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TRANSCRIPT
La modernisation de
l’état civil
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Julie LesuisseJuriste
Chef du service état civil de la Ville de Bruxelles
Aperçu Contexte de la modernisation
Objectifs de la loi
La BAEC
Le sort des actes établis avant le 1er janvier 2019
Les actes de l’état civil à partir du 1er janvier 2019
La délivrance des actes
Focus sur les différents actes
La modification d’un acte de l’état civil
Synthèse de la modernisation
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Contexte de la
modernisation
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Contexte La législation concernant l’état civil en Belgique trouve son
origine dans les codes napoléoniens – 19ème siècle.
Archaïsme et lourdeur des procédures:
Registres tenus en format papier
Registres tenus en double
Mentions marginales écrites à la main
Numérotation des pages
Stricte immobilité des registres
Transcriptions intégrales de jugements / actes par un agent
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Contexte Constat du gouvernement: il faut moderniser l’état
civil pour être conforme au 21ème siècle
Sujet à l’agenda du gouvernement depuis dix ans
Commissions diverses pour la préparation de ce changement radical avec la participation des acteurs de terrain
Loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges qui entrera en vigueur le 1er janvier 2019.
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Objectifs de la loi
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Objectifs de la loi Coordination des textes concernant l’état civil dans un
nouveau Code Civil
Simplification des procédures
Amélioration de l’efficacité des services de l’état civil
Facilité d’utilisation et d’accès pour les citoyens et les
officiers de l’état civil
Centralisation des données de l’état civil
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La BAEC
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Généralités
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La BAEC Banque de données d’actes de l’état civil
Centralisation au niveau national de tous les registres
d’actes de l’état civil établis en Belgique par les
différentes communes
Les Officiers de l’état civil restent seuls compétents et
responsables pour les actes qu’ils établissent
Source authentique pour tous les actes établis après l'entrée
en vigueur de la loi du 18 juin 2018 et pour les données
qu'ils contiennent.
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La BAEC Sont enregistrés dans la BAEC :
tous les actes de l'état civil établis sous forme dématérialisée, les modifications des actes de l'état civil, les mentions aux actes de l'état civil et les annexes requises par la loi, pour autant que ceux-ci ne soient pas disponibles auprès d'une autre source authentique;
toutes les mises à jour administratives des actes de l'état civil depuis l'entrée en vigueur de la loi du 18 juin 2018;
les métadonnées et les copies dématérialisées des actes de l'état civil enregistrés par les communes et les consulats belges qui ont été établis sur papier avant l'entrée en vigueur de la loi du 18 juin;
Les métadonnées et les copies dématérialisées des actes et décisions judiciaires d'état civil étrangers enregistrés, refusés ou reconnus en application de l'article 31 du Code de droit international privé.
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La BAECLa BAEC a pour mission :
d'assister les officiers de l'état civil et les agents consulaires dans l'exercice de leurs missions légales en matière d'établissement et de tenue à jour des actes et des registres de l'état civil;
de garantir en tant que source authentique le stockage, la conservation et la mise à disposition de tous les actes de l'état civil repris dans la BAEC, sans porter atteinte aux missions légales du Registre national en tant que source authentique des données d'identification des personnes physiques;
d'assurer un service aux citoyens, quel que soit l'endroit où ils se trouvent;
de simplifier les procédures administratives via l'obligation de réutilisation des actes et des données disponibles dans la BAEC;
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La BAEC d'assister l'ordre judiciaire dans l'exercice de ses missions;
de prévoir un contrôle central et uniforme au niveau de l'établissement et de la conservation des actes, ainsi que de la délivrance d'extraits et de copies de ceux-ci;
de permettre l'application des traités et accords internationaux en matière d'état civil;
de permettre l'établissement de statistiques globales et anonymes relatives à l'état civil;
d'assurer la conservation des actes de l'état civil jusqu'au moment de leur transfert aux Archives générales du Royaume;
de prévoir une mise à jour simultanée des données du Registre national sur la base des données répertoriées dans la BAEC.
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La BAEC
La
BAEC
Le registre
national
SPF Intérieur
SPF Justice Le Comité
de gestion
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La BAEC Le Registre National reste la source primaire
authentique pour le stockage et la mise à jour des données personnelles
Le SPF Intérieur est responsable de la gestion opérationnelle et technique de la BAEC qui est créée pour le compte du SPF Justice
Le SPF Justice est
Compétent pour la matière de l’état civil
Responsable de la gestion des données personnelles dans la BAEC
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La BAEC Le comité de gestion assure l'organisation et la gestion de la BAEC et détermine les
mesures nécessaires pour garantir le caractère immuable, la confidentialité et la conservation des actes de l'état civil contenus dans la BAEC.
Composition du comité de gestion est la suivante :
neuf représentants des autorités communales;
deux représentants du Service Public Fédéral Justice;
un représentant du Collège du ministère public;
un représentant du Collège des cours et tribunaux;
deux représentants du Service Public Fédéral Intérieur;
un représentant du Service Public Fédéral Affaires étrangères;
un représentant des Archives générales du Royaume.
La présidence du comité de gestion est assurée par un représentant des autorités communales.
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L’accès à la BAEC
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L’accès à la BAEC
Les données de la BAEC peuvent être communiquées ou sont directement accessibles aux personnes, autorités ou institutions suivantes :
Avec uniquement un droit de lecture:
les personnes visées par l'acte ou les actes, pour les actes qui les concernent, ou leur avocat;
les parquets, dans l'exercice de leurs fonctions;
les autorités publiques, les organismes d'intérêt public et les organismes d'intérêt général dans la mesure où il est nécessaire de produire des données des actes de l'état civil dans l'exercice de leurs missions légales.
