DelegerenDelegerenZHV Ring ZHV Ring

ApeldoornApeldoorn

Hoe moet Hoe moet je het niet doen?je het niet doen?

Lees Exodus 18:13-22Lees Exodus 18:13-22

Waarom had Mozes het zo druk?Waarom had Mozes het zo druk? Wat was het advies van Jetro (de Wat was het advies van Jetro (de

priester van Midjan)?priester van Midjan)? Waarom had Mozes dit zelf niet Waarom had Mozes dit zelf niet

bedacht?bedacht?

Wat is delegeren?Wat is delegeren?

Als je delegeert vertrouw je een deel Als je delegeert vertrouw je een deel van je taak als ZHV presidente aan een van je taak als ZHV presidente aan een ander toe (je raadgeefsters of ander toe (je raadgeefsters of bijvoorbeeld een zusters zonder bijvoorbeeld een zusters zonder roeping). roeping).

De manier waarop je de taak De manier waarop je de taak overdraagt, sluit aan op de kennis en overdraagt, sluit aan op de kennis en ervaring van deze zuster. ervaring van deze zuster.

Met de taak draag je ook de Met de taak draag je ook de bijbehorende bevoegdheden over. bijbehorende bevoegdheden over.

Je houdt wel de Je houdt wel de eindverantwoordelijkheid eindverantwoordelijkheid voor de taak.voor de taak.

Waarom delegeren?Waarom delegeren?

je komt anders tijd tekort;je komt anders tijd tekort; je helpt andere zusters zich te je helpt andere zusters zich te

ontwikkelen;ontwikkelen; je zorgt voor meer betrokken en je zorgt voor meer betrokken en

gemotiveerde zuster;gemotiveerde zuster; je bent niet altijd de beste je bent niet altijd de beste

persoon voor de taak;persoon voor de taak; het is beter voor je gezondheid…. het is beter voor je gezondheid….

Bepaal welke taken je Bepaal welke taken je wilt delegerenwilt delegeren

Sommige taken zijn geschikter om te Sommige taken zijn geschikter om te delegeren dan andere. Er zijn ook(een paar) delegeren dan andere. Er zijn ook(een paar) taken die je niet kan delegeren.taken die je niet kan delegeren.

Maak (eventueel samen met je bestuur) een Maak (eventueel samen met je bestuur) een overzicht van de taken en overzicht van de taken en verantwoordelijkhedenverantwoordelijkheden die je als ZHV die je als ZHV presidente hebt.presidente hebt.

Beoordeel welke taken je het beste kan Beoordeel welke taken je het beste kan delegeren. delegeren.

Het handboek geeft een goed overzicht.Het handboek geeft een goed overzicht.

Bepaal welke takenBepaal welke takenje gaat delegerenje gaat delegeren

Neem je taken door en stel jezelf de volgende vragen:Neem je taken door en stel jezelf de volgende vragen:

Hoort deze taak wel echt bij mijn werk als ZHV Hoort deze taak wel echt bij mijn werk als ZHV presidente / onze taak als ZHV presidium?presidente / onze taak als ZHV presidium?

Hoe belangrijk is het dat deze taak door mij/ons wordt Hoe belangrijk is het dat deze taak door mij/ons wordt uitgevoerd? uitgevoerd?

Heb ik de beste 'papieren', of kan een ander het Heb ik de beste 'papieren', of kan een ander het eigenlijk beter doen? eigenlijk beter doen?

Kan dit ook door een (on)ervaren ZHV zuster worden Kan dit ook door een (on)ervaren ZHV zuster worden gedaan? gedaan?

Vind ik deze taak leuk en geeft het me energie, of vind Vind ik deze taak leuk en geeft het me energie, of vind ik het niet leuk en kost het energie? ik het niet leuk en kost het energie?

Kan ik een ander motiveren door haar deze taak te Kan ik een ander motiveren door haar deze taak te geven? geven?

Sluit deze taak aan bij de ontwikkeling van één van de Sluit deze taak aan bij de ontwikkeling van één van de ZHV zusters?ZHV zusters?

