digital desk management for sap erp any documents, anywhere, an integrated solution copyright ©...

Digital Desk Management for SAP ERP

Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution

Copyright © Espedia srl 2011. All rights reserved.

Slide 1 / 33


Agenda

Lo Scenario

L’Obiettivo

La Soluzione

Slide 2 / 33


Dove archiviare questo Patrimonio Aziendale utilizzando SAP

Il modulo DMS di SAP Gestione del Check in e check out dei file

Gestione del concetto di stato documento

Collegamento nativo agli oggetti SAP

Classificazione automatizzabile

Gestione autorizzativa ereditata dalle strutture di SAP

Gestione dei workflow a supporto della gestione documentale

Il Content Server di SAP

Versioning dei file

Accesso ai file via HTTP

Utilizza certificati di sicurezza che scambia con il server SAP

L’occupazione dei file non impatta con il database SAP

Logica Content Cache per realtà geograficamente complesse

Slide 3 / 33


Il momento “giusto” per archiviare i documenti dipende dal processo di Business

In SAP l’oggetto gestionale esiste già (es.scrittura passiva)

L’oggetto gestionale ha compiuto il suo ciclo di vita

Si digitalizza il documento relativo (es.fattura passiva)

Si collega il documento digitale all’oggetto SAP

L’oggetto gestionale su SAP non esiste ancora

Il documento fa nascere l’oggetto gestionale su SAP (es.la RdA)

Oppure documento e oggetto gestionale iniziano assieme il loro ciclo di vita

Spesso è la modalità usata per avviare cicli di approvazione sui documenti

Il concetto di Late Archiving Il concetto di Early Archiving

Slide 4 / 33


Quali obiettivi raggiungere?

Archiviare per il solo scopo di consultare velocemente a posteriori

Dematerializzare in modo sostitutivo i documenti rilevanti ai fini fiscali

Condividere la documentazione tra uffici e funzioni aziendali diverse

Tracciare flussi approvativi basati sui documenti digitali

Realizzare accessi distribuiti al patrimonio dell’azienda: dalla Sap Gui, dal Web, dai dispositivi mobili

Slide 5 / 33


Documenti …la gestione della carta

Supportano processi aziendali ben strutturati nel gestionale

Sono strutturati solo in parte

Diversi metodi per trasmettere, ricevere, archiviare (posta, fax, e-mail, raccoglitori tematici)

Layout “destrutturati” (documenti Cartacei o file PDF / Office)

I documenti cartacei vengono spesso pinzati assieme ed archiviati in molteplici copie in uffici diversi

Spesso rappresentano un costo rilevante anche quando “non servono più”

Quando servono costa molto rintracciarli

La loro ricerca è possibile solo in un modo (e dipende da come sono stati fascicolati)

Un “problema classico”

si può trasformare in un “vantaggio competitivo”?

Slide 6 / 33


Un “problema classico”

si può trasformare in un “vantaggio competitivo”?

… il “DDM “ (Digital Desk Management for SAP)

SI

Con una soluzione moderna e integrata...

Slide 7 / 33


DDM for SAP ERPE’ la scrivania digitale con cui l'utente accede ai contenuti documentali

Service Menu

DDM Toolbar

Documents Toolbar

Document Info Records

Direct access to

Business Object

Direct access to preview of

stored file (without download)

Slide 8 / 33


DDM for SAP ERPLe linee guida del prodotto

Gestire i documenti digitali del proprio Business eliminando l'utilizzo della carta è diventato sinonimo di velocità, efficienza, agilità

• Il DDM completa il modulo SAP di gestione documentale (DMS)

• E’ disegnato in chiave Look and Feel. Semplifica ogni operazione utente

• E’ personalizzabile tramite customizing e implementazioni Badi

• Garantisce l’accesso ai documenti dalla SAP Gui, dall'ambiente Windows, dal Web, dal mondo Mobile

• Utilizza le nuove tecnologie SAP:

• ABAP Object, Badi, Web Dynpro, Adobe Interactive Forms

•Web Services / SOA

• Rende scalabili i progetti documentali (roll-out estremamente rapidi)

Slide 9 / 33

DDM can be customized in order to call external / collateral applications

My recent documents:

All documents accessed by the user are cached and grouped by categories

DDM manages user searches and favorite documents

DDM search uses and improves standard DMS

search engine

DDM eXtension Module:

Approval Module allows to design and run your approval

flow using your HR objects

User can insert approvers (SAP users or email

addresses or HR positions)

User specify a request message (automatically

notified by email)

User specify quorum and

Step level in order to control approval flow

Start Approval Module Engine on selected document

DDM offers full integration to SAP Office in order to manage Workitems

Workitems (based on documents) ready to be

executed

DDM automatically adds contextual additional buttons

Users manage private labels and are able to notify

documents to other SAP users

DDM for SAP ERPLa scrivania digitale più in dettaglio – Integrazione con i processi SAP

Slide 10 / 33



DDM for SAP ERPComposite Applications

DMS (Document Management System)

HR

….

