die digitale vertragsakte als basis für ein unternehmensweites vertragsmangement | bitkom ecm forum...
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Referent: Frank Rüttger; IQDoQ GmbTRANSCRIPT
CeBIT 2013 Hannover ECM-Forum bdquoShared Contentldquo
Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites
Vertragsmanagement
Frank Ruumlttger ndash IQDoQ GmbH
08032013 1000 Uhr
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Agenda
bull Einfuumlhrung
bull Grundsaumltze des Vertragsmanagements
bull Voraussetzungen
bull Anforderungen digitales Vertragsmanagement
bull Nutzenaspekte
bull Vorteile des digitalen Vertragsmanagements
bull Fazit
bull Zusammenfassung und Reacutesumeacute
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Was ist Vertragsmanagement
Vertragsmanagement ist die Schaffung von
optimalen Strukturen fuumlr die Aufgaben
bull Vertragsplanung
bull Vertragsgestaltung
bull Vertragsverhandlungen
bull Implementierung von Vertraumlgen
bull Verwaltung von Vertraumlgen
bull Vertragsarchivierung
bull Vgl Mag Martina Flitsch Vertraumlge und Vertragsmanagement in Unternehmen LINDE Verlag WIEN Wien 2010
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Probleme beim Vertragsmanagement
bull Dezentrale amp heterogene Ablagen von Vertragsbestandteilen
bull Haumlufig kein zentrales Vertragsmanagement aller Vertraumlge
bull Fachabteilungen haben die Hoheit uumlber ihre Vertraumlge
bull Verlust von Vertragsbestandteilen
bull Versaumlumnis von Fristen
bull Steigende Anzahl von Vertraumlgen
Risiko lsquoMangelnde Vertragstransparenzlsquo
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Grundsaumltzliche Uumlberlegungen bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
bull Geltungsbereich
bull bdquoUumlber welche Vertraumlge im Unternehmen reden wirldquo
bull Angestrebter Nutzen amp Ziele
bull Vollstaumlndige Vertragsdokumentation
bull Minimierung von Risiken und Kosten
bull Verbesserung der Prozesslaufzeiten
bull hellip
bull Stakeholder-Kommunikation
bull bdquoWer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werdenldquo
bull Verantwortlichkeit
bull Projektorganisation amp Projektplan Fachseite
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Anforderungen an digitales Vertragsmanagement
Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern
1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten
2 Fristenmanagement
3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module
4 Tool zur Vertragsdatenanalyse
Branchenspezifische Aspekte
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen
bull Rechtsabteilung
bull Fachabteilungen
bull Management
bull Datenschutz
bull Betriebsrat
bull Vertragspartner
bull Beratungshaumluser Kanzleien
hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte
die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-
feldern des Unternehmens ergeben
____________________________________ Intern Extern
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shared content Prozesse Rollen amp Rechte
Aufgabenbereiche Vertragsmanagement
Prozesse
Vertragsmanagement
Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer
P1
PN
A1
AN
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter N
Rollen amp Rechte
Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen
Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen
Operative Anwendungen
FiBu
zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)
Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme
Digitale Vertragsakte
CRM
HR
andere
1
2
bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte
bull Organisationsstrukturen bull Rollen
bull Analysen bull Reports
1
2
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Mobile Endgeraumlte
Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten
Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012
Zwei wichtige Szenarien
bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)
bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Produkt- und Lieferantenauswahl
bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip
bull Integration in bestehendes ERP-System
bull Integration in bestehendes DMSECM-System
bull Eigenstaumlndiges System
bull hellip hat Auswirkungen auf
bull Schnittstellen
bull Funktionalitaumlt
bull Projektressourcen
bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Bestandsaktenerfassung I
Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden
Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung
bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo
bull Standort
bull Physikalische Form der Ablage
bull Ablagestruktur
bull Vorhandene Metadaten
bull Volumen
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Bestandsaktenerfassung II
bull Dokumentenlogistik
bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo
bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten
bull Transport
bull Konvertierung
bull Vorab-Sichtung
bull Ergebniskontrolle
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Bestandsaktenerfassung III
Dienstleister Rechtsabteilung extern
vor Ort
Wer digitalisiert die Papierakten
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Nutzenaspekte
bull Einfache Verwaltung
bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen
bull Fachabteilungen koumlnnen jederzeit auf bdquoihreldquo Vertragsdaten zugreifen
bull Schnellere Prozesse
bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe
bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)
bull Mehr Sicherheit
bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo
bull Risikomanagement und Compliance verbessert
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Reacutesumeacute Vertragsmanagement
bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung
bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System
bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein
bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System
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Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung
bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT
bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein
bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden
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Reacutesumeacute shared content
bull DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf bdquoContentldquo zu gewaumlhren
bull Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und haumlufig die groumlszligte Herausforderung fuumlr die Fachabteilung bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Wir unterstuumltzen Sie gerne - IQDoQ GmbH
bull HyperDoc maszliggeschneiderte ECM-Loumlsungen
bull IQAkten digitale Akten ndash ready to use
bull IQAkte Vertrag
bull IQAkte Personal
bull Weitere Informationen
bull Frank Ruumlttger kontaktiqakte-vertragde
bull wwwIQAkte-Vertragde
Seit uumlber 25 Jahren Ihr Spezialist fuumlr Akten- und Dokumentenloumlsungen
CeBIT 2013 Hannover ECM-Forum bdquoShared Contentldquo
Vielen Dank fuumlr Ihr Interesse
Weitere Informationen unter wwwecm-navigatorde
und wwwecmtodayde
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Agenda
bull Einfuumlhrung
bull Grundsaumltze des Vertragsmanagements
bull Voraussetzungen
bull Anforderungen digitales Vertragsmanagement
bull Nutzenaspekte
bull Vorteile des digitalen Vertragsmanagements
bull Fazit
bull Zusammenfassung und Reacutesumeacute
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
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Was ist Vertragsmanagement
Vertragsmanagement ist die Schaffung von
optimalen Strukturen fuumlr die Aufgaben
bull Vertragsplanung
bull Vertragsgestaltung
bull Vertragsverhandlungen
bull Implementierung von Vertraumlgen
bull Verwaltung von Vertraumlgen
bull Vertragsarchivierung
bull Vgl Mag Martina Flitsch Vertraumlge und Vertragsmanagement in Unternehmen LINDE Verlag WIEN Wien 2010
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Probleme beim Vertragsmanagement
bull Dezentrale amp heterogene Ablagen von Vertragsbestandteilen
bull Haumlufig kein zentrales Vertragsmanagement aller Vertraumlge
bull Fachabteilungen haben die Hoheit uumlber ihre Vertraumlge
bull Verlust von Vertragsbestandteilen
bull Versaumlumnis von Fristen
bull Steigende Anzahl von Vertraumlgen
Risiko lsquoMangelnde Vertragstransparenzlsquo
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Grundsaumltzliche Uumlberlegungen bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
bull Geltungsbereich
bull bdquoUumlber welche Vertraumlge im Unternehmen reden wirldquo
bull Angestrebter Nutzen amp Ziele
bull Vollstaumlndige Vertragsdokumentation
bull Minimierung von Risiken und Kosten
bull Verbesserung der Prozesslaufzeiten
bull hellip
bull Stakeholder-Kommunikation
bull bdquoWer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werdenldquo
bull Verantwortlichkeit
bull Projektorganisation amp Projektplan Fachseite
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Anforderungen an digitales Vertragsmanagement
Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern
1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten
2 Fristenmanagement
3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module
4 Tool zur Vertragsdatenanalyse
Branchenspezifische Aspekte
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shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen
bull Rechtsabteilung
bull Fachabteilungen
bull Management
bull Datenschutz
bull Betriebsrat
bull Vertragspartner
bull Beratungshaumluser Kanzleien
hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte
die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-
feldern des Unternehmens ergeben
____________________________________ Intern Extern
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shared content Prozesse Rollen amp Rechte
Aufgabenbereiche Vertragsmanagement
Prozesse
Vertragsmanagement
Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer
P1
PN
A1
AN
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter N
Rollen amp Rechte
Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen
Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)
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shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen
Operative Anwendungen
FiBu
zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)
Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme
Digitale Vertragsakte
CRM
HR
andere
1
2
bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte
bull Organisationsstrukturen bull Rollen
bull Analysen bull Reports
1
2
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shared content Mobile Endgeraumlte
Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten
Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012
Zwei wichtige Szenarien
bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)
bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Produkt- und Lieferantenauswahl
bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip
bull Integration in bestehendes ERP-System
bull Integration in bestehendes DMSECM-System
bull Eigenstaumlndiges System
bull hellip hat Auswirkungen auf
bull Schnittstellen
bull Funktionalitaumlt
bull Projektressourcen
bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Bestandsaktenerfassung I
Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden
Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung
bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo
bull Standort
bull Physikalische Form der Ablage
bull Ablagestruktur
bull Vorhandene Metadaten
bull Volumen
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
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Bestandsaktenerfassung II
bull Dokumentenlogistik
bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo
bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten
bull Transport
bull Konvertierung
bull Vorab-Sichtung
bull Ergebniskontrolle
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Bestandsaktenerfassung III
Dienstleister Rechtsabteilung extern
vor Ort
Wer digitalisiert die Papierakten
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Nutzenaspekte
bull Einfache Verwaltung
bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen
bull Fachabteilungen koumlnnen jederzeit auf bdquoihreldquo Vertragsdaten zugreifen
bull Schnellere Prozesse
bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe
bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)
bull Mehr Sicherheit
bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo
bull Risikomanagement und Compliance verbessert
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Reacutesumeacute Vertragsmanagement
bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung
bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System
bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein
bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System
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Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung
bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT
bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein
bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute shared content
bull DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf bdquoContentldquo zu gewaumlhren
bull Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und haumlufig die groumlszligte Herausforderung fuumlr die Fachabteilung bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
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Wir unterstuumltzen Sie gerne - IQDoQ GmbH
bull HyperDoc maszliggeschneiderte ECM-Loumlsungen
bull IQAkten digitale Akten ndash ready to use
bull IQAkte Vertrag
bull IQAkte Personal
bull Weitere Informationen
bull Frank Ruumlttger kontaktiqakte-vertragde
bull wwwIQAkte-Vertragde
Seit uumlber 25 Jahren Ihr Spezialist fuumlr Akten- und Dokumentenloumlsungen
CeBIT 2013 Hannover ECM-Forum bdquoShared Contentldquo
Vielen Dank fuumlr Ihr Interesse
Weitere Informationen unter wwwecm-navigatorde
und wwwecmtodayde
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Was ist Vertragsmanagement
Vertragsmanagement ist die Schaffung von
optimalen Strukturen fuumlr die Aufgaben
bull Vertragsplanung
bull Vertragsgestaltung
bull Vertragsverhandlungen
bull Implementierung von Vertraumlgen
bull Verwaltung von Vertraumlgen
bull Vertragsarchivierung
bull Vgl Mag Martina Flitsch Vertraumlge und Vertragsmanagement in Unternehmen LINDE Verlag WIEN Wien 2010
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Probleme beim Vertragsmanagement
bull Dezentrale amp heterogene Ablagen von Vertragsbestandteilen
bull Haumlufig kein zentrales Vertragsmanagement aller Vertraumlge
bull Fachabteilungen haben die Hoheit uumlber ihre Vertraumlge
bull Verlust von Vertragsbestandteilen
bull Versaumlumnis von Fristen
bull Steigende Anzahl von Vertraumlgen
Risiko lsquoMangelnde Vertragstransparenzlsquo
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Grundsaumltzliche Uumlberlegungen bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
bull Geltungsbereich
bull bdquoUumlber welche Vertraumlge im Unternehmen reden wirldquo
bull Angestrebter Nutzen amp Ziele
bull Vollstaumlndige Vertragsdokumentation
bull Minimierung von Risiken und Kosten
bull Verbesserung der Prozesslaufzeiten
bull hellip
bull Stakeholder-Kommunikation
bull bdquoWer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werdenldquo
bull Verantwortlichkeit
bull Projektorganisation amp Projektplan Fachseite
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Anforderungen an digitales Vertragsmanagement
Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern
1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten
2 Fristenmanagement
3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module
4 Tool zur Vertragsdatenanalyse
Branchenspezifische Aspekte
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen
bull Rechtsabteilung
bull Fachabteilungen
bull Management
bull Datenschutz
bull Betriebsrat
bull Vertragspartner
bull Beratungshaumluser Kanzleien
hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte
die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-
feldern des Unternehmens ergeben
____________________________________ Intern Extern
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shared content Prozesse Rollen amp Rechte
Aufgabenbereiche Vertragsmanagement
Prozesse
Vertragsmanagement
Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer
P1
PN
A1
AN
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter N
Rollen amp Rechte
Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen
Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen
Operative Anwendungen
FiBu
zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)
Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme
Digitale Vertragsakte
CRM
HR
andere
1
2
bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte
bull Organisationsstrukturen bull Rollen
bull Analysen bull Reports
1
2
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Mobile Endgeraumlte
Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten
Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012
Zwei wichtige Szenarien
bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)
bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Produkt- und Lieferantenauswahl
bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip
bull Integration in bestehendes ERP-System
bull Integration in bestehendes DMSECM-System
bull Eigenstaumlndiges System
bull hellip hat Auswirkungen auf
bull Schnittstellen
bull Funktionalitaumlt
