1 GUA PRCTICA PARA ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE LA FASE DECIERRE DE PROYECTOSEN OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA JAIME ROBLES ROJAS DAVID DONATO CARDENAS TORRES UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA FACULTAD DE INGENIERA CIVIL ESPECIALIZACIN EN GERENCIA E INTERVENTORA DE OBRAS CIVILES BUCARAMANGA 2010 2 GUA PRCTICA PARA ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE LA FASE DECIERRE DE PROYECTOSEN OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA JAIME ROBLES ROJAS DAVID DONATO CARDENAS TORRES Monografa para optar al Ttulo de ESPECIALISTA EN GERENCIA E INTERVENTORA DE OBRAS CIVILES Asesora MARLYN CAROLINA MEJA MARTNEZINGENIERA CIVIL UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA FACULTAD DE INGENIERA CIVIL ESPECIALIZACIN EN GERENCIA E INTERVENTORA DE OBRAS CIVILES BUCARAMANGA 2010 3 Nota de aceptacin __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ Presidente del Jurado __________________________ Jurado __________________________ Jurado 4 CONTENIDO Pg. INTRODUCCION10 OBJETIVO GENERAL11 OBJETIVOS ESPECIFICOS11 1. ANTECEDENTES, ESTADO DEL ARTE Y ALCANCE12 1.1 Descripcin del Problema12 1.2. Antecedentes y Estado Del Arte12 1.2.1. Antecedentes12 1.2.2. Marco Terico13 1.3 Fases de un Proyecto14 1.3.1 Condiciones para Cerrar un Proyecto14 1.3.2 Funciones del Gerente de Obra en la Etapa de Cierre 15 1.3.3 Funciones de la Interventoria en la Etapa de Cierre16 1.3.4 Misin16 1.3.5Funciones tcnicas16 1.3.6 Funciones administrativas16 1.3.7 Etapa de Cierre del Proyecto17 1.3.8 Anlisis del proceso17 1.3.9 Cierre tcnico 18 1.3.10 Cierre Administrativo18 1.3.11 Procedimiento de Cierre del Contrato19 1.4 MARCO LEGAL19 1.5 ALCANCE20 2 PLANTEAMIENTO METODOLGICO21 3. Observaciones, Resultados y Analisis Propositivo23 3.1 Informacin de Campo23 3.1.1 Recopilacin y Tabulacin Informacin de campo24 3.2 Problemas detectados en cada proceso30 3.2.1 rea Tcnica30 3.2.2 rea de Planeacin y Control30 3.2.3 rea Administrativa30 3.3 Aciertos y Buenas Prcticas en Cada Proceso31 3.3.1 rea tcnica31 3.3.2 rea de Planeacin y Control31 3.3.3 rea Administrativa31 3.4Representacin Grfica de las Fortalezas y Debilidades Identificadas32 3.5. Riesgos Potenciales33 5 3.6 Interrelaciones y Trabajo en Equipo Entre Gerente e Interventor35 4 Controles Propuestos36 4.2 Control de Riesgos Que Influyen en la Etapa de Cierre38 4.3 Control Integrado de Cambios Como Requisito de Cierre.38 4.3.1 Procedimiento Para Solicitud de Cambios, Aprobacin y Control38 4.3.2 Mecanismos de Gestin38 4.3.3 Control en la Liquidacin de Contratos y Compras en la Etapa de Cierre40 4.3.3.2 Revisin Financiera de los Contratos y Compras40 5. GUA SOBRE EL PROCEDIMIENTO PARA UN CIERRE EXITOSO41 5.1. Portada41 5.2. Introduccin41 5.3 rea Tcnica42 5.4 rea De Planeacin Y Control42 5.5 rea Administrativa43 CONCLUSIONES48 RECOMENDACIONES49 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS51 BIBLIOGRAFA53 6 LISTA DE CUADROS Pg. Cuadro 1. Cuestionario Realizado24 Cuadro 2. Identificacin de Fortalezas y Debilidades27 Cuadro 3. Riesgos Potenciales Encontrados (Incoder Instituto Colombianode Desarrollo Rural)34 Cuadro 4. Formato de Control de Aspectos Tcnicos37 Cuadro 5. Formato de Control Integrado de Cambios39 7 LISTADE FIGURAS Pg. Figura 1. Fortalezas vs Debilidades (Area tcnica)32 Figura 2. Fortalezas vs Debilidades (Area de planeacin y control)32 Figura 3. Fortalezas vs Debilidades (Area administrativa)33 8 RESUMEN GENERAL DE TRABAJO DE GRADO TITULO:GUAPRCTICAPARAASEGURAMIENTOYCONTROLDELAFASE DECIERREDEPROYECTOSENOBRASDEINFRAESTRUCTURA DEPORTIVA AUTOR: JAIME ROBLES ROJASDAVID DONATO CARDENAS TORRES FACULTAD: IngenieraCivil-EspecializacinenGerenciaeInterventoradeObras Civiles. DIRECTOR: Ing. MARLYN CAROLINA MEJIA MARTINEZ RESUMEN Independientementedecontarconprogramasdecontroldeobraydemsherramientaspara asegurarlaejecucindelosproyectos,existenenlaprctica,agentesexternoseinternosala direccinqueafectansudesarrollo.Sinoexistencorrectivosoportunos,laterminacindelas obras se dilatar y el proyecto podra fracasar. Proyectos como los de construccin de infraestructura deportiva se inician y superan la mayora de sus objetivos, pero a veces no logran terminar; y despus de ciertos logros puede venir el fracaso. Es por eso que la fase de cierre del proyecto es parte vital en el xito de la gerencia de obras. Los eventualesproblemasy desfases que resulten en ella mismaylos que puedanexistir enla recta finaldelaetapadeejecucindelasobras,eslaproblemticaquesepretendeanalizarenel presente estudio. La metodologa practicada en este estudio para cumplir con los objetivos identificados, se bas en cinco aspectos relevantes: la investigacin terica en el campo administrativoyde la gerencia de proyectossobrelaetapadecierre;identificacindeseisobrasdeinfraestructuradeportivacomo canchasmltiplesycoliseos;diseoyaplicacindeunaencuestadirigidaagerentesdeobrae interventoresdeimportantesempresascontratistas;tabulacinyanlisisdelainformacinen reas importantes de resultado; planteamiento y calificacin de los posibles riesgos que se pueden presentarendesarrollodelosproyectos.Conbaseenlosriesgosposibles,lasdebilidades encontradas y las buenas prcticas se plantea la gua para la etapa de cierre de los proyectos en mencin. Comoresultadosdeestetrabajosedestacalaidentificacindefortalezasydebilidadesdelos equipos de trabajo tanto en la gerencia de obra como en el control dela interventora, tambin la identificacin de riesgos posibles y una metodologa de control por medio de formatos gua para el constructore interventor, en los aspectos tcnicosyen el control de los posibles cambios que se propongan al proyecto, durante su etapa de ejecucin y previa al cierre del proyecto. Con base en loslogrosanteriores,seharedactadounaguaprcticaparaprevenirycorregirlosposibles problemas que se presenten a los directores de obras deportivas. Una vez realizado el anlisis de forma integral en cuanto a las debilidades y a las buenas prcticas ysurelacindesensibilidadrespectoauncierreexitoso,seconcluyequesefacilitelobjetivo principal de este trabajo, como es la propuesta completa para ingenieros y arquitectos, de la gua prcticaparaelaseguramientoycontroldelafasedecierredeproyectosdeinfraestructura deportiva. La realizacin del presente trabajo en torno a un anlisis prctico y ms profundo de la etapa final de los proyectos, ha permitido observar y reconocer que el acertado y oportuno cierre del proyecto, es garanta para la entrega a satisfaccin de obras deportivas. Se concluye con este trabajo que se ha aportado mnimamente a un tema que usualmente no se le ofrece la importancia que merece en distintas fuentes bibliogrficas. PALABRAS CLAVES: cierre, gerente, control, riesgo, interventora 9 GENERAL SUMMARY OF WORK OF DEGREE TITLE:SPECIALIST IN MANAGEMENT OF CIVIL WORKS and auditing AUTHOR: ROBLES JAIME ROJAS - DAVID DONATO TORRES CARDENAS FACULTY: Civil Engineering - Specialization in Management and auditing of Civil Works. DIRECTOR: Mr. MARLYN CAROLINA MARTINEZ MEJIA ABSTRACT Regardlessofhavingcontrolofworkprogramsandothertoolstoensuretheimplementationof projectsexistinpractice,externalandinternalagentstomanagementthataffecttheir development. Ifnocorrectivetimelycompletionofworkswillexpandandtheprojectcouldfail. Projectssuchasconstructionofsportsinfrastructureandovercomestartmostofitsgoals,but sometimes fail to finish, and after some success can come failure. That's why the closing phase of the project is a vital part in the successful construction management. Potential problems and gaps thatresultinitselfandthosethatmayexistinthefinalstagesoftheimplementationphaseofthe works is the problem to be analyzed in this study. The methodologyperformedinthisstudytomeettheobjectivesidentified,basedonfiveaspects: theoreticalresearchintheadministrativefieldandprojectmanagementontheclosingstage, identificationofsixsportsinfrastructureasmultiplefields arenas,designandimplementationofa surveyofmanagersandauditorsofmajorworkscontractors,andtabulationandanalysisof informationonimportantareasofoutcome,approachandqualificationofpotentialrisksthatmay ariseinprojectdevelopment. Basedonthepossiblerisks,weaknessesandbestpracticesfound there is the guide for the closing stage of the projects in question. As results of this study emphasizes the identification of strengths and weaknesses of both teams in the management ofwork and the controlof the Inspection,also the identification of potential risks and control methodology via phone formats for builder and controller, on the technical aspects and possiblecontroloftheproposedchangestotheprojectduringitsimplementationphaseandafter closureoftheproject. Basedonpreviousachievements,haswrittenapracticalguidetoprevent and correct any problems that are presented to the directors of sports works Onceacomprehensiveanalysisregardingtheweaknessesandgoodpracticesandtheir relationship to sensitivity to a successful conclusion, it is concluded that provided the main objective ofthiswork,asisthefullproposalforengineersandarchitects practicalguideforsecuringand controlling the closing phase of sports infrastructure projects. The completion of this work on a practical analysis and deeper in the final stage of the project, has revealed and to recognize that the successful and timely project closure, is a guarantee for delivery tothesatisfactionofsportsworks. Itconcludeswiththeworkthathascontributedminimallytoa topic that usually is not offered due prominence in various literature sources. KEY WORDS: Close, manager, control, risk, supervision 10 INTRODUCCIN Laplaneacinyrealizacindeproyectosdeinversinenelsectorde infraestructurasonactividadesvitalesparaeldesarrollosostenidodeunpas. Entrelosproyectosquesatisfacendistintasnecesidades,seencuentranlosque contribuyenalarecreacindelacomunidadcomoloconstituyenlaconstruccin de infraestructura deportiva. Losproyectosentregantodosuvalor,cuandosonrealizadosconformeasus requerimientos. Sin embargo en la realidad, pueden presentarse dificultades en la planeacin,deficienciasenlosdiseos,descuidoenlaprovisinderecursoso deficiente direccin de la