DENETM KANITLARI SAHA ALIMASI ve TESTLER

DENETM KANITLARI N ALIMA - SAHA ALIMASI ve TESTLERDKK MAYIS 2013FATH SEZER - CIA

SUNUM PLANI - ITemel odak noktas metodolojirnekler genel olarak satn alma denetimi zerinden olacakAncak amacmz bir satn alma denetiminin nasl yaplaca deil.Metodoloji asndan uluslararas literatrde i denetim ile ilgili en nemli kaynaktan Sawyers Internal Auditing 6 nc Bask alntlar yaplacak. Uluslararas en iyi uygulamalar hakknda bilgi verilecek.(5inci baskdan alnt yapldnda buna zellikle deinilecek, (5th, s. 678) gibi)Uygulanabilecek testler, alma katlar, test formlar, bulgu formlar standartlara gre nasl dzenlenmeli, asgari hangi hususlar iermeli bunlar zerinde durulacak.Planlamada kamu i kontrol standartlar nasl kullanlabilir rnek bir alma yaplacak.Belli zamanlarda guruplardan alma katlarn deerlendirmeleri istenecek.SUNUM PLANI -IIrnekler hali hazrda yrmekte olan bir satn alma denetimi esas alnarak hazrland.Genel bteli bir kurulu iinde yer alan ancak merkezi farkl bir ehirde olan bir Genel Mdrln satn alma sreci denetleniyor.Risk deerlendirmesi yaplarak uygulanacak denetim testlerinin belirlendiini ve denetim sresi gz nnde bulundurularak testlerin dorudan temin ilemleri ile mal alm ihaleleri ile snrlandrldn varsayyoruz.Denetim hedefi ilk olarak satn alma srecindeki kontrollerin etkili bir ekilde alp almadnn belirlenmesi olacak.

Denetimde Denetim KantlarFiziksel Kant (i denetinin bizzat bir olay gzlemlemesi). deneti asndan ok gl bir kant olmakla birlikte bakalar asndan szl bir kant niteliindedir. (ZLENM)Daha fazla ikna edici olmas iin bir baka kant tr/trleri ile desteklenmesine ihtiya vardr. (116)Denetim KantlarBelgeye Dayal Kantlar. Denetim kantnn gc asndan ikinci sradadr. Ancak belgenin nereden elde edildiine bal olarak gvenilirlii deiebilir. Deneti tarafndan bamsz kaynaklardan elde edilen kantlar, idare iinden elde edilenlere gre daha gvenilirdir.(116)Denetim KantlarSzl kantlar. denetinin konuyla ilgili kiilerden duyduklardr. En zayf denetim kantdr. Denetlenen srete rol almayan kiilerden elde edilen szl kantlar daha gldr.(Kaynan birden fazla olmas da kant deerini glendirir) Analitik kantlar. Verilerin karlatrlmas analiz edilmesi gibi yollarla elde edilen kantlardr. Bir iliki ortaya koyan analitik kantlardan sonra bu ilikinin niye var olduunun da aratrlmas gerekmektedir. (115)Denetim KantlarDenetim kant elde edilen testlerin baka bir deneti tarafndan yaplmas halinde de ayn sonulara ulalmas, denetim kantlarnn ikna edici ve yeterli olduunu gsterir.Yeterli veriniz denetim kantnz? - yoksa, yalnzca belli bir konuda gr olan sradan birisiniz. (Without data, you are just another person with an opinion. OECD PISA almas) 2200 Grevin PlanlanmasPlanlamada Dikkate alnmas Gerekenler

Grev Amalar

Grevin Kapsam

ProgramPlanlanmada Dikkate Alnmas Gerekenler -2201Denetlenen srecin/faaliyetin ama ve hedefleri ak ve tam bir ekilde ortaya konmutur.(UK-1) denetiler tarafndan, faaliyetin amalarna/hedeflerine ulalmas iin mevcut kontroller belirlenmekte ve kaydedilmektedir. (UK-3) denetiler tarafndan planlama srasnda, mevcut kontroller Kamu Kontrol Standartlar ile kyaslanmaktadr.(UK-4) {Kyaslama sonucunda Kamu Kontrol Standartlarnda yer alan fakat mevcut uygulamada yer almayan kontroller tespit edilir. }Ynetiim unsurlarna ilikin mstakil bir denetim planlanmamsa, denetim grevleri srasnda ynetiim riskleri ve kontrolleri dikkate alnmaktadr. (UK-5)Srecin HedefleriSrecin hedefi/hedeflerini belirlemeden salkl bir planlama yapmak mmkn m? deneti srecin hedeflerini tam olarak anlayamamsa sz konusu sreci deerlendiremez. (5th,225)Tevik verme

