direcciÓn de control interno y evaluaciÓn de gestiÓn
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Ing. SONIA CRISTINA GARCÍA RINCÓN
Directora Control Interno y Evaluación de Gestión Mayo de 2011
DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO
Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN
REUNIÓN DE APERTURA
AUDITORÍAS I SEMESTRE 2011
NORMATIVIDAD
Procedimiento de Auditoría Interna
Res 111 de 2006
Plan de Auditoría I Sem_2011
Res 645 de 2011
AUDITORÍAS I SEMESTRE 2011
Presentación y Aprobación del Plan de Auditoría
Presentación de Auditoría
Ejecución
Retroalimentación
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
Mejoramiento
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
• Presentación del Plan de Auditorías
A
• Revisión y Aprobación del Plan
B
Presentación y Aprobación del Plan de Auditoría
• Planificación de las Actividades de Auditoría
○
• Comunicación de la Apertura○
• Reunión de Apertura y Presentación del Plan de Auditoría
○
Presentación de Auditorías
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
• Ejecución del Plan de Auditoría.
◘
• Evaluación de Hallazgos◘
• Elaboración del Informe de Auditoría
◘
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
Ejecución
Reunión de cierre (Presentación y entrega
del informe de auditoría.
Presentación de observaciones a los
hallazgos (Jefe o Director de la Unidad –
5 días hábiles).
Evaluación y validación de los soportes.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
Retroalimentación
Presentación del Plan de
Mejoramiento (Jefe o Director de
la Unidad)
Observaciones al Plan (20 días
hábiles) ¿Ajustes?
Manejo y seguimiento del Plan de
Mejoramiento. ( 1 Año)
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
Mejoramiento
PLAN DE AUDITORÍA 2011
ESCUELA DE ARTES
DPTO. GINECOBSTETRICIA
DPTO. EDUCACIÓN FÍSICA Y DEPORTES
ESCUELA ING. METALÚRGICA Y CIENCIA
DE LOS MATERIALES
DECANATO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
ESCUELA DE ARTES
COORDINACIÓN UIS GUATIGUARÁ Y BUCARICA
DIRECCIÓN DE ADMINISIONES Y
REGISTRO ACADÉMICO
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
INSTITUTO DE LENGUAS
INSTITUTO PROINAPSA
AUDITORÍAS EQUIPOS
SERVIDORES DE DATOS
TOTAL EQUIPOS: 61
TOTAL DEPENDENCIAS: 23
CINTROP
INSTITUTO DE LENGUAS
INSTITUTO PROINAPSA
MISIONAL FINANCIERO SISTEMAS GESTIÓN
ESCUELA DE FILOSOFÍA
ESCUELA DE FISIOTERAPIA
ESCUELA DE IDIOMAS
ESCUELA DE MEDICINA
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRES.
ESCUELA DE FÍSICA
ESCUELA DE ING. DE SISTEMAS
ESCUELA DE DERECHO Y CIENCIA POLÍTICA
ESCUELA DE HISTORIA
COORDINACIÓN UIS GUATIGUARÁ Y BUCARICA
DECANATO FACULTAD DE SALUD
DIVISIÓN PLANTA FÍSICA
ESCUELA DE NUTRICIÓN
DIRECCIÓN DE POSGRADOS
Contratación
ACCIONES INMEDIATAS
Se gestiona por parte
de la unidad auditada
y/o DCIEG ante los
distintos procesos o
UAA, los casos que
requieren soluciones
inmediatas o a corto
plazo.
Acciones Inmediatas
RECURSOS HUMANOS
SERVICIOS DE INFORMACIÓN
PLANTA FÍSICA
SANEAMIENTO CONTABLE
TESORERÍA
CONTRATACIÓN
RESULTADOS DEL PROCESO
•Informe de hallazgos para las unidades auditadas1• Informe para otras unidades
administrativas2• Propuesta a la Dirección de la
Universidad3
METODOLOGÍA
Verificación de registros (Sistemas de Información o Registros Físicos)
Observación Directa
Entrevistas al personal de interés
Aplicación de encuestas a grupos de interés
EJES DE AUDITORÍA
Misional Financiero Sistemas Gestión
AUDITORÍA INTERNA EJE
PROCESOS MISIONALES
AUXILIAR:
NUBIA MIREYI ARIAS GALINDO
DIANA CASTELLANOS OLAYAProfesional Equipo Auditor de Procesos
Misionales
OBJETIVOS
Evaluar el cumplimiento de las actividades académicas desarrolladas por
los docentes de planta, cátedra y estudiantes, en articulación con la
Normatividad establecida y de acuerdo a los criterios y alcance de la
auditoría.