gerencia, entre otras razones, lo que conduce a atrasos, paralizacin de obras y a veces hasta el abandono del proyecto. HoyendaenColombia,laspolticasgubernamentalespatrocinaneldeporte masivoydentrodelospresupuestosaprobadosporlaDireccinNacionalde Planeacin,sedestinanimportantesrecursosparalaconstruccindecanchas mltiples y coliseos para el deporte. Asegurar la mejor inversin en esas obras, es un reto para las entidades municipales. Con el fin de contribuir a la solucin de problemas que surgen en el desarrollo de losproyectosparalaconstruccindecoliseosycanchasmltiples,mediantela siguiente monografa se propone una gua prctica para asegurar la fase de cierre deesosproyectos.Sualcancecubrelasrecomendacionesentornoaaspectos tcnicos, administrativos y de control al final del proyecto. Para acometer la investigacin, se obtuvo informacin mediante una encuesta que motivlosaportesdegerenteseinterventoresenseis(6)obrasdeportivas.Los hallazgosseclasificaronycalificaronendebilidadesyenfortalezasparareas tcnica, de control y administrativa. Con base en el cruce de las buenas prcticas y las debilidades, se disea la gua prcticaparagerenteseinterventores,locualeselproductoprincipaldeeste estudio. Lamonografaconstadecincocaptulos:elprimeroqueseincluyeenlotitulado comoAntecedentes,EstadodelArteyAlcancetratadeladescripcindel problema, el marco terico de la etapa de cierre en los proyectos, el marco legal y 11 el alcance de la monografa. El segundo captulo describe la metodologa aplicada al desarrollo de la monografa. El tercer captulo recopila, analiza y concluye sobre lainformacinobtenidaencampo.Elcuartocaptulotratasobreelprincipiodel control,procesoesencialparalograrlosobjetivosyelquintocaptulotratadela gua para el cierre exitoso de los proyectos. OBJETIVO GENERAL Proponer una gua para el aseguramiento y control de las actividades propias de la etapa de cierre en proyectos de infraestructura deportiva, mediante un trabajo de equipo entre el gerente de obra y la interventora asignada. OBJETIVOS ESPECIFICOS Tomando como base el papel del gerente de la obra y la misin de la interventora ejercida al proyecto, se desarrollarn los siguientes objetivos especficos: Identificarproblemasypresentarrecomendacionesdemejoramientoala gestin del Gerente de Obra y su trabajo en equipo con la interventora, en la etapa de cierre del proyecto. Identificarlosrequisitosindispensablesparaobteneruneficientecontrolde cambios y de riesgos, que puedan afectar el cierre satisfactorio del proyecto. Identificar los requisitos importantes, para garantizar un efectivo control tcnico y de calidad en las obras de infraestructura deportiva. Escribir la gua procedimental para una efectiva etapa de cierre del proyecto. 12 1. ANTECEDENTES, ESTADO DEL ARTE Y ALCANCE 1.1 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA Independientementedecontarconprogramasdecontroldeobraydems herramientasparaasegurarlaejecucindelosproyectos,tambinexisten agentes externos a la direccin que afectansu desarrollo. Dadas las condiciones anteriores, el plan de gestin originalpresentara desviaciones en costos, calidad ytiempos.Sinoexistencorrectivosoportunos,laterminacindelasobrasse dilatar y el proyecto podra fracasar. Algunos proyectos se inician y superan la mayora de sus objetivos, pero no logran terminar; despus de ciertos logros puede venir el fracaso. Es por eso que la fase decierreespartevital,enelxitodelagerenciadeobras.Loseventuales problemasydesfasesqueresultenenellamismaylosquepuedanexistirenla rectafinaldelaetapadeejecucindelasobras,eslaproblemticaquese pretendeanalizarenelpresenteestudio,ascomorecomendacionesde mejoramiento mediante una gua procedimental. En un escenario realista del ejercicio de la ingeniera, ms que evitar la ocurrencia de problemas y conflictos, es mejor referirse a minimizarlos; si se tiene en cuenta que muchas veces lo planeado no se cumple en su totalidad, especialmente en los proyectosdeconstruccindeobrasciviles,loscualesestnsometidosa innumerablesvariablestantointernascomoexternasalaorganizacindel proyecto.Dentrodetantosproyectos,losorganismosmunicipalesy departamentalesadministrangrandespresupuestosparalasobrasde infraestructuradeportiva,gnerodeobrasalasquesequiereaportarconlos resultados de esta monografa 1.2. ANTECEDENTES Y ESTADO DEL ARTE 1.2.1.Antecedentes.Lagerenciayaseguramientodelosprocesostcnicosy administrativosdeejecucindeproyectosparaobrasciviles,enparticularno tienen normativa legal que los controle y les exija cumplir con el cierre a cabalidad de las obras. En realidad el xito o fracaso de la ejecucin de un proyecto incumbe al ejercicio de las profesiones liberales como son las ingenieras y la arquitectura. 13 Encuantoanormatividadvigenteparaestaclasedeproyectossedebecumplir con las medidas estandarizadas de planos generales de los escenarios deportivos indicadasenlaBibliotecaDeportivadelInstitutoColombianodelDeporte (Coldeportes),paraestoscasos,lacanchamltiple,ladebaloncesto,voleiboly futboldesaln.ParaconcretoselCdigoColombianodeConstruccionessismo resistentes, Norma Sismo Resistente NSR 2010; para el tema de soldadura aplica elCdigodeSoldaduraparaestructuras metlicasdelaSociedadAmericana de Soldadura, AWS D.1.1.Por su parte el rea de arquitectura tendr en cuenta las NormasyDimensionesBsicasNEUFERT,elcualbrindabasesparaeldiseo arquitectnico de escenarios deportivos entre otras edificaciones. En particular, el cumplimiento de un contrato est regido por las clusulas que se definanentrelaspartesyeseeseldocumentobsicodecontrolparaexigir cumplimiento por parte del Estado. Por su parte elPMBOK del PMIes un cdigo de buenas prcticas de la ingeniera, pero en s no es una norma legal (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2004). Elanteriorescenariohaestadovigenteendcadaspretritasyhastanuestros das. Por su parte el ejercicio de la interventora es una figura de control a las obras que sehavenidopracticandoenlosltimoscincuenta(50)aos,sinembargoala fecha, no hay una reglamentacin definida particularmente que trate de polticas y la regulacin del ejercicio de la interventora de proyectos y obras en Colombia. Es el empirismo el que ha reinado en esta funcin tan importante para asegurar el cabal cumplimiento de las obras y proyectos pblicos y privados (Snchez, 2007).En la literatura investigada se mencionan los aspectos importantes para cerrar un proyecto;sinembargonoseobservaronprocedimientosmetodolgicospara adelantar la etapa de cierre. 1.2.2.MarcoTerico.Eneldesarrollodeestamonografasetomancomo enfoquelosconceptos,principiosy/oesquemastratadosenelPMBOKdelPMI, loscualessondevitalimportanciaparalosgerentesdeproyectos,queparael casoenreferenciaestaplicadoparticularmenteaobrasdeinfraestructura deportiva.La naturaleza integradora de la direccin de proyectos requiere que el grupodeprocesodeseguimientoycontrol,interacteconlosotrosgruposde procesoscomoeldeiniciacin,eldeplaneacin,ejecucin,monitoreoyelde cierre del proyecto (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2004). 14 1.3 FASES DE UN PROYECTO (Larson y Gray, 2009) FASEDEDEFINICIN.Sedefinenlasespecificacionesdelproyecto;se establecensusobjetivos;seintegranequipos;seasignanlasprincipales responsabilidades. FASE DE PLANEACIN. Aumenta el nivel de esfuerzo y se desarrollan planes paradeterminarquimplicarelproyecto,cundoseprogramar,aquin beneficiar, qu nivel de calidad debe mantenerse y cul ser el presupuesto. FASEDEEJECUCIN.Unagranpartedeltrabajodelproyectoserealiza tanto en el aspecto fsico como en el mental. Se elabora el producto fsico. Se utilizanlasmedicionesdetiempo,costoyespecificacincomomediosde control del proyecto. FASEDECIERRE.Comprendedosactividades:entregarelproductodel proyectoalclienteyvolveraliberarlosrecursosdelproyecto,haciaotros destinos.Loprimeropuedecomprenderlacapacitacindelclienteyla transferencia de documentos. Lo segundo implica, por lo general, la liberacin delosequiposymaterialessobrantesdelproyectohaciaotrosproyectosy encontrar nuevas asignaciones para los integrantes del equipo. 1.3.1 Condiciones para Cerrar un Proyecto. La circunstancia ms comn para el cierre del proyecto es tan slo un proyecto terminado.En el caso de proyectos llave en mano, tal como la construccin de una nueva instalacin de manufactura olacreacindeunsistemadeinformacinpersonalizada,laterminacinest marcada por la transferencia de la propiedad al cliente. Para muchos proyectos de desarrollo,elfinalincluyelaterminacindeldiseodefinitivoaproduccinyla creacin de un nuevo producto o lnea de servicio. Para otros proyectos internos, tales como ascensos en el sistema o la creacin de nuevos sistemas de control de inventario,elfinalocurrecuandolaproduccinseincorporaenlasoperaciones continuas.Algunasmodificacionesenelalcance,elcostoyelprogramaquizs ocurrieron durante la ejecucin. (Larson y Gray, 2009) Caberesaltarquehayproyectosquetienenotrotipodecondicinyterminan prematuramente,osonperpetuos,ofracasan,ocambiansuprioridad.Donde realmentetodotipodegerente de obra,debepropenderporterminarelproyecto encondicionesnormales,afindequeelproyectonosufraningntipode traumatismo. 15 1.3.2FuncionesdelGerentedeObraenlaEtapadeCierre.Elgerenteesel lder responsable de la ejecucin de la obra contratada conforme a las condiciones yrequerimientosdelcliente(GidoyClements,2007),cumpliendoconlas limitacionespresupuestalesyconlaprogramacinacordada(MirandaMiranda, 2006).Su misines darcumplimiento directoalcontratocelebradopor mediode los recursos disponibles paraequipo de construccin. Para asegurar este objetivo debe poseer habilidades de liderazgo ante su equipo de trabajo de construccin y debe demostrar experiencia en direccin de obras y proyectos. Dentro de las funciones del gerente de obra se pueden relacionar: Asegurarquelaconstruccindelasobrasserealicendentrodelalcance,presupuesto y tiempo convenidos (Gido y Clements 2007). Asegurarlosrecursosnecesariosdepersonal,equipos,herramientasy procedimientos, en la fecha convenida para iniciar los trabajos. Asegurarelaprovisionamientodelosmaterialeseinsumosnecesarioen desarrollo de la fase de ejecucin. Previoaliniciodelasobras,asegurarlarealizacindelosmecanismosde coordinacin(reuniones,comunicaciones)yactividadesdeplaneacin,para garantizar el satisfactorio alistamiento. Coordinar las diferentes actividades de los distintos miembros del equipo para asegurar que se realicen dentro del programa establecido. Pactarconsuequipolarealizacindereunionessistemticas(almenosuna semanal). Proporcionar el liderazgo al equipo para que exista la integracin y sincrona en las labores cotidianas. Identificarlosobjetivosyloshitosdelproyecto,estableciendoloscontroles gerenciales para su cumplimiento. Garantizarunprocedimientounificadoparalascomunicacionestantointernas del equipo, como las externas con los grupos de inters. Velarparaque todos losserviciosdesoporteydeadministracin necesarios en los frentes de obra, sean suministrados oportunamente. 