad de realizar modificaciones al Sistema Guatecompras. Finaliza: Incorporación al Sistema Guatecompras de la nueva funcionalidad.



b) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas

c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas





1. Detecta la necesidad de hacer alguna modificación en el Sistema Guatecompras.

Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones

y Adquisiciones

2. Recopila información y elabora documento de especificaciones respecto a la nueva funcionalidad a incorporar y se traslada a la Subdirección de Normas Técnicas y Control para consideración y aprobación el documento.


3. Hace las observaciones del documento conceptual de la nueva funcionalidad a incorporar.


4. Envía documento de especificaciones a la Dirección de Tecnologías de la Información para obtener la opinión y cronograma de actividades para su desarrollo.


5. Envía la información solicitada con el cronograma de actividades y las observaciones respectivas sobre documento de especificaciones.

Dirección de Tecnologías de la Información

6. Envía la solicitud adjunto al documento de especificaciones definitivo para que la Dirección de Tecnologías de la Información inicie con el desarrollo informático.

Subdirector de Normas Técnicas, Control y Asesoría

7. Realiza reuniones con el Programador designado por la Dirección de Tecnologías de la Información para validar el desarrollo informático.


8. Implementa la nueva funcionalidad. Dirección de Tecnologías de la

Información

9. Elabora el manual de aplicación o instructivo, cuando corresponda. Jefe del Departamento de


10. Socializa y/o capacita sobre la nueva funcionalidad. Jefe del Departamento de



Conceptualización de Sistemas(1 de 1)




Departamento de Administración y Control Estadístico de


Dirección de Tecnologías de la Información

INICIO

Detecta la necesidad de hacer alguna modificación

en el Sistema Guatecompras

Recopila información y

elabora documento de especificaciones respecto a la nueva

funcionalidad a incorporar

Hace las observaciones al

documento conceptual de la

nueva funcionalidad a incorporar

Envía la información solicitada con el cronograma de actividades y las observaciones

respectivas sobre documento de

especificaciones

Envía la solicitud adjunto al

documento de especificaciones

definitivo para que la Dirección de

Tecnologías de la Información inicie con el desarrollo

informático

Realiza reuniones con el Programador

designado por la Dirección de

Tecnologías de la Información para

validar el desarrollo informático

Implementa la nueva funcionalidad

Elabora el manual de aplicación o

instructivo, cuando corresponda

Socializa y/o capacita sobre la

nueva funcionalidad

FIN

Envía documento de especificaciones a la

DTI para obtener información y

cronograma de actividades


8. ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA-


Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 02 1 de 3


ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA-


Establecer los objetivos operativos que alcanzará la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Con la recepción de circular para la elaboración del Plan Operativo Anual emitido por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Finaliza: Con la entrega del Plan Operativo Anual a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas” –ROI- d) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental

DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Circular de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional del ejercicio fiscal que corresponda 2) Acuerdo Ministerial No. 96-2014, aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización

administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. Recibe circular emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, que contiene normas para la elaboración del Plan Operativo Anual para el año fiscal que corresponda.


2. Analizan las directrices y prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos institucionales en reunión conjunta y traslada.

Director/Subdirector, Jefes de Departamento

3.

Elabora memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, que de acuerdo a las necesidades envíen los productos y subproductos (metas), resultados esperados durante el año fiscal a programar, en los formatos establecidos para el efecto.

Enlace Administrativo Financiero

4. Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas.

Jefes de Departamentos

5. Recibe y consolida la información generada en los formatos establecidos y traslada.


6. Revisa y traslada oficio y POA consolidado a la Dirección para Visto Bueno.


7.

Recibe y en reunión conjunta revisan y analizan detalladamente el POA, verificando que se ajuste a las prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos instituciones. No hay modificaciones: EL Director/Subdirector aprueba y firma. Si hay modificaciones: Regresa a Enlace Administrativo Financiero para las correcciones que correspondan.


