DIGITALIZACIÓN 

GRUPO 2 CLARA INÉS GAITÁN SANDOVAL

CLARA INES VALENCIADIANA CAROLINA TORRES

DIANA KARINA PALOMO RAMÍREZDIANA MARCELA MARTÍN SALAS

  TUTORA

DORIS ZULUAGA

 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS G3 - V SEMESTRE

ARMENIA2013

PÁGINADEDICATORIA

A DIOS, QUE NOS GUÍA Y FORTALECE, A NUESTRA FAMILIA EJE CONSTANTE DE NUESTRA SUPERACIÓN, A NUESTRA TUTORA DORIS, A NUESTRAS COMPAÑERAS Y COMPAÑEROS DE ESTUDIO Y A NUESTRA CARRERA QUE NOS HAN IDO FORMANDO PARA APORTAR A LA SOCIEDAD HERRAMIENTAS EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN COMO SOPORTE DEL SABER Y DEL CONOCIMIENTO.

 

INTRODUCCIÓN

1. ¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN? 2. ¿CÓMO SE LLEVA A CABO LA DIGITALIZACIÓN? 3. ¿QUÉ INFORMACIÓN SE PUEDE DIGITALIZAR? 4. ¿QUÉ TECNOLOGÍAS SE EMPLEAN PARA LA DIGITALIZACIÓN? 5. TIPOS DE ESCÁNERES 6. ¿A QUIÉN LE ES ÚTIL LA DIGITALIZACIÓN?7. VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN 8. ¿EXISTE ALGUNA LEGISLACIÓN SOBRE DIGITALIZACIÓN EN MÉXICO? 9. ¿MI INFORMACIÓN ESTÁ SEGURA SI DIGITALIZO MIS DOCUMENTOS?

CONCLUSIONES

WEBGRAFÍA

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

Con este trabajo queremos realizar una mirada a la digitalización como instrumento de las nuevas tecnologías, en la implementación de mecanismos, que ayuden a las empresas en el almacenamiento de la información.

Esta, sin lugar a dudas, es una solución inteligente para reducir costos y equipos, disminuyendo espacios y permitiendo que la información a través del tiempopermanezca viva y dinámica para optimizar los procesos empresariales.

OBJETIVOS

* Aprender todo el proceso de la digitalización, sus usos y aplicaciones.* Identificar los equipos y herramientas que se usan en este proceso.* Conocer de forma más directa la función que desempeñan los responsables de esta actividad.

1. ¿Qué es digitalización?

La digitalización consiste en convertir un documento en papel en un archivo digital o imagen electrónica, con equipos especiales para tal fin. Entre ellos está el escáner.

La digitalización hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como fotografías, fotos, sonidos y guardarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos.

Es considerada la herramienta

más completa de preservación

que ofrece la tecnología, que permite salvaguardar un original en formato estándar, en un idioma para los ordenadores.

2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?

La digitalización inicia con una depuración de documentos, quitando elementos de sujeción que obstaculicen el paso por el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforma en ordenador de bits.

Los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expedientecomo estaba originalmente.

El resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual pasa a ser documental para su consulta y búsqueda de información, donde se puede enviar por correo electrónico ocomprimirlo.

Los avances y reformas de los equipos informáticos cada día facilitan más las comodidades en la vida laboral.

Para digitalizar imágenes analógicas, únicamente es necesario un escáner y un software específico para poder disfrutar de nuestras fotografías o almacenar textos en el disco duro de nuestro ordenador.

Digitalizar es el proceso que permite convertir una señal analógica en una digital. Para realizar el proceso, en primer lugar se crea un mapa de la imagen haciendo una división del espacio a modo de cuadrícula de puntos, llamados pixeles.

Cada pixel lleva asociada la información referente al tono y la luminosidad, representada por un código binario.

Los datos binarios son almacenados en una secuencia comprimida que el ordenador reproduce como analógica para visualizar la imagen o imprimirla.

INDEXACIÓN (Grabación de datos)

En esta fase lo que se hace es grabar una información acordada previamente con el cliente a la imagen del documento digitalizado, de forma que permita una búsqueda sencilla por diferentes criterios.