Maa

Satn alma (Doru zamanda, doru miktarda, doru kalitede, doru yerde ve doru fiyatla doru mal ve hizmetlerin temin edilmesidir; Sawyer 5th edition, s.231)Srecin hedefleriOperasyonel amalarn belirlenmesi iin baz teknikler:Yln/ayn/haftann/gnn sonunda neleri gerekletirmek size baar hissi veriyor.Yrttnz faaliyetlerle ilgili hangi almalarnz ynetim (ve i/d paydalar) tarafndan dikkate deer grlyor.Daha fazla bte ve insan kaynanz olsayd yrttnz faaliyetlerle ilgili neleri farkl yapmak isterdiniz.(Sobel, Auditors Risk Management Guide sayfalar: 4.12,4.13)

PLANLAMAPlanlama srecinde mmkn olduunca ynetim ile birlikte hareket edilmesi genellikle daha iyi bir plann ortaya kmasna neden olacaktr. Denetlenen birim yneticisi ile birlikte almann gereklilii zerinde ne kadar durulsa azdr. (75) {single best information source}

Planlama srecinin denetimin sonlanmas aamasna kadar srd sylenebilir. Kapsam daraltlabilir veya geniletilebilir, Nadir durumlarda hedefler deitirilebilir.(75) Ancak yneticilerin deerlendirmeleri olduu gibi alnmamal zerinde iyice dnlmeli

12PLANLAMAPlanlama sreci, bir btn olarak denetim konusu hakknda yeterli bilginin edinilmesini gerekli klan ve denetimin bir sonraki aamas olan saha testlerinin neler olacann ve nasl gerekletirileceinin belirlenmesine kadar olan almalar iermektedir.(zbek, 873)PLANLAMAPlanlama srecinin (tasarmn deerlendirmesi dnda) yaklak olarak toplam denetim sresinin % 10 -15ini almas beklenmektedir. Planlama sreci denetimin en nemli aamasdr.Denetimin hedef ama ve kapsam gibi unsurlar mulak bir ekilde ifade edilirse nemli denetim kayna boa harcanm olacaktr. (79)

PLANLAMANIN AAMALARIBaz i denetim birimleri gvence grevini drt aamaya ayrrlar:PlanlamaKontrollerin tasarmnn deerlendirilmesiKontrollerin etkililiinin test edilmesi(Saha almas)Raporlama (62)Kontrollerin tasarmnn deerlendirilmesi ise u temel aamadan oluur:Amalara ynelik risklerin belirlenmesi ve nceliklendirilmesiRiskler karsnda mevcut kontrollerin(alnan tedbirlerin) veya dier tekniklerin deerlendirilmesiTasarmn deerlendirilmesi (87)

PLANLAMA - TasarmBir ok i denetim birimi, en anlaml denetim bulgu ve sonularnn tasarmn deerlendirmesi aamasnda ortaya ktn sylemektedir.Bu nedenle tasarm iin zel bir zaman ayrlmas i denetilere tasarmn deerlendirilmesine daha fazla arlk vermelerini tevik edecektir. (62)

Tasarmda bir eksiklik ynetim tarafndan da kabul edildliinde konu zerinde bakaca bir teste gerek duyulmayabilir.(Ayr bir slayt olabilir) 11416PLANLAMA - TasarmTasarmn deerlendirilmesi kanaat kullanlmas gereken bir alandr.Toplan denetim sresinin yarsna yakn bir zaman alabilir. Genellikle nem dzeyi ok yksek bulgular tasarmla ilgili eksiklikler olacandan bu zamann ayrlmas denetim asndan ok deerli sonular verecektir.(99)Konuyla ilgili mevzuat szlemeler gibi temel metinleri bir defa okumak yeterli deildir. lgili dzenlemede yer alan nemli noktalar i deneti kavramal ve bunlarn ne anlama geldiini belirlemelidir. (5th s. 288)

PLANLAMA - TasarmTasarmn deerlendirilmesi aamasnn ok iyi deerlendirildii denetimlerde kilit kontroller ve ikincil kontroller ayrm daha iyi yaplarak kilit kontrollere daha fazla zaman ayrlmas mmkn olabilecektir. Bu da denetimin daha ksa srede bitirilmesine imkan salayacaktr.(100)

PLANLAMA - TasarmTasarmla ilgili tam bir deerlendirmeden sonra ayn konuyla ilgili bir baka denetimde yalnzca deiiklikler dikkate alnacak ve bu aama daha az zaman alacaktr.Tasarmla ilgili problemler bu aamada zet olarak kaydedildikten sonra bulgu formunda tam olarak ortaya konabilecektir. (100)

