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Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Introducción
E6.1
El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente al
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas , adscrito a la División de
Contabilidad Fiscal de la Dirección de Administración y Finanzas de la Gobernación del
Estado Táchira, son de observancia general, sirve como instrumento de información y
consulta.
Es elaborado y revisado por el Departamento de Organización y Métodos en coordinación
con el personal adscrito a la Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas , bajo
la supervisión del Jefe del área.
El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es
proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y funcionamiento
de la unidad responsable como referencia para lograr el aprovechamiento de los recursos y
el desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve como instrumento de consulta y de
adiestramiento de personal, así como apoyo a los niveles directivos para la delegación de
funciones de autoridad, lo que les permite disponer de mayor tiempo para desarrollar sus
actividades gerenciales tales como: planificación, coordinación, supervisión y control de las
responsabilidades a su cargo, y aspectos importantes para el progreso de la organización.
Es primordial que toda la organización conozca y esté consciente de la importancia de los
Manuales de Organización, Normas y Procedimientos de su utilidad y de las ventajas que
ofrecen, por lo que es precisa la cooperación de todos en la difusión de estos conceptos,
para así lograr el objetivo para el cual los Manuales fueron creados.
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Índice
E6.1
Contenido Código
Introducción.
Conceptos.
Estructura del manual.
Uso del manual.
Manual de Organización. E6.1
Base Legal del Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Base Legal de la Sección de Compromisos de Responsabilidad Social
NORMAS:
Generales del Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas E6.1-01N
Generales de la Sección de Compromisos de Responsabilidad Social E6.1.1-01N
PROCEDIMIENTOS:
Recepción de rendición de cuentas. E6.1-01P
Verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas.
E6.1-02P
Verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas de Caja Chica.
E6.1-03P
Realizar el cobro y sustanciación de expediente del compromiso de Responsabilidad Social
E6.1.1-01P
Para ejecutar los compromisos de Responsabilidad Social E6.1.1-02P
Para realizar el cierre del compromiso de Responsabilidad Social E6.1.1-03P
Para realizar la entrega de Bienes y/o Servicios por el Cumplimiento de Responsabilidad Social.
E6.1.1-04P
Para la entrega de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de responsabilidad Social
E6.1.1-05P
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Índice
E6.1
Contenido Código
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Solicitud de Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas E6.1-01F
Verificación de documentos del informe de rendición de cuenta E6.1-02F
Cuadro para la Relación de Gastos de la Rendición de Cuenta E6.1-03F
Relación de Gastos de Caja Chica E6.1-04F
Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas (Fondos en Anticipo)
E6.1-05F
Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas E6.1-06F
Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas (Caja Chica) E6.1-07F
Acta de Entrega E6.1.1-03F
Acta Final E6.1.1-04F
Constancia de entrega y cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social
E6.1.1-05F
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Conceptos
E6.1
PROPÓSITO DEL MANUAL:
El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es
mantener en forma ordenada, sistemática y al alcance de los trabajadores, toda la
información concerniente a las funciones y objetivos del Departamento de Recepción de
Rendición de Cuentas.
IMPORTANCIA:
Los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos son instrumentos muy útiles de
comunicación escrita que ayudan al personal a desarrollar mejor su tarea, facilitándole una
visión de conjunto de sus funciones y permitiéndole considerar sus propias
responsabilidades, como parte integrante de las principales funciones de la organización,
estructura jerárquica y objetivos de cada unidad organizativa.
ALCANCE:
Este Manual de Organización Norma y Procedimientos involucra todas las unidades
organizativas del Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas.
PRESENTACIÓN:
Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la
información necesaria referente a Objetivos, Constitución de cada unidad organizativa,
Funciones, Políticas, Normas y Procedimientos de una manera uniforme se estableció una
estructura bajo la cual se conforman cada uno de ellos.
POLÍTICAS:
Son las guías de orientación que presentan los criterios generales a considerar para la
realización de las actividades que se ejecutan en la organización, fijando los límites dentro
de los cuales se deben desarrollar.
Estas políticas establecidas por la Departamento de Recepción de Rendición de
Cuentas , están dirigidas al logro de los objetivos principales de la misma.
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Conceptos
E6.1
NORMAS:
Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se deben efectuar
las actividades en cada una de las entidades organizativas, con el fin de lograr un mejor
desarrollo de las mismas.
Estas reglas, generadas por cada unidad, están dirigidas al cumplimiento de las políticas y
por ende al logro de los objetivos.
PROCEDIMIENTO:
Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor, los cuales
especifican en forma detallada, operaciones, materiales, controles, personal involucrado,
relación entre áreas, entre otros, con el fin de efectuar cada uno de los procesos que se
llevan a cabo en la organización de manera lógica, secuencial y coordinada.
MÉTODO:
Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la disponibilidad de recursos
materiales técnicas, económicas y humanos; que utilizados eficientemente conlleva al logro
de los objetivos.
ACTIVIDADES:
Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo determinado, dirigidas al
logro de un objetivo específico; Determinan el grado de responsabilidad y autoridad del
cargo.
TAREAS:
Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus actividades, forman
la base de los procedimientos, ya que representan cada etapa o paso de los mismos.
DIAGRAMA ESTRUCTURAL:
Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se específica la
división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes
unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco
administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Conceptos
E6.1
DIAGRAMA DE POSICIÓN:
Es la organización formal en la que se establecen los cargos que existen en las diferentes
unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco
administrativo de referencia.
NIVEL JERÁRQUICO:
Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a
las unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad.
ORGANIGRAMA:
Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en forma resumida la
estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre las
unidades que la componen.
UNIDAD ORGANIZATIVA:
Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias
funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.
FUNCIÓN:
Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los
objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un
área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Estructura del Manual
E6.1
PRESENTACIÓN:
Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la
información necesaria referente a Objeto, Funciones y cargos que conforman la institución;
de una manera uniforme se estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno de
ellos.
Se presentan en carpetas de tres (3) anillos, tamaño carta, lomo ancho, de color blanco y
con una etiqueta en su lomo rotulada con la denominación del tipo del Manual (Ver figura Nº
1)
Fig. Nº. 1
EJEMPLO:
DEPARTAMENTO DE
RECEPCIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTAS
(DENOMINACIÓN
DE LA UNIDAD
ORGANIZATIVA )
Logotipo
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Estructura del Manual
E6.1
ESTRUCTURA INTERNA:
Toda la información estará contenida en la forma “Organización”, lo que permitirá mantenerla
bajo una misma forma de presentación.
Cada vez que se analice y/o genere un objetivo, función o política, será revisada por la
División de Organización y Métodos, quien elaborará en original y (n) número de copias, las
cuales dependerán de las unidades involucradas con la información, y permanecerán en el
Manual hasta que se realice alguna modificación.
La información del Manual de Organización se presenta en un formato como el que se
muestra a continuación:
GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ÁREA:
ASUNTO:
CÓDIGO
FECHA DE VIGENCIA 1
2
3
4
5
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Estructura del Manual
E6.1
CÓDIGO DE
CAMPO TÍTULO DESCRIPCIÓN
1 Área Identifica a la unidad responsable de la información presentada en el formato.
2 Asunto Título de la información presentada.
3 Código Código del Área
4 Fecha de Vigencia
Codificación asignada, por La División de Organización y Métodos para identificar la información que contiene al formato.
5 (Espacio Blanco)
Área destinada para la impresión o vaciado de la información.
CÓDIGO:
Todas las normas, procedimientos y formulario presentan un código asignado por la División
de Organización y Métodos y registrado en el campo Nº.4 de la forma “Manual de Normas y
Procedimientos” con el fin de facilitar su identificación, cuantificación y control.
Debido al gran volumen de formularios que se manejan en la Organización se considera
necesario estructurar un código que permitiera en forma detallada diferenciarlos en cada
área específica. Dicho código presenta la siguiente estructura:
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Estructura del Manual
E6.1
Z X X X X - Z
Un carácter alfabético que indica la Dependencia a la cual pertenece la Dirección a la cual pertenece el Manual
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia (Nivel IV)
Un carácter alfabético que indica la naturaleza del Manual: O: Organización N: Normas y Procedimientos
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Uso del Manual de Normas y Procedimientos
E6.1
Búsqueda de Información
El diseño de una estructura Standard para la conformación y presentación de los Manuales
de Organización permite unificar su utilización y lograr un lenguaje común dentro de la
Organización, con el fin de agilizar y facilitar la búsqueda y obtención de información
relacionada con las actividades que se realizan, contribuyendo así, al incremento de la
productividad en las mismas.
Todos los Manuales de Organización, Normas y procedimientos tienen la misma estructura y
una de las principales herramientas con que cuenta el usuario para su manejo es el índice,
ordenado por unidad organizativa que permite la localización de cualquier información
referente a objeto, funciones y constitución de cada área, con su respectivo código -
parámetro fundamental para la ubicación - elaborados o utilizados por una unidad
organizativa especifica.