Determinar el estado actual de las actividades de investigación
desarrolladas al interior de la Unidad, en armonía con lo establecido en
el Plan de Desarrollo Institucional.
Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales y de apoyo,
desarrolladas por las Unidades Administrativas, conforme a la
normatividad aplicable.
Identificar oportunidades de mejora en la gestión misional realizada por
la Unidad auditada.
ALCANCE
• Docentes Planta- Actividad Docente- Plan de Formación- Comisiones (Est-Adm)- Tenencias- Periodo de prueba- Registro y publicación de notas
• Docentes Cátedra- Banco Elegibles- Cumplimiento de actividades
• Estudiantes
• PDI, Dimensión Académica, Objetivo
Estratégico 1
- Agendas estratégicas
- Solicitudes y registros de propiedad intelectual
- Convenios y contratos de licencia de
propiedad intelectual
- Grupos de Investigación consolidados
- Publicación de artículos en revistas indexadas
- Revistas indexadas, libros
- Recursos externos para la actividad
investigativa
- Proyectos gestionados con financiación
externa
- Gestión de recursos con instituciones
extranjeras
DOCENCIA INVESTIGACIÓN
• Funciones según Estatuto General- Funciones del Decano- Funciones del Consejo de Facultad
• Resultados de la Unidad
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ALCANCE
Reglamento del Profesor, A.S. 063 de 1994
Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de 2009
Plan de Formación Docente 2005 – 2010, A.S. 093 de 2005
Reglamento General de Posgrado, A.S 090 de 2010
Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de 1982
Reglamento de Educación Continua, A.A. 046 de 1998
Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003 y A.S. 30 de 2004
Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de 2008
CRITERIOS
Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018, Dimensión Académica,
Objetivo Estratégico 1, A.S. 080 de 2007.
Estatuto General, A.S. 166 de 1993
• DEPARTAMENTO DE GINECOBSTETRICIA
• ESCUELA DE ARTES • DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN FÍSICA Y
DEPORTES
• ESCUELA DE INGENIERÍA
METALÚRGICA Y CIENCIA DE LOS
MATERIALES
• DECANATO FACULTAD DE
CIENCIAS HUMANAS
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS
MAYO 4
Reunión de apertura
MAYO 10, 11, 12
Auditoría
MAYO 30
Reunión de cierre
DEPARTAMENTO DE GINECOBSTETRICIA
JUNIO 20
Reunión de cierre
MAYO 31 - JUNIO 1, 2
Auditoría
MAYO 4
Reunión de Apertura
ESCUELA DE ARTES
• Reunión de aperturaMAYO 4
• AuditoríaJUNIO 21, 22, 23
• Reunión de cierreJULIO 13
DEPARTAMENTO EDUCACIÓN FÍSICA Y DEPORTES
MAYO 4
• Reunión de apertura
JULIO 14, 18, 19, 21
• Auditoría
AGOSTO 8
• Reunión de cierre
ESCUELA DE ING. METALÚRGICA Y CIENCIA DE LOS MATERIALES
MAYO 4
Reunión de apertura
AGOSTO 9, 10, 11
Auditoría
AGOSTO 30
Reunión de cierre
DECANATO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
AUDITORÍA INTERNA
EJE FINANCIERO
AUXILIAR:
STEFANO FILOMENA DE LA ROSA
GLORIA ISABEL ROMÁN PINILLA
Profesional Equipo Auditor Financiero
OBJETIVOS
Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por
la unidad con los criterios y alcance de auditoría.
Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para
asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la
normatividad aplicable y vigente.
Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera
realizada por la Unidad auditada.
ALCANCE
Movimiento presupuestal y de efectivo: se contempla las vigencias
2010 y 2011.
