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DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL CENTENARIO DE SEVILLA

Equipo de Archivo de Gestión Documental

Septiembre de 2015

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

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Contenido

1. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ...................................................................................................4

2. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS .................................................................................................5

3. PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ARCHIVO .....................................................................................7

4. INFRAESTRUCTURA DEL ARCHIVO ...............................................................................................8

5. MANTENIMIENTO Y PREVENCIÓN DE DESASTRES .................................................................... 11

6. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ............................................................................ 12

7. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS ........................................................................................................ 15

8. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................. 17

9. DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN EN OTROS DEPÓSITOS ................................................. 19

10. AUTOEVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA .............................................................. 21

12. ORGANIZACIÓN Y METODOLOGÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................. 23

13. FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN.............................................................................................. 24

14. PRESUPUESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN ...................................................................... 25

15. INSTANCIAS ARCHIVÍSTICAS .................................................................................................. 26

16. INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ....................................................... 26

17. ARCHIVOS HISTÓRICOS ......................................................................................................... 26

18. PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN ..................................................................................... 26

19. DIAGNÓSTICO GENERAL DE ARCHIVOS ................................................................................ 27

20. PUBLICACIONES EN LA WED ................................................................................................. 35

20.1 FALTA POR PUBLICAR ................................................................................................................ 37

21. CONSOLIDADO MATRIZ DOFA .............................................................................................. 38

21.1. REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL ANÁLISIS DE LA MATRIZ DOFA QUE AFECTAN EL

DESARROLLO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL

CENTENARIO DE SEVILLA. ................................................................................................................. 40

22. CONSOLIDADO DE HERRAMIENTA APLICADA A FUNCIONARIOS (Encuesta) ....................... 41

22.1 REGISTRO DE OBSERVACIONES DE HERRAMIENTA APLICADA QUE AFECTAN EL DESARROLLO

DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 44

23. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 45


3

INTRODUCCIÓN

El presente diagnóstico se realizó con una revisión detallada de lo que la

Institución ha alcanzado en el proceso de Gestión Documental desde su inicio en

el año 2010 hasta el mes de septiembre del año 2015, trabajando instrumentos de

análisis como encuestas, además se recopilaron Resoluciones, manuales, guías y

políticas para el manejo de la información producida en la Institución y

documentos aprobados que regulan y controlan el Proceso de Gestión

Documental.

La agrupación de toda esta información ha permitido visualizar la realidad del

Hospital reconociendo e identificando los puntos difíciles de manejar y

problemáticas que se deben solucionar, así como también se han descubierto

flaquezas o debilidades que hay que entrar a fortalecer para lograr un buen

proceso y mejores posibilidades en el desarrollo de la normatividad.

Es importante reconocer que en el análisis del diagnóstico también se identificaron

fortalezas que permiten avanzar en el desarrollo del programa, generando

oportunidad de afianzar los diversos temas que componen el Proceso de Gestión

Documental.

En el avance del diagnóstico se identificaron amenazas significativas que el

equipo de Archivo de Gestión Documental entrará a fortalecer para permitir mayor

rendimiento y aceptación institucional del Proceso de Gestión Documental como

tácticas de mejoramiento que permitan fortalecer positivamente la concepción que

se tiene del proceso. Dichas estrategias están documentadas en el Programa de

Gestión Documental y hacen parte integral del mismo, como son:

Instrumento de Evaluación (Encuesta)

Instrumento Análisis DOFA

Mapa de Riesgos

Auditoría Interna

Plan de Mejoramiento

Registro Fotográfico

Diagnóstico general de archivos

Autoevaluación de transparencia


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1. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

NOMBRE DE LA EMPRESA: Hospital Departamental Centenario de Sevilla

TIPO DE EMPRESA: Departamental

NIVEL: Segundo Nivel

OBJETO DE LA EMPRESA Empresa Social del Estado Pública Prestadora de Servicios de Salud.

FECHA DE CREACIÓN DE LA EMPRESA

15/03/2001.

ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACIÓN DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL CENTENARIO DE SEVILLA

Ordenanza 106 de 2001, por medio del cual se crea el Hospital Departamental Centenario de Sevilla como una Empresa Social del Estado.

NIT: 821.003.143-7

DIRECCIÓN: Calle 56 Carrera 43, Barrio Siracusa

MUNICIPIO: Sevilla

DEPARTAMENTO: Valle del Cauca

PÁGINA WED: www.hdcentenario.gov.co

TELÉFONOS 2196013 y 2191955

ORDEN: Departamental

CARÁCTER DE LA ENTIDAD Pública

SECTOR: Salud, Ministerio de la Protección Social

NÚMERO DE DEPENDENCIAS Dieciséis

MISIÓN: Somos una Empresa Social del Estado que brinda servicios Integrales de salud de mediana complejidad, con el compromiso de satisfacer y brindar bienestar a nuestros usuarios.

VISIÓN: En el año 2017 seremos un modelo de Empresa Social del Estado, prestadora de servicios de salud, reconocida en el Valle del Cauca y Colombia por su alto nivel de gestión administrativa, financiera y asistencial ajustada a la modernización tecnológica que genere bienestar, confianza y seguridad a nuestros usuarios.

SISTEMA DE ARCHIVO: Centralizado

FONDOS DOCUMENTALES: Uno


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2. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

UBICACIÓN JERÁRQUICA: Sub-Gerencia Administrativa

RESPONSABLE DEL PROCESO:

Sub-Gerencia Administrativa

NOMBRE: Dayana Alzate Dávila

TÍTULO PROFESIONAL: Administradora de Empresas

CARGO: Coordinadora Administrativa

EN LA EXTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN, EXISTE GESTIÓN DOCUMENTAL?

No

EN LA PLANTA DE CARGOS DEL HOSPITAL EXISTE EL DE COORDINADOR DE ARCHIVOS

No

EL LÍDER DEL PROCESO ES DE TIEMPO COMPLETO AL ARCHIVO

Si

CARGO EN EL HOSPITAL DEL LIDER DEL PROCESO

Auxiliar Administrativo

NOMBRE DEL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Luz Adriana Mejía Robayo

TIEMPO EN AÑOS DE VINCULACIÓN CON LA ISNTITUCIÓN

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JEFE INMEDIATO DEL LÍDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

Dayana Alzate Dávila

EL ARCHIVO HACE PARTE DE: Sub-Gerencia Administrativa

EL ARCHIVO INCIDE EN LA COMPRA DE MATERIALES Y MATERIALES PARA LA PRODUCCIÓN, TRÁMITE Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS:

NO

LAS FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO ESTÁN DETERMINADAS POR EL MANUAL DE FUNCIONES.

SI


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EXISTE MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

SI

EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTÁ APROBADO?

NO

EL ARCHIVO ESTÁ ORDENADO SEGÚN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS?

NO.

QUÉ ORDEN TIENE EL ARCHIVO CENTRAL?

Según estructura orgánica de la Institución

LA INSTITUCIÓN CUENTA CON TRD?

SI

EXISTE ACTO ADMINISTRATIVO DE APROBACIÓN?

SI FECHA: 11/08/2015

ACTO ADMINISTRATIVO: Resolución 337

EXISTEN TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD?

NO

EXISTE REGLAMENTO DE ARCHIVO?