El código, extraído del índice y que identificará dicha información, se busca en los campos
denominados “CÓDIGOS”, de la forma incluidas en el manual, ubicando así los instructivos
con la información requerida. Cada instructivo muestra la información por renglones
especificando:
a.- Para Políticas y Normas:
I. Objetivo
II. Contenido
b.- Para Procedimientos:
I. Objetivo
II. Extensión
III. Formularios utilizados
IV. Explicación detallada del Procedimiento, descrito en dos columnas.
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Uso del Manual de Normas y Procedimientos
E6.1
La primera denominación “ RESPONSABLE ”, en el cual se indica la unidad organizacional
o cargo responsable de la ejecución de cada uno de los pasos del procedimiento, segunda
denominada “ ACCIÓN” en el cual se describe la secuencia de pasos a seguir por cada
responsable involucrado en la ejecución del procedimiento; los documentos que hace
mención el procedimiento inician en letra mayúscula, los instructivos o formularios se
encierran entre comillas, los originales tanto para los documentos como para los instructivos
se representan con el Cero (0), las copias con el número uno en la adelante (1).
Ejemplo : Oficio de solicitud (0), “Memorándum” (0,1,2)
c.- Para instructivos de formularios:
I. Título
II. Objetivos
III. Frecuencia de preparación
IV. Elaboración
V. Distribución
VI. Período de archivo
VII. Características
VIII. Descripción e instrucciones de llenado de los campos que
contienen, bajo la Referencia numérica.
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Uso del Manual de Normas y Procedimientos
E6.1
2. Diagramas de Flujo o Flujo gramas:
NOMBRE SÍMBOLO FUNCIÓN
Operación
Representa la ejecución de una operación o tarea. Ejemplo: Firma formulario “Solicitud de Permiso”
Decisión
Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir
Conector de Proceso
1
Indica la continuación en otra parte del mismo; puede ser en la misma página o en otra. En el espacio interno de la figura, lleva escrito un número que sirve como referencia para ubicar la etapa en la cual continua el proceso. Ejemplo: Va de 1 a 1
Indicador de dirección o línea
de flujo
Señala la secuencia continua de cada etapa del proceso.
Documento Forma
Formulario
Representa un documento, formulario, tarjeta, carnét o cualquier otro material impreso.
Documentos
2
1
0
Representa original y copias de documentos, formularios, tarjetas, carnét o cualquier material impreso.
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Uso del Manual de Normas y Procedimientos
E6.1
NOMBRE SÍMBOLO FUNCIÓN
Documentos
Representa dos (2) o más documentos del mismo tipo.
Archivo Temporal T
Cuando los documentos permanecen en archivo durante un corto período de tiempo y regresan al proceso.
Archivo Permanente P
Cuando los documentos permanecen en archivo un largo período de tiempo (mayor de un (1) año), considerándose archivo muerto.
Conector de Página
A
Indica la continuación del proceso en otra página. En el espacio interno de la figura, lleva escrito una letra que sirve como referencia para ubicar la página en la cual sigue el proceso.
Final de un Documento
Representa la destrucción de un documento.
Procesamiento electrónico de
Datos
Operaciones mecanizadas o realizadas en equipos de computación.
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Uso del Manual de Normas y Procedimientos
E6.1
La interpretación de esta simbología en los flujogramas es sencilla. Una vez que se ha
ubicado la página en la que se encuentra el procedimiento, se localiza el flujograma
correspondiente seguidamente de éste.
Comenzando en la parte superior de la primera página, se sigue en forma secuencial los
pasos de procedimiento, guiándose por las flechas.
Los conectores indicarán en que página o parte del diagrama deberá continuar la secuencia
del procedimiento.
Todas esta información, procesada e impresa por el Departamento de Organización y
Métodos, será distribuida a cada uno de los usuarios, quienes recibirán, la información de la
cual sean responsables directos, así como la de otras áreas en la cual se encuentren
involucradas.
Las secciones en cada Manual se conformarán a medida que cada una de las Unidades
Organizativas reciba la información correspondiente; nueva o modificada.
El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos siguientes
son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía solo se
utiliza para codificar cada unidad organizativa.
E6.1
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Codificación
El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos siguientes
son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía solo se utiliza
para codificar cada unidad organizativa.
Código Dependencia Código Dependencia
E
Dirección de
Administración y
Finanzas
E1
División de Bienes Públicos del Ejecutivo
Regional
E2
División de Adquisición de Bienes, Servicios y
Obras
E2.1 Departamento de Proveeduría
E3 División de Contabilidad Fiscal
E4 División de Recaudación Tributaria
E5 División de Tesorería
E6 División de Contabilidad Fiscal
E6.1
Departamento de Recepción de Rendición de
Cuentas.
E.6.1.1
Sección de Compromisos de Responsabilidad
Social
E6.1
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Base Legal
CONTENIDO:
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Gaceta Oficial N° 5.908 Extraordinario de fecha 19- 02-2009.
2. Ley Orgánica de la Contraloría General de la Repúbl ica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
Gaceta Oficial N° 37.347 de fecha 17 de diciembre d e 2001
3. Ley de Reforma Parcial, con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Publico.
Gaceta Oficial Nº 39.892 de fecha 27 de Marzo de 2012
4. Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administra ción Financiera Del Sector
Público Sobre El Sistema Presupuestario.
Gaceta Oficial Nº 5.781(Extraordinaria) de fecha 12 de Agosto de 2005
5. Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos de l Estado Táchira.
Gaceta Oficial Nº 5518 (Extraordinaria) de fecha 19 de diciembre de 2014
6. Providencia Administrativa N° 00071, Norma Generale s de Emisión de Facturas y
Otros Documentos .
Gaceta Oficial 39.795 del 8 Noviembre 2011
7. Reglamento Parcial Nº 3 de la Ley de Administración del Sector público del
Estado Táchira sobre el manejo de los fondos en ava nce, fondos en anticipo y
cajas chicas.
Decreto N° 555 de fecha 30/12/2014 publicado en Gac eta Oficial Extraordinaria 5558
de fecha 3012/2014.
E6.1.1
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Sección de Compromisos de Responsabilidad Social
Base Legal
CONTENIDO:
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
Gaceta Oficial N° 5.908 Extraordinario de fecha 19/ 02/2009
2. Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley Contrat aciones Públicas
Gaceta Oficial N° 6154 Extraordinario de fecha 19/1 1/2014
3. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas
Gaceta Oficial Nro. 39.181 de fecha 19/05/2009
4. Normas Generales de Control Interno
Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17/06/1997
5. Decreto Nro. 486 de fecha 02/07/2012
Gaceta Oficial del Estado Táchira, Nro. Extraordinario 5452 de fecha 02/12/2014
6. Oficio de la Contraloría General de la República
Número 647 de fecha 02/11/2012
E6.1
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Organización
CREACIÓN:
El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, fue creado según Decreto número
486 de fecha 02/12/2014, publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira Nro. Extraordinario
5452.
OBJETIVO: Unidad Organizativa de carácter operativo que tiene como finalidad Coordinar todo el
proceso de presentación de la Rendiciones de Cuenta, que consignen las diferentes
personas jurídicas públicas y privadas que reciban aportes, subsidios, transferencias, fondos
en calidad de avance, en anticipo y caja chica por parte del Ejecutivo del Estado Táchira,
con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para su presentación,
permitir la autorización de nuevas entregas de recursos, mantener actualizados los registros
contables que permitan determinar el estado de las cuentas de la Contabilidad Fiscal y
presentar la Rendición anual ante la Contraloría del Estado como Órgano competente para
el examen y declaratoria de fenecimiento de la cuenta.
CONSTITUCIÓN:
(Según Funcionamiento Actual)
El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas está conformada por: un (01)
Contabilista II cumpliendo funciones de Jefe de Departamento (E), el cual reporta a la
División de Contabilidad Fiscal.
Reportan a esta Oficina:
Tres (03) Receptores de Rendición.
Nota: Todo el recurso humano a excepción del Jefe del Departamento, es Contratado.
E6.1
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Organización
FUNCIONES:
1. Evaluar los documentos contenidos en los informes presentados por las personas
Jurídicas, para la Rendición de Cuentas de cada Orden de Pago de Transferencia de
los recursos recibidos, por parte órgano que entrego los mismos.
2. Evaluar el contenido de los informes, para verificar los requisitos, y de esta forma
poder emitir la Constancia de Notificación de Rendición de Cuenta.
3. Establecer la normativa necesaria que permita verificar y establecer un control interno
y eficaz, sobre la Rendición de Cuentas, debido a que esta es requisito para la
aprobación de nuevas transferencias o proyectos.
4. Cooperar con la Contraloría del Estado Táchira en el Proceso de Rendición de
Cuentas.