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L’accès à la BAEC Avec un droit de lecture et d’écriture:
les officiers de l'état civil et les fonctionnaires habilités par ces derniers dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales;
les agents consulaires dans le cadre de l'exercice de leurs mis ns légales;
les magistrats, auprès des juridictions et leurs greffes dans l'exercice de leurs fonctions;
les fonctionnaires du Service Changement de nom, de l'Autorité centrale fédérale Adoption et de l'Autorité Centrale de l'état civil du Service Public Fédéral Justice dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales;
les notaires, dans l'exercice de leurs fonctions;
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L’accès à la BAEC La modification de l'enregistrement du sexe dans les actes peut être
consultée uniquement par les personnes, les autorités et les organismes publics pour autant qu'il est démontré que cette consultation est nécessaire pour des motifs en lien avec l'état de la personne
Le Roi
détermine, après avoir sollicité l'avis de l'Autorité de protection des données, la manière dont les actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques.
peut, sur proposition du comité de gestion et après avis de l'Autorité de protection des données, désigner d'autres catégories de personnes, d'autorités ou d'institutions qui peuvent avoir accès à la BAEC aux
conditions qu'il a déterminées.
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L’accès à la BAEC Les autorités, institutions et personnes habilitées à
consulter les données de la BAEC, à l'exception des personnes visées par l'acte ou les actes, pour les actes qui les concernent, ou leur avocat ne sont plus autorisées à demander les données en question par l'intermédiaire de la personne concernée, d'une administration locale ou par toute autre voie possible.
Quiconque participe, en quelque qualité que ce soit, à la collecte, au traitement ou à la communication des données visées à l'article 71 ou quiconque a connaissance de ces données doit en respecter le caractère confidentiel. L'article 458 du Code pénal leur est applicable.
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En pratique
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En pratique Tous les actes de toutes les communes sont établis
dans un registre central: plus de registre communal.
Accès aux actes partout en Belgique.
Plus besoin de délivrer des copies d’actes pour toutes
les instances qui ont un droit d’accès à la BAEC.
Pour les recherches généalogiques, un AR prévoira
l’accès à la BAEC.
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Le sort des actes établis
avant le 1er janvier 2019
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Les anciens actes Les actes d’état civil établis avant le 1er janvier 2019 vont devoir être migrés
dans la BAEC.
La migration signifie le chargement de ces actes dans la BAEC sous format électronique afin qu’il soit disponible et susceptible du même traitement qu’un nouvel acte.
A partir du du 1er janvier 2019, il ne sera plus autorisé de délivrer des copies conformes ou des extraits issus des registres papier ou d'actualiser les actes papier. Obligation de migrer les actes suivants:
les actes qui nécessitent l'enregistrement d'une actualisation après le 01/01/2019 (p. ex. un divorce sur un acte de mariage ou une correction sur un acte de naissance) ;
les actes dont le contenu doit pouvoir être consulté sur écran ;
les actes dont un extrait est demandé après le 01/01/2019 ;
les actes dont une copie conforme est demandée après le 01/01/2019.
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Les anciens actes Il y a trois types de migration:
Migration métadonnées actualisées de l'acte, en ce compris les numéros d'identification des intéressés (l'enfant et les parents pour l'acte de naissance, les époux pour l'acte de mariage, la personne décédée pour l'acte de décès).
Des extraits pourront être délivrés. Migration à l'aide du type de validation « Extrait ».
Migration d’une image actualisée de l'acte (scan ou pdf de Saphir) et la complète avec les métadonnées (actualisées) minimales nécessaires à la recherche dans la BAEC, en ce compris les numéros d'identification des principaux intéressés (enfant pour l'acte de naissance, époux pour l'acte de mariage, personne décédée pour l'acte de décès).
Des copies conformes pourront être délivrés. Les copies conformes des actes migrés sont toujours basées sur l'image de l'acte enregistrée en annexe dans la BAEC. Les métadonnées ne servent qu'à la recherche de l'acte migré dans la BAEC. La commune peut migrer à l'aide du type de validation « Copie conforme ».
La commune migre les métadonnées actualisées de l'acte, en ce compris les numéros d'identification des intéressés et charge une image actualisée de l'acte.
Des extraits et des copies conformes de l'acte migré peuvent être délivrées depuis la BAEC. La migration est complète. La commune peut migrer à l'aide des types de validation « Extrait » et « Copie conforme ».
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Les anciens actes La migration peut se faire :
Par lots;
Au cas par cas.
Importance des métadonnées pour le lien avec le
registre national (qui permet d’obtenir les numéros
d’identification).
Cf. FAQ sur la migration dans la farde de
documentation.
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Les actes de l’état civil à
partir du 1er janvier 2019
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Généralités
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Généralités Les actes de l'état civil sont des actes authentiques.
A partir du premier janvier 2019, sauf exceptions
prévues par la loi, les actes de l'état civil sont établis
sous forme dématérialisée dans la BAEC.
Ils sont conservés au moyen d'un service d'archivage
électronique qualifié.
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Compétences de
l’Officier de l’état civil
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Compétences de
l’Officier de l’état civil Le collège des bourgmestre et échevins est compétent pour la gestion
de l'état civil.
Le bourgmestre, ou l'échevin (ou les échevins en cas d’existence d’organes intracommunaux) désigné(s) à cet effet par le collège, remplit la tâche d'officier de l'état civil.
En cas d'empêchement de l'officier de l'état civil, celui-ci est remplacé temporairement par le bourgmestre, un échevin ou un membre du conseil dans leur ordre de nomination respectifs.
L'officier de l'état civil peut octroyer une autorisation spéciale écrite à un ou plusieurs agents de l'administration communale pour toutes les tâches relatives à l'établissement d'actes de l'état civil, en ce compris la délivrance des copies et d'extraits d'actes. Cette autorisation n'est pas possible pour l'établissement de l'acte de mariage.
