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Cuestin de Excelencia
DIRECCIN DE PROYECTOS Y FINANCIERA
Repblica Bolivariana de VenezuelaColegio Universitario de Administracin y
MercadeoExtensin San Felipe
Econ. Gilberto Santana
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Cuestin de Excelencia
Introduccin
Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.
Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha lmite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).
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Introduccin
Parte de una idea que tiene como finalidad inicial, satisfacer las necesidades o deseos humanos a travs de un bien o servicio.
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Necesidades (Abraham Maslow)
FISIOLOGICASFISIOLOGICAS
SEGURIDAD/ RESPETOSEGURIDAD/ RESPETO
AMOR/ AFECTO/ POSESINAMOR/ AFECTO/ POSESIN
PRESTIGIOPRESTIGIO
AUTORREALIZACINAUTORREALIZACIN
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Deseos
Son la forma que adoptan las necesidades humanas, de acuerdo con la cultura y personalidad del sujeto; es decir, Anhelo de satisfactores especficos
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La administracin de proyectos
Es el proceso de combinar sistemas, tcnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. (Baker,1999).
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La administracin de proyectos
Los proyectos en comparacin con el trabajo ordinario
Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto
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La administracin de proyectos
Trabajo ordinario Proyectos
Responder a la solicitud Producir un boletn mensual de noticias para los clientes
Preparar el caf en la oficina Abastecer los banquetes del Director General en las ceremonias
Preparar una carta para un prospecto
Escribir y publicar un libro
Conectar una impresora a la computadora
Instalar una red de computadoras
Reunirse con un empleado para analizar un nuevo procedimiento
Contratar un equipo de ventas para una nueva oficina
Asistir a una conferencia Promover un producto en un programa de dos semanas en todo el pas
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La administracin de proyectos
Cinco caractersticas de los proyectos Un proyecto tiene principio y fin definidos
Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero). Los resultados del proyecto tienen metas especficas de
calidad y desempeo. Los proyectos siguen una planeacin. Un proyecto incluye un equipo de personas
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La administracin de proyectos
Cinco fases de la administracin de proyectos Inicio Planificacin Ejecucin Control Conclusin
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La administracin de proyectos
Fase 1: Inicio Reconocimiento de que un proyecto puede
llevarse a cabo. Determinar lo que el proyecto debe lograr. Definir la meta global del proyecto. Definir las expectativas generales de los clientes,
de la administracin o de los interesados. Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros inciales del equipo
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La administracin de proyectos
Fase 2: Planificacin Perfeccionamiento del alcance del proyecto. Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de
las metas del proyecto. Secuencia de actividades. Desarrollo de un calendario y presupuesto. Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros
apropiados.
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La administracin de proyectos
Fase 3: Ejecucin Dirigir el equipo. Reunirse con los miembros del equipo. Comunicarse con los terceros involucrados. Resolver los conflictos o problemas que
puedan surgir. Asegurar los recursos necesarios (dinero,
personal, equipo, tiempo)..
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La administracin de proyectos
Fase 4: Control Vigilar las desviaciones del plan. Emprender acciones correctivas. Recibir y evaluar cambios en los proyectos. Cambiar los calendarios del proyecto. Adaptar los niveles de recursos. Cambiar el alcance del proyecto. Regresar a la etapa de planeacin para hacer
ajustes.
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La administracin de proyectos
Fase 5: Conclusin Reconocimiento de logros y resultados. Cierre de las operaciones y dispersin
del equipo. Aprendizaje de la experiencia del
proyecto. Revisin del proceso y resultados. Redaccin del informe final.
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Project Management
Que es la Direccin de Proyectos La finalidad de la gestin es coordinar
todos los recursos disponibles para conseguir determinados objetivos; esto implica la interaccin entre conocimiento, tecnologa, entorno, estructuras, procesos, servicios y productos.
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Project Management
Que es la Direccin de Proyectos En este sentido, las soluciones de la
gestin y la direccin de proyectos (metodologas, tcnicas, tecnologas, modelos, herramientas) debern dar soporte al proceso de gestin de proyectos.