5. Servir de apoyo a la División de Contabilidad Fiscal, para mantener actualizadas, el
estado de las cuentas del Ejecutivo Regional.
El Departamento de Recepción de Rendición de Cuenta s tiene a su cargo las
siguientes áreas:
1. Sección de Compromisos de Responsabilidad Social.
E6.1
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Organización
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (Según o Decreto 486 de fecha 02/12/2014
Publicado en Gaceta Oficial Extraordinaria Nro. 545 2)
E6.1
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Organización
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (Según o Decreto 486 de fecha 02/12/2014
Publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira Nro. Extraordinario 5452)
E6.1
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Organización
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (SEGÚN FUNCIONAMIENTO ACTUAL)
E6.1
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Organización
Organigrama de Posición
(Según Funcionamiento Actual)
E6.1.1
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social
Organización
OBJETIVO:
Unidad organizativa de carácter operativo que tiene por objeto velar por el seguimiento,
control de ejecución y cumplimiento de los compromisos de responsabilidad social
presentados en las diferentes modalidades de selección de contratistas, así como en los
procedimientos excluidos de la aplicación de estas, siempre y cuando superen las Dos Mil
Quinientas Unidades Tributarias.
CONSTITUCIÓN:
(Según funcionamiento actual)
Reportan a esta Unidad: una (01) Secretaria Ejecutiva II.
FUNCIONES:
1. Realizar el control de los compromisos de responsabilidad social establecidos en los
Contratos, Orden de Compra y Orden de Servicio, producto de los procesos de
contratación.
2. Revisar que el compromiso de responsabilidad social establecido en los Contratos,
Orden de Compra y Orden de Servicio cumpla con los montos o valores determinados
por Ley y normas aplicables.
3. Velar que el cumplimiento del compromiso de responsabilidad social se ejecute en los
plazos establecidos en la clausula del contrato, en concordancia con las disposiciones
legales.
4. Emitir Constancia de Entrega y Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad
Social a la empresa obligada para tal fin.
5. Remitir a través de oficio a la División de Tesorería los cheques de gerencia a los fines
de ser depositados en el Fideicomiso de administración financiera constituido para tal fin.
6. Realizar un control para que los contratistas cumplan con el Compromiso de
Responsabilidad Social.
E6.1.1
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social
Organización
7. Solicitar a la División de Tesorería mediante oficio el desembolso que corresponda
cancelar a la empresa que despache los requerimientos que se autoricen mediante
punto de Cuenta firmado por el ciudadano Gobernador.
8. Solicitar a la Comisión de Contrataciones y a la Unidad contratante, listado de los
procesos los cuales generen Compromiso de Responsabilidad Social.
9. Solicitar a la Oficina de Consultoría Legal, Unidad usuaria y/o Unidad Contratante el
contrato orden de compra y/o servicio para verificar el monto del Compromiso de
Responsabilidad Social.
10. Elaborar informes de los montos cobrados y por cobrar del Compromiso de
Responsabilidad Social de cada ejercicio fiscal.
11. Las demás que las atribuyan los instrumentos legales sobre las materias inherentes a su
competencia.
E6.1.1
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social
Organización
Organigrama de Posición (Según Funcionamiento Actual)
E6.1-01N
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Normas Generales
CONTENIDO:
1. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuenta s; adscrito a la Dirección de
Administración y Finanzas, se regirá por el presente instrumento de control interno y el
Manual de Normas y Procedimientos Comunes de la Adm inistración Pública
Centralizada del Ejecutivo Regional, aprobado según Resolución Nro. 83 de fecha
09/08/2010 Emanada de la Secretaría General de Gobierno.
2. Están obligados a consignar ante el Departamento de Recepción de Rendición de
Cuentas, según lo establecido en el Decreto Nº 486 publicado en Gaceta Oficial del
Estado Táchira número extraordinario 5452 del 02 Diciembre 2014 y de conformidad en
los 5 y 6 de la Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos del Estado Táchira
para el Ejercicio Fiscal 2015, Todas la personas Jurídicas, Pública o Privadas que
reciban aportes, subsidios y/o fondos en calidad de avance, anticipo, caja chica, por esta
Ley deben consignar su Rendición de Cuenta dentro los cuarenta y cinco días (45)
siguientes al Cobro de la misma.
3. La evaluación de los Procesos Administrativos de las Dependencias Centralizadas y
Entes Descentralizados que recibieron recursos económicos, por parte del Ejecutivo
Regional, será ejecutada por el Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas.
4. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, ayudará en la labor de
mantener actualizadas las cuentas contables del ejercicio fiscal, para cooperar con el
desarrollo económico a través de la Dirección de Administración y Finanzas del Ejecutivo
Regional.
5. La Rendición de Cuenta se presentará a través de un Informe de Rendición que se
consignará ante el Departamento de Recepción de Rendición de Cuenta mediante el
cual se verificará que el Cuentadante este cumpliendo con la obligación de la Rendición
de Cuenta, en los lapsos establecidos y cumpliendo los requisitos exigidos para su
presentación.
6. En el Informe de Rendición solo se presentará copias de los soporte que se soliciten
como anexo ya que todos los Cuentadantes según el artículo 5 de la Resolución Nº 067
E6.1-01N
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Normas Generales
de fecha 16 de febrero del 2009 emitida por Contraloría del Estado Táchira establece
“Los libros, registros, comprobantes y demás documentos que sustente la cuenta objeto
de examen y quedaran a disposición de la Contraloría del Estado Táchira, la cual los
podrá solicitar, examinar, evaluar o consultar en cualquier momento”.
7. El Informe de Rendición para tramitar la Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas, deberán ser consignados en copia, quedando entendido que el original quedará
en manos del ente u organismo solicitante, para posteriormente presentarlos ante la
dependencia que realizará el control fiscal cuando la cuenta se encuentre lista para su
verificación.
8. Para la solicitud de la Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas, es necesario
llenar la Planilla de Solicitud de la misma, al momento de hacer entrega del Informe de
Rendición de Cuentas.
9. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, emitirá la Constancia de
Notificación de Rendición de Cuenta, en la brevedad posible, en un periodo de ocho (08)
días hábiles, para facilitar el proceso de aprobación de nuevos recursos.
10. Los Consejos Comunales previamente a la Rendición de Cuentas ante el Departamento,
deberá rendir cuentas en el presente orden; primero ante la Asamblea de Ciudadanos
donde deberán obtener el Acta de Aprobación, luego ante la Contraloría Social para
obtener el Acta de Aprobación de la Rendición y Cumplimiento del proyecto, y por último
ante el Organismo Público que les otorgo los recursos.
11. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, sólo se entregará un informe
(sin copias de facturas, recibos), ya que los mismos pertenecen a los Entes y
Organismos que otorgaron los recursos; los recursos otorgados por la Dirección de
Administración y Finanzas (Asociaciones Civiles, Fundaciones), y la Caja Chica, deberán
anexar copia de los soportes del Gasto Ejecutado.
12. El Funcionario encargado de la recepción de los informes para la evaluación, deberá
verificar su contenido, dentro de una carpeta debidamente identificada, legible y
organizado, para su mejor evaluación.
E6.1-01N
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Normas Generales
13. En el proceso de recepción deberá hacerse conocer el hecho del mismo, en el cual se
sellará como recibido el Informe de Rendición de Cuenta, además de la Solicitud de la
Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas, (si requiere).
14. La Oficina, guardará en su archivo, copia del Informe, copia de la Constancia y/o formato
de Verificación, emitida de la revisión realizada del mismo.
15. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, remitirá mensualmente a la
División de Contabilidad Fiscal, relación contentiva del estado de las rendiciones de
cuentas de los Fondos en Avance y Fondos en Anticipo, con la finalidad de ajustar los
registros de la Contabilidad Fiscal.
REQUISITOS PARA LA RECEPCIÓN DE CUENTAS :
Los siguientes requisitos se deberán presentar en una carpeta marrón con gancho,
Identificada con el Nombre del Organismo, Ente, Asociación Civil y/o Fundación, Consejo
Comunal, Fondos de Avance, Anticipo y Caja Chica, Orden de Pago, Fecha de la
Transferencia, y sólo en ese estricto orden serán revisadas por la Oficina de Recepción de
Rendición de Cuentas:
1. Para la Rendición de Cuenta de Asociaciones Civ iles o Fundaciones:
1.1 Acta Constitutiva de la Asociación Civil o Fundación.
1.2 Comunicación : Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) de Administración y
Finanzas, atención al Jefe de la División de Contabilidad Fiscal y el Jefe del
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas; donde el Presidente o
Director y el Administrador, dan Fe de que la información que están suministrando
en el informe, son datos veraces y exactos a los originales que reposan en sus
archivos para la posterior revisión por parte del Órgano Contralor del Estado.
