digitalizacion de expedientes
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proyecto de expedientesTRANSCRIPT
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Venezuela
PRE/005/INE/2013
TERMINOSDEREFERENCIA
CONSULTORAPARALADIGITALIZACINDELOSEXPEDIENTESDE
PERSONAL,QUECONFORMANELFONDODOCUMENTALDELOS
ARCHIVOSDELAOFICINADERECURSOSHUMANOSDELINSTITUTO
NACIONALDEESTADSTICA(INE)
Marzo,2013
Venezuela
I.DENOMINACINDELACONSULTORA
ConsultoraparalaDigitalizacindelosExpedientesdePersonal,que
ConformanelFondoDocumentaldelArchivodelaOficinadeRecursos
HumanosdelInstitutoNacionaldeEstadstica(INE).
II.ANTECEDENTES
ElInstitutoNacionaldeEstadstica(INE),adscritoalMinisteriodelPoderPopularparaelDespachodelaPresidencia,ejecutaelProgramaFortalecimientodelInstitutoNacionaldeEstadstica(INE)
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comoEnteRectordelSistemaEstadsticoNacional(SEN),financiadoparcialmenteporelBancoInteramericanode
Desarrollo,Contrato1831/OC-VE,firmadoconfecha18-12-08entrelaRepblicaBolivarianadeVenezuelayelBancoInteramericanodeDesarrollo.
ElobjetivodelProgramaescontribuiramejorarlageneracindeinformacinestadsticaporpartedeagentespblicosyprivados,brindandoapoyoalInstitutoNacionaldeEstadstica(INE)ensusesfuerzospormejorarlacalidad,integridad,oportunidadyaccesoalainformacinestadstica.Estorganizadoentrescomponentes:(a)MejoramientodelagestininternaeinfraestructurafsicaytecnolgicadelInstitutoNacionaldeEstadstica(INE);(b)MejoradelaproduccinestadsticadelINE;y(c)FortalecimientodelSistemaEstadsticoNacional(SEN).
ElcomponentedeMejoramientodelaGestinInternaeinfraestructuraFsicayTecnolgicadelINEcomprendeunconjuntodeactividadesdirigidasalamejoradelasreasdeapoyoadministrativo,delainfraestructurafsicaydelaplataformatecnolgicadelInstituto.Paratalesefectos,setieneprevistoelfinanciamientodeserviciosdeconsultora,capacitacin,adquisicindebienesyrealizacindeobrasfsicas.
Dichocomponente,asuvez,estintegradoporlossubcomponentes:a)
MejoramientodelaGestinInterna;b)DiseoeImplantacindeunaEstrategiadePosicionamientoInstitucional;c)MejoramientodelaInfraestructuraFsicadelaSedeCentralydelasSedesEstadalesyd)MejoramientodelaPlataformaTecnolgica.
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ElSubcomponenteMejoramientodelaGestinInterna,comprendeunconjuntodeactividadesdirigidasalamejoradelasreasdeapoyoadministrativodelInstituto.
Paratalesefectos,setieneprevistoelfinanciamientodeserviciosdeconsultoraycapacitacin.
Estesubcomponentefueconcebidoparalaresolucindeunconjuntode
problemasdegestininternaqueafectaneldesempeoinstitucional,loscualeslimitanlascapacidadesderespuestadelINEfrentealcmuloderequerimientosinternosyexternos,reducenlaposibilidaddealcancedesusobjetivos
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estratgicosyelcabalcumplimientodesuMisin.
LaconsultoraalacualsehacemencinenestosTrminosdeReferencia,estinscritaenelSubcomponentedeMejoramientodelaGestinInterna,
especficamenteenelobjetivodeimplantarunsistemaparalagestinelectrnicadeexpedientesderecursoshumanos.
SITUACINACTUALDELOSARCHIVOSDEPERSONALDELAOFICINADE
RECURSOSHUMANOSDELINSTITUTONACIONALDEESTADISTICA-INE
Enelao2001,medianteDecretodeLeyN1.509enGacetaOficialN37.321,secreaelInstitutoNacionaldedeEstadstica(INE),adscritoalMinisteriodePlanificacinyDesarrollo,paraasumirelnuevosistemadeestadsticasoficialesanivelnacional,conunmarcojurdicopropioexpresadoenlaLeydelaFuncinPblicadeEstadsticaysuReglamento.