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Project Management
Qu es y para qu sirve el Project Management Nacido en la dcada del '60 en el
Departamento de Defensa de los Estados Unidos, el Project Management es una metodologa de planeamiento, organizacin y gestin de recursos para cumplir exitosamente con las metas de un proyecto.
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Project Management
Las claves del Project Management Debe tener un alcance controlado. Debe existir una comunicacin constante y
efectiva entre las partes interesadas del proyecto.
El plan de proyecto es un camino para lograr los objetivos, responsabilidades y se utiliza para medir el progreso durante el proyecto.
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Project Management
Las claves del Project Management Los objetivos han de ser acordados entre
el director del proyecto, el cliente y la direccin de la empresa.
Siempre tiene que existir el apoyo de la direccin.
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Project Management
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Project Management
Condiciones para la utilizacin del Project Management 1) Hay una multiplicidad de actores
(stakeholders) con algn inters (positivo o negativo) en la implementacin y/o el resultado del proyecto: clientes, miembros delequipo, o la poblacin de la comunidad afectada, por ejemplo, por la construccin de una planta de celulosa
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Project Management
Condiciones para la utilizacin del Project Management 2) Existe una serie de actividades y
tareas interrelacionadas necesarias para cumplir con los requerimientos definidos al inicio
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Project Management
Condiciones para la utilizacin del Project Management 3) Un presupuesto econmico y
financiero limitado
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Project Management
Condiciones para la utilizacin del Project Management 4) La utilizacin de recursos humanos y
materiales. Aqu se encuentra elequipo multidisciplinarioque llevar adelante las actividades de cada especialidad y los equipos y materiales que servirn como parte del producto final o durante la implementacin del mismo
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Project Management
Condiciones para la utilizacin del Project Management 5) Un Project Manager o Gerente del
Proyecto que ser el lder del equipo y de las relaciones con los stakeholders y coordinar los esfuerzos a lo largo de todas las etapas
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Project Management
Condiciones para la utilizacin del Project Management Segn la envergadura de la tarea, el
Project Manager puede ser una nica persona o unaoficina de proyectos
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Project Management
Ventajas del Project Management 1)El Project Management permite conseguir
un objetivo (en general, de alta complejidad) a travs del cumplimiento de una serie de hitos.
As, permite alcanzar la meta dentro de los lmites preestablecidos de tiempo y dinero, con un uso ms eficiente de los recursos
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Project Management
Ventajas del Project Management 2)El Project Management minimiza
laburocraciae incrementa la velocidad de implementacin al crear una estructura matricial especfica para el proyecto.
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Project Management
Ventajas del Project Management 3)La estructuracin del proyecto en fases
(evaluacin de factibilidad tcnica y econmico-financiera, planificacin, implementacin, cierre y control) donde cada una cumple una funcin especfica permite optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y financieros al tiempo que se minimizan losriesgos.
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Project Management
Ventajas del Project Management 4)El Project Management permite
maximizar las sinergias y, por lo tanto, los resultados del equipo multidisciplinario y de cada miembro en particular.
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Project Management
Ventajas del Project Management 5)El Project Management es una
metodologa efectiva para mantener alta lamotivacinde los empleados.
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Project Management
Ventajas del Project Management 6)La metodologa minimiza y gestiona
efectivamente las tensiones y conflictos entre los stakeholders, ya sea entre los miembros del equipo o entre las organizaciones y otros interesados (por ejemplo, la comunidad aborigen afectada por la construccin de una represa.
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Project Management
Ventajas del Project Management 7)El Project Management permite
identificar tempranamente los potenciales riesgos y definir anticipadamente planes de mitigacin y acciones correctivas.
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Project Management
Ventajas del Project Management En definitiva, el Project Management es
una metodologa muy difundida en los Estados Unidos, donde se la utiliza prcticamente en todas las organizaciones (desde la industria de la construccin hasta las ONGs o el gobierno).
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Project Management
Ventajas del Project Management Incluso, muchas empresas organizan
gran parte de sus actividades corrientes directamente bajo la forma de proyectos.
