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  • Le schma directeur 2012-2016 des systmes dinformationde lAgence de la biomdecine

    LLaboration du schma directeur concerne chaque utiLisateur

    Laction de lAgence repose trs largement sur son systme dinformation, qui fournit la matire (les donnes) et les outils de son action. Les schmas directeurs successifs engagent donc tout un chacun lAgence ainsi que tous les partenaires externes qui fournissent ou utilisent ses donnes. Llaboration dun schma directeur ncessite la participation des utilisateurs. La mobilisation pour dfinir ce nouveau schma directeur 2012-2016 a t particulire-ment forte :

    un questionnaire, par lequel chacun lAgence a pu donner son avis sur ce qui existe et exprimer ses besoins, a reu un taux de rponse de 71 % ; envoy 450 utilisateurs externes de notre systme dinfor-mation, il a reu le mme taux de rponse ;

    70 personnes de lAgence ont particip 25 entretiens individuels et 40 runions des 8 groupes de travail constitus.

    Le schma directeur 2012-2016, approuv par le conseil dadministration de lAgence le 29 novembre 2011, dcrit lvolution du systme dinformation durant les cinq annes venir : ce qui va tre fait, quand, comment, quel cot.

    Le systme dinformation est au service des missions de lAgence, aussi le schma directeur doit accompagner ses chantiers stratgiques, optimiser son fonctionnement et contribuer au renforcement des relations avec ses partenaires (ARS, EFS, bases de donnes de lAssurance maladie et de lInserm, registres internationaux).

  • Ltat des Lieux du systme dinformation de Lagence

    laborer le nouveau schma directeur, cest aussi prendre la mesure du chemin parcouru, faire le point sur les ralisations antrieures, analyser les forces et les faiblesses des outils et des organisations en place.

    Premier constat : lexpansion considrable du systme dinformation depuis 2005, tant en termes de couverture fonctionnelle que dutilisateurs concerns, de donnes traites, dquipements matriels

    quelques exemples en chiffres :

    2005 2010tablissements connects 100 577

    Dossiers patients 120 000 275 000

    Applications mtier en production 9 24

    Serveurs 19 62

    de nouveaux domaines fonctionnels ont t traits :

    Pegh Inexistant en 2005, le systme dinformation du do-maine PEGH a merg : rapports annuels des centres dAMP, de DPN, de DPI ; gestion de lAMP vigilance (AMP vigie) ; gestion des tentatives de FIV (Gaia) ; gestion des agrments et des autorisations (Agaar).

    csh Lintgration du registre France Greffe de Moelle (2006) et du registre Eurocord (2010) lAgence sest accom-pagne de celle de leurs systmes dinformation.

    ot csh Aprs celui de la greffe, de nouveaux retours dinformation ont t crs : Infoservice REIN, Infoservice greffe de moelle .

    ot La gestion des donneurs vivants dorganes et Cristal action (outil de recensement des donneurs potentiels) sont venus complter Cristal.

    trans Le centre de documentation a t informatis.

    ce qui existait a fortement volu :

    ot Cristal est devenu accessible en mode web sur le por-tail du systme dinformation. Dans Cristal, le module de rgulation a t entirement refondu, le module de rpartition a intgr lattribution des greffons selon un score puis sest adapt la plateforme nationale de rpartition des greffons. Le support technique de Popp (gestion du registre des refus de prlvement) a t remplac.

    csh Les outils de gestion du registre France Greffe de Moelle, Syrenad et Emdis (systme dchanges internationaux des greffons de CSH), ont volu fortement dans la gestion des patients, la gestion des donneurs, la gestion des units de sang placentaire

    firh Dans le cadre du projet Nsis, le renouvellement des outils de finances, comptabilit et ressources humaines avec le progiciel SAP a en partie abouti. LIntranet de lAgence a t entirement renou-vel et a permis la cration de D-Clic.

    ot de nouveaux utilisateurs externes bnficient des outils de lagence : Infoservice du prlvement et de la greffe dorganes (quipes de greffe et coordinations hospitalires), GLAC (banques de tis-sus), Diadem et Diadem-Arc (cellules rgionales et centres de dialyse).

    dsi Les agents nomades ont dsormais un poste de travail scuris et normalis (intranet, messa-gerie, portail). Le systme dexploitation de la quasi-totalit des machines et systmes a t chang (migration sous Linux).