ElINEesunInstitutoconcaractersticastcnicasespecialesquelollevaalacaptacin,seleccineingresodepersonaltcnicoyprofesionalaltamentecalificado,paracumplirladiversidaddefuncionesestablecidasparacadaunadelasunidadesdelnivelDirectivoySustantivo,paraellogrodelosobjetivosestratgicosinstitucionalesinsertosenelPrimerPlanSocialistadelaNacinProyectoSimnBolvar.
LaOficinadeRecursosHumanosdelINEtieneentresusfunciones,la
conservacinyresguardodelosexpedientesdepersonaldetodolosciudadanosqueprestanoprestaronsusserviciosenlaInstitucin,dependiendodesucondicinlaboral;paraellocuentaconlaunidaddeArchivo,dondeseorganiza,3
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procesa,conservayresguardalosexpedientesdepersonal,consideradoscomopartedelamemoriahistricadelaInstitucin.
Losexpedientesdepersonalposeendocumentacinquereflejalasituacinlaboralypersonaldeunindividuo,atravsdesuformacin,yexperienciaprofesional;premios,felicitacionesysanciones;adscripcinalpuestodetrabajo;ascensos,jubilacionesyantigedad;permisos,licencias,sentencias,rgimenasistencial,seguridadsocial.
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Todaestadocumentacin,unavezordenada,comprendeungrannmerodeelementosquesonsolicitadosenformageneraloindividual,locualrequieredeuncontrolquepermitaaccederaestosdatosdeformarpidaysegura.
Enesteordendeideas,debidoalosavancestecnolgicos,alaspolticasdemodernizacindelagestindelEstadoyalarapidezconquesenecesitaobtenerinformacinlocalizadaenlosexpedientesdepersonal,seplantealanecesidaddeorganizarlosydigitalizarlos,loquepermitiragilizarlosprocedimientosadministrativos,mejoramientodelosserviciosdeinformacinyelahorrodetiempoenelprocesodebsqueda,localizacinymanejodocumental.
1.-FondoDocumental
ElArchivodePersonaldelaOficinadeRecursosHumanos,cuentaconespaciosparaelalmacenamientodeladocumentacin,ubicadosenelEdificioFundacinLaSalle,AvenidaBoyac,Mariprez,Caracas;ysehanhechoesfuerzosparaadquirirlosmejoresequiposarchivadoresdelmercadoparalacolocacindelosmismos.
ElArchivoestconformadoporuntotalde4.048expedientesfsicosclasificadosdelasiguientemanera:
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No.
TipodePersonal
DeExpedientes
Activo
Empleados
814
Obreros
133
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ContratadosINE
808
HonorariosProfesionalesINE
20
SubTotalPersonalActivo
1775
Inactivo
Jubilados
201
Pensionados
103
Egresadosypersonalflotantede
diversosProgramas
1969
SubtotalPersonalInactivo
2273
TotalGeneralExpedientesdePersonal
4048
Losexpedientesseencuentranordenadospornmerodecduladeidentidad.Ladocumentacinqueconformacadaunoesarchivadaencarpetasdivididaporsecciones,clasificandolosdocumentosportiposdetrmites.
Asuvez,cadaExpedienteseencuentraconformadoprincipalmenteporlossiguientesdocumentos:
oCduladeIdentidad
oFoto
oTitulo(FondoNegro)
oAntecedentesdeServicioAPN(siaplica)
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oMovimientodePersonal(FP-020)
oCertificadodeCarreraAdministrativa
oNombramientos
oDesignaciones(siaplica)
oPuntosdeCuenta
oContratoaTiempoDeterminado(siaplica)
oLiquidacindePrestacionesSociales(siaplica)
oTrmitesJubilacin(siaplica)
oDeclaracinjuradadePatrimonio(Ingreso,ActualizacinyCese).
oSolicitudesydisfrutedevacaciones(siaplica)
oActasdeAmonestacionesydeotranaturaleza.
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Lascaractersticasdelpapeldedichosdocumentoses:papelBondbase20y16,principalmenteentamaocartayoficioypapeldefotografa(fondonegro).