NO

EXISTE COMITÉ DE ARCHIVO? SI PERSONAL DE PLANTA: 4

POR CONTRATACIÓN: 5

ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO

Resolución N° 450 del 26/12/2009

EL COMITÉ DE ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL HA RECIBIDO CAPACITACIÓN

NO

PERSONAS QUE LABORAN EN ARCHIVO

3 Profesionales en archivística: NO

Radicador:1

Tiempo: 4 años

Auxiliar archivo: 1

2½ años

Tiempo Completo: 3

Profesionales en otras áreas: 1

Tiempo de Vinculación: 12 años


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3. PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ARCHIVO

INTERNAMENTE PRESTA SERVICIOS DE:

Consulta

SI

Asesoría

SI

Fotocopia

SI

Otro

PROMEDIOS DE CONSULTA MESUAL

9 EN EL AÑO 2014 PERO SOLO FUERON 4 MESES. REVISAR EL PROMEDIO CUANDO TERMINE EL LA PRESENTE VIGENCIA 2015

EXTERNAMENTE PRESTA SERVICIOS DE:

Consulta

NO

Asesoría

NO

Fotocopia

NO

Otro

EL ARCHIVO DA CAPACITACIONES

SI TEMAS: Legislación, TRD, Normas ICONTEC

LA INSTITUCIÓN CUENTA CON SOTFWARE PARA EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

NO

MANEJA INSTRUMENTOS DE CONTROL

SI:

Cuales:

Control de comunicaciones recibida

Control comunicaciones recibidas externas

Control de comunicaciones enviadas

Control de comunicaciones Internas

Control de entrega de facturas, extractos y cotizaciones

Control de revistas, folletos y otros

Control de devoluciones internas y externas

Correspondencia enviada por correo certificado Servientrega

Prueba de entrega de documentos

Notificación a Control Interno de Incumplimiento a respuesta oportuna a solicitudes, derechos de petición y tutelas

Correspondencia enviada con personal de la Institución

Formato préstamo de documentos archivo central

Formato préstamo de documentos archivos de gestión


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4. INFRAESTRUCTURA DEL ARCHIVO

NOTA: Se parte de los supuestos del diseño del archivo central proyectado a construirse antes de finalizar la vigencia 2015 Fecha de diligenciamiento: 15/10/2015

FECHA DE CONSTRUCCIÓN:

Noviembre de 2015

FUNCIÓN ORIGINAL: Archivo Central

TEMPERATURA ATMOSFÉRICA EN GRADOS CENTÍGRADOS:

20 °C

UBICACIÓN EN EL MUNICIPIO: Oriente:

Occidente:

Norte:

Sur:

Coordenadas: 4°16´07.257”N – 75°55´42.264”W

ÁREA CONSTRUÍDA EN MTS2: 113.46 MT2

NIVELES DE LA CONSTRUCCIÓN:

1

NIVEL QUE OCUPA EL ARCHIVO DENTRO DE LA CONSTRUCCIÓN:

Sótano: Primer Piso: X

Otro:

TIPO DE CONSTRUCCIÓN: Estructura: X Cerramiento: X

Acabados: X

ESTADO DEL BIEN INMUEBLE: Bueno: X Regular: Inadecuado:

PLANOS ARQUITECTÓNICOS: SI: X NO Ubicados en: Oficina Jurídica, Subgerencia Administrativa y Planeación

PLANOS TÉCNICOS: SI: X NO Ubicados en: Oficina Jurídica, Subgerencia Administrativa y Planeación

ÁREA TOTAL DEL ARCHIVO: En Metros Cuadrados: 113.46 MT2

NÚMERO DE DEPÓSITOS OCUPADOS CON ARCHIVOS.

Adecuados:

Asignados: X

Tomados:

Son Suficientes: no

ÁREAS CON QUE CUENTA EL Administrativa: X


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ARCHIVO: Para clasificación: X

Reproducción:

Limpieza:

Consulta: X

Baño: X

Conservación: X

TODAS LAS ÁREAS DEL ARCHIVO SE ENCUENTRAN EN EL MISMO ESPACIO?

SI: X NO

LAS ÁREAS DE ARCHIVO SE ENCUENTRAN SEPARADAS?

SI: X NO

EL ÁREA DE DEPÓSITO ESTÁ SEPARADA DE LAS DEMÁS?

SI: X NO

TIENE LLAVE? SI: X NO

QUIEN LA MANEJA: Auxiliar Administrativo, Sub-Gerencia Administrativa

EL ARCHIVO DA A LA CALLE? SI: NO: X

LOS DEPÓSITOS TIENEN ILUMINACIÓN NATURAL?

SI: X NO Puertas N° Puertas: 1

Material de las Puertas: Metálico

Estado de las Puertas: Bueno

Protegidas por rejillas:

SI: NO: x

Ventana: N° Ventanas: 4

Protegidas con: Vidrio

Sellada:

SI: X NO

Estado de las ventanas: Bueno

Persinas: SI: NO: X

N° de horas al día abiertas: 8

Material de las ventanas: Metal

Cortinas:

SI: X NO:

Deterioradas:

SI: NO: X

Protegidas por rejillas: SI: NO: X

Claraboya: SI: X NO

El polvo entra por:

Tapetes: X Cortinas:

ILUMINACIÓN ARTIFICIAL DEL ARCHIVO

N° de Bombillos: 7

Diferenciada: SI: X NO

Encendida: 24 horas:

SI: NO: X

Horas Laborales: 8

LOS DEPÓSITOS TIENEN VENTILACIÓN NATURAL?

Puertas: SI: X NO: N° Puertas: 1

Ventanas con rejillas:

SI: NO:X

N° Ventanas: 4

EL ARCHIVO TIENE Aire Acondicionado: SI: X NO:


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VENTILACIÓN POR: Ventiladores: SI: NO: X

EL ARCHIVO CUENTA CON SISTEMA DE REGULACIÓN DE:

Filtrado de Aire: SI: NO: X

Temperatura: SI: NO: X

Iluminación: SI: NO : X

Ventilación: SI: NO: X

MEDICIÓN DE CONDICIONES AMBIENTALES

Humedad Relativa: SI NO: X

Iluminación: SI: NO:X

Temperatura: SI: NO: X

Información entregada por el Ingeniero Mauricio Gutiérrez Buriticá, Asesor de

Planeación del Hospital Departamental Centenario de Sevilla.


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5. MANTENIMIENTO Y PREVENCIÓN DE DESASTRES

EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL CENTENARIO TIENE UN PLAN PREVENTIVO DE DESASTRES

PARA LA ENTIDAD SI X NO

PARA EL ARCHIVO: SI NO X

LA INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA POSEE DETECTOR DE INCENDIOS

SI NO X

LA INSTITUCIÓN POSEE EXTINTORES

SI X NO

N° Extintores en áreas de Archivo: 5

Estado de extintores Bueno: X Dañado

EL HOSPITAL TIENE COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ?

SI X NO

EL HOSPITAL CUENTA CON BRIGADAS DE EMERGENCIAS?

SI X NO

EL HOSPITAL CUENTA CON MAPA DE RIESGOS?

SI X NO

EL HOSPITAL CUENTA CON SEÑALIZACIÓN?

SI X NO

EL HOSPITAL CUENTA CON VIGILANCIA?

SI X NO

LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO TIENEN DOTACIÓN ESPECIAL

SI X NO

Explique: bata de tela, guantes, tapa bocas

EN CASO DE INUNDACIÓN SABEN QUE HACER CON LOS DOCUMENTOS?

SI NO X

EN CASO DE INCENDIO SABE QUE HACER CON LA INFORMACIÓN

SI NO X

LIMPIEZA A Instalaciones: Todos los días

A cortinas y ventanas: una vez al mes

A Equipos: 1 vez al año

MANTENIMIENTO A las Instalaciones: Pintura: 1 vez en 12 años

A Ventanas: 1 vez en 12 años

A equipos: 1 vez al año

A Estanterías: Pintura: NO Mantenimiento: 3 veces en 12 años

EXISTE HUMEDAD SI X NO

Ubicación de la Humedad: Archivo de gestión de Historias Clínicas

HAY CONTROL MICROBIOLÓGICO A INSTALACIONES?

SI X NO

Método: Fumigación por aspersión con aplicación de gel, erratización y abatización

Producto manejado: Gomin Cola, roilon, cleract o racumin

Frecuencia: Cada cuatro meses

HAY CONTROL MICROBIOLÓGICO A DOCUMENTOS?

