desempeño organizacional
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Desempeño Organizacional
Pensamiento Organizacional/Administración
C.P. Patricia Razo Granados
Elementos del Desempeño Organizacional
O Efectividad
O Eficiencia
O Relevancia
O Viabilidad Financiera
Efectividad
O Definimos la efectividad de la organización
como el grado en el que una organización es
capaz de lograr sus metas.
Dimensiones O En general, no hay dimensiones de efectividad comunes
a todas las organizaciones.
O Pese a la variedad de organizaciones que existen, hay grandes similitudes entre diversos grupos funcionales de organizaciones.
O Las dimensiones de la efectividad de la organización son al mismo tiempo estables y dinámicas.
O Son estables desde la perspectiva de la función de la organización en el cumplimiento de la promesa implícita relacionada con su existencia.
O Y dinámicas porque dentro de todo tipo de organización la importancia de un determinado indicador de efectividad varía de acuerdo con cada interesado directo en particular.
Evaluación de la Efectividad El primer punto en la evaluación de la efectividad organizacional es identificar las metas.
O A medida que uno se va familiarizando con la organización que se estudia, el objetivo y las metas se hacen explícitos en varios documentos de la organización: la escritura de sus estatutos, los documentos constitutivos o el plan o la estrategia de la organización.
Una vez que los propósitos, metas y dimensiones de la organización están claros, la persona o entidad que realiza el diagnóstico está lista para emprender la evaluación.
O El primer paso es decidir un conjunto de preguntas que guíen el proceso de explorar el grado de efectividad de la organización.
O A medida que se pasa a lo específico en el proceso de formulación de preguntas, se comienzan a identificar los indicadores que podrían ayudar a responder a la pregunta. Estos indicadores permiten medir el concepto que se examina y proporcionan ideas sobre la cuestión de la efectividad.
Preguntas: Efectividad
O ¿Cuán efectiva es la organización en dirigirse hacia el cumplimiento de su misión?
O ¿Cuán efectiva es la organización en cumplir las metas expresadas en sus estatutos, enunciados de misión u otros documentos que proporcionan la “razón de ser” de la organización?
O ¿Se pone en funcionamiento la misión por medio de metas programáticas, objetivos y actividades?
O ¿Se utilizan indicadores cuantitativos y cualitativos para captar la esencia de la misión?
O ¿Existe un sistema para evaluar la efectividad, es decir, el grado de cumplimiento de las metas y los objetivos?
O Los clientes o beneficiarios para los cuales se ha concebido una línea de negocios o un programa, ¿consideran que estos son satisfactorios?
O ¿Monitorea la organización la efectividad organizacional?
O ¿Utiliza la organización información de retroalimentación para mejorarse a sí misma?
Indicadores de Efectividad O Cumplimiento de las metas;
O Número de clientes atendidos;
O Calidad de los servicios/productos;
O Acceso a los servicios y uso de los mismos;
O Generación y utilización de conocimientos;
O Cambios en la calidad de vida;
O Demanda de servicios o productos;
O Repetición de los programas de la organización por parte de los interesados directos;
O Indicadores de crecimiento para cobertura de programas, servicios, clientes y fondos.
Eficiencia
O Definimos la eficiencia como la proporción que
refleja una comparación entre los resultados
logrados y los costos sufragados para el
cumplimiento de las metas.
O Se logra la eficiencia cuando se utiliza el nivel
mínimo de recursos para producir la cantidad de
productos establecidos como meta o para lograr
los objetivos de un programa, una operación o
un departamento.
Dimensiones
O En todo el mundo las organizaciones se
enfrentan con crecientes presiones para
utilizar sus recursos en forma acertada. La
globalización, por lo general, comprende
menores impuestos y mayores costos de
recursos humanos y naturales, todo lo cual
se combina para fomentar el tema de la
eficiencia en la mayoría de las
organizaciones.
O En el último decenio, organizaciones tanto
públicas como privadas se han visto
obligadas a reducir costos y aumentar la
productividad por medio de medidas de
reducción o adecuación. “Hacer más con
menos” es el lema para muchas
organizaciones tanto en el mundo
desarrollado como en el mundo en
desarrollo. En otras palabras, producir más
resultados con menos recursos.
O La eficiencia administrativa explora la manera en que diferentes procesos de trabajo contribuyen al valor agregado general en una organización.
O Esta medida de eficiencia proporciona una estimación aproximada de la cantidad de energía productiva que gasta una organización en relación con la cantidad de tiempo invertido por gerentes y profesionales.
O Esta dimensión está vinculada a la capacidad de una organización para equilibrar políticas, procedimientos y esfuerzos creativos teniendo en cuenta funciones y responsabilidades que ayudan o sofocan al personal, o vinculada al hecho de que hay demasiadas reglas o estas no son suficientes.
Evaluación de la Eficiencia
O Al evaluar la eficiencia, por lo general es más
difícil evaluar los productos que los insumos, en
especial en organizaciones de servicio en las
que los productos tienden a ser cualitativos en
lugar de cuantitativos. Aun en organizaciones
que producen bienes físicos tangibles, es
probable que siga siendo difícil obtener una
evaluación oportuna e ideal de productos que
capte diferencias de calidad con el transcurso
del tiempo o entre una empresa y otra.
Preguntas de Eficiencia O ¿Cuál es la relación entre la unidad de producto y el costo de producir el
resultado?
O ¿Con cuánta eficiencia está utilizando la organización sus recursos humanos, financieros y físicos?
O ¿Están relacionados los costos de los miembros del personal con su productividad?
O ¿Se utilizan en forma óptima las instalaciones físicas (edificios, equipos, etc.)?