Bepaal welke takenBepaal welke takenje gaat delegerenje gaat delegeren

Je delegeert:Je delegeert: wat wat ook ook door een ander kan worden gedaan;door een ander kan worden gedaan; wat wat beterbeter door een ander kan worden gedaan; door een ander kan worden gedaan; wat anderen ook moeten wat anderen ook moeten lerenleren (ontwikkeling); (ontwikkeling); wat anderen wat anderen leuk leuk vinden om te doen (motivatie).vinden om te doen (motivatie).

Je delegeert niet:Je delegeert niet: wat wat gevoeliggevoelig ligt, bijvoorbeeld dat wat te maken heeft ligt, bijvoorbeeld dat wat te maken heeft

met persoonlijke informatie over andere zusters, het met persoonlijke informatie over andere zusters, het oplossen van conflicten en dergelijke;oplossen van conflicten en dergelijke;

je je kerntakenkerntaken als ZHV presidente (zie handboek: als ZHV presidente (zie handboek: bijvoorbeeld het uitzetten van hoofdlijnen);bijvoorbeeld het uitzetten van hoofdlijnen);

de de eindverantwoordelijkheideindverantwoordelijkheid voor taken die je hebt voor taken die je hebt gedelegeerd.gedelegeerd.

Besluit om te Besluit om te delegerendelegeren

Neem bij iedere taak even een moment Neem bij iedere taak even een moment waarin je besluit: waarin je besluit: deze taak ga ik (gaan deze taak ga ik (gaan wij) niet meer zelf doen! wij) niet meer zelf doen!

Gefeliciteerd. Je hebt de taak losgelaten. Gefeliciteerd. Je hebt de taak losgelaten. Sta er even bij stil hoe dat voelt. Sta er even bij stil hoe dat voelt.

Nu ben je (zijn jullie) klaar om de juiste Nu ben je (zijn jullie) klaar om de juiste stappen te zetten om daadwerkelijk te stappen te zetten om daadwerkelijk te gaan delegeren.gaan delegeren.

Kies de zuster(s)Kies de zuster(s)

Bedenk:Bedenk: aan aan wiewie je een bepaalde taak wilt je een bepaalde taak wilt

delegeren endelegeren en de de manier waaropmanier waarop je die taak je die taak

delegeertdelegeert

Kies de zuster(s)Kies de zuster(s)

Aan welke zuster delegeren?Aan welke zuster delegeren?

Bedenk welke ervaring en Bedenk welke ervaring en vaardigheden nodig zijn om deze taak vaardigheden nodig zijn om deze taak of taken uit te voeren.of taken uit te voeren.

Welke zusters voldoen hieraan?Welke zusters voldoen hieraan?

Als deze vaardigheden niet of Als deze vaardigheden niet of onvoldoende aanwezig zijn, is het dan onvoldoende aanwezig zijn, is het dan mogelijk deze zuster te begeleiden en mogelijk deze zuster te begeleiden en trainen?trainen?

Kies de zuster(s)Kies de zuster(s)

Hoe delegeren:Hoe delegeren: De ene zuster is de andere niet. De ene zuster is de andere niet.

Kijk daarom naar:Kijk daarom naar:

de de bekwaamheidbekwaamheid van de van de medewerker voor de taak, en medewerker voor de taak, en

de de bereidheidbereidheid (of motivatie) om (of motivatie) om die taak uit te voeren.die taak uit te voeren.

VaardigVaardig

GemotiveeGemotiveerdrd

Niet vaardigNiet vaardig

Niet gemotiveerdNiet gemotiveerd

VaardigVaardig

Niet gemotiveerdNiet gemotiveerd

Niet vaardigNiet vaardig

GemotiveerdGemotiveerd

Afstand houden. De taak met een

gerust hart overlaten.

Kan je proberen, maar werkt

meestal niet.

Veel ruimte voor eigen inbreng.

Goed begeleiden op termijnen.

Je kan het leren. Ik zal je erbij helpen. Goede uitleg en

ruimte voor vragen.