16 1.3.3 Funciones de la Interventoria en la Etapa de Cierre 1.3.4Misin:Elinterventordeobrastienecomomisinelasegurarlacalidad integraldelasobrasenlasqueparticipadeunamanerasegurayeconmica, mediante mecanismos de colaboracin y control de las actividades del contrato, de tal manera que el contratista cumpla con el objetivo del proyecto bajo las normas y especificaciones preestablecidas, (Marn y otros, 2006). 1.3.5Funciones tcnicas. Las funciones relevantes son (Marn y otros, 2006) Verificacin del sitio donde se van a realizar las obras. Supervisin y chequeos de los mtodos constructivos. Aprobacin de especificaciones de materiales y el diseo de mezcla. Realizar la bitcora de obra diaria. Atencinyrespuestaalasinquietudesrelacionadasconlaejecucindela obra. Estudiaryrecomendarlasmodificacionesqueseconsiderenconvenienteso necesarias. Realizacin y direccin de los comits tcnicos de obra. Revisin peridica de cada una de las actividades del proyecto, las cantidades contractuales y las cantidades ejecutadas. Verificacin al cumplimiento de las actividades ejecutadas. Revisin y aprobacin de resultados de ensayos de campo y laboratorio. ElaboracindeinformesmensualesdeInterventoraparaeldueodel proyecto. Registro fotogrfico sobre las actividades y el avance de la obra. Comunicacinescritaoportunaalcontratista,conrelacinainconformidades queseocasionencuandolasactividadesnosedesarrollansegnlas especificaciones tcnicas. Aceptacin final de las actividades ejecutadas durante el contrato. 1.3.6 Funciones administrativas. Se pueden destacar (Marn y otros, 2006) Analizaryverificarladocumentacindelcontratoydemscondiciones contractuales. Verificar afiliaciones y planillas de pago del personal de obra a las ARP, EPS, AFP y Caja de Compensacin. Revisar y aprobar subcontratos. Justificar de manera tcnica, en caso de ser necesario la ampliacin del plazo. 17 Aprobar el plan de calidad y el plan de manejo ambiental. Revisar y aprobar las actas de obra ejecutadas. Revisar y aprobar los APU de obra adicional. Elaborarlasactasdelproyecto(actadeinicio,actasparciales,actade reajuste, acta de finalizacin, acta de liquidacin). Justificardemaneratcnica,encasodesernecesariolaadicindedinero para la terminacin de las obras. Exigir el cumplimiento de la documentacin pactada para la autorizacin de los pagos al contratista. Control de los desembolsos del anticipo. Control del programa de inversin y presupuesto. Control y revisin de pagos parciales al contratista. Asegurar el pago de actas parciales y la final del contrato. 1.3.7 Etapa de Cierre del Proyecto. La culminacin de un proyecto en todos sus rdenes es hito trascendental en el xito del mismo. ElprocesodeCierredelProyectosuponerealizarlapartedecierredelproyecto delplandegestindelproyecto.Enlosproyectosdemltiplesfases,elproceso CerrarProyectocierralapartedelalcancedelproyectoylasactividades relacionadasaplicablesaunafasedeterminada.Esteprocesoincluyefinalizar todas las actividades completadas a lo largo de todos los Grupos de Procesos de DireccindeProyectosparacerrarformalmenteelproyectoounafasedel proyecto,ytransferirelproyectocompletadoocanceladosegncorresponda.El procesodeCierredelProyectotambinestablecelosprocedimientospara coordinarlasactividadesrequeridasparaverificarydocumentarlosproductos entregables del proyecto, coordinar e interactuar para formalizar la aceptacin de estos productos entregables por parte del cliente o del patrocinador, e investigar y documentarlasrazonesporlascualesserealizaronciertasaccionessiun proyectosedaporfinalizadoantesdecompletarlo.(PROJECTMANAGEMENT INSTITUTE, 2004) 1.3.8 Anlisis del proceso (entradas y salidas de informacin, productos, enlace con el proceso de Ejecucin). Elprocesodecierresedesarrollateniendoencuentalassiguientesentradasde informacin: 18 Reportedeentregablescasilistosparaentrega(obrascontratadas)a satisfaccin de la interventora. Obras a punto de entregar cumpliendo especificaciones tcnicas. Cumplimiento del programa de trabajo (PDT) dentro lo pactado. Cumplimiento de los pagos parciales pactados en el contrato. Cumplimiento de los documentos contractuales a corte de la penltima acta de pago parcial. Cumplimiento de asuntos laborales, ambientales y de salud ocupacional por parte del contratista de obras. Informe de la Interventora dando parte sin novedad, para el recibo final y terminacin del proyecto. Unavezsedesarrollenlasactividadesdelafasedecierredelproyecto,se obtendrn los siguientes productos que sern los entregables del proceso: Obras recibidas a satisfaccin de la interventora. Acta de recibo final de las obras contratadas. Acta de liquidacin final del contrato firmada entre contratista e interventora. Pago de los dineros pactados en el acta de liquidacin final del contrato. Acta de entrega de las obras a la entidad duea del proyecto. Informe final de la ejecucin del proyecto por parte de la Interventora. Gua de funcionamiento y mantenimiento de las obras recibidas. Documento de lecciones aprendidas en el proyecto. 1.3.9Cierretcnico.Esteprocedimientoencierralasactividadespropiasdel alcancetcnicoyconstituyenlarazndeserdelproyecto.Sonlasobras contratadasconformealosrenglonespactados,cumpliendolasespecificaciones tcnicas del contrato. Previoalasvisitasderevisinoauditorafinaldecarctertcnico,sedeben cumplir los protocolos de control de calidad y los procedimientos indicados para la entregadelasobras,ascomolagestindeverificacinquedebecumplirla interventora. Unavezadelantadouninventariodelasobrasrealizadasconformealo contratado,seprocedeapresentarinformequedacuentadelcumplimientodel contratoyporende,deautorizarlaformalidadenelactaderecibofinaldelas obras del contrato. 1.3.10CierreAdministrativo.Esteprocedimientodescribeendetalletodaslas actividades,interacciones,rolesyresponsabilidadesrelacionadasconlos miembros del equipo del proyecto y de losdems interesados involucrados en la 19 ejecucindelprocedimientodecierreadministrativodelproyecto.Realizarel procesodecierreadministrativotambinincluyelasactividadesintegradas requeridaspararecopilarlosregistrosdelproyecto,analizarelxitooelfracaso delproyecto,reunirlasleccionesaprendidasyarchivarlainformacindel proyecto,parasuusofuturoporpartedelaorganizacin.(PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2004) 1.3.11ProcedimientodeCierredelContrato.Incluyetodaslasactividadese interaccionesrequeridasparaestablecerycerrartodoacuerdocontractual establecidoparaelproyecto,ytambinparadefiniraquellasactividades relacionadasquerespaldanelcierreadministrativoformaldelproyecto.Este procedimiento implica tanto la verificacin del producto (todo el trabajo completado deformacorrectaysatisfactoria)comoelcierreadministrativo(actualizacinde registrosdecontratoparareflejarlosresultadosfinalesyarchivodeesa informacinparasuusofuturo).Lostrminosycondicionesdelcontratotambin puedenestablecerespecificacionesparaelcierredelcontrato,quedebenser parte de este procedimiento. La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especialdecierredelcontratoquepodrasuponer,porejemplo,laincapacidad para entregar el producto, una desviacin de presupuesto o la falta de los recursos requeridos.EsteprocedimientoesunaentradaalprocesoCerrarContrato. (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2004) 1.4 MARCO LEGAL Dentrodelanormativaestipuladaanivelnacionalparalacontrataciny construccindeproyectosdeinfraestructuradeportivaseencuentranlas siguientes normas: En la etapa de diseo aplicarn las Normas y Dimensiones Bsicas NEUFERT, elcualbrindabasesparaeldiseoarquitectnicodeescenariosdeportivos entreotrasedificaciones.Encuantoalasespecificacionestcnicasy normatividadexclusivamenteaplicadaalosescenariosdeportivos,sonlos documentosdecontrolylosplanosdedetalleaprobadosporelInstituto ColombianodelDeporte(Coldeportes),losconsultadosparaelpropsitode este estudio de monografa. En la etapa de contratacin aplicar el Cdigo Civil, el cdigo de Comercio que es el que regula las relaciones entre comerciantes (sector privado).En cuanto alasrelaciones delsectorprivadoyelEstadocomocontratante,laley80de 1993,laLey1150de2007yeldecreto2474de2008,entreotrosdecretos 20 reglamentarios,sonlasqueregulanlasrelacionescontractualesentrela administracin pblica y los contratistas particulares. En la etapa de ejecucin de las obras se debe aplicar el Cdigo Colombiano de Construcciones sismo resistentes, Norma Sismo Resistente NSR 2010; para el tema de soldadura aplica el Cdigo de Soldadura para estructuras metlicas de laSociedadAmericanadeSoldadura,AWSD.1.1.ylasNormasTcnicas Colombianas NTC. 1.5 ALCANCE Este proyecto de monografa est enfocado a identificar los problemas, novedades y ocurrencia de riesgospresentados durante la fase de cierre en los proyectos de construccindeinfraestructuradeportivaaplicadaacoliseosycanchas multifuncionalesrealizadosenSantanderoenmunicipiosdesimilartopografay condiciones climatolgicas. Precisamentecualquiernovedadque hagadesviarelnormalcursodeldesarrollo delproyecto,influyeenatrasosysobrecostos,raznporlasqueesteestudio pretendeabarcarunapropuestadeguayrecomendacionesparacumplirlo pertinente con un cierre satisfactorio del proyecto. Enungradodeanlisismsdetalladoytomandocomoreferentelosprocesos resultantes de la matriz (grupo de Procesos- reas de conocimiento), del PMBOK delPMI,sehaidentificadoelalcancedelamonografa,alrededordela identificacin de los riesgos, el control de calidad de las obras y los requisitos para el control integrado de cambios. 