definición de un modelo de gestión documental para la bne. ana carrillo pozas
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Presentada en "Cita en la BNE. Definición de un Modelo de Gestión Documental para la BNE". 16 de noviembre 2011. Biblioteca Nacional de EspañaTRANSCRIPT
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
DEFINICIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA LA BIBLIOTECA
NACIONAL DE ESPAÑA
ANA CARRILLO POZAS – Jefe de Servicio de Coordinación Intranet
Ciclo Una Cita en la BNE / Salón de actos de la BNE / 16 noviembre 2011
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
ÍNDICELa BNE hoy: situación de partida
Razones para la definición de un Modelo de Gestión Documental en la BNE
Objetivos del Sistema de Gestión Documental
Cómo abordamos el análisis
Resultados de la investigación preliminar: fortalezas y debilidades
Definición del Modelo estratégico de Gestión Documental
Esquema de responsabilidades
Factores críticos de éxito
Gestión documental en la BNE
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LA BNE HOY: FINES Y FUNCIONES
Real Decreto 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca Nacional de España. Art. 2. Fines y funciones.
Gestión documental en la BNE
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LA BNE HOY: ALGUNAS CIFRAS300 años de historia
2sedes
8Salas de
consulta en Recoletos
1en Alcalá
5Depósitos en
Recoletos
6Torres
modulares en Alcalá
28Millones de
piezas
11.644Nuevos carnés
861Expedientes
de contratación
27Servicios vía
web
1.985Consultas
bibliográficas vía web
2.424.981 Usuarios web
353.663 Visitas
usuarios
392.639Préstamos en
sala
3.384Entradas
Registro físico
1.840 Salidas
1.378 Ventanilla
única
Fuen
te: M
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010
y el
abor
ació
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opia
2TB
almacanamientocorreo-e
1Sede-e
551empleados
18Áreas o
Departamentos
46Servicios
1.012ordenadores
65escáneres
256Expedientes
de Patrimonio, adquisiciones
y tanteo
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ALGUNOS HITOS RELACIONADOS CON LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
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MOTIVACIONES
INTERNASCompromiso y liderazgo de la DirecciónPlan Estratégico 2012‐2014 (estrategias 1.6, 2.4 y 3.7)
EXTERNAS
Marco Reglamentario (Ley 11/2007 y derivadas; Ley 37/2007 y RD 1495/2011)Nuevo paradigma de la AAPP: oGov + OpenDataRevolución digital: comunicacionesOficina verde
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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Objetivo general
Definir un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas relacionadas con la gestión de toda la información conservada en la BNE como evidencia y conocimiento de las actividades que lleva a cabo (UNE ISO 15489)
Objetivos específicosObjetivo estratégico de la BNEAlineación con Intranet y mejora procesos de trabajoPreservación del conocimiento corporativoNormalizaciónSostenibilidad TransparenciaCumplimiento de la legislación
Gestión documental en la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑAGestión documental en la BNE
CÓMO ABORDAMOS EL ANÁLISIS
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CRONOGRAMA
Análisis y diagnóstico de la situación
marzo – dic. 2011
Modelo de Gestión
Documental
junio – julio 2011
Mapa de Procesos
enero – feb. 2012
Definición estratégicaPlan de
Implantacióndic. 11 – en. 12
Implantación
Gestión del Cambio
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ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
Fortalezas Debilidades
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RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
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DEFINICIÓN DEL MODELO ESTRATÉGICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA BNE
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ESQUEMA DE RESPONSABILIDADES
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ELEMENTOS CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO
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Sólida definición del Sistema y del Proyecto.
Fuerte implicación de la Dirección.
Alineación de los objetivos del SGD con la Intranet y con la eficiencia de los procesos de trabajo.
Avanzar desde un modelo general hacia las soluciones particulares.
Colaboración entre la parte funcional, archivo y ámbito tecnológico (equipo mixto).
Gestión del cambio planificada.
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Créditos de imágenes
First cars and trains across Sydney Harbour Bridge, March 1932 / Sam Hood. Galería de State Library New South Wales Collection. http://www.flickr.com/photos/statelibraryofnsw/2877652119/Cristóbal Colón en La Habana, 1920. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233364709/in/set‐72157627743869149Los depósitos de la BNE obra del herrero Bernardo Asins y Serralta. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537329267/in/set‐72157625974860397 yhttp://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537909444/in/set‐72157625974860397
Caja registradora (anverso). Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5706693526/in/set‐72157626100574238Revista Contemporáneos. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233886802/in/set‐72157627743869149
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Bibliografía
Biblioteca Nacional de EspañaREAL DECRETO 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca Nacional de España. http://www.bne.es/es/LaBNE/Docs/estatutoBNE2009.pdf
BNE. Memoria 2010. http://www.bne.es/es/LaBNE/MemoriaPlan/MemoriasBN/docs/Memoria2010_Web.pdfBNE. Plan estratégico 2012‐2014. http://www.bne.es/es/LaBNE/MemoriaPlan/PlanEstrategico/docs/PlanEstrategico12‐14.pdfLa BNE en cifras 2010. http://www.bne.es/es/NavegacionRecursiva/Cabecera/Prensa/Docs/BNE_en_cifras_2010.pdfArchivo BNE. http://www.bne.es/es/Colecciones/Archivo/ArchivoBNE/index.html
Marco ReglamentarioLey 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/act.php?id=BOE‐A‐2007‐12352RD 1671/2009, de 16 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007. http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE‐A‐2009‐18358RD 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE‐A‐2010‐1330
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Bibliografía
RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE‐A‐2010‐1331Normas Técnicas de Interoperabilidad. http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=P60215901274203521811&langPae=es
Gobierno abierto y Reutilización de la Información del sector públicoSociedad de Gobierno Abierto. http://www.opengovpartnership.org/Declaración sobre Gobierno Abierto. http://www.opengovpartnership.org/declaraci%C3%B3n‐sobre‐gobierno‐abiertoProyecto Aporta. http://www.aporta.es/web/guest/indexLey 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público. http://www.aporta.es/web/guest/indexRD 1495/2011, de 24 de octubre, por el que se desarrolla la Ley 37/2007. http://www.boe.es/boe/dias/2011/11/08/pdfs/BOE‐A‐2011‐17560.pdfPortal Datos.gov.es. Reutiliza la información pública. http://www.datos.gob.es/datos/
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Bibliografía
Normalización en Gestión DocumentalUNE‐ISO 15489‐1 (2006). Información y documentación. Gestión de documentos.UNE‐ISO 23081 (Parte 1, 2008; Parte 2, 2011). Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos.UNE‐ISO/TR 26122 IN. Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
Definición del Modelo de Gestión documental para la BNEModelo para la Gestión Documental de la Biblioteca Nacional de España. 8 de julio de 2011. [documento interno]
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Ana Carrillo Pozas
Jefe de Servicio de Coordinación de IntranetDirección de Biblioteca Digital y Sistemas de Información
Pº de Recoletos 20 -22 28071 Madrid
EspañaT +34 915 807 800
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