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Diffusion du plan de classification dans un site Internet - Guide de référence
Groupe d'expertise en gestion des documents au gouvernement du QuébecJournée-rencontre WebÉducation
15 avril 2009
GEGD
Crée le 22 mai 2003 Dans un véritable esprit de partenariat avec les
ministères et les organismes du gouvernement du Québec, promouvoir l'excellence dans le domaine de la gestion des document sur tout support entre les spécialistes en gestion des documents ainsi qu'avec les groupes apparentés et tout autre instance dans le domaine
Règlement sur la diffusion de l’information […] (1)
Pour le gestionnaire de documents
Faire partie du comité sur l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels
Coordonner la diffusion du plan de classification et sa mise à jour dans le site Internet de son organisation
Participer avec les unités administratives à l’identification des documents à être diffusés
Coordonner l’application des règles de conservation relatives aux documents diffusés
Règlement sur la diffusion […] (2)
Article 4. Un organisme public doit diffuser dans un site Internet les documents ou les renseignements […], dans la mesure où ils sont accessibles en vertu de la loi
Exemples : organigramme avec noms, registres publics, études et recherches qui présentent un intérêt pour l’information du public, etc.
L'article 4, alinéa 4
Le plan de classification de ses documents exigé en vertu du deuxième alinéa de l'article 16 de la Loi ou, selon le cas, la liste de classement exigée par le premier alinéa de cet article
Constitution d’un comité de travail
Madame Lise BoutetMinistère des relations internationales
Madame Lynda ChabotSociété d'habitation du Québec
Monsieur Jean-Pierre ChamardMinistère de la Justice
Monsieur Claude LamarreMinistère de la Santé et des Services sociaux
Madame Francine LégaréHydro-Québec
Monsieur Michel LévesqueDirecteur général des élections
Madame Nathalie ThibaultMusée national des beaux-arts du Québec
Avec la collaboration de
Madame Lucille DionSecrétariat à la réforme des institutions
démocratiques et à l'accès à l'information
Son mandat
En vertu de l'application du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, analyser et faire des recommandations sur les modalités de diffusion du plan de classification prévue à l'article 4, quatrième alinéa dudit règlement
Production d’un document : un guide
Un guide : pour qui
Aux responsables de la gestion documentaire d'un ministère ou d'un organisme public ;
Pour être utile à toute personne qui s'est vue confier la responsabilité de mettre en œuvre le Règlement
Pour ceux qui veulent connaître un modèle de plan de classification qui pourrait être diffusé dans un site Internet
Ses objectifs (1)
Définir ce qu'est un plan de classification et en présenter un modèle
Permettre de diffuser un plan de classification simple et facile de consultation pour les citoyens et suffisamment complet pour exercer leurs droits en matière d'accès aux documents
Ses objectifs (2)
Viser à favoriser une plus grande harmonisation dans les sites Internet quant à la diffusion du plan de classification
Proposer la création d'une section dédiée à l'accès à l'information en vue d'harmoniser les sites Internet et faciliter la consultation de ces sites par les citoyens
Utilisation libre-service
Il s'agit d'un guide de référence Chaque ministère et organisme est libre de
choisir le type de plan de classification qu'il veut diffuser
Plan de classification - définition
Structure hiérarchique et logique de rubriques et de sous-rubriques représentant les processus et les activités de l’organisme et permettant la classification, le classement et le repérage des documents.
Plan de classification (1)
Partie introductive Définition Objectifs Description de la structure Raisons légales Lexique
Plan de classification (2)
Modèle de base Codification - Titres de contenu Forme hiérarchisée des activités Format de diffusion : PDF
04000 RESSOURCES FINANCIÈRES
04100 STRUCTURE BUDGÉTAIRE
04200 CYCLE BUDGETAIRE
04210 Revue de programmes
04220 Budget détaillé
04230Prévisions budgétaires et rapport financier préliminaire
04232 Notes explicatives
04233 Reddition de compte
04240 Réallocation budgétaire
04300 CONTRÔLE ET SUIVI BUDGETAIRE
04310 Engagements financiers de 25 000 $ et plus
04320 Suivi budgétaire
04322 Suivi de la rémunération
04324 Évolution budgétaire
04326 Indicateurs financiers
04328 Rapports financiers périodiques
Plan de classification (3)
Texte introductif sur le WEB
Plan de classification (5)
Le plan de classification vous permet de mieux comprendre la structure des activités de l’organisation à partir de laquelle ses documents ont été classés. Il n’a pas pour objectif de vous relier directement à un dossier ou à un document via un hyperlien. Il est simplement un outil de référence qui vous permet de valider si les documents recherchés font bien partie des activités de l’organisation.
Index
Pas requis par le règlement Utile pour la recherche dans le plan de
classification Liste des titres des rubriques et des sous-
rubriques sous forme alphabétique Termes associés et complémentaires Format de diffusion : PDF
Budget détaillé 04220
Contrôle et suivi budgétaire 04300
Cycle budgétaire 04200
Engagements financiers de 25 000 $ et plus 04310
Enveloppes budgétaires 04220
Évolution budgétaire 04324
Indicateurs financiers 04326
Notes explicatives – prévisions budgétaires 04232
Prévisions budgétaires et rapport financier préliminaire 04230
Rapports financiers périodiques 04328
Réallocation budgétaire 04240
Reddition de compte 04233
Répartition du budget de base 04210
Ressources financières 04000
Revue de programmes 04210
Structure budgétaire 04100
Suivi budgétaire 04320
Suivi de la rémunération 04322
Section sur l’accès
Le Règlement ne prévoit pas l’obligation de créer une page ou une section dédiée à l’accès à l’information dans le site Internet.
Le comité de travail du GEGD est d’avis qu’une telle section faciliterait l’exercice du droit d’accès des citoyens.
Autres éléments à considérer
Les documents déposés ainsi que ceux en lien devront être assujettis à des règles de conservation spécifiques
Responsabilité de contrôle Conservation du site WEB