bull Projektressourcen
bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
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Bestandsaktenerfassung I
Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden
Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung
bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo
bull Standort
bull Physikalische Form der Ablage
bull Ablagestruktur
bull Vorhandene Metadaten
bull Volumen
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Bestandsaktenerfassung II
bull Dokumentenlogistik
bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo
bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten
bull Transport
bull Konvertierung
bull Vorab-Sichtung
bull Ergebniskontrolle
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Bestandsaktenerfassung III
Dienstleister Rechtsabteilung extern
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Wer digitalisiert die Papierakten
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Nutzenaspekte
bull Einfache Verwaltung
bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen
bull Fachabteilungen koumlnnen jederzeit auf bdquoihreldquo Vertragsdaten zugreifen
bull Schnellere Prozesse
bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe
bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)
bull Mehr Sicherheit
bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo
bull Risikomanagement und Compliance verbessert
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute Vertragsmanagement
bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung
bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System
bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein
bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung
bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT
bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein
bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute shared content
bull DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf bdquoContentldquo zu gewaumlhren
bull Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und haumlufig die groumlszligte Herausforderung fuumlr die Fachabteilung bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
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Wir unterstuumltzen Sie gerne - IQDoQ GmbH
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bull IQAkten digitale Akten ndash ready to use
bull IQAkte Vertrag
bull IQAkte Personal
bull Weitere Informationen
bull Frank Ruumlttger kontaktiqakte-vertragde
bull wwwIQAkte-Vertragde
Seit uumlber 25 Jahren Ihr Spezialist fuumlr Akten- und Dokumentenloumlsungen
CeBIT 2013 Hannover ECM-Forum bdquoShared Contentldquo
Vielen Dank fuumlr Ihr Interesse
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Probleme beim Vertragsmanagement
bull Dezentrale amp heterogene Ablagen von Vertragsbestandteilen
bull Haumlufig kein zentrales Vertragsmanagement aller Vertraumlge
bull Fachabteilungen haben die Hoheit uumlber ihre Vertraumlge
bull Verlust von Vertragsbestandteilen
bull Versaumlumnis von Fristen
bull Steigende Anzahl von Vertraumlgen
Risiko lsquoMangelnde Vertragstransparenzlsquo
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Grundsaumltzliche Uumlberlegungen bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
bull Geltungsbereich
bull bdquoUumlber welche Vertraumlge im Unternehmen reden wirldquo
bull Angestrebter Nutzen amp Ziele
bull Vollstaumlndige Vertragsdokumentation
bull Minimierung von Risiken und Kosten
bull Verbesserung der Prozesslaufzeiten
bull hellip
bull Stakeholder-Kommunikation
bull bdquoWer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werdenldquo
bull Verantwortlichkeit
bull Projektorganisation amp Projektplan Fachseite
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Anforderungen an digitales Vertragsmanagement
Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern
1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten
2 Fristenmanagement
3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module
4 Tool zur Vertragsdatenanalyse
Branchenspezifische Aspekte
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen
bull Rechtsabteilung
bull Fachabteilungen
bull Management
bull Datenschutz
bull Betriebsrat
bull Vertragspartner
bull Beratungshaumluser Kanzleien
hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte
die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-
feldern des Unternehmens ergeben
____________________________________ Intern Extern
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shared content Prozesse Rollen amp Rechte
Aufgabenbereiche Vertragsmanagement
Prozesse
Vertragsmanagement
Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer
P1
PN
A1
AN
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter N
Rollen amp Rechte
Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen
Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen
Operative Anwendungen
FiBu
zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)
Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme
Digitale Vertragsakte
CRM
HR
andere
1
2
bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte
bull Organisationsstrukturen bull Rollen
bull Analysen bull Reports
1
2
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shared content Mobile Endgeraumlte
Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten
Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012
Zwei wichtige Szenarien
bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)
bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Produkt- und Lieferantenauswahl
bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip
bull Integration in bestehendes ERP-System
bull Integration in bestehendes DMSECM-System
bull Eigenstaumlndiges System
bull hellip hat Auswirkungen auf
bull Schnittstellen
bull Funktionalitaumlt
bull Projektressourcen
bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Bestandsaktenerfassung I
Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden
Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung
bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo
bull Standort
bull Physikalische Form der Ablage
bull Ablagestruktur
bull Vorhandene Metadaten
bull Volumen
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Bestandsaktenerfassung II
bull Dokumentenlogistik
bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo
bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten
bull Transport
bull Konvertierung
bull Vorab-Sichtung
bull Ergebniskontrolle
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Bestandsaktenerfassung III
Dienstleister Rechtsabteilung extern
vor Ort
Wer digitalisiert die Papierakten
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Nutzenaspekte
bull Einfache Verwaltung
bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen
bull Fachabteilungen koumlnnen jederzeit auf bdquoihreldquo Vertragsdaten zugreifen
bull Schnellere Prozesse
bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe
bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)
bull Mehr Sicherheit
bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo
bull Risikomanagement und Compliance verbessert
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Reacutesumeacute Vertragsmanagement
bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung
bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System
bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein
bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung
bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT
bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein
bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden
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Reacutesumeacute shared content
bull DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf bdquoContentldquo zu gewaumlhren
bull Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und haumlufig die groumlszligte Herausforderung fuumlr die Fachabteilung bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
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Wir unterstuumltzen Sie gerne - IQDoQ GmbH
bull HyperDoc maszliggeschneiderte ECM-Loumlsungen
bull IQAkten digitale Akten ndash ready to use
bull IQAkte Vertrag
bull IQAkte Personal
bull Weitere Informationen
bull Frank Ruumlttger kontaktiqakte-vertragde
bull wwwIQAkte-Vertragde
Seit uumlber 25 Jahren Ihr Spezialist fuumlr Akten- und Dokumentenloumlsungen
CeBIT 2013 Hannover ECM-Forum bdquoShared Contentldquo
Vielen Dank fuumlr Ihr Interesse
Weitere Informationen unter wwwecm-navigatorde
und wwwecmtodayde
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Grundsaumltzliche Uumlberlegungen bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
bull Geltungsbereich
bull bdquoUumlber welche Vertraumlge im Unternehmen reden wirldquo
bull Angestrebter Nutzen amp Ziele
bull Vollstaumlndige Vertragsdokumentation
bull Minimierung von Risiken und Kosten
bull Verbesserung der Prozesslaufzeiten
bull hellip
bull Stakeholder-Kommunikation
bull bdquoWer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werdenldquo
bull Verantwortlichkeit
bull Projektorganisation amp Projektplan Fachseite
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Anforderungen an digitales Vertragsmanagement
Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern
1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten
2 Fristenmanagement
3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module
4 Tool zur Vertragsdatenanalyse
Branchenspezifische Aspekte
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen
bull Rechtsabteilung
bull Fachabteilungen
bull Management
bull Datenschutz
bull Betriebsrat
bull Vertragspartner
bull Beratungshaumluser Kanzleien
hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte
die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-
feldern des Unternehmens ergeben
____________________________________ Intern Extern
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shared content Prozesse Rollen amp Rechte
Aufgabenbereiche Vertragsmanagement
Prozesse
Vertragsmanagement
Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer
P1
PN
A1
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Mitarbeiter 1
Mitarbeiter N
Rollen amp Rechte
Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen
Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)
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shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen
Operative Anwendungen
FiBu
zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)
Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme
Digitale Vertragsakte
CRM
HR
andere
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bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte
bull Organisationsstrukturen bull Rollen
bull Analysen bull Reports
1
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shared content Mobile Endgeraumlte
Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten
Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012
Zwei wichtige Szenarien
bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)
bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)
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Produkt- und Lieferantenauswahl
bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip
bull Integration in bestehendes ERP-System
bull Integration in bestehendes DMSECM-System
bull Eigenstaumlndiges System
bull hellip hat Auswirkungen auf
bull Schnittstellen
bull Funktionalitaumlt
bull Projektressourcen
bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen
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Bestandsaktenerfassung I
Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden
Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung
bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo
bull Standort
bull Physikalische Form der Ablage
bull Ablagestruktur
bull Vorhandene Metadaten
bull Volumen
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Bestandsaktenerfassung II
bull Dokumentenlogistik
bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo
bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten
bull Transport
bull Konvertierung
bull Vorab-Sichtung
bull Ergebniskontrolle
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Bestandsaktenerfassung III
Dienstleister Rechtsabteilung extern
vor Ort
Wer digitalisiert die Papierakten
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Nutzenaspekte
bull Einfache Verwaltung
bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen
bull Fachabteilungen koumlnnen jederzeit auf bdquoihreldquo Vertragsdaten zugreifen
bull Schnellere Prozesse
bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe
bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)
bull Mehr Sicherheit
bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo
bull Risikomanagement und Compliance verbessert
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Reacutesumeacute Vertragsmanagement
bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung
bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System
bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein
bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung
bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT
bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein
bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute shared content
bull DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf bdquoContentldquo zu gewaumlhren
bull Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und haumlufig die groumlszligte Herausforderung fuumlr die Fachabteilung bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
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Wir unterstuumltzen Sie gerne - IQDoQ GmbH
bull HyperDoc maszliggeschneiderte ECM-Loumlsungen
bull IQAkten digitale Akten ndash ready to use
bull IQAkte Vertrag
bull IQAkte Personal
bull Weitere Informationen
bull Frank Ruumlttger kontaktiqakte-vertragde
bull wwwIQAkte-Vertragde
Seit uumlber 25 Jahren Ihr Spezialist fuumlr Akten- und Dokumentenloumlsungen
CeBIT 2013 Hannover ECM-Forum bdquoShared Contentldquo
Vielen Dank fuumlr Ihr Interesse
Weitere Informationen unter wwwecm-navigatorde
und wwwecmtodayde
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Anforderungen an digitales Vertragsmanagement
Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern
1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten
2 Fristenmanagement
3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module
4 Tool zur Vertragsdatenanalyse
Branchenspezifische Aspekte
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen
bull Rechtsabteilung
bull Fachabteilungen
bull Management
bull Datenschutz
bull Betriebsrat
bull Vertragspartner
bull Beratungshaumluser Kanzleien
hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte
die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-
feldern des Unternehmens ergeben
____________________________________ Intern Extern
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shared content Prozesse Rollen amp Rechte
Aufgabenbereiche Vertragsmanagement
Prozesse
Vertragsmanagement
Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer
P1
PN
A1
AN
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter N
Rollen amp Rechte
Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen
Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)
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shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen
Operative Anwendungen
FiBu
zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)
Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme
Digitale Vertragsakte
CRM
HR
andere
1
2
bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte
bull Organisationsstrukturen bull Rollen
bull Analysen bull Reports
1
2
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shared content Mobile Endgeraumlte
Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten
Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012
Zwei wichtige Szenarien
bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)
bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)
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Produkt- und Lieferantenauswahl
bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip
bull Integration in bestehendes ERP-System
bull Integration in bestehendes DMSECM-System
bull Eigenstaumlndiges System
bull hellip hat Auswirkungen auf
bull Schnittstellen
bull Funktionalitaumlt
bull Projektressourcen
bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Bestandsaktenerfassung I
Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden
Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung
bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo
bull Standort
bull Physikalische Form der Ablage
bull Ablagestruktur
bull Vorhandene Metadaten
bull Volumen
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Bestandsaktenerfassung II
bull Dokumentenlogistik
bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo
bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten
bull Transport
bull Konvertierung
bull Vorab-Sichtung
bull Ergebniskontrolle
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
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Bestandsaktenerfassung III
Dienstleister Rechtsabteilung extern
vor Ort
Wer digitalisiert die Papierakten
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Nutzenaspekte
bull Einfache Verwaltung
bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen
