DIGITACIÓN AVANZADA

Guía para el estudiante

Elaborado por la formadora: ÁNGELA VALBUENA PEÑA

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP Programa Técnico Laboral en Secretariado Ejecutivo

Técnico Laboral Asistente Administrativo

Digitación Avanzada Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Ángela Valbuena Peña Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP © Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogotá – Colombia Versión 01 - Abril 2010

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE:

ARTÍCULO 32: “Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

CONTENIDO

Pág.

PRESENTACIÓN………………………………………………………………. 8 GUÍA METODOLÓGICA………………………………………………………. 9 UNIDAD UNO 1. FORMATOS Y FORMULARIOS COMERCIALES…..…………………...… 12 1.1 Documentos comerciales….…………………………………………………... 13 1.1.1 Documentos no negociables…..……………………………………………… 13 1.1.2 Documentos negociables………….………………………………………….. 13 1.1.3 Documentos de soporte …..……………………...…………………………… 13 1.1.4 Documentos administrativos………………………………………………… 14 UNIDAD DOS 2. HOJA DE VIDA…………………………………………………………………. 21 2.1 Concepto……………………………….…….………………………………….. 22 2.2 Margenes………………………………………………………………..………. 22 2.3 Presentación…………………………………………………………………….. 22 2.4 Partes……………………………………………………………………………. 23 2.4.1 Datos personales……………………………………………………………….. 23 2.4.2 Perfil profesional……… ………………………………………………………. 23 2.4.3 Estudios realizados…..………………………………………………………… 23 2.4.4 Estudios complementarios…………………………………………………….. 23 2.4.5 Experiencia y logros…………………………………………………………… 23 2.4.6 Referencias laborales y personales………………………………………….. 23 2.4.7 Firma y fecha……………………………………………………………………. 23 2.5 Carta de presentación………………………………………………………… 24 UNIDAD TRES 3. TRANSCRIPCIÓN DE TEXTOS……………………………………………… 33 3.1 Prácticas de un minuto……..………………………………………………….. 35 3.2 Trabalenguas… ……………………………………………………………....... 40 3.3 Canciones en inglés…….……………………………………………………… 42 3.4 Servicio al cliente…….………………………………………………………… 48 3.5 La comunicación………………………………………………………………... 49 3.6 Líder adecuado en el momento apropiado…………………………………... 50 3.7 Estrés laboral……….…………………………………………………………… 51

3.8 Administración del tiempo……………………………………………………... 52 3.9 Secretaria de hoy………………………………………………………………. 53 3.10 Cumplimiento del deber………………………………………………………... 54 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………… 56

Apreciado Estudiante: Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La institución le proporcionará un formador, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo. GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador. DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así:

Unidad

Logro de competencia laboral

Indicadores de logro: Evidencias

Didáctica del método inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace. BIBLIOGRAFÍA

PRESENTACIÓN

La mecanografía ha sido una de las destrezas más exigidas en el mercado laboral actual. Con la introducción del computador en las actividades de la oficina, ésta habilidad se ha visto fortalecida debido a que el teclado del computador es similar al de la máquina electrónica. En la primera parte de este módulo el estudiante encontrará ejercicios que le ayudarán o permitirán adquirir agilidad y destreza en el manejo del teclado guía, el cual es la base fundamental para lograr escribir palabras y frases con precisión, sin mirar el teclado. Con la presencia del computador en el hogar, en las oficinas, ha destacado aún más la importancia las habilidades mecanográficas para alcanzar mayor velocidad y precisión en la escritura de textos. Por lo anterior cada día es menos aceptable que quienes operen el teclado de un computador lo hagan con dos dedos o mirando el teclado. Por lo tanto, se espera que el estudiante siga el orden del módulo en el desarrollo de sus ejercicios para lograr los objetivos propuestos durante el proceso de aprendizaje.

GUÍA METODOLÓGICA

La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos:

1. Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del método inductivo – activo

2. El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a

través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad.

Los módulos guía utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son: A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral

el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Formador.

Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son

propias del tema a tratar. Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios,

referenciados así:

» FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador.

» FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla

los ejercicios propuestos y el Formador supervisa.

» EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más relevantes y ejercicios generales.

DIAGNÓSTICO

INFORMACIÓN GENERAL Regional_____________Programa__________________Módulo__________ Estudiante_________________________Formador_____________________ EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA Estilo de aprendizaje_____________________________________________

UNIDAD UNO

FORMATOS Y FORMULARIOS COMERCIALES

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: 1. Adquirir habilidad en el diligenciamiento de formularios comerciales.

INDICADORES DE LOGROS EVIDENCIA DE

Identifica el procedimiento requerido para el diligenciamiento de formularios.

Conocimiento

Reconoce los tipos de formularios utilizados en el ejercicio comercial.

Conocimiento

Digita adecuadamente formatos propuestos en un tiempo determinado.

Desempeño

Opera correctamente el mecanismo para diligenciar formatos.

Desempeño

1. Formatos y Formularios Comerciales

FDEH. Formador Dice y Hace

1.1 DOCUMENTOS COMERCIALES

A continuación se presentan una serie de documentos que serán de utilidad a la hora de diligenciar formatos y formularios en la máquina electrónica. 1.1.1 DOCUMENTOS NO NEGOCIABLES COTIZACIÓN 25-05: Informa las condiciones de compra y venta de un producto o servicio para facilitar al cliente la toma de decisión acerca de la mejor opción. PEDIDO 25-02: Compromiso formal del cliente para una compra, bajo determinadas condiciones. RECIBO DE CAJA 20-05: Certifica el concepto y cuantia de ingreso de dinero a la empresa. Para el cliente es un recibo de pago o comprobante de ingreso. 1.1.2 DOCUMENTOS NEGOCIABLES LETRA DE CAMBIO 60-00: Documento de comercio, respalda el compromiso adquirido por el deudor de pagar un dinero en determinada fecha y lugar. (Nuevo Código de Comercio Legis, art. 671-691) CHEQUE 70-01: Sirve para realizar transacciones comerciales, depositar y retirar dinero. El dinero depositado en su cuenta corriente, no gana intereses ni corrección monetaria. (Nuevo Código del Comercio Legis, art. 712-751). 1.1.3 DOCUMENTOS DE SOPORTE RECIBO DE CAJA MENOR 20-03: Comprobante de pago de pequeñas cantidades de dinero en un periodo corto.

RECIBO DE PAGO 20-15A: Documento en el que se puede llevar un seguimiento de ingresos y egresos, garantizado una óptima administración de flujo de dinero. 1.1.4 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ORDEN DE COMPRA 30-03: Documento informativo que expide el cliente para el envío de mercancía. Permite controlar entregas parciales.

FDEH. Formador Dice y Estudiante Hace ACTIVIDAD 1. Diligenciar los siguientes formatos y formularios, siguiendo las instrucciones del docente a cargo.

VALORACIÓN DE EVIDENCIAS: __________

ANDÚJAR, María. Mecanografía al día. Estados Unidos de América: Regens Publishing Company Inc, 2000.

KOONTZ, Harold. Administración. 12ª Edición, Mc Graw Hill. México, 2003

CHIAVENATO, Idalberto. Administración de los buenos tiempos. Mc Graw Hill. Colombia, 2002

www.eduteka,com

www.google.com

http://mecanet.sytes.net/