3.1 REFLEXIÓN INICIAL

Tablas de retención documental

Las ventajas que ofrecen las TDR, son la de optimizar, facilitar procesos documentales delimitándolos por número de series y tipos documentales que establecen los tiempos de conservación y permanencia en cada fase de los documentos que se detallan en tres etapas de vida de los documentos. Archivo de gestión, archivo central, archivo histórico.

3.2 CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE

Según el Acuerdo 04 Del 2013 Emitido Por El Archivo General De La Nación Colombia 15 De Marzo De 2013 se toman como referencia y guía para el aprendizaje y conocimiento los siguientes fragmentos del documento en mención.

Acuerdo 04 del 2013

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN)

Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Debe organizar los archivos según su orden cronológico ya sea fecha importancia o alfabéticamente y con esto logra un archivo patrimonial, de esta manera los archivos pueden ser tácticamente organizados de tal manera que sean fácil de encontrar, se pueden organizar por consulta y poco frecuentes

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

La falta de conocimiento del personal administrativo sobre la gestión y el sistema documental, ya que los archivos o documentos varían según su importancia de igual manera hay que aplicar la tabla de retención documental para una buena organización.

3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

Si debe aplicar el ciclo vital del documento ya que si este se gestiona y se controla de una manera excelente la empresa origina productividad ya que el ciclo vital del documento es la fase de vida que cumple dicho archivo esto con el fin de gestionar la excelencia de la empresa por medio de los

documentos de excelencia de la misma esta se gestiona por medio de la tabla de retención documental para un sistema de gestión eficiente.

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivado esos documentos?

Se deben organizar magnéticamente de igual manera que los archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran cronológicamente o por tipo de consulta o poco frecuentes.

5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

Se debe aplicar la tabla de retención documental en los archivos para un fácil acceso a la información por medio de los números de serie y sub series que la TRD presenta.

6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

La importancia del uso tabla de retención documental es la de llevar un control eficiente de los archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa para las consultas o lo importante del ciclo de vida de dicho documento. También para el fácil acceso de la información que la tabla de retención documental sostiene.

7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

Seriar y sub seriar por la importancia de los documentos y su historia patrimonial.

8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

Claro que si, ya que la documentación es el proceso administrativo que sostiene a las empresas.

3.4 FORO TEMATICO 2

a. ¿Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta.

El ciclo vital de los documentos es la razón por la cual se define su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación esto se lleva a cabo en cada empresa, porque se transforman con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica). 

b. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su

compañero regresa al cargo, ¿Cómo cree que debe desempeñarse en el cargo si la implementación de las TRD al momento de la búsqueda de documentos es la adecuada?, Sustente su respuesta.

Para desempeñarme mejor en el cargo lo primero que haría es un reconocimiento del archivo así sabré de qué forma está organizada la empresa, si su organización es adecuada o no, si manejan T.R.D. (Tablas de Retención Documental) ya que con una adecuada tabla de retención de documentos me facilitaría la búsqueda porque me cuento con un listado de series con sus correspondientes tipos documéntales, con su respectivo tiempo de permanencia en cada ciclo, así, si me llegaran a pedir algún documento, se dónde debo buscarlo, ya sea en el archivo general, en el archivo central o el archivo histórico.

c. Después de responder las preguntas indicadas, incluya el enlace que contiene el material que selecciono en la actividad de contextualización, esto con el fin de compartir con sus compañeros materiales de apoyo para el proceso de aprendizaje.

www.iedf.org.mx/taip/minutas/comites/coteciad/2011/COTECIAD-04_ord_01-200511-triptico.pdf.

https://docs.google.com/a/correounivalle.edu.co/viewer?a=v&pid=sites&srcid=http://pqr.contraloriabogota.gov.co/intranet/contenido/Normatividad/ 

Ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-docuementos.html