Dijital ArşivlemeGürhan Hoşgör

KodaEge & Akdeniz Bölge Müdürü

• Dijital ve Fiziksel Arşiv ProjeleriBT Vizyon Anadolu Toplantıları

KODA Bilişim San.Tic. A.Ş.

Gündem

İnteraktif Sunum

Kod-A Tanıtımı

ProjeBilgileri

Aksiyon Planı

Kod-A TanıtımıBiz kimiz, ne yapıyoruz

Kod-A SUNUM

• Doküman Yönetimi Teknolojileri• GreenDocs™ Capture• GreenDocs™ Archive• ABBYY Ülke Ortağı

• Belge İşleme Hizmetleri• Belge Sayısallaştırma Servis Büro• Arşiv Saklama ve Kayıt Yönetimi• Veri Operasyonları• Geri dönüşüm (kağıt, film, vb.)

• Avrupa, Ortadoğu ve Afrika Pazar Lideri• 2015’te 600 milyon sayfayı aşan servis büro hizmeti• 2 milyar sayfayı aşan sözleşmeler• 1000+ çalışan• Türkiye’de %90’a ulaşan pazar payı*• Yurtdışında faaliyet• 2006-2011’de Avrupa, Ortadoğu ve Afrika’da en hızlı büyüme**

* Taranan sayfa sayısı baz alınarak

ÖDÜLLER

KALİTE

• ISO 9001:2008 Toplam Kalite Yönetim Sistemi

• ISO 27001:2005 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi

• TS-13149: Yazılım geliştirme için TSE Hizmet Yeri Yeterlik Belgesi

• TS-12498: Bilgisayar ve çevre birimleri için TSE Hizmet Yeri Yeterlik Belgesi

Kod-A’dan görüntüler

Indexing, Quality Control

Scanning

GüvenlikG4S Güvenlik Hizmetleri

Proje BilgileriHangi konuda işbirliği yapacağız?

TanımlarElektronik Belge Yönetim Sistemi şirketlerin ve kurumların yasal e-imza ile elektronikbelge üretme, iş akışlarına sokma, havale etme vb. işlemlerini yönetmesini sağlayanyazılım sistemidir.Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi yasal elektronik tebligatları sağlayan e-posta sistemidir.Sayısal arşivleme kağıt belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması, elektronikolarak arşivlenmesi ve yönetilmesidir.Sayısallaştırma servis büro hizmeti kağıt belgelerin ayrıştırma, tasnif, tarama, görüntüişleme, otomatik tanıma (OCR, barkod, vb.), indeksleme, kalite kontrol ve aktarmaadımlarına tabi tutularak sayısallaştırılması hizmetidir.Arşiv Yönetim Sistemi kağıt belgelerin sayısallaştırılmasını bilgisayar ortamlarındadepolanmasını, güvenlik ve yetkilendirme politikalarına uygun şekilde erişilmesini vekullanılmasını, gerektiğinde imhasını, göç ettirilmesini, yedeklenmesini veyönetilmesini sağlayan yazılım sistemidir.Kayıt Yönetimi (Fiziki Arşiv Yönetimi) ile kağıt evrak arşivleri Dijital Arşiv Kentlerde veyaİdare bünyelerinde barkodlu takip sistemleriyle saklanır ve yönetilir. Kayıt yönetimiArşiv Yönetim Sistemi ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre çalıştırılır.

Yukarıdaki sistemlerin entegre çalışması ile kağıtsız ve yasal bir ofise ulaşılmış olur.

Entegre Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi (EBAYS)

EBAYS

AYS

Fiziksel ArşivKayıt Yönetimi

Sayısallaştırma Hizmeti

e-İmza

KEP

EBYS

Sayısal Arşivlemenin YararlarıBelge yönetim sistemi ile aşağıdaki sorunlar önlenmiş olur:

• Kayıp belgeler (kaybolan onam formları, vb. nedeniyle kaybedilen davalar haksız ödenen tazminatlar, eksik işlemler, vb.);

• Arşivlerin mevcut yerlere sığmaması ve arşiv yönetmeliğine aykırı saklama durumunda kalınması;

• Arşivlerin EBYS ile entegre kullanılamaması;• Süreçlerdeki belgelerin koordinasyonunda, sürüm kontrolünde ve

bütünlüğünde yaşanan sıkıntılar;• Uzun araştırma süresi, arama güçlükleri (işlemle ilgili doğru belge

hangisi, nerede)• Sadece kopyalar aracılığı ile çoklu kullanım hakkı;• Çoklu dosyalama (merkezi, dış birimler), gereksiz gölge dosyalar;• Dosyaların kargo, kurye ile fiziki transferi (atama, hukuki, idari

nedenlerle);• Yüksek maliyet değerleri;• Yetersiz bilgi akışı.

Sayısal Arşivlemenin Yararları 2Ayrıca bir ağaçtan 12.000 sayfa üretildiğini ve kamuda toplam 20 milyar sayfalık geri dönüşüm imkanı olduğu hesabıyla;

• 1.670.000 adet ağaç• 4.000 hektar orman• Yirmi milyar sayfalık arşivin yönetilmesi ile ilgili bina,

personel, işletme giderlerinden tasarruf• Geri dönüşüm sayısallaştırma hizmetlerinin %60’ını

karşılamaktadır.