Aspectos fundamentales en la digitalización

* Formato de imágenes * Resolución de imágenes * Calidad de las imágenes

* Memoria que ocupa una imagen * Comprensión de las imágenes

* OCR la conversión de documentos escritos a documentos electrónicos.

Los lápices ópticos son dispositivos de introducciónde datos que trabajan con la pantalla de la computadora.

Cámaras Digitales: Permite tomar fotos que se pueden visualizar e imprimir utilizando un computador.

3. ¿Qué información se puede digitalizar?

Los documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, expedientes médicos, archivo inactivo, expedientes de personal, de crédito, escrituras, documentos jurídicos, etc.

Existen diferentes formas de digitalizarinformación, generalmente depende

deltipo de información, por ejemplo, una fotografía en papel suele digitalizarse empleando un escáner.

En cambio el sonido suele digitalizarse empleando unmicrófono, que lo trasmite a la placa de sonido, donde se digitaliza.

En cuanto a los documentos de texto en papel, suelen digitalizarse empleando Sistemas OCR, que reconoce los símbolos escritos y los convierte en caracteres editables en la computadora.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN“DIGITALIZAR NO CONSISTE EN HACER

SIMPLEMENTE UNA FOTOCOPIA”

 

* Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente.

* Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.

* Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño.

4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

 

* Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso de escaneo.

* Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados.

* La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y por lo tanto es

 

editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

 

SOFTWARE:

En las organizaciones u empresas que manejen la parte de gestión documental podrían utilizar los siguientes SOFTWARE y principales sistemas operativos para satisfacer la necesidades de dicha empresa, de igual manera respecto a las bases de datos-

SegesDoc: Es el nombre que recibe nuestra suite de productos enfocados a la gestión documental tanto digital como física.

SegesDoc CAPTURE: Aplicación para la digitalización de todo tipo de documentos.

 

Parametrizable para una indexación masiva automática. Módulo de escaneo del gestor documental.

SegesDoc INDEX: Aplicación para la indexación por tipos de documentos y estructuras lógicas. Parametrizable según necesidades del cliente y proyecto. Módulo de documentación del gestor documental.

SegesDoc VISUAL: Aplicación para la búsqueda y consulta de ficheros digitalizados. Parametrizable según necesidades del cliente y proyecto. Interface visual del gestor documental.

 

Dispositivos o herramientas para digitalizar imágenes El dispositivo más utilizado para la digitalización de documentos es el escáner, similar a una fotocopiadora, y por todos conocido.

Se debe tener en cuenta siempre cuál será el destino final de nuestra digitalización, para poder así determinar y utilizar adecuadamente tanto el equipo como la técnica necesaria.

Al momento de digitalizar un documento se deben

considerar distintos aspectos: si son documentos

en hojas sueltas o encuadernados y sus dimensiones, tipos y cantidad. Esto define:

* El tipo de escáner a utilizar.* La manera de utilizarlo.* Los tiempos para realizar la tarea.* Se debe considerar si necesitamos una reproducción digital del documento, como

unacopia fiel y que se pueda leer y apreciar hasta

ensus más pequeños detalles, o si es suficiente

una imagen del aspecto general del documento

para que sirva como referencia.

* Debemos también considerar si necesitamos una reproducción en colores o es suficiente con una en blanco y negro (esta decisión influye sobre el tamaño del archivo final).

* Si el documento requiere - antes de su digitalización - algún tratamiento previo de restauración.

* Un aspecto muy importante a tener en cuenta es la resolución (cantidad de píxeles por pulgada) con la cual digitalizaremos el documento.

Cuanto mayor sea la resolución, más pequeños serán los puntos luminosos y mayor será la cantidad de detalles que pueda visualizarse.

Por supuesto, esto siempre de acuerdo a la necesidad de fidelidad de su reproducción (si se visualizará en pantalla de monitores, si se deberá imprimir, si se utilizará para insertar en una página web, etc.)