8. Recibe POA y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo institucional.


9. Recibe copia firmada y archiva.

Secretaria de Dirección/Subdirección


Elaboración del plan operativo anual-POA- (1 de 2)

Director/SubdirectorDirector/Subdirector, Jefes de

DepartamentoEnlace Administrativo Financiero Jefes de Departamento

Inicio

Recibe circular emitida por la Dirección de

Planificación y Desarrollo

Institucional, que contiene normas

para la elaboración del POA

Analizan las directrices y

prioridades del MINFIN y de la

dependencia para dar respuesta a los

lineamientos estratégicos

institucionales en reunión conjunta y

traslada

Elabora memorando para solicitar a los

Jefes de Departamento, que

de acuerdo a las necesidades envíen

los productos y subproductos

(metas), proyectos, resultados en los

formatos establecidos para el

efecto

Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas

Recibe y consolida la información

generada en los formatos

establecidos y traslada.

2

1


Elaboración del plan operativo anual-POA- (2 de 2)

Director/Subdirector, Jefes de DepartamentoEnlace Administrativo

FinancieroSecretaria de Dirección/

SubdirecciónSubdirector

2

¿Hay modificaciones?

SICorrige lo que corresponda

Aprueba y firma

NO

Traslada a la Dirección de

Planificación y Desarrollo

Institucional

Recibe copia firmada y archiva

Fin

Revisa y traslada oficio y POA

consolidado a la Dirección para Visto Bueno.

Recibe y en reunión conjunta revisan y

analizan detalladamente el

POA

1


9. SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA-




SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA-


Establecer los objetivos operativos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Aprobación del presupuesto del año siguiente. Finaliza: Recepción de la Resolución emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo.


a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas” -ROI- d) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental


1) Circular de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional del ejercicio fiscal que corresponda 2) Acuerdo Ministerial 96-2014, Aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1.

Aprobado el presupuesto del año siguiente, analiza tomando en consideración los siguientes aspectos:

Monto del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal versus lo programado en el Anteproyecto de Presupuesto.

Productos, subproductos y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual.

Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto del año siguiente.


2.

Verifica ¿Corresponden las asignaciones presupuestarias al anteproyecto?

Si las asignaciones presupuestarias corresponden al anteproyecto elaborado se confirma a la Autoridad Superior de la dependencia sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas físicas. Si las asignaciones presupuestarias no corresponden al anteproyecto elaborado realiza los ajustes a las metas físicas planteadas en el POA de conformidad con dichas asignaciones.


3. Consolida ajustes al POA en coordinación con los Jefes de Departamento y traslada a la Autoridad Superior de la dependencia.


4. Revisa los ajustes efectuados al POA, aprueba y traslada. Director/Subdirector

5. Recibe el POA con los ajustes a las metas físicas aprobado y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


6. Recibe Resolución correspondiente y traslada. Director o Subdirector

7. Recibe Resolución correspondiente y archiva Enlace Administrativo Financiero


Seguimiento al plan operativo anual -POA- (1 de 2)

Enlace Administrativo FinancieroDirector/Subdirector, Jefes de Departamento

INICIO

Aprobado el presupuesto del año siguiente, analiza

tomando en consideración los

aspectos indicados

¿Corresponden las asignaciones

presupuestarias al anteproyecto?

Confirma a a la Autoridad Superior de la dependencia

sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento

de las metas físicas.

SI

Realiza los ajustes a las metas físicas planteadas en el

POA de conformidad con

dichas asignaciones

NO

1

Verifica

Consolida ajustes al POA en

coordinación con los Jefes de

Departamento y traslada a la

Autoridad Superior de la dependencia


Seguimiento al plan operativo anual -POA- (2 de 2)

Enlace Administrativo FinancieroDirector/Subdirector

1

Revisa los ajustes efectuados al

POA, aprueba y traslada

Recibe el POA con los ajustes a las

metas físicas aprobado y traslada

a la Dirección de Planificación y

Desarrollo Institucional

Recibe Resolución correspondiente y

traslada

Recibe Resolución correspondiente y

archiva

Fin


10. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES




ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES


Planificar las compras durante el ejercicio fiscal correspondiente, de acuerdo a las necesidades de la Dirección, para cumplir con las metas establecidas en el Plan Operativo Anual –POA-. Inicia: Requerimiento de insumos a los Jefes de Departamento. Finaliza: Consolidación de los requerimientos y traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.



b) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas c) Ley Anual de Presupuesto

d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto

e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado


g) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental h) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala, 5ª. Edición i) Catálogo de insumos

DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos 2) Acuerdo Ministerial 96-2014, Aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1.