1.3 Copia fotostática de la Orden de Pago emitida por la Gobernación.
1.4 Copia fotostática del Cheque de los Recursos otorgados.
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1.5 Copia fotostática del Bauche de depósito a la Cuenta Bancaria de la Asociación
Civil y/o Fundación.
1.6 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por la
entidad financiera firmado y sellado.
1.7 Relación de Gastos: Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde
indique Fecha, número de Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido,
monto por rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación
Presupuestaria, además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de
los mismos: Fecha, Monto, número de Cheque, el beneficiario o empresa, datos
fiscales, concepto según formato anexo.
1.8 Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los
recursos otorgados, presentada al momento de solicitar los recursos.
1.9 Anexar copia del reintegro en los casos que existan.
2. Requisitos para la Rendición de Cuenta de los Co nsejos Comunales:
2.1 Comunicación: Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) de Administración y
Finanzas, atención al Jefe de la División de Contabilidad Fiscal y el Jefe del
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas; donde el Presidente o
Director y el Administrador, dan Fe de que la información que están suministrando
en el informe, son datos veraces y exactos a los originales que reposan en sus
archivos para la posterior revisión por parte del Órgano Contralor del Estado.
2.2 Copia fotostática de la Orden de Pago emitida por la Gobernación.
2.3 Copia fotostática del Cheque de los Recursos otorgados.
2.4 Copia fotostática del Bauche de Depósito a la Cuenta Bancaria del Consejo
Comunal.
2.5 Acta de Aprobación de la Rendición : Acta de Asamblea de Ciudadanos(as)
donde afirman estar conforme con la rendición presentada.
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Normas Generales
2.6 Acta de Contraloría Social: Acta donde se muestre la rendición ante la
Contraloría Social del Consejo Comunal.
2.7 Convenio: Convenio firmado entre el consejo comunal y la Gobernación.
2.8 Proyecto: Anexar copia del Proyecto.
2.9 Acta de Inicio : Anexar acta de inicio elaborada por el Ing. Inspector.
2.10 Prorroga : En caso de existir una prorroga.
2.11 Acta de Terminación : Presentar el acta una vez culminada la Obra.
2.12 Informe de Inspección del Ente: Se deberá anexar el Informe de Inspección
notificando el avance físico, financiero, y el avance actual de la obra.
2.13 Informe técnico: sobre el avance de la obra (si requiere)
2.14 Estado de Cuentas : Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por el
banco firmado y sellado.
2.15 Relación de Gastos: Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde
indique Fecha, número de Orden de Pago, Monto de la Misma, Monto Rendido,
Monto por Rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación
Presupuestaria, además se detallaran los movimientos ejecutados identificando
de los mismos: Fecha, Monto, Nº de Cheque, el beneficiario o empresa, datos
fiscales, concepto según formato anexo.
2.16 Documento del Consejo Comunal : anexar documentos como Acta Constitutiva
del Consejo Comunal, Inscripción en SUNACOOP.
3. Requisitos para la Rendición de Cuenta de Los Fo ndos en Calidad de Avance
Anticipo y Caja Chica:
3.1 Comunicación: Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) de Administración y
Finanzas, atención al Jefe de la División de Contabilidad Fiscal y el Jefe del
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas; donde el Presidente o
Director y el Administrador, dan Fe de que la información que están suministrando
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Normas Generales
en el informe, son datos veraces y exactos a los originales que reposan en sus
archivos para la posterior revisión por parte del Órgano Contralor del Estado.
3.2 Copia fotostática de la Orden de Pago emitida por la Gobernación.
3.3 Copia fotostática del Cheque de los Recursos otorgados.
4. Fondo en Avance y/o Anticipo:
4.1 Copia fotostática del Bauche de Depósito a la Cuenta del Ente y/o Organismo.
4.2 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por la
entidad financiera, firmado y sellado.
4.3 Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde indique Fecha, número de
Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido, Monto por Rendir (según
caso de Rendiciones Parciales), Asignación Presupuestaria, además se detallaran
los movimientos ejecutados identificando de los mismos: Fecha, Monto, Nº de
Cheque, el beneficiario o empresa, datos fiscales, concepto según formato anexo.
4.4 Anexar copia del reintegro en los casos que existan.
4.5 Anexar Copia del Decreto de creación del Fondo.
4.6 Anexar copia de la Fianza del Administrador y del Custodio.
5. Caja Chica:
5.1 Se deben presentar dos (02) carpetas, una (01) original y una (01) copia, para ser
revisadas por el Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas.
5.2 Relación de Gastos: Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde
indique Fecha, monto de la misma, monto rendido, monto por rendir (según caso
de gastos realizados), además se detallarán los números de factura identificando
en los mismos: Monto, el beneficiario o empresa, según formato anexo.
5.3 Para la primera rendición , debe anexar copia de la Fianza y Cedula de Identidad
del Administrador y Custodio, Copia de la Resolución de creación de la caja chica.
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Normas Generales
5.4 El gasto debe realizarse con fecha posterior al retiro del cheque emitido por la
Tesorería del Estado.
6. Requisitos para la Rendición de Cuenta Transfere ncias de Capital:
6.1 Comunicación: Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) de Administración y
Finanzas, atención al Jefe de la División de Contabilidad Fiscal y el Jefe del
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas; donde el Presidente o
Director y el Administrador dan Fe de que la información que están suministrando
en el informe son datos veraces y exactos a los originales que reposan en sus
archivos para la posterior revisión por parte del Órgano Contralor del Estado.
6.2 Copia de la Orden de Pago de la emitida por la Gobernación.
6.3 Copia del Cheque de los Recursos otorgados.
6.4 Copia del Bauche de Depósito a la Cuenta Bancaria.
6.5 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por el
banco firmado y sellado.
Anexar además según sea el caso:
Consejo Comunal:
1. Acta de Aprobación de la Rendición: Acta de Asamblea de. Ciudadanos(as)
donde afirman estar conforme con la rendición presentada.
2. Acta de Contraloría Social: Acta donde se muestre la rendición ante la Contraloría
Social del Consejo Comunal.
3. Proyecto: Anexar copia del Proyecto.
4. Acta de Inicio: Anexar acta de inicio elaborada por el Ing. Inspector.
5. Prorroga: En caso de existir una prorroga.
6. Acta de Terminación: Presentar el acta una vez culminada la Obra.
7. Informe de Inspección del Ente: anexar Informe de Inspección notificando, el
avance físico, financiero, y el avance actual de la obra.
8. Informe técnico: sobre el avance de la obra (si requiere)
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Normas Generales
9. Relación de Gastos: Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde
indique Fecha, Nº de Orden de Pago, Monto de la Misma, Monto Rendido, Monto
por Rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación Presupuestaria,
además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de los mismos:
Fecha, Monto, Nº de Cheque, el beneficiario o empresa, datos fiscales, concepto
según formato anexo.
10. Documento del Consejo Comunal: Anexar documentos como Acta Constitutiva
del Consejo Comunal, Inscripción en SUNACOOP.
11. Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los
recursos otorgados.
12. Anexar copia del reintegro en los casos que existan.
Alcaldía – Constructoras:
1. Acta de Aprobación de la Rendición: Constancia de Rendición Emitida por la
Contraloría Municipal.
2. Convenio: Convenio firmado entre el consejo comunal y la Gobernación.
3. Proyecto: Anexar copia del Proyecto.
4. Acta de Inicio: Anexar acta de inicio elaborada por el Ing. Inspector.
5. Prorroga: En caso de existir una prorroga.
6. Acta de Terminación : Presentar el acta una vez culminada la Obra.
7. Informe de Inspección : Se deberá anexar el Informe de Inspección notificando el
avance físico, financiero, y el avance actual de la obra.
8. Relación de Gastos : Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde
indique Fecha, Nº de Orden de Pago, Monto de la Misma, Monto Rendido, Monto
por Rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación Presupuestaria,
además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de los mismos:
Fecha, Monto, Nº de Cheque, el beneficiario o empresa, datos fiscales, concepto
según formato anexo.
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Normas Generales
9. Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los
recursos otorgados.
10. Anexar copia del reintegro en los casos que existan.
11. Informe técnico: sobre el avance de la obra (si requiere)
7. Requisitos para la Rendición de Cuenta de las Tran sferencias Corrientes/Capital
(activos reales):
7.1 Comunicación: Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) de Administración y
Finanzas, atención al Jefe de la División de Contabilidad Fiscal y el Jefe del
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas; donde el Presidente o
Director y el Administrador dan Fe de que la información que están suministrando
en el informe son datos veraces y exactos a los originales que reposan en sus
archivos para la posterior revisión por parte del Órgano Contralor del Estado.
7.2 Copia de la Orden de Pago de emanada por la Gobernación.
7.3 Copia del Cheque de los Recursos otorgados.
7.4 Copia del Bauche de Depósito a la Cuenta Bancaria.
7.5 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por el
banco firmado y sellado.