Gestión de Cartera: se incluye la cartera generada hasta la fecha, por
todos los Fondos de la Unidad.
Contratos y/o Convenios Interadministrativos: se revisa
aleatoriamente los que generen cuantía y estén vigentes a la fecha de
auditoría.
Cuentas por pagar a proveedores: se revisa las cuentas generadas a la
fecha, que se encuentran pendientes de pago.
Órdenes de Pago Manual: se revisa aleatoriamente las órdenes
generadas en el SIF durante las vigencias 2010 y 2011.
CRITERIOS
Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería)
Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero – MFI.01
Manual Plan de Cuentas Presupuestales – MFI.03
Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera
UIS – MFI.04
Normatividad de Austeridad en el Gasto Público
Sistema de Información Financiero UIS
COMPONENTES EJE FINANCIERO
AUDITORÍA FINANCIERA
GESTIÓN PRESUPUESTAL Y
DE EFECTIVO
GESTIÓN DE CARTERA
• Presupuesto
• Ingresos
• Egresos
• Cuentas Por Cobrar
• Cartera Vencida
• Seguimiento Cartera
Vencida
CUENTAS POR PAGAR A
PROVEEDORES
CONVENIOS Y/O CONTRATOS
ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN ALEATORIA
ÓRDENES DE PAGO MANUAL
MAPA DE PROCESOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
CRONOGRAMA EJE FINANCIERO
• VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
• DIRECCIÓN DE ADMISIONES Y
REGISTRO ACADÉMICO
• ESCUELA DE ARTES
• INSTITUTO PROINAPSA
• INSTITUTO DE LENGUAS
• COORDINACIÓN UIS GUATIGUARÁ
Y BUCARICA
COORDINACIÓN UIS GUATIGUARÁ Y BUCARICA
CRONOGRAMA EJE FINANCIERO
MAYO
4
Reunión de Apertura
MAYO
10, 11
Auditoría
MAYO
25
Reunión de Cierre
ESCUELA DE ARTES
CRONOGRAMA EJE FINANCIERO
MAYO
30, 31
Auditoría
JUNIO 15
Reunión de Cierre
MAYO
4
Reunión de Apertura
DIRECCIÓN DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO
CRONOGRAMA EJE FINANCIERO
MAYO
4
Reunión de Apertura
JUNIO
16, 20
Auditoría
JULIO
7
Reunión de Cierre
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
CRONOGRAMA EJE FINANCIERO
• MAYO 4
Reunión de Apertura
• JULIO 11, 12
Auditoría
• JULIO 27
Reunión de Cierre
INSTITUTO DE LENGUAS
CRONOGRAMA EJE FINANCIERO
• MAYO 4
Reunión de Apertura
• AGOSTO 1, 2
Auditoría
• AGOSTO 17
Reunión de Cierre
PROINAPSA
CRONOGRAMA EJE FINANCIERO
• MAYO 4
Reunión de Apertura
• AGOSTO 18, 22
Auditoría
• SEPTIEMBRE 5
Reunión de Cierre
AUXILIAR:
LEYDY JOHANA LUNA MARTÍNEZ
JORGE ELIÉCER VIDAL RODRÍGUEZProfesional Equipo Auditor Sistemas
COMPONENTES
SISTEMAS INFORMÁTICOS (LEGALIDAD DE SOFTWARE)
Contratación menor a 50 SMLMV.
ETAPAS: Pre-contractual Contractual Post-Contractual
Adquisición , Administración e Instalación. Sistemas de Información Capacitación/Actualización Planes de contingencia (copias de respaldo) Servicios complementarios Documentación
PROCESO DE CONTRATACIÓN
OBJETIVOS
Registrar y evaluar los controles
aplicados por la UAA para el manejo
del software y sistemas de
información utilizados, frente a la
conformidad con los criterios
establecidos para esta auditoría.
Evaluar el cumplimiento de la
normatividad aplicable para el trámite
y administración de la contratación
menor a 50 SMLMV en las UAA, en
todas las etapas del contrato.