O ¿Se utilizan en forma óptima los recursos financieros? ¿Cuáles son los índices comparativos de costos y resultados?
O ¿Existen sistemas administrativos que proporcionan buen valor por los costos?
O ¿Existen sistemas administrativos de calidad para apoyar la eficiencia (recursos financieros, recursos humanos, programas, estrategia, etc.)?
O ¿Realiza la organización comparaciones de referencia sobre la base del desempeño de programas similares, o sobre la base del desempeño del programa mismo en el tiempo, o sobre alguna meta predeterminada al comienzo del programa?
Indicadores de Eficiencia
O Costo por servicio o programa proporcionado;
O Costos generales en relación con los costos totales del servicio o programa;
O Productos por empleado;
O Costo por cliente atendido;
O Ausentismo del empleado y tasas de recambio de personal;
O Tasas de terminación de programas;
O Frecuencia de avería de los sistemas;
O Puntualidad de la prestación de servicios.
Relevancia
O Una variable clave del desempeño es la
continuidad de la relevancia de la
organización, que definimos como la
capacidad de una organización de
satisfacer las necesidades y conseguir el
apoyo de sus principales interesados
directos en el pasado, el presente y el
futuro.
Dimensiones
O Utilizamos dos dimensiones básicas para
evaluar la continuidad de la relevancia de
las organizaciones. La primera se relaciona
con la capacidad de una organización de
mantener satisfechos a sus interesados
directos. Para tener un buen desempeño, la
organización debe hacer sentir a los
interesados directos clave que se están
satisfaciendo sus expectativas.
O la segunda dimensión de la continuidad de
la relevancia, que es la capacidad de
innovar y crear situaciones nuevas y más
eficaces como resultado de ideas y nuevos
conocimientos. La innovación y la
adaptación a requisitos cambiantes son
indicadores clave del desempeño en el
mundo de hoy, que se mueve a un ritmo tan
rápido.
Evaluación de la Relevancia
O Las organizaciones necesitan prever el
futuro, crear nuevos productos y servicios y
ocuparse de sus interesados con respecto a
sus necesidades emergentes.
Preguntas: Relevancia
O ¿Se realizan encuestas o sondeos adecuados de los clientes para obtener sus percepciones de la organización?
O ¿Se ha adaptado la organización y ha cambiado su trabajo con el tiempo?
O ¿Se examinan y modifican regularmente los programas para reflejar el entorno y las capacidades cambiantes?
O ¿Se examina regularmente la misión de la organización?
O ¿Se realizan regularmente evaluaciones de las necesidades de los interesados directos?
O ¿Examina la organización regularmente el entorno con el fin de adaptar su estrategia como corresponde?
O ¿Monitorea la organización su reputación?
O ¿Crea la organización nuevas tecnologías o se adapta a ellas?
Indicadores
O Satisfacción de los interesados directos (clientes, instituciones financieras internacionales, donantes, etc.);
O Número de nuevos programas y servicios;
O Cambios en las actitudes de los asociados;
O Cambios de funciones;
O Cambios en las entidades de financiamiento (calidad y cantidad);
O Cambios en la reputación entre organizaciones homólogas;
O Aceptación de programas y servicios por parte de los interesados directos;
O Apoyo destinado específicamente al desarrollo profesional;
O Cantidad de contribuyentes financieros antiguos y nuevos (riesgo de que se dejen de recibir fondos, apalancamiento de los fondos);
O Cambios en la innovación y adaptabilidad de la organización (cambios adecuados a las necesidades, métodos);
O Cambios en la reputación de la organización entre interesados directos clave;
O Cambios en servicios y programas relacionados con el cambio de sistemas de clientes.
Viabilidad Financiera
O Al decir viabilidad financiera queremos decir
la capacidad de una organización de
obtener los fondos necesarios para
satisfacer sus requisitos funcionales a
corto, mediano y largo plazo.
Dimensiones Hay tres dimensiones para evaluar la viabilidad financiera de una organización:
O La primera se relaciona con la capacidad de una organización de generar suficiente dinero para pagar sus cuentas y, en el caso de organizaciones sin fines de lucro, ser prósperas y fructíferas.
O La segunda dimensión de la evaluación de la viabilidad financiera se relaciona con las fuentes y los tipos de ingresos sobre los cuales la organización basa sus costos.
O La tercera dimensión es la capacidad de una organización de vivir dentro de los límites de sus asignaciones.
Evaluación O ¿Es capaz la organización de generar ingresos para responder a las
necesidades de sus interesados directos?
O ¿Está la organización generando ganancias (para los grupos con fines de lucro) o superávit (para los grupos sin fines de lucro)?
O ¿Hay apoyo continuo y sostenido de las fuentes existentes de fondos?
O ¿Obtiene la organización nuevas fuentes de fondos en forma constante?
O ¿Depende la organización de una única fuente de fondos?
O ¿Tiene la organización más ingresos que gastos en forma constante?
O ¿Se puede mantener la organización a sí misma en un entorno competitivo?
O ¿Son los activos mayores que los pasivos?
O ¿Mantiene la organización excedentes razonables de dinero para utilizar durante tiempos difíciles?
O ¿Monitorea la organización sus finanzas en forma regular?
O ¿Monitorea la organización los activos de capital y su depreciación?
Indicadores
O Cambios en los últimos tres años en el capital operativo neto;
O Relación entre las entidades financieras más grandes y los ingresos generales;
O Relación ingresos en efectivo-ingresos diferidos;
O Relación activos corrientes-pasivos corrientes;
O Relación total de activos-total de pasivos;
O Indicadores de crecimiento en términos de número de entidades financieras, monto de los recursos movilizados, activos, capital, ingresos;
O Nivel de diversificación de las fuentes de fondos;