SI NO X


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6. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN

FECHAS EXTREMAS DE LA DOCUMENTACIÓN

Fecha Inicial: 28/10/1976 Fecha Final: 14/04/2014

TOTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN ARCHIVO ADMINISTRATIVO EN ARCHIVO CENTRAL

1710

TOTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN ARCHIVO HISTORIAS CLÍNICAS EN ARCHIVO CENTRAL

22782

TOTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN ARCHIVO HISTORIAS CLÍNICAS EN ARCHIVO DE GESTIÓN

En promedio hay 48352

TECNOLOGÍA DE LA DOCUMENTACIÓN

Papel: Afiches, Pendones, volantes, folletos,

Analógico: VHS, Fotografía

Digital: Fotografías, Videos, Diapositivas

LA INSTITUCIÓN POSEE PLANOS

Impresos: X Fotografías: Digitales: X

COMO SE ALMACENAN Y SE CONSULTAN LOS PLANOS?

Se encuentran en cajas sin orden ni clasificación

Número de Planos: No se ha realizado inventario

CÓMO SE ALMACENEN Y SE CONSULTAN LAS FOTOGRAFÍAS?

Físicas: En sobres y AZ, foliadas, y con protección

N° fotos físicas: 21 del año 2008, actividades extramural

Electrónicas: En Carpetas según actividad: X

N° fotos digitales: 4924

COMO SE ENCUENTRAN ALMACENADAS LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN PARA DOCUMENTACIÓN CON SOPORTE PAPEL?

Cajas: X N° de Cajas 509

Carpetas en archivo central: X N° 2711 Carpetas de Archivos Administrativos; y 22782 historias clínicas aproximadamente

Libros: X. Total libros 3, que corresponde al área de Tesorería

OTROS. CUAL:

HAY DOCUMENTACIÓN EN: Soporte Microfilm: SI NO X Cuántos:

Soporte Diapositivas: SI X NO Cuántos: 22 Presentaciones en Power Point ubicadas en el área de Comunicaciones

Soporte Cinta Magnética: SI X NO Cuántos: 7 en VHS

Soporte Disketes: SI NO X Cuántos:


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Soporte Disco Óptico: SI NO X

METROS LINEALES DE LA DOCUMENTACIÓN:

En archivo Central: 210.96

En Archivos de Gestión: De Historias Clínicas del Hospital: 332.42 De Historias Clínicas del Centro de Salud el Lago: 52.7

PROMEDIO DE FOLIOS EN UNIDAD DOCUMENTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN

200 en Archivos Administrativos Las Unidades de Conservación del Archivo de Gestión y central de historias clínicas no están foliadas, ni ordenadas

COMO ES LA SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS?

Existen responsables de la información Las oficinas tienen archivadores con seguridad Está establecido el formato préstamo de documentos para el préstamo de los documentos de Archivos de Gestión, de Archivo Central y préstamo de historias clínicas. El acceso al archivo de historias clínicas y al archivo central es restringido

LA DOCUMENTACIÓN SE ENCUENTRA UBICADA EN:

Estanterías: X Cuántas: 23

Archivadores: X Cuántos: 35

Planotecas: No hay

Otros:

Metálicas 7 Metálicos: 35

Madera: 16 Madera: 20

TIPO DE ESTANTERÍA Cerradas: Abiertas: X

DISPOSICIÓN DE LA ESTANTERÍA EN EL DEPÓSITO:

Paralela a los muros: Hay 4 estantería del archivo de gestión Documental, y 3 en el Central, 2 pegados a la pared en archivo Central

DISPOSICIÓN DE LA ESTANTERÍA EN LOS ARCHIVOS

Perpendicular a los muros: Hay seis estanterías del Archivo de Gestión de Historias Clínicas,

Distancia promedio entre estantes: 85 centímetros En Archivo de historias clínicas: 70 centímetros En archivo central: 1 metro

DISPOSICIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LA ESTANTERÍA

Vertical: Se encuentran verticalmente la información que se conserva en estantería de madera en algunas oficinas Horizontal: Se conservan horizontalmente la información que se encuentra guarda en estanterías metálicas y en los archivadores

ALMACENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN:

Especifique: Las oficinas que cuentan con archivadores suficientes lo guardan en carpetas de forma horizontal. Aquellas oficinas que cuentan con estanterías lo guardan de forma vertical


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Cómo se almacenan los documentos contables:

Se almacenan en carpetas dentro de folder colgantes en un archivador con un promedio de doscientos folios por unidad documental. En estanterías en las oficinas que no cuentan con archivadores, en carpetas con un promedio de doscientos folios, ubicando el mes anterior debajo del actual y así sucesivamente hasta llenar la celda que ocupan, siguiendo en la celda inferior a la que se ha copado.

CÓMO SE ALMACENAN LAS HISTORIAS LABORALES?

Se almacenan en archivadores en carpetas y en folder colgantes con un promedio de doscientos folios y bajo custodia, en orden cronológico y con hoja de control cada expediente

CÓMO SE ALMACENAN LAS ACTAS?

Se almacenan en carpetas y dentro de folder colgantes en archivadores con un promedio de doscientos, ordenadas cronológicamente y cada año se inicia en uno.

CÓMO SE ALMACENAN LAS RESOLUCIONES?

Se almacenan en carpetas y dentro de folder colgantes en archivadores con un promedio de doscientos folios, de forma consecutiva y cada año se inicia en uno. Al realizar índice se ha encontrado que se saltan consecutivos en la numeración de las resoluciones. No manejan hoja de control


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7. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

CLASIFICIACIÓN: ESTA ORGANIZADA LA DOCUMENTACIÓN?

Orgánico funcional: X Procedencia: X Asunto: X Otro:

ORDENACIÓN: LA ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ES:

Alfabética: X Numérica: X Cronológica: X Alfanumérica:

CUENTA CON ISTRUMENTOS DE CONSULTA/RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN?

Guía: X Catálogo Índice: Con el de Gerencia parcialmente Inventarios: X

CUENTA CON INSTRUMENTOS DE CONTROL?

Guía: SI: X NO: Tarjeta de reemplazo de las historias clínicas Índice: SI: X NO: Con el de Gerencia parcialmente Inventarios: SI: X NO: Libros de Registro: SI: X NO: de Préstamo de documentos en el Archivo Central y en el archivo de gestión de historias clínicas de aquellas que se envían al Centro de Salud el Lago Cuadros de Clasificación: SI: X NO:

EL ARCHIVO FUNCIONA COMO ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD?

El hospital cuenta con un depósito de conservación de documentos guardados en cajas de archivo, en folder colgantes y carpetas de conservación, foliadas.

ESTÁN REGULADOS LOS PROCEDIMIENTOS DE PRODUCCIÓN?

SI: NO: X

ES HACE SEGUIMIENTO AL TRÁMITE?

SI: X NO:

EL ARCHIVO TIENE CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS

SI: NO: X

EL HOSPITAL HA ELABORADO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

SI: X NO: Acto Administrativo de Aprobación Número 337 del 11 de Agosto de 2015

EL HOSPITAL SE REESTRUCTURO DESPUES DE LAS TRD?

SI: NO: X

SE HA HECHO DEPURACIÓN PREVIA A LA TRANSFERENCIA?

SI: X NO:

SE HA HECHO ELIMINACIÓN SI: NO: X


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NATURAL PREVIA A LA TRANSFERENCIA?

HA HABIDO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS?

SI: NO: X

SE HAN ELABORADO TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL?

SI: NO: X


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8. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

EN EL ARCHIVO HAY PRESENCIA DE:

Roedores: SI NO: X Insectos: SI NO: X Otros:

SE HACE TRATAMIENTO DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVO?

