Mata Kuliah Manajemen Rekod (BPN 10307)

Disampaikan oleh Ir. Anon Mirmani, S.S., MIM Arc/Rec.

(Program Studi Ilmu Perpustakaan dan InformasiFakultas Ilmu Pengetahuan Budaya

Universitas Indonesia)

Program Studi Sarjana Ilmu Perpustakaan dan InformasiDepartemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi – Fakultas Ilmu Pengetahuan

Budaya Universitas Indonesia

Minggu XI dan XII

Pokok Bahasan:

Appraisal dan Penyusutan Rekod

Peran rekod/arsip dalam organisasiPeran rekod/arsip dalam organisasi

•• SumberSumber informasiinformasi pentingpenting organisasiorganisasi

•• MenyediakanMenyediakan buktibukti kegiatankegiatan dandan pelaksanaanpelaksanaan organisasiorganisasi

•• AkuntabilitasAkuntabilitas organisasiorganisasi

•• MahalMahal dalamdalam penciptaanpenciptaan dandan pemeliharaanpemeliharaan..•• MahalMahal dalamdalam penciptaanpenciptaan dandan pemeliharaanpemeliharaan..

Penilaian ArsipPenilaian Arsip

MerupakanMerupakan satusatu prosesproses untukuntuk menentukanmenentukan nilainilai gunaguna

dokumendokumen--rekodrekod dandan kemudiankemudian menentukanmenentukan musnahmusnah

atauatau permanenpermanen berdasarkanberdasarkan pertimbanganpertimbangan nilaigunanilaigunaatauatau permanenpermanen berdasarkanberdasarkan pertimbanganpertimbangan nilaigunanilaiguna

administrasi,administrasi, hukum,hukum, dandan kegunaankegunaan fiskalfiskal;;nilaigunanilaiguna

informasionalinformasional dandan hubungannyahubungannya dengandengan arsiparsip lainnyalainnya..

Kriteria PenilaianKriteria Penilaian

NilaiNilai gunaguna arsip/rekodarsip/rekod

NilaiNilai gunaguna rekodrekod yangyang didasarkandidasarkan padapada kegunaankegunaan bagibagi kepentingankepentingan penggunapenggunarekod/arsiprekod/arsip..

AA.. NilaiNilai gunaguna PrimerPrimer (Primary(Primary values)values)

AArsiprsip yangyang penilaiannyapenilaiannya didasarkandidasarkan padapada kegunaankegunaan dandan kepentingankepentingan instansiinstansiAArsiprsip yangyang penilaiannyapenilaiannya didasarkandidasarkan padapada kegunaankegunaan dandan kepentingankepentingan instansiinstansipenciptapencipta arsiparsip.. DasarDasar penilaianpenilaian tidaktidak sajasaja kegunaankegunaan dandan kepentingankepentingan dalamdalammenunjangmenunjang pelaksanaanpelaksanaan kegiatankegiatan organisasiorganisasi yangyang sedangsedang berlangsungberlangsung dandankepentingankepentingan masamasa yangyang akanakan datangdatang..

Nilaiguna primerNilaiguna primer

�� Nilai guna administrasiNilai guna administrasi

Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip.lembaga pencipta arsip.

Contoh; undangan, dstContoh; undangan, dst

�� Nilai guna keuangan/fiskalNilai guna keuangan/fiskal�� Nilai guna keuangan/fiskalNilai guna keuangan/fiskal

NilaiNilai arsiparsip yangyang berisikanberisikan segalasegala halhal yangyang menyangkutmenyangkut transaksitransaksi dandanpertanggungjawabanpertanggungjawaban keuangankeuangan..

Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst. pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

Nilaiguna primerNilaiguna primer

Nilai guna hukumNilai guna hukumArsip yang berisikan buktiArsip yang berisikan bukti--bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.kewajiban warga negara dan pemerintah.

Contoh; UndangContoh; Undang--undang, peraturan,surat keputusan instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas undang, peraturan,surat keputusan instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dstkepesertaan, dst

Nilai guna ilmiah dan teknologiNilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan.murni atau penelitian terapan.

Contoh; laporan hasil penelitianContoh; laporan hasil penelitian

………………Lanjutan nilaigunaLanjutan nilaiguna

Nilai guna Sekunder (Secondary Values)Nilai guna Sekunder (Secondary Values)ArsipArsip yangyang penilaiannyapenilaiannya didasarkandidasarkan padapada kepentingankepentingan organisasiorganisasi lainlain atauataukepentingankepentingan umumumum sebagaisebagai bahanbahan buktibukti pertanggungjawabanpertanggungjawaban nasionalnasional..