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Compétences de l’Officier
de l’état civil L’officier de l’état civil compétent, sauf dans le cas où
la loi le prévoit autrement, est :
du lieu d'inscription au registre de la population, au
registre des étrangers ou au registre d'attente de
l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux; ou à
défaut,
de la résidence actuelle de l'intéressé, des intéressés ou
de l'un d'entre eux; ou à défaut,
de Bruxelles.
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Compétences de l’Officier
de l’état civil Cas où la compétence de l’état civil n’est pas celle de
droit commun :
Acte de naissance (lieu de naissance)
Acte de mariage (lieu du mariage)
Acte de décès (lieu du décès)
Rectification de l’acte? La question est ouverte.
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Compétences de
l’Officier de l’état civil L'officier de l'état civil ou son délégué ne peut pas
établir un acte de l'état civil qui se rapporte:
à lui-même,
son époux ou épouse,
son cohabitant légal,
ses ascendants,
ses descendants
ses parents collatéraux jusqu'au deuxième degré (donc,
frères et sœurs).
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Responsabilités de
l’Officier de l’état civil
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Responsabilités de l’OE L'officier de l'état civil est responsable des actes de
l'état civil qu'il a établis, rectifiés ou modifiés.
En cas de doute sérieux quant à l'établissement des actes de l'état civil, l'officier de l'état civil peut demander au procureur du Roi de rendre un avis en la matière.
L’Officier de l'état civil est civilement responsable du non-respect des prescriptions imposées dans le cadre de sa fonction, sauf s'il y a recours contre les personnes qui l'ont empêché de suivre ces prescriptions, pour autant que celui-ci soit fondé.
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Responsabilités de l’OE Toute altération illicite et tout faux dans les actes de l'état civil,
donnent lieu à des dommages et intérêts aux parties, sans préjudice des peines prévues dans le Code pénal.
Le procureur du Roi près le tribunal de première instance de l'arrondissement judiciaire auquel appartient la commune de l'officier de l'état civil qui a établi l'acte vérifie le respect des dispositions relatives aux actes de l'état civil. L'officier de l'état civil l'informe sans délai de toute erreur ou irrégularité qu'il constate. Le procureur du Roi recherche et poursuit les infractions commises par l'officier de l'état civil dans l'exercice de ses fonctions. Le Collège des procureurs généraux peut arrêter des directives précisant les modalités de contrôle visées à l'alinéa 1er. Ces directives sont contraignantes pour tous les membres du ministère public. Les procureurs généraux près les cours d'appel veillent à l'exécution de ces directives au sein de leur ressort.
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La force probante des
actes
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La force probante des
actes Les actes enregistrés dans la BAEC après l'entrée en
vigueur de la loi du 18 juin 2018, ainsi que leurs copies et
extraits, font foi jusqu'à inscription de faux en écriture.
Les actes de l'état civil enregistrés dans la BAEC sous
forme dématérialisée sur la base d'actes établis sur papier
avant l'entrée en vigueur de la loi du 18 juin font foi jusqu'à
preuve du contraire. Les actes originaux sur papier font foi
jusqu'à inscription de faux en écriture. En cas de
discordance entre un acte original sur papier et le même
acte enregistré sous forme dématérilalisée dans la BAEC,
l'acte original sur papier a priorité sur ce dernier.
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La force probante des
actes Les actes de l'état civil enregistrés dans la BAEC sous forme
dématérialisée sur la base des procès-verbaux établis sur papier, visés aux articles 14, alinéa 4, 47 et 57, font foi jusqu'à preuve du contraire. Les procès-verbaux originaux sur papier, visés aux articles 14, alinéa 4, 47 et 57, font foi jusqu'à inscription de faux en écriture.
Si un acte de l'état civil a été détruit ou perdu, l'acte peut être remplacé conformément à l'article 35. La preuve de la destruction ou de la perte et du contenu de l'acte peut être reçue par des écrits, d'autres sources authentiques ou par des témoins.
Toute personne peut produire l'acte supplétif de l'état civil devant toute autorité requérante, s'il prouve qu'il demeure impossible de se procurer l'acte de l'état civil, et pour autant que l'exactitude des données qu'il contient ne soit pas réfutée.
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L’établissement des actes
de l’état civil
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L’établissement des actes
d’état civil Les personnes concernées par l'acte ou participant à
son élaboration doivent communiquer à l'officier de
l'état civil toutes les informations dont ce dernier a
besoin pour établir l'acte, pour autant que ces
informations ne soient pas disponibles dans une autre source
authentique.
L'officier de l'état civil peut donner lecture de l'acte. Il
donne en tout cas lecture de l'acte à la demande d'une
des parties comparantes.
Il lit également l’acte si les intéressés sont illettrés.
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L’établissement des actes
d’état civil La procuration
Exception faite pour les actes de mariage, les parties
intéressées peuvent se faire représenter pour tous les actes par
un fondé de procuration spéciale et authentique. La
procuration est jointe en annexe dans la BAEC.
Donc, possibilité d’établir des actes de reconnaissance sur
base d’une procuration spéciale et authentique.
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L’établissement des actes
d’état civil Quid en cas de panne de la BAEC?
Si en raison de circonstances exceptionnelles, il est
impossible d'établir un acte sous forme dématérialisée,
l'officier de l'état civil établit un procès-verbal. Dès que
possible, l'officier de l'état civil établit un acte sous
forme dématérialisée. Le procès-verbal est joint en
annexe dans la BAEC. Le procès-verbal établi sur
papier est conservé par l'officier de l'état civil qui a
établi l'acte, jusqu'au moment du transfert du procès-
verbal aux Archives générales du Royaume.
