definiciÓn control : es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos...
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DEFINICIÓN
• Control :• Es la medición y corrección del desempeño
para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren.
OBSERVACIONES
El control está formado por un mecanismo que descubre y corrige las variaciones importantes entre los resultados obtenidos y las actividades planeadas.
OBSERVACIONES
En estricto sentido el control no existe previo a la planeación, organización y ejecución.
Un control establecido en forma dependiente está destinado a no ser efectivo.
La acción correctiva incluye una revisión en los esfuerzos de planeación, organización y ejecución.
EL PROCESO DE CONTROL
Establecimiento de Estándares Medición del desempeño La Acción correctiva de
desviaciones
Establecimiento de estándares (Criterios de desempeño)
Ejemplo: Metas u objetivos verificablesPRINCIPIO DE CONTROL DEL PUNTO
CRITICO: El control efectivo lleva la atención a
aquellos factores críticos para evaluar el desempeño contra los planes.
Tipos de estándares de puntos críticos. Fisicos: (A nivel operacional):
Materiales, Horas de mano de obra por unidad de produccion, libras de combustible por caballo de fuerza por hora, pies de alambre por tonelada de cobre. Tambien reflejan calidad como durabilidad de una tela, tasa de ascenso de un aeroplano…
Tipos de estándares de puntos críticos. Estándares de Costos: Medidas
monetarias.(Nivel operacional): Costos directos o indirectos de unidad productiva, Costo de mano de obra por unidad, Costo de materiales por unidad, Costo por pie de perforación de un pozo petrolero.
Tipos de estándares de puntos críticos. Estándares de Capital: Tienen que ver
con el Balance general de la compañía.
Rendimiento sobre la inversión, relación de activos corrientes con las obligaciones corrientes, deuda a valor neto, C X C, C x P,….
Tipos de estándares de puntos críticos. Estándares de Ingresos: Ventas
promedio por cliente, Ventas per cápita en un área de mercado determinada.
Estándares de Programa: Programas de presupuesto variable, para el desarrollo de nuevos productos, para mejorar la calidad de la fuerza de ventas.
Tipos de estándares de puntos críticos. Estándares intangibles: No expresados
en medidas fisicas o monetarias:• Como se mide la efectividad de un
programa de relaciones publicas?• O si los supervisores son leales a los
objetivos de la compañía?.
Los estandares intangibles tienden a desaparecer de las empresas.
El BENCHMARKING
Un enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores practicas de la industria.
Ejemplo: Tiempo en surtir pedidos.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO
Es preferible que las desviaciones se puedan detectar antes que ocurran y mediante acciones apropiadas. Si no es posible deben ser descubiertas tan pronto como sea posible.
CORRECCIÓN DE DESVIACIONES
Este paso obliga y procura que las operaciones estén ajustadas a lo esperado.
Si se descubren variaciones de importancia, no solo se requiere una acción enérgica sino inmediata. No se pueden tolerar excusas o excesivas excepciones.
Ante una variación, la verdadera causa debe ser descubierta y eliminada por completo.
INFORMACION Y CONTROL EN TIEMPO REAL
Disponibilidad de asientos en un vuelo. Numero de docentes que ingresaron
notas. Inventarios en supermercados. A veces el tiempo para corregir
desviaciones es demasiado largo, especialmente en empresas industriales grandes.
SISTEMA DE CORRECCION ANTICIPANTE
Los administradores lo necesitan para que les informe de problemas potenciales, dándoles tiempo para tomar acción correctiva antes que esos problemas ocurran.
Ejemplo: los informes de contabilidad.
Estos sistemas monitorean los insumos para asegurar si son los planeados, si no es así, se cambian para obtener los resultados deseados.
Comparación sistema simple y con corrección anticipante
EJEMPLO: Para una compañía con un largo historial
de flujo adecuado de préstamos bancarios para sus necesidades de financiamiento, la posibilidad de que el banco de la compañía necesite sorpresivamente restringir el crédito, puede no haber sido una variable que se introdujo en el sistema de entrada. Asi mismo, la bancarrota de un cliente o un proveedor grande puede ser una variable de entrada no anticipada ni programada.