    La scurit des systmes dinformation est remise niveau : charte dutilisation des systmes din-formation ; mise en application du plan de continuit des activits (PCA) avec la prparation du plan de secours informatique intgrant des positions de repli des utilisateurs pour les activits vitales.

    firh

    ot Des besoins non prvisibles ont gnr des projets hors schma directeur, tandis que certains prvus nont pu tre raliss (par exemple la base des contacts ou la gestion de linspection). Enfin, certains rsultats sont mitigs : la difficile stabilisation de la premire phase (finances et comptabilit) du projet Nsis a conduit ajourner la seconde (gestion des ressources humaines) ; les outils dchanges de donnes informatiss sont encore en phase pilote.

    queLs sont Les Points forts du schma directeur 2012-2016 ?

    Les besoins identifis sont nombreux et diversifis. Ils sajoutent au maintien en conditions opration-nelles de ce qui existe et ils ne peuvent pas tous tre pris en charge par lAgence, pour des raisons finan-cires et de moyens humains. Il a donc fallu oprer des choix.

    Le schma directeur retenu privilgie les besoins fonctionnels incontournables et les besoins de conso-lidation du systme dinformation. Il prvoit galement des marges de manuvre pour renforcer le travail collaboratif.

    Besoins incontournables : il sagit de rpondre aux besoins rglementaires ou des besoins spci-fiques comme par exemple le dveloppement du domaine PEGH, dappuyer les chantiers stratgiques de lAgence, de prvenir des risques majeurs comme lindisponibilit des systmes de gestion des CSH ou la perte de matrise de la qualit des donnes.

    Besoins de consolidation : il sagit dune part damliorer la structuration du systme dinformation exis-tant, devenu trs complexe, en organisant mieux ses divers lments entre eux (notion durbanisation) et dautre part de mieux grer les donnes (notion de gouvernance des donnes, voir encadr).

    Le schma directeur se dveloppe autour de trois axes dvolution du systme dinformation.La continuit : les besoins mtiers sont pris en compte au fur et mesure quils se concrtisent

    Avant tout, linfrastructure, les services et les applications sont maintenus en conditions oprationnelles.

    ot Dans le domaine OT (Organes et tissus), exprimenter la dmarche de recueil de donnes de cohortes sur le projet CKD-REIN (tude de cohorte sur la maladie rnale chronique), pour-suivre la reprise de donnes dans Diadem, dvelopper la gestion des donneurs vivants.

    csh Dans le domaine CSH, la croissance de lactivit effectifs constants rend impratif de crer et adapter des outils permettant des gains de productivit, notamment lautomatisation des rapports pour les banques dunits de sang placentaire europennes, lintgration des factures Eurocord dans le progiciel SAP, la refonte du site pour les donneurs de moelle et des retours dinformations vers les centres donneurs et receveurs.

    Pegh Dans le domaine PEGH, amliorer la qualit des donnes du registre FIV, automatiser son ali-mentation et ltendre aux nouveaux besoins, mettre en place le suivi de la sant des enfants issus de FIV.

    firh Dans le domaine FIRH, achever le dveloppement du volet finances et mettre en uvre le volet ressources humaines.

