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Visión EstratégicaDigitalización con Valor Legal (Micrograbación) ONP

Héctor Saravia

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I. MICROFORMAS - DEFINICIONESII. MICROFORMAS - PROCESOIII. CASO OFICINA NACIONAL DE PENSIONES - ONPIV. PROYECTO RIA

Digitalización con Valor Legal - Agenda

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Digitalización con Valor Legal - Microformas

La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los documentos digitalizados.

Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de supervisión pero también es el responsable Penal por alguna irregularidad.

A través del proceso de microformas el documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido este proceso.

Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.

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Requisitos para certificar una LPM

• Normas Legales y Reglamentarias• Decreto Legislativo Nº 681• Decreto Supremo Nº 009-92-JUS• Resolución N° 090-93-EF/94.10.0 CONASEV (ahora SMV)• Ley Nº 26612• Decreto Legislativo N° 827• Decreto Supremo N° 001-98-TR• Decreto Supremo Nº 001-2000-JUS

• Normas Técnicas• NTP 392.030-1- Micropelículas y microfichas• NTP 392-030-2- Medios de archivo electrónico• Las Normas Técnicas Peruanas NTP, NTP-ISO o Especificaciones

Técnicas propias declaradas por la organización aplicables a su sistema de producción de microformas (NTP ISO 2859-1:2009 Calidad)

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• Los procedimientos técnicos empleados en la confección de las microformas, sus duplicados y sus copias fieles deben garantizar los resultados siguientes:

a) Que las microformas reproducen los documentos originales con absoluta fidelidad e integridad.

b) Que las microformas obtenidas poseen cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a los documentos originales.

c) Que los microduplicados sean reproducciones de contenido exactamente igual a las microformas originales y con similares características.

Normas Legales – Requisitos técnicos

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d) Que a partir de las microformas y de los microduplicados puede recuperarse, en papel u otro material similar, copias fieles y exactas del documento original que se halla micrograbado en aquellas.

e) Que las microformas bajo la modalidad de documentos producidos por procedimientos informáticos y medios similares tengan sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad. Asimismo, cuando en esta modalidad de microformas se incluya signatura o firma informática, ésta deberá ser inalterable, fija, durable y comprobable su autenticidad en forma indubitable, esta comprobación deberá realizarse por medios técnicos idóneos.

Normas Legales – Requisitos técnicos

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Normas Técnicas – Estructura y contenido

• Conjunto de requisitos formales y técnicos aplicables a la organización, su personal, sistema productivo, procesos y sus productos.

• Ordenados y especificados por la propia organización de acuerdo a las tecnologías disponibles (Software y Hardware).

• Con la capacidad de cumplir como mínimo con los requisitos de idoneidad, calidad y seguridad exigidos por la Ley y las Normas Técnicas.

• Exige que exista la trazabilidad necesaria que sustente el accionar de las personas que intervienen en la LPM.

• Tiene la flexibilidad necesaria para incorporar cambios de tecnologías emergentes que cumplan con Normas Técnicas Internacionales o especificaciones técnicas propias declaradas por la organización.

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Normas Técnicas – Estructura y contenido

• Exige que las imágenes producidas en una LPM sean almacenadas en un Microarchivo que reúne condiciones mínimas de conservación y seguridad de las microformas.

• El Acceso al Microarchivo siempre debe ser realizado por la empresa certificada y el «Tercero Neutral».

• Certificación del LPM: Idoneidad técnica de la capacidad de la organización para producir microformas de calidad, acorde con el cumplimiento de las normas legales, técnicas y contractuales.

• Certificación de Microarchivo: Idoneidad técnica de la capacidad de la organización para almacenar microformas con la seguridad necesaria que garantice su conservación.

• Las actividades realizadas en la LPM se reflejan en instrumentospúblicos (Actas) que deben ser suscritas por el dueño de los documentos, la empresa certificada y el Fedatario Informático.

NOTA. Las normas técnicas evolucionan a menor velocidad que las transformaciones tecnológicas, por lo tanto los responsables de aplicar estas normas deben tener cuidado de utilizar las ediciones apropiadas acorde con la tecnología de elaboración del tipo de microforma que utilizan en sus procesos.