bull Fachabteilungen koumlnnen jederzeit auf bdquoihreldquo Vertragsdaten zugreifen
bull Schnellere Prozesse
bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe
bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)
bull Mehr Sicherheit
bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo
bull Risikomanagement und Compliance verbessert
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute Vertragsmanagement
bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung
bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System
bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein
bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung
bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT
bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein
bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute shared content
bull DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf bdquoContentldquo zu gewaumlhren
bull Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und haumlufig die groumlszligte Herausforderung fuumlr die Fachabteilung bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Wir unterstuumltzen Sie gerne - IQDoQ GmbH
bull HyperDoc maszliggeschneiderte ECM-Loumlsungen
bull IQAkten digitale Akten ndash ready to use
bull IQAkte Vertrag
bull IQAkte Personal
bull Weitere Informationen
bull Frank Ruumlttger kontaktiqakte-vertragde
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Seit uumlber 25 Jahren Ihr Spezialist fuumlr Akten- und Dokumentenloumlsungen
CeBIT 2013 Hannover ECM-Forum bdquoShared Contentldquo
Vielen Dank fuumlr Ihr Interesse
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen
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hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte
die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-
feldern des Unternehmens ergeben
____________________________________ Intern Extern
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shared content Prozesse Rollen amp Rechte
Aufgabenbereiche Vertragsmanagement
Prozesse
Vertragsmanagement
Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer
P1
PN
A1
AN
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter N
Rollen amp Rechte
Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen
Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen
Operative Anwendungen
FiBu
zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)
Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme
Digitale Vertragsakte
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HR
andere
1
2
bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte
bull Organisationsstrukturen bull Rollen
bull Analysen bull Reports
1
2
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shared content Mobile Endgeraumlte
Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten
Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012
Zwei wichtige Szenarien
bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)
bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)
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Produkt- und Lieferantenauswahl
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Bestandsaktenerfassung I
Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden
Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung
bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo
bull Standort
bull Physikalische Form der Ablage
bull Ablagestruktur
bull Vorhandene Metadaten
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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Bestandsaktenerfassung II
bull Dokumentenlogistik
bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo
bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten
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bull Vorab-Sichtung
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Bestandsaktenerfassung III
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Nutzenaspekte
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bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen
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bull Schnellere Prozesse
bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe
bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)
bull Mehr Sicherheit
bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo
bull Risikomanagement und Compliance verbessert
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute Vertragsmanagement
bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung
bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System
bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein
bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System
Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information
VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement
Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung
bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT
bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein
bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden
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Reacutesumeacute shared content
bull DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf bdquoContentldquo zu gewaumlhren
bull Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und haumlufig die groumlszligte Herausforderung fuumlr die Fachabteilung bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
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shared content Prozesse Rollen amp Rechte
Aufgabenbereiche Vertragsmanagement
Prozesse
Vertragsmanagement
Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer
P1
PN
A1
AN
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter N
Rollen amp Rechte
Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen
Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)