Preventivos. SI: NO: X Correctivos: SI: NO: X

SE HA PRESENTANDO ALGÚN TIPO DE ENFERMEDAD LABORAL RELACIONADA CON LA CONDICIONES EN LAS CUALES SE TRABAJA EN EL ÁREA DE ARCHIVOS

SI: NO: X

PARA ADELANTAR PROCESOS ARCHIVÍSTICOS, SE EMPLEA ALGÚN TIPO DE DOTACIÓN DE SEGURIDAD

SI: X NO: Los funcionarios no les gusta usarla por la incomodidad y el calor que produce

ESTAN ESTABLECIDAS PRÁCTICAS DE ASEO PERSONAL Y AUTOCUIDADO PARA LOS FUNCIONARIOS QUE TRABAJAN EN EL ARCHIVO

SI: X NO: Lavado de manos para toda la institución

SE HACE LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN ANTES O CONJUNTA CON LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN?

SI: X NO: Se limpian las carpetas y los tipos documentales si lo requieren con un retazo de tela seco, se revisan que no estén dobladas las puntas, que no tengan ganchos ni elementos que puedan alterar su conservación

SE PREPARA FÍSICAMENTE LA DOCUMENTACIÓN PARA LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS?

SI: X NO:

SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS?

SI: NO: X

SE HAN HECHO PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN?

SI: NO: X

CUENTA CON ASESORÍA PARA ADELANTAR ACCIONES DE CONSERVACIÓN

SI: NO: X

SE REALIZA ALGÚN TIPO DE INTERVENCIONES DIRECTA EN LOS DOCUMENTOS. ESPECIFIQUE LOS MATERIALES

SI: X NO: Se archivan legajados con ganchos plásticos en carpetas de cartulina blanca desasificadas.

SE CONOCE Y APLICA LA SI: NO: X


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NORMATIVIDAD SOBRE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

EL ARCHIVO HA NORMALIZADO LOS MATERIALES EMPLEADOS PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

SI: X NO: Los ha normalizado pero no están documentados

EL ARCHIVO INCIDE EN SU COMPRA DE MATERIALES COMO:

Papel: SI: NO: X Carpetas: SI: X NO: Desasificadas Cajas: SI: X NO: Cajas de archivo número 12 Ganchos Legajadores: SI: X NO: Plásticos Clips: SI: NO: X Bolígrafos: SI: NO: X Archivadores : SI: NO: X Estanterías SI: NO: X Otros

CON QUÉ Y CÓMO SE HACE LA FOLIACIÓN DOCUMENTAL

Se hace con a lápiz Mirado número dos, en el borde superior derecho del tipo documental conservando la dirección del texto

SE HACE EMPASTE O ENCUADERNACIÓN:

Hay algunos documentos contables que se conservan empastados que corresponden a los primeros años de la Institución, el material es cartón y el proceso es de cocido

EL ARCHIVO HA NORMALIZADO LAS MÁRGENES

SI: X NO:

EL ARCHIVO HA NORMALIZADO LA PRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CUANTO A

Formatos: Algunos formatos han sido presentados al Comité de Archivo para su revisión, aprobación o adopción con el respectivo instructivo. Los cuales se aprueban o adoptan a través de Acto Administrativo

SE LEGAJAN LOS EXPEDIENTES PERFORÁNDOLOS

SI: X NO:

SE UTILIZAN CLIPS Plásticos: NO Metálicos: SI

SE UTILIZA CINTA PEGANTE SI: NO: X

EL ARCHIVO CUENTA CON EQUIPOS PARA REALIZAR PROCESOS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA

SI: NO: X

SE REALIZAN MONITOREOS DE CONDICIONES AMBIENTALES

SI: NO: X


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9. DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN EN OTROS DEPÓSITOS

El Hospital Departamental Centenario de Sevilla posee Un Archivo Central, ubicado en el Hospital Departamental Centenario de Sevilla y tiene dos archivos de gestión de historias clínicas, uno en el Corregimiento de San Antonio, en este momento se están unificando las historias clínicas de allá con las del archivo de gestión ubicado en el hospital, el otro archivo de gestión de historias clínicas está ubicado en el mismo municipio en el barrio El Brasil, las historias están unificadas con las del archivo de gestión de historias clínicas del Hospital Departamental Centenario.

EN QUÉ LUGAR SE ENCUENTRA UBICADO EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE SAN ANTONIO

El archivo de Gestión se encuentra en el corregimiento del mismo nombre y ubicado en el Puesto de Salud de San Antonio en un Archivador de cuatro gavetas y en una estantería metálica.

MOTIVO POR EL CUAL SE HALLA DIVIDIDO EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS.

Por el número de población flotante y para mayor acceso de los pacientes a la prestación del servicio

QUIEN ES EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE SAN ANTONIO:

Sub-Gerencia Administrativa, Auxiliar Administrativo y Auxiliar del Área de la Salud

QUIEN ES EL RESPONSABLE POR PARTE DE ARCHIVO

Sub Gerencia Administrativa y Auxiliar Administrativo

QUIEN ES EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE SAN ANTONIO:

Auxiliar del Área de la Salud

LAS HISTORIAS CLÍNICAS SE ENCUENTRAN ORGANIZADAS?

SI: X NO: Por número de identificación y en orden ascendente

SE HA REALIZADO SELECCIÓN O DESCARTE DE LA DOCUMENTACIÓN?

SI: NO: X

DE ESTAS HISTORIAS SE PRESTA SERVICIO DE:

Consulta: SI: X NO: Reprografía: SI: X NO: Otros: SI: NO: X Cual:

CANTIDAD DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Centro de Salud el Lago: 6992 Centro de Salud de San Antonio: 3039

LA DOCUMENTACIÓN SE ENCUENTRA EN:

Cajas: Carpetas: X Libros: Legajos: AZ Otros: Cual:

LA DOCUMENTACIÓN SE ENCUENTRA UBICADA EN:

Estantería: SI: X NO: Archivadores: SI: X NO: Piso:

METROS CUADRADO DEL Centro de Salud el Lago: 20 Mt2


20

DEPÓSITO Centro de Salud de San Antonio: 10 Mt2

SE HACE MANTENIMIENTO A: Las Unidades Documentales: SI: NO: X Al Depósito: SI: NO: X Cada Cuanto:

DESCRIBA LAS CONDICIONES DEL DEPÓSITO:

El del Centro de Salud el Lago: se encuentra ubicado en un espacio solo para el archivo de las historias clínicas, se evidencia una humedad, tiene buena iluminación natural, con lámparas luminarias, con buena aireación, el piso es en baldosa El Centro de Salud de San Antonio: Es un cuarto cerrado, sin aireación, se comparten otros espacios como son: camilla, escritorio, el piso es en baldosa, sin luz natural, tiene luminarias, no están organizadas en un solo bloque, están distribuidas en dos estancias diferentes.


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10. AUTOEVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

LISTADO DE DEPENDENCIAS1

DEPENDENCIA RESPONSABLES ESTRATÉGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIÓN

Y SEGUIMIENTO

Gerencia César Tulio Rodríguez Delgado

Oficina de Control Interno

Julieta Ruíz

Oficina de Asesoría Jurídica

Nelsón Jiménez

Sub Gerencia Científica

Leonardo Revelo Otoya

Servicio de Urgencias


Servicios Ambulatorios y Extramurales


Servicio de Hospitalización


Servicio de Cirugía y Partos


Ayudas Diagnósticas y Soporte Terapéutico


Información y Atención al Usuario

María Nayibe Angarita Tafur

Sub Gerencia Administrativa


Recursos Financieros


Recursos Humanos

Claudia María Riaño

Recursos Físicos Leidy Cecilia López

Mantenimiento Cristian Osorio

Estadística y Sistemas de Información

Dora Quiceno, Maurico Ospina

Anexo: Organigrama Institucional

1 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL, del Hospital Departamental Centenario de Sevilla


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23

12. ORGANIZACIÓN Y METODOLOGÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INFORMACIÓN DEL ÁREA ENCARGADA DE GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA No hay dependencia, hay una oficina de archivo

compartida con Epidemiología y PIC

LA DEPENDENCIA EXISTE EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?