5. Tipos de escáneres

5.1 De mano: Estos dispositivos son muy económicos y

prácticos. Normalmente poseen su propia tarjeta, en

caso que no sea así, pueden ser conectados a las impresoras de la computadora. 

Su resolución es muy baja, como máximo cuatrocientos PPP.

Para obtener buenos resultados es necesaria mucha práctica.

5.2 Digitalizadores de video:

Estas son usadas con el fin de crear documentos que posean aplicaciones informáticas. Es por ello que fueron producidas las tarjetas que poseen la capacidad de digitalizar imágenes.

Además dichas tarjetas tienen la competencia de convertirimágenes, sin importar cual sea su fuente, en imágenes electrónicas analógicas.

5.3 De tambor:

Estos dispositivos son generalmente usados en el ámbito profesional ya que pueden alcanzar una gran resolución, hasta cuatro mil PPP.

Esto es posible ya que las imágenes son

tomadas punto por punto.

5.4 Plano: También conocidos como escáner de mesa, son los que más se usan.

Normalmente son usados con el fin de captar textos e imágenes pero también pueden captar objetos de tres dimensiones.

Pueden ser clasificados en: doméstico, profesionales y semi-profesionales.

5.5 Cámaras:

Las cámaras digitales también suelen ser consideradas como un tipo de escáner ya que hacen uso de la misma tecnología, los CCD.

Su resolución depende en gran parte de la función que cumpla.

5.6 De transparencias: Esta función también puede ser

realizada por escáneres de tipo plano, sin embargo existen estos dispositivos especializados.

Son empleadas para captar películas trasparentes, siendo estos en blanco y negro o a color, positivo o negativo.

Existen otros que no son incluidos en estas clasificaciones:

Identificación: a partir de las técnicas biométricas y la utilización de escáneres es posible identificar a las personas que por ejemplo son autorizadas a acceder a un

determinado lugar. Usualmente son utilizados escáneres que reconozcan lashuellas digitales, o determinadas partes del ojo como la retina o el iris.

Código de barras:

Generalmente son utilizados en supermercados. Su fin es

reconocer el código de un determinado

producto para poder digitalizarlo en la computadora.

De cuerpo: Permiten acceder a imágenes del cuerpo para detectar algunairregularidad.

Estos escáneres son muy usados en aeropuertos o lugares equipados

con alta seguridad

6. ¿A quién le es útil la digitalización?

Cuando hablamos de digitalización documental nos referimos a la

implementación de programas de gestión documental. Un Software de administración de contenidos donde

se almacena toda información correspondiente a cualquier tipo de

empresas de sector público o privado.

Sin embargo, no estará de más referirse a algunas ventajas específicas de la digitalización, que se hacen notar particularmente en la capacidad de servicio de centros de información y en el trabajo de los usuarios:

A la hora de analizar el papel que la digitalización cumple en la actual “sociedad de la Información”, no sería posible producir información digital y, por ende, no tendríamos colecciones digitales, bibliotecas digitales ni tampoco un recurso actualmente utilizado en su trabajo y entretenimiento cotidiano por millones de personas: Internet.

7. Ventajas de la digitalización

* El texto digitalizado es más fácil de almacenar . * El costo por mantener gran cantidad de documentos

dentro de un espacio físico puede ser mayor que guardarlos de manera electrónica

* Hay reducción de espacio.

* Da origen a una forma de conocimiento y catalogación distinta.

* Una persona que encuentra un documento digitalizado tiene mayores y mejores posibilidades para consultarlo y manejarlo al contrario de los textos impresos.

* El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.

* Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo.

* Disminuye el tiempo profesional invertido en la búsqueda y traslado de documentos y los gastos de impresión.

* Facilita significativamente la diseminación de los materiales reunidos.

* Para efectos de distribución masiva de información, se cuenta también con la posibilidad de almacenar esta información en CD-ROM, Dvd o difundirla por conducto de una red programada.

* Evita el almacenamiento de grandes cantidades de papel y, con ello, facilita un mejor aprovechamiento del espacio físico y la eliminación de costos directos y ocultos.

* Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.

* Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.

* Incremento en la productividad del personal.

Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados

8. ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?