Con base al Plan Operativo Anual –POA- actualizado en función del presupuesto aprobado del año siguiente, se realiza análisis y se requiere el traslado de la programación de insumos tomando en consideración los siguientes aspectos:

Productos, subproductos y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual.

Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto del año siguiente.


2. Elabora la programación de insumos solicitada en base a necesidades reales para dar cumplimiento al POA, presentándola en los términos, formatos y lineamientos establecidos para el ejercicio fiscal vigente.

Jefes de Departamento

3. Recibe información, analiza y verifica que los productos y subproductos (metas físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la dependencia.


4.

Convoca a reunión a los jefes de Departamento, para analizar de manera particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos. Si tiene correcciones y observaciones al documento, solicita se realicen las mismas. Con las correcciones efectuadas, traslada, para su consolidación.


5. Consolida información en formato “Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-“.


6. Genera reportes necesarios en el sistema informático de almacén para consultar los saldos existentes, demanda mensual y fechas de abastecimiento por insumos.




7.

Analiza información, establece las fechas de abastecimiento y en función de las cantidades requeridas en la programación de productos y subproductos (metas físicas), elabora el PACC de la Dependencia y traslada para su aprobación.


8.

Recibe y analiza el PACC, si tiene observaciones, solicita a Enlace Administrativo Financiero que realice modificaciones. Si no tiene observaciones, aprueba el PACC, mediante firma y sello y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-, con copia a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.


9. Archiva copia del PACC aprobado. Enlace Administrativo Financiero


Elaboración del plan anual de compras y contrataciones (1 de 1)


Jefes de Departamento Director/Subdirector Enlace Administrativo Financiero

Inicio

Realiza análisis de acuerdo a los

Productos, Subproductos y

metas físicas programadas en el POA y lineamientos de gastos incluidas en la Ley anual de

presupuesto del año siguiente

Elabora la programación de

insumos en base a necesidades reales

Recibe información, analiza y verifica

que los productos y subproductos (metas físicas)

programados estén alineados con los objetivos y metas de la dependencia

Convoca a reunión para análisis de las programaciones y

detalle de los insumos

Consolida información en

formato Plan Anual de Compras y

Contrataciones –PACC- .

Genera reportes necesarios en el

sistema informático de almacén para

consultar los saldos existentes,

demanda mensual y fechas de

abastecimiento por insumos

Elabora el PACC de la Dependencia y traslada para su

aprobación.

Recibe, analiza, aprueba y traslada el PACC, al Enlace

Administrativo Financiero, para que traslade a la

Dirección de Asuntos

Administrativos –DAA-.

Archiva copia del PACC aprobado.

Fin


11. SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC-




SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC-


Velar por la oportuna compra o contratación de los bienes y servicios contemplados en el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado para lograr los objetivos y metas establecidos en el Plan Operativo Anual. Inicia: Con la revisión del Plan Anual de Compras y Contrataciones y verificación de existencias en Almacén. Finaliza: Con la recepción de los bienes y servicios.

NORMATIVA APLICABLE: a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley de Contrataciones del Estado” y sus

reformas

b) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas c) Ley Anual de Presupuesto

d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”

e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, “Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado”

f) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas” -ROI-

g) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental h) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala, 5ª. Edición i) Catálogo de insumos

DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos 2) Acuerdo Ministerial 96-2014, Aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. Revisa Plan Anual de Compras y Contrataciones y verifica existencias en el Almacén.


2. Recibe, revisa, rubrica y traslada. Subdirector

3.

Elabora solicitud de compra, verifica en la Dirección de Asuntos Administrativos y solicita sello de: Código de insumo, existencia en almacén, inclusión en el Plan Anual de compras y contrataciones y traslada para firma.


4. Recibe, firma y traslada. Subdirector

5. Recibe, traslada la solicitud de compra a la Dirección de Asuntos Administrativos y archiva.


6. Verifica ingreso en almacén de la compra realizada. Realiza la solicitud en el sistema de gestión de almacenes SIGAF y traslada para su aprobación.


7. Recibe y aprueba en el Sistema de gestión de almacenes SIGAF. Subdirectora

8.

Verifica en el SIGAF la autorización de la solicitud al almacén, imprime y traslada al Almacén de la Dirección de Asuntos Administrativos para su despacho. Firma copia de la Forma ALM-FOR-02 “Requisición y entrega de materiales y suministros de Almacén” y archiva.