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Forme et contenu de
l’acte d’état civil
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Forme et contenu Forme:
Format électronique
Modèle unique pour toute la Belgique
Style documentaire
Contenu:
Uniquement les mentions prévues par la loi
Pas d’abréviation
Dates en chiffres
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Forme et contenu Contenu prévu par la loi
le nom, le prénom et la signature de l'officier de l'état civil ou de l'agent habilité, qui a établi l'acte;
la date de l'établissement de l'acte;
le lieu de l'établissement de l'acte;
le numéro de l'acte (voir plus loin);
le cas échéant, la mention de la base sur laquelle l'acte est établi (décision judiciaire, procès verbal, arrêté royal, acte ou décision étrangers) (voir plus loin)
La base sur laquelle l'acte est établi, est enregistrée comme annexe dans la BAEC.
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Forme et contenuLe numéro de l’acte
Chaque acte électronique enregistré dans la BAEC reçoit automatiquement un numéro unique, qui est attribué par la BAEC qui est composé de 14 chiffres selon la structure suivante : « aaaa – xxxx-xxxx – cc ».
Le « aaaa » correspond à l'année de création du projet d'acte dans la BAEC. Ce numéro ne correspond pas nécessairement à l'année de signature de l'acte. Le numéro est en effet attribué lors de la première sauvegarde du projet dans la BAEC et non au moment de la signature. Pour ce qui est des actes migrés, la numérotation commencera à partir de « 1111 » et sera ensuite poursuivie.
Le« xxxx-xxxx » représente un numéro d'ordre continu au sein de la BAEC. En théorie, il est donc possible d'établir 99 999 999 actes par an.
« cc » correspond au chiffre de contrôle (modulo 97) calculé sur tous les chiffres précédents.
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Forme et contenuLa base des actes d’état civil
Elle peut être:
Un fait (exemple: une naissance, un mariage, une mort),
une décision judiciaire (exemple: un jugement tenant lieu d’acte de naissance),
un procès verbal (exemple: enfant trouvé),
un arrêté royal (exemple: changement de nom),
un acte étranger (exemple: acte de naissance étranger),
une décision judiciaire ou administrative étrangère (exemple: changement de nom).
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Forme et contenuL’identification des personnes
Les personnes auxquelles l'acte se rapporte, sont
identifiées à l'aide:
du numéro de registre national,
à défaut de celui-ci, du numéro bis.
Le numéro d'identification ne fait pas partie de l'acte
de l'état civil.
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Les annexes aux actes
d’état civil
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Les annexes Les annexes requises par la loi ne sont jointes aux actes
de l'état civil auxquels elles se rapportent, dans la
BAEC que lorsque la loi le mentionne explicitement et
pour autant qu'elles ne soient pas disponibles auprès d'une
autre source authentique.
Si les parties ont remis des annexes à l'officier de l'état
civil, les originaux de ces annexes leurs sont remis.
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La signature des actes
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La signature des actes L'officier de l'état civil signe les actes établis ou modifiés
par lui à moins que la loi n'en dispose autrement. Cette
signature est soit une signature manuscrite soit une
signature électronique qualifiée.
Par la signature des actes, l'officier de l'état civil garantit :
l'association correcte de ces actes avec les actes auxquels ils
se rapportent, de la personne concernée ou, le cas échéant,
de ses descendants jusqu'au premier degré, et
la modification des actes de la personne concernée ou, le cas
échéant, de ses descendants jusqu'au premier degré auxquels
ces actes se rapportent, à moins que la loi n'en dispose
autrement.
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La signature des actes Les intéressés ne signent donc plus les actes d’état civil qui
les concernent.
Seul l’officier de l’état civil les signe, de manière
électronique.
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La délivrance des actes
de l’état civil
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La délivrance des actes
de l’état civil Tant des copies que des extraits des actes de l'état civil peuvent être délivrés.
Un extrait mentionne les données actuelles de l'acte sans l'historique de l'état de la personne que l'acte concerne.
Une copie mentionne les données originales de l'acte et l'historique de l'état de la personne que l'acte concerne. Les copies mentionnent, le cas échéant, la base sur laquelle l'acte est établi.
Toute personne a droit à un extrait ou une copie d'actes de plus de cent ans.
La personne que l'acte concerne, son époux ou son épouse, son cohabitant légal, son représentant légal, ses ascendants ou ses descendants, ses héritiers, leur notaire et leur avocat ont droit à un extrait ou une copie d'actes de moins de cent ans.
Pour les actes concernant un transgenre, le droit à une copie est limité à la personne que l'acte concerne, son représentant légal, ses héritiers, leur notaire et leur avocat.
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La délivrance des actes
de l’état civil Plus de possibilité pour un tiers d’obtenir un extrait
sans filiation sans autorisation (sauf ceux mentionnés
dans la loi comme les services publics).
Principe de l’acte inverse au principe actuel: situation
finale v/s historique.
Le Roi règlera la question des généalogistes.
Le Roi détermine par qui des copies et extraits
d'actes de plus de 100 ans peuvent être délivrés et
leur mode de délivrance.
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La délivrance des actes
de l’état civil Les extraits et les copies sont délivrés par l'officier de l'état civil à qui
la demande a été adressée ou par voie électronique via la BAEC.
Les extraits et des copies lors de la délivrance sont pourvus d'un cachet électronique.
Les extraits et les copies destinés à être utilisés à l'étranger sont, pour autant que cela soit exigé, légalisés par le ministre des Affaires étrangères ou le fonctionnaire délégué par lui.
Les extraits et les copies mentionnent les données prévues dans les modèles fixés à cet effet par le Roi.
Les extraits et les copies mentionnent la date de délivrance et sont authentifiés par le sceau électronique de la BAEC.
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La délivrance des actes
de l’état civil Quid des anciens actes?
Une copie d'un acte prend la forme d'une impression de l'acte original enregistré dans la BAEC sous forme dématérialisée avec les mentions marginales y apportées et les métadonnées des modifications de cet acte après l'entrée en vigueur de cette loi.
