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Descarte Arrumação Limpeza Saúde Disciplina

Universidade de São PauloFaculdade de Medicina

Divisão de Biblioteca e Documentação

O Programa 5’s na DBD/FMUSP

Equipe 5’s: Fabiola Rizzo Sanchez/Eliane Aparecida Souza Cruz





Implantação em 2005. Primeira ferramenta de Qualidade do

“Sistema de Gestão” (SIBi/USP). Objetivo: transformar o ambiente de trabalho. Mudança de valores e atitudes.





Os fundamentos do programa 5’s são: Descarte: uso racional de materiais diversos, eliminando

itens inúteis; Arrumação: de materiais, de dados e informações

contidas no computador; Limpeza: ambiente agradável, tanto ao funcionário

quanto aos seus clientes/usuários; Saúde: física e mental, gerando aumento da auto-estima; Disciplina: encoraja funcionários e colaboradores a

comprometerem-se com resultados e metas.





Procedimentos Apostila para funcionários; 1 º dia da Bermuda; organização de áreas, de arquivos, padronização visual

das placas informativas e dos ambientes de trabalho; dois funcionários são responsáveis pelo gerenciamento do

programa; trabalho feito a longo prazo; não houve paralisação durante a reforma; há normas a serem seguidas diariamente; cada funcionário é responsável pelo seu espaço de

trabalho;





Painel com fotos da BC antes do 1º dia da Bermuda (11.02.2005)

Outras tardes da bermuda: 01.10.2005, 03.10.2007,

10.06.2009





Caixas de reciclagem padronizadas foram confeccionadas no Setor de Encadernação (uma para cada Serviço).





Planilhas de gerenciamento e acompanhamento: data de verificação e auditoria (anual); tabela de acompanhamento das médias mensais

(mensal); protocolo de recebimento da folha de verificação

(mensal); folha de verificação (mensal); relação de auditores (quadrimestral).





Modelo da planilha de data de verificação e auditoria




Tabela de acompanhamento das médias mensais (mensal)


Mês

Nome do Serviço reponsável pelas UGB’s

SAI – Serviço de Acesso à Informação

Nome da UGB





Protocolo de recebimento da folha de verificação (mensal)





Modelo de folha de verificação (mensal)





Modelo do documento: relação de auditores (quadrimestral):

Caros colaboradores,Informamos que nos meses de ________________________________________________________________ a auditoria será realizada pelos colegas:________- PC, Aquisição e Monografia, Periódicos, Promoção e Divulgação________ - Comut, Atendimento e Balcão, Referência ________ - Sinf, Acervo periódicos, Encadernação, Acervo livros e teses

attEliane e Fabiola





A auditoria e os auditores realizada na presença de uma pessoa da UGB; auditor tem livre acesso aos armários, gavetas,

etc.; entrega das folhas de verificação a um dos

responsáveis pelo Programa.





A Biblioteca foi a pioneira na implantação da

ferramenta 5’s na Faculdade de Medicina;

Treinamento sobre o programa no Lim-16 -

Laboratório de Fisiopatologia Renal.





Práticas de incentivo adotadas: aviso nos banheiros; totem com lembretes e fotos; e-mails relembrando as regras;





Modelo de aviso dos banheiros

A DBD/FMUSP conserva este banheiro. A DBD/FMUSP conserva este banheiro.





Totem





E-mail’s e comunicados





Material de divulgação





Resultados: melhoria da qualidade e produtividade; redução de perdas no processo e do desperdício em geral; ganhos de espaço nas instalações e nos computadores; eliminação de dados, relatórios e outros itens

ultrapassados; preservação e conservação de equipamentos eletrônicos; melhor utilização e controle dos recursos da organização; melhoria das condições de segurança e meio ambiente; prevenção de doenças profissionais e mentais;





Gráfico anual das UGB’s - 2008100 100 100 100 100 100 100 100 100

93,25

100

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

MédiaSAI/Comut Sai/Referência SAI/Atendimento/balcão

Acervos/Livros e teses Acervos/P eriódicos Sinf

SP D/P romoção e Divulgação SP D/Encadernação e Conservação SATI/Aquisição/periódicos

SATI/P C-Tese SATI/Aquisição e Monografia





Considerações finais suporte a melhorias internas; melhoria da qualidade de vida; ambientes mais agradáveis; envolvimento e integração de toda a equipe; novos hábitos referentes à educação,

sociabilização, segurança e saúde.




Obrigada!

Serviço de Biblioteca e Documentação

E-mail: [email protected]

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