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shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen
Operative Anwendungen
FiBu
zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)
Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme
Digitale Vertragsakte
CRM
HR
andere
1
2
bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte
bull Organisationsstrukturen bull Rollen
bull Analysen bull Reports
1
2
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shared content Mobile Endgeraumlte
Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten
Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012
Zwei wichtige Szenarien
bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)
bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)
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Produkt- und Lieferantenauswahl
bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip
bull Integration in bestehendes ERP-System
bull Integration in bestehendes DMSECM-System
bull Eigenstaumlndiges System
bull hellip hat Auswirkungen auf
bull Schnittstellen
bull Funktionalitaumlt
bull Projektressourcen
bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen
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Bestandsaktenerfassung I
Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden
Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung
bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo
bull Standort
bull Physikalische Form der Ablage
bull Ablagestruktur
bull Vorhandene Metadaten
bull Volumen
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Bestandsaktenerfassung II
bull Dokumentenlogistik
bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo
bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten
bull Transport
bull Konvertierung
bull Vorab-Sichtung
bull Ergebniskontrolle
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Bestandsaktenerfassung III
Dienstleister Rechtsabteilung extern
vor Ort
Wer digitalisiert die Papierakten
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Nutzenaspekte
bull Einfache Verwaltung
bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen
bull Fachabteilungen koumlnnen jederzeit auf bdquoihreldquo Vertragsdaten zugreifen
bull Schnellere Prozesse
bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe
bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)
bull Mehr Sicherheit
bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo
bull Risikomanagement und Compliance verbessert
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Reacutesumeacute Vertragsmanagement
bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung
bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System
bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein
bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System
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Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung
bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT
bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein
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Produkt- und Lieferantenauswahl
bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip
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bull Eigenstaumlndiges System
bull hellip hat Auswirkungen auf
bull Schnittstellen
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bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen
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Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung
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Reacutesumeacute Vertragsmanagement
bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung
bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System
bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein
bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System
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Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung
bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT
bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein
bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden
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Reacutesumeacute shared content
bull DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf bdquoContentldquo zu gewaumlhren
bull Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und haumlufig die groumlszligte Herausforderung fuumlr die Fachabteilung bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte
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Wir unterstuumltzen Sie gerne - IQDoQ GmbH
bull HyperDoc maszliggeschneiderte ECM-Loumlsungen
bull IQAkten digitale Akten ndash ready to use
bull IQAkte Vertrag
bull IQAkte Personal
bull Weitere Informationen
bull Frank Ruumlttger kontaktiqakte-vertragde
bull wwwIQAkte-Vertragde
Seit uumlber 25 Jahren Ihr Spezialist fuumlr Akten- und Dokumentenloumlsungen
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Vielen Dank fuumlr Ihr Interesse
Weitere Informationen unter wwwecm-navigatorde
und wwwecmtodayde
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Bestandsaktenerfassung III
Dienstleister Rechtsabteilung extern
vor Ort
Wer digitalisiert die Papierakten
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Nutzenaspekte
bull Einfache Verwaltung
bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen
bull Fachabteilungen koumlnnen jederzeit auf bdquoihreldquo Vertragsdaten zugreifen
bull Schnellere Prozesse
bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe
bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)
bull Mehr Sicherheit
bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo
bull Risikomanagement und Compliance verbessert
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bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen
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