1

v/ Håvard Wiik – avdelingsleder web og portal, Skedsmo kommuneSNR arkiv fagdag 06.05.2015

Digitalisering- hva betyr det for kommunen?

2

Dagens tekst

• Hva er digitalisering?

• Vår digitaliseringsstrategi: Bakgrunn og mål

• Metodikk og forutsetninger for tjenesteutvikling

• Hva blir arkivets rolle i digitaliseringen

• Hva vil kjennetegne en god prosess med arkiv

• Oppsummering og råd

HVA ER DIGITALISERING?

«The world is in beta»

Kilde PwC, http://www.worldinbeta.com/videos/world-in-beta/home

«The world is in beta»

5

Digitalisering

social networks

mobile computing

analytics

cloud computing

Kilde: PwC

Verktøy, infrastruktur og støttefunksjoner er til for, og må tilpasses til, resten av organisasjonen

Prosesser og tjenester digitaliseres og baseres på teknologi

Teknologi er tjenesten

Kilde: PwC

Kilde: Tora Mellbye, Sparebank 1

9

Fullelektronisk saksbehandling

Digitaliseringsstrategien har følgende visjon:

«En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv

et reelt digitalt førstevalg.»

10

Regjeringens digitaliseringsprogram

I dag skjer mye av den skriftlige kommunikasjonen mellom folk og forvaltningen på papir. Om du ønsker digital kontakt, må du be om det. Dette skal vi snu på hodet.

I fremtiden skal digital kommunikasjon være hovedregelen.

Innsending av søknader, fakturering, timebestillinger, utsending av vedtak og ulike former for rapporteringer skal skje digitalt.

Oslo, april 2012

Jens Stoltenberg Rigmor Aasrud

11

Vårt arbeid

• Skedsmo kommunes IKT-strategi utløp 31.12.2012. Regjeringens digitaliseringsprogram (På nett med innbyggerne) ble lansert i april 2012. Som følge av dette programmet, utarbeidet KS (KommIT) digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner.

• Det er ønskelig at Skedsmo kommune lager sin egen digitaliseringsstrategi som tar utgangspunkt i disse dokumentene. Prosjektet skal understøtte kommunes sektorovergripende mål:

”Skedsmo kommune skal være blant de fremste kommuner i Norge på elektronisk innbyggerdialog,

digitale tjenester og effektiv forvaltning”

12

Mål

Effektmål:

• Strategien skal bidra til økt digital tjenesteutvikling og forbedrede tjenester.

Resultatmål:

• Sikre at digital selvbetjening skal være hovedregelen• Stimulere til digital tjenesteutvikling i sektorene for på denne måten å øke

effektivitet og kvalitet på våre tjenester• Utvikle en felles metodikk med en sjekkliste som sikrer at vi fremstår

gjennomtenkt og helhetlig overfor våre brukere.• Bevisstgjøre organisasjonen i gjenbruk av data slik at vi effektiviserer prosessen

for bruker og selv sparer kostnader• Etablere en tydelig målsetting av fullelektronisk saksgang• Foreslår en organisering av IKT-ressursene som på en best mulig måte ivaretar

digitaliseringsstrategien

Felles metodikk for tjenesteutvikling

Sentrale emner

Felleskomponenter

Tjenesteorientering

Arkiv

Gjenbruk av data

Brukeropplevelse

Brukskvalitet

Prosesskartlegging

Bruker-orientering

Gevinstrealisering

Kost/nytteanalyser

Nøkkeltall

Fra leveranse til effekt

15

Tverrsektorielle tema

• Digital dialog• Strategisk ledelse og IKT• Kompetanse• Arkiv og dokumenthåndtering• Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet• Arkitektur og standardisering

16

Digital dialog

For å lykkes med en god, digital forvaltning må de digitale selvbetjeningsløsningene være forståelige og enkle å ta i bruk

17

Strategisk ledelse og IKT

IKT er sentralt i alle arbeidsprosesser, derfor må IKT inkluderes i alt budsjett- og planarbeid.

18

Arkiv og dokumenthåndtering

Hensikten med å ha arkiv er å gjenfinne dokumentasjon. Dette gjelder mottatte, sendte

og internt lagde dokumenter.

19

Arkitektur og standardisering

For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må de interne systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon på tvers av forvaltningsnivå.

22

Brukerreise

• Hvem er brukeren? Undersøke hvilken «reise» brukere foretar seg for å finne fram og utføre det han/hun ønsker av kommunens tjenester

• Brukerens behov underveis i prosessen deles opp i så konkrete steg som mulig: FØR-UNDER-ETTER

• Visualiserer hele prosessen, forenkler kommunikasjon rundt løsning og kopler den mot IT

• Finne ut hvor det «gjør vondt» (Pain points), Hjelper oss å prioritere

• Hva trenger man for å komme seg videre?