AA..NilaiNilai gunaguna kebuktiankebuktianAA..NilaiNilai gunaguna kebuktiankebuktian

ArsipArsip yangyang mengandungmengandung faktafakta dandan keteranganketerangan yangyang dapatdapat digunakandigunakan untukuntukmenjelaskanmenjelaskan bagaimanabagaimana suatusuatu organisasiorganisasi diciptakan,diciptakan, dikembangkan,dikembangkan, diatur,diatur,fungsifungsi dandan kegiatankegiatan organisasiorganisasi tersebut,tersebut, sertaserta hasil/akibathasil/akibat daridari kegiatankegiatan yangyangdilakukandilakukan..

Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata kerjaContoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata kerja, , sertifikat perusahaan dst.sertifikat perusahaan dst.

NNilaigunailaiguna sekundersekunder

Nilai guna informasionalNilai guna informasional

Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional.Arsip Nasional.

Contoh:Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dstsertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst

Prosedur PenilaianProsedur Penilaian

��MembuatMembuat klasklas disposaldisposal

�� PenilaianPenilaian terhadapterhadap arsiparsip yangyang disimpandisimpan permanenpermanen

��Melengkapi dokumentasi appraisalMelengkapi dokumentasi appraisal

�� DiterapkanDiterapkan padapada daerahdaerah lainlain

�� LaporanLaporan untukuntuk reviewreview�� LaporanLaporan untukuntuk reviewreview

Alat Penilaian ArsipAlat Penilaian Arsip

•• Survey arsipSurvey arsip

•• Jadwal retensi arsipJadwal retensi arsip

•• Appraisal check listAppraisal check list

SurveySurvey

SurvaiSurvai

PengumpulanPengumpulan datadata melaluimelalui survaisurvai untukuntuk mengetahuimengetahui

lokasilokasi penyimpanan,penyimpanan, asalasal dokumendokumen--rekod,rekod, kondisi,kondisi,

jenis,jenis, kuantitas,kuantitas, kurunkurun waktu,jalanwaktu,jalan masukmasuk dandan sistemsistemjenis,jenis, kuantitas,kuantitas, kurunkurun waktu,jalanwaktu,jalan masukmasuk dandan sistemsistem

penataannya,penataannya,

Jadwal retensi arsipJadwal retensi arsip

•• SatuSatu daftardaftar yangyang memuatmemuat deskripsideskripsi ringkasringkas seriesseriesdokumendokumen--rekodrekod (berdasarkan(berdasarkan fungsifungsi dandankegiatankegiatan organisasi),organisasi), lamalama masamasa simpansimpandokumendokumen--rekodrekod aktif/inaktif,aktif/inaktif, sertaserta tindakantindakan atauataudokumendokumen--rekodrekod aktif/inaktif,aktif/inaktif, sertaserta tindakantindakan atauataurekomendasirekomendasi terhadapterhadap seriesseries arsiparsip yangyang habishabismasamasa simpannyasimpannya..

Tujuan Jadwal Retensi ArsipTujuan Jadwal Retensi Arsip

1)1) Memudahkan PenyusutanMemudahkan Penyusutan

2)2) Memudahkan temu kembali rekod/arsipMemudahkan temu kembali rekod/arsip

3)3) Memenuhi perundangMemenuhi perundang--undanganundangan3)3) Memenuhi perundangMemenuhi perundang--undanganundangan

Appraisal check listAppraisal check list

Inventory rekod/arsipInventory rekod/arsip

Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi

tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan

kegiatan .kegiatan .kegiatan .kegiatan .

Keuntungan PenilaianKeuntungan Penilaian

1.1. ArsipArsip yangyang bernilaibernilai dapatdapat diidentifikasidiidentifikasi dandandilindungidilindungi sejaksejak terciptatercipta sampaisampai didi accesionaccesion oleholehorganisasiorganisasi..

2.2. DapatDapat mengaturmengatur kondisikondisi penyimpananpenyimpanan sejaksejak2.2. DapatDapat mengaturmengatur kondisikondisi penyimpananpenyimpanan sejaksejakawal,awal, sehinggasehingga dapatdapat mengurangimengurangi biayabiayaperservasiperservasi..

Penyusutan ArsipPenyusutan Arsip

PenyusutanPenyusutan arsiparsip adalahadalah kegiatankegiatan penguranganpengurangan arsiparsipdengandengan ((PPPP 3434//19791979 PasalPasal 22))

�� MemindahkanMemindahkan arsiparsip inaktifinaktif daridari unitunit pengolahpengolah keke unitunitkearsipankearsipan dalamdalam lingkunganlingkungan lembagalembaga--lembagalembaga NegaraNegara atauataukearsipankearsipan dalamdalam lingkunganlingkungan lembagalembaga--lembagalembaga NegaraNegara atauatauBadanBadan--badanbadan PemerintahPemerintah masingmasing--masingmasing..

�� MemusnahkanMemusnahkan arsiparsip sesuaisesuai dengandengan ketentuanketentuan yangyang berlakuberlaku..