7.6 Relación de Gastos: Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde
indique Fecha, número de Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido,
monto por rendir (según caso de Rendiciones Parciales), asignación
presupuestaria, además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de
los mismos: Fecha, Monto, número de Cheque, el beneficiario o empresa, datos
fiscales, concepto según formato anexo.
7.7 Anexar Presupuesto por Partida para la Transferencia otorgada.
7.8 Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los
recursos otorgados, presentados al momento de la solicitud de la Transferencia.
7.9 Anexar copia del reintegro en los casos que existan.
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Normas Generales
7.10 Para transferencias de capital (Activos reales) anexar copia de los soportes del
gasto.
NORMAS PARA EL MANEJO DE FONDO DE CAJA CHICA
1. Para la creación y pago de los gastos de la caja chica se tomara en cuenta el valor de la
unidad tributaria vigente para el inicio del ejercicio económico y financiero y el mismo
se mantendrá durante todo el año, según lo establece el Artículo 34 del Decreto Nº 555
del Reglamento Parcial Nº 3 de la Ley de Administración del Sector público del Estado
Táchira sobre el manejo de los fondos en anticipo y cajas chicas.
2. Los gastos que se realicen por Caja Chica deberán corresponder a las partidas
presupuestarias contempladas en la Resolución de Creación.
3. Las facturas de compra deben cumplir los siguientes requisitos:
• Deben ser originales.
• Deberán elaborarse a nombre de la Gobernación del Estado Táchira, indicando el
número de RIF: G-20000160-7.
• Contener el Número de Registro de Información Fiscal (RIF) de la empresa
proveedora y el número de control en caso de facturas no elaboradas por máquina
fiscal.
• Deben reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en caso de bienes y servicios
gravados.
• No debe presentar borrones ni enmendaduras.
• No podrán ser de números consecutivos, a menos que sean de partidas diferentes
y el monto cancelado por ellos no supere el establecido en la resolución.
• Las Facturas en forma libre, deberán tener nº de factura y nº de control.
4. Las facturas de compra deben ser clasificadas por partidas presupuestarias, no
pudiendo existir en una factura, más de dos partidas ( la del gasto y la del IVA)
5. La Rendición de Cuentas de la Caja Chica se hará mediante formulario “Relación de
Gastos de Caja Chica” en dos originales (0,0).
E6.1-01N
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas
Normas Generales
6. Las Dependencias que requieren hacer uso de la Caja Chica, deberán remitir la
correspondiente solicitud a la Secretaría General de Gobierno, e indicar en ésta, los
nombres, apellidos, cédula de identidad y cargos del Administrador y Custodio.
7. El Administrador de la Caja chica será el Director o Jefe de Oficina, quien designará,
entre sus funcionarios, al Custodio de la misma.
8. Los pagos deberán ser únicamente en efectivo.
9. Las Facturas correspondientes a repuesto y mantenimiento de vehículos y/o motos,
deberán contener los siguientes datos: Modelo, marca, placa del vehículo y/o Motos,
los mismos deberán ser reflejados en el formato establecido para tal fin.
El monto de la factura en forma libre debe ser exacto, siendo correcto la base imponible
y la suma de los mismos.
10. No se permitirán facturas fuera del periodo de Rendición, cuando la misma sea por el
saldo total del monto de creación de la caja chica.
11. Cuando existan saldos en depósito, se permitirán facturas por dicho monto en la
rendición siguiente a los recursos otorgados
12. El Administrador y el Custodio de Caja Chica antes de entrar en ejercicio de dicha
función, deberán poseer una caución por una suma, equivalente a 150 unidades
Tributarias, contemplada en el artículo 161 de la Ley Orgánica de Administración
Financiera del Sector Público y su reglamento N° 1 en su artículo número 52.
13. El Custodio de Caja Chica deberá retirar en la División de Tesorería, el Cheque
correspondiente a la apertura de la Caja chica, previa presentación de la “Solicitud de
Pago Directo” original y la cédula de Identidad.
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Sección de Compromisos de Responsabilidad Social
Normas Generales
CONTENIDO:
1. Corresponde al Ciudadano Gobernador del Estado, autorizar el destino de los
recursos provenientes de los compromisos de responsabilidad social; tal autorización
es presentada para su aprobación por la Dirección de Administración y Finanzas.
2. Cuando el compromiso de responsabilidad social se pacte en cantidades de dinero se
utilizará la figura del contrato de fideicomiso, el cual será empleado con la finalidad de
ofrecer seguridad y ventajas en el manejo de los recursos de forma separada del
presupuesto y de los órganos y entes, en pro del financiamiento de las necesidades,
donaciones y proyectos sociales autorizados por el ciudadano Gobernador para el
beneficio de la colectividad Tachirense.
3. El plazo establecido para que el contratista cumpla con el compromiso de
responsabilidad social será mientras se ejecuta la obra o proyecto antes de realizar el
último pago, para garantizar el cobro del mismo; en los casos de Órdenes de Compra
/ Servicio se procurará el cobro, en el menor tiempo posible.
4. En los casos de rehabilitaciones y obras, en el Acta Final de cumplimiento de los
compromisos de responsabilidad social, se debe dejar constancia del cumplimiento
definitivo del referido compromiso, tanto para la ejecución de obras, el suministro de
bienes y prestación de servicios, que no sean profesionales ni laborales; esta acta
debe ser suscrita por el Director (a) de Administración y Finanzas, el Jefe de la
División de Contabilidad Fiscal, el Beneficiario y el Proveedor.
5. Una vez cumplido totalmente el compromiso de responsabilidad social, se procede a
consignar a cada contratista, la Constancia de Entrega y Cumplimiento de los
Compromisos de Responsabilidad Social.
6. Cuando se trate de suministros de bienes y servicios, la empresa deberá entregarlos
con la respectiva garantía, preferiblemente instalados, operativos, dejando constancia
mediante un Acta de Entrega, la cual debe ser anexada al expediente.
7. La solicitud del uso de los recursos del Compromiso de Responsabilidad Social, a
través del Fideicomiso o la Entrega de Bienes y Servicios, se realizaran mediante la
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Sección de Compromisos de Responsabilidad Social
Normas Generales
autorización de un Punto de Cuenta presentado por la Dirección de Administración y
Finanzas al Ciudadano Gobernador, el control de estos será llevado por la Sección de
Compromisos de Responsabilidad Social.
8. Requisitos para los diferentes trámites relacionados con Responsabilidad Social.
8.1 Requisitos para el cobro del compromiso de responsabilidad social
� Oficio dirigido a la empresa suscrito por el (la) Director(a) de Administración y
Finanzas y el Jefe de la División de Contabilidad Fiscal, solicitando el pago.
� Copia del contrato, orden de compra y/o servicio.
8.2 Requisito para la emisión de la constancia del cumplimiento del compromiso de
responsabilidad social efectivo.
� Copia del cheque de gerencia emitido por la entidad bancaria.
� Copia del contrato, orden de compra y/o servicio.
8.3 Requisito para la emisión de la constancia del cumplimiento del compromiso de
responsabilidad social bienes y/o servicios
� Original y Copia de la factura legal donde se evidencie el monto de la compra,
preferiblemente de un establecimiento comercial que no este vinculado a la
Gobernación del Estado Táchira.
� Acta de entrega suscrita por los funcionarios que reciben el bien por parte del
Dirección de Administración y Finanzas, Contabilidad Fiscal (Sección de
Responsabilidad Social) y el Departamento de Proveeduría.
� Memoria fotográfica del bien.
8.4 Requisitos para la cancelación de bienes y/o servicios con los fondos del
fideicomiso.
� Carta de solicitud por parte de la comunidad.
� Punto de cuenta de aprobación por parte del Gobernador.
� Dos (02) presupuestos, en caso que aplique.
� Oficio de solicitud de cancelación de los recursos dirigido a la División de
Tesorería para el pago.
E6.1-01N
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Sección de Compromisos de Responsabilidad Social
Normas Generales
� Factura original de la compra.
� Certificación de cuenta de la empresa para la transferencia de los recursos.
� Registro de información fiscal de la empresa.
� Ficha de identificación del beneficiario.
� Copia de la cédula de identidad del representante legal de la empresa.
8.5 Requisitos para la entrega del compromiso de responsabilidad social a través de
bienes y/o servicios
� Carta de solicitud por parte de la comunidad
� Punto de cuenta de aprobación por parte del gobernador
� Acta de entrega a la comunidad
� Memoria fotográfica.
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para la recepción del Informe de Rendición de cuentas.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la recepción del informe de Rendición de
Cuentas.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Solicitud de Constancias de Notificación de Rendición
de Cuenta”
RESPONSABLE ACCIÓN
Receptor de Rendición
1. Recibe de los diferentes Ente/Organismo Informe (1),
sujeto a rendición de cuenta.
2. Verifica la conformidad de los requisitos exigidos para
efectuar la evaluación, sella como recibido.
