DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN La capacitacin en las entidades pblicas debe estar orientada al cumplimiento de los objetivos de la organizacin. EL OBJETIVO DEL DIAGNSTICO de capacitacin es identificar las necesidades de capacitacin1 de los servidores pblicos por reas de trabajo para cumplir con su misin, para el desempeo de sus funciones o para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa.

El diagnstico de necesidades de capacitacin de la entidad, consolidado por el jefe del rea de recursos humanos y el comit de capacitacin ser producto de la identificacin de necesidades de cada una de las reas efectuada por los jefes inmediatos quienes debern programarla y realizarla conjuntamente con su grupo de trabajo.La capacidad individual para el desempeo de un cargo (funcin o proyecto) puede definirse como: la informacin, los conocimientos, las habilidades y actitudes necesarios para dicho desempeo

El jefe de recursos humanos deber hacer conocer las orientaciones consignadas en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin a los jefes de cada rea o dependencia de la entidad. Igualmente entregar informacin sobre las recomendaciones de capacitacin registradas en el formato de seguimiento de la evaluacin del desempeo. sta informacin ser complementada con el informe de control interno sobre cada rea. Para el diagnstico pueden seguirse los siguientes pasos:

1. Anlisis de debilidades de cada rea frente a proyectos presentes y futuros. 2. Identificacin de las necesidades de cada rea o dependencia de trabajo 3. Identificacin de las necesidades individuales 4. Consolidacin de las necesidades de capacitacin por dependencias 5. Consolidacin de las necesidades de capacitacin de la entidad.

B. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES DE CAPACITACIN

La programacin se realizar con base en los resultados del diagnstico, las orientaciones de la Direccin de la entidad y los recursos disponibles.

Los responsables de la programacin son el rea de Recursos Humanos y el Comit de Capacitacin de la entidad.

Pueden seguirse los siguientes pasos:Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Pasos para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin y Programacin de Actividades

1. Priorizacin de los temas de capacitacin y de las reas a atender. 2. Bsqueda de informacin sobre las soluciones de capacitacin 3. Priorizacin y decisiones sobre la programacin de la capacitacin 4. Concertacin para la realizacin de los eventos de capacitacin.

FORMATO No. 1: FICHA PARA EL REGISTRO DE NECESIDADES INDIVIDUALES

* I = Informacin * C = Conocimiento * H = Habilidades Ejemplo: Si para un proyecto de salud un funcionario requiere de cierta informacin y otro de la misma dependencia, para el mismo proyecto, requiere manejo prctico del asunto, se debern marcar en la casilla clase de necesidad, para el primero Informacin y para el segundo Habilidades.

FORMATO No. 2: CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR DEPENDENCIAS

A= Directivo y Asesor B= Ejecutivo C= Profesional D= Tcnico E= Asistencial (Administrativo y Operativo en Entidades Territoriales) Este formato se diligencia despus de haber realizado los del anlisis de necesidades de capacitacin del grupo e individual. En el primer bloque se registran los proyectos o funciones para los cuales los funcionarios han declarado tener necesidades de capacitacin. En el segundo bloque se describen las necesidades de capacitacin identificadas por el rea para poder cumplir. En el tercer bloque se registra el nmero de funcionarios que declararon tener requerimientos de capacitacin para desempearse en cada uno de los proyectos o funciones registradas, reagrupndolos por nivel jerrquico. Las convenciones sobre estos niveles aparecen en el cuadro.

EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES El diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC) es el procedimiento a partir del cual se obtiene informacin necesaria para elaborar un programa de capacitacin. El objetivo del DNC es identificar las discrepancias entre lo que es y lo que debera de ser.

Son cuatro las preguntas que debe permitir obtener el DNC: Quines necesitan capacitacin?En que necesitan capacitacin? Con qu nivel de profundidad? Cundo y en qu orden deben ser capacitados? (Gonzlez, 2001)

En el procedimiento para realizar el DNC: Se determinan en primer lugar las actividades, los puestos o las temticas en las que se realizar el diagnstico, enseguida Se seleccionan las tcnicas a utilizar y Se elaboran los instrumentos necesarios para recabar la informacin.