Requisitos para el sistema de corrección anticipante1. Hacer un análisis completo y cuidadoso del sistema de
planeación y control y las variables de entrada más importantes que se identifique.
2. Desarrollar un modelo del sistema
3. Tener cuidado de mantener el sistema actualizado : revisar el modelo con regularidad para ver si las variables de entrada y sus interrelaciones continúan representando realidades.
4. Recolectar con regularidad datos sobre las variables de entrada e introducirlos en el sistema.
5. Determinar con regularidad las variaciones de los datos reales de entrada, en comparación con las entradas planificadas, y evaluar su efecto sobre los resultados finales esperados.
6. Tomar medidas: Para resolver los problemas del sistema
CONTROL DEL DESEMPEÑO GENERAL Son mas que todos financieros. Al verlos se pueden inferir fallas no
financieras. Ej: Capacitacion inadecuada de los empleados.
Control de Perdidas y Ganancias. Mide Ingresos, Gastos y Utilidades. Es un resumen de las operaciones del
negocio. Se puede observar a nivel
departamental.
REQUISITOS PARA CONTROL EFECTIVO Adaptar los controles a los planes y los puestos. Diseñar controles para áreas de “real atención”. Buscar Controles Objetivos: Medibles. Usar controles flexibles. Lograr economias de controles. Establecer controles que lleven a la accion
correctiva: Un buen sistema revela donde ocurren las fallas y quien es responsable de ellas.
SÍNTOMAS DE CONTROL INADECUADO
1. QUEJAS CONSTANTES SOBRE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS.
2. PROCESO PRODUCTIVO BUROCRATIZADO Y DEPENDIENTE DE AUTORIZACIONES EXCESIVAS.
3. FALTA DE INICIATIVA DE LOS FUNCIONARIOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS: SUMISIÓN, ALINEACIÓN Y PASIVIDAD.
4. DESPERDICIOS Y DAÑOS EN INSTALACIONES Y EQUIPOS
5. DEMANDAS Y NECESIDADES NO ATENDIDAS.
6. DIRIGENTES O JEFES GASTAN GRAN PARTE DE SU TIEMPO EN ACTIVIDADES DE CONTROL
TECNICAS DE CONTROL Y TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
- CONTROL PRESUPUESTAL: Plan presentado en términos de Dinero. Ignoran aspectos como la calidad del producto y la satisfacción del cliente. Excesiva dependencia del presupuesto
GRAFICAS DE GANTT
Matriz donde se ubican actividades, tiempo
programado para realizarlas y responsables
del cumplimiento de las mismas.
Se utiliza para seguir un orden en la ejecución
de las actividades, verificar la implementación y
delegar responsabilidades de cada ejecución.
GRAFICA DE GANTT
PERT (Evaluación de programas y técnica de revisión)
-Actividad.-Tiempo-Ruta Critica
USO DE COMPUTADORAS Manejo fácil y rápido de la información. Uso de redes en la empresa. Para pagos de nomina y muchos procesos
administrativos. Uso de computadores portatiles, Modems,
Internet móvil. Renuencia de los ejecutivos de mas edad a
su uso. INTERNET: Información, foros, Chats, Comercio electrónico.
PRODUCTIVIDAD.
Es el índice de entradas y salidas dentro de un periodo de tiempo con la debida consideración de calidad.
La productividad de un profesor universitario se puede medir por la cantidad de estudiantes que aprueban su curso.
La productividad se mide a través de la administración de operaciones.
HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD Planeando y controlando los inventarios. Haciendo contratación externa= OUT SOURCING Investigación de operaciones. Círculos de Calidad: grupo de personas de la
misma área que se reúnen para resolver los problemas en el trabajo.
Administración de la Calidad Total: Compromiso a largo plazo de la mejora continua de la calidad en toda la organización y con la participación de todos los miembros en todos los niveles para cumplir y exceder las expectativas de los clientes
CONTROL EN EL MUNDO