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Manual del Sistema de

Prod de Microformas

Manual de

Procedi-mientos

Manual de la

Organi-zación

Manual Integral

de Seguridad Informá-

tica

Manual de Normas

Legales y Reglamen-

tarias Aplicables

Manuales de la Línea Central y

Estaciones Remotas de MFs

La organización debe elaborar un manual para conseguir un Certificado de Idoneidad Técnica de su Sistema de Producción de Microformas

Requisitos para Certificar LPM

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Microduplicados

Copias Fieles

Almacen de Microarchivo

ARCHIVO CENTRAL

LINEA DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS CERTIFICADA POR INDECOPI

Usuarios Finales

Sistema de Gestion

Documental

Microformas - Procesos

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Microformas – LPM y extensiones

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Microformas – Responsabilidad del Fedatario

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Etapas del proceso de la LPM

Inicio deCiclo de

Producción

Cierre deCiclo de

Producción

Inicio de Recepción de documentos

ANTES DESPUESMES X

Preparación

Digitalización

Acta deApertura

Acta deCierre por

cada Medio

Acta deConformidadde Medios

Testimonio del Fedatario

Fin delProceso de

Micrograbación

ETAPAS Y ACTAS DEL PROCESO

Digitación

Control de Calidad

Fedatación

Firma Digital

Quemado de Medios

Inicio delProceso de

Micrograbación

Acta deIngreso al

Microarchivo

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Actas del Proceso de la LPM - Microarchivo

• Acta de Apertura: Una por cada proceso, describe los tipos documentales que se planifica micrograbar.

• Acta de Cierre: Uno por cada medio portador, se debe describir las cantidades y tipos documentales que han sido micrograbados.

• Acta de Conformidad: Un Acta al término del proceso; debe describir cada uno de los medios portadores identificando los números de serie de cada medio.

• Testimonio: Documento en el que el Fedatario describe el proceso y hechos de relevancia.

• Actas de Ingreso y Salida de medios al microarchivo.

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Contenido de Medios Portadores

• Cada medio portador (DVD, CD, Discos Ópticos, etc.) debe contener como mínimo lo siguiente:

a) Tarjeta Calibradora de inicio del proceso.b) Acta de Apertura del proceso.c) Archivos Intermedios:

i. Imágenes digitalizadasii. Índices de las imágenes (BD metadata)iii. Software visor de las imágenes e índicesiv. Software verificador de firmas digitales

d) Acta de Cierre del medio portador.e) Tarjeta calibradora final del proceso.

• Cada medio portador debe ser reproducible por si mismo.

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Situación Actual ONP

• Producción menor a la requerida (Stock)• Procesos lentos y engorrosos• No se cuenta con información centralizada• Imagen institucional desacreditada• Clientes insatisfechos (asegurados/pensionistas)• Alto número de juicios por pagos de pensiones

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Trámites engorrosos

Fuente: NSTD/NSP Enero 2006 a Junio 2008 1er Trámite 19990

Tiempos de Atención “1er. Trámite 19990” Terminados

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Registro Individual del Aportante (RIA)

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SoluciSolucióónn Corto Plazo Corto Plazo (1 a(1 añño o menos)o o menos)

Mediano Plazo Mediano Plazo (1 a 3 a(1 a 3 añños)os)

Largo Plazo Largo Plazo (mas de 3 a(mas de 3 añños)os)ProblemaProblema

Sistemas de Sistemas de InformaciInformacióónn

Tablero de ControlTablero de Control

ProducciProduccióónn

Registro Individual del Aportante (RIA)Registro Individual del Aportante (RIA)

Etapa I:Etapa I:••Carga de BD de Aportes Carga de BD de Aportes SUNATSUNAT••MicrograbaciMicrograbacióón I n I (1)(1)••VerificaciVerificacióón Digital I n Digital I (2)(2)

Etapa II:Etapa II:••MicrograbaciMicrograbacióón I n I ••DigitaciDigitacióón Aportes n Aportes (3)(3)••MicrograbaciMicrograbacióón II n II (4)(4)••VerificaciVerificacióón Digital II n Digital II (5)(5)

Etapa III: Etapa III: ••Poblamiento fuente Poblamiento fuente Formulario de AportesFormulario de Aportes••VerificaciVerificacióón Campo n Campo (6)(6)••Certificado de AportesCertificado de Aportes

Imagen InstitucionalImagen InstitucionalServicio al PensionistaServicio al Pensionista

Servicio a Otras EntidadesServicio a Otras Entidades

PProcesosrocesos Mejora de ProcesosMejora de Procesos

Iniciativas de mejora

(1) Orcinea Lima – AP ( 15 emp.)(2) Consulta de Aportes Digitales(3) Digitación Futuros Pensionistas

(4) Orcinea Provincias – Adicionales AP(5) Integración con Sistemas Actuales(6) Verificación de Aportes Complementaria

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OYRRecepción de solicitudes y armado de expediente

5 días

VERIFICACIÓNVerificación de

plantillas y Control de Calidad

20 a 60 días

CALIFICACIÓNDeterminación del derecho y calculo de Pensión Inicial

110 días

Generación y aprobación de planillas

3 dias

Situación Actual

Anexado de

Solicitudes40 dias

TOTAL178/218

DIAS

EMISIÓN DE BONOS

PAGO DE PENSIÓN

*Plantillas (campo) *Doc. supletoria*ORCINEA*ACP

RIA – Uso de microformas en procesos

Convenios Interinstitucionales

con RENIEC, SUNAT, etc.