SI: NO: X

A QUÉ DEPENDENCIA ESTÁ ADSCRITA EL ÁREA ENCARGADA DE LA GESTIÓN?

Sub-Gerencia Administrativa

CUÁL FUE EL ACTO ADMINISTRATIVO QUE CREÓ EL ÁREA ENCARGADA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

No hay Acto Administrativo de creación del área encargada de Gestión Documental

NOMBRE Y APELLIDO RESPONSABLE Dayana Alzate Dávila

CARGO Coordinadora Administrativa

PROFESIÓN Administradora de Empresas

ANTIGÜEDAD EN EL CARGO 3 Meses

EXPERIENCIA EN ARCHIVOS Ninguna

TIPO DE VINCULACIÓN Por Prestación de Servicios

DEDIDACIÓN AL CARGO Depende de necesidad y disposición de tiempo

TELÉFONO Y EXTENCIÓN 2196013 EXT. 113

CORREO ELECTRÓNICO [email protected]

OTRAS PERSONAS QUE LABORAN EN LA UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Diferentes al responsable)

Tipo de Vinculación: Nombramiento Provisionalidad

Número Personas: 1

Rol que Desempeña: Líder de Proceso

Tipo de Vinculación por: Contratación

Número Personas: 2

Rol que desempeñan: Radicación y entrega de correspondencia, Auxiliar de Archivo

El área encargada de gestión documental cuenta con un espacio disponible en infraestructura suficiente para el almacenamiento de la información?

SI: NO: X

El área encargada de gestión documental participa en la definición de políticas de la Institución para el manejo de la documentación?

SI: X NO:

El área encargada de gestión documental realiza seguimiento a la clasificación de las unidades documentales que se producen en las áreas?

SI: X NO:

El área encargada de gestión documental participa en actividades de

SI: X NO:


24

seguridad y manejo preventivo de la información? El área encargada de gestión documental participa en la formulación de las necesidades de depósito de Archivo? SI: X NO:

Depósitos con los que cuenta: 3 (Depósito central, depósito de gestión de Jurídico y depósito de gestión de facturación

ARCHIVOS DE GESTIÓN: SI: X NO: Cuántos: 12

DEPÓSITO CENTRAL: SI: X NO: Cuántos: 1

OFICINA DE CORRESPONDENCIA SI: X NO: Cuántos: 1

BIBLIOTECA SI: NO: X

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: SI: NO: X

13. FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

EL PERSONAL DE ARCHIVO TIENE FORMACIÓN O CAPACITACIÓN EN ARCHIVÍSTICA?

SI: X NO:

EXISTE UN PROGRAMA NORMALIZADO DE CAPACTIACIÓN, SENSIBILIZACIÓN O DE FORMACIÓN DEL PERSONAL PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN

SI: X NO:

EL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN TEMAS DE ARCHIVO SE ADELANTA:

Según el cronograma de capacitación definido por el área encargada de gestión documental? SI: X NO:

Por solicitud de las dependencias de la entidad: SI: X NO:

Por pertinencia del área de Recursos Humanos: SI: X NO:


25

14. PRESUPUESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN

EL ÁREA CUENTA CON PRESUPUESTO ORDINARIO ANUAL

SI: X NO:

CUAL FUE EL MONTO DEL PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EL AÑO VIGENTE?

78.000.000

Desglose la destinación del Presupuesto a Gestión Documental:

Compras: $353.689

Capacitaciones, elaboración de TRD y Gastos generales: $19.852.396

Recurso Humano: $33.640.637

LA INSTITUCIÓN CUENTA CON PROYECTOS DE INVERSIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL?

SI: X NO:

Cuales: De Construcción del Archivo Central

Desglose la destinación del Presupuesto a Gestión Documental:

Compras:

Capacitaciones:

Gastos generales:

Recurso Humano:

Implementación de las TRD:

EN LA ACTUALIDAD EL HOSPITAL TIENE CONTRATO DE SERVICIOS TERCERIZADOS DE ARCHIVO?

SI: X NO:

De ser así, para:

Gestión de Correspondencia

Manejo de Archivo de Historias Clínicas

EL HOSPITAL HA CONTRATADO SERVICIOS DE ASESORÍAS DE ARCHIVO?

SI: X NO:

De ser así, para:

Elaboración de TRD

Capacitaciones

CUAL ES LA PROYECCIÓN DE PRESUPUESTO PARA EL AÑO SIGUIENTE?

76´000.000

EL ÁREA ENCARGADA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CUENTA CON OTRAS FUENTES DE FINANCIACIÓN?

SI: NO: X


26

15. INSTANCIAS ARCHIVÍSTICAS

SE ENCUENTRA CONFORMADO EL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO?

SI: X NO:

CUAL FUE EL ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO?

Resolución 450 de Diciembre 26 de 2009 “Por medio del cual se reglamenta el Comité de Archivo del Hospital”

¿EXISTE UN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE ARCHIVO?

SI: X NO:

16. INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EL HOSPITAL TIENE CERTIFICADO DE CALIDAD VIGENTE?

SI: NO: X

¿SE ENCUENTRA EN PROCESO DE APROBACIÓN?

SI: NO: X

17. ARCHIVOS HISTÓRICOS CUENTAN CON ARCHIVO HISTÓRICO?: SI: NO: X

¿HISTÓRICAMENTE HA HABIDO ALGUNA PÉRDIDA DE DOCUMENTACIÓN POR SINIESTROS?

SI: NO: X

¿LA ENTIDAD TIENE FONDOS DOCUMENTALES DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS?

SI: NO: X

¿LA ENTIDAD HA REALIZADO TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS A OTRA ENTIDAD?

SI: NO: X

18. PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

¿LA NORMATIVIAD INTERNA SE ENCUENTRA DISPONIBLE PARA CONSULTA A TRAVÉS DE LA INTRANED DE LA ENTIDAD?

SI: NO: X


27

19. DIAGNÓSTICO GENERAL DE ARCHIVOS

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PLANEACIÓN

RESPONSABILIDAD Y CONTROL DE FIRMAS

El Hospital ha establecido en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios para firmar la documentación?

SI: X NO:

Tiene Procedimiento descrito para llevar el control de las firmas autorizadas

SI: X NO:

PROGRAMAS ESPECÍFICOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

El área encargada de gestión documental tiene identificados los documentos vitales del Hospital

SI: NO: X

Existe una política documentada para salvaguardar la información electrónica de la Institución?

SI: X NO: Pero falta complementar

Dentro del programa de gestión documental se consideró la gestión de documentos electrónicos?

SI: X NO: No se ha hecho

Existe reglamentación interna para la aplicación del decreto 1747 de 2000 por el cual se reglamenta la Ley 527 de 1999 en lo relacionado con certificados y firmas digitales?

SI: NO: X

¿Ha identificado la entidad

documentos especiales

(gráficos, sonoros,

audiovisuales, orales, de

comunidades indígenas o

afro descendientes?

SI: X NO:

La entidad ha identificado

medidas de control para uso de

reprografía? (incluye sistema de

fotocopiado, impresión,

digitalización y microfilmación)

SI: NO: X

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

El Hospital cuenta con un Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia?

SI: NO: X

El Hospital tiene Cuadros de Clasificación Documental?

SI: X NO:

Las TRD están aprobadas mediante acto administrativo?

SI: X NO:

Las TRD se encuentran adoptadas? SI: NO: X

Las TRD se encuentran adoptadas SI: NO: X


28

mediante acto administrativo?

Las TRD han sido actualizadas? SI: NO: X

Se ha elaborado algún instructivo para la aplicación de las TRD?