PLANLAMA - Tasarmki durumda tasarmn deerlendirilmesi aamasnda bulunan eksiklikler dorudan bulgu formuna tanmayabilir.lgili ynetici bu eksikliin kurum asndan bir zarara yol ap amadnn denetiler tarafndan niye deerlendirilmediini sorgulayabilir.Ynetici tasarmdaki eksikliin nemli bir risk dourmadn iddia edebilir. Bu durumlarda i deneti zarar doup domadn belirlemeli ve riski daha ak ortaya koymaya almaldr.(114)Tasarm Trkiyeden Bir DeerlendirmeBu aamada yaplacak olan deerlendirme bir yeterlilik deerlendirmesi olup var olduu sylenen kontrollerin teorik olarak olas riskleri nlemede yeterli bir ekilde dizayn(tasarm) edilip edilmediklerini deerlendirmesinden oluacaktr.Tespit edilen hususlar kontrol faaliyetlerinin dizaynna(tasarmna) ilikin hatal veya yetersiz bulunan konulara ilikin neriler i denetiler tarafndan gelitirilerek bu aamada ilgili birim yneticilerine iletilmelidir.(zbek, 914)Denetim Aamalar Ortalama SrelerBir bireysel denetim almasnda toplam zaman btesinin ortalama olarak %30-35inin planlama, %40-45inin saha almas, %15-20sinin de raporlama ve iletiim ksmlarnda kullanlmas normal kabul edilmektedir.(zbek,857)DENETM HEDEFLERDenetim Hedefleri denetim sonunda baarmak istenilen hususlar ortaya koyar.Genel hedefler de belirlenmesi mmkn. Ancak kapsam da buna uygun ekilde ok geni olmal.Grev Amalar risk deerlendirmesi dorultusunda gzden geirilmeli(74)

Denetim Hedefleri rnekler ZEL NEDENLER:Tevik Uygulama Genel Mdrlndeki yksek igc kayp orann arkasnda yatan nedenlerin belirlenmesi,e alma srecindeki kontrollerin etkililii ve yeterliliinin deerlendirilmesi,Performans deerlendirmelerinin zamannda yaplp yaplmadnn belirlenmesi. (74)Avrupa Saytayndan rneklerGda leme sektrne yaplan AB yardmlar, gda rnlerine deer katlmasnda etkili ve etkin oldu mu? (Has the EU support to the food-processing industry been effective and efficient in adding value to agricultural products(1/2013))Avrupa Sosyal Fonunda yallara yaplan yardmlarn etkililiinin izlenmesinde kullanlmak zere aralar gelitirilmi ve uygulanmakta mdr? (Are tools in place to monitor the effectiveness of European Social Fund spending on older workers?(25/2012))Avrupa Entegrasyon Fonu ve Avrupa Mlteci Fonu nc lke vatandalarnn entegrasyonuna etkili bir ekilde katk salad m? (Do the European Integration Fund and European Refugee Fund contribute effectively to the integration of third-country nationals?(22/2012))Enerji verimlilii alanndaki yatrmlar maliyet etkin midir? (Cost-effectiveness of Cohesion Policy Investments in Energy Efficiency. (21/2012))

Denetim Hedefleri Satn AlmaSistem denetimi yapld iin 4 kontrol amac asndan test yaplmas gerekli,Eer risk deerlendirmesi sonrasnda 4 kontrol amacnn tamamnn bizim iin eit nemde olmadn dnyorsak denetim hedeflerini revize etmemiz gerekiyor. Denetim hedefleri bu revize sonrasnda:Dorudan temin ve ihale yoluyla mal alm ilemlerin etkili bir ekilde yrtlp yrtlmediinin belirlenmesi,Dorudan temin ve ihale yoluyla mal alm ilemlerinde temin edilen varlklarn korunup korunmadnn belirlenmesi26Planlanmada Dikkate Alnmas Gerekenler -2201Denetlenen srecin/faaliyetin ama ve hedefleri ak ve tam bir ekilde ortaya konmutur.(UK-1) denetiler tarafndan, faaliyetin amalarna/hedeflerine ulalmas iin mevcut kontroller belirlenmekte ve kaydedilmektedir. (UK-3) denetiler tarafndan planlama srasnda, mevcut kontroller Kamu Kontrol Standartlar ile kyaslanmaktadr.(UK-4) {Dipnot: Kyaslama sonucunda Kamu Kontrol Standartlarnda yer alan fakat mevcut uygulamada yer almayan kontroller tespit edilir. }Ynetiim unsurlarna ilikin mstakil bir denetim planlanmamsa, denetim grevleri srasnda ynetiim riskleri ve kontrolleri dikkate alnmaktadr. (UK-5)Ynetiim ve PlanlamaSon yllarda IIA ynetiim unsurlarna denetimlerde mutlaka yer verilmesi gerektiini belirtilmektedir.Bu kapsamda denetimlerde aadaki hususlara yer verilmesi yararl olacaktr:Ynetim birimde etik davranlarn uygulanmasn salayacak tedbirler almakta mdr?Personel performanslar ve olumsuz etik davranlar nedeniyle hesap verebilmekte midir?(Srecin performansnn izlenmemesi bir bulgu olarak deerlendirilebilir. s.66)Kontrol Ortam Sre Denetimi likisiKontrol ortamnn deerlendirilmesi genellikle tm kurum anda ylda bir kez bu amala grevlendirilen bir denetim ekibi tarafndan yaplan deerlendirmeler olup her denetimde yaplmas bir zorunluluk deildir.(zbek,907) Kontrol ortamn oluturan unsurlarn tamamnn etkinliinin her bireysel denetimde deerlendirilmesi zorunlu ve gerekli olmamakla birlikte; zaman zaman bazlarna ilem sreci baznda deinmek gerekebilecektir. rnein mesleki yeterlilik hususu baz srelerde olduka st dzeyde baz srelerde ise ksmen yetersiz olabilecektir. Dier bir rnek baz birimlerde operasyonel prosedrler ok ak ve net hazrlanmken zellikle yeni gelitirilen srelerde ayn netlikte olmayabilecektir. (zbek, 908)Kontrol Ortam Sre Denetimi likisi denetiler bireysel denetim grevlerinde denetledikleri srelerde etkili olabilecek kontrol ortam unsurlarnn neler olabilecei hakknda detayl bilgi ve fikir sahibi olmal ve grevlendirildikleri bireysel denetimlerde ve gerekli hallerde sz konusu unsurlarn yeterliklerinin veya yetersizliklerinin ilgili alt srelere olan olumlu veya olumsuz etkilerini gz nnde bulundurmaldr.Dier bir deyile; denetim almasnn banda kontrol ortamna ilikin unsurlardan gerekli grlenler, gerekliliklerine ve ilgili alt srece olan etkilerine gre bir deerlendirmeye tabi tutulmal ve bu husus denetlenen alt srelere ynelik faaliyet bazndaki kontrollerin deerlendirilmesi aamasnda gz nnde bulundurulmaldr. (zbek,908) Grev Kapsamna Neler Dahil Edilmelidir:Denetim alan olarak ana bir sre seilmise hangi alt srelerin denetim kapsamnda olduu {Bizim rneimizde mal almlar ve dorudan temin sreci(DT)}Ziyaret edilen yerlerDenetimde kontrollerin etkililiinin test edildii dnem aralSrete kullanlan yazlmlar. (74)Denetimde kapsam d braklan hususlara raporda, gerekelerine ise alma katlarnda yer verilmelidir.