21 2 PLANTEAMIENTO METODOLGICO Lametodologapracticadaenesteestudioparacumplirconlosobjetivos identificados, se bas en cinco aspectos relevantes: lainvestigacintericaenelcampoadministrativoydelagerenciade proyectos, sobre la etapa de cierre, elalcance de las funciones del gerente e interventor,reasdedesempeodelaetapadecierre,requisitosparaun cierre satisfactorio. Seidentificaronseis(6)obrasdeinfraestructuradeportivacomocanchas mltiplesycoliseosconstruidosenlosmunicipiosdeSimacota,Sincelejo, Bucaramanga; Socorro, San Benito y Barrancabermeja Luegosediseunaencuestadirigidaagerentesdeobraeinterventoresde importantesempresascontratistasqueparticiparonenlosproyectosantes anotados y cuyos nombres se omiten a solicitud de ellas. Se hizo la encuesta, setabullainformacinobtenida,sedistribuyenreasimportantesde resultado con el fin de estructurar ms adelante la gua propiamente dicha. Conbaseenloshallazgosparalastresreasderesultado,seplantearony calificaronlosposiblesriesgosquesepuedenpresentarendesarrollodelos proyectos. Conbaseenlosriesgosposibles,lasdebilidadesencontradasylasbuenas prcticasseplantealaguaparalaetapadecierresatisfactoria.Allse identificanlosrequisitosbsicosparacumplirlosobjetivosylasherramientas administrativasvigentesparagerentesyequiposdetrabajoaltamente eficientes,seescribelaguadeprocedimientoconsusconclusionesy recomendaciones al estudio en referencia. ANALISISDE LAETAPADE CIERRE: REQUISITOS, INSUMOSY PRODUCTOS ELEMENTOS CLAVESPARA LAETAPADE CIERRE(QU PUEDE FALLAR?) DISEODELA ENCUESTA CONBASEEN LOS ANTERIORES ELEMENTOSY ASPECTOS APLICACIN DELA ENCUESTAY OBTENCION DE RESULTADOS ANALISISDE RESULTADOS, LOPOSITIVOY LO NEGATIVO 22 Elprincipalrecursoutilizadoenestaetapadelainvestigacin,fuelograrla aprobacindelasentrevistasydeformacomplementariaseutilizaronequiposy materiales de oficina para el diseo, preparacin, realizacin, anlisis y tabulacin de las encuestas. 23 3. OBSERVACIONES, RESULTADOS Y ANALISIS PROPOSITIVO 3.1 INFORMACIN DE CAMPO Unavezadelantadalaencuestaagerentesdeobraeinterventoresdeseis proyectos, de infraestructura deportiva en Santander, seguidamente se presentan los resultados obtenidos de las encuestas, se hace un anlisis de la informacin y seidentificanlosproblemasencadasubprocesoylasbuenasprcticasencada proyecto.Los cuadros y grficas de este captulo son diseo propio de los autores de esta monografa. Laspreguntasdelcuestionario,CuadroN1,hansidoproductodeunaseleccin defactoresotemassensiblesidentificados,despusdehaberestudiadoel alcance,lascaractersticasylosrequisitosparalaetapadecierre,vistosenel captuloprimero.Loscriteriosutilizadosparalarespuestadelosencuestados fueron: Excelente o muy eficiente: Sin errores, casi perfecto o por encima del estndar Bueno:cumpliendoespecificacionesconciertosdetallesquepuedenser perfeccionados. Aceptable:Cumpliendolamayoradecondiciones,conunanoconformidado varios aspectos dignos de ser mejorados Deficienteomalo:Condosomsaspectosnoconformes,nocumple especificaciones. EnelCuadroN2selistanlosdistintoscriteriosdecadareaderesultadoyse clasifican cada uno, como una fortaleza o debilidad segn sea su calificacin por losencuestados.Eldiseodeestecuadroencuantoalasreasderesultado (tcnica,administrativaydecontrol)yelcriteriodefortalezaydebilidad,fueron producto del anlisis propio de los autores de esta monografa. Las tres reas de resultadosurgendeunprimerejercicioalhabervaloradoelimpactodeotros criteriosfrentealosescogidos,comofueronelreadeHSE,laambientalyla social. 24 3.1.1 Recopilacin y Tabulacin Informacin de campo (encuestas yobservacin en campo) Cuadro 1. Cuestionario Realizado OBRAS REALIZADASCUESTIONARIOCOLISEO DE SIMACOTA COLISEO DEL SOCORRO CANCHAS MULTIPLES SINCELEJOCOLISEO SAN BENITO ARREGLOS ESTADIOALFONSO LOPEZCANCHA MULTIPLEBARRANCA1) Qu tipo de dificultades se presentaron en eldesarrollo de las obras del proyecto quepudieron influir en el cumplimiento delproyecto? Seleccione las tres ms importantes. Por procedimientos detrabajo incompletos Por rendimientos de tareas,labores o de algn tem enespecial. Por especificacionestcnicas (deficientes oincompletas)Por cambios en el diseooriginal Por especificacionestcnicas (deficientes oincompletas)Por accesos a las obras Por materialesdefectuosos o incompletos Por procedimientos detrabajo incompletos Por rendimientos detareas, labores o de algntem en especial. Por especificaciones tcnicas(deficientes o incompletas)Planeacion al Inicio delProyecto Por rendimientos de tareas,labores o de algn tem enespecial. Por especificaciones tcnicas(deficientes o incompletas) Por falta de informacinoportuna con proveedores y/osubcontratistas Por dificultad de acondicionarel terreno por desvo detuberas Por incumplimiento endisponibilidad de maquinariapesada (Bulldozer) delcontratista2) Al presentarse las dificultades anteriormenteseleccionadas, Califique el resultado obtenido alhaber tomado las medidas de correccin y/oprevencin para el proyecto.Eficiente Eficiente Eficiente Eficiente Muy eficiente Aceptable3) La obra cumpli con las exigencias(especificaciones y caractersticas), del manualtcnico de Coldeportes?sisi no sisi no4) Hubo algn tipo de cambios significativo en eldesarrollo del proyecto, con respecto a losdiseos originales y/o sobre el alcance de lasobras inicialmente propuestas?sisi no sino si4A) Si su respuesta es SI de qu manera influyen el objetivo final o en la funcionalidad delproyecto?Positivamente Positivamente NA Positivamente NA Positivamente5) Cmo califica la planeacin realizada en elproyecto, para las siguientes fases del mismo.Favor calificar con excelente, buena, deficiente omala enfrente de cada enunciadoa) Planeacin para obtencin de materialesb)Planeacin de la etapa de alistamiento opreconstructivac) Planeacin en etapa de construccind) Planeacin en actividades de cierre yterminacin de obras y del proyecto.a)Deficiente b)Buena c)Buena d)Buenaa)Buena b)Buena c)Buena d)Buena a)Deficiente b)Deficiente c)Buena d)Buena a)Buena b)Buena c)Buena d)Buena a)Buena b)Excelente c)Buena d)Buena a)Deficiente b)Deficiente c)Buena d)Deficiente 6) Cmo califica el clima laboral en el equipo detrabajo interno del proyecto?Bueno Bueno Bueno Bueno Excelente Bueno 25 OBRAS REALIZADASCUESTIONARIOCOLISEO DE SIMACOTA COLISEO DEL SOCORRO CANCHAS MULTIPLES SINCELEJOCOLISEO SAN BENITO ARREGLOS ESTADIOALFONSO LOPEZCANCHA MULTIPLEBARRANCA7) Se cumpli con el programa de trabajoestablecido para el proyecto?sisisisisino7A) Si su respuesta es NO, cual fue el motivo msimportante que ocasion estos desfases.NA NA NA NA NA Hubo un desfase del ms del50%del plazo original estimado,debido a desvio de tubera deoleoducto en el rea delproyecto, demora por llegada de materiales en obra y bajorendimiento parcial en las obras por colaboracin de lacomunidad en el proyecto8) Durante el desarrollo del proyecto sepresento algn tipo de dificultad financiera?no no no sisi no8A) Si su respuesta es S qu problemas segeneraron para el proyecto por dicha razn?NA NA NA El presupuesto estimadoinicialmente no era suficientepara que quedara la obrafuncionalmete buena y por estofue necesario buscar masrecursos y adicionar el contratoinicialHubo dificultad para emprenderlas obras complementariasNA9) Califique la capacidad de cumplimiento delcontratista, con respecto a los posibles atrasos odificultades presentadas en los pagos decuentas, por parte de la entidad contratanteBuena Buena Excelente Excelente Excelente Aceptable10) Cmo califica el cumplimiento y la calidad de los subcontratistas y proveedores de materiales?Bueno Aceptable Bueno Bueno Excelente Aceptable11) La direccin del proyecto o la constructorarecibi reclamos o quejas de los subcontratistaso proveedores de materiales, sobre perjuicioseconmicos?no no no no no no11A) Si la respuesta fue S, entonces qu motivesa queja?NA NA NA NA NA NA12) El cierre y finalizacin del contrato de obraprincipal estuvo dentro de lo pactado, entre elcontratista y la Contratante?sisisisisisi 12A) Si la respuesta es No, entonces diga qurazn hizo difcil el cierre del contrato?NA NA NA NA NA NA13) La liquidacin y pago final del contrato de laobra principal por parte de la contratante estuvodentro de lo pactado?sisino sino si 13A) Si la respuesta es No, entonces diga qurazn hizo difcil la liquidacin y pago final delcontrato?NA NA Demora en la presentacinde documentos exigidos porel contratante paraliquidacin (paz y salvos,planos records, aportes,etc)NA Porque necesito previamentelas aprobaciones de la FIFANA 26 OBRAS REALIZADASCUESTIONARIOCOLISEO DE SIMACOTA COLISEO DEL SOCORRO CANCHAS MULTIPLES SINCELEJOCOLISEO SAN BENITO ARREGLOS ESTADIOALFONSO LOPEZCANCHA MULTIPLEBARRANCA14) Para la obra finalmente entregada (contestelos siguientes aspectos) a) llen las expectativasy peticiones del cliente interesado?, b) Fueentregada e inaugurada en la fecha requeridaoriginalmente?, c) Se cumplieron todos losobjetivos particulares de la obra diseadaoriginalmente?, d) Est prestando el servicio para el cual fue concebido el proyecto?a)si b)no c)si d)sia)si b)no c)si d)sia)si b)si c)si d)sia)si b)no c)si d)sia)si b)no c)si d)sia)si b)no c)si d)si15) Durante el desarrollo de las obras delproyecto, se cumpli con todas las previsionesmedioambientales que exige la ley y las normasparticulares para esa clase de instalacionesdeportivas?sisisino sino15A) si la respuesta es No, dganos la causaprincipal de esos aspectos incompletos o nocumplidosNA NA NA La verdad al ser un municipio tan apartado las entidadesambiantales no estan muypresentes, por lo cual no sesiguieron pero se trato de hacertodo lo mejor posible en cuentoa disposicion de residuos finalesNA Hubo problemas por ladisposicin de tierra sobrantedel corte del terreno de lacancha y motivo reclamos de losdueos de parcelas afectadas16) Cmo califica el trabajo de coordinacin decomunicacin de todo el equipo de construccin(desde el gerente de obra hasta el personal nocalificado)? Favor calificar el concepto del trabajo en equipoBueno Bueno Bueno Bueno Excelente Aceptable17) Cmo califica el trabajo de direccin ycontrol por parte de la gerencia o direccin deObras del proyecto?Bueno Bueno Bueno Bueno Excelente AceptableNA: NOAPLICA 27 Cuadro 2. Identificacin de Fortalezas y Debilidades FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDADAREA TECNICA Especificaciones Tcnicas Completas X X NA NA X X Altos rendimientos de tareas, labores o dealgn tem en especialX NA NA X NA NA X NA NACambios en el alcance del diseo original X X X X XXProcedimientos de trabajo completos X NA NA X NA NA NA NA NA NAMateriales defectuosos incompletos NA NA NA NA X NA NA NA NA NA NADisponibilidad de equipos NA NA NA NA NA NA NA NA NA NAXFcil acceso a las obras NA NA X NA NA NA NA NA NA NA NADificultad de acondicionar terrenos NA NA NA NA NA NA NA NA NA NAXCumplimiento al manual tcnico de coldeportes X X NA NA X X XX Resultados al aplicar medidas correctivas y/opreventivasX X X X XX Influencia de cambios del diseo originalrespecto al objetivo final o funcionalidad delproyectoX X NA NA X NA NA XSUBTOTAL 3 4 3 3 2 4 3 2 3 2 15 OBRAS ANALIZADASAREAS DE RESULTADOCOLISEO DE SIMACOTA COLISEO DEL SOCORRO CANCHAS MULTIPLES SINCELEJO COLISEO SAN BENITO ARREGLOS ESTADIO ALFONSOLOPEZCANCHA MULTIPLE BARRANCA 28 FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDADAREA DE PLANEACIN Y CONTROLEficiente planeacin al inicio del proyecto NA NA NA NA NA NA X NA NA NA NA Calidad de la planeacin para obtencin dematerialesX X X X XX Calidad de la planeacin en la etapa dealistamiento o preconstruccinX X X X XX Calidad de la planeacin en la etapa decontruccinX X X X X XCalidad de la planeacin en la etapa de cierre yterminacin de obrasX X X X XX Calidad del programa de trabajo interno delproyectoX X X X XX Motivos de posibles desfases en el programa NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA Hubo un desfase delms del 50% del plazooriginal estimado Oportunidad en el cierre y liquidacin delcontrato respecto a lo pactado en el contratoX X X X X X El proyecto cumplio con las expectativas delclienteX X X X NA NA X El proyecto cumplio con la fecha de entregaprogramada originalmenteX X X X NA NAX El proyecto cumplio con los objetivosparticulares de la obra diseada originalmenteX X X X X X El proyecto esta prestando el servicio para elque fue concebidoX X X X NA NA XSUBTOTAL 8 2 9 1 8 2 9 2 7 1 56CANCHA MULTIPLE BARRANCAOBRAS ANALIZADAS AREAS DE RESULTADOCOLISEO DE SIMACOTA COLISEO DEL SOCORRO CANCHAS MULTIPLES SINCELEJO COLISEO SAN BENITO ARREGLOS ESTADIO ALFONSO 29 FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDAD FORTALEZA DEBILIDADAREA ADMINISTRATIVACalidad del clima laboral del equipo interno delproyecto X X X X X XSe presentaron dificultades de ndole financieroX X X X X X Impacto de dificultades de tipo financiero en elproyectoNA NA NA NA NA NA El presupuesto estimadoinicialmente no erasuficiente para quequedara la obrafuncionalmete buena ypor esto fue necesariobuscar mas recursos yadicionar el contratoinicialNA NA NA NA Solvencia econmica del contratista parasuperar atrasos en pagos del contratante X X X X X X Calidad y cumplimiento de subcontratistas y/oproveedores de materiales X X X X X X Reclamos y quejas de subcontratistas y/oproveedores de materiales X X X X X X La liquidacin y pago final del contrato de obraestuvo dentro de lo pactado entre las partes X X X X X X Razones que dificultaron la liquidacin y pagodel contrato de obraNA NA NA NA Demora en lapresentacin dedocumentos exigidos porel contratante paraliquidacin (paz y salvos,planos records, aportes,etc)NA NA NA NA NA NA Calidad del trabajo de coordinacin decomunicaciones de todo el equipo deconstruccin (Trabajo en Equipo) X X X X X X Calidad del trabajo de direccin y control porparte de la Gerencia o Direccin de Obras delProyecto X X X X X X Se cumplieron las previsiones y normasmedioambientales que exige la ley y las normasparticulares para este tipo de obras deportivas X X X X X XSUBTOTAL11 8 1 8 2 7 3 7 2 4 5 OBRAS ANALIZADASAREAS DE RESULTADOCOLISEO DE SIMACOTA COLISEO DEL SOCORRO CANCHAS MULTIPLES SINCELEJO COLISEO SAN BENITO ARREGLOS ESTADIO ALFONSOCANCHA MULTIPLE BARRANCA 30 3.2Problemasdetectadosencadaproceso.Seguidamenteseidentificanlos problemasdetectadosencadaprocesodelaetapadecierre,paralosproyectos analizados. Igualmente se califica su nivel de incidencia negativa (Alto (A), Medio (M)yBajo(B))respectoalresultadofinaldelproyecto.Porsupartelasbuenas prcticas por tratarse de aspectos positivos para el proyecto, no se clasifican. 3.2.1 rea Tcnica Especificaciones tcnicas incompletas o deficientes en su contenido (A) Bajorendimientoenactividadesrelacionadasconunoovariostemsen especial. (M) Procedimientos de trabajos incompletos o deficientes. (M) Materiales defectuosos o incompletos. (M) Falta de disponibilidad de equipos y/o herramientas en el momento requerido. (A) Difcil acceso al sitio de los trabajos. (B) Dificultad para acondicionar terrenos del proyecto. (A) 3.2.2 rea de Planeacin y Control Deficiente planeacin al inicio del proyecto (A) Deficiente programacin para disponer de materiales en obra. (M) Controldeficienteparaasegurarcumplimientoalarutacrticadelproyecto; afectando finalizacin de las obras. (A) Deficiente control en la etapa de cierre. (M) Deficiente control a la liquidacin y cierre del contrato de la obra principal. (M) 3.2.3 rea Administrativa Insuficientepresupuestodestinadoparalasobrasporpartedelaentidad contratante. (A) Deficientecalidadycumplimientoporpartedeproveedoresysubcontratistas. (A) Quejas y reclamos por parte de proveedores y subcontratistas (B) Deficiente control de seguridad industrial y salud ocupacional (B) Elcriterioutilizadoparalacalificacindadasebasaprincipalmenteenla sensibilidad que tiene cada debilidad para afectar la ruta crtica del proyecto. 31 3.3 ACIERTOS Y BUENAS PRCTICAS EN CADA PROCESO Ahoraseresaltanlosaspectosqueseconsideranbuenasprcticasencada proceso,loscualescontribuyenaasegurarlasatisfaccindeunbuencierrede proyecto 3.3.1 rea tcnica UtilizacindelaBibliotecaDeportivadeCOLDEPORTESynormassimilares para cumplimiento de normatividad en canchas mltiples. Respeto por cumplimiento de las normas medioambientales. 3.3.2 rea de Planeacin y Control Aseguramientodelanuevaprogramacindeactividadesdespusde problemasdeplaneacininicialoatrasosdurantelafasedeejecucindel proyecto. Buencumplimientoenelsuministrodematerialesporpartedelos proveedores. El cierre y liquidacin final de los contratos de obra estuvieron dentro del plazo pactado con la contratante. 3.3.3 rea Administrativa Lainterventorahizopositivagestinparareorientarelavancedeobrasy cumplir con el proyecto. Controldecambiosenformaoportunayconsuprocedimientodecontrol favorable. Se cont con un buen clima laboral en los equipos de los proyectos. Hubo buen manejo y administracin de recursos financieros para los proyectos (solvencia econmicade los contratistas). Reuniones peridicas para hacer seguimiento y control de la obra. Buen estndar de desempeo de los gerentes de obra. Buena calidad en el sistema de comunicaciones del equipo del proyecto. 32 3.4REPRESENTACINGRFICADELASFORTALEZASYDEBILIDADES IDENTIFICADAS Lassiguientesgrficasmuestranlaidentificacindelasdebilidadesylas fortalezasparacadareaderesultado.Susresultadossirvendeilustracinal lectoryamaneradediagnsticoparaestaclasedeproyectos.Estosresultados permitenproponerlasrecomendacionesapropiadasparaprevercontrolesy manejar futuros proyectos en un esquema ms proactivo, que reactivo. Con base enestascomparaciones,serealizarlaguaprcticaderecomendacionesque conformar el captulo 5 Figura 1 Fortalezas Vs Debilidades (rea Tcnica) Figura 2: Fortalezas Vs Debilidades (rea de Planeacin y Control) 012345BAJA MEDIAALTA TOTAL DEB. FORTALEZAS03254CANTIDAD DE FOR. O DEB.FORTALEZASY DEBILIDADESENCONTRADASFORTALEZAS Vs DEBILIDADESAREA DE PLANEACION Y CONTROL 33 Figura 3: Fortalezas Vs Debilidades (rea Administrativa) 3.5. RIESGOS POTENCIALES Como producto de un anlisis de situaciones que pueden ser materializadas como riesgosen obras deportivas,seadelantesteejercicio deidentificacin por parte de los autores de esta monografa, en las reas tcnicas, de control, administrativa y de interventora. Adicionalmente en este cuadro se muestra una calificacin del impacto negativo [alto (A), medio (M) y bajo (B)], de los riesgos. Estos resultados sirvenparaidentificaroportunidadesdemejoramientoysirvedereferenciapara prevenir a tiempo posibles problemas sobre las obras.

02468BAJA MEDIAALTA TOTAL DEB. FORTALEZAS20247CANTIDAD DE FOR. O DEB.FORTALEZASY DEBILIDADESENCONTRADASFORTALEZAS Vs DEBILIDADESAREA ADMINISTRATIVA 34 CUADRO3.RiesgosPotencialesEncontrados(INCODERInstituto Colombiano de Desarrollo Rural) No. (3)DESCRIPCIN(4)OBSERVACIONES(5)CONTRATANTE (7)PROPONENTEY/O CONTRATISTA (8)1 REVISINESTUDIOS Y DISEOSEf ecto econmico derivado de diseos def icientes eincompletosX M2 ESPECIFICACIONES TECNICASEf ecto econmico derivado de especif icaciones tcnicasdef icientes e incompletas XM3MATERIALES DEFECTUOSOS O INCOMPLETOSEf ecto econmico y atraso en el proyecto, por suministro de materiales def ectuosos e incompletos XB4 CALIDADDELAS OBRASEf ectos econmicos desf avorables por el incumplimientoen el control, ejecucin de ensayos requeridos yEspecif icaciones Tcnicas que regulan el contrato. X A5DEMORA ENLA INICIACINDEL CONTRATO PORFALTA DESUPERVISINEsperar a que se nombre la Supervisin o el problemaque se haya presentado. X M6 EJECUCINDEL CONTRATO DEOBRAEf ecto econmico causado por la aprobacin de unaprogramacin equivocada, o f alta de seguimiento ycontrol al programa de las obras.X A7DISPONIBILIDADDEEQUIPOS Ef ecto econmico por una no planeacin a tiempo de la disposicin del equipoX B8CLIMA LABORALEl def iciente clima laboral dentro del proyecto contribuye a un bajo rendimiento e inconf ormidades en el proyecto XM9 SEGURIDADSOCIAL INTEGRALEf ecto econmico desf avorable, causado por la parlisisde la Prestacin de los Servicios propuestos por la f altade los pagos correspondientes a Salud, Pensin ySalarios de sus trabajadores.X B10 PAGO DEPARAFISCALESEf ecto econmico desf avorable, causado por la parlisisde la Prestacin de los Servicios propuestos por la f altade los pagos de los aportes al SENA, CAJAS DECOMPENSACIN, BIENESTAR FAMILIAR, con base en losporcentajes establecidos por ley.X B11 RIESGOS