SI: X NO:

El Hospital ha documentado el Programa de Gestión Documental PGD?

SI: NO: X

El Programa de Gestión Documental se encuentra aprobado por el Comité Competente?

SI: NO: X

El Hospital tiene publicado el PGD en la página WEB

SI: NO: X

El Hospital ha elaborado Tablas de Valoración Documental?

SI: NO: X

Las Tablas de Valoración Documental fueron presentadas ante la respectiva instancia evaluadora?

SI: NO: X

Las Tablas de Valoración Documental fueron aprobadas mediante acto administrativo?

SI: NO: X

HOJA DE RUTA La entidad tiene elaborado y aprobado el cronograma del PGD

SI: NO: X

APLICACIÓN INSTRUMENTOS DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Se encuentran los formatos estandarizados disponibles para su uso?

SI: X NO:

Se elaboran los documentos en las planillas o formularios definidos?

SI: X NO:

CONFORMACIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

La Unidad de Correspondencia está creada?

SI: X NO:

El Hospital tiene en funcionamiento la Ventanilla Única?

SI: X NO:

Tiene publicado en lugar visible el horario de atención de la ventanilla de correspondencia?

SI: X NO:

MEDIDAS DE CONTROL PARA LA NUMERACIÓN DE LAS COMUNICACIONES ENVIADAS O RECIBIDAS

El Hospital lleva consecutivo de las comunicaciones oficiales?

SI: X NO:

Al numerar los actos administrativos, los documentos ya están firmados por el funcionario competente?

SIN: NO: X La Ventanilla Única no lleva el control en su numeración lo hace Gerencia


29

PRODUCCIÓN

IDENTIFICACIÓN DE MEDIOS DE RECEPCIÓN: FAX, Correo tradicional, Correo electrónico

Están definidos los flujos de recepción de documentos?

SI: X NO: Si son físicos, los electrónicos no

La impresión de la recepción del fax se realiza en papel bond entre 75 y 90 gr?

SI: NO: X Se imprime en papel químico, luego se saca copia en papel bond

Medidas de control para recibido de documentos (verificación de folios, anexos, copias, etc)

Se está centralizando las comunicaciones recibidas por fax?

SI: X NO:

Al ingreso de las comunicaciones se controla la cantidad de anexos y folios de la misma

SI: X NO:

Para la radicación de comunicaciones enviadas se valida el responsable de firmar estas?

SI: X NO:

El Hospital cuenta con un servidor para el almacenamiento de los documentos electrónicos?

SI: NO: X

Existe un sistema control (seguimiento) sobre el trámite de los documentos electrónicos?

SI: NO: X

Registro y radicación de comunicaciones

Utiliza un mecanismo tecnológico para el manejo de las comunicaciones oficiales?

SI: X NO:

El hospital Cuenta con controles (Planillas, formatos) que permitan certificar la recepción de documentos

SI: X NO:

Medidas de control para verificar el cumplimiento de los principios de eficiencia y economía?

Imprimen las comunicaciones por doble cara?

SI: NO: X

Tiene Procedimientos para la aplicación de la política Cero papel

SI: NO: X

Identificación de tipos de trámite

Ha identificado la entidad los tipos de trámites de las comunicaciones oficiales

SI: X NO

Medidas de control para respuesta o trámite de documentos recibidos?

Existe un control de entrega de los documentos a las dependencias?

SI: X NO

Se hace seguimiento a las solicitudes pendientes?

SI: X NO


30

Definición de los períodos de vigencia y tiempos de respuesta

El Hospital Dispone de servicios de alerta para hacer el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas?

SI: X NO

Sistema de clasificación para distribución de comunicaciones

El Hospital cuenta con controles (planillas o formatos) que permita certificar la distribución de los documentos

SI: X NO

Medidas de control para entrega de comunicaciones

Se tienen establecidos horarios para la distribución de las comunicaciones recibidas?

SI: X NO

GESTIÓN Y TRÁMITE

Definición de los medios de distribución (personal, fax, correo tradicional, electrónico, trámite en línea, página web)

La Entidad cuenta con lineamientos establecidos y documentados para la distribución de documentos

SI: NO: X

Registro de Control de envío de documentos y organización de mensajería externa

El Hospital cuenta con planillas para registro de los documentos enviados?

SI: X NO

Se dispone de casilleros para la organización de la mensajería externa?

SI: X NO

Medidas de Control y condiciones de acceso

El mobiliario se encuentra debidamente identificado?

SI: X NO

Disponibilidad del inventario documental

El inventario documental está disponible para consulta en la Intranet de la entidad?

SI: NO: X

Medidas de control y disponibilidad de expediente

Cuenta con sistemas de seguridad en los espacios donde se custodia la serie de Historias Laborales.

SI: X NO

Existe algún sistema de control de préstamo de documentos

SI: X NO

Ha elaborado un documento para el préstamo de documentos de archivo?

SI: X NO

Existe alguna restricción para el préstamo de documentos?

SI: X NO

Medidas de control para registro y control de consultas

El Hospital cuenta con un reglamento de servicio y consulta en el archivo central?

SI: NO: X

Se tiene un formato de registro de SI: X NO


31

usuarios externos e internos en el archivo central

El Jefe de Archivo está autorizado para autenticar copia de documentos que custodia?

SI: NO: X

Gestión de PQRS El Hospital cuenta con un funcionario responsable de gestionar el PQRS?

SI: X NO:

Conformación e Identificación de Expedientes

Las series documentales físicas corresponden a la TRD

SI: NO: X

Los expedientes guardan el principio de orden original?

SI: X NO:

Las series documentales se encuentran organizadas en la estantería o el archivador de acuerdo las TRD

SI: NO: X

La foliación se realiza de acuerdo al instructivo del AGN?

SI: X NO:

Se evidencia uso de material metálico en los expedientes?

SI: X NO:

ORGANIZACIÓN

Elaboración de inventarios documentales

Están rotuladas las unidades de almacenamiento de acuerdo con las TRD

SI: NO: X

Los expedientes tienen hoja de Control?

SI: X NO:

Se diligencia el formato único de inventario documental?

SI: X NO:

Utiliza el formato único de inventario documental propuesto por el AGN Según acuerdo 038 de 2002?

SI: X NO:

El inventario se encuentra en base de datos?

SI: NO: X

Definición del sistema de clasificación documental (CCD, TRD, TVD)

Se han clasificado, ordenado, depurado, almacenado los fondos acumulados?

SI: X NO:

El Hospital ha elaborado Tablas de Valoración Documental?

SI: NO: X

Identificación de requisitos para ejecución de transferencias

El hospital ha elaborado el plan de transferencias primarias en la presente vigencia?

SI: NO: X

El hospital ha elaborado el plan de transferencias primarias de la vigencia anterior?

SI: NO: X

Definición calendario de transferencias

Se cuenta con cronograma para la realización de las transferencias?

SI: NO: X


32

Alistamiento de transferencias primarias?

Las dependencias entregan soportes de los inventarios al archivo central?

SI: X NO:

Los inventarios documentales son devueltos a las dependencias con la ubicación topográfica de los expedientes?

SI: NO: X

Las dependencias hacen entrega del archivo electrónico de los inventarios documentales

SI: NO: X

Ejecución de transferencias

Se han realizado transferencias primarias de conformidad con lo estipulado en la TRD?

SI: NO: X

Se ejecutó durante la vigencia anterior?

SI: NO: X

Se han realizado transferencias secundarias?

SI: NO: X

TRANSFERENCIA

Aplicación TRD

Se han realizado eliminación de series documentales de acuerdo a TRD?

SI: NO: X

Se encuentran aprobadas por el Comité Interno de Archivo?

SI: X NO:

Mobiliario donde se almacena la información

Existe mobiliario y espacios de almacenamiento documental adecuados?

