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EL OFICIODefinicinEs el documento de gestin administrativa ms utilizado.Generalmente se establece relacin de institucin a institucin.Si la institucin es grande, las dependencias que la conforman pueden enviarse oficios entre ellos.Excepcionalmente, una institucin se puede dirigir a una persona.Una persona natural puede enviar un oficio a una institucin, siempre y cuando sea una respuesta a un oficio institucional. Deber consignarse Oficio sin nmero.Clases de oficiosEl oficio simple. De numeracin nica. Este documento es el oficio comn que se emite institucionalmente. Slo se elabora un ejemplar y su copia como cargo.El Oficio circular. Es un documento de numeracin nica, pero que se reproduce de manera mltiple a todas las instancias e integrantes de una institucin; vale decir, es un documento de redaccin interna.El Oficio mltiple. Es un oficio de numeracin nica as se reproduzcan muchos ejemplares, pero su emisin externa para las instituciones con la que se quiere relacionar.Estructura del OficioEncabezamientoTexto o cuerpoDespedidaEs la identificacin institucional. All van los datos ms importantes de la institucin como nombre, direccin, telfono, correoSe escribe en la parte superior y central del papel (si es grande).Si el membrete es pequeo, puede escribirse en la parte superior izquierda del papel. En este caso, el centro del membrete dar el margen para el lado izquierdo.Generalmente se manda imprimir en una imprenta.Con la modernidad, se puede configurar en la computadora para que, automticamente, aparezca al momento de imprimir un documento.MembreteEjemplos de Membrete

Nombre del AoCada ao, el estado peruano, a travs de un Decreto Supremo, nomina un ao con un nombre especfico que marque la identidad de su labor gubernativa o con el nombre de alguna efemride importante.Este ao se denomina Ao de la inversin para el desarrollo rural y la seguridad alimentaria.Debe escribirse debajo del membrete y centrado en la parte superior del papel.Lugar y FechaDebe escribirse alineada a la derecha. Si no se cuenta con computadora, debe tomarse como referencia el centro del papel hacia la derecha.La forma de fechar debe empezar con el lugar donde se emite el documento. En este caso sera: Trujillo,...En el caso de la fecha se recomienda fechar de acuerdo con las normas internacionales (mes, da y ao): Trujillo, agosto 01 de 2013. La forma anterior presentaba una cacofona o sonido discordante: Trujillo, 01 de agosto de 2013.NumeracinLa numeracin empieza el 1 de enero de cada ao y finaliza el 31 de diciembre del mismo ao.Cada entidad que emite un oficio es responsable de la numeracin consecutiva.Debe empezarse con la palabra Oficio (resaltada con mayscula, negrilla o subrayada), seguido del nmero, los dos ltimos dgitos del ao y el cargo institucional en forma creciente (de menor a mayor). Ejemplo: OFICIO N 00113/ DEEI-FE-UPAODestinatarioDebe escribirse el cargo de la persona de ms alta jerarqua de la empresa a la que nos dirigimos. No debemos escribir el nombre de la misma persona.Solo se escribe el nombre y el cargo de la persona si es que queremos dirigirnos a l en su condicin de persona natural. Ejemplos: Seor:Presidente Regional de La Libertad. Seor:Ing. Jos Murgia ZanierPresidente Regional de La LibertadDestinoEs el nombre del lugar al que remitimos el documento. Por ejemplo: Lima.Si el destino coincide con la misma ciudad de emisin, se debe escribir la palabra Ciudad.El destino debe escribirse debajo de la palabra seor del destinatario.VocativoEs la frmula de tratamiento que marcar el derrotero de todo el documento. Debe considerarse su importancia en la medida en que de l depende el tratamiento que se mantenga a lo largo del documento. Ejemplos:Estimado Seor.Excelentsimo Seor:Queridsimo Su Santidad:Dignsima Dama:Universidad Privada Antenor OrregoTrujillo

Ao de la inversin para el desarrollo rural y la seguridad alimentaria

Trujillo, junio 05 de 2013

Oficio N 001 13/ DEIC FI UPAO

Seor:Ing. Jos Murgia ZanierPresidente Regional de La LibertadCiudad.

Estimado Presidente:

Texto o cuerpoSaludoSe debe empezar saludando a la persona y a la gestin que realiza.En algunos casos se puede empezar mostrando adhesin. Ejemplos:Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle mi ms cordial saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el notable xito de su gestin.Es muy grato dirigirme a usted para saludarle y expresarle mi mayor muestra de solidaridad ante la reciente prdida ocurrida en su representada.Resulta grato para m, expresarle cordial saludo y felicitacin por la labor que desempea al frente de su representadaContenidoEs la parte donde debe escribirse el sustento o la razn de ser del documento.Se debe tener mucho cuidado con el aspecto de redaccin y la pulcritud del mismo en sus aspectos de cohesin y coherencia. El xito de un documento tiene mucho que ver con la buena redaccin del mismo. Ejemplo:El motivo de este documento es hacerle conocer que, el da 10 del presente mes, estaremos inaugurando el nuevo pabelln de Ingeniera. Adems, hemos dispuesto que en esta ceremonia de inauguracin se rinda un homenaje especial a su padre, don Atilio Murgia, uno de los ingenieros ms connotados de la ciudad; por tanto, nos permitimos invitarle a usted a este evento en condicin de padrino del referido pabelln.DespedidaEs la parte donde ratificamos la naturaleza del pedido o comunicacin y nos despedimos del destinatario. Ejemplo:Sin otro particular y seguro de contar con su aceptacin y presencia, me despido de usted, no sin antes expresarle la seguridad de mi especial consideracin y alta estima.Atentamente.Firma y post firmaLa firma es el nombre y la rbrica de cada persona.La post firma es el nombre y el cargo de la persona que emite el documento.

Pie de pginaSe debe escribir las iniciales en maysculas de la persona que firma el oficio.Luego de una diagonal, se debe escribir, en minsculas, el las iniciales de la persona que redact el documento.Si la misma persona que firma fue la que redact el documento, debe evitarse el pie de pgina. Ejemplo:EEHP/ mpav.DistribucinEn el caso de remitir copias a otras dependencias, deben consignarse los nombres de las dependencias que recibirn copia del documento.Si no hay ms copias que aquella que se debe guardar en el archivo de la misma dependencia, debe evitarse escribir la consabida frase: cc. Archivo. Ejemplo:cc. Jefe Personalcc. Planillascc Imagen InstitucionalUniversidad Privada Antenor OrregoTrujilloAo de la inversin para el desarrollo rural y la seguridad alimentariaTrujillo, junio 05 de 2013Oficio N 001 13/ DEIC FI UPAOSeor:Ing. Jos Murgia ZanierPresidente Regional de La LibertadCiudad.Estimado Presidente: Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle mi ms cordial saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el notable xito de su gestin. El motivo de este documento es hacerle conocer que, el da 10 del presente mes, estaremos inaugurando el nuevo pabelln de Ingeniera. Adems, hemos dispuesto que en esta ceremonia de inauguracin se rinda un homenaje especial a su padre, don Atilio Murgia, uno de los ingenieros ms connotados de la ciudad; por tanto, nos permitimos invitarle a usted a este evento en condicin de padrino del referido pabelln. Sin otro particular y seguro de contar con su aceptacin y presencia, me despido de usted, no sin antes expresarle la seguridad de mi especial consideracin y alta estima.Atentamente.______________________________Ing. Manuel Zrate RodrguezDirector de la Escuela de Ingeniera CivilUPAOMZR/earcc. Rectoradocc. Imagen institucional