Les extraits sont délivrés de la même manière que pour les actes établis après l'entrée en vigueur de cette loi.
Lorsque l'extrait ou la copie délivrés sur la base d'un acte établi sur papier avant l'entrée en vigueur de la présente loi n'est pas accepté ou lorsqu'il est contesté pour l'usage auquel il est destiné, un extrait ou une copie est délivré sur la base du registre papier accompagné des mises à jour de l'acte dans la BAEC.
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Focus sur les différents
actes
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Les actes de naissance
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Les actes de naissance L’acte de naissance énonce:
Concernant l’enfant:
La date de naissance, le lieu de la naissance, l'heure de la naissance, le sexe, son nom et ses prénoms de l'enfant,
en cas d’absence de déclaration ou d’enfant trouvé, les données disponibles au moment de l'établissement de l'acte;
Concernant les parents:
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la mère et du père, si la filiation paternelle est établie, ou de la coparente, si la filiation à l'égard de celle-ci est établie;
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Les actes de naissance Autres mentions éventuelles:
le numéro d'acte de l'acte de reconnaissance prénatale
la reconnaissance par le père ou la coparente, en
mentionnant :
le consentement des personnes visées à l'article 329bis;
le nom et les prénoms du représentant légal de l'enfant
lorsqu'il a consenti à la reconnaissance;
la date, le lieu et l'autorité où le consentement a été donné,
ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification
de la décision judiciaire passée en force de chose jugée dans
laquelle le consentement a été constaté.
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Les actes de naissance Les actes de naissance portent donc soit:
Sur une naissance en Belgique;
Sur une naissance à l’étranger – acte de naissance étranger à introduire dans la BAEC.
Plus de mention du déclarant.
Plus de signature du déclarant.
Pas d’obstacle ou de mesures particulières pour les déclarations en maternité.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit l’encoder.
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Les actes de naissanceQuid en cas de déclaration tardive?
L’officier de l’état civil établit l’acte de naissance sur
base des informations dont il dispose.
Le délégué de la maternité ne doit plus signer les actes.
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Les actes de
reconnaissance prénatale
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Les actes de
reconnaissance prénatale L'acte de reconnaissance prénatale mentionne :
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la mère;
le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et la qualité de l'auteur de la reconnaissance;
le consentement de la mère, en mentionnant la date, le lieu et l'autorité devant laquelle le consentement a été donné, ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification de la décision judiciaire dans laquelle le consentement a été constaté. La décision judiciaire est jointe en annexe dans la BAEC.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit l’encoder.
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Les actes de
reconnaissance
postnatale70
Actes de reconnaissance
postnatale L'acte de reconnaissance mentionne :
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'enfant;
le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et, le cas échéant, la date du décès et le lieu de décès du parent à l'égard de qui le lien de filiation a déjà été établi avant la reconnaissance;
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance et la qualité de l'auteur de la reconnaissance;
le cas échéant, le consentement des personnes visées à l'article 329bis, ou la décision judiciaire passée en force de chose jugée par laquelle le consentement de substitution ou l'autorisation de reconnaissance a été constaté, en mentionnant : a) le nom et les prénoms du représentant légal de l'enfant lorsqu'il a consenti à la reconnaissance; b) la date, le lieu et l'autorité devant laquelle le consentement a été donné, ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification de la décision judiciaire passée en force de chose jugée par laquelle le consentement de substitution ou l'autorisation de reconnaissance, a été constaté;
71
Actes de reconnaissance
postnatale
le cas échéant, le nouveau nom et la déclaration de
choix de nom par le père ou la coparente, et la mère;
le cas échéant, le nouveau prénom;
le cas échéant, le fait que les personnes visées à l'article
329bis, § 3, n'ont pas consenti
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte
d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit
l’encoder.
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Les actes de déclaration
de choix de nom
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Déclaration de choix de
nom L'acte de déclaration de choix de nom mentionne :
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'enfant ou les enfants auxquels l'acte se rapporte;
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la mère et du père ou de la coparente;
la déclaration du choix de nom par les parents et le nouveau nom de l'enfant ou des enfants;
la base légale de la déclaration sur la base de laquelle l'acte est établi.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit l’encoder.
74
Les actes de modification
de l’enregistrement du
sexe
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Modification de
l’enregistrement du sexe
L'acte de modification de l'enregistrement du sexe
mentionne :
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de
naissance de l'intéressé;
le nouveau sexe de l'intéressé.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte
d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit
l’encoder.
76
Les actes de mariage
77
Les actes de mariage L'acte de mariage mentionne :
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de
naissance des époux;
la date de mariage;
le nom choisi par un époux après la célébration du
mariage, conformément au droit de l'Etat dont il a la
nationalité;
le cas échéant, le nom, les prénoms, la date de
naissance et le lieu de naissance des témoins.
78
Les actes de mariage La filiation des époux n’est plus mentionnée.
Sont annexées à la BAEC:
Les pièces d’identité;
Les preuves de nationalités;
Les actes de notoriété;
Les déclarations sur l’honneur.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte
d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit
l’encoder.
79
Les actes de mariage Plus de signature de registre (mais la loi n’interdit pas
un livre de cérémonie);
Plus de carnet de mariage obligatoire;
Plus de lecture de l’acte de mariage (mais bien des
droits et obligations – cela ne change pas).
80
Les actes de décès
81
Les actes de décès L'officier de l'état civil du lieu du décès établit sans délai un acte
de décès, dès qu'une attestation de décès établie par le médecin qui a constaté le décès lui est soumise.
L’acte de décès mentionne :
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la personne décédée, ou, s'il s'agit d'une personne inconnue, les données disponibles au moment de l'établissement de l'acte;
le lieu, la date et l'heure du décès ou de la découverte du corps sans vie.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit l’encoder.