Ext

ern

al

Dat

a

MM

SD FI

PL

M

PS

DDM for SAPDDM for SAP

DD

M E

nte

rpri

se S

erv

ice

Bu

sD

DM

En

terp

rise

Ser

vic

e B

us

SAP ERPSAP ERPBasic Components of DDM,Basic Components of DDM,

M.Outlook & Lotus Notes IntegrationM.Outlook & Lotus Notes Integration

KPRO (Content Server)

TREX (File Contents Indexing)

==

+Full search text integrationFull search text integration

(indexing of file content)(indexing of file content)

Enhanced Classification moduleEnhanced Classification module

Module for Approval DocumentModule for Approval DocumentWorkflowWorkflow

Sap Office / Sap Query IntegrationSap Office / Sap Query Integration

+

+

+

Web Desk Interface for DDM (WDI)Web Desk Interface for DDM (WDI)

…+

+Slide 11 / 33


Purchase Office Good Receipt (Warehouse) Accounting Office

PO releasedGood receipt

Receiving

Incoming InvoiceReceiving

SAP DMS

Good Receipts Doc

SUPPLIERS

DDM

Digital StapleDigital Staple Digital StapleDigital StapleDigital StapleDigital Staple

Dettagli della soluzione DDML’idea iniziale (gestione documentale del ciclo passivo)

Il DDM realizza la pinzatura virtuale dei documenti dell’intero ciclo passivo

Dinamicamente a seconda dell’oggetto SAP richiamato

Slide 12 / 33


Dettagli della soluzione DDMDall’idea iniziale… un processo documentale concreto

Document flow function

SAP users can have a snapshot of all the documents of the entire business process

Start DDM from accounting document

Slide 13 / 33


Dettagli della soluzione DDMUna soluzione nativamente integrata in SAP

Integrata con:

SAP GUI Frontend

WEB GUI Frontend

Approval Flow Module

Outlook & Lotus Notes

Windows Explorer

SAP Modules

Document Describer Module

SAP Output Control Message

SAP Business Workplace

Google gadget

Slide 14 / 33


Dettagli della soluzione DDML’accesso Web ai documenti tramite il WDI™ – Web Desk Interface (DDM Add-On)

Slide 15 / 33


EsempiUn caso di perfetta integrazione

L’approvazione dell’Ordine di Acquisto

Approvazione dell’ordine direttamente tramite la sua stampa PDF, non tramite transazione (maggiore appeal)

Possibilità di personalizzare i livelli di approvazione gerarchica in base ai dati dell’ordine

Sincronizzazione tra le azioni gestionali e le azioni di approvazione

Notifiche automatiche via e-mail all’owner del processo di acquisto

Tracciabilità delle versioni dell’Ordine in caso di modifiche in corso di approvazione

Possibilità di gestire una stampa PDF in versione draft fino ad approvazione avvenuta

Slide 16 / 33



Create a new Purchase Order with all mandatory fields

Slide 17 / 33


1

2

Start DDM from SAP Object Services of

Purchase Order

Generate PDF of Purchase Order (2)

and start DDM Approval Module (3)

3


Slide 18 / 33


Workflow Template based on custom

rules

andautomatically loaded

Workflow Toolbar

Workflow Message

Display Purchase Order PDF


Slide 19 / 33


Save and release Workflow

Template of Workflow Email

notifications


Slide 20 / 33


The first approver receives

notification of the Purchase Order by

email

After leaving a note, he proceeds

to the vote

He doesn’t run the risk to vote the Purchase Order more than once

To display the PDF Purchase Order, he can follow the link

All the approvers involved are

listed


Slide 21 / 33


Table of approval steps

(who and when has voted)

Approvers’ messages

Web activities are directly committed in SAP

No interfaces running


Slide 22 / 33


The second approver can vote at the same

time


Slide 23 / 33


When a step is completed, the

approvers of the next step automatically

receive a DDM notification by email


Slide 24 / 33


Email notification to the third approver

Display of email content

Preview of approvers’ votes and messages

PDF preview


Slide 25 / 33


Approvers’notes Web workflow info

Vote protection (approvers don’t run the risk to vote a Purchase Order more than once)

Vote registration


Slide 26 / 33


When all steps are completed, DDM automatically sets

workflow final status…


Slide 27 / 33


…and completes the Purchase Order release strategy


Slide 28 / 33


Evoluzione della soluzione DDMRump Up … i-Developments

Applicazioni per il “Mobile Business”

Utilizzo di applicazioni su iPhone o iPad

Tracciare l’approvazione di documenti

Senza necessità di interfacce

Accesso ai documenti SAP

Accesso ai dati di Business in tempo reale

Slide 29 / 33


Tutta l’azienda trae vantaggio dal raggiungimento di questi obiettivi

Ufficio Tecnico

Favorita la condivisione di informazioni documentali fin dalla progettazione di un prodotto

Ufficio Commerciale

Favorita la ricerca strutturata e il riutilizzo di documenti legati ai clienti ed alle precedenti trattative

Ufficio Acquisti e Amministrazione

Favorito il cost saving nella gestione dei documenti legali e quelli del ciclo passivo in generale

Clienti e Fornitori

Aumentata precisione delle informazioni grazie alla tracciabilità dei documenti

Favorita la possibilità di collaborare in modo più efficace

“Vantaggi dentro l’azienda”

“Vantaggi fuori dall’azienda, per

l’azienda”

Slide 30 / 33


Si basa su un’architettura SOA Compliant

E’ collegato ai processi di Business

E’ accessibile da dovunque

E’ personalizzabile

E’ scalabile

Gli utenti lo assimilano in poche ore

Non comporta cambi di architettura

E’ INTEGRATO

NON INTERFACCIATO

Perchè è progettato dentro SAP ed evolve con esso

Slide 31 / 33

Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi e i marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società.

Thank You


Click here to enter our WebSite…

Digital Desk Management for SAP ERP

Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution

Slide 32 / 33