Seguimiento del plan de compras y contrataciones (1 de 1)

Enlace Administrativo Financiero Subdirector

INICIO

Revisa Plan Anual de Compras y Contrataciones y verifica

existencias en el Almacén. Recibe, revisa, rubrica y traslada.

Elabora solicitud de compra, verifica en la Dirección de Asuntos

Administrativos y solicita sello de: Código de insumo, existencia en

almacén, inclusión en el Plan Anual de compras y contrataciones y

traslada para firma.

Recibe, firma y traslada. Recibe, traslada la solicitud de

compra a la Dirección de Asuntos Administrativos y archiva

Verifica ingreso en almacén de la compra realizada.

Realiza la solicitud en el sistema de gestión de almacenes SIGAF y traslada para su aprobación.

Recibe y aprueba en el Sistema de gestión de almacenes SIGAF

Verifica en el SIGAF la autorización de la solicitud al almacén, imprime y traslada al Almacén de la Dirección de Asuntos Administrativos para su

despacho. Firma copia de la Forma ALM-FOR-

02 Requisición y entrega de materiales y suministros de

Almacén y archiva

FIN


12. ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO




ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO


Establecer las necesidades de Recursos Financieros para el ejercicio fiscal del siguiente año, para la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Recibe directrices por parte de la Dirección Financiera para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal. Finaliza: Entrega al Departamento de Administración Financiera el Anteproyecto de Presupuesto.


a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Ley Anual de Presupuesto c) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” d) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala, 5ª. Edición

DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Circular de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del ejercicio fiscal correspondiente 2) Acuerdo Ministerial 96-2014, Aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. Recibe oficio que contiene las normas y los techos presupuestarios procedentes de la Dirección Financiera, para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.

Dirección

2. Elabora memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, el envío de los insumos para el cumplimiento del POA de acuerdo a las necesidades prioritarias, en los formatos establecidos para el efecto.


3. Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas y trasladan al Enlace Administrativo Financiero.

Jefes de Departamentos

4. Recibe y consolida la información en los formatos establecidos y traslada. Enlace Administrativo Financiero

5. Revisa y traslada oficio y Anteproyecto de Presupuesto para Visto Bueno. Subdirector

6. Revisa y analiza detalladamente el Anteproyecto de Presupuesto, verificando que los insumos se ajusten a las prioridades de la DNCAE aprueba y traslada.


7. Recibe y elabora oficio para la entrega del Anteproyecto de Presupuesto a la Dirección de Asuntos Administrativos.


8. Entrega el Anteproyecto de Presupuesto y archiva copia de envío. Enlace Administrativo Financiero


Elaboración del anteproyecto de presupuesto (1 de 1)

Enlace Administrativo FinancieroDirector Jefes de Departamento Subdirector Director/Subdirector

INICIO

Recibe oficio que contiene las normas

y los techos presupuestarios procedentes del

Departamento de Administración

Financiera

Solicita a los Jefes de Departamento,

el envío de los insumos para el

cumplimiento del POA

Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas

Recibe y consolida la información en

los formatos establecidos y

traslada. Revisa y traslada

oficio y Anteproyecto de Presupuesto para

Visto Bueno

Revisa y analiza detalladamente el Anteproyecto de

Presupuesto, verificando que los

insumos se ajusten a las prioridades de la DNCAE aprueba y

traslada

Recibe y elabora oficio para la entrega del

Anteproyecto de Presupuesto a la

Dirección de Asuntos

Administrativos

Entrega el Anteproyecto de

Presupuesto y archiva copia de

envío

FIN


13. RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES INDIVIDUALES PRESTADO

13.1. Reconocimiento de Gastos Anticipo


1.

Informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior

o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco

de los términos de referencia, establecidos en el contrato de prestación de

servicios, así como el plazo del requerimiento del traslado.

Autoridad responsable de la contratación

2.

Solicita al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios

Administrativos Internos, según corresponda, que inicie la gestión para el

reconocimiento del gasto anticipo respectivo.

Contratista

3.

Verifica que los objetivos del traslado estén dentro del marco de los términos de

referencia, establecidos en el contrato de prestación de servicios.