Kağıt Belge Tüketimi Verileri• Evrak ile ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60'ına, işçilik maliyetlerinin %20-

%45'ine ve kurumsal cironun %12-%15'ine mal olmaktadır.(1)• Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5'i, kaybolmakta, %3'üne ise yanlış dosyalamadan ötürü

ulaşılamamaktadır.(2)• Bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50'sini aramaya ve bulmaya, %5-%15'ini ise

bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.(2)• Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir evrakın

bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir evrakın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$'dır.(2)

• Sadece ABD'de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır.(3)

• Sadece ABD'de 4 trilyon dokümanın bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dokümanın ise hayatı boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır.(4)

• Türkiye'de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır.(5)

(1) Research by Gartner, 1997, http://www.gartner.com

(2) Cooper's and Lybrand, 1997, http://en.wikipedia.org/wiki/PwC, http://www.pwc.com

(3) InfoTech Research Group, "Paper Cut : The True ROI of Document Management", 2008, http://www.infotech.com

(4) US Environmental Protection Agency, 2004, http://www.epa.gov

(5) T.C. Çevre ve Orman Bakanlığı, 2007, http://www.cevreorman.gov.tr

Kağıt Tüketimi ve Çevre

• Her yıl dünyada 4 Milyar ağaç kağıt tüketimi için kesilmektedir. (1)• Dünyada her yıl kağıt üretimi için ortalama 40 milyon hektar orman alanı

yitirilmekte, 1 ton kağıt üretimi için 350-450 kWh enerji, 50 ton su tüketilmektedir. (2)

• Ülkemizdeki tablo farklı olmayıp, ayrıca %40 oranında kağıt ithalatı ile de yurtdışı bağımlılığımız bulunmaktadır. (2)

• Ülkemizde geri dönüşüm ile kazanılan kağıt oranı %34,5 iken bu kağıdın kullanım oranı %56 civarındadır. (2)

• İzmir Dijital Arşiv Kent projesi ile tasarruf edilen kağıt ve geri dönüşüme giden evraklar kurulan bir sistem ile İzmir’de ağaç dikimine dönüştürülmüştür. İzmir DAK kurulduğu günden bugüne yaklaşık bir yılda Gümüldür’e 6000 ağaç dikmiştir. Hedef İzmir-Gümüldür arasındaki tüm tepeleri 15 yıl içinde tamamen ağaçlandırmaktır.

(1) 2011, http://www.ecology.com/2011/09/10/paper-chase/

(2) http:// www.geridonusum.org

Gelişmiş Ülkelerdeki Kağıt Tüketimi

100

100

100

100

100

100

107

132

95

102

114

140

105

129

92

101

113

180

Japan

Norway

Sweden

Switzerland

US

Turkey

1990

1995

2005

Gelişmiş ülkelerde kağıt tüketimi 1990 – 1995 yılarında artmıştır. Ancak gelişen farkındalık sayesinde 1995 yılından itibaren düşüş başlamıştır. O tarihten itibaren kağıt tüketimindeki düşüklük gelişmişlik ölçütü olarak görülmektedir.

Sayısallaştırma ve Arşivleme SüreciEvrak kabul Evrak

ayrıştırmaDoküman Tarama İndeksleme Kalite

kontrolFiziksel

arşivleme

• Evrakların teslim-tesellüm tutanakları ile teslimi

• Defter, dosya ve klasörlere barkodlamayapılabilir

• Arzu edilirse evrak bazlı barkodlama;

• Zımba, ataç, vb. sökülmesi;

• Hasarlı kağıtların düzeltilmesi;

• Restorasyon;• Gereksiz

dokümanların çıkarılması?

• Evrakların reorganizasyonu

• Endüstriyel tarayıcı, ADFlidoküman tarayıcı, düz yatak tarayıcı

• Tarama kalite kontrol

• Üst veri girilmesi• Mevcut

tablolardan veri okunması, eşleştirme, karşılaştırma

• MERNİS veri tabanı sorgusu?

• Tüm işlerin kalite kontrolü

• Validasyon• Bankacılık

sistemleri ve DYS’be aktarım.

• Merkezi mi, dağıtık mı?

• Yangın söndürme sistemi

• Barkodlu takip sistemi

• Entegrasyon• Arşiv kutuları

• GreenDocs Capture Evrak Teslim Modülü

• GreenDocs Capture Barkod Modülü

• Zımba sökücüler• Çalışan ID’li

etiketler• Barkodlar

• Yüksek hacimli tarayıcılar

• Görüntü iyileştirme teknikleri

• GreenDocs Capture Tarama Modülü

• Barkod tanıma, OMR/IMR /OCR

• GreenDocs Capture indeksleme Modülü

• GreenDocs Capture Kalite Kontrol ve ExportModülleri

• Kod-A servis büro sistemiyle entegre barkod tabanlı GreenDocs Archive Kayıt Yönetim Modülü

Süreç adımları

Anahtar aktiviteler

Teknoloji ve

araçlar

Teşekkürler...

Gürhan HOŞGÖRKod-A Bilişim A.Ş.Ege ve Akdeniz Bölge MüdürüTel : (549) 784 5949, (532) 645 04 50e-mail : gurhan.hosgor@koda.com.trwww.koda.com.tr