digital archives managment & concept
TRANSCRIPT
![Page 1: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/1.jpg)
การบรหารจดการ เอกสารจดหมายเหต (ดจทล)
บญเลศ อรณพบลย รองผอ านวยการฝายบรการความรทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย
ส านกงานพฒนาวทยาศาสตรและเทคโนโลยแหงชาต
http://www.thailibrary.in.th, http://stks.or.th
http://facebook.com/boonlert.aroonpiboon
![Page 2: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/2.jpg)
จดหมายเหต - Archive
• A collection of historical documents or records providing information about a place, institution, or group of people.
• Repository holding documents or other material, usually those of historical and/or rare value.
http://en.wikipedia.org/wiki/Archive
![Page 3: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/3.jpg)
จดหมายเหต - Archive
• The documentary by-product of human activity maintained for their long-term value.
http://www.ica.org
![Page 4: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/4.jpg)
เอกสารจดหมายเหต ส านกหอจดหมายเหตแหงชาต
“ขอมลทกรปแบบทหนวยงานผลตขนใชในการปฏบตงาน แตสนกระแสการปฏบตงานแลว และไดรบการประเมนวามคณคา
ในฐานะเปนขอมลชนตนทแสดงถงการด าเนนงานและพฒนาการของหนวยงานนนๆ ซงมความส าคญตอประวตศาสตรของประเทศ ทงนหมายรวมถงเอกสารสวนบคคลทรบมอบจากบคคลส าคญหรอทายาทดวย”
เอกสารจดหมายเหต ถอเปนหลกฐานชนตนส าหรบใชเปน หลกฐานอางองทางประวตศาสตรดานการบรหารงานของหนวยงานของ
รฐ และเปนมรดกทางวฒนธรรมของชาตทบรรจความทรงจ า และพฒนาการทกๆ ดานของบานเมอง
![Page 5: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/5.jpg)
เอกสารจดหมายเหต พระราชบญญตจดหมายเหตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๕๖
เอกสารทส นกระแสการใชงานและไดรบการประเมนคณคาควรแกการเกบรกษาและอนรกษไวเพอเปนมรดกทางวฒนธรรมดานประวตศาสตรของชาต และเพอประโยชนในการศกษา การคนควา หรอการวจย ซงกรมศลปากรไดจดท าทะเบยนไวเปน
เอกสารจดหมายเหต
![Page 6: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/6.jpg)
เอกสารจดหมายเหต ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ
• ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
• ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ฉบบท 2 พ.ศ.2548
• หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยมจารตประเพณ สถต หลกฐาน หรอเรองทตองใชส าหรบศกษาคนควา หรอหนงสออนในลกษณะเดยวกน ใหเกบไวเปนหลกฐาน ทางราชการตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ก าหนด
• ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๐ ป นบจากวนทไดจดท าขนทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคม ของปถดไป
![Page 7: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/7.jpg)
จดหมายเหต
![Page 8: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/8.jpg)
เอกสารจดหมายเหต พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540 หมวด ๔ เอกสารประวตศาสตร มาตรา ๒๖ ขอมลขาวสารของราชการทหนวยงานของรฐไมประสงคจะเกบรกษาหรอมอายครบก าหนดตามวรรคสองนบแตวนทเสรจสนการจดใหมขอมลขาวสารนน ใหหนวยงานของรฐสงมอบใหแกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรหรอหนวยงานอนของรฐตามทก าหนดในพระราชกฤษฎกา เพอคดเลอกไวใหประชาชนไดศกษาคนควา ก าหนดเวลาตองสงขอมลขาวสารของราชการตามวรรคหนงใหแยกประเภท ดงน (๑) ขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๔ เมอครบเจดสบหาป (๒) ขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๕ เมอครบยสบป ก าหนดเวลาตามวรรคสอง อาจขยายออกไปไดในกรณดงตอไปน (๓) หนวยงานของรฐยงจ าเปนตองเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการไวเองเพอประโยชนในการใชสอย โดยตองจดเกบและจดใหประชาชนไดศกษาคนควาตามทจะตกลงกบหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร (๔) หนวยงานของรฐเหนวา ขอมลขาวสารนนยงไมควรเปดเผย โดยมค าสงขยายเวลาก ากบไว เปนการเฉพาะราย ค าสงการขยายเวลานนใหก าหนดระยะเวลาไวดวย แตจะก าหนดเกนคราวละหาปไมได การตรวจสอบหรอทบทวนมใหมการขยายเวลาไมเปดเผยจนเกนความจ าเปน ใหเปนไปตามหลกเกณฑและวธการทก าหนดในกฎกระทรวง บทบญญตตามมาตราน มใหใชบงคบกบขอมลขาวสารของราชการตามทคณะรฐมนตรออกระเบยบก าหนดใหหนวยงานของรฐหรอเจาหนาทของรฐจะตองท าลายหรออาจท าลายไดโดยไมตองเกบรกษา