Kaynak TahsisiDenetimde en nemli kaynak grevlendirilen denetim ekibinin bilgi ve tecrbesidir.Yksek risk ieren alanlarda denetim testi yaplmas iin gereken sre yeterli deilse DB Bakan konu hakknda bilgilendirilir.(UK)Denetim grevi iin uzmanlk gereksinimi bulunup bulunmad deerlendirilmeli ve ve uzmanlk gerektiren konular hakknda DB Bakan bilgilendirilmelidir. (UK)

Planlama Sreler denetiler tarafndan test iin istenecek belgeler birime yeterli sre verecek ekilde nceden istenilmeli.Belge taleplerinin bir defada iletilmesi denetinin organize bir ekilde alt grntsn vererek denetinin kredibilitesini artracaktr.Planlama aamasndan alt(6) hafta nce denetlenen birime bildirim yaplmal. Denetim plan kapsamndaki denetimlerin tm yneticilere duyurulmas da iyi bir uygulamdr.Riske Kar Yant ve Denetinin Tutumu (94)ETKOLASILIKRSKE YANITDENETNN TUTUMUDkDkKabulDurDkOrtaKabulDurDkYksekAzaltDur veya Devam EtOrtaDkKabul veya AzaltDur veya Devam EtOrtaOrtaAzaltDur veya Devam EtOrtaYksekAzaltDevam EtYksekDkPaylaDevam EtYksekOrtaPayla veya AzaltDevam EtYksekYksekKan, Payla veya AzaltDevam EtDenetim Srecinde Kanaat veya Kanta Dayanma Risklerin deerlendirilmesi almas, ksmen i denetinin bilgi ve tecrbesi dorultusunda sbjektif unsurlar ierebilecekken, kontrollerin etkinliine dair denetim almas byk oranda maddi kantlar zerinden gerekletirilecektir. (zbek, 916)Test Yntemlerinin BelirlenmesiHangi test ynteminin uygulanaca birka unsura baldr:Testin Hedefi: Testin amac bir kontroln etkili bir ekilde alp almadnn belirlenmesi testin hedefi ise seilen rnekler zerinden sz konusu kontroln her rnekte uygulanp uygulanmad grlmelidir. Bir tanrn var olup olmadnn belirlenmesi(veya bir iin yaplp yaplmadnn belirlenmesi) ise en iyi yntem gzlemdir. Bir rapordaki bilgilerin doruluunun aratrlmas sz konusu ise bu bilgilerin dayand kaynaklar belirlenmelidir.Test Yntemlerinin BelirlenmesiRisk: nemli bir riskin gerekleme olasln azaltan bir kontrol daha fazla gvence veren test yntemleri (dolaysyla daha fazla denetim kant) gerektirmektedir.Testin yaplmas iin ihtiya duyulan kaynaklar: Gl denetim kantlarnn oluturulmasna yardmc olan test yntemleri ayn zamanda daha fazla zaman (belli durumlarda uzman destei) gerektirmektedir. Konuyla ilgili risk bu kaynak kullanmn destekleyecek dzeyde deilse daha az maliyetli yntemler tercih edilmelidir.(119)Test Yntemlerinin BelirlenmesiAlmlarla ilgili yaplan demelerin doru ve yerinde olup olmadnn belirlenmesinin denetim hedefi olduu bir durumda en etkili test yaklam nedir?(125)