• Kanalbruk (kontaktflater)

Arbeidssituasjon og bakgrunnOpptatt av jobben sin..Tydelig krav til aktiviteten.Punktlighet.

Relasjon og tidligere historikk med Skedsmo kommuneDeltok ifjor på ferieaktiviteter.Har barn i barneskolen og tidl. i barnehage.

Scenario (brukerhistorie)Hun jobber med nedskjæringer så hun må jobbe I hele vinterferien. Mannen er på tjenestereise I USA.Trenger et sted for barna sine i ferien.Har sett brosjyre via ranselpost til 6.klassingen og ønsker å melde på aktiviteter alle dager.

Behov og ønskerForventer å få tjeneste tilrettelagt på mobile enheter.

BioGiftTo barnVardeåsen, eneboligHøyskoleutdannet

Teknisk kompetanse og preferanserIphone, bruker nett på mobilFacebook, hyppig

Solfrid (42), HR-ansvarlig, Moods of Norway

24

Fritidsaktiviteter: Utarbeidet interessentliste

27

Metodikken gir gevinst

• Kommunen mer attraktiv som arbeidsplass• Bedre omdømme• Ivareta lovpålagt servicenivå

28

Hva blir arkivets rolle i digitaliseringen?

Forutsetning for gevinst:

• Fullelektroniske arkiv

• God datakvalitet: Presise metadata og digital arkivering

• Effektiv flyt i alle ledd:-Bidra til at saks- og dokumentflyt tas i bruk for å sikre rask håndtering av skjemaflyt og påfølgende saksbehandling.Dvs sikre automatisert skjemaimport til sak-/arkivsystemet - unngå manuell registrering og journalføring.

De som håndterer dokumentasjon i papirformat, må sette mål for oppstart for fullelektronisk arkiv. Særlig gjelder dette arkiver/arkivdeler der papirarkivering er til hinder for en fullgod gevinstrealisering.

29

Hva blir arkivets rolle i digitaliseringen?

Samtidig som arkivprinsippene ivaretas:

• Bevaring og kassasjon: Hvilken dokumentasjon skal bevares for evig og være med på uttrekk, og hvilke grupper av dokumentasjon kan kasseres etter gitt tid

• Konfidensialitet: Hvem skal dokumentasjonen være tilgjengelig for, og hvem skal den sikres mot innsyn fra (skjerming og tilgangskoder)

• Integritet: Sikre arkivert dokumentasjon mot uautorisert endring, sletting, flytting, og at loggene viser det de skal ihht NOARK5-standarden.

• Tilgjengelighet: Sikre at dokumentasjonen er tilgjengelig og lesbar for de som trenger den og når de trenger den. Digitale data skal langtidslagres ihht Arkivloven og forskrift.

30

Hva kjennetegner en god prosess med arkiv

Ved anskaffelse av nye fagsystemer :- Arkivet må med i arbeidet med kravspesifikasjon enten fagsystemet anskaffes ekstern eller det skal utvikles et fagsystem internt.- Arkivet må bistå i arbeidet med å kartlegge hvilke arbeidsprosesser fagsystemet skal håndtere, samt hvilke typer saksdokumentasjon som kommer ut av disse arbeidsprosessene.

Ved mindre organisasjonsendringer som kan medføre endring av arbeidsprosesser:- Arkivet kan bistå med å legge til rette for saksbehandlerstøtte og effektivisering av arbeidsprosesser.

Ved digitalisering av skjemaer:Sikre journalførings- og arkivplikten blir ivaretatt, samt at skjemaene blir sikkert og effektivt håndtert enten i et fagsystem eller i sak-/arkivsystemet med riktige metadata.

Hva betyr arkivet for innbyggertjenestene:- Gjenbruk av data krever god datakvalitet en gjennomtenkt arkivarkitektur.

31

Kartlegge arbeidsprosesser/saksbehandlingsprosessen

32

«As is – To be»

33

Oppsummering

• Mindre journalføring, posthåndteringen blir mindre og mindre• Digital forsendelse og meldingsutveksling• Sikre god datakvalitet og gjenbruk av data• Tillitsvekkende og effektive innsynsløsninger• Prosesskartlegging• Tilrettelegger for tjenesteutvikling• Kompetansevridning digital forståelse inn i arkivet

• Digital kommunikasjon er nå hovedregelen

• Digitalisering handler ikke om installasjon av et system men om forenkling og effektivisering av våre prosesser

Arkivaren: Fra mottaker og lagrer av informasjon til digitaliseringsrådgiver

Skedsmo kommune

Jonas Liesgate 18Postboks 313, 2001 Lillestrømwww.skedsmo.kommune.no

35