Si requiere Constancia :
2.1 Solicita llenar la planilla de Solicitud de la Constancia
de Notificación de Rendición de Cuenta (0).
2.2 Sella la Solicitud de Constancia de Notificación de
Rendición de Cuenta (0) como recibida, indicando
fecha, hora y Funcionario receptor.
2.3 Asienta en el Libro de Control de Rendiciones
Recibidas.
En caso contrario:
3. Asienta en el Libro de Control de Rendiciones Recibidas.
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para la realizar la Verificación de Documentos y Evaluación del Informe de Rendición de Cuentas.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la verificación de documentos y
Evaluación del Informe de Rendición de cuentas.
FORMULARIOSUTILIZADOS : “Verificación de documentos del informe rendición de cuenta”
“Cuadro para la relación de gasto de la rendición de cuenta”
“Constancia de Notificación de Rendición de Cuenta”
RESPONSABLE ACCIÓN Receptor de Rendición
1. Recibe del Ente/Organismo Informe de Rendición de Cuenta
(1), y Solicitud de Constancia de Notificación de Rendición
(1), revisa.
2. Evalúa el contenido del Informe de Rendición de Cuenta (1),
con uso del Cuadro para la Relación de Gasto de la
Rendición de Cuenta.
3. verifica que el contenido cumpla con los requisitos de
aprobación.
Si requiere Constancia:
3.1 Elabora Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), revisa, sella y entrega al Jefe del
Departamento de recepción de rendición de cuentas.
Jefe del
Departamento de
recepción de
rendición de cuentas
3.2 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), revisa, firma y entrega al Jefe de la
División de Contabilidad Fiscal.
Jefe de la División de Contabilidad Fiscal.
3.3 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), revisa, firma y entrega a la Secretaria
División de Contabilidad Fiscal
Secretaria
3.4 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), revisa, sella y entrega al Receptor de
Rendición.
E6.1-02P
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para la realizar la Verificación de Documentos y Evaluación del Informe de Rendición de Cuentas.
RESPONSABLE ACCIÓN Receptor de Rendición
3.5 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), revisa y entrega en el Despacho de la
Dirección de Administración y Finanzas.
Despacho de la Dirección de
Administración y Finanzas
(Secretaria)
3.6 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), revisa y entrega al Director (a).
Director (a) de Administración y
Finanzas
3.7 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), revisa, firma y devuelve.
Despacho de la Dirección de
Administración y Finanzas
(Secretaria)
3.8 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), revisa, sella y devuelve al Departamento
de Recepción de Rendición de Cuentas.
Receptor de Rendición
3.9 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), revisa.
3.10 Enumera Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), asienta en Libro de Constancias para el
Control Interno del Departamento.
3.11 Saca copia fotostática a Constancia de Notificación de
Rendición de Cuentas (0).
3.12 Entrega Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0,1) al Ente/Organismo.
Ente/Organismo 3.13 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0,1), revisa, firma Constancia de Notificación
de Rendición de Cuentas (1), como acuse de recibo.
Receptor de Rendición
3.14 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (1), revisa.
E6.1-02P
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para la realizar la Verificación de Documentos y Evaluación del Informe de Rendición de Cuentas.
RESPONSABLE ACCIÓN
Receptor de Rendición
3.15 Ubica Informe de Rendición de Cuenta (1), anexa
Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(1) y entrega al Archivista.
Archivista 3.16 Informe de Rendición de Cuenta (1), anexa Constancia
de Notificación de Rendición de Cuentas (1), revisa y
archiva.
Receptor de Rendición
En caso contrario:
4. Elabora Verificación del Informe en el Formato de
“Verificación de Documentos del Informe de Rendición” (0).
Receptor de Rendición
5. Transcribe las observaciones existentes en el Informe, para
tener resumida la evaluación realizada.
6. Verifica “Verificación de Documentos del Informe de
Rendición”(0), firma y sella.
7. Entrega al Jefe del Departamento de Recepción de Redición
de Cuentas “Verificación de Documentos del Informe de
Rendición”(0).
Jefe del Departamento de Recepción de
Redición de Cuentas
8. Recibe Verificación de Documentos del Informe de
Rendición”(0), revisa, firma y entrega al Jefe de la División
de Contabilidad Fiscal.
Jefe de División de Contabilidad Fiscal
9. Recibe Verificación de Documentos del Informe de
Rendición”(0), revisa, firma y entrega a la Secretaria
División de Contabilidad Fiscal
(Secretaria)
10.Recibe Verificación de Documentos del Informe de
Rendición”(0), revisa, sella y entrega al Receptor de
Rendición.
Receptor de Rendición
11.Recibe “Verificación de Documentos del Informe de
Rendición”(0), revisa.
E6.1-02P
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para la realizar la Verificación de Documentos y Evaluación del Informe de Rendición de Cuentas.
RESPONSABLE ACCIÓN Receptor de Rendición
12.Saca copia fotostática de “Verificación de Documentos del
Informe de Rendición”(0).
13.Entrega al Ente/Organismo “Verificación de Documentos del
Informe de Rendición”(0,1).
Ente/Organismo 14. Recibe “Verificación de Documentos del Informe de
Rendición”(0,1), revisa, firma “Verificación de Documentos
del Informe de Rendición”(1), como acuse de recibo.
Receptor de Rendición
15.Recibe “Verificación de Documentos del Informe de
Rendición” (1), revisa.
16.Ubica Informe (1), anexa “Verificación de Documentos del
Informe de Rendición” (1) y entrega al Archivista.
Archivista 17.Recibe “Verificación de Documentos del Informe de
Rendición” (1), revisa y archiva.
E6.1-03P
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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para tramitar la verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas de Caja Chica.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la Verificación de Documentos y
Evaluación del Informe de Rendición de Cuenta de Caja Chica.
FORMULARIOS UTILIZADOS :“Verificación de documentos del Informe Rendición de Cuenta”.
“Cuadro para la Relación de Gasto de la Rendición de
Cuenta”.
“Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas”.
RESPONSABLE ACCIÓN
Receptor de Rendiciones
1. Recibe de la Dependencia Informe de Rendición de Cuenta
(0,1) y Solicitud de Constancia de Notificación de Rendición
(1).
2. Revisa contenido del informe de Rendición de Cuenta, con
uso del Cuadro para la Relación de Gasto de la Rendición de
Cuenta.
3. Comprueba que el contenido cumpla con los requisitos de
aprobación, verifica soportes, sella los mismos como
rendidos.
4. Revisa las facturas, verificando los requisitos que deben
cumplir para el manejo de Caja Chica.
5. Verifica las partidas presupuestarias que fueron usadas.
6. Sella las facturas usadas como rendidas.
7. Elabora Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0), según formato establecido, revisa, sella y entrega al Jefe
del Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas.
Jefe del Departamento de
Recepción de Rendición de
Cuentas
8. Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0), revisa, coloca media firma y entrega al Jefe de la
División de Contabilidad Fiscal.
E6.1-03P
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para tramitar la verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas de Caja Chica.
RESPONSABLE ACCIÓN
Jefe de la División de Contabilidad
Fiscal
9. Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0), revisa, firma y entrega a la Secretaria
División de Contabilidad Fiscal
(Secretaria)
10.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0), revisa, sella y entrega al Receptor de Rendiciones.
Receptor de Rendiciones
11.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0), revisa y entrega en el Despacho de la Dirección de
Administración y Finanzas.
Despacho de la Dirección de
Administración y Finanzas
(Secretaria)
12.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0), revisa y entrega al Director (a).
Director (a) de Administración y
Finanzas
13.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0), revisa, firma y devuelve.
Despacho de la Dirección de
Administración y Finanzas
(Secretaria)
14.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0), revisa, sella y devuelve a la Oficina de Recepción de
Rendición de Cuentas.
Receptor de Rendiciones
15.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0), revisa.
16.Enumera Constancia de Notificación de Rendición de
Cuentas (0), asienta en Libro de Constancias para el Control
Interno de la Oficina.
17.Saca copia fotostática a Constancia de Notificación de
Rendición de Cuentas (0).
Receptor de Rendiciones
18.Entrega Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0,1) a la Dependencia.
E6.1-03P
Marzo 2015
Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para tramitar la verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas de Caja Chica.
RESPONSABLE ACCIÓN
Ente / Organismo
19.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(0,1), revisa, firma Constancia de Notificación de Rendición
de Cuentas (1) como acuse de recibo.
Receptor de Rendiciones
20.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas
(1), revisa.
21.Ubica Informe (1), anexa Constancia de Notificación de
Rendición de Cuentas (1) y entrega al Archivista.
Archivista 22.Recibe Informe (1), revisa y archiva.
E6.1.1-01P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para realizar el cobro y la sustanciación de expedientes del compromiso de Responsabilidad Social.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar el cobro y la sustanciación de
expedientes del compromiso de Responsabilidad Social.