82
Les actes de décès Officier de l’état civil du lieu du décès est compétent.
Plus de mention du déclarant qui ne signe plus.
Les avis de décès électroniques sont reconnus légalement.
Plus de mention de l’époux du défunt.
L’article 80 CC actuel est supprimé (En cas de décès dans des hôpitaux, prisons ou autres établissements publics, les supérieurs, directeurs, administrateurs et responsables de ces établissements seront tenus d'en donner avis, dans les vingt-quatre heures, à l'officier de l'état civil. Celui-ci en dressera l'acte conformément aux articles 78 et 79.)
Les pompes funèbres ne peuvent plus avoir d’extraits.
83
Les actes de décès En cas de décès d'une personne inconnue, l'officier de
l'état civil établit un procès-verbal qui mentionne
toutes les informations qu'il a pu recueillir au sujet de
la personne décédée.
Le procès-verbal est joint en annexe à l'acte de décès
dans la BAEC.
84
Les actes de l’enfant sans
vie
85
Les actes de l’enfant sans
vie L'acte d'enfant sans vie mentionne :
la date, le lieu, l'heure de l'accouchement et le sexe de
l'enfant;
les prénoms de l'enfant, si leur mention est demandée;
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de la
naissance de la mère;
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de
naissance du père ou de la coparente qui est marié(e) avec la
mère ou qui a fait une reconnaissance prénatale, ou, à sa
demande, et avec l'autorisation de la mère, le nom et les
prénoms du père ou de la coparente non marié(e) avec la
mère et qui n'a pas reconnu l'enfant conçu.
86
Les actes de changement
de prénom
87
Les actes de changement
de prénom L'acte de changement de prénom mentionne :
le nom, le ou les prénoms, la date de naissance et le lieu
de naissance de l'intéressé;
le ou les nouveaux prénoms de l'intéressé.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte
d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit
l’encoder.
88
Les actes de changement
de nom
89
Les actes de changement
de nom L'acte de changement de nom mentionne :
la date de la demande;
le nom et les prénoms de l'intéressé;
le nouveau nom de l'intéressé.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte
d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit
l’encoder.
90
Les actes de divorce
91
Les actes de divorce L'acte de divorce mentionne :
le numéro d'acte de l'acte de mariage;
le nom et les prénoms des personnes divorcées.
Utilisé dans les cas suivants:
Divorce belge d’un mariage célébré à l’étranger qui n’est
pas encore dans la BAEC
Divorce étranger d’un mariage célébré en Belgique
Commune de résidence
92
Les actes d’adoption
93
Les actes d’adoption L'acte d'adoption (internationale comme nationale) mentionne :
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance des adoptants;
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'adopté;
le nouveau nom et, le cas échéant, le nouveau prénom de l'adopté après l'adoption;
la sorte d'adoption : adoption simple ou plénière;
le cas échéant, la date de la reconnaissance de l'adoption étrangère par l'autorité centrale fédérale.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit l’encoder.
94
Les actes de nationalité
belge
95
Les actes de nationalité
belge Les actes de nationalité visés aux articles 15 et 22, § 4,
du Code de la nationalité belge, mentionnent :
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de
naissance de la personne à laquelle l'acte se rapporte;
la base légale de la déclaration sur la base de laquelle
l'acte est établi;
en cas d'attribution de nationalité sur la base des
articles 8, § 1er, 2°, b), 9, 2°, b), et 11bis du Code de la
nationalité belge, le nom, les prénoms, la date de
naissance et le lieu de naissance du déclarant ou des
déclarants.
96
Les actes de nationalité
belge L'acte de déchéance de la nationalité belge mentionne
le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de
naissance de la personne à laquelle l'acte se rapporte.
A noter que si l’Officier de l’Etat civil reçoit un acte
d’état civil qui n’est pas encore dans la BAEC, il doit
l’encoder.
97
Les actes établis sur base
d’un acte étranger
98
Les actes établis sur la
base d’un acte étranger Chaque belge, ou son représentant légal, peut demander à
l'officier de l'état civil d'établir un acte de l'état civil sur la base d'un acte de l'état civil étranger qui le concerne.
La demande peut être adressée soit à l'officier de l'état civil de son lieu d'inscription dans le registre de la population, dans le registre des étrangers ou dans le registre d'attente, ou, à défaut, de son lieu de dernière inscription dans un de ces registres, ou, à défaut, de Bruxelles.
Le Procureur du Roi peut également en faire la demande.
L'officier de l'état civil établit un acte si un acte de l'état civil étranger lui est présenté lors de l'établissement d'un acte de l'état civil.
99
Les actes établis sur la
base d’un acte étranger L'acte de l'état civil sur la base d'un acte étranger
mentionne uniquement les données telles que prévues
par le Code civil (plus de transcription littérale).
Cet acte mentionne, le cas échéant, les données de
l'acte étranger.
Une copie de l'acte étranger ainsi que, le cas échéant,
sa traduction jurée, est enregistrée en tant qu'annexe
dans la BAEC.
100
Les actes établis sur la
base d’un acte étranger L’Officier de l’état civil doit établir un acte belge sur la
base d’un acte étranger:
À la demande de tout belge ou de son représentant
légal;
Si un acte étranger lui est remis lors de l’établissement
d’un autre acte par toute personne inscrite en Belgique.
Application des règles de reconnaissance des actes
étrangers.
Complexité de la tâche (quantité et qualité) et utilité
d’une autorité centrale d’analyse des actes étrangers.