Departamento Administrativo Financiero o Unidad de

Servicios Administrativos

, NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Ministerio de Finanzas Públicas 03 1 de 6


Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados


Describir las actividades necesarias para gestionar el reconocimiento de gastos a contratistas, por servicios técnicos o profesionales individuales prestados al Ministerio de Finanzas Públicas, con motivo de su traslado hacia el interior o exterior de la república, debidamente justificados en el desarrollo de las actividades específicas de la contratación.

Inicia: Se informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República.

Finaliza: Archiva documentación generada.


A) Código Civil (artículo 2029). B) Decreto No. 57-92. Ley de Contrataciones del Estado. C) Reglamento para el reconocimiento de gastos por servicios prestados. Acuerdo Gubernativo 54-2017, reformado

por su similar Acuerdo Gubernativo 03-2018. D) Circular conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de

Cuentas, publicada en el Diario de Centro América el 11 de enero de 2017. E) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.


1. Para efectos del presente procedimiento, se entiende por Autoridad responsable de la contratación, la máxima autoridad de la dependencia donde el contratista presta sus servicios.

2. El listado detallado de los gastos efectuados debe contener como mínimo:

a. Descripción de gasto b. Fecha c. Monto del gasto en quetzales, de acuerdo al tipo de cambio utilizado para la estimación del gasto anticipo.

NOTA: Dicho listado deberá contar con la firma del Contratista y el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.

3. En caso de reintegros, el Contratista deberá efectuar los mismos mediante depósito en la cuenta bancaria de la dependencia que asignó los fondos.



¿Cumple con los Términos de Referencia (TDR)?

No: rechaza solicitud, devuelve al contratista y finaliza el procedimiento.

Sí: realiza cálculo del monto a reconocer según normativa aplicable y verifica

disponibilidad presupuestaria en el renglón”.

¿Existe disponibilidad presupuestaria?

No: Gestiona modificación presupuestaria, cuando proceda.

Sí: Consigna la información correspondiente en el formulario RG-A “Reconocimiento

de Gastos Anticipo”, conforme a la normativa aplicable y entrega al Contratista.

Internos, según corresponda

4. Firma el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” y requiere

aprobación de la Autoridad responsable de la contratación. Contratista

5.

Revisa formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”.

¿Está conforme?

No: devuelve al Contratista para modificaciones.

Sí: firma de aprobación.


6.

Entrega al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios

Administrativos Internos, según corresponda, el formulario RG-A “Reconocimiento

de Gastos Anticipo”, debidamente aprobado para que continúe con el trámite.

Contratista

7.

Recibe formulario aprobado y procede a elaborar cheque en quetzales a nombre del

Contratista, de acuerdo al monto consignado y cuando corresponda deberá aplicar

el tipo de cambio del día.

Gestiona las firmas correspondientes, según procedimiento establecido.


Servicios Administrativos internos, según corresponda

8. Entrega cheque al contratista y requiere firma de voucher como constancia de

recibido.


Servicios Administrativos Internos, según corresponda

9. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos anticipo.



13.2. Reconocimiento de gastos liquidación


1.

Al regresar del interior y/o exterior de la República, presenta al Departamento

Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, los

comprobantes o el listado de gastos efectuados, según corresponda, de

conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Acuerdo Gubernativo 54-2017 y

solicita que se efectúe el cálculo de la liquidación.

Nota: Tomar en consideración que la liquidación debidamente aprobada, debe

presentarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse

concluido el requerimiento de traslado.

Contratista

2. Recibe y revisa documentación entregada por el contratista, realiza cálculo de la

liquidación, consigna información en el formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Departamento Administrativo

Financiero o Unidad de



Liquidación” y entrega al Contratista dicho formulario junto con los comprobantes

de los gastos efectuados, para que gestione la aprobación respectiva.

Cuando el Contratista deba reintegrar, se le entrega boleta para efectuar el depósito

bancario correspondiente.


3. Entrega formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”, a la Autoridad

responsable de la contratación para su autorización. Contratista

4.

Revisa formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.

¿La información es correcta?

No: devuelve al Contratista para modificaciones.

Sí: firma de aprobación.

Nota: Previo a la aprobación de la liquidación, la autoridad responsable de la

contratación, exigirá la devolución de los fondos que corresponden a gastos no

comprobados, en coordinación con el Departamento Administrativo Financiero o

Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda.