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II
1. Elabora Oficio dirigido a la empresa solicitando el
cumplimiento del pago del compromiso de
responsabilidad social (0,1), coloca media firma y
entrega al Jefe Departamento de Rendición de
Cuentas.
Jefe Departamento de Rendición de Cuentas
2. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el
cumplimiento del pago del compromiso de
responsabilidad social (0,1), coloca media firma y
entrega al Jefe de División de Contabilidad Fiscal.
Jefe de División de Contabilidad Fiscal.
3. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el
cumplimiento del pago del compromiso de
responsabilidad social (0,1), revisa, firma y entrega a
la Secretaria.
División de Contabilidad Fiscal
(Secretaria)
4. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el
cumplimiento del pago del compromiso de
responsabilidad social (0,1), revisa, sella y entrega al
Secretaria Ejecutiva II.
Secretaria Ejecutiva II 5. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el
cumplimiento del pago del compromiso de
responsabilidad social (0,1), revisa y entrega en el
Despacho de la Dirección de Administración y
Finanzas.
Director(a) de Administración y Finanzas
6. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el
cumplimiento del pago del compromiso de
responsabilidad social (0,1), revisa, firma, sella y
entrega al Auxiliar por necesidad de servicio. (viejo
aquí hay que meter a la secretaria de la directora para
q selle la directora no sella).
E6.1.1-01P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para realizar el cobro y la sustanciación de expedientes del compromiso de Responsabilidad Social.
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II 7. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el
cumplimiento del pago del compromiso de
responsabilidad social (0,1), revisa y entrega al
Mensajero. Mensajero 8. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el
cumplimiento del pago del compromiso de
responsabilidad social (0,1), revisa y distribuye. Empresa 9. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el
cumplimiento del pago del compromiso de
responsabilidad social (0,1), firma y sella copia como
acuse de recibo.
10. Entrega en la Sección de Compromisos de
Responsabilidad Social Cheque de Gerencia (0).
Secretaria Ejecutiva II 11. Recibe Cheque de Gerencia (0), devuelve copia
firmada a la empresa que cancela el Compromiso de
Responsabilidad Social.
12. Verifica que el monto del Cheque Gerencia
Corresponda con lo establecido en el Contrato, sino
corresponde no lo recibe.
Secretaria Ejecutiva II
13. Saca copia Fotostática del Cheque de Gerencia (0), y
procede a elaborar la Constancia de Entrega del
Cumplimiento Compromiso de Responsabilidad
Social.
14. Elabora Constancia de Entrega y Cumplimiento del
Compromiso de Responsabilidad Social (0,0,0),
anexando Cheque de Gerencia (1) y Contrato, Orden
de Contra y/o Servicio (1) para conformar expediente
y entrega:
- Empresa que cumple con el compromiso
- Comisión de Contrataciones y/o Unidad
Contratante.
E6.1.1-01P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para realizar el cobro y la sustanciación de expedientes del compromiso de Responsabilidad Social.
RESPONSABLE ACCIÓN Secretaria Ejecutiva II - Expediente de la Sección
15. Elabora Oficio (0,1) dirigido a la División de Tesorería
remitiéndole los Cheques de Gerencia (0) recibidos.
16. Recibe acuse de recibo de la División de Tesorería,
revisa y archiva.
E6.1.1-02P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento a seguir para ejecutar los compromisos de Responsabilidad Social.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para ejecutar los compromisos de
Responsabilidad Social, a través del fideicomiso.
. RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II 1. Entrega al Director (a) de Administración y Finanzas
Expediente (0) conformado por:
� Oficio indicando el requerimiento (0), solicitud de
la comunidad
� Punto de Cuenta para el ciudadano
Gobernador(0) autorizando el destino de los
recursos para determinada Necesidad, Donación
y/o Proyecto
� Presupuestos presentados por los Proveedores
(si aplica)
� Análisis de Precios(0) (si aplica)
Director(a) de Administración y Finanzas
2. Recibe Expediente (0), continúa procedimiento
específico.
3. Entrega Expediente (0), a la Secretaria Ejecutiva II.
Secretaria Ejecutiva II 4. Recibe Expediente (0), revisa.
5. Solicita, según el análisis de precios al Proveedor
que menor cotizo los bienes y/o servicios, el
despacho de los mismos.
Proveedor 6. Entrega en la Dirección de Administración y
Finanzas y en el sitio solicitado por la Dirección de
Administración y Finanzas los bienes y/o servicios
solicitados.
7. Entrega Factura (0) al Auxiliar por necesidad de
servicio.
Secretaria Ejecutiva II 8. Recibe Factura (0)
9. Verifica que se haya realizado la donación.
E6.1.1-02P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento a seguir para ejecutar los compromisos de Responsabilidad Social.
RESPONSABLE ACCIÓN Secretaria Ejecutiva II 10. Una vez realizada la donación elabora Oficio a
Tesorería solicitando el Pago Correspondiente (0,1)
y entrega al Jefe de la División de Contabilidad
Fiscal
Jefe de la División de Contabilidad Fiscal
11. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago
Correspondiente (0,1), revisa, firma y entrega a la
Secretaria Secretaria
12. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago
Correspondiente (0,1), coloca sello húmedo y
entrega a la Secretaria Ejecutiva II
Secretaria Ejecutiva II 13. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago
Correspondiente (0,1), revisa y entrega al
Director(a) de Administración y Finanzas.
Director(a) de Administración y Finanzas.
14. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago
Correspondiente (0,1), revisa, firma, sella y
devuelve.
Secretaria Ejecutiva II 15. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago
Correspondiente (0,1), revisa y entrega en la
División de Tesorería
División de Tesorería 16. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago
Correspondiente (0,1), revisa, firma y sella copia
como acuse de recibo. Continua procedimiento
especifico.
Secretaria Ejecutiva II 17. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago
Correspondiente (1), revisa e incorpora al
Expediente(0)
18. Archiva Expediente (0)
E6.1.1-03P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para realizar el cierre del compromiso de
Responsabilidad Social.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar el cierre del compromiso de
Responsabilidad Social.
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II
1. Entrega en la Sección de Responsabilidad Social
Constancia de Entrega y cumplimiento de los
Compromisos de responsabilidad social (0,0)
Empresa que cumple con el compromiso
2. Recibe Constancia de Entrega y cumplimiento de los
Compromisos de responsabilidad social (0,0) revisa
que esté debidamente firmada por la empresa.
3. Firma y sella Constancia de Entrega y cumplimiento
de los Compromisos de responsabilidad social (0)
como acuse de recibo y entrega.
Secretaria Ejecutiva II 4. Elabora Oficio de Remisión a la Comisión de
Contrataciones o unidad contratante (0,1)
5. Entrega Oficio de Remisión a la Comisión de
Contrataciones o unidad contratante (0,1) y
Constancia de Entrega y cumplimiento de los
Compromisos de responsabilidad social (0) al Jefe del
Departamento de Recepción de Rendición de
Cuentas.
Jefe del Departamento de Recepción de Rendición de
Cuentas
6. Recibe Oficio de Remisión a la Comisión de
Contrataciones o unidad contratante (0,1) y
Constancia de Entrega y cumplimiento de los
Compromisos de responsabilidad social (0), revisa,
coloca media firma y entrega al Jefe de la División de
Contabilidad Fiscal.
Jefe de División de Contabilidad Fiscal
7. Recibe Oficio de Remisión a la Comisión de
Contrataciones o unidad contratante (0,1) y
Constancia de Entrega y cumplimiento de los
Compromisos de responsabilidad social (0), revisa,
firma y entrega a la Secretaria.
E6.1.1-03P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para realizar el cierre del compromiso de
Responsabilidad Social.
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria 8. Recibe Oficio de Remisión a la Comisión de
Contrataciones o unidad contratante (0,1) y
Constancia de Entrega y cumplimiento de los
Compromisos de responsabilidad social (0), sella y
entrega al Auxiliar por necesidad de servicio
Secretaria Ejecutiva II
9. Recibe Oficio de Remisión a la Comisión de
Contrataciones o unidad contratante (0,1) y
Constancia de Entrega y cumplimiento de los
Compromisos de responsabilidad social (0), revisa y
entrega en la Comisión de Contrataciones Públicas
y/o Unidad Contratante
Comisión de Contrataciones Públicas
10. Recibe Oficio de Remisión a la Comisión de
Contrataciones o unidad contratante (0,1) y
Constancia de Entrega y cumplimiento de los
Compromisos de responsabilidad social (0), revisa,
firma acuse de recibo.
Secretaria Ejecutiva II
11. Recibe Oficio de Remisión a la Comisión de
Contrataciones o unidad contratante (1), revisa y
archiva.
E6.1.1-04P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la recepción de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la recepción de Bienes y/o
Servicios por el Cumplimiento de Responsabilidad Social.