Almlardan demelere ?

demelerden Almlara ? Program denetinin denetim hedeflerine ulamak iin gerek btn zen ve dikkati gsterip gstermediinin i denetim birimince izlenmesi iin nemli bir kaynaktr. denetinin denetledii srecin kontrol uygulamalarna ynelik vard sonular hangi kantlara dayandrdn ve hangi testlerle sz konusu sonularla ulatn gsteren bir alma kaddr.Tm i denetim ekibinin almalarnn amacn, kapsamn ve denetim faaliyetinin btnn grmelerini salayan, her denetinin bireysel denetim srecindeki kendi roln ve sorumluluklarn grmesini salayan bir bilgi kaynadr.leriki dnemlerde ayn birim veya srete gerekletirilecek denetim almalar iin eksiksiz bir bilgi ve referans kaynadr. (zbek S. 921)

Program - GzetimGrev i programnda belirlenen denetim testlerinin denetim amalarnn gerekletirilmesi iin yeterli olup olmad (DEUHY. Md 14, zbek S. 925) deneti tarafndan programn hazrlanarak tek seferde gzetim sorumlusuna onaya sunulmas yerine hazrlk aamasnda sk sk iletiim kurularak eksiksiz bir program hazrlanmas onay srecini ksaltacaktr. (zbek S. 925)

Risk Kontrol MatrisiRisk kontrol matrisinin(RKM) sayfa says konusunda bir snr koymak anlaml olmayacaktr. Ancak denetim konusunun byklne gre orta byklkteki bir kapsamda sahip bir bireysel denetimde RKMnin 30-50 sayfa arasnda olmas normaldir.Mevcut kontrollere ynelik deerlendirme srasnda dikkat edilmesi gerek bir husus, sadece nem seviyesi orta ve yksek seviyedeki risklere ve kontrollere ynelik bir yeterlilik deerlendirilmesi yaplmasnn gerekliliidir.(zbek,910)2310 Bilgilerin BelirlenmesiGrev i programnda yer alan her bir denetim testinde bulunan bilgiler aadaki hususlar iermektedir:Uygun sayda ve ikna edici (yksek risk ieren ve kontrollerin yeterli olmad dnlen alanlarda daha fazla sayda kant elde edilmitir) (yeterli).Gereklere dayanan (gvenilir).Test amacyla tutarl ve test sonucunda ulalan tespit ve nerileri destekleyici (ilgili).Test amacna ulamasna yardmc olan (faydal).RNEKLEM denetim birimleri genellikle istatiksel rnekleme yntemleri kullanmamaktadr. (Denetim hedefleri istatiksel rneklemi kullanmay gerektirmemektedir.)Denetimlerde genel ama kontrollerin etkili bir ekilde ileyip ilemediinin belirlenmesi ve iyiletirme gereken alanlarn varsa tespit edilmesidir.(127)Bu durumda ana ktlenin says kstlanabilir, ynetim gemi ile ilgili deildir. Sistem ngrld ekilde alyor mudur? Ynetim bunu renmek istemektedir.(5th, 282)Byle bir ama iin 20-30 rnek genel olarak yeterlidir(127)RNEKLEM20-30 rnekte olumsuz bir durumla karlalmamsa kontrollerin ngrld gibi alt sylenebilir.Eer istisnalar varsa deneti bunlarn nedenlerini aratrr. Kontrol ile ilgili sistematik bir sorun varsa test amacna ulam demektir. Kontrolde bir zayflk sz konusu deilse konu zerinde daha fazla kaynak harcanmaz.(127) RNEKLEMrneklemde ok grlen bir yaklam baz byk veya olaan olmayan rneklerin rnekleme dahil edilmesidir. Bylece daha fazla risk kapsanm olur ve varsa hatalarn tespit edilmesi ihtimalini arttrr.Kabul edilebilir hata saysndan fazla hata bulunmamsa, kontrollerin ngrld ekilde iledii ynndeki deneti gr istatiksel rnekleme gre daha fazla gl olur.(127)RNEKLEMAna ktleyi tabakalara ayrmak suretiyle rneklemi daha fazla temsil edici hale getirmek de ok grlen baka bir yntemdir.Test dneminin bir yl olduu bir mali denetimde her aydan belirli sayda rnek almak uygun bir yaklam olacaktr. Eer denetim, sistem denetimi veya performans denetimi ise son aylara daha fazla arlk vermek daha yerinde olacaktr.(128)