Mensualmenteserecibeparaelprocesamientotcnico,unvolumendocumentalqueasciendeaproximadamentealacantidadde5.000documentoscondiferentestipologas.Losrequerimientosinformacionales,tantodeusuariosdelaOficinadeRRHH,comodeotrasreasdepartamentales,oscilanentre500y600consultasmensuales.
AncuandoparaelreadeArchivonosecuentaactualmenteconindicadoresdegestinrelacionadosconlosproductosyserviciosinformacionalesquepresta,disponedenormasyprocedimientosestablecidosquegarantizanlagestindocumentalenaspectostalescomomanejodeprstamos,consultay
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recuperacindelainformacin.
Cuentaconpersonalcapacitadopararealizarlastareasarchivsticasydeprocesamientodelainformacin,locualhaposibilitadoqueenlosactualesmomentos,yapesardelgranvolumendedocumentacinquesemaneja
mensualmente,noexistamaterialpendienteacumuladoporarchivar.
III.OBJETIVOGENERAL
ContarconunSistemaAutomatizadodeArchivodeExpedientesdepersonaldelINEquepermitaconsultar,articularyprocesarlainformacindeacuerdoalasnecesidadesqueseplanteenyquepermitaagilizarlosprocedimientos
administrativos,mejorarlosserviciosdeinformacinyahorrartiempo.
IV.OBJETIVOSESPECFICOS
OrganizarydepurarelArchivodeExpedientesfsicosdepersonal.
Digitalizarlosexpedientesdepuradosdepersonal:Empleados,Obreros,ContratadosyJubiladosdelINE.
Catalogarlosexpedientesdigitalizados.
Procesarrecaudosdigitalizados,afindecrearelExpedienteElectrnico.
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DesarrollareimplementarunSistemaAutomatizadodeArchivodelos
ExpedientesdelpersonaldelINE.
Documentarlasnormasyprocedimientosparalaejecucinregulardeltrabajodegestin,controldelArchivoydigitalizacindelosexpedientesdepersonalporpartedelINE.
V.ALCANCE
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Organizar,depurarydigitalizarelArchivode4.048ExpedientesfsicosdepersonaldelINE,aplicandocontroldecalidadaltrabajorealizadoy
garantizandolanitidezdelaimagen.
CrearlosExpedientesElectrnicos.
Diseo,desarrolloeimplementacindelSistemaAutomatizadodeArchivodelosExpedientes.
CapacitacindelpersonalINEinvolucradoenlosnuevosprocesos
implementadosparalagestin,organizacinycontroldelArchivo
incluyendoelprocesodedigitalizacin,bsquedayrecuperacindela
documentacin.
VI.ESPECIFICACIONESBSICASDELASOLUCIN
RespetarloslineamientosestablecidosporelINEparaelalmacenamientodeladocumentacinenformatodigital(estructura,camposadigitar,entreotros),afindeevitarincongruenciasoincompatibilidadesfuturas
Catalogareidentificarlosdocumentosdigitalizados,aplicandotcnicasbibliotecolgicasytecnolgicasparadescribirloselementosqueidentificanaundocumentoylosmetadatos,estableciendopuntosdeaccesopara
recuperarloenfsicoyenimgenes,utilizandounmotordebsquedaporpalabrasclaves.
Seprocurarutilizaraquellastecnologasque,msalldeserconsideradascomoelestadodelarteenlaingenieradesistemas,respondanalas
necesidadesdelINEencuantoaltipodesistemaqueserequiereimplantar,ascomolaflexibilidadquedebertenerparaadaptarseacambios
institucionalesoalosposiblescambiosdereingenieraqueserequieranatravsdeltiempo.
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Lassolucionesoaplicacionesinformticasofertadasdebenser,oestardesarrolladasbajoelesquemadeEstndaresAbiertos(softwarelibre),afindedarcumplimientoalDecretoPresidencialNo.3.390.
Tantolapropuestatcnicoeconmica,comoeldesarrollodelaconsultora,incluyendolosInformesydocumentosqueseproduzcandurantelamisma,
debernserpresentadosenidiomaEspaol.