![Page 9: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/9.jpg)
ขอมลขาวสารของราชการ
• สงทสอความหมายใหรเรองราวขอเทจจรง ขอมล หรอสงใดๆ ไมวาการสอความหมายนนจะท าไดโดยสภาพของสงนนเองหรอโดยผานวธการใดๆ และไมวาจะไดจดท าไวในรปของเอกสาร แฟม รายงาน หนงสอ แผนผง แผนท ภาพวาด ภาพถาย ฟลม การบนทกภาพหรอเสยง การบนทกโดยเครองคอมพวเตอร หรอวธอนใดทท าใหสงทบนทกไวปรากฏได
• ทอยในความครอบครองหรอควบคมดแลของหนวยงานของรฐ ไมวาจะเปนขอมลขาวสารเกยวกบการด าเนนงานของรฐหรอขอมลขาวสารเกยวกบเอกชน
![Page 10: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/10.jpg)
ประเภทของเอกสารจดหมายเหต
• เอกสารจดหมายเหตประเภทลายลกษณอกษร (Textual Archives)
• เอกสารโสตทศนจดหมายเหต (Audio–Visual Archives)
• เอกสารจดหมายเหตประเภทแผนท แผนผง (Cartographic Archives)
• เอกสารจดหมายเหตประเภทวสดคอมพวเตอร (Machine - Readable Archives)
• เอกสารจดหมายเหตตาม พรบ. ขอมลขาวสารของราชการ
• เอกสารจดหมายเหตตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ
• เอกสารจดหมายเหตสวนบคคล
![Page 11: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/11.jpg)
เอกสารจดหมายเหตประเภทลายลกษณอกษร
• เอกสารทสอความหมายเนอหาดวยลายลกษณอกษร ไมวาจะเปนตวเขยน หรอตวพมพ
• เอกสารโตตอบ
• เอกสารประชม
• แผนงาน
• โครงการ
• รายงาน
• บทความ
• ฯลฯ
![Page 12: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/12.jpg)
เอกสารโสตทศนจดหมายเหต
• เอกสารทสอความหมายดวยภาพหรอเสยง
• ภาพถาย
• ฟลมเนกาตฟ
• สไลด
• โปสเตอร
• ปฏทน
• บตรอวยพร
• แถบบนทกเสยง
• แถบบนทกภาพ
• ฟลมภาพยนตร
• ฯลฯ
![Page 13: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/13.jpg)
เอกสารจดหมายเหตประเภทแผนท แผนผง
• แผนท
• แผนผง
• แบบแปลน
• พมพเขยว
• ฯลฯ
![Page 14: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/14.jpg)
เอกสารจดหมายเหตประเภทวสดคอมพวเตอร
• เอกสารทบนทกขอมลและคนหาขอมลทบนทกไวนนดวยเครองคอมพวเตอร
• ดสกเกตท
• ซด
• วซด
• ดวด
• ฯลฯ
![Page 15: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/15.jpg)
รปแบบของเอกสารจดหมายเหต ... ณ วนน
Traditional Format
• สงพมพ
• ภาพถาย
• แผนท
• วตถตางๆ
Born-Digital Format
• เอกสารทสรางดวยโปรแกรมคอมพวเตอร • Microsoft Office
• Adobe PhotoShop
• เอกสารทสงออก (Export) หรอแปลง (Convert) จากตนฉบบดจทล • PDF
• ภาพถายจากกลองถายภาพดจทล
• สอมลตมเดย
![Page 16: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/16.jpg)
รปแบบของระบบจดหมายเหต ... ณ วนน
Personal Digital Archive
• บคคล
• หนวยงาน
• เนนน าเสนอ
• เกบรายละเอยด
• บนทก “ปม” ประจ าวน
Digital Archive
• คลงจดเกบตามระบบ • ระบบปด • ระบบเปด
• ระบบบรหาร • น าเขาขอมลจาก Personal
Digital Archive • จดหมวดหม
• ลบ • เผยแพรสาธารณะ
• เผยแพร • สบคน • Visualization • Timeline
![Page 17: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/17.jpg)
แนวคดใหมของการบรหารจดการ “จดหมายเหต”
• ไมตองรอเวลา ... 25 ป 30 ป
• เอกสารวนน สามารถประเมนคณคาการเปนจดหมายเหต ไดทนท
• ด าเนนการบรหารจดการ “เอกสารทประเมนคณคา” แลว
คนหารวบรวมเอกสาร
ประเมนเอกสาร
ด าเนนการแปลงดจทล
ใหขอมล น าเขาระบบ
สรางเอกสาร
ประเมนเอกสาร
ใหขอมล น าเขาระบบ
![Page 18: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/18.jpg)
ลกษณะเฉพาะของเอกสารจดหมายเหต จดแสดง และอธบายแบบ “กลม หรอภาพรวม” ไมใชรายชน
Hall of Frame
![Page 19: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/19.jpg)
http://www.oaep.go.th/50YearsOAEP/Main50Years.html
![Page 20: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/20.jpg)
![Page 21: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/21.jpg)
Personal Digital Archive
• Social Media/Social Networking
• Blog
• Wiki
• Timeline
![Page 22: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/22.jpg)
![Page 23: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/23.jpg)
กระบวนการบรหารจดการ
ระบบ / สถานท
เอกสารจดหมายเหต
![Page 24: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/24.jpg)
เอกสารจดหมายเหตของทาน ??????