RNEKLEMrneklem seimi bilimsel olmaktan ok tecrbeye dayanmaktadr.rneklem nasl seilirse seilsin i denetiler test sonularna olduundan daha fazla temsil edici bir deer yklememelidirlerVe zellikle sonularda hatalar varsa mutlaka hatalarn nedenlerini aratrmaldrlar. (128)RNEKLEMBaz durumlarda tespit edilen istisnalar iin ynetici Ana ktledeki tm yanllar semisiniz, bunlar dnda eksiklik yok diyebilir. Deneti bu durumda konuyu ynetici ile birlikte deerlendirerek rneklemin bykln arttrmay dnmelidir. (128)statiksel rneklemEer seilen rneklemden hareketle ana ktle ile ilgili bir rakama ulalmas isteniyorsa istatiksel rneklem uygulanmas gereklidir:Gemi be ylda dzenlenen usulsz kayttan dme onay tutanaklarn saysGemi be ylda yklenicilere yaplan usulsz demelerin tutarGemi ylda maa demesi kapsamnda personele yaplan fazla demelerin tutarGemi ylda personel tarafndan hatal dzenlenen harcrah beyannamelerin saysrneklem Uygulama nerisi(2320-3)Hakknda gr verilecek ana ktlenin TAM olmasna zen gsterilmelidir. en gvenilir seim, ilem dosyalarndan ayr bir ekilde hazrlanm listeler iinden yaplr (5th 282)alma katlarnda rneklemenin amac(denetim hedefi) ve rnekleme srecine yer verilmelidir. Ana ktlenin nereden temin edildiirnekleme yntemi(Yargsal/istatiksel)rnekleri seim yntemi(Sistematik, Excel, rastgele say tablosu)Seilen rneklerUygulanan testler ve sonular.Satn Alma Denetimi Seilen rneklerDorudan temin yoluyla yaplan almlardan 30 rnekMal alm ihalesi ile yaplan almlardan 20 rnek seildiini varsayyoruz.rnek alma katlar zerinde YETERL bilgi olup olmadn deerlendireceiz.Bir alma kadnda mmkn olduunca birden fazla test bulunmal ve ortak bir rneklem zerinde bu testlerin uygulanmas salanmaldr. (150)

2310 Bilgilerin BelirlenmesiGrev i programnda yer alan her bir denetim testinde bulunan bilgiler aadaki hususlar iermektedir:Uygun sayda ve ikna edici (yksek risk ieren ve kontrollerin yeterli olmad dnlen alanlarda daha fazla sayda kant elde edilmitir) (yeterli).Gereklere dayanan (gvenilir).Test amacyla tutarl ve test sonucunda ulalan tespit ve nerileri destekleyici (ilgili).Test amacna ulamasna yardmc olan (faydal).2330-Bilgilerin Kaydedilmesin alma kapsamnda elde edilen bilgiler ile grev i programnda yer alan her bir denetim testi iin yaplan deerlendirme ve analizler kayt altna alnmaktadr.(UK-1)Raporda yer alsn veya almasn tm bulgular testler ve analizlere dayanmakta ve kayt altna alnmaktadr.(UK-3)rnekleme yaplm olmas halinde rnekleme yntemine ilikin bilgiler alma ktlarna kaydedilmektedir.(UK-4)Denetimde Dkmantasyon denetim sonular yneticiler tarafndan kabullenilmeyebilir ve sonularn hatal olduu iddia edilebilir.Denetimde gzetimin etkililiini ve kaliteyi salamak Gelecekteki denetim almalarn kolaylatrmak.(148)Denetimde Dkmantasyon denetim sonularna nc taraflarca verilecek nem(d denetim vb..)Uzun ve karmak bir denetim daha fazla dkmantasyon gerektirir.Kk lekli i denetim birimleri iin dkmantasyon daha az olabilir.Mesleki tecrbesi az olan i denetilerden daha fazla dkmantasyon istenebilir. (148)

Denetim de DkmantasyonFiziki olarak i denetiler tarafndan incelenen bilgi ve belgelerin tamamnn birer kopyalarnn alma katlarnn K olarak saklanmas gereksiz bir brokrasiye yol aacaktr.Ancak incelenen bilgi ve belgelere ait detaylarn ileride ayn belgenin yeniden incelenmesinin gerekmesi halinde kendisine yeniden ulalmasn salayacak ekilde referans numaras, tarih ve birim baznda not edilerek saklanmas denetim almasnn effafl asndan da gerekli bir husustur.(zbek S. 916)alma Katlar - Temel lkeleralma katlar ekonomik olmaldr. denetiler konuyla ilgili her soruya cevap aramaya almamaldr. Bu durum zellikle sonucu olumlu olan testler iin geerlidir. Bir alma kadnda mmkn olduunca birden fazla test bulunmal ve ortak bir rneklem zerinde bu testlerin uygulanmas salanmaldr. alma katlar ile ilgili standardizasyon salanmaldr.(150)alma Katlar - Temel lkeleralma katlar tam olmaldr.alma kadnda ak kalan bir husus olmamaldr. Bir soru sorulmusa bunun cevab alma kadnda verilmeli veya cevap verilememesinin gerekeleri ortaya konmaldr.Denetiler alma katlar ile ilgili yaplacaklar listesi tutmal ve bu listede i programnda kapsanmayan ancak ele alnmas gereken hususlar not edilmelidir.(150)

alma Katlar - Temel lkeleralma katlar basit olmaldr.alma katlar ile ilgili temel test denetim grevi ile ilgili olmayan bir i denetinin denetim ortasnda ie dahil olup denetime kalnd yerden devam edebilmesidir.alma katlar mantksal bir ekilde dzenlenmelidiralma katlar i program(larna) paralel bir ekilde dzenlenmelidir.(151)

