DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

¿Qué es diagnóstico de Necesidades de Capacitación?

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso de investigación sistemático, dinámico, flexible y participativo que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una empresa o institución, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

¿Por qué se debe hacer una DNC?

El papel del profesional que hace la detección de necesidades debe ser muy cuidadoso, de él depende que la organización sea competitiva en su entorno.Un buen administrador de los recursos humanos, es el responsable de solicitar la capacitación y debe investigar lo que sucede en el área donde trabaja para conocer y detectar las necesidades reales de capacitación.

Algunos parámetros para realizar un DNC pueden ser:

1. Problemas observables en las diferentes unidades de la organización.

2. Desviaciones en la productividad.3. Rechazo de productos y/o servicios por mala calidad.4. Altos índices de accidentes, ausentismo laboral y

rotación de personal.5. Deficiente operación y/o mantenimiento de máquinas

y equipos de trabajo.6. Bajos estándares de rendimiento del trabajador por

unidad de tiempo.7. Procedimientos de trabajo mal concebido o

inexistente.

8. Incumplimiento de las metas de producción preestablecidas.

9. Errores observables en los trabajadores en la ejecución de sus tareas.

10. Las quejas sobre el servicio al cliente y la atención incrementen.

¿Qué nos dice la DNC?

• Qué o sobre qué hay que capacitar. Nos habla sobre el “talón de Aquiles” de los trabajadores.

• Cuánto hay que capacitar. No todas las personas son iguales, puede ser que nosotros tengamos excelentes habilidades de comunicación, mientras que los demás no, es importante conocer al equipo y los objetivos para saber cuánto esfuerzo es necesario.

• Cuándo. La capacitación es preferible que sea periódica, sin embargo es importante conocer en qué periodos es mejor llevarla a cabo.

¿Cómo se hace la DNC?

La Detección de Necesidades de Capacitación se lleva a cabo mediante métodos y técnicas especializadas como la observación durante las labores, los cuestionarios especializados, sesiones de grupo y entrevistas.

Técnicas e instrumentos para detectar las necesidades de capacitación

Entre las técnicas más usuales para detectar las necesidades de capacitación están las siguientes:• Encuesta, que consiste en

recoger la información aplicando un cuestionario previamente diseñado en el que las respuestas se dan por escrito.

• Entrevista, que consiste en recabar la información a través de un diálogo entre el entrevistador y el empleado. Es común entrevistar también al jefe directo del empleado para preguntarle en qué considera que deben capacitarse sus subordinados.

• Observación, que consiste en observar la conducta en el trabajo para compararla con el patrón esperado y de esta manera, detectar las deficiencias que te indican la necesidad de capacitar.

Consultores externos, que consiste en contratar personas externas y especializadas en detectar necesidades de capacitación.

Los instrumentos más usuales son:

• Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de preguntas específicas dirigidas a reunir información sobre conocimientos, habilidades, opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempeña la persona, o la empresa

• Descripción y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripción y perfil de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo desempeña. De esta forma, se compara lo que requiere el puesto con lo que la persona hace.

• Evaluación de desempeño, que consiste en comparar el desempeño de una persona con los estándares establecidos para ese puesto. Esto permite conocer las áreas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de desempeño del empleado.

¿Para qué nos sirve?

• Prevenir problemas futuros que puedan afectar a nuestra empresa

• Corregir problemas existentes.• Conocer problemas que no habíamos

pensado que existían.• Preparar a nuestro personal frente a la

expansión de la empresa.

Es muy importante tomar en cuenta por que una empresa bien capacitada permitirá y será capaz de manejar el crecimiento ya que la

capacitación es una inversión.