    Le schma directeur 2012-2016 des systmes dinformation de lAgence de la biomdecine 2 | 3

    trans

    Pegh

    csh

    dsiot

    firh

    organes et tissus

    transverse

    finances et ressources humainesProcration, embryologie et gntique humaines

    cellules souches hmatopotiques

    infrastructure, scurit, services et architecture

  • La consolidation de ce qui existe pour permettre plus facilement les volutions

    La consolidation du systme dinformation concerne les domaines OT et CSH, que leur enrichissement au fil des annes a fini par fragiliser. Pour cela, il faut mener des tudes et des travaux durbani-sation selon le terme du schma directeur : il sagit didentifier et diffrencier tous les lments fonctionnels ou techniques du systme dinformation et de mieux les organiser entre eux, de fiabiliser et mieux partager les rfrentiels (par exemple les thsaurus de maladies ou encore les nombreuses coordonnes dtablissements ou quipes contenues dans Structures et autorisations ), de stan-dardiser les interfaces, dhomogniser les socles techniques des applications Lobjectif est de matriser la complexit de ces deux domaines et dintgrer plus aisment des volutions.

    Le renforcement du travail collaboratif afin de gagner en productivit sur lensemble des activits de lAgence

    Il sagit dinformatiser les procdures internes de lAgence et de mettre en uvre des outils de travail collaboratif. Lobjectif est de gagner en productivit pour concentrer le temps ainsi dgag au cur de mission de lAgence.

    trans Les projets entrant dans cet axe constituent lessentiel du domaine transverse qui a merg loccasion de la rflexion sur ce schma directeur : ils touchent aux solutions de travail collabora-tif associes la gestion documentaire partage et la dmatrialisation des documents.

    une nouveLLe gouvernance en adquation avec La stratgie de Lagence

    La gouvernance du systme dinformation de lAgence, cest le pilotage quil faut mettre en place pour quil volue en adquation avec la stratgie de lAgence et atteigne les objectifs fixs. Elle intgre ltude des besoins, la dcision et le suivi de la mise en uvre des projets informatiques.

    Lextension fonctionnelle du systme dinformation et sa complexit croissante ne permettent plus de sappuyer uniquement sur le pilotage projet par projet (qui tait parfois complt par larbitrage du comit de direction). Pour tre en capacit darbitrer entre les projets, il est devenu impratif de disposer dune vision stratgique par domaine.

    La nouvelle gouvernance est trois niveaux :

    niveau projets : les comits de pilotage des projets ;

    niveau domaine : les comits de domaines qui valident les demandes, y compris en matire de gouver-nance des donnes (domaines ot , csh , Pegh , firh , trans, dsi ) ;

    niveau agence : comit de direction qui supervise le schma directeur, valide les budgets dinvestisse-ment, arbitre entre projets et domaines si ncessaire.

    Un responsable de la matrise douvrage pour chaque domaine devra fixer avec le comit de domaine les orientations stratgiques du domaine. Il sappuiera sur un pilote du domaine la DSI.

    La gouvernance des donnes et le renforcement de la gestion du cycle de vie des donnes

    Au fil des ans et de lextension du systme dinformation, les donnes croissent en diversit et en volume. Labsence dune gestion de bout en bout, de lapparition dune donne son archivage et son historisation, est dsormais critique et met en jeu la matrise de la qualit des donnes. Il convient de mettre en place, au terme dune tude qui fixera la marche suivre, lorganisation et les outils qui amlioreront la gestion du cycle de vie des donnes : processus de dcision de lvolution des donnes, outils de contrle de la qualit (exhaustivit, com-pltude, justesse, standardisation, cohrence, utilit, sensibilit), documentation, exploitation, conservation

    Les moyens du schma directeur 2012-2016

    Pour la premire fois, le schma directeur de lAgence devra tre ralis moyens humains (effectifs) et financiers (budgets) constants.