REGULATORIOSLos ef ectos econmicos derivados de la expedicin denuevas normas, al igual que la imposicin de nuevosimpuestos locales o nacionales posteriores al cierre delpresente proceso licitatorio, as como la aplicacin de laley de Intervencin.X B12INCUMPLIMIENTO DEPAGOS PORPARTEDELA CONTRATANTEHace ref erencia ala oportuna disponibilidad presupuestal de la contratante para cumplir con los pagos parciales dela obra, de f orma que af ecta la liquidez del contratistaX A13 FINANCIEROS Insolvencia del Contratista.X A14INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO PORPARTEDEL CONTRATISTAHace ref erencia a cualquier clase de incumplimiento porparte del CONTRATISTA, antes, durante y posterior a laorden de iniciacin del contrato. Riesgo que asume elCONTRATISTA.X M15 PAGOS PORPRECIOS UNITARIOSLos ef ectos econmicos derivados de un anlisisinsuf iciente de los precios unitarios realizados por elcontratista, en cuanto equipos, transporte, materiales ypersonal.X B16COSTOS DEPERSONAL Y OTROS COSTOS DIRECTOSEf ecto econmico desf avorable, causado por f alta decontrol del personal propuesto y del presupuesto deCostos Directos.X A17 LIQUIDACIONY PAGO FINALEf ecto econmico desf avorable causado por mora en laentrega de documentos f inales por parte del contratistapara el cierre del proyectoX M18 INCONFORMIDADPAGO A PROVEEDORESEf ecto econmico desf avorable, causado por la parlisisde la Prestacin de los Servicios causados por la f alta depago a terceros (proveedores, subcontratos, etc.) y/oderivados de cualquier reclamacin.X M19 GESTINDEAVANCEFSICO DEOBRAEf ecto econmico desf avorable causado por f alta degestin, entendimiento y propuestas, para solucionarimpases de carcter tcnicoX M20 FRENTES DETRABAJOEf ecto econmico desf avorable causado por f alta degestin y propuestas, para solucionar impases en la f altade personal, prof esional y/o tcnico en las obras, con elpropsito de llevar a cabo en los tiempos estimados laejecucin de los trabajos contratados.X B21Ef ecto econmico y de tiempo desf avorable, por lacarencia de comunicacin Interventor - Contratista dedocumentacin Tcnica que registre todos los avances,retrasos e impases que se puedan presentar.X B22Documentacin requerida para control y vigilancia delPMA a su debido tiempo y en correspondiente ordencronolgico.X B23 DOCUMENTACINADMINISTRATIVAEf ecto econmico desf avorable, por la f alta de llevarcontrol administrativo y f inanciero registrado endocumentos respectivamente detallados y soportados.X M24 AMBIENTALESDaos ambientales ocasionados por el contratista porinadecuadas prcticas en las obras.X B210CONVENCIN DE PUNTAJE: BAJO = 5 PUNTOS, MEDIO = 10 PUNTOS y ALTO = 15 PUNTOS.TOTALESCALIFICACIONDEL RIESGOTECNICADOCUMENTACINTCNICAADMINISTRATIVAGESTIN DE INTERVENTORA MATRIZ PARA EL CALCULO DE RIESGOS A CONTRATOS DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVAASIGNACINDEL RIESGO(6)AREAS(1)TIPIFICACINDEL RIESGO(2)PLANEACION Y CONTROL 35 3.6INTERRELACIONESYTRABAJOENEQUIPOENTREGERENTEE INTERVENTOR Conbaseenlosproblemasdetectadosenelnumeral3.2,conrespectoalrea tcnica,readeplaneacinycontrolyreaadministrativaseextrajeronlos siguientes para poder resolver este captulo. Bajo rendimiento en actividades relacionadas con uno o varios tems en especial. Deficiente planeacin al inicio del proyecto. Control deficiente para asegurar cumplimiento a la ruta crtica del proyecto; afectando finalizacin de las obras. Deficiente control en la etapa de cierre. Deficiente control a la liquidacin y cierre del contrato de la obra principal. Deficiente control de seguridad industrial y salud ocupacional. Deloanteriorsepuedededucirqueeltrabajodecooperacinentre interventora y gerencia de obra, nos identifica dos debilidades que son: Baja interrelacin entre Interventor y Gerente de Obra. Solucin correctiva de problemas antes que solucin preventiva. 36 4 CONTROLES PROPUESTOS 4.1 CONTROL DE LA CALIDAD EN LA FASE FINAL DE LA EJECUCIN El cumplimiento de los aspectos tcnicos de las obras en principio es la razn de ser de cada proyecto, razn por la que se partede la premisa que todo proyecto tiene proyectado y por ende, cumplido un plan de control de calidad progresivo en la medida que va desarrollndose el proyecto. Sobreelcontroldelacalidadenlafasefinaldelaejecucinyconelfinde asegurar una terminacin satisfactoria se hace necesario establecer un Hito en el proyecto,pormediodelcualseadelanteunarevisinminuciosadelosaspectos tcnicos,paraidentificarelcumplimientodeespecificacionesdelasobrasy consecuentemente,determinarposiblesfallas,aspectosdeficientesyproblemas tcnicosquepermitanconsuficienteanticipacin,tomarloscorrectivosdecada caso. Por lo anterior se hace necesario: Establecerunhitodecontroldecalidadparaverificarelcumplimientode especificaciones tcnicas. Ponerenmarchaunplandeseguimientoycontrolparasubsanarlas imperfeccionesdetectadasycorregirocambiaraspectosquenocumplan especificaciones. Dichoplandebeseguiruncontrolperidicopormediodereuniones sistemticasentrelagerenciadeobraeinterventora,hastaelmomentodel cierreofinalizacindellasobras,demaneraqueseasegureelcabal cumplimiento de especificaciones. Como ilustracin de un modelo que sea posible implementar en las distintas obras deinfraestructuradeportiva,acontinuacinsemuestraunformatodecontrol tcnico que sirve de gua para futuras obras: 37 Cuadro 4. Formato de Control de Aspectos Tcnicos NOMBRE DEL PROYECTO:MUNICIPIO:ENTIDAD CONTRATANTE:CONTRATISTA DE OBRA:CONTRATISTA INTERVENTORIA:FECHA DE ESTE CONTROL:CUMPLE NO CUMPLEEXPLICAR NO CONFORMIDADRESPONSABLE DE SOLUCIONFECHA DE SOLUCION ACORDADADIMENSIONES DE LA CANCHABaloncestoVoleibolMicrofutbolACABADOSACCESORIOS DEL COLISEOEquipos (Tablero de Control)Utensilios (Mallas, Aros)Dotacin (Sillas, Mesas)TARIMA PARA EVENTOSINSTALACIONES PARA ESPECTADORESGraderasPasillos de Acceso y SalidaBaosAISLAMIENTO DE LA CANCHA CON LAS GRADERIASCAMERINOS PARA JUGADORESBaos, DuchasVestieresSalonesESTRUCTURA DE CUBIERTACERRAMIENTOS AL COLISEOVIAS DE ACCESOPARQUEADEROSINSTALACIONES ELECTRICASAlumbrado Instalaciones InternasAlumbrado Cancha MultipleAlumbrado de Vias de AccesoAlumbrado de ParqueaderosSonidoNOTA: Con base en los items de las especificaciones delcontrato, se identifican detalles y aspectos no conformes dejando consignado en elformato su compromiso de correccin, el responsable y el plazo para la solucin.CONFORMIDADES CONTROL DE LA SOLUCIONDESCRIPCIONFORMATO DE CONTROL DE ASPECTOS TECNICOS PARA OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA (COLISEOS CANCHAS MULTIPLES 38 4.2 CONTROL DE RIESGOS QUE INFLUYEN EN LA ETAPA DE CIERRE Accionesparaprevenirlaocurrencia.Seharaconelmecanismodereunin sistemtica y asignacin de responsabilidades para evitar la ocurrencia de riesgos repartidosencuatromecanismosdecontrolcomosonlasreunionesdecontrol preventivo tcnico y programtico y los comits financiero y el de control integrado de cambios. Estos 4 mecanismos de control seran las acciones que integralmente se harn para cumplir con este numeral 3.4.2.1 4.3 CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS COMO REQUISITO DE CIERRE. 4.3.1 Procedimiento para solicitud de cambios, aprobacin y control. Todo proyecto est sometido a la posibilidad de revisar su alcance original, y someterlo acambios,conformealasnecesidadesquesurgenensudesarrollo.Para proseguirconesoscambiosseacudeamecanismosdeformalizacinparala aprobacindeloscambiosylasactividadesdetrmite.Portantoseacudeaun comit para el control integrado de cambios, donde por medio de un procedimiento dejustificacinyaprobacinsegnlajerarquadelproyecto,seoficializael cambioyseautorizasurealizacin.Unlderdecambiosserelfuncionario autorizado para tramitar esas novedades ante las autoridades de la contratante y despus comunicar oficialmente al contratista y la interventora, para su desarrollo. Loscambiosseformalizanpormediodeuncontratoadicionalyalgunasveces tiene en cuenta la ampliacin del plazo pactado inicialmente. 4.3.2Mecanismosdegestin(lder,comit,reuniones).Losmecanismosde gestin para formalizar los cambios son: Uncomitparaelcontrolintegradodecambiosanteelcual,seinscribenlas propuestas y se someten a su anlisis. Un lder de cambios que pertenece a la entidad interesada en el proyecto y es quien asume las actividades para dar trmite formal conforme al procedimiento aprobado para tal fin. Reunionesperidicasdeseguimientoconelfindepreverqueelposible cambio no afecte el plan aprobado originalmente. Enelcomitdecambiostieneasientoelgerentedeobras,eldirectordel proyecto, el representante de la entidad contratante y la interventora. 39 A continuacin se presenta un modelo de un formato para control de cambios en obras de infraestructura deportiva: Cuadro 5. Formato de control integrado de cambios