alma Katlar - Temel lkeler denetiler alma kadnda testin kapsam , seilen rneklemin boyutu ve rneklem seim yntemi hususlarna yer vermeli ve kullanlan bilgilerin kaynaklarn aklamaldrlar. alma katlarnda yalnzca elde edilen denetim kantlar yer almal ve sonular dnda herhangi bir yoruma yer verilmemelidir. (151)alma Katlar - Temel lkelerTespit edilen kontrol zayflklarna alma katlarnda zet olarak yer verilir ve eksiklikler bulgu formlarnda (audit observation workpaper) tam olarak ortaya konur.(152,169)Tespit edilen eksikliklerin ynetim ile paylalarak kabuln bu aamada salanmas iyi bir uygulamadr. (164,166)alma Katlar Temel UnsurlarYaplan denetimin referans nosuAklayc bir balkKullanlan sembolleri aklayacak notlaralma kadnn tamamland tarih, hazrlayan ve gzetimi yapann parafalma kadnda kullanlan verilerin kaynaklar (152)2320 Analiz ve Deerlendirmealma ktlarnda test yntemi ile uygun analiz ve deerlendirmelere yer verilmektedir.Denetim testleri sonucunda olumsuz sonu elde edilen durumlarda olumsuz sonucun neden ortaya ktna ilikin deerlendirme ve analizler yaplmaktadr.rneklem yntemi ve analiz tarz her bir denetim iin tutarllk gstermektedir.Bulgular Temel lkelerBulgu formlar zel bir nem arz etmektedir. Bu alma katlarn gelitirilmesinde geilen aamalar (dnce sreci) i denetimin kritik bir parasdr. Bulgu formlar dorudan nihai rapora eklenecek ekilde yazlmaldr. (169)nemsiz hususlar gz ard edilmemeli ve saklanmamaldr. Bunlarla ilgili yaplacak ilem:lgili personel/ynetici ile konu grlmeliProblem hususun dzeltildiini gzlemlemelialma katlarna durumu kaydetmeli ve raporda konuya deinmemelidir. (5th, 352)Bulgular Temel lkelerBulgularda ispat yk i denetinin zerindedir. Makul ve objektif bir kiiye bir bulgunun varl kantlanamyorsa o bulgu raporlanmamaldr. denetiler gelitirilen bulgulara kar eytann avukat roln stlenmelidirler.(5th, 351)Bulgu FormlarDurum Doru, tam ve ak (Tartlamaz, 5th 356) olmal Kriter Nesnel zerinde anlalmam bir kritere dayal olarak retilen bulgu yalnzca denetinin ahsi grn ortaya koymaktadr. (47)Etki Herhangi bir tedbir alnmadnda ne olur. kna edici olmalNeden (En nemli unsur)Kk neden analizi(2320-2 Rehberde yer alacak)5 neden yntemiKk nedenin tespit edildii konusunda nihai test bu nedenin ortadan kaldrlmas durumunda benzer durumlarn gelecekte kmasn engellemesidir, ayrca kk neden tedbir alnabilir nitelikte olmaldr.Her bulgu iin yaplmal mdr?neri En iyi yaklam nerileri ynetimle birlikte gelitirmektir.(174)Alternatif neriler gelitirilerek en uygulanabilir neri zerinde mutabk kalnmas(zbek, 978)