Delegatiegesprek Delegatiegesprek voorbereidenvoorbereiden

Even vluchtig in de wandelgangen delegeren, Even vluchtig in de wandelgangen delegeren, leidt doorgaans niet tot een goed resultaat. leidt doorgaans niet tot een goed resultaat. Neem de tijd voor het gesprek en bereid het Neem de tijd voor het gesprek en bereid het goed voor.goed voor.

Ga even een kwartier à een half uur zitten en Ga even een kwartier à een half uur zitten en zet onderstaande zaken op een rij. zet onderstaande zaken op een rij. – Het resultaat dat bereikt moet worden Het resultaat dat bereikt moet worden – De instructie voor de taak (soms een half woord…)De instructie voor de taak (soms een half woord…)– Welke bevoegdheden je delegeert en welk budget Welke bevoegdheden je delegeert en welk budget

ter beschikking is ter beschikking is – Welke evaluatie- of “afstemmingsmomenten” je Welke evaluatie- of “afstemmingsmomenten” je

wilt wilt – Hoe je de zuster voor de taak wilt motiverenHoe je de zuster voor de taak wilt motiveren

Delegatiegesprek Delegatiegesprek voorbereidenvoorbereiden

Vraag de zuster…Vraag de zuster…– hoe zij de taak zou aanpakken;hoe zij de taak zou aanpakken;– wat zij nodig heeft voor het uitvoeren van wat zij nodig heeft voor het uitvoeren van

de taak (ondersteuning, budget);de taak (ondersteuning, budget);– hoe zij het vindt om de taak uit te voeren;hoe zij het vindt om de taak uit te voeren;– wat zij van jou nodig heeft.wat zij van jou nodig heeft.

Vraag bij belangrijke taken altijd de Vraag bij belangrijke taken altijd de zuster de afspraken te bevestigen zuster de afspraken te bevestigen (mail?)(mail?)

Laat los en evalueer opLaat los en evalueer opde afgesproken de afgesproken momentenmomenten

De taak is overgedragen en er zijn afspraken De taak is overgedragen en er zijn afspraken gemaakt over terugkoppeling en evaluatie. Je gemaakt over terugkoppeling en evaluatie. Je zult nu echt afstand moeten nemen.zult nu echt afstand moeten nemen.

Geef de ander de kans en het vertrouwen de Geef de ander de kans en het vertrouwen de taak naar eigen inzicht uit te voeren. Jullie taak naar eigen inzicht uit te voeren. Jullie afspraak ging immers over het resultaat en afspraak ging immers over het resultaat en niet over de manier waarop het bereikt moet niet over de manier waarop het bereikt moet worden!worden!

Kleine fouten gaan er vrijwel zeker gemaakt Kleine fouten gaan er vrijwel zeker gemaakt worden, dus accepteer dat meteen. worden, dus accepteer dat meteen.

Houd in gedachten: fouten zijn kansen voor Houd in gedachten: fouten zijn kansen voor ontwikkeling. Zowel voor de gedelegeerde ontwikkeling. Zowel voor de gedelegeerde als voor jou zelf.als voor jou zelf.

Laat los en evalueer opLaat los en evalueer opde afgesproken de afgesproken momentenmomenten

Wat doe je niet?Wat doe je niet? Je buiten de afgesproken evaluatiemomenten Je buiten de afgesproken evaluatiemomenten

bemoeien met de taak. bemoeien met de taak. Ongevraagd met tips komen. Ongevraagd met tips komen. Iemand teveel op zijn vingers kijken. Iemand teveel op zijn vingers kijken. Zelf vragen beantwoorden die te maken Zelf vragen beantwoorden die te maken

hebben met de gedelegeerde taak, als hebben met de gedelegeerde taak, als zusters of broeders bij je aankloppen. zusters of broeders bij je aankloppen.

Meteen je kennis en ervaring in de taak Meteen je kennis en ervaring in de taak aanwenden als de ander met een vraag komt. aanwenden als de ander met een vraag komt.

Perfectie verwachten, of dat de ander het Perfectie verwachten, of dat de ander het even snel of op dezelfde manier doet als jij!even snel of op dezelfde manier doet als jij!