En el Código Fiscal de la Federación del año 2000, se establecen las reglas para reconocer los documentos digitalizados o microfilmados en igualdad de los físicos, complementando las reglas en la Miscelánea Fiscal de ese mismo año.

El 29 de agosto 2003 se publican las reformas en materia de firma digital, digitalización de documentos y discos ópticos.

El 25 de noviembre del 2003 se publican las disposiciones para microfilmación o grabación de libros y registros y documentos

 

El 5 de enero del 2004 se publican las relativas al Código Fiscal de la Federación, que señalan las disposiciones en materia de firma digital para la presentación de documentos fiscales como opcionales para el ejercicio 2004, estas disposiciones serán obligatorios para el 2005.

 

REQUISITOS AL DIGITALIZAR DOCUMENTOS CON VALIDEZ FISCAL:

- Firma y almacenamiento por un tercero confiable (Fedatario Público)

- Cumplimiento de la NOM 151-SCFI-2002- Almacenamiento seguro y no modificable- Etiquetas con Registro Federal de

Contribuyentes (RFC), y todos los datos de referencia

- Sistema de búsqueda ágil que permita las búsquedas

 

9. ¿Mi información está segura si digitalizo mis documentos?

Los documentos digitalizadosse vuelven documentos electrónicos que los cobija la misma legislación y estándaresmundiales que dan seguridad ala información, como son el ISO 27001:2005, entre otros.

La digitalización de documentos nos brinda la seguridad de poder acceder a ellos de forma ágil, rápida y segura, además de ser multiusuario, sirviendo de garantía de conservación a un documento original.

“Con el fin de dar una validez legal al proceso de digitalización y de cumplir con la normativa existente en temas como la compulsa o las creaciones de copias auténticas de documentos originales en papel, puede aparecer la necesidad de firmar los documentos resultantes de la digitalización”.

Cada día se hace necesario que la digitalización de documentos sea implementada debido a que los más valiosos documentos suelen estar impresos en papel.

Muchos de ellos son antiguos, algunos estropeados por el tiempo y el uso, o con problemas de conservación. Su digitalización va a suponer un gran esfuerzo, pero también será un gran beneficio para la sociedad.

Vale entonces la pena resaltar que el soporte digital es compatible con sus dos máximos intereses: la disponibilidad de la información y la preservación de los originales.

CONCLUSIÓN

La implementación de la digitalización a través de las nuevas tecnologías informáticas y de manejo de la información, traerán múltiples ventajas a las empresas y una mayor eficiencia en sus procesos internos.

Estas son algunas de las alternativas que le ayudaran a las empresas a alcanzar o mantener sus procesos de calidad, al contar con la información disponible en todo momento a tan solo un clic y poderla integrar a los programas informáticos o páginas web.

REFERENCIAS WEBDigitalizaciónhttp://www.docsolutions.com.mx/es/soluciones/servicios/digitalizacion.htmlDigitalización de grandes volúmenes de documentos http://www.herrera.unt.edu.ar/revistacet/anteriores/Nro28/PDF/N28Doc03.pdfDigitalizarhttp://tecnonoticiaspr.com/index.php?option=com_content&view=article&id=41:digitalizar&catid=14&Itemid=148Digitalizar documentos: la biblioteca virtualhttp://www.quesabesde.com/camdig/articulos.asp?articulo=165Guía par digitalizar documentoshttp://www.archivonacional.go.cr/pdf/guia_digitalizar_documentos.pdf

Impuestos en México:http://losimpuestos.com.mx/inscripcion-rfc/Marco legal digitalizaciones en México: http://www.decmexico.com.mx/marco_legal.htmlMetodología de Digitalización de Documentoshttp://www.zuzenean.euskadi.net/s68-contay/eu/contenidos/informacion/modelo_gestion_documental/eu_modgesdo/adjuntos/Metodolog%C3%ADa%20de%20Digitalizaci%C3%B3n%20de%20Documentos.pdfTipos de escáner: http://www.tiposde.org/informatica/584-tipos-de-escaner/#ixzz2OBUNVUJu