VII.ACTIVIDADES
Paralarealizacindelosproductosdeestaconsultoraseproponelarealizacindelassiguientesactividadesgenerales:
1.ElaboracinypresentacindeunPlandeTrabajoyCronogramade
ActividadesdetalladoaliniciodelaConsultora.
2.ElaborarypresentarunPlandeGestinyControldelArchivode
ExpedientesdepersonalINE(procedimientos,automatizacinygestin).
3.Revisar,organizar,depurarydigitalizarcadaExpedientefsicodePersonal.
4.ImplantarelSistemaAutomatizadodeArchivodelosExpedientesdel
personaldelINEdesarrollado.
5.Iniciadaslasactividadesdedigitalizacin,presentarsemanalmente,informesdeavanceymensualmente,archivosdelasimgenes
digitalizadas,querespaldenuninformeconsolidadomensual.
6.Organizarydictartalleresterico-prcticosdecapacitacinalpersonaldeArchivodelaOficinadeRecursosHumanosdelINEenlosnuevos
procesosimplementadosparalagestin,organizacinycontroldelArchivoincluyendoelprocesodedigitalizacin,bsquedayrecuperacindela
documentacin.
VIII.RESULTADOSESPERADOS/PRODUCTOS
1.UnArchivode4.048ExpedientesdepersonaldelINEorganizadofsicaydigitalmente.
2.UnaBasedeDatospormediodelcualselocalizarnlasimgenes,
utilizandopalabrasclavesycdigosdereferencia.
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3.UnSistemaautomatizadodemanejodearchivosdigitales.
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4.ManualesdeNormasyprocedimientosdelreadeArchivoydelprocesodedigitalizacin.
5.PersonaldelaOficinadeRecursosHumanosdelINEcapacitadoenelnuevosistemaimplantado,yenlosprocesosrelacionadosconla
documentacineinformacindigitalizada,gestin,organizacinycontroldelArchivoincluyendoelprocesodedigitalizacin,bsqueday
recuperacindeladocumentacin.
IX.CONTRAPARTEINSTITUCIONAL
LafirmaconsultoraestarbajolacoordinacindelaOficinadeRecursosHumanosdelINE.
X.LUGARDELACONSULTORA
LafirmaconsultoraseleccionadadeberdesarrollareltrabajoenlasededelInstitutoNacionaldeEstadstica,ubicadasenelEdificioFundacinLaSalle,Urb.
Mariprez,Caracas,endondedispondrdeunespacioacondicionadocon
mesones,sillas,puntosdeelectricidadetc.
XI.DURACIN
ParalaejecucindeestaConsultora,elINEhaestimadounaduracindeseis(06)mesescalendariocontadosapartirdelafirmadelcontratodeservicio,noobstante,laempresapuedehacerloenmenostiempo,deacuerdoasu
experienciayalpersonaldesignado,previaconsideracinentrelaspartes.
XII.CONFIDENCIALIDAD
Laempresaconsultoraseobligaamanteneryrespetarlaestrictaconfidencialidaddelainformacin
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ydocumentacinalacualtengaaccesooseproduzcadurantelavigenciadesucontratacinyprestacindeservicios.
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XIII.FORMADEPAGO
Serealizarnpagoscontralapresentacindeproductosaprobadosyvalidadosporlacontraparteinstitucional,deacuerdoconelsiguientecronogramadedesembolsospropuesto:
Porcentaje
Producto
Perodo
depago
PlandeTrabajoaprobado
10%
4.048ExpedientesdepersonaldelINEorganizados
fsicaydigitalmente.
30%
UnaBasedeDatosdelosarchivosdigitalizados.
UnSistemaautomatizadodemanejodearchivos
50%
digitalesimplantado.
ManualesdeNormasyprocedimientosdelreade
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Archivoydelprocesodedigitalizacin.
PersonaldelaOficinadeRRHHdelINEcapacitado
enelnuevosistemaimplantado,yenlagestin,
10%
organizacinycontroldelArchivoincluyendoel
procesodedigitalizacin,bsquedayrecuperacinde
ladocumentacin.
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DocumentOutlineTDRDIGITALIZACIONEXPVERSFINAL30-01-13
TDR DIGITALIZACION EXP VERS FINAL 30-01-13