101
Les actes établis sur base
d’une décision étrangère
102
Les actes établis sur base
d’une décision étrangère L'officier de l'état civil établit un acte de l'état civil sur
la base d'une décision judiciaire étrangère coulée en
force de chose jugée ou d'une décision administrative
étrangère qui est définitive, pour autant que celle-ci
entraîne une modification de l'état de la personne et
que l'état ne peut pas être modifié sur la base d'un acte
de l'état civil
Une copie de la décision judiciaire étrangère ou de la
décision administrative étrangère ainsi que, le cas
échéant, sa traduction jurée, est enregistrée en tant
qu'annexe dans la BAEC.
103
La modification d’un
acte de l’état civil
104
Généralités
105
Généralités Un acte d’état civil peut être modifié:
Par un autre acte d’état civil
Par une décision judiciaire ou administrative
Par un changement de nom patronymique
Suite à une rectification.
106
Généralités
107
Actes belges et actes et décisions
étrangers
Décisions judiciaires
belges
Changements
de nom belge
Reconnaissance adoption étrangère
OE
Greffier
Spf
justice
Autorité
centrale
L’OE établit l’acte et fait le
lien avec l’acte de base
dans la BAEC
L’OE établit un acte
rectificatif = une nouvelle
version de l’acte
La BAEC établit une mention + fait un lien automatique avec
l’acte de base et le signe automatiquement avec un
timbre
L’OE établit l’acte et fait le
lien avec l’acte de base
dans la BAEC
Erreur matérielle
Envoi de la décision à l’OE via la
BAEC
Envoi de la décision à l’OE via la
BAEC
Envoi de la décision à l’OE via la
BAEC
Examen du fond par OEPas d’examen du fond
Mention basée sur un
acte
108
Mention basée sur un
acte Les mentions marginales n’existent plus.
Lorsqu’un acte est établi qui se rapporte à un acte
préexistant dans la BAEC, le lien est fait dans la
BAEC de façon électronique.
Exemples d’actes qui peuvent modifier un autre acte:
Un acte d’état civil belge
Un acte de reconnaissance post-natale sera lié dans la
BAEC à l’acte de naissance correspondant. Si l’enfant
est né à l’étranger, il faudra d’abord encoder l’acte de
naissance dans la BAEC.
109
Mention basée sur un
acte Un acte d’état civil étranger
Un acte de reconnaissance établi à l’étranger. L’acte de
reconnaissance sera encodé dans la BAEC, l’acte
étranger mis en annexe et l’acte de reconnaissance belge
lié à l’acte de naissance.
Un jugement étranger
Un divorce étranger d’un mariage belge. Le divorce sera
encodé dans la BAEC, le document en annexe et lié à
l’acte de mariage.
110
Mention basée sur un
jugement
111
Jugement qui ne porte
pas sur la filiation ou
l’acte112
Jugement pas relatif à la
filiation ou l’acte La plupart des mentions résultant d’un jugement qui
ne porte pas sur la filiation ou sur l’acte (eabsence,
décès, divorce) sont établies et associées
automatiquement par la BAEC aux actes auxquelles
elles se rapportent, sous la responsabilité du comité de
gestion.
La mention est signée au moyen d'un cachet
électronique.
L’Officier de l’état civil recevra simplement un avis qui
l’avertira de la modification de l’acte.
113
Jugement pas relatif à la
filiation ou l’acte Il est cependant toujours obligatoire pour l’Officier de l’état civil
d’établir des actes basés sur des jugements dans certains cas.
Pour les jugements de divorce :
Divorce prononcé en Belgique d’un mariage célébré à l’étranger qui n’est pas encore dans la BAEC.
Divorce prononcé à l’étranger d’un mariage intégré dans la BAEC.
Pour les jugements de changement de nom:
Jugement belge autorisant le changement de nom basé sur un acte étranger qui n’est pas dans la BAEC.
Jugement étranger reconnu en Belgique.
114
Jugement pas relatif à la
filiation ou l’acte Les mentions comprennent alors:
la mention de son fondement;
le numéro d'acte de l'acte auquel la mention se rapporte;
dans le cas d'une autorisation de changement de nom :
la date de la demande;
le nom et les prénoms de l'intéressé;
le nouveau nom de l'intéressé.
dans le cas d'un divorce :
le numéro d'acte de l'acte de mariage;
le nom et les prénoms des personnes divorcées.
C’est l’OE qui fera le lien dans la BAEC entre les deux actes.
115
Jugement qui porte sur la
filiation ou l’acte
116
Jugement relatif à la
filiation ou l’acte Lorsqu'une décision judiciaire passée en force de
chose jugée a pour conséquence la modification d'un
ou de plusieurs actes de l'état civil, et pour autant
qu'un acte de l'état civil ne peut être établi, l'officier de
l'état civil compétent établit le ou les actes modifiés.
S'il s'agit d'une décision judiciaire belge, le greffier
transmet immédiatement les données nécessaires à
cette modification via la BAEC vers l'officier de l'état
civil compétent et joint la décision judiciaire passée en
force de chose jugée en tant qu'annexe dans la
BAEC.
117
Jugement relatif à la
filiation ou l’acte L'acte modifié mentionne :
l'instance judiciaire qui a prononcé la décision judiciaire
passée en force de chose jugée et la date du prononcé;
la nature du dispositif de la décision judiciaire, en particulier
s'il s'agit :
d'une contestation de la filiation et/ou de l'établissement
d'un lien de filiation;
d'une rectification d'un acte;
d'un changement de nom ou de prénoms.
L'officier de l'état civil signe le ou les actes modifiés.
118
Mention basée sur un
changement de nom
patronymique119
Mention basée sur un
changement de nom Les mentions liées à un changement de nom
patronymique autorisé par le SPF Justice sont établies
et associées automatiquement par la BAEC aux actes
auxquelles elles se rapportent, sous la responsabilité
du comité de gestion.
La mention est signée au moyen d'un cachet
électronique.
L’Officier de l’état civil recevra simplement un avis qui
l’avertira de la modification de l’acte.