NOMBRE DEL PROYECTO:MUNICIPIO:ENTIDAD CONTRATANTE:CONTRATISTA DE OBRA:CONTRATISTA INTERVENTORIA:FECHA DE ESTE CONTROL:UNIDADES DEL PROYECTODESCRIPCION DE LAPROPUESTA DE CAMBIOJUSTIFICACION DEL CAMBIO COSTO TOTAL DEL CAMBIOCAMBIO PROPUESTO POR (CLIENTE, CONTRATISTA, DISEADOR, INTERVENTORA, COMUNIDAD O BENEFICIARIO)FECHA DESOLUCION ACORDADAORIENTACION DE LA CANCHAACABADOSACCESORIOS DEL COLISEOEquipos (Tablero de Control)Utensilios (Mallas, Aros)Dotacin (Sillas, Mesas)TARIMA PARA EVENTOSINSTALACIONES PARA ESPECTADORESGraderasPasillos de Acceso y SalidaBaosAISLAMIENTO DE LA CANCHA CON LAS GRADERIASCAMERINOS PARA JUGADORESBaos, DuchasVestieresSalonesESTRUCTURA DE CUBIERTACERRAMIENTOS AL COLISEOVIAS DE ACCESOPARQUEADEROSINSTALACIONES ELECTRICASAlumbrado Instalaciones InternasAlumbrado Cancha MultipleAlumbrado de Vias de AccesoAlumbrado de ParqueaderosSonidoFECHA COMPROMISO RESPONSABLEReprogramar Ruta Crtica del ProyectoCelebrar Contrato AdicionalAutorizacin de SubcontratoPermisos Especiales AdicionalesCambio en Controles de CalidadFORMATO DE CONTROL DE CAMBIOS EN ESPECIFICACIONES O ALCANCE PARA OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA (COLISEOS CANCHAS MULTIPLES)CONSECUENCIAS DEL CAMBIO AMPLIAR INFORMACINCompra de Nuevos MaterialesPresupuesto AdicionalVISTO BUENO Y APROBACIN NOMBRE, FUNCIN Y FIRMAResponsable del Anlisis de Conveniencia del CambioVisto Bueno Previo al CambioAprobacin Final del CambioACCIONES POSTERIORES A LA APROBACIN DEL CAMBIORediseos Nuevo AlcanceAprobacin de Presupuesto AdicionalReprogramacin del ProyectoNuevos SubcontratosComunicaciones Formales del Cambio 40 4.3.3CONTROLENLALIQUIDACINDECONTRATOSYCOMPRASENLA ETAPA DE CIERRE 4.3.3.1Cierreoliquidacindecontratosycompras(requisitosy documentos). La liquidacin de contratos y compras debe ser condicin para un efectivo cierre contractual. Conforme a los contratos celebrados y de acuerdo con elclausulado,unavezrecibidaslasobrasasatisfaccinsedebenaportarpor parte del contratista o del proveedor, los documentos de soporte por su suministro, lasfacturas,ylosdocumentosdepagosdelrealaboral,laactualizacindelas plizas de garanta y dems paz y salvos requeridos para autorizar el pago final. 4.3.3.2Revisinfinancieradeloscontratosycompras(cuentasporpagar). Comocondicinparacerrarelproyectoydejarasatisfaccinatodoslos contratistas,proveedoresyconsultoresqueparticiparon,sedebegarantizarel cabal cumplimiento en la causacin de los pagos comprometidos, conforme a las clusulas decada negocio.Portantosedebeverificar minuciosamenteporparte delainterventora,losprocedimientosdereservapresupuestal,lacausacinyel pago definitivo dirigido al contratista, de tal manera que se cumpla con lo definido enelcontrato.Sinelcumplimientodelascuentascontractualesporpagar,el proyectonosepodrcerrar,raznporlaqueentidadcontratantedeber garantizar las disponibilidades presupuestales requeridas por las obras originales, loscontratosadicionalesporampliacinenelalcanceytambinporlamayores cantidadesdeobrasrealizadasyautorizadasparacompletarlatotalidaddelas obras. Encuantoasubcontratos,proveedoresymanodeobraempleadaporel contratista,paracualquieretapadeejecucindelproyecto,sedebesolicitarpor partedelinterventor,lospazysalvosconcadaunodelosentesrecaudadores aplicables a cada caso. 41 5. GUA SOBRE EL PROCEDIMIENTO PARA UN CIERRE EXITOSO 5.1. PORTADA GUAPRCTICAPARAASEGURAMIENTOYCONTROLDELAFASEDECIERRE DE PROYECTOSEN OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA PREPARADO POR JAIME ROBLES ROJAS DAVID DONATO CARDENAS TORRES UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA FACULTAD DE INGENIERA CIVIL ESPECIALIZACIN EN GERENCIA E INTERVENTORA DE OBRAS CIVILES BUCARAMANGA Diciembre de 2010 5.2. INTRODUCCIN Independientementedecontarconprogramasdecontroldeobraydems herramientasparaasegurarlaejecucindelosproyectos,tambinexisten distintos agentes o sucesos que afectan su desarrollo, en cualquiera de las etapas de ejecucin. Dentrodetantosproyectos,losorganismosmunicipalesydepartamentales administrangrandespresupuestosparalasobrasdeinfraestructuradeportiva, gnerodeobrasalasquesequiereaportarconlosresultadosdeesta monografa. Con el fin de superar problemas que surgen en el desarrollo de los proyectos para laconstruccindecoliseosycanchasmltiples,sehapreparadoelsiguiente documento que propone una gua prctica para asegurar la fase de cierre de esos proyectos.Sualcancecubrelasrecomendacionesentornoaaspectostcnicos, administrativosydecontrolalfinaldelproyecto.Esteaportealaingeniera nacional,hasidoproductodeunanlisiscuidadosodelosautoresdeesta monografa,tomandoreferencia,variasexperienciasenproyectosdel 42 departamentodeSantanderymunicipioscontopografaycondiciones socioeconmicas similares. 5.3 REA TCNICA. Para asegurar los asuntos tcnicos, le recomendamos: Asegurarqueelprediodelproyectoestdisponibleparalainiciacindelas obra. Asegurar que los procedimientos de trabajos estn completos. Asegurar el suministro oportuno de materiales de primera calidad. Revisar que las especificaciones tcnicas y los diseos estn completos en su contenido Mantener un rendimiento estable en actividades relacionadas con uno o varios tems que afecten la ruta crtica del proyecto. Planearyasegurarunprogramadeensayosdecontroldecalidadconsu respectivo seguimiento a resultados. Asegurarladisponibilidaddeequiposy/oherramientasenelmomento requerido. UtilizarelmanualtcnicodeCOLDEPORTESparacumplimientode normatividad en canchas mltiples. Elaborarprotocoloparalaconservacinymantenimientodelasobras deportivas en la etapa de operacin de las instalaciones. Cumplimiento estricto de las normas y/o leyes medioambientales. Velarporquelacalidaddelasobrasseala ptimaencuantoalcumplimiento de las especificaciones tcnicas. Como resumen de control tcnico se anexa cuadro gua para seguimiento. 5.4 REA DE PLANEACIN Y CONTROL Para asegurar los asuntos del rea de planeacin y control, le recomendamos: Realizar una planeacin detallada al inicio de la fase de construccin. 43 Asegurar una programacin completa y detallada para suministro de materiales en obra. Realizar un control eficiente donde se asegure el cumplimiento a la ruta crtica del proyecto; donde no se afecte la finalizacin de las obras. Realizar un control riguroso a los entregables de la etapa de cierre. Cumplircabalmenteconlaclausuladelaliquidacinfinaldelcontratodela obra. Asegurarlareprogramacindeactividadesdespusdeproblemasde planeacin inicial o atrasos durante la fase de ejecucin del proyecto. Velar porque el cierre y liquidacin final de los contratos de obra estn dentro del plazo pactado con la contratante. Disponer de un profesional competente en programacin que me garantice una buena programacin inicial y un seguimiento y control oportuno a la obra. Comoguaenestecaptuloseanexacuadroparaelcontroldecambiosque puedan surgir en el desarrollo del proyecto 5.5 REA ADMINISTRATIVA Para asegurar los asuntos del rea administrativa del proyecto, le recomendamos: Asegurarsequeelpresupuestodestinadoparalasobrasporpartedela entidadcontratantesealosuficientepararealizarlaobraycumplirconlos pagos parciales de obra oportunamente. Asegurar la calidad y cumplimiento por parte de proveedores y subcontratistas. Asegurar la positiva gestin de la interventora para poder reorientar el avance de obras y cumplir con el proyecto . Realizarcontroldecambiosenformaoportunayconunprocedimientode control favorable. Garantizar un buen clima laboral en los equipos de los proyectos. 44 Realizar un buen manejo y administracin de recursos financieros por parte de la contratante y contratistas del proyecto. Realizar reuniones peridicas para hacer seguimiento y control de la obra y su evolucin tcnica y financiera respecto a lo planeado. Garantizar un buen estndar de desempeo de los gerentes de obra. Propenderporquelacalidadenelsistemadecomunicacionesdelequipodel proyecto sea eficiente. MantenerarmonaenlasinterrelacionesdetrabajoentrelaGerenciae Interventora del proyecto. Llevarunbuencontroladministrativoyfinancieroregistradodejandosoportes documentalesyarchivandoordenadamentetodoslosdocumentos contractuales(plizas,actas,pagos,facturas,actasdereuniny comunicaciones escritas). Realizarpermanentementeelcontrolalosrecursoshumanosdelproyectoy propender por el desarrollo integral del equipo del proyecto. Identificar y dejar constancia escrita de las lecciones aprendidas del proyecto. Asegurar que la Interventora cumpla con el informe final del proyecto. Como gua en este captulo se anexa Matriz para la identificacin y calificacin de riesgos en temas administrativos y rea de interventora. 45 No. (3)DESCRIPCIN(4)OBSERVACIONES(5)CONTRATANTE (7)PROPONENTEY/O CONTRATISTA (8)1CLIMA LABORALEl def iciente clima laboral dentro del proyecto contribuye a un bajo rendimiento e inconf ormidades en el proyecto XM2 SEGURIDADSOCIAL INTEGRALEf ecto econmico desf avorable, causado por la f alta delos pagos correspondientes a Salud, Pensin y Salariosde sus trabajadores.X B3 PAGO DEPARAFISCALESEf ecto econmico desf avorable, causado por la f alta delos pagos de los aportes al SENA, CAJAS DECOMPENSACIN, BIENESTAR FAMILIAR, con base en losporcentajes establecidos por ley.X B4 RIESGOS REGULATORIOSLos ef ectos econmicos derivados de la expedicin denuevas normas, al igual que la imposicin de nuevosimpuestos locales o nacionales posteriores al cierre delpresente proceso licitatorio, as como la aplicacin de laley de Intervencin.X B5INCUMPLIMIENTO DEPAGOS PORPARTEDELA CONTRATANTEHace ref erencia ala oportuna disponibilidad presupuestal de la contratante para cumplir con los pagos parciales dela obra, de f orma que af ecta la liquidez del contratistaX A6 FINANCIEROS Insolvencia del Contratista. X A7INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO PORPARTEDEL CONTRATISTAHace ref erencia a cualquier clase de incumplimiento porparte del CONTRATISTA, antes, durante y posterior a laorden de iniciacin del contrato. Riesgo que asume elCONTRATISTA.X M8 PAGOS PORPRECIOS UNITARIOSLos ef ectos econmicos derivados de un anlisisinsuf iciente de los precios unitarios realizados por elcontratista, en cuanto equipos, transporte, materiales ypersonal.X B9COSTOS DEPERSONAL Y OTROS COSTOS DIRECTOSEf ecto econmico desf avorable, causado por f alta decontrol del personal propuesto y del presupuesto deCostos Directos.X A10 LIQUIDACIONY PAGO FINALEf ecto econmico desf avorable causado por mora en laentrega de documentos f inales por parte del contratistapara el cierre del proyectoX M11 INCONFORMIDADPAGO A PROVEEDORESEf ecto econmico desf avorable, causado por el atraso en pago a terceros (proveedores, subcontratos, etc.) y/oderivados de cualquier reclamacin.X M12 GESTINDEAVANCEFSICO DEOBRAEf ecto econmico desf avorable causado por f alta degestin, entendimiento y propuestas, para solucionarimpases de carcter tcnicoX M13 FRENTES DETRABAJOEf ecto econmico desf avorable causado por f alta degestin y propuestas, para solucionar impases en la f altade personal, prof esional y/o tcnico en las obras, con elpropsito de llevar a cabo en los tiempos estimados laejecucin de los trabajos contratados.X B14Ef ecto econmico y de tiempo desf avorable, por lacarencia de comunicacin Interventor - Contratista dedocumentacin Tcnica que registre todos los avances,retrasos e impases que se puedan presentar.X B15Documentacin requerida para control y vigilancia delPMA a su debido tiempo y en correspondiente ordencronolgico.X B16 DOCUMENTACINADMINISTRATIVAEf ecto econmico desf avorable, por la f alta de llevarcontrol administrativo y f inanciero registrado endocumentos respectivamente detallados y soportados.X M17 AMBIENTALESDaos