Asimismo, cuando la liquidación no se presente al Departamento Administrativo

Financiero o unidad de servicios administrativos internos, según corresponda,

dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse concluido el

requerimiento de traslado, ordenará el reintegro inmediato de los fondos

anticipados.


5.

Presenta al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios

Administrativos Internos, según corresponda, el Formulario RG-L "Reconocimiento

de Gastos liquidación" debidamente aprobado, con los comprobantes respectivos y

los documentos siguientes:

a) Para el caso de los requerimientos de traslado al exterior de la República, fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país destino del traslado. Cuando el traslado del contratista se realice a los países de la región centroamericana, se debe observar los acuerdos de libre movilidad de personas suscritos en la región. En todos los casos debe existir comprobante de entrada y salida del país.

b) En todos los casos, debe acompañar un informe que incluirá los datos relativos a la atención del requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, debiendo como mínimo cumplir con lo establecido en el Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública. El informe debe contar con el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.

Contratista

6.

Recibe y revisa documentación entregada por el contratista y determina

cumplimento de requisitos.

¿Cumple requisitos?

No: Requiere modificaciones o información complementaria.

Sí: Continúa con el procedimiento.

Nota: Cuando la liquidación no se presente dentro de los diez (10) días hábiles,

siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, se





informará a la Autoridad responsable de la contratación, quien ordenará el reintegro

inmediato de los fondos anticipados.

7. Adjunta expediente de anticipo e inicia procedimiento de reposición de fondo

rotativo, según lo establecido en la normativa vigente.



8. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos liquidación.

Departamento Administrativo Financiero o unidad de

servicios administrativos internos, según corresponda


Diagrama de flujo

Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados Reconocimiento de Gastos Anticipo (1 de 1)

Autoridad Responsable de la Contratación Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos según corresponda

Contratista

Inicio

Informa por escrito al contratista sobre la

necesidad de su traslado hacia el interior o

exterior de la República

Verifica que los objetivos del traslado

estén dentro del marco de los términos de referencia (TDR)

establecidos en el contrato de prestación

de servicios y realiza cálculo

Solicita se inicie la gestión para el

reconocimiento del gasto anticipo

respectivo

Verifica disponibilidad presupuestaria

¿Existe disponibilidad

presupuestaria?

Consigna la información

correspondiente en el formulario RG-A

“Reconocimiento de Gastos Anticipo”

SI

Firma el formulario RG-A y requiere aprobación de la

Autoridad responsable de la

contratación

Revisa formulario

RG-A

Entrega formulario RG-A

Recibe formulario aprobado, elabora cheque y gestiona

firmas

Entrega cheque al contratista y

requiere firma de voucher

Archiva documentación

Gestiona modificación

presupuestaria cuando proceda

¿Esta conforme?

Devuelve para modificaciones

Firma de aprobación

formulario RG-A

NO

SI

Fin

¿Cumple con los TDR?

SI

NO

Gestiona modificaciones

NO

Rechaza solicitud, devuelve al

contratista y finaliza el procedimiento

A

A


Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestadosReconocimiento de Gastos Liquidación (1 de 1)

Contratista Departamento Administrativo Financiero o unidad de servicios

administrativos internos según correspondaAutoridad responsable de la contratación

Inicio

Presenta al Departamento Administrativo

Financiero o Unidad de Servicios

Administrativos Internos, los

comprobantes de gastos efectuados o listado de

gastos efectuados

Recibe y revisa documentación entregada por el

contratista, realiza cálculo de la liquidación y consigna información en el formulario RG-L

¿Cumple requisitos?

Presenta el Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos liquidación"

debidamente aprobado

Requiere modificaciones o información complementaria, y cuando proceda establece

montos a reintegrar e informa al Contratista

Archiva documentación generada

Fin

Entrega formulario RG-L a la autoridad responsable de la contratación para

autorización

¿La información es correcta?

Firma de aprobación

Devuelve para modificacionesNO

SI

Adjunta expediente de anticipo e inicia

procedimiento de reposición de fondo

rotativo

SI

Revisa formulario y determina si la

información está correcta A

A

Revisa documentación y

determina cumplimiento de

requisitos

NORealiza modificaciones o

presenta información complementaria

dirección normativa de contrataciones y adquisiciones del ...establecido en el artículo 46 bis del...

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