SI: NO: X

Se cuentan con espacios suficientes para albergar la documentación?

SI: NO: X

Existe mobiliario y espacio de almacenamiento especial para documentos en soportes de audiovisuales análogos, magnéticos?

SI: NO: X

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Unidades de almacenamiento (Generales, específicas, sistema de agrupación)

Las Unidades de almacenamientos son las adecuadas para archivos de gestión (cajas, carpetas)?

SI: NO: X

La disposición de las unidades de almacenamiento en el mobiliario genera riesgos para su conservación?

SI: NO: X

Tienen diferentes tipos de unidades de almacenamiento teniendo en cuenta los tiempos de retención y disposición

final de las series documentales?

SI: X NO:


33

PREVENCIÓN A LARGO PLAZO

Seguridad y Salud en el Trabajo y Prevención de Desastres

El Hospital cuenta con un Plan de Emergencia y atención de desastres para material documental?

SI: NO: X

Se cuenta con sistemas de seguridad en los espacios donde se custodian las series documentales de la dependencia?

SI: X NO:

El depósito cuenta con equipos para atención de desastres? Cuales:

SI: X NO:

Extintores de agente limpio (CO2, Solkaflam 123, HCFL)

SI: NO: X

Extintores de agua. Polvo seco SI: X NO:

Extractores de agua SI: X NO:

Papel o toallas secantes SI: NO: X

Cuenta con sistemas de alarma contra incendio?

SI: NO: X

El depósito cuenta con sistema de seguridad contra intrusiones o robos?

SI: NO: X

Se evidencia señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación

SI: X NO:

Se evidencia el mantenimiento a las instalaciones eléctricas e hidráulicas?

SI: NO: X

Se realizan limpiezas de áreas y documentos

SI: NO: X

El Hospital cuenta con un programa de control de plagas?

SI: X NO:

Se realiza fumigación para el control de ácaros en los archivos de gestión y central?

SI: NO: X

Se han realizado primeros auxilios a los documentos?

SI: NO: X

Condiciones Ambientales

El depósito cuenta con iluminación natural?

SI: NO: X

Las ventanas tienen filtro UV SI: NO: X

Las lámparas fluorescentes cuentan con filtro UV

SI: NO: X

La estantería se encuentra alejada al menos 20 cm de los muros?

SI: NO: X


34

Las baldas inferiores de la estantería se encuentran a 10 cm de altura del piso?

SI: X NO:

Han identificado deterioros físicos, químicos o biológicos en la documentación

SI: X NO:

La Entidad cuenta con política de preservación de información a largo plazo?

SI: NO: X

El Hospital cuenta con políticas para garantizar la conservación y migración a nuevos soportes tecnológicos?

SI: NO: X


35

20. PUBLICACIONES EN LA WED

PUBLICACIONES

EN LA PÁGINA

WED

PLANES

Plan de Acción 2015 Plan Anual de Adquisiciones

Plan de Compras 2012

Proyección Gastos e Ingresos 2012

Presupuesto Proyectos 2012

Plan de Mantenimiento 2012

Seguimiento al Plan de Acción, anticorrupción y atención al ciudadano

Plan Anticorrupción 2015

Seguimiento Estrategias Plan Anticorrupción

Plan de Desarrollo 2012 - 2016

MANUALES

Manual de Comunicaciones

Código de Ética y Buen Gobierno

Manual de Identidad Corporativa

Manual de Funciones

Manual de Contratación

Manual de Convivencia Laboral

INFORMES

Undécimo informe pormenorizado del estado del Control Interno Ley 1474 de 2011

Avance PDI 2014

Matriz de seguimiento al Plan de Acción, Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

Informe pormenorizado del estado de Control Interno Ley 1474 de 2011

Informe pormenorizado del estado de Control Interno Ley 1474 de 2011 – Período: Noviembre 2014 – Febrero 2015

Informe de rendición de cuentas 2014


36

COMUNICADOS

Convocatoria Miembro de Junta HDCS

Proyecto de Pliego Convocatoria 005 de 2015

Estudios Previos Convocatoria N° 005 de 2015

Aviso de Convocatoria N° 005 de 2015

Pliego Definitivo de Condiciones Convocatoria 004 de 2015

Resolución de Apertura Convocatoria N° 004 de 2015

Pliego de Condiciones Convocatoria N° 004 de 2015

Estudios Previos Convocatoria N° 004


Pliego de Condiciones Convocatoria N° 003 - 2015


Estudios Previos Convocatoria 003

ESTADOS

FINANCIEROS

Estados Financieros Comparativos 2007 -2006






Notas Financieros 2012 -2011



INFORMACIÓN

PRESUPUESTAL

Ejecución Presupuestal Ingresos 2014 Ejecución Presupuestal de Gastos 2014


37

PÁGINA

PRINCIPAL

Reseña Histórica

Portafolio de Servicio

Atención al Usuario

Deberes y Derechos

PQRSF

Noticias

Dirección, Teléfonos, Correo

Facebook

YouTube

ENLACES CON

OTRAS PÁGINAS

Contraloría Departamental

Departamento del Valle del Cauca

Ministerio de la Protección Social

Súper Salud

Colombia Compra Eficiente

Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP

20.1 FALTA POR PUBLICAR

Mecanismos para la participación en la formulación de políticas

Políticas en materia de adquisiciones y compras

Auditoría al ejercicio presupuestal

Indicadores de desempeño

Estados financieros

Revisado por: Cristhian Mauricio Arroyabe, Coordinador Comunicaciones


38

21. CONSOLIDADO MATRIZ DOFA

DEBILIDADES TOTAL

Desconocimiento y falta de implementación de las TRD 14

Falta de Capacitación en el Proceso de Gestión Documental 12

No contar con la infraestructura necesaria para archivos de gestión y Central 9

Falta de Archivadores, ocasionando deterioro en la información almacenada en

cajas 7

Cambios permanentes de las directrices para el Sistema de Gestión Documental 5

Desactualización del Organigrama Institucional 3

Reconocimiento de la Importancia del Proceso de GD 2

Falsas implementaciones en gestión documental, generando pérdida de tiempo y

dinero 2

Necesidad de realizar transferencias al Archivo Central 2

Falta de Control en la información 2

Incumplimiento a la Ley 594 de 2000 2

Definir que áreas deben tener los documentos producidos por diferentes áreas 1

No se cuenta con un sistema para manejar la información en medio magnético 1

Falta de Organización de los Archivos de Gestión 1

En Archivo de Historias Clínicas fácil acceso a la información y entrega de la

misma en áreas diferentes al Archivo de HC 1

En Archivo de Historias clínicas falta de seguridad en las ventanas 1

Falta de apoyo a las áreas en el Proceso de GD 1

Duplicidad de documentos 1

No contar con profesional en archivística 1

No toda la información pasa por ventanilla única 1

Solo una persona tiene el manejo y conocimiento de la ventanilla única 1

Interrupciones del Proceso 1


39

Seguridad del Área 1

Falta de Comunicación al grupo 1

Mal manejo del uso de la información 1

Ataque informático a la información que se maneja en la Institución 1

Sistema de Almacenamiento vulnerable y perecedero 1

Historias clínicas en puestos de salud 1

Mal manejo de los documentos 1

No tener digitalizados los archivos 1

Poco Apoyo de la Alta Dirección 1

Recursos económicos insuficientes 1

AMENAZAS

Sanciones por entes de control 8

Pérdida de la Información 7

Incendio, Inundación y fenómenos naturales 5

El hecho de no contar con el Hospital por parte del Departamento para

capacitaciones en GD 5

Hallazgos de la Procuraduría que aún no se han ejecutado 3

Pérdida de documentos 3

Falta de asistencia técnica por parte del ente Departamental 3

Retrocesos en los Procesos 1

Mal Manejo de la Información 1

Complejidad de la normatividad 1

Información errada sobre el tema 1


40

21.1. REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL ANÁLISIS DE LA MATRIZ DOFA

QUE AFECTAN EL DESARROLLO DEL PROCESO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL EN EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL CENTENARIO DE

SEVILLA.