    Sur les 30 quivalents temps plein de la DSI, le potentiel quelle peut affecter aux nouveaux projets et volutions est de 12 en 2012. En effet, 18 se consacrent dores et dj au maintien en conditions opra-tionnelles (MCO) de lexistant. Ce potentiel diminuera mcaniquement mesure que les nouvelles applica-tions ou volutions seront mises en production et devront tre maintenues en conditions oprationnelles.

    quelques chiffres dvaluation des charges

    total sur la priode 2012 2016

    Matrise duvre (DSI) en annes x homme 39 9,5 6,3

    Matrise douvrage (directions clientes ) en annes x homme

    30 7,6 4,9

    Cot financier en millions deuros 7 1,6 1,1

    gLossaire des abrviations

    amP : assistance mdicale la procration

    ars : agence rgionale de sant

    csh : cellules souches hmatopotiques (dsigne aussi un des domaines du systme dinformation)

    dPi : diagnostic primplantatoire

    dPn : diagnostic prnatal

    dsi : Direction des systmes dinformation (dsigne aussi un des domaines du systme dinformation : infrastructure, services, scurit et architecture)

    efs : tablissement franais du sang

    fgm : France Greffe de Moelle

    firh : finances-ressources humaines (dsigne un des domaines du systme dinformation)

    fiv : fcondation in vitro

    ot : organes-tissus (dsigne un des domaines du systme dinformation)

    Pegh : procration, embryologie et gntique humaines (dsigne un des domaines du systme dinformation)

    sdsi : schma directeur des systmes dinformation

    si : systme dinformation

    trans : transverses (dsigne un des domaines du systme dinformation)

    Le schma directeur 2012-2016 des systmes dinformation de lAgence de la biomdecine 4 | 5

    trans

    Pegh

    csh

    dsiot

    firh

    organes et tissus

    transverse

    finances et ressources humainesProcration, embryologie et gntique humaines

    cellules souches hmatopotiques

    infrastructure, scurit, services et architecture

  • La traJectoire du schma directeur : tous Les ProJets et Leur PLanification

    Le schma directeur 2012-2016 des systmes dinformation de lAgence de la biomdecine 6 | 7

    trans

    Pegh

    csh

    dsiot

    firh

    organes et tissus

    transverse

    finances et ressources humainesProcration, embryologie et gntique humaines

    cellules souches hmatopotiques

    infrastructure, scurit, services et architecture

    DOM

    AINE

    TRA

    NSVE

    RSES

    DOMAINES OT, CSH, PEGH, FIRH

    Congs

    Automatisation rapport activit banques

    Retour information centres donneurs & receveurs

    Migration EDMA

    Productivit CSH - Syrenad

    Pr tude & Urbanisation et migrations CSH

    changes banques Syrenad (EFS)

    Interfaces Syrenad EDMA

    Urbanisation Migration technique CSH

    EDI EBMT EDMA

    Adaptation centres CHU-Syrenad (hors EFS)

    Site donneurs moelle

    Dploiement banques Syrenad (EFS)

    Urbanisation & migration

    technique CSH

    tude Info Service

    Eurocord

    Rapport activitFGM, pilotage CSH

    EDI EBMT EDMA

    Urbanisation Migration technique CSH

    Dploiement centres CHU-Syrenad (hors EFS)

    PMO

    Gouvernance programme

    Gouvernance programme

    Gouvernance des donnes

    Architecture fonctionnelle

    Pr tude valuation Gntique humaine

    Rapports AMP

    Pr tude valuation DPI/DPN

    Amlioration Vigilance AMP

    Pr tude suivi enfants issus FIVAgaar

    Registre FIV

    Suivi enfants issus FIV

    Suivi enfants issus FIV

    Registre FIV

    Prov SI PEGH

    Dons croiss Reprise donnes Diadem

    Vigilance OT

    EDI OT

    EDI OT

    EDI OT

    EDI OT

    Urbanisation SI OT

    Urbanisation SI OT

    Cohorte amont greffe

    Donneurs vivants

    Comits Donneurs vivants

    CKDREIN

    CKDREIN

    CKDREIN

    CKDREIN

    Urbanisation SI OT

    Nouveau socle applicatif Pilote Outil enqute

    Migration suite bureautique ETL

    PSSI

    PSSI

    Infrastructure SAS OT, PEGH

    Nomades

    Gestion demandes dvolution

    Gestion support

    Infrastructure critique CSH

    Infrastructure SAS REIN...

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