66Bulgularda nem DzeyiBulgularda nem dzeyi bulgularn olmazsa olmaz hususlarndan biridir.ok kritik bulgularnz dier bulgular arasnda kaybolabilir.Farkl skalalar kullanlabilir (Dk-Orta-Yksek; 1-5)Yksek dzey bulgularn ok iyi seilmesi gerekiyor. Ksa vadede dzeltilmemesi halinde idare asndan ok olumsuz sonular douracandan emin olduumuz hususlar iin yksek(veya 5) diyebiliriz. Aksi takdirde i denetimin gvenilirliini/itibarn zedelemi oluruz.Dk dzeydeki bulgularn rapora konmas zorunlu deil. Greceli olarak nemsiz veya derhal giderilebilecek sorunlara ynelik bulgularn denetlenen birim yneticileri ile paylalmas yeterli olurken daha nemli veya giderilmesi daha st yneticilerin mdahil olmasn gerektiren bulgularn nem derecelerine gre daha st makamlara raporlanmas gerekebilecektir.(zbek,989)Deneti iin nemli bir Psikolojik Tuzak: Bulgu SaysBir i deneti iin en nemli psikolojik tuzaklardan birisi denetimlerde nem derecesi yksek bir bulgu ortaya konulamad takdirde, bu durumun kiiselletirilmesi riskinin olmasdr.Bir baka deyile ne kadar ok bulgu ortaya konulabiliyorsa, denetim almasnn o kadar baarl saylmas, gze die dokunur bir bulgunun ortaya kmamas halinde ise zayf bir denetim yapld duygusuna sahip olunmas, denetim mesleinin en nemli tuzaklarndan birisidir.(zbek,986-988)Denetimde iletiim ve i denetimin deer katma misyonu Denetim bulgular, bulgunun tespit edilmesinden ve gzetim sorumlusu tarafndan kontrol edilmesinden sonra aksini gerektiren bir durum olmad takdirde, nem derecesine baklmakszn olabildiince abuk denetlenen birim yetkilileri ile paylalmaldr. Denetimlerde unutulmamas gereken bir dier husus; denetlenen sreler hakknda denetlenen birim yneticilerinin uzmanlklarna sayg duyulmas gereidir. stisnai durumlar hari; bir ok durumda ilgili yneticiler sz konusu sorunlarn zaten farknda olacaklar veya farknda olmasalar bile nerileri dikkate alarak gerekli nlemleri gelitirme abas iinde olacaklardr. Ancak baz hallerde; sz konusu aksaklklar gnlk ileyi ierisinde kanksanm olabilecektir. denetilerin buradaki grevi sz konusu aksaklklarn kurumun hedef ve kabiliyetleri asndan oluturabilecei riskleri ortaya koymaktr.(zbek,991)69Kanada Satnalma Raporu Bulgu rnei (Kanada Gda Kontrol Ajans)Durum(Tespit):Tek kaynak ile yaplan almlardan rnek olarak seilenler arasndan Bir szleme, i baladktan sonra imzalanmtr.Bir szlemenin usulne uygun olarak imzaland grlmekle birlikte sz konusu szleme ile ilgili faturalarn daha nceden denmeye baland anlalmtr.Bir szleme kapsamnda iin uzatld ancak szlemenin buna uygun olarak tadil edilmedii grlmtr.10.000$n altndaki almlardan seilen 25 rnekten beinde alm yapldktan(mallar teslim alndktan) sonra gerekli bilgiler tahakkuk sistemine girilmitir.(e-bte)Kanada Gda Kontrol Ajans neri Tek kaynak yoluyla yaplan almlar ile ihtiyalarn gerekelendirilmesi gibi konularda Hazine szleme politikalarna daha fazla uyumun salanmas iin Bakan Yardmcs tarafndan gerekletirilen kontrol faaliyetleri gzden geirilerek uygun olan alanlarda glendirilmesi salanmaldr.Kanada Gda Kontrol Ajans neri Tek kaynak yoluyla yaplan almlar ile ihtiyalarn gerekelendirilmesi gibi konularda Hazine szleme politikalarna daha fazla uyumun salanmas iin Bakan Yardmcs tarafndan gerekletirilen kontrol faaliyetleri gzden geirilerek uygun olan alanlarda glendirilmesi salanmaldr.10 Yneticiler, i ve ilemlerin prosedrlere uygunluunu sistemli bir ekilde kontrol etmelidir.Kanada Nkleer Gvenlik Komisyonu Satn Alma Raporu

SONU:Satn alm faaliyetleri ile ilgili ynetim kontrolleri satn alma mevzuatna uyumun salanmas noktasnda etkilidir. Denetim srasnda Kanada Nkleer Komisyonu tarafndan yrtlen satn alma faaliyetlerinde Kanada hkmeti tarafndan belirlenen politikalara ve mevzuata herhangi bir uyumsuzlua rastlanmamtr.Bulgu 1:ncelenen dosyalarn %22sinde ynetsel baz hatalara(ihtiyacn gerekelendirilmesi, szleme deiiklikleri, gerekli onaylarn dosyada bulunmamas gibi) ve ihmallere rastlanmtr. Hatalar bireysel olarak nemli olmamakla birlikte hatalarn says satn alma biriminde kalite gvenceye ilikin mevcut kontrollerin yapsal risklerin azaltlmas iin yeterli olmadn gstermektedir.neri IKalite gvence kontrolleri ilem dosyalarnda bulunacak bilgileri ve ilem dosyalarnn dzenli olarak risk odakl ekilde gzden geirilmesini ierecek ekilde tasarlanmal ve uygulanmaldr. Bulgudaki fadelerin Yapc OlmasKanada Ulatrma Bakanl --- BULGU:Seilen rneklerden nde satn almdan nce denein bulunduuna ilikin teyit ileminin yaplmad grlmtr. demeden nce bu denein bulunduuna ilikin otomatik bir kontrol mekanizmas bulunmaktadr. Satn alm uzmanlar rehberlerde bu konuda ak bir hkm bulunmadn ifade etmilerdir.Bir rnek dnda incelenen tm dosyalarda imzal ihale teklifleri deerlendirme tutanaklar bulunmaktadr. Denetim ekibine imzasz bir deerlendirme tutana sunulmutur.Bir muhtemel rnek dnda tm szlemeler yetkili makamlar tarafndan onaylanmtr. Sz konusu rnek ile ilgili olarak szleme ncesinde kazanan firmaya yaplan tebligatn szlemeyi imzalayacak yetkili makam tarafndan yapld grlmtr.TEEKKRLER