�� MenyerahkanMenyerahkan arsiparsip statisstatis oleholeh unitunit kearsipankearsipan kepadakepada ArsipArsipNasionalNasional..

Prinsip-prinsip penghancuran arsip

• Adanya wewenang/otoritas

• Timely

• Aman/rahasia

• Terdokumentasi• Terdokumentasi

• Kesesuaian/ramah lingkungan

Penghancuran informasi sensitif

• Informasi personal

• Informasi keuangan/finansial/komersial

• Informasi rahasia

• Informasi tentang penyelidikan• Informasi tentang penyelidikan

• Informasi tentang kemungkinan adanya resiko

Proses PenyusutanProses Penyusutan

•• PenyianganPenyiangan

•• Pembuatan daftarPembuatan daftar

•• Berita AcaraBerita Acara

•• Pelaksanaan PemusnahanPelaksanaan Pemusnahan•• Pelaksanaan PemusnahanPelaksanaan Pemusnahan

Dengan cara:Dengan cara:

1. Peracikan1. Peracikan

2. Secara Kimiawi2. Secara Kimiawi

3. Dibakar3. Dibakar

Lanjutan proses penyusutan……..Lanjutan proses penyusutan……..

•• Penyiangan/identifikasiPenyiangan/identifikasi

Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan rekod/arsip Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan rekod/arsip berdasarkan isi informasi dan kondisi fisik.berdasarkan isi informasi dan kondisi fisik.

IsiIsi informasiinformasi identifikasiidentifikasi arsiparsip asliasli dilakukandilakukan berdasarkanberdasarkan prioritasprioritaspertamapertama dandan prioritasprioritas kedua,kedua, yaituyaitu nilainilai gunaguna penelitianpenelitian dandanpertamapertama dandan prioritasprioritas kedua,kedua, yaituyaitu nilainilai gunaguna penelitianpenelitian dandanhistorishistoris permanenpermanen tanpatanpa memperhatikanbentukmemperhatikanbentuk arsiparsip..

KondisiKondisi fisikfisik;; dipisahkandipisahkan berdasarkanberdasarkan media,media, arsiparsip bebasbebas daridarijamur,jamur, arsiparsip dalamdalam kondisikondisi buruk,buruk, rapuhrapuh ataurusakataurusak harusharusdiperbaikidiperbaiki atauatau dibuatdibuat copycopy lebihlebih dahulu,dahulu, staplestaple dandan penjepitpenjepitharusharus dibuang,dibuang, dokumendokumen yangyang terlipatterlipat harusharus diluruskandiluruskan

Record InventoryRecord Inventory

Berita AcaraBerita Acara

•• Berita AcaraBerita Acara

Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat

unsurunsur--unsur sebagai berikut:unsur sebagai berikut:

Hari/tanggal/bulan/tahunHari/tanggal/bulan/tahunHari/tanggal/bulan/tahunHari/tanggal/bulan/tahun

Nama yang menyerahkanNama yang menyerahkan

Jabatan yang menyerahkanJabatan yang menyerahkan

Nama jabatan yang menerimaNama jabatan yang menerima

Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahanKeterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan

Tanda tangan kedua belah pihak.Tanda tangan kedua belah pihak.

Landasan HukumLandasan Hukum

•• PPPP NoNo.. 3434//19791979TTentangentang penyusutanpenyusutan arsiparsip

•• SE/SE/0101//19811981

TTentangentang penangananpenanganan arsiparsip inaktifinaktif sebagaisebagai

pelaksanaanpelaksanaan ketentuanketentuan peralihanperalihan peraturanperaturan pemerintahpemerintah tentangtentang penyusutanpenyusutan arsiparsip..pelaksanaanpelaksanaan ketentuanketentuan peralihanperalihan peraturanperaturan pemerintahpemerintah tentangtentang penyusutanpenyusutan arsiparsip..

•• SE/SE/0202//19831983

TTentangentang pedomanpedoman umumumum untukuntuk menentukanmenentukan nilnilaaii gunaguna arsiparsip

•• UndangUndang--UndangUndang NoNo.. 88 tahuntahun 19971997TTentangentang DokumenDokumen PerusahaanPerusahaan..

Penyimpanan ArsipPenyimpanan Arsip

Managed Records/FileManaged Records/File

Unmanaged Records/FileUnmanaged Records/File

Sumber bacaanSumber bacaan

•• ISO/TR 15489ISO/TR 15489--2. 2. Information and DocumentationInformation and Documentation--

Records Management 2001Records Management 2001..

•• SulistyoSulistyo--Basuki.(1999).”Manajemen Arsip Basuki.(1999).”Manajemen Arsip Dinamis= Records Management. Sebuah Dinamis= Records Management. Sebuah Dinamis= Records Management. Sebuah Dinamis= Records Management. Sebuah Pengantar”. JakartaPengantar”. Jakarta

Terima kasih dan pertanyaan Terima kasih dan pertanyaan