ALCANCE
Está definido para todas las UAA, objeto de este plan de
auditoría, por los siguientes componentes y elementos:
Administración y Legalidad de Software
Manejo de Licencias
Número de usuarios
Mantenimiento del Software
Muestra aleatoria de contratos menores a
50 SMLMV de las vigencias 2010 y 2011
CRITERIOS (1)
Normatividad relacionada con los Derechos de Autor
(Ley 44 de 1993, Ley 1032 de 2006, Circulares, Artículos
31 de la ley 23 de 1982 y 22 de la Decisión Andina 351
de 1993, etc.).
Ley 603 de 2000 (Art. 47 Num. 4, Informes de Gestión,
cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual y
derechos de autor).
CRITERIOS (2)
Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (Res.
809/2005 y AS 019/2005).
Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en el
Proceso Contratación del Sistema de Gestión Integrado de
la UIS, relacionadas con el trámite y la administración de
contratos menores a 50 SMLMV.
MAPA DE PROCESOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS
CINTROP
PROINAPSA
INSTITUTO DE
LENGUAS
CINTROP
MAYO
4
• Reunión de apertura
JULIO 13, 14
• Ejecución Auditoría
AGOSTO
2
• Reunión de cierre
INSTITUTO DE LENGUAS
MAYO
4
Reunión de
apertura
AGOSTO
3, 4
Ejecución Auditoría
AGOSTO 17
Reunión de cierre
PROINAPSA
• Reunión de apertura
MAYO 4
• Ejecución Auditoría
AGOSTO 23, 24
• Reunión de cierre
SEPTIEMBRE 5
AUDITORÍA INTERNA
EJE DE GESTIÓN
AUXILIARES:
DIANA ALEXANDRA GRANADOS FORERO
LEIDY JOHANA CERÓN CHAPARRO
DORA MEJÍA GUARÍN
Profesional Equipo Auditor de Gestión
OBJETIVOS
Verificar el estado de avance de los proyectos registrados por la
Unidad en el módulo del Programa de Gestión correspondiente al
año 2011
Verificar el estado de avance de los proyectos de mejoramiento
de la gestión adicionales que desarrolla la unidad, no registrados
en el PAG 2011.
Identificar las actividades de extensión que desarrolla la unidad.
ALCANCE
Programa de Gestión 2011 de la Unidad:
• Actividades
• Indicadores
• Responsables
Proyectos adicionales de la Unidad no
registrados en el PG 2011.
Actividades de extensión desarrolladas por
la unidad en los años 2010 y 2011.
CRITERIOS
Plan de Desarrollo Institucional
Acuerdo Superior N°080 de 2007
Programa Anual de Gestión 2011
Acuerdo Superior N°098 de 2010
Proyectos registrados en el módulo Programa de
Gestión - Página Web institucional.
Política de Extensión UIS
Acuerdo Consejo Superior N°006 de 2005
COMPONENTES EJE DE GESTIÓN
EJE DE GESTIÓN
Programa de Gestión 2011
Actividades de Extensión (2010 – 2011)
Proyectos Adicionales
2011
Asesoría y Consultoría
Profesional
Servicios Tecnológicos
Servicios Educativos
Servicios Docente Asistenciales
Servicios Culturales, Artísticos y
Deportivos
Servicios de Comunicación e
Información
Nombre del Proyecto Adicional
Logros Alcanzados
Porcentaje de Avance
Actividades
Indicadores
Responsables
METODOLOGÍA
1. AUDITORÍA DE CAMPO: PROGRAMA DE GESTIÓN 2011
NOMBRE OBJETIVO DESCRIPCIÓNFecha
Finalización
Ponderación
PRESENTACIÓN DEL TEXTO A PUBLICAR ANTE
EL CONSEJO DE ESCUELA PARA SU ESTUDIO DE
PUBLICACIÓN
2011-09-09 40.00%
ENVÍO DEL TEXTO A PUBLICAR PARA
EVALUACIÓN
2011-05-27 30.00%
PRESENTACIÓN DEL TEXTO A PUBLICAR CON LA
EVALUACIÓN, A TRAVÉS DEL DECANO DE
FACULTAD, ANTE EL COMITÉ EDITORIAL DE LA
UIS
2011-07-08 30.00%
