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Digitalización de documentos Lo que necesitas saber para optimizar tu empresa.
“Con la infraestructura apropiada, los datos se pueden transformar en conocimiento”.
Michael Nielsen.
Digitalización de documentos Lo que necesitas saber para optimizar tu empresa. 2
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La digitalización y la Gestión Documental ¿Qué es Gestión documental? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aportes de la Gestión Documental a las empresas . . . . . . . . . . . . ¿Cómo se lleva a cabo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clasificación estandarizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lo que necesitas saber para entender la Digitalización de Documentos ¿Qué es la Digitalización de Documentos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¿Cómo se lleva a cabo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¿Cuál es el propósito de la digitalización de documentos? . . . . ¿Por qué es importante su implementación en la empresa? . . Beneficios de digitalizar documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conclusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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ÍNDICE
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Las empresas manejan a diario gran parte de información que en ocasiones se
clasifica independiente de su relevancia, haciendo que ésta no se encuentre tan bien
administrada como debería, trayendo consigo retrasos en los procesos, pérdida de
control sobre los documentos, disminución de la eficiencia y la eficacia, daño
considerable a la información y demás factores que van afectando directamente a la
productividad de la empresa.
La gestión documental se encarga de dar solución al problema y una de sus
estrategias más populares y la vez más efectivas es la digitalización de
documentos, proceso en el cual se busca reestablecer el orden y la administración
adecuada teniendo como base la relevancia de la información y de este modo
mantener su integridad.
¿Cuál es el objetivo de la digitalización de documentos, cómo se lleva a cabo y qué
beneficios trae para tu empresa?, lo sabremos a continuación.
Introducción
Llevar a cabo un proceso de digitalización de documentos te
ayudaría a reducir en un 43% los costos documentales y en un
50% los costos de copiado.
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La digitalización y la Gestión Documental
Es el conjunto de normas, técnicas y estrategias que ayudan al correcto manejo de los
documentos.
Permite:
La gestión documental da paso a un proceso de revisión, almacenamiento y
recuperación de los documentos, basados en normas técnicas y prácticas para la
correcta administración de los archivos, a través de sistemas, equipos
especializados y tecnologías aplicadas a una metodología que permite mejorar las
prácticas en el proceso de administración de archivos y documentos que se
manejan en una empresa.
Gestión documental
¿Qué es Gestión documental?
La clasificación. El orden. La administración.
La funcionabilidad
del tiempo.
La optimización
de procesos.
La automatización
de tareas.
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La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza
su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a
llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y
recuperación de los mismos.
En sí, la gestión documental permite:
Así pues:
Aportes de la Gestión Documental a las empresas
Revisión de información.
Ahorro y eficiencia.
Categorización de archivos.
Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
Almacenamiento ordenado.
Custodia de documentos.
1.2.3.4.5.6.
Mejora la gestión de la información.
Automatiza los procesos.
Reduce costos, tiempo y espacio.
1.2.3.
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Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y
detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que
permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo
que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria dentro
de la estructura pilar.
La gestión ayuda:
Por su parte la digitalización:
Ayuda a que los documentos se encuentren en mejores condiciones y a que puedan
sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no es exclusivo de los documentos
electrónicos, también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya que su correcto
manejo y uso por medio de administradores de archivo, ayudan a que su conservación
sea óptima y su ubicación sea determinante.
¿Cómo se lleva a cabo?
Acceder rápidamente
a documentos.
Revisar estructuras de documentación.
Manipular bases de datos.
Gestionar archivos.
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La gestión documental de la mano de la digitalización de documentos, no solo les
aporta orden a los archivos, también proveen información detallada de su
prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que sus pasos
centrales son:
Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
Se establece una priorización de manejo y destino documental, con el
fin de que no se acumule información que termine siendo obsoleta o
que pierda usabilidad.
Revisión de la utilidad de los documentos:
Clasificación estandarizada
Revisión.
Análisis.
Categorización.
Aplicación de estrategias.
Establecimiento de matrices.
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Actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios aspectos:
liberación de espacio, trato adecuado de la información y una gestión
eficiente, aumento de la productividad de la empresa y lo más
importante: la conservación de los documentos a través del tiempo.
Digitalización de los documentos importantes:
El orden y la jerarquía de los documentos es el centro de la gestión. De
este modo, se logra mejorar los tiempos de destino documental, lo
que lleva a que se ahorre tiempo en temas de búsqueda,
administración y manejo.