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Project Management
Ventajas del Project Management En Amrica Latina, por el contrario, el
Project Management suele limitarse a ciertas industrias y es desconocido por muchos ejecutivos.
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Project Management
Qu es una PMO? Una Oficina de Gestin de Proyecto es
una unidad, departamento o grupo dentro de la organizacin que se ocupa de centralizar y coordinar la direccin de proyectos.
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Project Management
Qu es una PMO? Puede ser temporal o permanente y de
diferentes tipos de acuerdo a las necesidades de la organizacin. Su objetivo fundamental es generar valor en las organizaciones a travs de la ejecucin exitosa y eficiente de los proyectos.
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Project Management
Qu es una PMO? A las PMOs se les ha dado diferentes
denominaciones adems de Oficina de Proyectos: Oficina de Soporte a Proyectos, Centros de Excelencia, pero el factor que las distingue son los diferentes grados de autoridad y propsito.
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Project Management
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Project Management
La PMO puede ser de diferentes tipos: Oficina de Proyectos(Libera Proyectos). PMO Bsica:provee metodologa repetitiva de
Project Management. PMO Estndar:establece la capacidad y soporte a
la infraestructura de proyectos
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Project Management
La PMO puede ser de diferentes tipos: PMO Avanzada:aplica las capacidades
del Project Management para lograr los objetivos del negocio.
Centro de Excelencia:gestiona la mejora continuo para ejecutar las metas estratgicas del negocio.
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La PMO puede ser de diferentes tipos: Tctica:planificacin, programacin y
seguimiento en mltiples proyectos. Estratgica:asegura que los proyectos
estn alineados con la estrategia.
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Project Management
La PMO puede ser de diferentes tipos: Negocio:garantiza que los proyectos
dirigidos por la empresa estn enfocados al ROI.
Consultora:ayuda como recurso a los project managers.
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Project Management
La PMO puede ser de diferentes tipos: Negocio:garantiza que los proyectos
dirigidos por la empresa estn enfocados al ROI.
Consultora:ayuda como recurso a los project managers.
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Project Management
Aspectos del seguimiento en la gestin El seguimiento activo es parte
fundamental de la Gestin de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administracin sobre la situacin del proyecto,
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Project Management
Aspectos del seguimiento en la gestin Sirve para identificar oportunamente
cualquier desviacin sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y as evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan.
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Project Management
Aspectos del seguimiento en la gestin Visibilidad: Hace referencia a la actitud
del lder, de cara a estar siempre enterado de cmo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parmetros establecidos como metas... y de los correctivos reguladores de la situacin a futuro... en diseo, diseados y/o implementndose.
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Project Management
Aspectos del seguimiento en la gestin Desviaciones: Si hay desviaciones, se
deben cuantificar, en funcin del tiempo, dinero, talentos y recursos, adems se debe cuantificar el grado de desviacin, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto y cmo se lograra y cunto costara y se demorara...
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Project Management
Aspectos del seguimiento en la gestin Frecuencia: Cuanto mas rpido se
identifique una deficiencia en el proyecto mas fcil ser enmendarla, por eso se recomiendan anlisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto... y regularlo continuamente
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Project Management
Aspectos del seguimiento en la gestin Toma de decisiones: Despus de ver en
que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafo, se debe tener cuidado en la identificacin de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues a veces se esconden detrs de otros: no confundir causas con efectos ni medios con fines..
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Project Management
Aspectos del seguimiento en la gestin Toma de decisiones: Despus de ver en
que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafo, se debe tener cuidado en la identificacin de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues a veces se esconden detrs de otros: no confundir causas con efectos ni medios con fines..
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Project Management
Gestin de Riesgos Que es el riesgo Importancia de la gestin de
Riesgos Que es la gestin integral de
riesgos
TRABAJO GRUPAL
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Project Management
Aspectos del seguimiento en la gestin Tcnicas de seguimiento: Las
herramientas mas usadas, en la Gestin de Proyectos son evaluaciones, reuniones de peticin y rendicin de cuentas, revisiones crtico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificacin, simulacin y control, sesiones de tormenta de ideas, etc.
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Muchas Gracias
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