• ประเดนพจารณา
• รปแบบทตองการด าเนนการ
• เปาหมาย
• กฎหมาย/กฎระเบยบทเกยวของ
• งบประมาณ
• ทมงาน
• ความรความสามารถดานเทคนคคอมพวเตอร
• การประเมนจากคณคาของเอกสาร
• ดานกฎหมาย
• ดานการบรหาร
• ดานการเงน
• ดานวชาการ
![Page 25: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/25.jpg)
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ Machine Readable
![Page 26: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/26.jpg)
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ
Z39.5 OAI-PMH
XML Services
![Page 27: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/27.jpg)
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ Word
PDF PDF/A ฝงฟอนต
Word ฝงฟอนต
JPG High Quality
Z39.5 OAI-PMH
XML Services
![Page 28: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/28.jpg)
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ Word
PDF PDF/A ฝงฟอนต
Word ฝงฟอนต
JPG High Quality
Z39.5 OAI-PMH
XML Services
![Page 29: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/29.jpg)
Metadata for Digital Collections
Library Museum Archive eLearning
Data Structure MARC, DC CDWA EDA, ISAD(g) DC
Data Content AACR2, RDA CCO DACS LOM
Data Format XML XML XML XML
Data Exchange Z39.5, OAI OAI OAI OAI
![Page 30: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/30.jpg)
Software
เฉพาะ
• ICA AtoM
• Archivon
• Collectives
อนๆ
• Joomla
• Wordpress
• Dokuwiki
• MediaWiki
• DSpace
• Omeka
• Drupal
![Page 31: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/31.jpg)
กระบวนการบรหารจดการ
• ประเภทของทรพยากร นยาม ลกษณะเฉพาะ ฟอรแมต
• การไดมา ลขสทธ
• กระบวนการด าเนนการ
• ความยงยน
• การเผยแพร
ประเดนทควรใสใจ
• สอดจทลไมไดก าหนดมาตรฐานรวมกน
• การท างานซ าซอน เสยเวลา
• ระบบคลงดจทล ไมรองรบมาตรฐาน
• การละเมดลขสทธ • Software, Content, Font,
Image
![Page 32: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/32.jpg)
การสแกนเอกสารดวย Scanner
• เลอกเครองสแกนเนอรใหเหมาะสมกบประเภทของเอกสาร
• สวมใสถงมอขณะด าเนนการ
• ก าหนดคา Config ของ เครองสแกนเนอรใหอย ในระดบสง
• Resolution มากกวา 300 dpi
• โหมดส CMYK/RBG/Grey
• บนทกในฟอรแมต
• TIFF
• Best Quality JPG
• PNG
• เกบขอมลไวหลายส าเนา
![Page 33: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/33.jpg)
การสแกนเอกสารดวย Scanner
![Page 34: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/34.jpg)
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการสแกน
![Page 35: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/35.jpg)
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการตดขอบ/หมน
![Page 36: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/36.jpg)
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการ Retouch + เอกสาร PDF ตนฉบบ
![Page 37: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/37.jpg)
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการเอกสาร PDF เผยแพร
![Page 38: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/38.jpg)
การบรหารจดการ Born-Digital Media
• เอกสารจาก Microsoft Office
สรางเอกสารแบบ Style
ก าหนด Metadata
บนทกเอกสารแบบฝงฟอนต
สงออกเปน PDF/A
![Page 39: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/39.jpg)
การบรหารจดการ Born-Digital Media
• ภาพถายดจทล
ตงคาวน/เวลาของกลองถายภาพดจทล
ถายภาพดวยคา Config ในระดบสง
น าภาพมาบนทก IPTC, XMP Metadata
![Page 40: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/40.jpg)
EXIF, IPTC, XMP
![Page 41: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/41.jpg)
แนวทางการด าเนนการจดหมายเหต
• แนวทางท 1
• ด าเนนการในรปแบบหอเกยรตยศ
• การจดแสดง + สอดจทล
• แนวทางท 2
• ด าเนนการจดท าสงพมพจดหมายเหตหนวยงาน หรอเหตการณส าคญๆ
• เพมการน าเสนอในรปแบบ eBook, ePub
• แนวทางท 3
• ด าเนนการจดท าจดหมายเหตดจทลหนวยงาน หรอเหตการณส าคญ
• ใชเครองมอในกลม Blog โดยใหความส าคญกบ “วน/เวลาทของเหตการณ”
• น ากระบวนการของจดหมายเหตตาม “พรบ./ระเบยบทเกยวของมาผสมผสาน”
• แนวทางท 4
• ด าเนนการทกรปแบบ โดยก าหนดกรอบ ขอบเขตเรอง และระยะเวลาด าเนนการเปนระยะ
![Page 42: Digital archives Managment & Concept](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042722/589acb011a28abcf058b6bc9/html5/thumbnails/42.jpg)