Clasificación de los documentos:
Determina la optimización de la gestión documental, ya que su
funcionabilidad se centra en la descripción de los documentos, su
contexto y su uso.
Uso de metadatos:
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Lo que necesitas saber para entender la Digitalización de Documentos
¿Qué es la Digitalización de Documentos?
La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del
desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo que se manejan al
interior de la empresa.
La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de
importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la
digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que
se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.
Después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos)
y se pasan a un formato binario (digital).
La digitalización es un proceso en el que se captura la información por
medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a
través del tiempo.
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El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida
clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta
automatización lleve a la empresa a la mejora continua.
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo
de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión, se realiza una
revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello:
Una vez establecidas las características pilares, se lleva a cabo el proceso de
digitalización.
¿Cómo se lleva a cabo?
Se evalúa el nivel de producción documental.
Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y
requerimientos de la empresa.
Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y
relevancia.
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Una vez establecidas las características pilares, se lleva a cabo el proceso de
digitalización.
De este modo se realiza:
Una vez ejecutado lo anterior, procedemos a:
Revisión de la documentación y su prioridad para la empresa.
Captura por escáner de documento físico.
Indexación de la información del documento.
Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.
Selección de documentos a digitalizar.
Definición de formatos.
Planteamiento de metodología a aplicar.
Establecimiento de parámetros de digitalización.
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El objetivo central del desarrollo de este proceso es la trasferencia de información
entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento
original.
Además:
Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.
¿Cuál es el propósito de la digitalización de documentos?
Se preservan los documentos de importancia.
Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.
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Gran parte de las empresas no tienen conocimiento en cuestiones archivísticas, esto
hace que los documentos no sean debidamente tratados, lo que genera una
acumulación innecesaria.
De esta manera el proceso de digitalización de documentos permite la
optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Esto
ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten.
No todos los documentos son igual de relevantes, por lo que llevar a
cabo un proceso de revisión se vuelve imprescindible.
¿Por qué es importante su implementación en la empresa?
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Las empresas siempre están en búsqueda de la eficiencia y la eficacia, así como del
uso adecuado de los tiempos y el tener bajo control toda la información producida en
la empresa.
Por ello el realizar este tipo de acciones ayuda:
Beneficios de digitalizar documentos
El proceso de digitalización de documentos les permite a los usuarios
tener control de sus archivos, saber dónde están y cómo acceder
fácilmente a ellos. Esto establece un orden matriz de clasificación
que permite desarrollar operaciones archivísticas de mayor calidad.
Orden:
Por medio de la categorización archivística se logra una disminución
considerable en los tiempos destinados a la organización y acceso de
los archivos, ya que toda la información se concentra en una matriz
central de fácil acceso, conocida como administrador de archivos.
Eficiencia:
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El riesgo en la pérdida de documentos se elimina al 99.99% al no exponer las fuentes originales de la información y al tener Back ups de los originales.
Se ayuda a la empresa a cumplir todo lo requerido desde el aspecto legal.
Disminución evidente de gastos, al desparecer los costos de transporte de información física, duplicidad e impresión, compartir información en múltiples plataformas,
conversión a papel si se requiere, disminución de costos físicos de bodegaje y demás
Para lograr lo anterior, los expertos en gestión documental como ATS, nos
basamos en:
Cuando se tiene control de los documentos y de la información, se
puede administrar y gestionar de manera más confiable todos los
archivos. El orden es sinónimo de seguridad, y la seguridad se
traduce en buenos índices de calidad. Todo está interconectado y
todo se enfoca en la excelencia de los procesos.
Seguridad:
Plus:
Soporte requerido según las necesidades de la empresa.
Frecuencia de consulta de los documentos.
Homogeneidad de la información para su correcta categorización.
Prioridad de conservación a largo plazo para evitar deterioro.
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La digitalización de documentos le permite a tu empresa evolucionar y consolidar
procesos que determinarán su eficacia en el futuro.
Mantener la integridad de la información y organizarla haciendo énfasis en su
relevancia, llevará a tu empresa a la mejora continua.
Lo que permite:
Si necesitas mayor información sobre éste procedimiento para aplicarlo en tu
empresa no dudes en contactaros.
En ATS Gestión Documental te brindaremos la mejor asesoría.
Conclusión
Fácil acceso a la información.
Seguridad en los documentos.
Orden y control de los archivos.
Automatización de deberes.
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