Durante la realizacin del diagnstico se aplican los instrumentos previamente diseados.

A partir de la informacin recabada se determinan las reas en las que existen las discrepancias, Se diferencia entre los problemas de capacitacin y los que son de tipo administrativo, Se especifican las necesidades de capacitacin y el nivel de profundidad que se requiere, Se analiza la gravedad del problema y los costos de resolverlos, Se jerarquizan los problemas, Se determina quienes son los trabajadores con dichas necesidades y con toda la informacin Se integra un informe final.

Existe una diversidad de tcnicas para realizar el diagnstico de necesidades de capacitacin, pero en todas ellas se compara lo que es contra lo que debera de ser, el DNC se puede realizar a partir de:

La revisin de los anlisis de puesto El anlisis del inventario de habilidades que tenga la empresa El anlisis del desempeo de los trabajadores, Las quejas de los clientes El anlisis de problemas de la empresa Exmenes de conocimientos, Entrevistas estructuradas o abiertas, Encuestas Observacin directa en el puesto Anlisis de tareas, A travs de la revisin de los planes de desarrollo del personal o Utilizando las diferentes tcnicas de discusin dirigida: Corrillos, Lluvias de ideas, Foro, Mesa redondas, Paneles, Dilogos, etc.

El DNC A TRAVS DEL ANLISIS DE PUESTO Un mtodo sencillo de realizar DNC es a travs de la revisin del anlisis de puesto. En un anlisis de puesto se incluyen varios apartados de los que se puede desglosar los requerimientos de capacitacin que puede tener un trabajador. En la tabla 1 se ilustran las necesidades de capacitacin para el puesto de responsable de capacitacin: Descripcin Genrica Descripcin Especfica Conocimientos Requeridos Habilidades Requeridas Escolaridad Manejo de Equipo Idioma Experiencia Profesional

Como se puede observar en la tabla entre mejor elaborado este el anlisis de puesto mas fcilmente se podrn determinar las necesidades de capacitacin.

Este procedimiento resulta relativamente fcil aunque tiene la desventaja de que las necesidades identificadas aun resultan muy gruesas y requerir de un trabajo posterior el poder especificar con claridad las necesidades de capacitacin.

El DNC A TRAVS DEL INVENTARIO DE HABILIDADES Un inventario de habilidades es un documento que posee informacin sobre los conocimientos y habilidades de los empleados de tal manera que tenga informacin inmediata sobre empleados que pueden ser promovidos a puestos laterales o de mayor nivel. El inventario usualmente contiene informacin sobre el puesto que ocupa actualmente el trabajador, sus habilidades, conocimientos capacitacin y la educacin formal que ha recibido. Al revisar los inventarios es posible identificar las necesidades de capacitacin. Por ejemplo en los siguientes cuadros se observan los estudios realizados por personal directivo y el nmero de cursos recibidos por dicho personal:

De la informacin contenida en dichos cuadros se desprende la necesidad de capacitar al personal en temas relacionados con la administracin y el manejo de personal. As como en el ejercicio anterior podemos evaluar diferentes aspectos de la informacin contenida en los inventarios y determinar las necesidades de capacitacin. El nivel de detalle de la informacin que obtengamos depender de la calidad de la informacin contenida en el inventario. Por esta razn resulta importante unificar los criterios con los que se elabora el curriculum y contar con una base de datos que nos permita poder realizar anlisis de los datos.EL DNC A TRAVS DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEOLa evaluacin de desempeo puede ser otro buen elemento para determinar las necesidades de capacitacin. Cuando se utiliza este procedimiento re revisa el desempeo de los trabajadores y se ubican las necesidades de capacitacin en los aspectos que tenga una menor evaluacin. Las siguientes son unas tablas de la evaluacin que obtuvieron los instructores de una empresa: Tabla 1. Resultados de la evaluacin de instructores en cuanto a planeacin de curso.