PROGRAMA DE GESTIÓN 2011 - ESCUELA DE FILOSOFIA
PROYECTO ACTIVIDADES
INDICADOR - META
PROPUESTA
DE
CREACIÓN
DE UN LIBRO
POR PARTE
DE LA
ESCUELA DE
FILOSOFÍA
(2236)
SOLICITAR LA
PULBICACIÓN
DE LIBROS DE
LOS
PROFESORES DE
PLANTA ANTE
EL COMITÉ
EDITORIAL DE
LA UIS
Presentación de
un libro resultado
de investigación
ante el comité
editorial de la
UIS
1 (UNIDAD)
METODOLOGÍA
2. INFORMACIÓN A REMITIR VÍA CORREO ELECTRÓNICO: PROYECTOS
ADICIONALES
NOMBRE DEL PROYECTO ADICIONAL LOGROS ALCANZADOS (Verificables) PORCENTAJE DE AVANCE
DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN
FORMATO PARA PROYECTOS ADICIONALES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
UNIDAD:
CÓDIGO:
FECHA:
METODOLOGÍA
3. INFORMACIÓN A REMITIR VÍA CORREO ELECTRÓNICO:
ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN 2010 -2011
Inicio Finalización
1. ASESORÍA Y CONSULTORÍA PROFESIONAL
1.1 Modalidad Asesoría
1.2 Modalidad Consultoría
1.3 Modalidad Asistencia Técnica
1.4 Modalidad Interventoría
1.5 Modalidad Veeduría
2. SERVICIOS TECNOLÓGICOS
3. SERVICIOS EDUCATIVOS
3.1 Prácticas Académicas
3.2 Educación no formal
4. SERVICIOS DOCENTE ASISTENCIALES
5. SERVICIOS CULTURALES, ARTÍSTICOS Y
DEPORTIVOS
6. SERVICIOS DE COMUNICACIÓN E
INFORMACIÓN
Productos o
servicios que se
ofrecen
(objeto)
Población
beneficiaria
(descripción y
cuantificación)
FechaPRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EXTENSIÓN
(Política de Extensión, Acuerdo CS 006 de 2005)
Aplica
(x)
Nombre del
servicio o
convenio
METODOLOGÍA
UAA - EJE DE GESTIÓN Correos
ESCUELA DE FILOSOFÍA [email protected]; [email protected]
ESCUELA DE IDIOMAS [email protected]; [email protected]
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y
[email protected]; [email protected]
ESCUELA DE FISIOTERAPIA [email protected]; [email protected]
ESCUELA DE MEDICINA [email protected], [email protected]
ESCUELA DE FÍSICA [email protected]; [email protected]
ESCUELA DE DERECHO Y CIENCIA POLÍTICA [email protected]; [email protected]
ESCUELA DE HISTORIA [email protected]; [email protected]
COORDINACIÓN UIS BUCARICA Y GUATIGUARÁ [email protected]; [email protected]
DIVISIÓN DE PLANTA FÍSICA [email protected]; [email protected]
ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS [email protected] ; [email protected]
DECANATO FACULTAD DE SALUD [email protected]; [email protected]
ESCUELA DE NUTRICIÓN [email protected]; [email protected]
DIRECCIÓN DE POSGRADOS [email protected]; [email protected]
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS
• Auditoría
Mayo 10 – Martes
• N Proyectos: 5
• Auditoría
Mayo 16 – Lunes
• N Proyectos: 8
• Auditoría
Mayo 19 – Jueves
• N Proyectos: 5
• Auditoría
Mayo 25 – Miércoles
• N Proyectos: 7
• Auditoría
Junio 1 – Miércoles
• N Proyectos: 9
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS
• Auditoría
Junio 8 – Miércoles
• N Proyectos: 7
• Auditoría
Junio 21 – Martes
• N Proyectos: 9
• Auditoría
Junio 28 – Martes
• N Proyectos: 6
• Auditoría
Julio 6 – Miércoles
• N Proyectos: 7
• Auditoría
Julio 12 – Martes
• N Proyectos: 6
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS
• Auditoría
Julio 18 – Lunes
• N Proyectos: 3
• Auditoría
Julio 25 – Lunes
• N Proyectos: 4
• Auditoría
Agosto 1 – Lunes
• N Proyectos: 4
• Auditoría
Agosto 9 – Martes
• N Proyectos: 3