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II
1. Recibe Oficio por parte de la Empresa (0,1), donde
indica los Bienes y/o Servicio a entregar, revisa firma
y sella como acuse de recibo
2. Elabora acta de Entrega de Bienes y/o Servicios
indicando las Características del mismo a través del
formato del Control Perceptivo (0,0),
3. Toma fotografías de los bienes recibidos,´
4. Llena Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0),coloca media firma y entrega al Jefe
Departamento de Rendición de Cuentas.
Jefe Departamento de Rendición de Cuentas
5. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), coloca media firma y entrega al Jefe de la
División de Contabilidad Fiscal.
Jefe de División de Contabilidad Fiscal.
6. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), revisa, firma y entrega a la Secretaria.
División de Contabilidad Fiscal
(Secretaria)
7. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), revisa, sella y entrega a la Secretaria Ejecutiva
II.
Secretaria Ejecutiva II
8. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), anexa en expediente.
9. Elabora Constancia de Cumplimiento y Entrega del
Compromiso de Responsabilidad Social(0,0,0)
10. Elabora Oficio de Remisión al Departamento de
Proveeduría (0,1).
E6.1.1-04P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la recepción de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II
11. Entrega Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), Constancia de Cumplimiento y Entrega del
Compromiso de Responsabilidad Social (0,0,0) y
Oficio de Remisión al Departamento de Proveeduría
(0,1) al Jefe del Departamento de Recepción de
Rendición de Cuentas.
Jefe del Departamento de Recepción de Rendición de
Cuentas
12. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), Constancia de Cumplimiento y Entrega del
Compromiso de Responsabilidad Social (0,0,0) y
Oficio de Remisión al Departamento de Proveeduría
(0,1), revisa, coloca media firma a Oficio de Remisión
al Departamento de Proveeduría y entrega al Jefe de
la División de Contabilidad Fiscal
División de Contabilidad Fiscal
13. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), Constancia de Cumplimiento y Entrega del
Compromiso de Responsabilidad Social (0,0,0) y
Oficio de Remisión al Departamento de Proveeduría
(0,1), revisa, firma a Oficio de Remisión al
Departamento de Proveeduría y entrega a la
Secretaria
Secretaria 14. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), Constancia de Cumplimiento y Entrega del
Compromiso de Responsabilidad Social (0,0,0) y
Oficio de Remisión al Departamento de Proveeduría
(0,1), revisa, coloca sello húmedo y entrega al Auxiliar
por necesidad de servicio.
E6.1.1-04P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la recepción de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II
15. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), Constancia de Cumplimiento y Entrega del
Compromiso de Responsabilidad Social (0,0,0) y
Oficio de Remisión al Departamento de Proveeduría
(0,1), revisa y entrega en el Departamento de
Proveeduría.
Departamento de Proveeduría.
16. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios
(0,0), y Oficio de Remisión al Departamento de
Proveeduría (0,1), firma y sella copia como acuse de
recibo.
Secretaria Ejecutiva II
17. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios (0),
Constancia de Cumplimiento y Entrega del
Compromiso de Responsabilidad Social (0,0,0) y
Oficio de Remisión al Departamento de Proveeduría
(1), firma y sella copia como acuse de recibo.
E6.1.1-05P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la entrega de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la entrega de Bienes y/o
Servicios por el Cumplimiento de Responsabilidad Social.
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II
1. Recibe de la Dirección de Secretaría del Despacho
del Gobernador Oficio (0) indicando la Cantidad, Tipo
de Bien Requerido y Oficio de Solicitud por parte de la
Comunidad (0).
2. Organiza Expediente de Donación (0,1) con los
siguiente recaudos:
� Punto de Cuenta para el ciudadano Gobernador
autorizando la entrega del Bien y/o Servicio para
determinada Necesidad, Donación y/o Proyecto.
� Oficio Dirección de Secretaría del Despacho del
Gobernador (0)
� Oficio de Solicitud por parte de la Comunidad (0).
3. Entrega al Director (a) de Administración y Finanzas
Expediente de Donación (0,1)
Director (a) de Administración y Finanzas
4. Recibe Expediente de Donación (0,1), revisa,
continua procedimiento especifico.
5. Entrega Expediente de Donación (0,1) al Secretaria
Ejecutiva II.
Secretaria Ejecutiva II
6. Recibe Expediente de Donación (0,1) verifica que el
Punto de Cuenta este debidamente suscrito por el
Gobernador.
7. Elaborara Acta de Entrega de los Bienes y/o Servicios
(0,1)
8. Incorpora al Expediente de Donación(0,1) el Acta de
Entrega de los Bienes y/o Servicios (0,1)
E6.1.1-05P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la entrega de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II
9. Entrega al Jefe de Departamento de Recepción de
Rendición de Cuentas Expediente de Donación(0,1)
Jefe Departamento de Rendición de Cuentas
10. Recibe Expediente de Donación(0,1), revisa
11. Coloca media firmaActa de Entrega de los Bienes y/o
Servicios (0,1)
12. Entrega Expediente de Donación (0,1) al Jefe de
División de Contabilidad Fiscal.
Jefe de División de Contabilidad Fiscal.
13. Recibe Expediente de Donación (0,1)revisa, firma y
entrega a la Secretaria.
División de Contabilidad Fiscal
(Secretaria)
14. Recibe Expediente de Donación (0,1) revisa, sella y
entrega al Secretaria Ejecutiva II.
Secretaria Ejecutiva II
15. Recibe Expediente de Donación (0,1) revisa y entrega
en el Despacho de la Dirección de Administración y
Finanzas.
Despacho de la Dirección de Administración y Finanzas
(Secretaria)
16. Recibe Expediente de Donación (0,1) y entrega al
Director(a) de Administración de Finanzas
Director(a) de Administración y Finanzas
17. Recibe Expediente de Donación (0,1)
18. Firma Expediente de Donación (0,1)
19. Devuelve Expediente de Donación (0,1)
Despacho de la Dirección de Administración y Finanzas
(Secretaria)
20. Recibe Expediente de Donación (0,1) revisa, sella y
entrega al Secretaria Ejecutiva II.
Secretaria Ejecutiva II
21. Recibe Expediente de Donación (0,1), revisa
22. Elabora Oficio a Proveeduría y Almacén, para la
preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1)y
entrega al Jefe del Departamento de Recepción de
Rendición de Cuentas.
E6.1.1-05P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la entrega de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social
RESPONSABLE ACCIÓN
Jefe Departamento de Rendición de Cuentas
23. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la
preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1),
revisa, coloca media firma y entrega al Jefe de la
División de Contabilidad Fiscal.
Jefe de la División de Contabilidad Fiscal
24. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la
preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1),
revisa, firma y entrega a la Secretaria
Secretaria 25. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la
preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1),
revisa, coloca sello húmedo y entrega al Auxiliar por
necesidad de servicio
Secretaria Ejecutiva II
26. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la
preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1),
revisa y entrega al Mensajero
Mensajero 27. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la
preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1),
revisa y distribuye
Departamento de Proveeduría
28. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la
preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1), firma
y sella copia como acuse de recibo.
Secretaria Ejecutiva II
29. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la
preparación de Bien y/o Servicio a entregar (1), revisa
y archiva.
30. Elabora Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador(0,1) y entrega al Jefe de la
División de Contabilidad Fiscal
Jefe de la División de Contabilidad Fiscal
31. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador (0,1), firma y entrega a la
Secretaria.
E6.1.1-05P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la entrega de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria 32. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador(0,1), coloca sello húmedo
entrega al Secretaria Ejecutiva II
Secretaria Ejecutiva II
33. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador(0,1), revisa y entrega en el
Despacho del Director (a) de Administración y
Finanzas
Despacho del Director (a) de Administración y
Finanzas (Secretaria)
34. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador(0,1), revisa y entrega al
Director(a)
Director(a) de Administración y Finanzas
35. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador (0,1), firma y devuelve
Despacho del Director (a) de Administración y
Finanzas (Secretaria)
36. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador(0,1), revisa, sella y entrega
al Secretaria Ejecutiva II
Secretaria Ejecutiva II
37. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador(0,1), incorpora Expediente
de Donación (0,1) y entrega al Mensajero
Mensajero 38. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador(0,1) y Expediente de
Donación (0,1), revisa y distribuye
Dirección de la Secretaría del Despacho del
Gobernador
39. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría
Despacho del Gobernador (0,1) y Expediente de
Donación (0,1), firma y sella copia de Oficio como
acuse de recibo.
40. Una vez realizada la entrega devuelve Expediente (0),
firmado y sellado por la Directora(a) de la Secretaría
del Despacho y el Beneficiario, con memoria
fotográfica de la entrega.
E6.1.1-05P
Marzo 2015
Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la entrega de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de Servicio
41. Recibe Expediente (0) y memoria fotográfica de la
entrega, revisa y archiva.