120
Mention basée sur une
rectification de l’acte
121
Vue d’ensemble
122
Mention basée sur une
rectification de l’acte
123
Erreur matérielle (anciens art. 99 et
100 CC)
Erreur de fond et/ou nécessitant un
jugement
L’Officier de l’Etat civil peut
faire la rectification.
Le parquet n’est plus
compétent
Tribunal de la Famille
Erreur matérielle
124
Erreur matérielle L'officier de l'état civil compétent qui constate une erreur matérielle
dans un acte de l'état civil, sur la base d'un acte authentique ou d'une attestation officielle, rectifie cet acte de l'état civil.
L'officier de l'état civil vérifie si les actes qui confirment l'erreur matérielle sont disponibles dans la BAEC. Si les actes ne sont pas disponibles dans la BAEC, il invite, pour les actes établis ou transcrits en Belgique avant l'entrée en vigueur de la loi du 18 juin 2018 l'officier de l'état civil qui a établi ou transcrit l'acte à enregistrer les actes dans la BAEC.
Dans la mesure où l'officier de l'état civil ne dispose pas des attestations officielles, il les réclame lui-même auprès des instances ou établissements belges compétents. Si l'officier de l'état civil n'obtient pas les documents sur base des alinéas précédents, la personne concernée produit elle-même les actes ou les attestations officielles qui confirment l'erreur matérielle.
125
Erreur matérielle L'officier de l'état civil compétent établit l'acte ou les actes de
l'état civil modifiés à la suite de la rectification. L'acte authentique ou l'attestation officielle, sur la base desquels l'acte est rectifié, sont enregistrés en tant qu'annexe dans la BAEC.
Une erreur matérielle implique que lors de l'établissement d'un acte de l'état civil, un officier de l'état civil a enregistré par erreur dans cet acte une donnée qui ne correspond pas entièrement à la mention de cette donnée sur les actes authentiques ou les attestations officielles dont il était en possession à ce moment-là. On entend par erreur matérielle :
une faute d'orthographe ou une faute de frappe dans les noms et prénoms;
une erreur relative à la date, le lieu ou l'heure du fait juridique ou de l'acte juridique établi par l'acte.
126
Erreur matérielle L'officier de l'état civil qui rectifie un ou des actes de l'état
civil établit immédiatement le ou les actes modifiés à la suite de la rectification. L'acte modifié mentionne la rectification de l'acte.
L'officier de l'état civil signe le ou les actes modifiés et lie les actes dans la BAEC.
Plus d’intervention du Parquet.
Pas pour les actes de décès ou les rectifications de sexe : renvoi au tribunal.
Si suspicion de fraude: renvoi au tribunal (ex. erreur de translitération).
127
Erreur matérielle L’officier de l’état civil compétent est celui de la
résidence.
Attention risque de shopping!
Nécessité de modifier la loi.
128
Rectification judiciaire
129
Rectification judiciaire La personne voulant faire rectifier un acte ou faire suppléer un
acte manquant peut adresser une demande à cet effet auprès du tribunal de la famille.
Le greffier de la chambre à laquelle l'affaire a été attribuée transmet la demande au ministère public. Après la réception de l'avis du ministère public, le greffier convoque le demandeur, par pli judiciaire, afin qu'il comparaisse à l'audience fixée à cet effet par le président de la chambre.
Le greffier transmet immédiatement les données nécessaires à l'établissement résultant de la rectification de l'acte modifié ou à l'établissement de l'acte supplétif, via la BAEC et joint la décision judiciaire passée en force de chose jugée en tant qu'annexe dans la BAEC. L'officier de l'état civil compétent établit immédiatement l'acte ou les actes de l'état civil modifiés à la suite de la rectification ou établit l'acte supplétif.
130
Rectification judiciaire Lorsqu'une décision judiciaire passée en force de chose
jugée a pour conséquence la modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil, et pour autant qu'un acte de l'état civil ne peut être établi, l'officier de l'état civil compétent établit le ou les actes modifiés.
Le greffier transmet immédiatement les données nécessaires à cette modification via la BAEC vers l'officier de l'état civil compétent et joint la décision judiciaire passée en force de chose jugée en tant qu'annexe dans la BAEC. L'acte modifié mentionne :
l'instance judiciaire qui a prononcé la décision judiciaire passée en force de chose jugée et la date du prononcé;
la nature du dispositif de la décision judiciaire, en particulier qu'il s'agit d'une rectification d'un acte.
131
Rectification judiciaire
L'officier de l'état civil qui rectifie un ou des actes de
l'état civil établit immédiatement le ou les actes
modifiés à la suite de la rectification. L'acte modifié
mentionne la rectification de l'acte.
L'officier de l'état civil signe le ou les actes modifiés.
132
Synthèse de la
modernisation
133
Synthèse de la
modernisation Registre de l’état civil centralisé pour toute la
Belgique;
Actes électroniques – plus de registre papier, plus de
table;
Anciens actes doivent être migrés dans la base de
données – en bloc ou à la première demande;
Principe de la présentation de la situation actuelle de
l’acte par défaut (historique dans certains cas);
134
Synthèse de la
modernisation Signatures:
Élaboration d’un acte : que l’OE qui signe électroniquement
Délivrance d’un acte: sceau de la BAEC
Les intéressés ne signent plus
Mentions n’existent plus
Liens entre les actes dans la BAEC
Nécessité d’introduire tous les actes utilisés par l’OE dans
la BAEC
135
Synthèse de la
modernisation Plus de transcription d’actes au sens actuel du terme
Plus de transcription de jugements au sens actuel du
terme
Compétence de l’OE par défaut est fondée sur
l’inscription au RN
Création d’un comité de gestion
L’OE peut corriger lui-même les erreurs matérielles
136