ambientales ocasionados por el contratista porinadecuadas practicas en las obras.X B145CONVENCIN DE PUNTAJE: BAJO = 5 PUNTOS, MEDIO = 10 PUNTOS y ALTO = 15 PUNTOS.TOTALESCALIFICACIONDEL RIESGODOCUMENTACINTCNICAADMINISTRATIVAGESTIN DE INTERVENTORA MATRIZ PARA LA IDENTIFICACION Y CALIFICACION DE RIESGOS EN AREA ADMINISTRATIVA Y DE INTERVENTORIAASIGNACINDEL RIESGO(6)AREAS(1)TIPIFICACINDEL RIESGO(2) 46 NOMBRE DEL PROYECTO:MUNICIPIO:ENTIDAD CONTRATANTE:CONTRATISTA DE OBRA:CONTRATISTA INTERVENTORIA:FECHA DE ESTE CONTROL:CUMPLE NO CUMPLEEXPLICAR NO CONFORMIDADRESPONSABLE DE SOLUCIONFECHA DE SOLUCION ACORDADADIMENSIONES DE LA CANCHABaloncestoVoleibolMicrofutbolACABADOSACCESORIOS DEL COLISEOEquipos (Tablero de Control)Utensilios (Mallas, Aros)Dotacin (Sillas, Mesas)TARIMA PARA EVENTOSINSTALACIONES PARA ESPECTADORESGraderasPasillos de Acceso y SalidaBaosAISLAMIENTO DE LA CANCHA CON LAS GRADERIASCAMERINOS PARA JUGADORESBaos, DuchasVestieresSalonesESTRUCTURA DE CUBIERTACERRAMIENTOS AL COLISEOVIAS DE ACCESOPARQUEADEROSINSTALACIONES ELECTRICASAlumbrado Instalaciones InternasAlumbrado Cancha MultipleAlumbrado de Vias de AccesoAlumbrado de ParqueaderosSonidoNOTA: Con base en los items de las especificaciones delcontrato, se identifican detalles y aspectos no conformes dejando consignado en elformato su compromiso de correccin, el responsable y el plazo para la solucin.CONFORMIDADES CONTROL DE LA SOLUCIONDESCRIPCIONFORMATO DE CONTROL DE ASPECTOS TECNICOS PARA OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA (COLISEOS CANCHAS MULTIPLES 47 NOMBRE DEL PROYECTO:MUNICIPIO:ENTIDAD CONTRATANTE:CONTRATISTA DE OBRA:CONTRATISTA INTERVENTORIA:FECHA DE ESTE CONTROL:UNIDADES DEL PROYECTODESCRIPCION DE LAPROPUESTA DE CAMBIOJUSTIFICACION DEL CAMBIO COSTO TOTAL DEL CAMBIOCAMBIO PROPUESTO POR (CLIENTE, CONTRATISTA, DISEADOR, INTERVENTORA, COMUNIDAD O BENEFICIARIO)FECHA DESOLUCION ACORDADAORIENTACION DE LA CANCHAACABADOSACCESORIOS DEL COLISEOEquipos (Tablero de Control)Utensilios (Mallas, Aros)Dotacin (Sillas, Mesas)TARIMA PARA EVENTOSINSTALACIONES PARA ESPECTADORESGraderasPasillos de Acceso y SalidaBaosAISLAMIENTO DE LA CANCHA CON LAS GRADERIASCAMERINOS PARA JUGADORESBaos, DuchasVestieresSalonesESTRUCTURA DE CUBIERTACERRAMIENTOS AL COLISEOVIAS DE ACCESOPARQUEADEROSINSTALACIONES ELECTRICASAlumbrado Instalaciones InternasAlumbrado Cancha MultipleAlumbrado de Vias de AccesoAlumbrado de ParqueaderosSonidoFECHA COMPROMISO RESPONSABLEReprogramar Ruta Crtica del ProyectoCelebrar Contrato AdicionalAutorizacin de SubcontratoPermisos Especiales AdicionalesCambio en Controles de CalidadFORMATO DE CONTROL DE CAMBIOS EN ESPECIFICACIONES O ALCANCE PARA OBRAS DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA (COLISEOS CANCHAS MULTIPLES)CONSECUENCIAS DEL CAMBIO AMPLIAR INFORMACINCompra de Nuevos MaterialesPresupuesto AdicionalVISTO BUENO Y APROBACIN NOMBRE, FUNCIN Y FIRMAResponsable del Anlisis de Conveniencia del CambioVisto Bueno Previo al CambioAprobacin Final del CambioACCIONES POSTERIORES A LA APROBACIN DEL CAMBIORediseos Nuevo AlcanceAprobacin de Presupuesto AdicionalReprogramacin del ProyectoNuevos SubcontratosComunicaciones Formales del Cambio 48 CONCLUSIONES 1.Conbaseenlasobservacionesproductodelainformacindecampo,se identificaron debilidades en la gestin y control administrativa de los proyectos, aspectosquesonresortedegerentesdeobraydeinterventores.Untrabajo proactivo y en equipo entre esos dos funcionarios, asegura los preparativos en forma oportuna para enfrentar la fase de cierre de los proyectos. Las reuniones peridicas con agenda previa y seguimiento a compromisos, son mecanismos prcticos de comunicacin e interrelacin entre gerente e interventor. 2.En el anlisis de informacin de campo y con base en calificacin de aspectos relevantes para la administracin de las etapas de cierre, se concluy que tres (3)sonlasreasclavesderesultado:reatcnica,readeprogramaciny control y rea administrativa. 3.Conbaseenlaidentificacindedebilidadesoproblemasobservadosylas fortalezasobuenasprcticasendesarrollodelasobras,seconcluyeque dichas observaciones, son el mejor insumo para buscar de una manera integral lasdistintasestrategiasdesolucinode prevencinparagarantizaruncierre satisfactorio de los proyectos. 4.Con la informacin de campo se facilit el diseo de sendos cuadros de control para la identificacin y manejo de los posibles cambios en el proyecto, al igual quelosposiblesriesgosquesurgenenlosproyectos,afindetomarlas medidas correctivas y preventivas en forma oportuna. 5.En la relevancia que tiene los aspectos tcnicos dentro de la fase de cierrede losproyectos,hapermitidoeldiseodeuncuadrodecontroltcnicoparael gerenteeinterventor,quesirvedeherramientaparaprevenirdificultadesde ltima hora y asegurar la etapa de final de los proyectos. 6.Una vez analizados de forma integral las debilidades, las buenas prcticas y su relacin de sensibilidad respecto a un cierre exitoso, se concluye que se facilit elobjetivoprincipaldeestetrabajo,comoeslapropuestacompletapara ingenieros y arquitectos, de la gua prctica para el aseguramiento y control de la fase de cierre de proyectos de infraestructura deportiva. 7.Larealizacindelpresentetrabajoentornoaunanlisisprcticoyms profundo de la etapa final de los proyectos, ha permitido observar y reconocer queelacertadoyoportunocierredelproyecto,esgarantaparalaentregaa satisfaccindeobrasdeportivas.Seconcluyeconestetrabajoqueseha aportadomnimamenteauntemaqueusualmentenoseleofrecela importancia que merece, en distintas fuentes bibliogrficas. 49 RECOMENDACIONES 1.Parafinalizaryliquidarsatisfactoriamentelosproyectosdeinfraestructura deportiva se recomienda tomar las medidas preventivas de control de manera oportuna, desde la etapa de ejecucin de los proyectos; se trata de identificar y poner metas de revisin peridica a fin de lograr que el trmino para la etapa de cierre, sea el suficiente para cumplir con los compromisos adquiridos ylas actividades relacionadasen el PDT para esta fase. 2.Serecomiendacentrarlamayoradeesfuerzossobrelapartetcnicadelos proyectos,yaqueconformealosresultadosdeanlisisdeinformacinde campo, fue en esa rea de resultado, donde se concentraron la gran parte de lasdebilidadesencontradasenlasobras;claroestsindescuidarlasreas administrativa y la de planeacin y control. 3.Elprocesodeidentificacinderiesgospotencialesquepuedeninfluirenlas etapasdecierreenlaclasedeproyectosaquestudiados,estemade relevancia para prevenir los problemas. Se recomienda establecer una reunin peridicaquetrateexclusivamentelaprevencinyadministracindelos riesgos, con el fin de tener alternativas de solucin, para conjurar la aparicin de situaciones imprevistas que afecten la buena finalizacin de cada proyecto. 4.Dentro del desarrollo de los proyectos deportivos es muy comn que durante la fasedeejecucin,losinteresadospropongancambiosensualcance (ampliaciones, reemplazo de equipos, cambio de especificaciones, entre otros), razn que implica estudiar esas propuestas sobre el camino del proyecto. Por loanterior,serecomiendarealizarunanlisisminuciosodelasimplicaciones y/obeneficiosparael proyecto.Comoherramientadecontrolyplaneacinse recomienda aplicar el formato de gua anexa como Control de cambios. 5.Dentrodeunarelacindecolaboracinyapoyomutuoentregerentee interventor, se debe trabajar en esquema preventivo y tomando como gua por excelencia,elprogramadetalladodetrabajo(PDT),herramientafundamental de control. Para asegurar el cumplimiento de las actividades que son requisito para el recibo y liquidacin del proyecto, se recomienda establecer una reunin sistemtica con periodicidad semanal, con el fin de tomar medidas correctivas y preventivas que faciliten la liquidacin oportuna de las obras. 6.Durantelaetapadeprecierreyelcierrepropiamentedicho,sedeben identificarlosprincipalesproblemasysimultneamentelasbuenasprcticas delconstructorodelinterventor,detalformaquelassolucionesaesos obstculosoimprevistos,setraduzcanenleccionesaprendidas,parano repetir en futuros proyectos deportivos. Esas lecciones debern ser documento 50 valiosoparaserdifundidoenlasdistintasorganizacionesdeldeporteen nuestro pas. 7.Con el fin de asegurar la satisfaccin del cliente o interesado en el proyecto, se recomiendasostenerreunionesdeinformacinyevaluacindeexpectativas, enmomentosclavesdelproyecto,comopuedeser,aliniciodelasobras,al 50%yal80%deavance;asseevitancambiosbruscosdelproyecto,yse facilita el mejor cierre de los compromisos. 8.Paracontribuirconladurabilidaddelasobrasylasatisfaccindelos beneficiarios en la fase de operacin del proyecto, se recomienda que como un entregable de la etapa de cierre del proyecto, se edite un procedimiento para el mantenimiento y conservacin de las obras recibidas. 51 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 1.GidoJack;ClementsJamesP.;AdministracinexitosadeProyectos, Thomson Editores, Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico, 2007. 2.GrayCliffordF.,LarsonErickW.,Administracindeproyectos,McGraw Hill Interamericana Editores S.A. de C.V. (Mxico D.F.) ao 2009. 3.Instituto de Desarrollo Rural, INCODER, cuadro de anlisis de riesgos para Licitaciones Pblicas, Bogot, ao 2010. 4.Manualtcnicodeespecificacionesparainstalacionesdeportivas,Instituto Colombiano de Deportes (Coldeportes). 5.Marn Gaviria Mara Eugenia, Gua Prctica para el Manejo e Interventora deObrasCivilesbajoelEsquemadeGestindelaCalidad,primera edicin, Universidad de Medelln, Noviembre de 2008. 6.MirandaMiranda,JuanJos,GestindeProyectos,identificacin-formulacin-evaluacinfinanciera,econmica,social,ambiental,Sexta Edicin, MM Editores, febrero de 2009. 7.MirandaMiranda,JuanJos,EldesafodelaGerenciadeProyectos, basadoenlosprincipiosyorientacionesdelPMI,segundaedicin,MM editores, Bogot D.C., 2006. 8.PROJECTMANAGEMENTINSTITUTE,Inc.,Guadelosfundamentosde laDireccindeProyectos,GuadelPMBOK,TerceraEdicin, Pennsylvania, ao 2004. 9.SnchezHenao,JulioCsar,Gestinorganizativaenelproceso edificatorio: regulacin de la interventora de proyectos en Colombia, Tesis Doctoral,UniversidadPolitcnicadeMadrid,2007,disponibleenlared, http://oa.upm.es/488/ 52 10. 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