Laat los en evalueer opLaat los en evalueer opde afgesproken de afgesproken momentenmomentenWat doe je wel?Wat doe je wel? Vraag de ander de afspraken nog even op een Vraag de ander de afspraken nog even op een

rij te zetten en naar je te mailen. Zo weet je rij te zetten en naar je te mailen. Zo weet je zeker dat je met de zelfde uitgangspunten en zeker dat je met de zelfde uitgangspunten en afspraken uit elkaar gaat. afspraken uit elkaar gaat.

Als de medewerker met vragen komt …moedig Als de medewerker met vragen komt …moedig haar dan aan zelf een oplossing te zoeken. haar dan aan zelf een oplossing te zoeken.

Neem afstand, lach af en toe bemoedigend en Neem afstand, lach af en toe bemoedigend en bijt desnoods je tong af bij kleine fouten. Grijp bijt desnoods je tong af bij kleine fouten. Grijp alleen in als het gruwelijk misgaat. alleen in als het gruwelijk misgaat.

Stuur een reminder als een deadline nadert. Stuur een reminder als een deadline nadert. Neem de evaluatiemomenten serieus. Vergeet Neem de evaluatiemomenten serieus. Vergeet

ze niet en zeg ze niet af.ze niet en zeg ze niet af.

NabesprekingNabesprekingen evaluatieen evaluatie

Door het gehele proces te evalueren, kom je op Door het gehele proces te evalueren, kom je op leerpunten voor jullie allebei. Het zal het de volgende leerpunten voor jullie allebei. Het zal het de volgende keer makkelijker maken weer een taak te delegeren.keer makkelijker maken weer een taak te delegeren.

Als de taak goed is gegaanAls de taak goed is gegaanJuist ook als de taak goed is gegaan, moet je met de Juist ook als de taak goed is gegaan, moet je met de zuster(s) gaan zitten om door te nemen hoe het ging. zuster(s) gaan zitten om door te nemen hoe het ging. Vertel ook juist wat je zo goed vond! Dáár leren Vertel ook juist wat je zo goed vond! Dáár leren mensen van en niet van te horen wat er niet goed mensen van en niet van te horen wat er niet goed ging. ging. Bovendien zijn het juist de sterke punten die de ander Bovendien zijn het juist de sterke punten die de ander vertrouwen geven en zorgen dat ze verder kunnen vertrouwen geven en zorgen dat ze verder kunnen groeien in hun competenties.groeien in hun competenties.

NabesprekingNabesprekingen evaluatieen evaluatie

Als je niet helemaal tevreden bent over het Als je niet helemaal tevreden bent over het resultaatresultaat

Ben je niet zo tevreden? Geef de ander altijd eerst Ben je niet zo tevreden? Geef de ander altijd eerst voldoende de ruimte om te reageren. Beslis dan samen voldoende de ruimte om te reageren. Beslis dan samen of je het een volgende keer nog eens gaat proberen. of je het een volgende keer nog eens gaat proberen.

Doe dit niet in de verwijtende sfeer, maar wees Doe dit niet in de verwijtende sfeer, maar wees oplossingsgericht: hoe kun je gezamenlijk ervoor zorgen oplossingsgericht: hoe kun je gezamenlijk ervoor zorgen dat het de volgende keer wel goed gaat?dat het de volgende keer wel goed gaat?

Evalueer samen het delegeringsprocesEvalueer samen het delegeringsproces Als je je wilt ontwikkelen in de kunst van het delegeren, Als je je wilt ontwikkelen in de kunst van het delegeren,

grijp dan nu je kans. Vraag de zuster(s) naar wat zij goed grijp dan nu je kans. Vraag de zuster(s) naar wat zij goed en minder goed vindt gaan in jouw manier van delegeren.en minder goed vindt gaan in jouw manier van delegeren.

EINDEEINDEDelegerenDelegeren

Stop Mozes, daar hebben wij nu geen tijd voor …

Delegeren ….Delegeren ….

Delegeer nooit autoriteit; delegeer aansprakelijkheid

Delegeren ….Delegeren ….

Onthoudt dit goed ……... als het echt moeilijk wordt moet je delegeren !!

Delegeren ….Delegeren ….