Una vez tabulada la información de la matriz DOFA, e identificados los puntos

críticos se toman los cinco primeros, identificados por los funcionarios como los

más relevantes que afectan el buen desarrollo en el proceso de gestión

documental, tanto en las DEBILIDADES como en las AMENAZAS.

DEBILIDADES AMENAZAS Desconocimiento y falta de implementación de las TRD

Sanciones por entes de control

Falta de Capacitación en el Proceso de Gestión Documental

Pérdida de la Información

No contar con la infraestructura necesaria para archivos de gestión y Central

Incendio, Inundación y fenómenos naturales

Falta de Archivadores, ocasionando deterioro en la información almacenada en cajas

El hecho de no contar con el Departamento para capacitaciones en GD

Cambios permanentes de las directrices para el Sistema de Gestión Documental

Hallazgos de la Contraloría que aún no se han ejecutado


41

22. CONSOLIDADO DE HERRAMIENTA APLICADA A FUNCIONARIOS

(Encuesta)

ORDEN INTERROGANTE SI NO NO SABE, NO RESPONDE

TOTAL ENCUESTAS

1 La oficina posee el espacio suficiente para el almacenamiento de los documentos producidos?

15 19 1 35

2 La oficina cuenta con los archivadores suficientes para el archivo de la información?

16 18 1 35

3 Qué clase de archivadores tiene la oficina metálicos?

14 5

35

3.1 Qué clase de archivadores tiene la oficina de madera?

10 en 6 oficinas hay de ambos

4 Tiene estantería para el almacenamiento de los documentos, metálicas?

2

35

4,1 Tiene estantería para el almacenamiento de los documentos, madera?

13 18 En 2 oficinas hay

de ambas

5 Ha recibido capacitaciones suficientes en manejo de archivos por personal calificado?

8 26 1 35

6 El área donde trabaja presta documentos a otros servicios?

20 15

35

7 El área aplica los instrumentos de control de préstamo de documentos?

15 20

35

8 En caso de inundación sabe qué hacer con los documentos?

6 29

35

9 La información que tiene en las oficinas está clasificada?

27 7 1

35

10 La información que tiene en las oficinas está ordenada?

31 4

35

10.1 Cómo: Alfabéticamente? 7 5 alfabético-

cronológicamente

22 10.2 Cómo: Numéricamente? 4

3 numérico-cronológicamente

10.3 Cómo: Cronológicamente? 11 5

11 La oficina cuenta con instrumentos de consulta/para la recuperación de la información?

16 16 3 35

11.1 Guía 5

Algunos en la pregunta 11 señalan NO, pero en los incisos del número 11 escogen opción; por eso si eligen inciso se toma la pregunta como positiva

16

11.2 Catálogo

11.3 Índice 2


42

11.4 Inventarios 9

12 Con qué hace la foliación, lápiz? 25 5 35

12.1 Con qué hace la foliación lapicero? 3

12.2 Con qué hace la foliación otra, cuál? 2 Sistemas

13 Se utilizan clips metálicos? 17 13 2 35

13.1 Se utilizan clips Plásticos? 3

14 Su oficina tiene intranet? 34 1 35

15 Da respuesta a través de correo electrónico Institucional?

27 5 1 35

15.1 Da respuesta a través de correo electrónico Personal?

2

16 Envía copia de las respuestas dadas a través de los correos electrónicos a la Unidad de Correspondencia?

4 28 3 35

17 Le realiza índice del contenido a las unidades documental que se encuentran en el archivo de Gestión?

9 23 3 35

18

El archivo de Gestión se encuentra organizado de acuerdo con las series y/o subseries documentales registradas en la TRD?

13 21 1 35

18.1 No se han aplicado las TRD 15 1

21 18.2 No tiene espacios físicos adecuados

18.3 No tiene muebles adecuados

18.4 Capacitaciones insuficientes 5

19 Las Series y/o sub series están conformadas de acuerdo con lo registrado en la TRD?

14 18 3 35

19.1 Porque han modificado procedimientos 6

18 19.2

La TRD no registra todos los tipos documentales

2

19.3 Otro, cuál?

10 Desconocimiento, no se han implementado

las TRD

20

Si en la oficina se han modificado algunos procedimientos, han variado los tipos documentales que conformas las series?

9 20 6 35

21

Corresponde la ordenación de la documentación en los expedientes de las series y/o subseries al orden secuencial de los trámites?

25 5 5 35

21.1 Porque hacen agrupaciones de tipos documentales

3

5 21.2

Porque los trámites se comparten con otras oficinas

2

21.3 Otro, cuál?

22 Los expedientes se encuentran foliados? 22 12 1 35

23 Realiza inventario documental? 11 22 2 35

24 La unidad administrativa cuenta con extintores?

17 17 1 35

25 Sabe cómo manejar un extintor en caso de ser necesario?

23 11 1 35


43

26 En qué temas específicos de Gestión Documental le gustaría recibir capacitaciones, escríbalos?

8

En Todos

8 Implementación y Manejo de las Tablas de Retención

5 Manejo de Archivos Electrónicos 3 Archivos de Gestión Físicos 1 Hoja de vida de Equipos 1 Foliación 1 Conservación 1 Indice 1 Administración de la Información

1 Manejo de la Hoja de vida en los expedientes contractuales

1 Inventarios documentales 1 Preservación de documentos 1 Importancia y eficacia de la GD 1 Transferencias Primarias

1 Cómo actuar en caso de emergencias (Incendios)

1 En elaboración de documentos 1 Clasificación de Archivos 1 Manejo Archivo de Historias Clínicas


44

22.1 REGISTRO DE OBSERVACIONES DE HERRAMIENTA APLICADA QUE

AFECTAN EL DESARROLLO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRIORIZACIÓN DE RESPUESTAS NEGATIVAS IDENTIFICADAS EN LA ENCUESTA

En qué temas específicos de Gestión Documental le gustaría recibir capacitaciones, escríbalos?

38

En caso de inundación sabe qué hacer con los documentos? 29

Envía copia de las respuestas dadas a través de los correos electrónicos a la Unidad de Correspondencia?

28

Ha recibido capacitaciones suficientes en manejo de archivos por personal calificado? 26

Le realiza índice del contenido a las unidades documentales que se encuentran en el archivo de Gestión?

23

Realiza inventario documental? 22

El archivo de Gestión se encuentra organizado de acuerdo con las series y/o subseries documentales registradas en la TRD?

21

El área aplica los instrumentos de control de préstamo de documentos? 20

Si en la oficina se han modificado algunos procedimientos, han variado los tipos documentales que conformas las series?

20

La oficina posee el espacio suficiente para el almacenamiento de los documentos producidos? 19

La oficina cuenta con los archivadores suficientes para el archivo de la información? 18

Las Series y/o sub series están conformadas de acuerdo con lo registrado en la TRD? 18

La oficina cuenta con instrumentos de consulta/para la recuperación de la información? 16

El área donde trabaja presta documentos a otros servicios? 15

Los expedientes se encuentran foliados? 12

La información que tiene en las oficinas está clasificada? 7

Corresponde la ordenación de la documentación en los expedientes de las series y/o subseries al orden secuencial de los trámites?.

5

La información que tiene en las oficinas está ordenada? 4

CAPACITACIONES

TECNOLOGÍAS

IMPLEMENTACIÓN TRD

RECURSOS FÍSICOS


45

23. BIBLIOGRAFÍA

Organigrama institucional, del Hospital Departamental Centenario de Sevilla

Archivo General de la Nación

diagnÓstico de gestiÓn documental del hospital ...€¦ · del proceso de gestiÓn documental ......

Documents