OYRSolicitud a partir

de record de aportes 3 días

CALIFICACIONDeterminación de derecho y calculo de Pensión Inicial

15 días

Situación Propuesta

TOTAL23 DIAS

EMISIÓN DE BONOS

PAGO DE PENSIÓN

Base de Datos Centralizada

ACP

ORCINEA

Plantillas (campo)

Doc.

supletoriaSUNATRIA

VERIFICACIÓNMINIMA

Verificación de plantillas y CC

5 días

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RIA – Propósito del nuevo proceso

• Contar con el Registro Único de la Cuenta Individual del Asegurado• Reducir el tiempo de atención de la solicitud de pensión.• Generar los Certificados de Aportes para los asegurados en forma

periódica. • Reducir el número de impugnaciones y de procesos legales

• Etapa I – Micrograbación (En ejecución)? 9’325,268 imágenes de 44,000 Libros de Planillas (15 Empleadores

principales), tamaño A0, A1, A2 y A3.? 31’942,233 imágenes de formularios trabajadores y empleadores

(ORCINEA), tamaño A3, A4.? Objetivo: Generar base de datos de Imágenes indizadas con valor

legal de documentos más importantes de Archivos de ORCINEA y de Planillas; permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo laboral de futuros pensionistas y contar con respaldo ante posibles contingencias de deterioro y/o destrucción de los documentos, los que están sometidos a permanente consulta.

? Plazo: 24 meses (3m Pre-Operativa; 21m Operativa)

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Micrograbación – Etapa Pre Operativa

Adecuación de último piso de una Playa de

Estacionamiento.Aprox. 500 m2

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Adecuación del Sótano de una Playa de

Estacionamiento.Aprox. 450m2

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Ultimo Piso luego de las adecuaciones

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Sótano luego de las adecuaciones

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Micrograbación – Etapa Operativa

0011

Recepción de documentos ORCINEA y AP

0022

Preparación de Documentos

0033

Digitalización de Documentos

0044

Doble Digitación de Índices

0055

Control de Calidad al 100% físico y lógico

0066

Revisión Muestral 0077

Valor legal de la microforma

0088

Devolución de documentos

0099

1100

MicroarchivosGeneración de Medios

• Línea Certificada con Valor Legal• Sistema Integrado de Gestión y Operación.• + 350 técnicos especializados• Capacidad para operar 24 horas• Producción + 100,000 folios diarios• Alta compresión de imágenes a color• Fedatarios Informáticos Juramentados• Bóveda de Microarchivo Certificada

Sistema Integrado de Micrograbación

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Micrograbación – Equipos del Servicio

SCAMAX 422CD SUPRASCAN AII SUPRASCAN A0

KODAK I1420 A3 FLATBED

Documentos Libros y Padrones

Velocidad: 150 ppm, captura anverso y reverso a la vez. Procesa documentos con grapas y clips.Tamaños: A3, A4, A5

Alta Resolución a colorFormatos grandes hasta A1 (59.4 x 84.1 cm),Software de aplanamiento de imágenes

Alta Resolución a colorFormatos grandes hasta A0 (84.1 x 118.9 cm)Software de aplanamiento de imágenes

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GESTIÓN

OPERACIÓN320 personas

Organización de la LPM

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Avance del Cronograma del Plan de Trabajo de la Etapa Operativa Avance de Plan de Producción

Maestro del ServicioMES PLAN

MAESTROAPROBADO

ONP % CUMP.

Mayo 803,200.00 966,173 120.29%Junio 1,714,240.00 781,644 45.60%Julio 2,057,386.00 2,403,500 116.82%

Agosto 2,092,318.21 2,351,305 112.38%Septiembre 2,071,848.64 2,140,220 103.3%

21.18%

Estado del Proyecto

Avance Acumulado al 30/09/11 Detalle % Desv.

Plan de Producción maestro

Planificada 21.18%-0,23%

Aprobada 20.94%

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Gracias

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